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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „NKF-Handreichung für Kommunen“
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§ 31 GemHVO NRW
des Inumlaufbringens falscher Banknoten und falscher Münzen eingestuft werden. Die Bundesbank unterrichtet
die Gemeinde über die Prüfung der Unechtheit der Banknoten oder Münzen.
2.2.3.4 Zu Nummer 3.4 (Elektronische Zahlungsmittel und Schecks):
2.2.3.4.1 Der Einsatz von Geldkarte, Debitkarte oder Kreditkarte
Die Gemeinde kann für ihren bargeldlosen Zahlungsverkehr grundsätzlich mit den verfügbaren elektronischen
Zahlungsmitteln abwickeln. Als elektronische Zahlungsmittel kommen regelmäßig folgende Zahlungsmittel zum
Einsatz (vgl. Abbildung 580).
DIE ELEKTRONISCHEN ZAHLUNGSMITTEL
ZAHLUNGSMITTEL BESCHREIBUNG
Als Geldkarte gelten Kartensysteme in Form eines auf der Karte
einer Bank oder Sparkasse installierten Mikrochips, der das Auf- und
Abbuchen sowie die Speicherung von elektronischen Geldeinheiten
Geldkarte
als Guthaben ermöglicht, bei denen der Karteninhaber dem Karten-
herausgeber im Voraus den Gegenwert der auf der Karte gespei-
cherten Werteinheiten bezahlt.
Als Debitkarte gelten Kartensysteme in Form eines auf der Karte
einer Bank oder Sparkasse installierten Mikrochips oder Magnet-
Debitkarte
streifens, die dem Karteninhaber die Möglichkeit der bargeldlosen
Zahlung eröffnen, wobei das Konto des Karteninhabers unmittelbar
belastet wird.
Als Kreditkarte gelten Kartensysteme in Form eines auf der Karte
eines Kreditkartenunternehmens installierten Magnetstreifens, die
dem Karteninhaber die Möglichkeit der bargeldlosen Zahlung über
Kreditkarte
das Kreditkartenunternehmen eröffnen, wobei das Konto des Karten-
inhabers erst zeitlich später unter Einbeziehung des vereinbarten
Zahlungsziels belastet wird.
Bezahlsysteme, mit denen zu zahlende Beträge über das Mobilfunk-
telefonbeglichen werden können. Diese Bezahlform kann für jede Art
von Dienstleistungen benutzt werden. Nach Eingabe des Transakti-
Handypayment
onscodes wird z. B. ein Kauf getätigt und die Telefonrechnung des
Käufers mit dem jeweiligen Betrag (durch den Mobilfunkbetreiber)
belastet.
Das E-Geld kann als kartengestützes E-Geld (Kartengeld) und als
softwarebasiertes E-Geld (Netzgeld) genutzt werden, denn es ist zu
unterscheiden, wie die Forderung gegen die ausgebende Stelle
gespeichert/nachgewiesen bzw. übertragen wird. Als Netzgeld er-
folgt die Speicherung des elektronischen Geldes auf einem Daten-
träger beim Nutzer und kann im Online-Verfahren für Fernzahlungen
E-Geld genutzt werden.
Zuvor muss jedoch Bargeld oder Buchgeld an einen Herausgeber
von Netzgeld transferiert werden, der dann den Gegenwert in Form
von E-Geld übermittelt. Der Empfänger (Akzeptanzstellen) kann
dann das E-Geld beim Emittenten wieder in Bargeld oder Buchgeld
(Guthaben) umtauschen.
Abbildung 580 „Die elektronischen Zahlungsmittel“
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Die Gemeinde hat vor dem Einsatz dieser Zahlungsmittel zu klären, ob und welche Dritten ihren Zahlungsver-
pflichtungen gegenüber der Gemeinde mit diesen Zahlungsmitteln nachkommen wollen. Von der Gemeinde ist
dabei auch zu entscheiden und festzulegen, ob, wo, durch wen und mit welchen elektronischen Zahlungsmitteln
ggf. erforderliche Auszahlungen der Gemeinde geleistet werden dürfen. Das Gebot der Kassensicherheit stellt
dabei für den Einsatz von Geldkarte, Debitkarte oder Kreditkarte als elektronische Zahlungsmittel der Gemeinde
einen einzuhaltenden Rahmen dar.
In diesem Zusammenhang ist durch die Gemeinde sicherzustellen, dass die örtlichen Bedürfnisse für Auszahlun-
gen mit elektronischen Zahlungsmitteln sachgerecht und zweckmäßig sind, sich im verkehrsüblichen Rahmen
bewegen und der Erfüllung gemeindlicher Aufgaben dienen. Zu den von der Gemeinde zu treffenden Regelungen
über den Einsatz von elektronischen Zahlungsmitteln gehören z. B. folgende Tatbestände (vgl. Abbildung 581).
DIE REGELUNGSINHALTE FÜR ELEKTRONISCHE ZAHLUNGSMITTEL
- die Hinterlegung von Unterschriften;
- Form und Umfang des Einsatzes;
- ein betragsmäßiges Limit;
Die Gemeinde
hat Regelungen
zu erlassen über:
- ein Verbot der Erlangung von Bargeld;
- die sichere Aufbewahrung;
- Rückgabepflichten.
