ordner-2
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Akte zum Tankrabatt“
Identifizieren von Vorgaben I Erfüllung von Vorgaben, die in einem Zusammenhang stehen
Beispiele für Prozesse:
1. Die UV-Schutz-Verordnung dient dem Schutz der menschlichen Gesundheit vor
schädlichen UV-Strahlen bei der Benutzung von Solarien. Bei der Ermittlung des Er-
füllungsaufwands wurden für den Normadressaten Wirtschaft die einzelnen Vorga-
ben zu Prozessen zusammengefasst:
- Nachrüstung/Austausch von alten Bestrahlungsgeräten
- Anschaffung von Schutzbrillen
Durchführung von Beratungsgesprächen
Schulung des Personals
2. Im Rahmen des Erfüllungsaufwandprojektes „Betriebliche Beauftragte" wurden
die gesetzlichen Grundlagen aus Sicht der Normadressaten untersucht, um die Pro-
zesse zu identifizieren, aus denen sich Erfüllungsaufwand ableiten lässt. Dabei wur-
den einzelne Prozesse weiter untergliedert, um die Ermittlung des Erfüllungsauf-
wands zu erleichtern.
- Verfahren zur Bestellung der Betriebsbeauftragten
- Materielle Unterstützung der Beauftragten durch den Unternehmer/Betreiber
(Bereitstellen von Hilfspersonal, Räumen etc., Teilnahme an Schulungen ermög-
lichen, Lohn- und Gehaltskosten für die Beauftragten)
- Beteiligung der Beauftragten an Prozessen im Unternehmen
Es empfiehlt sich, die identifizierten Vorgaben oder Prozesse in einer Liste zu erfas-
sen, in der jeder Vorgabe oder jedem Prozess die jeweiligen Normadressaten zuge-
ordnet werden. Die Übersicht erleichtert es, den Erfüllungsaufwand differenziert je
Normadressaten für jede Vorgabe oder jeden Prozess zu bestimmen. Hierfür kann
das Excel-Werkzeug c+ERBEX
genutzt werden.
Bleibt es bei der Bündelung, kann im Weiteren der Erfüllungsaufwand für den Pro-
zess insgesamt ermittelt werden, also nicht für einzelne, in ihm zusammengefasste
Vorgaben.
Die einzelnen Vorgaben sind diesen Prozessen dennoch nachvollziehbar zuzuord-
nen.
Eine Vorgabe, die bei den Normadressaten Bürgerinnen und Bürger oder Unterneh- Spiegelvorgaben haben
im Regelfall gleiche Fall-
men eine Änderung des Erfüllungsaufwands verursacht, kann eine spiegelbildliche
zahlen.
Änderung beim Normadressaten Verwaltung auslösen und umgekehrt. Insbeson-
dere bei Antragsverfahren kommt es zu derartigen Spiegelvorgaben mit in der Re-
gel gleichen Fallzahlen auf beiden Seiten.
Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022 1 13
Identifizieren von Vorgaben I Erfüllung von Vorgaben, die in einem Zusammenhang stehen
Beispiel für Spiegelvorgaben (fiktiv):
Der Bedarf der Ausbildungsförderung für Studierende nach BAföG wird erhöht.
Dadurch sind mehr Studierende als zuvor anspruchsberechtigt und stellen insge-
samt 1 000 zusätzliche Anträge auf Ausbildungsförderung. Die zusätzlich gestellten
Anträge verursachen bei Bürgerinnen und Bürgern Erfüllungsaufwand. Da die An-
träge von den BAföG-Ämtern geprüft werden müssen, erhöht sich der Erfüllungs-
aufwand der Verwaltung spiegelbildlich um die mit der Bearbeitung von 1000 zu-
sätzlichen Anträgen einhergehende Belastung.
