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                                          § 58 GemHVO NRW


4. Die Aufbewahrung der Dokumentationen von automatisierten Verfahren

4.1 Allgemeine Zwecke

Bei der haushaltswirtschaftlichen Buchführung mithilfe automatisierter Datenverarbeitung finden neben den
Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) auch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch-
führungssysteme (GoBS) Anwendung, unabhängig davon, ob die Finanzbuchhaltung von der Gemeinde zentral
oder dezentral organisiert wurde. Deshalb werden die Gemeinden durch die Vorschrift des § 27 Absatz 5 Num-
mer 9 GemHVO NRW verpflichtet, bei der gemeindlichen Buchführung mithilfe automatisierter Datenverarbeitung
(DV-Buchführung) besondere Anforderungen zu erfüllen.

Die Gemeinden sollen sicherstellen, dass die gemeindlichen Geschäftsunterlagen, die für den Nachweis der
richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemä-
ße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, unter Berücksichtigung der ein-
schlägigen haushaltsrechtlichen Vorschriften bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben. Zu den
gemeindlichen Geschäftsunterlagen gehört zudem ein Verzeichnis über den Aufbau der Datensätze, aber auch
die Dokumentation der in der DV-Buchhaltung eingesetzten Programme und Verfahren.



4.2 Die Aufbewahrungsfristen

Aus Sicherheitsgründen sowie für Auskunftszwecke und Prüfungszwecke muss nicht nur sichergestellt sein, dass
die elektronisch geführten haushaltswirtschaftlichen Unterlagen der Gemeinde innerhalb der verbindlichen Auf-
bewahrungsfristen in unveränderter Form lesbar gemacht werden können, sondern dass auch die Dokumentatio-
nen sowie die Programme und Programmdokumentationen, sofern sie für die Lesbarkeit der haushaltswirtschaft-
lichen Unterlagen in dieser Zeit benötigt werden, aufbewahrt werden.

Die Dokumentationen sowie die Programme und Programmdokumentationen unterliegen daher, abhängig von
den mit ihnen erstellten haushaltswirtschaftlichen Unterlagen, den in Absatz 2 bestimmten Aufbewahrungsfristen.
Sie sind deshalb entweder dauernd, zehn Jahre oder sechs Jahre aufzubewahren. Abweichend von der Festle-
gung über den Beginn der Aufbewahrungsfristen in Absatz 2 der Vorschrift beginnen die Fristen für die Dokumen-
tationen sowie die Programme und Programmdokumentationen jedoch mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem
die Gemeinde das automatisierte Verfahren letztmalig für die Erstellung der entsprechenden gemeindlichen Ge-
schäftsunterlagen eingesetzt hat.



4.3 Wichtige Eckpunkte der Archivierung

Die elektronische Archivierung hat eine erhebliche Bedeutung für die Aufbewahrung von Belegen aus gemeindli-
chen Geschäftsvorfällen. Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V.
hat unter steuerrechtlichen Gesichtspunkten, insbesondere unter der Einbeziehung der GoBD, wichtige Eckpunk-
te für die Archivierung von Belegen durch die Steuerpflichtigen erstellt.

Die steuerrechtlichen ausgerichteten GoBD binden die Gemeinde nicht hinsichtlich der elektronischen Archivie-
rung der gemeindlichen Belege. Die Grundsätze können aber von der Gemeinde als Eckpunkte für die Entschei-
dung über die Art und Form der Aufbewahrung von gemeindlichen Geschäftsunterlagen genutzt werden. Nach-
folgend werden diese Eckpunkte beispielhaft aufgezeigt (vgl. Abbildung 947).




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                       ECKPUNKTE FÜR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG


          - Für die elektronische Archivierung bestehen keine technischen Vorgaben und Standards.


          - Die Belege sind unabhängig von ihrer Form zeitnah zu archivieren.


          - Die Unveränderbarkeit der Belege muss im Rahmen der Archivierung sichergestellt werden.


          - Archivierte Belege sollen zum Wiederauffinden gekennzeichnet werden.


          - Archivierte Belege müssen lesbar und auswertbar sein.


          - Die Archivierung erfordert die Beachtung des Datenschutzes.


          - Die Archivierung kann ein Prüfungsgegenstand sein.


          - Informationen für Prüfungen dürfen wegen der elektronischen Archivierung nicht verweigert werden.


          - Die Art und Weise der elektronischen Archivierung ist zu dokumentieren.

                           Abbildung 947 „Eckpunkte für die elektronische Archivierung“

Für die Verfahrensdokumentation über die Archivierung eigener Belege kann sich die Gemeinde zu ihrer Unter-
stützung auch über Beispiele und Muster informieren, die von unterschiedlichen Verbänden den Anwendern zur
Verfügung gestellt werden.



