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Arten, z. B. aus Krediten für Investitionen, aus Lieferungen und Leistungen, aus Transferleistungen, zu erfassen.
Bei den Verbindlichkeiten aus der Aufnahme von Krediten für Investitionen kann auch zusätzlich eine Differenzie-
rung nach Gläubigern erfolgen.

Die wichtigsten Arten von gemeindlichen Verbindlichkeiten können, sofern diese für das Bild der gemeindlichen
Bilanz von Bedeutung sind, auch als gesonderte Bilanzposten angesetzt und entsprechend in der Inventur erfasst
werden. Zu solchen gemeindlichen Verbindlichkeiten gehören die Verbindlichkeiten aus Krediten für Investitio-
nen“, aus Krediten zur Liquiditätssicherung“, aus Vorgängen, die Kreditaufnahmen wirtschaftlich gleichkommen,
aus Lieferungen und Leistungen, aber auch die Verbindlichkeiten aus den gemeindlichen Transferleistungen
gegenüber Dritten.



3. Zu Absatz 3 (Nachvollziehbarkeit des Inventurverfahrens):

3.1 Allgemeine Sachlage

Bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Auswertung der Inventur sowie bei der Aufstel-
lung des Inventars sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten, die aber auf die Inventur
bezogen als Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (GoI) zu achten sind, denn sie stehen unmittelbar im Zu-
sammenhang mit der Bestandsaufnahme des gemeindlichen Vermögens und der Schulden der Gemeinde. Dazu
gehört eine Vielzahl von Grundsätzen, z. B. Vollständigkeit, Klarheit, Dokumentation, Nachprüfbarkeit der Be-
standsaufnahme, sowie die gesonderte Erfassung der Forderungen und Verbindlichkeiten, aber auch der Grund-
satz der Wirtschaftlichkeit. Die Grundsätze müssen bei jeder gemeindlichen Inventur Anwendung finden.



3.2 Die Vollständigkeit der Bestandsaufnahme

Als Ergebnis der Inventur muss ein Verzeichnis (Inventar) vorliegen, das sämtliche Vermögensgegenstände und
Schulden enthält. Bei der Erfassung der Vermögensgegenstände sind alle für die Bewertung relevanten Informa-
tionen (qualitativer Zustand, Beschädigungen und Mängel, verminderte oder fehlende Verwertbarkeit) festzuhal-
ten. Doppelerfassungen und Erfassungslücken müssen bereits bei der Inventurplanung ausgeschlossen werden.

Für den Bereich der Schulden sind insbesondere die Vollständigkeit der Rückstellungen sowie ein Überblick über
die wesentlichen Risiken sicherzustellen. Diese Sachlage führt dazu, dass neben den Vermögensgegenständen
und Schulden der Gemeinde auch alle sonstigen wichtigen Verträge bekannt und erfasst sein müssen. Die Voll-
ständigkeit der Bestandsaufnahme erfordert auch, dass abgeschriebene, aber noch genutzte Vermögensgegen-
stände von der Gemeinde mit einem Erinnerungswert nachzuweisen sind.



3.3 Die Richtigkeit der Bestandsaufnahme

Bei allen Inventurverfahren sind die Art, die Menge und der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und
Schulden zweifelsfrei und zutreffend festzustellen. Welches Inventurverfahren Anwendung findet, hängt im We-
sentlichen davon ab, ob es sich um physisch erfassbare Vermögensgegenstände (körperliche Inventur) oder um
nicht physisch erfassbare Vermögensgegenstände (Buch- oder Beleginventur) handelt.

Zulässige Inventurvereinfachungsverfahren sind in Einzelfällen von der Gemeinde anwendbar, sofern diese die
Richtigkeit der Bestandsaufnahme nicht beeinträchtigen. Das Erfordernis der Richtigkeit bedingt für die Aufnahme
bei der gemeindlichen Inventur einerseits die Anwendung des Vier-Augen-Prinzips (zwei Personen). Andererseits
muss eine ausreichende Sachkunde der Aufnehmenden sichergestellt werden.