14 1 Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022
Identifizieren von Vorgaben I lnformotionspflichten als besondere Vorgaben
4 Informationspflichten als besondere Vorgaben
Definition
-+ Informationspflichten sind alle Vorgaben, nach denen Daten und sonstige In-
formationen für Behörden oder Dritte zu beschaffen, verfügbar zu halten oder
zu übermitteln sind (C+§2 Absatz 2 Satz 2 NKRG).
Zu den Informationspflichten gehören Vorgaben, die zum Ausfüllen von Anträgen
und Formularen oder zur Mitwirkung an amtlichen Erhebungen verpflichten, sowie
sämtliche Nachweis- und Dokumentationspflichten (Auskunfts-, Melde-, Berichts-,
Veröffentlichungs-, Registrierungs-, Genehmigungspflichten usw.).
Der gesamte Aufwand, der beim Normadressaten zum Zweck der Erfüllung einer Bürokratiekostensind Teil
des Erfüllungsaufwands.
Informationspflicht entsteht, wird als Bürokratiekosten bezeichnet und ist Teil des
Erfüllungsaufwands. Die Bürokratiekosten sind für den Normadressaten Wirtschaft
getrennt von den anderen Vorgaben entsprechend Anlage 3 zu § 42 Absatz 1 GGO
und § 2 Absatz 2 NKRG auszuweisen. Die gesonderte Darstellung der Bürokratie-
kosten aus Informationspflichten dient u. a. dazu, den c+Bürokratiekostenindex
(BKI) zu berechnen und fortzuschreiben.
Die Bürokratiekosten aus Informationspflichten sind für jede Informationspflicht
separat darzustellen, auch wenn die jeweilige Informationspflicht Teil eines Prozes-
ses sein sollte.
Leitfaden zur Ermittlung und Darstellungdes Erfüllungsaufwands,2022 1 15
Identifizieren von Vorgaben I Zusammenfassung
Beispiele für Informationspflichten:
- Energiekennzeichnung von Haushaltsgeräten (einschließlich Messungen u. a.
der Leistungsaufnahme)
- Preisauszeichnung
- Gesetzliche Bekanntmachungspflichten
- Beifügen von AGB
- Beantragung von Genehmigungen (z.B. Betriebsgenehmigungen, Genehmigung
zum Betreiben eines bestimmten Gewerbes, Berufsanerkennung) oder Zuwen-
dungen
- Gewerbeanmeldung
- Anzeige bestimmter Tätigkeiten oder Meldung von Ereignissen wie Unfällen
- Aufbewahrung von Unterlagen wie Rechnungen
- Mitwirkung bei Prüfungen wie Außenprüfung
5 Zusammenfassung
Als Ergebnis sollte für die weitere Ermittlung der zu erwartenden Änderung des Er-
füllungsaufwands eine Liste mit allen Vorgaben des Regelungsvorhabens vorliegen.
Aus der Liste sollte hervorgehen:
• welche Vorgaben Erfüllungsaufwand bei welchen Normadressaten
auslösen,
• welche Vorgaben ggf. Teil welchen Prozessesoder Teilprozesses sind,
für den eine zusammenfassende Ermittlung des Erfüllungsaufwands
erfolgt,
• für welche Vorgaben oder welche Prozesse Fallgruppen gebildet wor-
den sind, für die der Erfüllungsaufwand jeweils gesondert ermittelt
wird,
• welche Vorgaben Informationspflichten der Wirtschaft sind.
16 1 Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022
Ermitteln der Änderungdes ErfüllungsaufwandsI Grundlagen
IV Ermitteln der Änderung des Erfüllungsauf-
wands
1 Grundlagen
Im Schritt 2 wird die zu erwartende Änderung des Erfüllungsaufwands der Norm
bzw. des Regelungsvorhabens, für Bürgerinnen und Bürger, Wirtschaft und Verwal-
tung gesondert ermittelt.
Hinweis: Art der Ermittlung der Änderung des Erfüllungsaufwands
➔ Die Frage, ob zunächst die Änderung der Fallzahl oder die Änderung des Auf-
wands je Fall bestimmt wird, hängt von der zu untersuchenden Vorgabe, dem
Prozess oder der Fallgruppe ab.