5. Die Richtlinie „Vertrauenswürdige elektronische Langzeitspeicherung“

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat die „Technische Richtlinie 03125: Vertrauenswürdige
elektronische Langzeitspeicherung“ herausgegeben, weil durch die immer schneller fortschreitende „Virtualisie-
rung“ von Vorgängen und Dokumenten in die elektronische Form sich neue Herausforderungen ergeben. Dabei
steht auch die Gemeinde vor der Aufgabe, für immer mehr elektronisch erzeugte, verarbeitete und gespeicherte
Dokumente und Daten auch in ferner Zukunft die Lesbarkeit, Verfügbarkeit sowie Integrität und Authentizität
gewährleisten zu müssen.

Von der Gemeinde sind dabei nicht nur die Anforderungen von Datenschutz und Datensicherheit, sondern auch
die fortschreitende technische Innovation zu berücksichtigen. Mit der Richtlinie soll daher ein Leitfaden zur Verfü-
gung gestellt werden, der beschreibt, wie elektronisch signierte Daten und Dokumente über lange Zeiträume, also
z. B. bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen nach dieser Vorschrift, im Sinne eines rechtswirksamen Beweiswer-
terhalts vertrauenswürdig gespeichert werden können.

Die Richtlinie hat empfehlenden Charakter für die Gemeinde, denn in nahezu allen öffentlichen Bereichen ge-
winnt der Bedarf an rechtswirksamer Beweiswerterhaltung zunehmend an Bedeutung. Sie beschreibt daher einen
differenzierten Katalog von Anforderungen im Hinblick auf alle Elemente und Bereiche, in denen bei der Gemein-
de ein Gestaltungsbedarf besteht. Die Gemeinde kann auf dieser Basis prüfen und entscheiden, um zu eigenen
geeigneten Lösungsmöglichkeiten zu kommen.




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Die Richtlinie soll Orientierung und Hilfestellung geben, um den vielfältigen Anforderungen hinsichtlich Verfügbar-
keit und Lesbarkeit, Integrität und Authentizität, Datensicherheit und Datenschutz von elektronischen Daten aller
Art über lange Aufbewahrungszeiträume hinweg zu genügen. Sie kann dabei zweckbezogen arbeiten, um wir-
kungsvolle, zukunftssichere und wirtschaftliche technische Szenarien für eine vertrauenswürdige Langzeitarchi-
vierung elektronisch signierter Dokumente und Daten aufzubauen.



6. Die Aufbewahrung von Wertgegenständen

Die Gemeinde soll eigenständige örtliche Vorgaben über die Annahme und die Aufbewahrung von Wertgegen-
ständen sowie deren Herausgabe am Ende der Aufbewahrungszeit einschließlich machen. Die örtlichen Rege-
lungen haben dabei auch Vorgaben über die sachgerechte Verwaltung der Wertgegenstände sowie die verwal-
tungsmäßigen Zuständigkeiten zu enthalten. Von der Gemeinde dürfte z. B. zu regeln sein, wer entscheidungsbe-
fugt ist, ob und welche Wertgegenstände verwahrt werden sollen und wo und auf welche Art und Weise eine
sichere Aufbewahrung gewährleistet werden kann.

Die Aufbewahrung von Wertgegenständen durch die Gemeinde bedarf zudem eines geeigneten Nachweises über
die Aufbewahrung. Die Gemeinde hat deshalb grundsätzlich zu klären und festzulegen, welche Angaben in den
Nachweisen über die Aufbewahrung eigener und fremder von Wertgegenständen enthalten sein müssen. Sie
muss insgesamt sicherstellen, dass über die Entgegennahme von Wertgegenständen und deren Aufbewah-
rungsort sowie über die Herausgabe ein Beleg erstellt wird. Anhand derartiger Nachweise muss der tatsächliche
Umgang der Gemeinde mit den Wertgegenständen nachvollziehbar aufgezeichnet werden und sich auch noch
nachträglich feststellen lassen.

In diesem Zusammenhang ist von der Gemeinde zu beachten, dass nicht nur fremde Wertgegenstände zur Ver-
wahrung in Betracht kommen, die von Dritten als Sicherheit gegenüber der Gemeinde hinterlegt werden und ggf.
nur vorübergehend durch die Gemeinde aufzubewahren sind. Gleichermaßen sind auch eigene gemeindliche
Wertgegenstände aufzubewahren, die für die Aufgabenerfüllung benötigt werden und unverzichtbar für das Ver-
waltungshandeln sind, z. B. Personalausweise, Pässe und andere Wertgegenstände.