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                           2781

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3.4 Die Einzelerfassung der Bestände

3.4.1 Allgemeine Bedingungen

Die Gemeinde hat grundsätzlich sind alle ihre Vermögensgegenstände und Schulden einzeln und nach Art, Men-
ge und Wert durch eine Inaugenscheinnahme in Form einer körperlichen Inventur zu erfassen zu erfassen, sofern
nicht andere Inventurformen zulässig sind. Die Stichprobeninventur ist dabei nur ausnahmsweise möglich. Ande-
rerseits sind bei der Erfassung der gemeindlichen Vermögensgegenstände und Schulden die dafür vorgesehenen
Bewertungsvereinfachungsverfahren zu berücksichtigen, z. B. die Festbewertung oder die Gruppenbewertung
(vgl. § 34 Absatz 1 und 3 GemHVO NRW).



3.4.2 Die Stichprobeninventur

Eine Stichprobeninventur, die auf anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren beruhen muss, ist zulässig,
wenn die Grundsätze der Richtigkeit und der Vollständigkeit dabei eingehalten werden. Der Aussagewert dieser
Inventurart muss daher dem Aussagewert einer vollständigen Inventuraufnahme gleichkommen. In besonderen
Fällen kann der mit der Stichprobeninventur verbundene Vorbereitungsaufwand dazu führen, dass eine Rationali-
sierungswirkung gegenüber einer vollständigen Inventur nicht vorhanden und ein Einsatz der Stichprobeninventur
deshalb nicht sinnvoll ist.



3.4.3 Die Festbewertung

Die Bildung von Festwerten ist für den Bereich des Sachanlagevermögens sowie für den Bereich der Roh-, Hilfs-
und Betriebsstoffe sowie der Waren im Bereich des gemeindlichen Umlaufvermögens möglich (vgl. § 34 Absatz 1
GemHVO NRW). Bei der Festbewertung von gemeindlichen Vermögensgegenständen handelt es sich um eine
buchtechnische Erleichterung, da der Gemeinde dadurch eine Ausnahme von der Pflicht zur jährlichen Bestands-
aufnahme eingeräumt wird.

Vor der erstmaligen Bildung eines Festwertes im Bereich des Sachanlagevermögens sowie der für Roh-, Hilfs-
und Betriebsstoffe und Waren ist eine Inventur (ggf. auf der Basis von Schlüsselgrößen) durchzuführen. Wird eine
Festbewertung für Vermögensgegenstände vorgenommen, ist alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme
vorzunehmen. Ergeben sich durch eine solche Inaugenscheinnahme z. B. Erkenntnisse, dass Veränderungen
vom Wert oder der Menge vorliegen, ist ggf. eine Anpassung des Festwertes erforderlich.



3.4.4 Die Gruppenbewertung

Die Gruppenbewertung kann auf gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens (Roh-, Hilfs- und
Betriebsstoffe, Waren) angewandt werden (vgl. § 34 Absatz 3 GemHVO NRW). Darüber hinaus ist eine Grup-
penbewertung für den Bereich des beweglichen Anlagevermögens, Umlaufvermögens sowie der Schulden mög-
lich, wenn eine Gleichartigkeit oder eine annähernde Gleichwertigkeit vorliegt.

Die Gruppenbewertung stellt eine Vereinfachung für die Gemeinde bei der Bewertung dar. Die vorzunehmende
Einzelerfassung der gemeindlichen Vermögensgegenstände bleibt davon aber unberührt. Die zusammengefass-
ten Gruppen dürfen mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden. Die gruppenweise Zusammenfas-
sung ist auch im Inventar und bereits bei der Inventur möglich.




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3.5 Die Dokumentation und Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme

Der Grundsatz der Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme erfordert, dass die Vorgehensweise der Inventur im
Inventurrahmenplan und die Ergebnisse der Inventur in Zähllisten und Inventarlisten zu dokumentieren sind. Ein
sachverständiger Dritter muss sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Vorgehensweise
und die Ergebnisse der Inventur verschaffen können. Es ist dazu nicht festgelegt worden, welches Maß an Sach-
verstand erforderlich sein muss, um die gemeindliche Tätigkeit im jeweils betroffenen Bereich beurteilen und
nachvollziehen zu können.