Abbildung 581 „Die Regelungsinhalte für den Einsatz elektronischer Zahlungsmittel“
Von der Gemeinde ist deshalb für die Verwendung von elektronischen Zahlungsmitteln im gemeindlichen Zah-
lungsverkehr ein Verfahren festzulegen, durch das der ordnungsmäßige und sichere Einsatz dieser Zahlungsmit-
tel gewährleistet wird. Beim Einsatz von elektronischen Zahlungsmitteln im Rahmen gemeindlicher Geschäftsvor-
fälle ist es zudem unerlässlich, unabhängig von den sonstigen Prüfungen der Zahlungsabwicklung, z. B. durch die
örtliche Rechnungsprüfung, organisatorische und sachliche Kontrollen durchzuführen.
Außerdem kann die Gemeinde örtlich entscheiden, ob sie dem bargeldlosen Zahlungsverkehr grundsätzlich den
Vorrang vor dem Einsatz von Bargeld einräumt, sodass ggf. auch die Handvorschüsse von Beschäftigten durch
den Einsatz von elektronischen Zahlungsmitteln bargeldlos abgewickelt werden.
2.2.3.4.2 Der Einsatz von Schecks
Der Zahlungsverkehr der Gemeinde wird neben den Münzen und Banknoten als Bargeld oftmals auch durch
Schecks erledigt. Diese Zahlungsform wird bei der Gemeinde den Barzahlungen zugerechnet. Ein Scheck stellt
dabei eine schriftliche Anweisung zur Zahlung von Geld oder zur Übertragung von Guthaben (Verrechnung) an
die kontoführende Bank oder das Kreditinstitut dar. Die Gemeinde hat daher insbesondere die Entgegennahme
von angenommenen Schecks zu regeln, z. B. dass Schecks nur dann als Einzahlung angenommen werden dür-
fen, wenn sie innerhalb der Vorlagefrist der bezogenen Bank oder Kreditinstitut vorgelegt werden können.
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Von der Gemeinde angenommene Schecks sollen möglichst unverzüglich als Verrechnungschecks behandelt
und eingelöst werden. Die Gemeinde soll dabei die Einlösung von Schecks überwachen, denn mit der Vorlage
eines Schecks bei einer Bank oder einem Kreditinstitut ist die Gemeinde noch nicht im Besitz der aus dieser Vor-
lage entstehenden Gutschrift für die Gemeinde. In diesem Zusammenhang sollte von der Gemeinde bestimmt
werden, dass auf angenommene Schecks keine Geldbeträge in bar ausgezahlt werden dürfen.
2.2.3.4.3 Der Einsatz von Online-Bezahlsystemen
Die Gemeinde bietet ihren Bürgern vielfach die Möglichkeit, die gemeindlichen Produkte, z. B. Urkunden, Karten
u.a., über das Internet zu bestellen. Zur Bezahlung durch den Kunden wird dann oftmals das Lastschriftverfahren
auf der Basis einer Einzugsermächtigung genutzt. Dieses Verfahren weist jedoch Risiken für die Gemeinde auf, z.
B. wenn der Kunde sein Widerrufsrecht tatsächlich ausübt. Mit einem Online-Bezahlsystem, z. B. unter Einsatz
einer Kreditkarte, muss dagegen der Kunde der Gemeinde bereits bei der Bestellung auch die Bezahlung zu-
gunsten der Gemeinde vornehmen. Die Gemeinde hat im Rahmen ihrer Eigenverantwortung für die örtliche Zah-
lungsabwicklung und Liquiditätsvorsorge selbst festzulegen, ob sie Online-Bezahlsysteme einsetzt.
Im Rahmen der Beurteilung von Online-Bezahlsystemen sollte berücksichtigt werden, dass i. d. R. eine Vielzahl
von unterschiedlichen Geschäftsvorfällen nur über „ein Konto“ gegenüber der Gemeinde abgewickelt bzw. abge-
rechnet werden, wenn die Gemeinde nicht eine gesonderte Vereinbarung über die Abrechnungsmodalitäten in
ihrem Sinne abgeschlossen hat. Außerdem sollte die Gemeinde die üblicherweise monatliche Abrechnung zwi-
schen dem Finanzdienstleister und der Gemeinde in ihre Beurteilung einzubeziehen und prüfen, ob und wie diese
Abrechnung die Möglichkeit zu einer korrekten buchtechnischen Zuordnung der eingegangenen Einzahlungen zu
den vielen betroffenen Geschäftsvorfällen bietet.
Bei einem elektronischen Zahlungsverkehr müssen von der Gemeinde und einem Finanzdienstleister auch die
sicherheitstechnischen Anforderungen unabhängig vom verwendeten Zahlungsverfahren im Rahmen des ePay-
ments gewährleistet sein. Es ist dabei auch zu beachten, dass ein Finanzdienstleister, der ein Bezahlsystem zur
Verfügung stellt, einen Anteil an den erzielten Einzahlungen verlangt. Dieses Entgelt darf jedoch von der Ge-
meinde nicht von den erzielten Erträgen abgesetzt werden, sondern ist in der gemeindlichen Ergebnisrechnung
als entstandener Aufwand aus dem Bezahlsystem zu erfassen. Im Rahmen der Nutzung von ePayment-
Systemen hat die Gemeinde eigenverantwortlich über den Gebrauch der Online-Bezahlsysteme zu entscheiden.