Die Gemeinde ist nach dem Haushaltsrecht verpflichtet, eine örtliche Regelung über die sichere Verwahrung und
Verwaltung von Wertgegenständen zu treffen (vgl. § 31 Absatz 2 Nummer 5 GemHVO NRW). In einer örtlichen
Dienstanweisung müssen die einzelnen Tatbestände der Aufbewahrung und der Umgang mit den Wertgegen-
ständen geregelt werden. Derartige örtliche Richtlinien dienen der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der
Aufbewahrung und der Nachweisführung des Umgangs mit den übernommenen Wertgegenständen.



II. Erläuterungen im Einzelnen

1. Zu Absatz 1 (Verpflichtung zur Aufbewahrung der Unterlagen):

1.1 Die Inhalte der Aufbewahrungspflicht

Die Verpflichtung der Gemeinde, ihre Eröffnungsbilanz, ihre Jahresabschlüsse, die Bücher, die Unterlagen über
die Inventur, die ergangenen Anweisungen und Organisationsregelungen, die Buchungsbelege sowie die Unter-
lagen über den Zahlungsverkehr aufzubewahren, ist ein wesentlicher Bestandteil einer ordnungsmäßigen Fi-
nanzbuchhaltung und hat unter Beachtung der GoB zu erfolgen. Unter dem in der Vorschrift verwendeten Begriff
„Jahresabschlüsse“ sind nicht nur der auf das Haushaltsjahr bezogene Jahresabschluss (vgl. § 95 GO NRW) zu
verstehen, sondern auch der von der Gemeinde aufzustellende Gesamtabschluss (vgl. § 116 GO NRW).




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Zu den aufzubewahrenden Unterlagen der Gemeinde gehören auch sonstige gemeindliche Regelungen und
Arbeitshilfen, die zum Verständnis der aufzubewahrenden Unterlagen notwendig sind, z. B. Unterlagen über die
in der Finanzbuchhaltung der Gemeinde genutzten DV-Buchhaltungsverfahren. Auch von der Gemeinde selbst
erstellte Aufzeichnungen können aufbewahrungspflichtig sein, wenn durch diese eine Verbindung zwischen den
Geschäftsvorfällen und den aufzubewahrenden Unterlagen besteht oder hergestellt werden kann. Ebenso sind
Unterlagen aus der Prüfungstätigkeit der örtlichen Prüfung (Rechnungsprüfungsausschuss und örtliche Rech-
nungsprüfung) aufzubewahren.



1.2 Die Zwecke der Aufbewahrung der Unterlagen

Die Aufbewahrung der haushaltswirtschaftlichen Unterlagen der Gemeinde dient dem Zweck, diese geschäftli-
chen Unterlagen der Gemeinde jederzeit für Nachweis- und Kontrollzwecke verfügbar zu haben und eine Ein-
sichtnahme und Nachprüfung zu ermöglichen. Nur dann lässt sich das gemeindliche Verwaltungshandeln und
das haushaltswirtschaftliche Handeln der Gemeinde sowie das Bild der wirtschaftlichen Lage der Gemeinde zu
einem bestimmten Stichtag noch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen bzw. prüfen. Eine lückenlose Do-
kumentation mit entsprechender Aufbewahrung ist zudem sehr hilfreich, um in späteren Zeiten das Bild über die
wirtschaftliche Lage der Gemeinde zutreffend (wieder) herstellen zu können.

Die ordnungsmäßige Aufbewahrung von haushaltswirtschaftlichen Unterlagen oder von sonstigen Geschäftsun-
terlagen der Gemeinde soll daher sicherstellen, dass die Informationen für die Dauer der Aufbewahrungszeit
erhalten bleiben, die Informationen so geschützt werden, dass ein unbefugter Zugriff unterbleibt und die Informa-
tionen geordnet abgelegt werden. Um diese gemeindlichen Aufgaben erfüllen zu können, muss die Gemeinde bei
der Sicherung ihrer Daten die Stabilität und Nutzbarkeit der verwendeten Speichermedien berücksichtigen.



1.3 Elektronische Aufbewahrung statt Papierform

1.3.1 Die Vorgaben an die elektronische Aufbewahrung

Bei der Buchführung der Gemeinde mithilfe automatisierter Datenverarbeitung werden neben den haushaltswirt-
schaftlichen Unterlagen, die der Gemeinde elektronisch zugegangen sind, auch eine Vielzahl von Geschäftsun-
terlagen verarbeitet, die der Gemeinde in Papierform, z. B. in Form von Rechnungen, zugegangen sind. Alle
diese Unterlagen für den gemeindlichen Geschäftsverkehr müssen für den Nachweis der richtigen und vollständi-
gen Ermittlung der Ansprüche der Gemeinde oder ihrer Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße
Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs bis zum Ablauf der dafür festgesetzten Aufbewahrungs-
frist zur Einsichtnahme durch Dritte verfügbar bleiben.