Allgemein wird davon auszugehen sein, dass ein sachverständiger Dritter ausreichende Kenntnisse über die
gemeindliche Haushaltswirtschaft bzw. das Rechnungswesen der Gemeinde besitzen muss, damit er die Ausfüh-
rung der gemeindlichen Haushaltswirtschaft und deren Ergebnis im gemeindlichen Jahresabschluss sowie im
Gesamtabschluss der Gemeinde verstehen und beurteilen kann. Bei der Beurteilung, ob ein sachverständiger
Dritter sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Vorgehensweise und die Ergebnisse der
Inventur verschaffen kann, ist ebenfalls von den vorhandenen örtlichen Gegebenheiten im Einzelfall auszugehen.

Die Bestimmung einer angemessenen Zeit ist somit auch von der Größe der Gemeinde sowie der Größe und
Komplexität der gemeindlichen Buchführung einschließlich der Art der örtlichen DV-Buchführung abhängig. Hie-
raus ergibt sich auch, dass die Unterlagen über die Inventur und die hierzu ergangenen Anweisungen und Orga-
nisationsregelungen sicher und geordnet aufzubewahren sind. Die Aufbewahrungsfrist für Belege zur Inventur
beträgt 6 Jahre und für das Inventar 10 Jahre (vgl. § 58 GemHVO NRW). Bei einer Buchinventur muss zudem die
Fortschreibung der Bestände ordnungsgemäß erfolgen, um dem genannten Grundsatz zu genügen.



3.6 Der Grundsatz der Klarheit

Bei der Inventur muss durch die Gestaltung der Unterlagen in Form von klaren Bezeichnungen und Abgrenzun-
gen gewährleistet werden, dass die einzelnen zu ermittelnden Positionen und Posten, z.B. Vermögensgegen-
stände und Schulden der Gemeinde, eindeutig voneinander getrennt werden können. Die erfassten Sachverhalte
müssen in den Inventurunterlagen so dargestellt sein, dass sachverständige Dritte die Erfassung sowie deren
Ergebnis in angemessener Zeit nachvollziehen können.



3.7 Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Der Aufwand, der im Rahmen der Durchführung der Inventur erforderlich ist, muss in angemessener Relation zu
den zu erwartenden Ergebnissen stehen. Zulässige Vereinfachungen sind bereits bei der Inventurplanung zu
prüfen und zu berücksichtigen, z. B. eine verlegte oder laufende Inventur unter Berücksichtigung des Abschluss-
stichtages, Abweichungen vom vorrangigen Grundsatz der Einzelbewertung durch eine Festbewertung oder
Einschränkungen bei der geforderten Genauigkeit. Die Gemeinde muss dazu örtlich beurteilen, ob das im Ver-
gleich zu einer genaueren Erfassung entstehende Abweichungsrisiko im Sinne des Ergebnisses tragfähig ist.

In diesem Rahmen findet als Prüfungsgrundsatz auch der Grundsatz der Wesentlichkeit Anwendung. Die Ge-
meinde hat abzuwägen, ob durch den aus Wirtschaftlichkeitsgründen geringeren Aufwand möglicherweise Infor-
mationen weggelassen werden oder eine fehlerhafte Darstellung der Inventurergebnisse entsteht, durch die zu
treffende wirtschaftliche Entscheidungen der Adressaten des gemeindlichen Jahresabschlusses beeinflusst wer-
den können. Im Zweifelsfall ist erforderlich, zutreffende Informationen über die Abweichung zu geben. Bei not-
wendigen Entscheidungen kann ggf. eine überschlägige Ermittlung erforderlich werden.