2.2.3.4.4 Der Einsatz von E-Geld
Durch gesetzliche Änderungen soll zukünftig der Zahlungsverkehr im Internet (Internetzahlungen) verstärkt mit
elektronischem Geld (E-Geld) möglich werden, sodass sich ggf. die Bargeldzahlungen und Banküberweisungen
in diesem Bereich vermindern werden. Als E-Geld wird dabei jeder elektronisch, darunter auch magnetisch, ge-
speicherte monetäre Wert in Form einer Forderung gegenüber dem E-Geld-Emittenten verstanden, zu denen
auch die Gemeinden gehören (vgl. § 1a Absatz 1 Nummer 2 ZAG). Der Wert, der gegen Zahlung eines Geldbe-
trages ausgestellt wird, um damit Zahlungsvorgänge im Sinne des § 675f Absatz 3 Satz 1 BGB durchzuführen,
kann von anderen natürlichen und juristischen Personen als den Emittenten angenommen werden (vgl. § 1a
Absatz 3 ZAG).
Das elektronische Geld ist damit ein digitales Bargeld und ein vollständiger Ersatz für die gesetzlichen Euro-
Münzen und Euro-Geldscheine und es wird bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs elektronisch gespeichert.
Es ist neben dem Bargeld und dem Buchgeld eine dritte Erscheinungsform des Geldes als Zahlungsmittel. Das E-
Geld kann dabei als kartengestützes E-Geld (Kartengeld) und als softwarebasiertes E-Geld (Netzgeld) genutzt
werden, denn es ist zu unterschieden, wie die Forderung gegen die ausgebende Stelle gespei-
chert/nachgewiesen bzw. übertragen wird.
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Als Netzgeld erfolgt die Speicherung des elektronischen Geldes auf einem Datenträger beim Nutzer und kann im
Online-Verfahren für Fernzahlungen genutzt werden. In solchen Fällen muss jedoch das Bargeld oder Buchgeld
zuvor an einen Herausgeber von Netzgeld transferiert werden, der dann den Gegenwert in Form von E-Geld
übermittelt. Dabei müssen erhebliche Sicherheitsanforderungen von beiden Seiten erfüllt werden. Das übermittel-
te elektronische Geld weist dann eine Forderung gegenüber dem Emittenten nach, die bei einem Zahlungsvor-
gang an den Empfänger übertragen wird. Der Empfänger (Akzeptanzstellen) kann dann das E-Geld beim Emit-
tenten wieder in Bargeld oder Buchgeld (Guthaben) zu seinen Gunsten umtauschen.
2.2.3.5 Zu Nummer 3.5 (Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel):
2.2.3.5.1 Die inhaltliche Abgrenzung
Die Gemeinde muss auch örtliche Regelungen über die Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel treffen. Sie soll
dabei Grundsätze festlegen, als auch die für zulässig angesehenen Arten und Formen der Anlage nicht benötigter
Zahlungsmittel benennen. Dazu gehört auch die Festlegung, bei welchen Instituten gemeindliche Zahlungsmittel
angelegt werden dürfen. Bei den Rahmenbedingungen für die Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel hat die
Gemeinde auch die Pflicht zur Sicherstellung der Liquidität (vgl. § 75 Absatz 6 GO NRW) sowie die Pflicht zu
einer angemessenen Liquiditätsplanung (vgl. § 89 Absatz 1 GO NRW) zu beachten.
Ihre nicht benötigten Zahlungsmittel kann die Gemeinde z. B. Dritten vorübergehend im Rahmen eines Cash-
Poolings zur Verfügung stellen. Sie kann für ihre Zahlungsmittel aber auch andere Anlageformen wählen, wenn
dabei die o.a. Rahmenbedingungen eingehalten werden. Solche Fälle führen regelmäßig dazu, dass die Gemein-
de nicht mehr wirtschaftlicher Eigentümer der hingegebenen Zahlungsmittel ist. Diese Sachlage erfordert, dass
die Gemeinde die getätigten Zahlungen in ihrer Finanzrechnung erfassen muss.
Es kann wegen der oftmals kurzfristigen Entscheidung über eine Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel aber
auch der Fall einer über- oder außerplanmäßigen Auszahlung eintreten, die dann entsprechend der von der Ge-
meinde getroffenen örtlichen Regelungen haushaltsmäßig abzuwickeln ist. Die Gemeinde wegen solcher mögli-
cher Sachverhalte prüfen, ob die haushaltsmäßig für über- oder außerplanmäßigen Auszahlungen örtlich festge-
legten Wertgrenzen auch für die Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel geeignet sind.
Für die Fälle der Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel bei Dritten kann es sich deshalb anbieten, gesonderte
Regelungen in Anlehnung an die haushaltsmäßigen Gegebenheiten zu erlassen. Sofern die Anlage der gemeind-
lichen Zahlungsmittel in Anlageformen und auf Sonderkonten erfolgt, die im Verfügungsbereich der Gemeinde
liegen, besteht für die Gemeinde keine Verpflichtung, über das Nachhalten der Kontobewegungen hinaus die
entstandenen Zahlungsströme auch in der gemeindlichen Finanzrechnung zu erfassen.