Die Verpflichtung zur Aufbewahrung der gemeindlichen Unterlagen beinhaltet jedoch nicht das Vorhalten einer
bestimmten Speichertechnik, denn der Gesetzgeber hat nur generelle Anforderungen an die Aufbewahrung der
haushaltswirtschaftlichen Unterlagen der Gemeinde festgelegt und die Verantwortung für die örtliche Aufbewah-
rung der Gemeinde überlassen. Die Gemeinde muss daher ihre Geschäftsunterlagen nicht zwingend in der Form
aufbewahren, in der ihr die Unterlagen zugegangen sind. Für die Speicherung aufbewahrungspflichtiger Unterla-
gen sind grundsätzlich alle Medien zulässig, auf denen Daten dokumentarisch festgehalten werden können, je-
doch mit der Einschränkung, dass elektronische Dokumente nicht in Papierform aufbewahrt werden sollen.



1.3.2 Die Anforderungen an die Übertragung

Die haushaltswirtschaftlichen Unterlagen und Dokumenten der Gemeinde können grundsätzlich zu ihrer Archivie-
rung auf Speichermedien übertragen werden. Dabei sind verschiedene Formen möglich. Eine Übertragung einer




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gemeindlichen Geschäftsunterlage kann von der Papierform auf Bild- oder Datenträger als Speichermedien, zwi-
schen zwei gleichen Speichermedien und zwischen unterschiedlichen Speichermedien erfolgen. Welche Form
der Übertragung örtlich gewählt wird, ist auch von den aufzubewahrenden Unterlagen abhängig.

Einige gemeindliche Unterlagen sind als Dokumente mit Beweiskraft zu behandeln, z. B. der gemeindliche Jah-
resabschluss. Sie sind deshalb nicht übertragungsfähig und müssen wie andere haushaltswirtschaftliche Unterla-
gen in ihrer Originalform aufbewahrt werden. Für die Übertragung der haushaltswirtschaftlichen Unterlagen der
Gemeinde auf Speichermedien ist zu beachten, dass wie bereits bei der gemeindlichen Buchführung keine Ein-
tragung oder eine Aufzeichnung in den Büchern so verändert werden darf, dass der ursprüngliche Eintrag bzw.
Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Von der Gemeinde dürfen in ihren Büchern keine Veränderungen vorgenommen werden, deren Beschaffenheit
es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Die Speichermedien sollten daher
von der Gemeinde so ausgewählt werden, die ein direktes Überschreiben von Daten und verändern archivierter
Unterlagen nicht unterstützen. So sollten z. B. Datenträger genutzt werden, die nur einmal beschreibbar sind,
denn bei mehrfach beschreibbaren Datenträgern bedarf es Zusatzmaßnahmen, um Manipulationen der archivier-
ten Unterlagen auszuschließen.

Bei der Übertragung der haushaltswirtschaftlichen Unterlagen der Gemeinde auf Speichermedien ist zudem eine
Überprüfung der Vollständigkeit der Übertragung vorzunehmen. Auch kann es erforderlich werden, vor einer
Übertragung von gemeindlichen Geschäftsunterlagen eine Aufbereitung dieser Unterlage vornehmen zu müssen,
z. B. beim Scannen. Es muss sichergestellt werden, dass das Originaldokument gescannt wird. Ein Scannen
nach der Bearbeitung des Originals, z. B. durch Vermerke auf einer Rechnung, sichert nicht mehr die erforderli-
che Verfügbarkeit eines Dokuments als Original.

Bei einer Übertragung von gemeindlichen Dokumenten muss ggf. auch die Farbe des Originals festgehalten
werden, wenn diese Gestaltungsform von besonderer Bedeutung ist und nicht farblich gescannt wird. Ein Zu-
sammenhang muss auch mit den Seiten einer Unterlage hergestellt werden, wenn diese als doppelseitige Ge-
schäftsunterlage vorliegt. Bei Anhängen zu den gemeindlichen Geschäftsunterlagen muss sichergestellt werden,
dass der Zusammenhang erhalten bleibt. Insgesamt muss bei den gescannten Unterlagen gesichert werden,
dass sie eindeutig der Gemeinde zugeordnet werden können.



1.3.3 Die Grundsätze für die Aufbewahrung

1.3.3.1 Die Mikrofilm-Grundsätze

Die Gemeinde hat im Rahmen der örtlichen Regelungen zu bestimmen, wann gemeindliche Geschäftsunterlagen
in Papierform für die Aufbewahrung auf Bildträger übertragen werden dürfen (vgl. § 31 GemHVO NRW). Mit der
Regelung soll sichergestellt werden, dass durch geeignete örtliche Maßnahmen bei ihrer Wiedergabe von Mikro-
filmaufnahmen die Übereinstimmung mit den Originalen gegeben ist. Für die Aufbewahrung von gemeindlichen
Unterlagen auf Mikrofilm hat die Gemeinde die nachfolgenden Grundsätze zu beachten (vgl. Abbildung 948).