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                          2783

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4. Zu Absatz 4 (Örtliche Inventurregelungen):

4.1 Zu Satz 1 (Pflicht zu Inventurbestimmungen):

4.1.1 Die Erstellung einer örtlichen Inventurrichtlinie

Vor dem Hintergrund der Eigenverantwortung der Gemeinde im Rahmen ihrer Selbstverwaltung ist die Vorschrift
über die Inventur und das Inventar um eine Ermächtigung und Verpflichtung der Bürgermeisterin oder des Bür-
germeisters ergänzt worden, die Durchführung der örtlichen Inventur und ihre Dokumentation zu regeln. Eine
wesentliche Voraussetzung für den ordnungsgemäßen Ablauf der Inventurarbeiten ist deshalb eine schriftlich
verfasste Inventurrichtlinie.

Als interne Vorschrift der Gemeinde wird durch diese gemeindliche Richtlinie die einheitliche und vollständige
Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden geregelt. Mithilfe der gemeindlichen Inven-
turrichtlinie wird der Umfang der Inventur sachlich und zeitlich abgegrenzt und es werden die personellen Zustän-
digkeiten und Verantwortlichkeiten festgelegt. Ggf. ist jährlich eine Anpassung der Richtlinie an die bestehenden
örtlichen Verhältnisse vorzunehmen, wenn die Inventurrichtlinie nicht jährlich neu aufgestellt wird.

Im Rahmen der Inventurrichtlinie bietet sich auch die Erstellung eines Handbuches oder eines Leitfadens an, in
dem die konkrete Vorgehensweise bei der Inventur beschrieben ist. Dabei kann auch eine beispielhafte Aufzäh-
lung der nicht zu erfassenden Vermögensgegenstände hilfreich sein, z. B. Ablagekörbe, PC-Mäuse, sonstige
einzelne Teile des Arbeitsmaterials.



4.1.2 Die Inhalte einer örtlichen Inventurrichtlinie

Die Inhalte der örtlichen Inventurrichtlinie der Gemeinde werden i.d.R. durch die allgemeinen Inventurgrundsätze,
den Geltungsbereich, die Geltungsdauer, die Art und Weise der Inventurvorbereitung, die bereichsweise Durch-
führung, die Aufstellung des Inventars, die Aufbewahrung der Unterlagen, die Prüfung sowie durch die Geltungs-
dauer bestimmt. Dazu gehört aber auch, dass die gemeindliche Inventur zeitnah zum Abschlussstichtag durchge-
führt werden muss, z. B. eine Stichtagsinventur maximal 10 Tage vor oder 10 Tage nach dem Abschlussstichtag.

Die örtlichen Inventurarbeiten müssen deshalb jedoch nicht zwingend nur am Abschlussstichtag (31. Dezember)
erfolgen (Inventur am Bilanzstichtag). In den Fällen, in denen die gemeindliche Inventur in der Zeit um den Ab-
schlussstichtag herum durchgeführt wird, müssen die Bestandsveränderungen, die sich zwischen dem Inventur-
stichtag und dem Abschlussstichtag ergeben, berücksichtigt werden.

Als weiterer Bestandteil der Inventurrichtlinien empfiehlt sich die Festlegung der örtlichen Zuständigkeiten ver-
knüpft mit den von der Inventur betroffenen Organisationseinheiten. Insgesamt soll die örtliche Richtlinie die
Grundlage für den Inventurrahmenplan darstellen, der eine sachliche (Sachplan), eine zeitliche (Zeitplan) und
eine personelle (Personalplan) Komponente beinhalten soll (vgl. Abbildung 562).



                       DIE KOMPONENTEN DES INVENTURRAHMENPLANS


                                                          Im Sachplan sollen Inventurgebiete, Inven-
                                                          turbereiche und Inventurfelder so festge-
                                                          legt werden, dass eine exakte Abgrenzung
                             Sachplan                     gewährleistet ist. Durch die Festlegung
                                                          müssen Doppelerfassungen und Erfas-
                                                          sungslücken ausgeschlossen und mög-
                                                          lichst eine zweckmäßige Erfassung der
                                                          Vermögensgegenstände und Schulden




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                            2784

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                      DIE KOMPONENTEN DES INVENTURRAHMENPLANS

                                                        gewährleistet sein.