Die Gemeinde bleibt in diesen Fällen der wirtschaftliche Eigentümer ihrer Zahlungsmittel. Es entsteht deshalb für
die Gemeinde auch keine Auszahlungsverpflichtung gegenüber Dritten, die in der gemeindlichen Finanzrechnung
nachzuweisen wäre. In solchen Fällen entsteht zudem auch kein Sachverhalt der Über- oder Außerplanmäßigkeit
von Auszahlungen (vgl. § 83 GO NRW).
2.2.3.5.2 Der Rahmen der Anlage von Zahlungsmitteln
2.2.3.5.2.1 Die Rahmenbedingungen
Die Gemeinde kann vorhandenes Kapital (Geldmittel), das nicht zur Sicherung der Liquidität der Gemeinde und
zur Zahlungsabwicklung benötigt wird, anlegen. Sie hat bei der Anlage dieses Kapitals auf eine ausreichende
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Sicherheit und einen angemessenen Ertrag zu achten (vgl. § 90 Absatz Satz 2 GO NRW). Die Anlagedauer und
die Anlageformen von Kapitalanlagen müssen auch danach ausgewählt werden, dass der Verpflichtung zur Si-
cherstellung der Liquidität ausreichend nachgekommen werden kann (vgl. § 75 Absatz 6 GO NRW). Die Gemein-
de hat daher darauf zu achten, dass für zu leistende Auszahlungen die Finanzmittel auch verfügbar sind.
Die Gemeinde kann auch Dritte mit der Anlage von Kapital sowie mit der Bewertung der Chancen und Risiken
von Anlageformen beauftragen. Eine Delegation wesentlicher Anlageentscheidungen ist dabei nicht jedoch zuläs-
sig. Durch die vertragliche Vereinbarung muss sichergestellt werden, dass der beauftragte Dritte die für die Ge-
meinde geltenden rechtlichen Vorschriften und sonstigen Vorgaben einhält. Die Beauftragung Dritter entbindet die
Gemeinde jedoch nicht von ihrer Gesamtverantwortung für die Anlage von gemeindlichem Kapital.
2.2.3.5.2.2 Anlagerahmen und Anlagegrundsätze
Für die Anlage von Kapital hat die Gemeinde geeignete und vertretbare Rahmenbedingungen unter Berücksichti-
gung der örtlichen Bedürfnisse und Grundsätze in eigener Verantwortung zu schaffen. Der örtliche Rahmen für
die Anlage von gemeindlichem Kapital, das nicht zur Sicherung der Liquidität und zur Zahlungsabwicklung benö-
tigt wird, muss dabei eigenverantwortlich abgegrenzt und verbindlich festgelegt werden. Die Gemeinde hat die
vorgenommene Abgrenzung in einer örtlichen Anlagerichtlinie verbindlich festzulegen.
Die gemeindliche Kapitalanlage soll auf örtlichen Anlagezielen und Anlagegrundsätzen sowie einer Gesamtschau
der Liquiditätsplanung unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Entwicklung der Vermögens-, Schulden-,
Ertrags- und Finanzlage aufbauen. Das nicht benötigte Kapital kann von der Gemeinde unter den Bedingungen
angelegt werden, die von den kommunalen Versorgungskassen und Zusatzversorgungskassen in Nordrhein-
Westfalen bei solchen Geschäften zu beachten sind (vgl. § 16 Absatz 2 des Gesetzes über die kommunalen
Versorgungskassen und Zusatzversorgungskassen im Lande Nordrhein-Westfalen (VKZVKG).
Die Nutzung dieser "versicherungstechnischen" Anlageformen kann jedoch für die Gemeinde aus haushaltsrecht-
lichen oder bankrechtlichen Gründen tatsächlich beschränkt sein. Die Gemeinde darf z. B. ihr Kapital nicht an
andere Gemeinden verleihen und deshalb auch ihr Kapital nicht in "Darlehen an Gemeinden" anlegen (vgl. § 2
Absatz 1 Nummer 3a AnlV). Entsprechend besteht eine Anlagebeschränkung für eine gemeindliche Kapitalanlage
in "Darlehen an Unternehmen", sofern die betreffenden Betriebe keine gemeindlichen Aufgaben erfüllen (vgl. § 2
Absatz 1 Nummer 4 AnlV).
Die örtlich gewählten Anlageformen und die damit einhergehenden quantitativen und schuldnerbezogenen Be-
schränkungen zum Umfang des anzulegenden Kapitals können auf das Gesamtportfolio der Gemeinde bezogen
werden. Im Rahmen von Kapitalanlagegeschäften können dabei dann vertretbare Risiken eingegangen werden,
wenn diese mit den Grundsätzen der haushaltswirtschaftlichen Vorschriften sowie den örtlichen Anlagegrundsät-
zen vereinbar sind. Die möglichen Risiken einer Kapitalanlage müssen der Gemeinde bekannt sein. Sie müssen
begrenzt werden und beherrschbar sein. Die Gemeinde muss ihre Entscheidungen zutreffend dokumentieren.
2.2.3.5.2.3 Das Anlagemanagement
Die Anlage von Kapital durch die Gemeinde hat mit der gebotenen Sachkenntnis und Sorgfalt zu erfolgen. Sie
erfordert die Einrichtung und Ausgestaltung eines örtlichen Anlagemanagements unter Berücksichtigung der
örtlichen Bedürfnisse. Der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Ablaufprozesses bei der Anlage von gemeind-
lichem Kapital dient auch der Erlass einer örtlichen Anlagerichtlinie.