                                    DIE MIKROFILM-GRUNDSÄTZE


                 GRUNDSATZ                                          INHALTE

                                           Bei der Aufzeichnung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
                  Allgemeiner              muss das Mikrofilmbild mit dem Original übereinstimmen. Werden
                   Grundsatz               nicht die Originale aufbewahrt, muss das angewandte Verfahren
                                           den GoB entsprechen.




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                                      DIE MIKROFILM-GRUNDSÄTZE


                 GRUNDSATZ                                             INHALTE

                                           Die Verfahrensbeschreibung muss die Aufzeichnung der Unterla-
            Verfahrensbeschreibung         gen auf Mikrofilm und die Aufbewahrung dieser Mikrofilme sowie
                                           den Rückgriff auf den Mikrofilm (Wiederauffinden) festlegen.


                                           Das Ordnungsprinzip der Aufzeichnung ist in der Verfahrensbe-
                                           schreibung anzugeben. Es muss einem sachverständigen Dritten
               Ordnungsprinzip
                                           innerhalb einer angemessenen Zeit möglich sein, jedes Mikrofilm-
               der Aufzeichnung
                                           bild aufzufinden. Zudem müssen die Mikrofilme dem Aufbewah-
                                           rungspflichtigen eindeutig zugeordnet werden können.


                                           Der Aufbewahrungspflichtige soll ein Protokoll führen, um die Art
                                           der aufgezeichneten Unterlagen sowie den Ort und das Datum der
                                           Aufzeichnung nachprüfbar zu erfassen. Es soll eine Erklärung des
              Verfahrenskontrolle
                                           Verfilmers enthalten, dass die Unterlagen unverändert und vollstän-
                                           dig aufgenommen wurden, und muss im Original aufbewahrt wer-
                                           den.


                                           Der Mikrofilm ist nach der Aufnahme auf Mängel zu überprüfen. Bei
                                           fehlerhaften Aufzeichnungen ist auch die aufgezeichnete Unterlage
                  Filmkontrolle
                                           aufzubewahren. Das Ergebnis der Kontrolle ist schriftlich festzuhal-
                                           ten.


                                           Die Mikrofilme sind sicher und geordnet aufzubewahren. Bei der
                 Aufbewahrung              Aufbewahrung von Mikro-Einzelbildern muss die Verfahrensbe-
                                           schreibung ein Ordnungskriterium dafür enthalten.


                                           Für das Lesen der Mikrofilme sollen geeignete Lesegeräte verfüg-
            Lesen und Wiedergeben          bar sein. Es muss möglich sein, lesbare Reproduktionen (Rückver-
                                           größerungen) in angemessener Zeit anfertigen zu können.


                                           Die aufgezeichneten Unterlagen können bei Beachtung dieser
                  Vernichten               Grundsätze vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen
                des Schriftgutes           Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind.

                                    Abbildung 948 „Die Mikrofilm-Grundsätze“

Die „Mikrofilm-Grundsätze“ sind von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) entwickelt und
vom BMF veröffentlich worden (vgl. BStBl. 1984 S. 155). Die Gemeinde kann auf eine zusätzliche Aufbewahrung
der Geschäftsunterlagen in Papierform verzichten, sofern die Übernahme von gemeindlichen Geschäftsunterla-
gen auf Mikrofilm unter Beachtung der GoB erfolgt.



1.3.3.2 Die steuerrechtlichen GoBD

Die Abwicklung betrieblicher Geschäftsabläufe einschließlich ihrer Aufzeichnung in Büchern sowie deren Aufbe-
wahrung unter der Nutzung geeigneter Informations- und Kommunikationstechnik hat die Finanzverwaltung ver-
anlasst, neue „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zu veröffentlichen. Ausgehend von den AO
binden die Vorgaben die Steuerpflichtigen und Finanzverwaltung (vgl. §§ 140 ff. AO). Sie haben ab dem Jahre
2015 die bisher für die steuerrechtliche Behandlung zu beachtenden GoBS und GDPdU ersetzt.




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Die steuerrechtlichen GoBD stehen in ihrer Fassung als Grundsätze für steuerrechtliche Gegebenheiten nicht nur
im Zusammenhang mit den einschlägigen Vorschriften der AO. Sie sollen auch bewirken, dass im Rahmen steu-
errechtlicher Prüfungen die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der betrieblichen Geschäftsvorfälle sowie
deren Aufbewahrung verbessert werden, ohne dass gleichzeitig und insgesamt konkret für den Einzelfall festge-
legt wird, welche Aufzeichnungen vom Steuerpflichtigen vorzunehmen und welche Unterlagen in welcher Form
aufzubewahren sind.