                                                        Mit dem Zeitplan sollen der zeitliche Ablauf
                              Zeitplan                  der Vorbereitung, Durchführung und Aufbe-
                                                        reitung der Inventurdaten geregelt werden.


                                                        Mit dem Personalplan wird die personelle
                                                        Verantwortung für die Vorbereitung, Durch-
                                                        führung und Aufbereitung der Inventur
                            Personalplan                geregelt. Dabei liegt die Verantwortung für
                                                        die Koordination und Durchführung der
                                                        Inventur bei i.d.R. der vorab zu bestim-
                                                        menden zentralen Inventurleitung.

                          Abbildung 562 „Die Komponenten des Inventurrahmenplans“

In der gemeindlichen Inventurrichtlinie sind ergänzend zu den Bestimmungen zur Durchführung der Inventur auch
die anwendbaren Inventurvereinfachungen festzulegen (vgl. § 29 GemHVO NRW). Insbesondere der Auftrag
gehört dazu, vor Gebrauch einer Vereinfachungsmöglichkeit immer zu prüfen, ob die vorgesehene Maßnahme zu
mehr Wirtschaftlichkeit beiträgt als die normale Inventur und der Grundsatz der Vollständigkeit sowie der Grund-
satz der Richtigkeit nicht unvertretbar beeinträchtigt werden. Das Ergebnis dieser Prüfung sowie die Form der
Anwendung einer Inventurvereinfachung sind dabei sachgerecht zu dokumentieren.



4.1.3 Die Inventarbildung

Durch die örtliche Inventurrichtlinie wird regelmäßig das Inventurverfahren in seinem Umfang sowie in der Vorge-
hensweise bestimmt. Sie kann aber auch Regelungen über die Inventarbildung enthalten, die von den Ansatzvor-
schriften für die gemeindliche Bilanz ausgehen müssen. Die Richtlinie kann zudem auch Bestimmungen über die
Zuordnung von Werten zu den gemeindlichen Vermögensgegenständen und Schulden, zur Festwertbildung und
zur Gruppenbewertung enthalten (vgl. § 34 GemHVO NRW).



4.2 Zu Satz 2 (Inhaltsvorgaben für die Inventurbestimmungen):

4.2.1 Allgemeine Hinweise

Nach der haushaltsrechtlichen Vorschrift müssen die von der Bürgermeisterin oder der Bürgermeister erlassenen
örtlichen Vorschriften über die Durchführung der gemeindlichen Inventur mindestens Bestimmungen in Ausfüh-
rung der Absätze 1 bis 3 dieser Vorschrift sowie §§ 29 und 58 GemHVO NRW enthalten. Außerdem soll die Vor-
schrift des § 31 Absatz 1 Satz 2 GemHVO NRW auch für die gemeindlichen Inventurregelungen eine entspre-
chende Anwendung finden.



4.2.2 Der Verweis auf § 29 GemHVO NRW

Für die Gemeinde sind ergänzend zu den Bestimmungen über die Durchführung der Inventur bestimmte Inven-
turvereinfachungen zugelassen worden (vgl. § 29 GemHVO NRW). Diese Vereinfachungen sollen dazu dienen,
die Wirtschaftlichkeit der gemeindlichen Inventur zu erhöhen. Jede der zugelassenen Vereinfachungen ist dabei
jedoch an konkrete Voraussetzungen gebunden. Die Vorgaben sollen dazu beitragen, dass die Inventurzwecke
von der Gemeinde auch dann erfüllt werden, wenn eine Vereinfachungsmöglichkeit angewendet wird.




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                                           § 28 GemHVO NRW




Für die Gemeinde ist es z. B. zulässig, durch die Erfassung der geringwertigen Vermögensgegenstände der Ge-
meinde in Inventarlisten oder durch die Vornahme der Buchungen der Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf
einem Sammelposten deren Vorhandensein nachvollziehbar zu machen (vgl. § 33 Absatz 4 GemHVO NRW). In
solchen Fällen kann die Gemeinde auf eine Inventarisierung dieser Vermögensgegenstände bzw. deren Aufnah-
me in ein Bestandsverzeichnis verzichten.