In dieser Richtlinie müssen mindestens die Rahmenbedingungen, die Anlageziele und Anlagegrundsätze der
Gemeinde, die Anlageformen und die Anlagedauer sowie die Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse
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inhaltlich hinreichend bestimmt werden. Vor der Entscheidung über eine Kapitalanlage ist von der Gemeinde
sicherzustellen, dass sachgerechte und ausreichende Kenntnisse über Sicherheit, Risiken und die Rentabilität bei
der Gemeinde vorliegen.
Die örtliche Richtlinie sollte zudem vorsehen, dass vor einer Kapitalanlage die dafür notwendigen qualitativen und
quantitativen Informationen einzuholen sind und die gemeindliche Entscheidung im Vergleich mit anderen Anla-
gemöglichkeiten getroffen sowie dokumentieren wird. Sie sollte auch Bestimmungen darüber enthalten, wie und
unter welcher Beteiligung auf sich wandelnde wirtschaftliche und rechtliche Bedingungen sowie Veränderungen
auf den Finanz- und Immobilienmärkten angemessen zu reagieren ist.
Für mögliche Schadensfälle oder sonstige ungewöhnliche Marksituationen sind ebenfalls Festlegungen zu treffen.
Es sollten die ggf. notwendigen Sicherungsmaßnahmen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse, ggf.
auch gesonderte Verfahrensabläufe, festgelegt werden. Die Richtlinie der Gemeinde bedarf zudem der Schrift-
form. Sie ist wegen ihrer Bedeutung für die örtliche Haushaltswirtschaft und für die wirtschaftliche Lage und Ent-
wicklung der Gemeinde vor ihrem Erlass dem Rat der Gemeinde zur Zustimmung vorzulegen.
2.2.3.5.2.4 Die Kontrolle und Überwachung
Die Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Haushaltswirtschaft durch die Gemeinde erfordert eine sachgerech-
te Kontrolle und Überwachung des angelegten gemeindlichen Kapitals. In die Überwachung sind daher nicht nur
die Anlageformen einzubeziehen, sondern auch das eigene Anlagemanagement sowie auch die Tätigkeit beauf-
tragter Dritter sind zu überwachen. Die Gemeinde soll dazu die Kontrolle und Überwachung angepasst an die
örtlichen Verhältnisse bestimmen und durchführen. Es ist dabei nicht ausreichend, eine solche Kontrolle und
Überwachung nur einmal jährlich vorzunehmen.
Die örtliche Richtlinie soll deshalb auch unterjährige Berichtspflichten vorsehen, die ggf. regelmäßig und anlass-
bezogen zu erfüllen sind. Dazu können z. B. auch besondere Anlässe beispielhaft benannt werden, bei denen
auch der Rat der Gemeinde durch den Bürgermeister zu unterrichten ist (vgl. § 62 Absatz 4 GO NRW). Die örtli-
che Kontrolle und Überwachung schließt dabei ein, dass auch die Dokumentation der gemeindlichen Geschäfts-
vorfälle zur Anlage von Kapital sowie die Durchführung der „Kontrolle und Überwachung“ überprüft werden.
2.2.3.5.3 Die Rückzahlung zu viel erhaltener Finanzmittel
Die gemeindliche Finanzbuchhaltung soll in die Beurteilung, ob bei der Gemeinde vorhandene Zahlungsmittel
nicht benötigt werden, auch die Finanzmittel einbeziehen, die nicht der Gemeinde zustehen. Solche Finanzmittel
können bei der Gemeinde vorhanden sein, weil z. B. ein Schuldner bei der Gemeinde einen zu hohen Betrag
eingezahlt hat, von Schuldnern mehrere Einzahlungen vorgenommen wurden oder trotz intensiver Bemühungen
der Gemeinde der eingezahlte Betrag keinem gemeindlichen Geschäftsvorfall zuordenbar ist.
Derartige örtliche Sachverhalte erfordern besondere Regelungen über die Behandlung solcher Finanzmittel durch
die gemeindliche Finanzbuchhaltung. Dazu kann z. B. je nach Fallgestaltung die Pflicht zur sofortigen Rückzah-
lung, die Klärung des Zahlungsanlasses, aber ggf. auch die Vereinnahmung der Finanzmittel durch die Gemeinde
gehören, wenn die Finanzmittel keinem Berechtigten zugeordnet werden können. Die Gemeinde sollte für solche
Fälle die notwendigen Arbeitsschritte im Ablauf und im Umfang im vertretbaren Rahmen sowie unter Wirtschaft-
lichkeitsgesichtspunkten festlegen.
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2.2.3.6 Zu Nummer 3.6 (Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung):
Dem haushaltsrechtlichen Gebot, die Zahlungsfähigkeit sicherzustellen, kann die Gemeinde nur nachkommen,
wenn es ihr ermöglicht wird, zur rechtzeitigen Leistung ihrer Auszahlungen ggf. auch Kredite zur Liquiditätssiche-
rung aufzunehmen (vgl. § 89 Absatz 2 GO NRW). Diese Kredite stellen für die Gemeinde kurzfristiges Fremdkapi-
tal dar, das von ihr in Form von einzelnen kurzfristigen Krediten aufgenommen oder als Überziehungs- oder Kon-
tokorrentkredit zur Verfügung gestellt wird.