Die von der Gemeinde anzuwendenden haushaltsrechtlichen Vorgaben sind auch für steuerrechtliche Angele-
genheiten der Gemeinde nicht unbeachtlich, denn wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher
und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm
nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen (vgl. § 140 AO). Steuerliche Aufbe-
wahrungspflichten ergeben vorrangig aus den §§ 147 und 147a AO. Ggf. können auch einzelne Steuergesetze
weitere Vorgaben enthalten.

Die steuerrechtlichen GoBD sind von der Gemeinde bei den Geschäftsvorfällen zu beachten, durch die sich steu-
errechtliche Auswirkungen auf die Gemeinde ergeben. Besonders relevant sind gemeindliche Geschäftsvorfälle,
durch die eine Umsatzsteuerpflicht für die Gemeinde ausgelöst wird und nicht die Geschäftsvorfälle eines Betrie-
bes gewerblicher Art. In diesem Zusammenhang ist z. B. auch die besondere Vorgabe für die Mitwirkungspflich-
ten der Gemeinde als Steuerpflichtige wichtig (vgl. § 90 AO).

Die GoBD ersetzen aber nicht die haushaltsrechtlichen Grundsätze für die Gemeinde, auch dann nicht, wenn die
Grundsätze nicht kodifiziert wurden und daher kein originäres Haushaltsrecht darstellen. Sie ersetzen aber auch
nicht die nicht kodifizierten GoB und GoBS oder machen diese Vorgaben für die gemeindliche Haushaltswirt-
schaft entbehrlich. Der unmittelbare Bezug der GoBD zu den Vorschriften der AO verstärkt die ausschließliche
steuerrechtliche Relevanz und kann unabhängig vom gemeindlichen Haushaltsrecht zu Zusatzpflichten führen.



1.3.4 Der Zeitpunkt der Übertragung

Die Gemeinde muss sich deshalb selbst entscheiden, zu welchem Zeitpunkt sie ihre Geschäftsunterlagen, die ihr
in Papierform zugegangen sind, in elektronischer Form errichtet. Sie kann die Umwandlung vor dem Beginn der
Aufbewahrung an oder auch bereits unmittelbar nach ihrem Eingang bei der Gemeinde vornehmen. Unabhängig
vom Zeitpunkt der Errichtung der gemeindlichen Unterlagen in elektronischer Form kann auf die gleichzeitige
Vorhaltung dieser Unterlagen in Papierform verzichtet werden.

Die haushaltsrechtlichen Vorschriften stehen einer derartigen Vorgehensweise nicht entgegen. Macht die Ge-
meinde von dieser Möglichkeit Gebrauch, bietet es sich an, die gemeindlichen Geschäftsunterlagen, die in Pa-
pierform bei der Gemeinde eingegangen sind, frühestens dann zu vernichten, wenn der Jahresabschluss für das
betreffende Haushaltsjahr geprüft und vom Rat der Gemeinde festgestellt worden ist.



1.3.5 Der Verzicht auf die Übertragung

Bei der Auswahl von haushaltswirtschaftlichen Unterlagen, die auf Daten- oder Bildträger übertragen werden
sollen, sind ggf. auch die fachgesetzlichen Vorschriften zu beachten. Deshalb kann es im Einzelfall notwendig
sein, bei bestimmten gemeindlichen Geschäftsunterlagen auf die Übertragung der Papierform auf Daten- oder
Bildträger zu verzichten und weiterhin die Papierform aufzubewahren. Die Dokumente bzw. Unterlagen, die wei-
terhin auch einer Aufbewahrung in Papierform bedürfen, nachfolgend beispielhaft aufgeführt (vgl. Abbildung 949).




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                          DIE AUFBEWAHRUNG VON ORIGINALDOKUMENTEN


                  IN PAPIERFORM AUFZUBEWAHRENDE DOKUMENTE:

                  -   Bürgschaftserklärungen nach § 766 BGB


                  -   Kündigung des Mietvertrages (vgl. 568 BGB)


                  -   Schuldversprechen (vgl. § 780 BGB)


                  -   Wertpapiere


                  -   Schecks

                           Abbildung 949 „Die Aufbewahrung von Originaldokumenten“

Von der Aufbewahrungspflicht in Papierform dürften insbesondere Dokumente betroffen sein, die gesetzlich der
Schriftform bedürfen, weil sie nur im Original die erforderliche Rechtskraft und/oder Beweiskraft besitzen. In Ver-
waltungs- und Gerichtsverfahren werden gleichwohl viele notwendige Dokumente bereits in elektronischer Form
zugelassen, wenn diese z. B. mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden können.