Im Rahmen der gemeindlichen Inventur wird der Nachweis der geringwertigen gemeindlichen Vermögensgegen-
stände dann aus diesen bei der Gemeinde vorhandenen Unterlagen geführt. Von der Gemeinde ist in allen Fäl-
len, in denen von einer Vereinfachungsmöglichkeit Gebrauch gemacht werden soll, zu prüfen, ob die örtlich je-
weils vorgesehene Maßnahme zu mehr Wirtschaftlichkeit beiträgt als die normale Inventur und der Grundsatz der
Vollständigkeit sowie der Grundsatz der Richtigkeit nicht unvertretbar beeinträchtigt werden.



4.2.3 Der Verweis auf § 58 GemHVO NRW

Mit dem Ablauf des Haushaltsjahres ist die Aufgabe der gemeindlichen Finanzbuchhaltung noch nicht abge-
schlossen. Die Finanzbuchhaltung muss für den Jahresabschluss und Gesamtabschluss der Gemeinde die erfor-
derlichen Angaben und Unterlagen liefern sowie Auskünfte über das Vermögen und die Schulden der Gemeinde
und die Abwicklung von Forderungen und Verbindlichkeiten geben. Die Inventurunterlagen können als Ge-
schäftsunterlagen der Gemeinde dafür herangezogen werden.

Die Einordnung der gemeindlichen Inventurunterlagen als Geschäftsunterlagen der Gemeinde verpflichtet die
Gemeinde bereits zu einer geeigneten Aufbewahrung dieser Unterlagen. Der ausdrückliche Verweis auf die
haushaltsrechtliche Vorschrift des § 58 GemHVO NRW verdeutlicht daher, dass die Gemeinde die Aufbewahrung
und das Verfügbarhalten der gemeindlichen Inventurunterlagen nach Ablauf des betreffenden Haushaltsjahres
wie bei den übrigen Geschäftsunterlagen i. d. R. über mehrere Jahre gewährleisten muss. Die Unterlagen müs-
sen von der Gemeinde bei Bedarf auch im Rahmen der Durchführung der örtlichen und der überörtlichen Prüfung
zur Verfügung gestellt werden.

Für die Aufbewahrung der haushaltswirtschaftlichen Unterlagen der Gemeinde sind besondere haushaltsrechtli-
che Vorschriften erlassen worden, mit denen die Aufbewahrung von Büchern und Belegen sowie sonstigen Unter-
lagen der Gemeinde, die mit den gemeindlichen Geschäftsvorfällen und dem haushaltswirtschaftlichen Gesche-
hen bei der Gemeinde in Verbindung stehen, in zeitlicher Hinsicht bestimmt wird. Der Ort der Aufbewahrung der
Inventurunterlagen ist von der Gemeinde jedoch in eigener Verantwortung festzulegen.



4.3 Zu Satz 3 (Verweis auf § 31 GemHVO NRW):

Die örtlichen Vorschriften über die Durchführung der gemeindlichen Inventur sollen bedarfsgerecht und zweckbe-
zogen von der Gemeinde aufgestellt werden. Im Sinne der Verantwortlichkeit des Bürgermeisters für den Ge-
schäftsgang in der Gemeindeverwaltung kann es sachlich erforderlich sein, dass der Bürgermeister sich in den
örtlichen Inventurrichtlinien ein Weisungsrecht oder einen Zustimmungsvorbehalt verankern will.

Der Verweis auf die haushaltsrechtliche Vorschrift des § 31 Absatz 1 Satz 2 GemHVO NRW eröffnet ihm diese
Möglichkeit. Die örtlichen Inventurvorschriften müssen grundsätzlich inhaltlich hinreichend bestimmt sein und
bedürfen der Schriftform. Vor Ort ist durch die Gemeinde dazu eigenverantwortlich zu entscheiden, in welcher Art
und Weise und in welchem Umfang die örtlichen Richtlinien ausgestaltet werden.