Als Begrenzung solcher Kredite ist im Rahmen der gemeindlichen Haushaltsplanung ein Höchstbetrag in der
gemeindlichen Haushaltsatzung festzusetzen (vgl. § 78 Absatz 2 Nummer 3 GO NRW). Der jahresbezogene
Höchstbetrag der Kredite zur Liquiditätssicherung stellt dabei eine örtliche Schätzgröße aus den Erfahrungswer-
ten der Gemeinde dar.
Diese Ermächtigung in der Haushaltssatzung der Gemeinde beinhaltet dann das Recht, jeweils bei Bedarf inner-
halb des Haushaltsjahres die notwendigen Kredite zur Liquiditätssicherung im von Rat gesetzten Rahmen aufzu-
nehmen, der aber nicht überschritten werden darf. Die haushaltsrechtliche Zwecksetzung "Liquiditätssicherung"
beinhaltet dabei nur, dass die Gemeinde damit die notwendigen Auszahlungen leisten kann.
Der Erhalt des Kreditbetrages dient nicht der haushaltsmäßigen Deckung von Aufwendungen, sodass dieser
Betrag nicht ergebniswirksam in der Ergebnisrechnung zu erfassen ist. Die Gemeinde soll durch sachgerechte
Festlegungen in der örtlichen Vorschrift jedoch die Leistung von Auszahlungen im notwendigen Umfang gewähr-
leisten können. Sie kann dazu z. B. auch besondere Informationspflichten für alle Organisationseinheiten der
Gemeindeverwaltung sowie der Stellen einführen, die ihren Zahlungsverkehr durch die gemeindliche Zahlungs-
abwicklung erledigen lassen, um frühzeitig den notwendigen Bedarf erkennen zu können.
2.2.3.7 Zu Nummer 3.7 (Fremde Finanzmittel):
Die Gemeinde wickelt vielfach aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder freiwilliger Vereinbarungen auch Zahlungs-
geschäfte für andere Institutionen ab. Sie muss dabei dafür Sorge tragen, dass ihr aus der verwaltungsmäßigen
Zahlungsabwicklung für Dritte keine unvertretbaren Aufwendungen entstehen. Die Grundsätze der ordnungsmä-
ßigen Buchführung erfordern, dass auch in solchen Fällen die örtliche Zahlungsabwicklung und der Nachweis
darüber geregelt werden.
Zu solchen örtlichen Regelungen gehören z. B. Festlegungen, ob und in welcher Form die gesonderten Nachwei-
se für durchlaufende Finanzmittel zu führen sind. Die Gemeinde soll auch die von Dritten zur Verfügung gestellten
Finanzmittel in die gemeindliche Finanzrechnung aufnehmen, soweit sich diese noch im Verfügungsbereich der
Gemeinde befinden, z. B. in Form liquider Mittel auf gemeindlichen Bankkonten.
2.2.3.8 Zu Nummer 3.8 (Liquiditätsverbund)
Im Zusammenhang mit der gemeindlichen Liquiditätssicherung kann die Gemeinde auch einen Liquiditätsverbund
mit ihren gemeindlichen Betrieben einrichten. Dazu bedarf es einer Abstimmung zwischen den Beteiligten über
die Abwicklung der Finanzgeschäfte und die Übernahme von Verantwortlichkeiten sowie über die ggf. zu beauf-
tragende Bank. Ein Liquiditätsverbund erfordert zudem Regelungen über die eindeutige Zuordnung der beste-
henden Verbindlichkeiten und Forderungen zu den Beteiligten.
Die Führung eines eigenständigen Verrechnungskontos, z. B. durch die Gemeinde oder durch einen Betrieb, ist
dabei unabdingbar. Die finanzwirtschaftliche Verantwortung kann zudem nicht alleine von der Verwaltung der
Gemeinde getragen werden. Im Rahmen eines Liquiditätsverbundes kann die Gemeinde aber auch als „Cash-
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pool-Führer“ auftreten. Soweit dabei die Abwicklung der Geldgeschäfte über die Verwaltung der Gemeinde er-
folgt, tritt die Gemeinde für die rechtlich selbstständigen Betriebe als „innere“ Bank auf.
In diesen Fällen muss die Gemeinde dafür Sorge tragen, dass in ihrer Finanzbuchhaltung die Finanzgeschäfte
aufgrund der „Cashpool-Führung“ von den eigenen haushaltsbezogenen Finanzgeschäften ausreichend abge-
grenzt und buchungsmäßig getrennt verarbeitet werden. Sie muss zudem beachten, dass die von Dritten in den
Cashpool eingebrachten Finanzmittel zwar Guthaben der Gemeinde darstellen, jedoch in gleicher Höhe auch
Ansprüche der Dritten als Geldgeber gegenüber der Gemeinde bestehen.