Ein etwaiges Erfordernis, in diesen Verfahren ggf. den Besitz der Urschrift oder die Ausfertigung einer Urkunde
nachzuweisen, bleibt dabei unberührt. Bei der Gemeinde steht daher der Übertragung vieler Dokumente von ihrer
Papierform auf Daten- und Bildträger kein Hindernis mehr entgegen. Für den elektronischen Rechtsverkehr sind
zudem die einschlägigen rechtlichen Bestimmungen zu beachten, die in den verschiedenen Rechtsgebieten be-
stehen, jedoch unterschiedliche Vorgaben für die Anwender beinhalten können.



1.4 Der Schutz der Unterlagen bei der Aufbewahrung

1.4.1 Allgemeine Schutzpflichten

Die haushaltswirtschaftlichen Dokumente sind von der Gemeinde gegen Einwirkungen jeglicher Art zu schützen
und entsprechend aufzubewahren. Sie haben eine Beweis- und Kontrollfunktion über das vergangene Handeln
der Gemeinde und sind daher bezogen auf das Haushaltsjahr zu sammeln und zu ordnen sowie für einen be-
stimmten Zeitraum gesichert aufzubewahren.

Die Gemeinde muss auch im Rahmen ihrer Aufbewahrungspflichten die Nachvollziehbarkeit und die Nachprüf-
barkeit ihrer Geschäftsunterlagen gewährleisten. Diese Pflicht schließt nicht aus, dass die gemeindlichen Unter-
lagen zum Zwecke der Prüfung vorübergehend den dafür zuständigen Stellen überlassen werden können. Sie
schließt auch eine Einsichtnahme durch interessierte Dritte oder eine historische Aufbereitung nicht aus.



1.4.2 Der Schutz personenbezogener Daten

Die Gemeinde muss besondere Maßnahmen gegen den Missbrauch von aufzubewahrenden Daten ergreifen,
wenn von ihr personenbezogene Daten aufbewahrt werden und damit die Möglichkeit besteht, Einzelangaben
über persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zuzuord-
nen. Die Aufbewahrung kann z. B. nicht nur besondere Zugriffskontrollen sowohl zum System als auch zu den




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                                             § 58 GemHVO NRW


personenbezogenen Daten erforderlich machen, sondern auch besondere Schutzmaßnahmen für den Transport
dieser gemeindlichen Daten.

Vor der Aufbewahrung dieser Daten ist daher von der Gemeinde immer zu prüfen, ob bei ihr ein berechtigtes
Interesse an der Aufbewahrung dieser Daten besteht. Außerdem ist von ihr zu prüfen, ob die elektronische Archi-
vierung von personenbezogenen Daten auch ein späteres Löschen dieser Daten ermöglicht. Ist diese Maßnahme
bei einzelnen Speichermedien ausnahmsweise nicht oder nur sehr schwierig möglich, muss mindestens sicher-
gestellt sein, dass eine Sperrung dieser Daten möglich ist. Das Aufbewahren von personenbezogenen Daten
führt jedenfalls bei der Gemeinde nicht zu einer Verkürzung der festgelegten Aufbewahrungsfristen.



1.4.3 Die Sicherheitsvorkehrungen für die Aufbewahrung

Für die Gemeinde besteht die Aufgabe und Pflicht, die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen und den Ort der
Aufbewahrung eigenverantwortlich zu bestimmen und umzusetzen. Zu den Pflichten gehört auch eine systemati-
sche Ordnung im gemeindlichen Archiv, um das Wiederauffinden der haushaltswirtschaftlichen Unterlagen inner-
halb einer angemessenen Zeit zu ermöglichen bzw. zu erleichtern.

Die Art und Weise einer sachgerechten Ordnung der haushaltswirtschaftlichen Unterlagen ist nicht allgemein
bestimmt worden. Gleichwohl müssen von der Gemeinde klare Maßnahmen im Sinne der Aufbewahrung be-
stimmt werden. Dazu können z. B. eine eindeutige Kennzeichnung der Speichermedien, die Erstellung eines
Aufbewahrungsverzeichnisses mit Aufbewahrungsort, Dateninhalt und Beginn und Ende der Aufbewahrung (Auf-
bewahrungsfristen) gehören. Sie dienen auch dem Schutz der aufzubewahrenden gemeindlichen Unterlagen.



1.4.4 Die örtliche Richtlinie

Die Gemeinde ist verpflichtet, in Ausführung des § 58 GemHVO NRW örtliche Bestimmungen über die Aufbewah-
rung haushaltswirtschaftlicher Unterlagen hinsichtlich Ort und Zeit sowie der Nutzung des archivierten Gutes zu
treffen. Diese Regelungen müssen inhaltlich hinreichend bestimmt sein und bedürfen der Schriftform (vgl. § 31
Absatz 2 Nummer 5 GemHVO NRW). Eine Richtlinie könnte viele Tatbestände regeln (vgl. Abbildung 950).