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                          2786

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                                          § 28 GemHVO NRW


Die Vorgabe, eine gemeindliche Dienstanweisung unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten für die
Inventur zu erlassen, bedeutet aber auch gleichzeitig für die Gemeinde, ein sachgerechtes internes Kontrollsys-
tem vor Ort dafür zu schaffen bzw. die gemeindliche Inventur in und geeigneter Weise zu überwachen.



                                            




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                          2787

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                                 § 28 GemHVO NRW


                    (Aus technischen Gründen nicht bedruckt)




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                                           § 29 GemHVO NRW


                                                    § 29
                                      Inventurvereinfachungsverfahren

(1) 1Ein Inventar kann anhand vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert an Vermögensge-
genständen aufgestellt werden (Buch- und Beleginventur), wenn gesichert ist, dass dadurch die tatsächlichen
Verhältnisse zutreffend dargestellt werden. 2§ 28 Abs. 1 Satz 3 findet Anwendung.

(2) 1Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand an Vermögensgegenständen nach Art, Menge und Wert
auch mit Hilfe mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben oder durch andere geeignete
Verfahren ermittelt werden. 2Der Aussagewert dieser Ermittlung muss der tatsächlichen Bestandsaufnahme
gleichkommen und das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.

(3) Auf eine Erfassung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstel-
lungskosten im Einzelnen wertmäßig den Betrag von 410 Euro ohne Umsatzsteuer nicht übersteigen, kann ver-
zichtet werden.

(4) Sofern Vorratsbestände von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Waren sowie unfertige und fertige Erzeugnisse
für den eigenen Verbrauch bereits aus Lagern abgegeben worden sind, gelten sie als verbraucht.



Erläuterungen zu § 29:

I. Allgemeines

1. Die Zulassung von Inventurvereinfachungen

Der Gemeinde werden bestimmte Inventurvereinfachungen ermöglicht, um die örtliche Durchführung der Inventur
möglichst umsetzbar zu gestalten. Die Vereinfachungen sollen aber auch dazu dienen, die Wirtschaftlichkeit der
gemeindlichen Inventur zu erhöhen. Jede der zugelassenen Vereinfachungen ist dabei jedoch an konkrete Vo-
raussetzungen gebunden.

Diese Vorgaben sollen dazu beitragen, dass die Inventurzwecke von der Gemeinde auch dann erfüllt werden,
wenn von ihr die Vereinfachungsmöglichkeiten angewendet werden. Von der Gemeinde ist in den Fällen, in de-
nen sie von einer Vereinfachungsmöglichkeit Gebrauch machen will, zu prüfen, ob die örtlich vorgesehene Maß-
nahme das erhoffte Ergebnis nicht verschlechtert, zu mehr Wirtschaftlichkeit beiträgt als die normale Inventur und
der Grundsatz der Vollständigkeit sowie der Grundsatz der Richtigkeit nicht unvertretbar beeinträchtigt werden.



2. Geringwertige Vermögensgegenstände und Inventur

Bei geringwertigen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, d. h. Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs-
oder Herstellungskosten, die 410 Euro nicht übersteigen, wird unterstellt, dass sie i. d. R. eine voraussichtliche
Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben. Ihr Wert ist jedoch so gering, dass eine Verteilung der Anschaf-
fungs- oder Herstellungskosten auf die mögliche Nutzungsdauer zu hohem Aufwand führen würde.

Die für geringwertige Vermögensgegenstände bestimmte Wertgrenze von 410 Euro ist jedoch nur anwendbar auf
abnutzbare Vermögensgegenstände des Anlagevermögens (vgl. § 33 Absatz 4 GemHVO NRW). Nicht abnutzba-
re oder unbewegliche Vermögensgegenstände kommen dafür nicht in Betracht. Die Wertgrenze wirkt sich aber
auch auf die von der Gemeinde durchzuführende Inventur aus. Der Gemeinde wird es durch die Wertgrenze
ermöglicht, auf die Erfassung geringwertiger Vermögensgegenstände zu verzichten.