In einem solchen Fall sind zum gemeindlichen Abschlussstichtag entsprechende Verbindlichkeiten in der ge-
meindlichen Bilanz zu passivieren. Sie kann entsprechend der Höhe der in den Verbund eingebrachten Finanz-
mittel auch Forderungen gegenüber dem Liquiditätsverbund bilanzieren, sofern die Gemeinde an einem Liquidi-
tätsverbund nur beteiligt ist. Die Beteiligung der Gemeinde an einem Liquiditätsverbund darf zudem nicht dazu
führen, dass die Gemeinde Kredite zur Liquiditätssicherung oberhalb ihres eigenen haushaltsmäßigen Bedarfs
bzw. der Festsetzung in der gemeindlichen Haushaltssatzung aufnimmt.
2.2.4 Zu Nummer 4 (Sicherheit und Überwachung der Finanzbuchhaltung):
2.2.4.1 Zu Nummer 4.1 (Verbot bestimmter Tätigkeiten in Personalunion):
Die Sicherheitsgesichtspunkte für die gemeindliche Finanzbuchhaltung umfassen nicht nur fachliche Gegebenhei-
ten, sondern auch persönliche Verhältnisse der gemeindlichen Beschäftigten, z.B. in Form des Verwandtschafts-
verbots zwischen bestimmten Beschäftigten in der Gemeindeverwaltung. In diesem Sinne gilt z.B. das Verwandt-
schaftsverbot in § 93 Absatz 5 GO NRW für den Verantwortlichen der Finanzbuchhaltung und seinen Stellvertre-
ter, weil diese Personen nicht nur Verantwortliche für die gemeindliche Buchführung, sondern gleichzeitig auch
Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung der Gemeinde sind.
Die Gemeinde muss entsprechende örtliche Regelungen schaffen, weil durch das Verwandtschaftsverbot insge-
samt gesehen mögliche Interessenkonflikte durch persönliche Bindungen von vornherein ausschließen sollen.
Zudem ist zu beachten, dass das Verwandtschaftsverbot nicht nur bei einer Verbindung durch eine Ehe gilt, son-
dern auch auf diejenigen Beschäftigten Anwendung findet, die durch eine Lebenspartnerschaft nach dem Leben-
spartnerschaftsgesetz verbunden sind.
2.2.4.2 Zu Nummer 4.2 (Sicherheitseinrichtungen):
Die Festlegungen in der örtlichen Vorschrift sollen gewährleisten, dass von der Gemeinde die notwendigen Si-
cherheitseinrichtungen zum Schutz der Beschäftigten geschaffen und funktionsfähig gehalten werden. Dazu ist
ggf. ein ausdrückliches Verbot festzulegen, dass gemeindliche Anlagen und Einrichtungen oder andere techni-
sche Hilfsmittel nicht unbefugt benutzt werden dürfen. Die gemeindlichen Sicherheitseinrichtungen müssen nicht
die laufende Verwaltungstätigkeit umfassen, sondern die Gemeinde muss auch die notwendigen Vorkehrungen
für eine dauerhafte Aufbewahrung von Wertgegenständen festlegen.
2.2.4.3 Zu Nummer 4.3 (Aufsicht und Kontrolle über die Finanzbuchhaltung):
Die Festlegung in der Vorschrift über die örtliche Aufsicht und Kontrolle soll sich nicht allein auf die gemeindliche
Finanzbuchhaltung beziehen, sondern speziell auf die Einhaltung der Vorgaben für die örtliche Abwicklung der
Buchführung und Zahlungsabwicklung der Gemeinde. Dabei sollen bei der Gemeinde nicht nur die Grundsätze
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der Ordnungsmäßigkeit ausreichende Beachtung finden, sondern auch die Grundsätze „Wirtschaftlichkeit“ und
„Sparsamkeit“ (vgl. § 75 Absatz 1 GO NRW).
In der Gemeinde sind aber auch die Zuständigkeit im Ablauf der Verwaltungstätigkeit sowie der Umfang der örtli-
chen Aufsicht und Kontrolle zu bestimmen, die im Einklang mit den Vorgaben in der Vorschrift des § 31 Absatz 4
GemHVO NRW stehen müssen. Die Aufsicht und Kontrolle über die Buchführung und die Zahlungsabwicklung
der Gemeinde darf dabei nicht so einschränkend ausgestaltet werden, dass die Funktionalität der gemeindlichen
Finanzbuchhaltung auf Dauer gefährdet wird.
2.2.4.4 Zu Nummer 4.4 (Regelmäßige und unvermutete Prüfungen):
Aus dem örtlichen Regelwerk der Gemeinde nach dieser Vorschrift muss erkennbar sein, ob die örtliche Rech-
nungsprüfung dauernd die Zahlungsabwicklung der Gemeinde überwacht (vgl. § 103 Absatz 1 Nummer 5 GO
NRW). Sofern derartige Prüfungen nur unregelmäßig stattfinden, muss innerhalb des Haushaltsjahres mindes-
tens eine unvermutete Prüfung stattfinden.
In Ausführung der Vorschrift des § 30 Absatz 5 GemHVO NRW muss daher festgelegt und gewährleistet werden,
dass die Zahlungsabwicklung der Gemeinde mindestens einmal jährlich unvermutet geprüft wird. Die Gemeinde
soll dabei zum Ausdruck bringen, ob und ggf. wann, eine unvermutete Prüfung oder regelmäßige Prüfungen der
gemeindlichen Zahlungsabwicklung aus Sicherheitsgesichtspunkten durchführen werden sollen. Derartige Prü-
fungen können aber auch durch Dritte, z. B. durch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW, durchgeführt werden.