            DIE REGELUNGSSACHVERHALTE FÜR DIE ÖRTLICHE AUFBEWAHRUNG


         FÜR DIE ÖRTLICHE AUFZUBEWAHRUNG IST ZU KLÄREN:

             - Welche gemeindlichen Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig.


             - In welcher Form sind die gemeindlichen Unterlagen aufzubewahren.


             - Nach welchen Ordnungskriterien ist zu archivieren.


             - Die Form der Kennzeichnung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen.


             - Die Berechtigung zum Empfang archivierter Unterlagen.


             - Die Sicherung der Rückgabe der archivierten Unterlagen.


             - Die Freigabe zur Vernichtung archivierter Unterlagen.




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            DIE REGELUNGSSACHVERHALTE FÜR DIE ÖRTLICHE AUFBEWAHRUNG


         FÜR DIE ÖRTLICHE AUFZUBEWAHRUNG IST ZU KLÄREN:

             - Die verantwortlichen Zuständigkeiten.

                 Abbildung 950 „Die Regelungssachverhalte für die örtliche Aufbewahrung“

Derartige Richtlinien dienen u. a. gleichzeitig der Dokumentation der Ordnungsmäßigkeit der Aufbewahrung der
haushaltswirtschaftlichen Unterlagen der Gemeinde. Außerdem sind die erlassenen örtlichen Bestimmungen dem
Rat der Gemeinde zur Kenntnis zu geben. Entsprechend den Festlegungen in dieser Vorschrift sind örtliche Re-
gelungen über die Aufbewahrung hinsichtlich Ort und Zeit sowie der Nutzung des archivierten Gutes zu treffen.



1.5 Die Aufbewahrungspflichten bei Übertragung der Finanzbuchhaltung

Die Gemeinde hat im Rahmen der vertraglichen Übertragung von Aufgaben der gemeindlichen Finanzbuchhal-
tung an einen Dritten (vgl. § 94 GO NRW) auch sicherzustellen, dass die Bestimmungen über die Aufbewahrung
der gemeindlichen Geschäftsunterlagen eingehalten werden. Insbesondere bei einer DV-Buchführung ist der
Dokumentationsumfang bereits vor der Übertragung der Geschäftsbesorgung durch den Dritten festzulegen.

In den Bestimmungen sollten sowohl der Ort und die Zeitdauer der Aufbewahrung als auch die Zugangsberechti-
gungen und Einsichtsrechte bei den örtlichen Geschäftsunterlagen geregelt sein. Zu den notwendigen Rege-
lungstatbeständen gehören auch Zutrittsrechte Dritter, z. B. im Rahmen der überörtlichen Prüfung der Gemeinde.



1.6 Die Kontrolle der Aufbewahrung

Die Gemeinde hat im Rahmen der Aufbewahrung von haushaltswirtschaftlichen Unterlagen auch sicherzustellen,
dass die Bestimmungen über die Aufbewahrung ihrer Geschäftsunterlagen eingehalten werden. Es bedarf neben
der Herausgabe von Bestimmungen über die Aufbewahrung der gemeindlichen Unterlagen auch der notwendigen
Sicherheitsvorkehrungen und der Festlegung des Ortes der Aufbewahrung sowie regelmäßiger Kontrollen.

Insbesondere die Verpflichtung der Gemeinde besondere Maßnahmen gegen den Missbrauch von aufzubewah-
renden personenbezogenen Daten erfordert einen regelmäßig zu erbringenden Nachweis über die ordnungsmä-
ßige Durchführung der örtlichen Archivierung in sachlicher und technischer Hinsicht. Derartige Verfahrensdoku-
mentationen sind ebenfalls aufzubewahren.



2. Zu Absatz 2 (Aufbewahrungsfristen):

2.0 Die Inhalte und Zwecke

An der Ausführung der Haushaltswirtschaft im Haushaltsjahr ist die Finanzbuchhaltung der Gemeinde umfassend
beteiligt. Mit dem Jahresabschluss und dem Gesamtabschluss für das Haushaltsjahr sind die jahresbezogenen
Aufgaben der Gemeinde aber noch nicht abgeschlossen. Die haushaltswirtschaftlichen Unterlagen müssen je
nach ihrer Bedeutung auch zu späteren Zeitpunkten noch zur Verfügung stehen, um z. B. die Prüfungsrechte
Dritter zu sichern oder bei Bedarf durch Originale die notwendigen Nachweise erbringen zu können.

In der haushaltsrechtlichen Vorschrift wird daher entsprechend der Bedeutung der haushaltswirtschaftlichen Un-
terlagen zwischen der dauernden Aufbewahrung und einer befristeten Aufbewahrung unterschieden. Außerdem




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