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                           2789

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II. Erläuterungen im Einzelnen

1. Zu Absatz 1 (Buch- und Beleginventur als Inventurvereinfachung):

1.1 Zu Satz 1 (Zulässigkeit der Buch- und Beleginventur):

Die haushaltsrechtliche Regelung erlaubt der Gemeinde auf die regelmäßig durchzuführende körperliche Inventur
dann zu verzichten, wenn anhand einer vollständigen und ordnungsgemäß geführten Buch- und Beleginventur
der Vermögensbestand festgestellt werden kann. Bei der Buch- und Beleginventur wird die Art, die Menge und
der Wert der Vermögensgegenstände und Schulden über die Aufzeichnungen in der Buchführung ermittelt. Unter
Belegen versteht man hierbei nicht nur Buchungsbelege, sondern auch Urkunden, Dokumente und Grundbuch-
auszüge. Als Grundlage können auch die in der Gemeinde geführten Anlagennachweise dienen.

Die Durchführung einer Buchinventur beim Sachanlagevermögen setzt voraus, dass für die betreffenden Vermö-
gensgegenstände eine Anlagenkartei geführt wird. Als Anlagenkartei kann ersatzweise auch ein Bestandsver-
zeichnis angesehen werden, das für andere Zwecke als die Buchführung gepflegt wird, z. B. ein Bestandskatalog
in einer Bibliothek. In der Anlagenkartei müssen alle Zu- und Abgänge sowie die Abschreibungen ordnungsge-
mäß und zeitnah erfasst sein. Am Inventurstichtag kann der buchmäßige Endbestand anhand der Anlagenkartei
ermittelt und in die Inventarlisten vorgetragen werden.

Für nicht physisch erfassbare Vermögensgegenstände ist die Beleginventur die einzige Aufnahmemöglichkeit.
Hierzu gehören z. B. Bankguthaben und Forderungen. Für die Erfassung können hier Buchungsbelege, Verträge
oder Urkunden herangezogen werden. Die Beleginventur wird auch zur Erfassung der Schulden angewandt. Es
muss sichergestellt werden, dass auch mit der Buch- und Beleginventur das Inventar die tatsächlichen Verhält-
nisse bei der Gemeinde zutreffend darstellt. Diese Vorgabe erfordert, die buchmäßige Erfassung sorgfältig zu
führen sowie die Zu- und Abgänge von Vermögensgegenständen laufend zu dokumentieren, damit das Anlage-
vermögen zuverlässig fortgeschrieben werden kann.



1.2 Zu Satz 2 (Regelmäßig wiederkehrende Bestandsprüfung):

Durch den ausdrücklichen haushaltsrechtlichen Verweis auf die Vorschrift des § 28 Absatz 1 Satz 3 GemHVO
NRW wird die Gemeinde verpflichtet, wegen der zugelassenen Buch- und Beleginventur alle fünf Jahre eine kör-
perliche Inventur vorzunehmen, damit gewährleistet ist, dass die zwischenzeitlich erfolgte Fortschreibung dem
tatsächlichen Bestand bei der Gemeinde entspricht. Bei der körperlichen Inventur ist sind die buchmäßig erfass-
ten Vermögensgegenstände in Augenschein zu nehmen.

Die Gemeinde hat festzustellen, ob die Vermögensgegenstände noch wie buchmäßig dokumentiert tatsächlich
vorhanden sind. Sie hat dabei auch zu prüfen, ob die Gegenstände tatsächlich auch noch dem dokumentierten
wirtschaftlichen Zustand entsprechen. Diese regelmäßig wiederkehrende Bestandsaufnahme hilft, die Ergebnisse
der zwischenzeitlich erfolgten Buchinventuren bzw. der Bestandsfortschreibungen zu bestätigen. Der alle fünf
Jahre vorzunehmenden Bestandsprüfung kommt daher eine erhebliche Beweisfunktion zu.



2. Zu Absatz 2 (Stichproben als Inventurvereinfachung):

2.1 Zu Satz 1 (Zulassung von Stichproben):

Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand an Vermögensgegenständen nach Art, Menge und Wert auch
mithilfe mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben oder durch andere geeignete Verfahren




GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG                          2790