In diesem Zusammenhang hat die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister im Rahmen ihrer Aufsicht über die
Finanzbuchhaltung (vgl. § 31 Absatz 4 GemHVO NRW) nicht nur die grundsätzlichen Regelungen über die un-
vermutete Prüfung, sondern auch die Prüfungszeitpunkte zu bestimmen. Sie müssen dabei ggf. vergaberechtli-
che Bedingungen beachten, weil die Prüfungsleistungen Dritter eine Dienstleistung für die Gemeinde darstellen.
Aus den Zwecken der unvermuteten Prüfungen heraus muss mit diesen Prüfungen ein Überraschungseffekt für
die gemeindliche Zahlungsabwicklung verbunden sein.
2.2.4.5 Zu Nummer 4.5 (Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung):
Die örtliche Rechnungsprüfung hat nach § 103 Absatz 1 Nummer 5 GO NRW die gesetzliche Aufgabe, eine dau-
ernde Überwachung der Zahlungsabwicklung der Gemeinde vorzunehmen. Diese örtliche Pflichtaufgabe ist aus
Sicherheitsgesichtspunkten heraus grundsätzlich notwendig. Es ist jedoch nicht ausreichend, nur einmal jährlich
die Zahlungsabwicklung der Gemeinde zu prüfen.
Als unabhängige Stelle ist die örtliche Rechnungsprüfung aber auch gut geeignet, die gesetzliche Aufgabe „lau-
fende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung“ zu erledigen (vgl. § 103 Absatz 1 Nummer 4 GO NRW).
Die Festlegung in der örtlichen Vorschrift soll daher die Erledigung dieser Aufgaben durch die örtliche Rech-
nungsprüfung sicherstellen.
2.2.4.6 Zu Nummer 4.6 (Beteiligung des Kämmerers):
Die Regelung in der haushaltsrechtlichen Vorschrift bestimmt die Zuständigkeit für die Aufsicht über die Finanz-
buchhaltung und ordnet diese der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister zu. Diese Verantwortlichen können
ihre Aufsichtspflichten aber auch Dritten übertragen. Es wird deshalb z.B. in der Vorschrift ausdrücklich bestimmt
„Ist eine Kämmerin oder ein Kämmerer bestellt, so hat sie oder er die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung“ inne.
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§ 31 GemHVO NRW
Mit dieser Regelung wird vorgegeben, dass abweichend von Satz 1 die Kämmerin oder der Kämmerer die Auf-
sicht über die gemeindliche Finanzbuchhaltung innehat, wenn sie bestellt worden sind. In diesen Fällen ist die
Ergänzung der Zuständigkeitsregelung wichtig, denn es muss klargestellt sein, dass der Kämmerer der Gemein-
de nicht die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung innehaben kann, wenn er gleichzeitig der Leiter der gemeindli-
chen Finanzbuchhaltung ist. Die Ausfüllung dieser gesetzlichen Zuständigkeitsregelung muss im örtlichen Rege-
lungswerk der Gemeinde enthalten sein.
2.2.5 Zu Nummer 5 (Verwahrung und Aufbewahrung):
2.2.5.1 Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Aus Sicherheitsgründen sowie für Auskunfts- und Prüfungszwecke muss sichergestellt sein, dass die haushalts-
wirtschaftlichen Unterlagen der Gemeinde nicht nur innerhalb der verbindlichen Aufbewahrungsfristen in unver-
änderter Form lesbar gemacht werden können, sondern auch im laufenden Geschäftsprozess. Im Zusammen-
hang mit digitalen Unterlagen sollte daher unter dem Begriff „Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen“ eine sys-
temmäßige Archivierung unabhängig von Fristen verstanden werden.
Nach der haushaltsrechtlichen Vorschrift sind daher örtliche Regelungen über die sichere Verwahrung und Ver-
waltung der gemeindlichen Geschäftsunterlagen, also hinsichtlich der Nutzung sowie von Ort und Zeit, zu treffen.
In einer Dienstanweisung könnten die örtlichen Tatbestände geregelt werden (vgl. Abbildung 582).
REGELUNGSINHALTE FÜR DIE AUFBEWAHRUNG VON GESCHÄFTSUNTERLAGEN
- Welche gemeindlichen Geschäftsunterlagen sind aufbewahrungspflichtig?
- In welcher Form sind die gemeindlichen Geschäftsunterlagen aufzubewahren?
- Ab welchem Zeitpunkt sich die gemeindlichen Geschäftsunterlagen aufzubewahren?
- In welcher Form sin die gemeindlichen Geschäftsunterlagen aufzubewahren?
- Nach welchen Ordnungskriterien ist zu archivieren?
- Die Form der Kennzeichnung aufbewahrungspflichtiger Geschäftsunterlagen.
- Die Berechtigung zum Empfang archivierter Geschäftsunterlagen.
- Die Formen des Zugriffs auf die aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen.
- Die Sicherung der Rückgabe der archivierten Geschäftsunterlagen.
- Die Freigabe zur Vernichtung archivierter Geschäftsunterlagen.
- Die verantwortlichen Zuständigkeiten.
Abbildung 582 „Die Regelungsinhalte für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen“
GEMEINDEHAUSHALTSVERORDNUNG 2883