➔ Allgemein gilt: Der Erfüllungsaufwand ist grundsätzlich für jede Vorgabe bzw.
jeden Prozess bzw. jede Fallgruppe separat zu ermitteln.
Wenn der Aufwand nicht aus vorhandenen Daten oder eigenen Erhebungen abge- Bei unzureichender Daten-
grundlage: Schätzung des
leitet werden kann, ist er zu schätzen (z. 8. auf Grundlage der Zeitwerttabellen im
Erfüllungsaufwands.
Anhang). Dabei ist nachvollziehbar darzulegen, welche Annahmen zu Szenarien,
Fallzahlen oder Kosten getroffen werden. Das Runden des Aufwandes ist er-
wünscht.
Insbesondere bei komplexen Regelungsvorhaben mit zahlreichen Vorgaben oder
Prozessen kann jedoch zum Teil schon nach einer ersten Prüfung klar erkennbar
sein, dass bestimmte Vorgaben oder Prozesse nur sehr geringe Auswirkungen ha-
ben werden. In Abstimmung mit dem NKR kann unter Umständen auf die Ermitt-
lung und Darstellung der Änderung des Erfüllungsaufwands für solche Vorgaben o-
der Prozesse verzichtet werden. Es ist gleichwohl zu begründen, warum die Ände-
rung des Erfüllungsaufwands für diese Vorgaben oder Prozesse vernachlässigt wer-
den kann (z.B. ,,Die Vorgabe ,abc' hat eine sehr geringe Fallzahl bei absehbar nied-
riger Belastung im Einzelfall.").
Es sollte geprüft werden, ob in der Online-Datenbank des StBA c-.OnDEAbereits
Daten zum aktuellen Erfüllungsaufwand der zu ändernden Vorgaben vorliegen. Fer-
ner können auch vergleichbare Vorgaben aus anderen Regelungen als Quelle für
die zu ermittelnden Werte dienen (z. B. bei Einführung eines neuen Zulassungsver-
fahrens).
Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 1022 1 17
Ermitteln der Änderung des Erfüllungsaufwands I Grundlagen
Als weitere Informationsquellen bieten sich zudem an:
• c-.Projektberichte aus dem Programm „Bürokratieabbau und Bes-
sere Rechtsetzung" der Bundesregierung
• c-.Publikationen der Gruppe „Dienstleistungszentrum der Bundesre-
II
gierung für Bessere Rechtsetzung im StBA
• c-.Projektberichte des NKR
• c-.ERBEX-Anwenderfreundliches Werkzeug zur Ermittlung des Erfül-
lungsaufwands
• c-.GENESIS-Online- Datenbank der amtlichen Statistik
• i-Punkt Berlin -Servicestelle des StBA: Friedrichstraße SO,10117 Ber-
lin, c-.in/o@destatis.de, 0611 75 2405.
1.1 Ermitteln der Fallzahl je Vorgabe oder Prozess
Vorgaben sind entweder periodisch oder anlassbezogen zu erfüllen. Bei periodisch
zu erfüllenden Vorgaben (z.B. jährliche Wartung von Anlagen) gibt die Häufigkeit
an, wie oft pro Jahr eine Vorgabe von jedem Betroffenen zu erfüllen ist. Die Häufig-
keit multipliziert mit der Anzahl der Betroffenen ergibt dann die Fallzahl pro Jahr.
Beispiele für jährliche Häufigkeit bei periodisch zu erfüllenden Vorgaben:
Vorgabe ist periodisch zu erfüllen
- einmal jährlich: Häufigkeit = 1
- halbjährlich: Häufigkeit = 2
- monatlich: Häufigkeit = 12
- alle 5 Jahre: Häufigkeit = 0,2
Bei anlassbezogen zu erfüllenden Vorgaben wird die Anzahl der jährlichen Fälle er-
mittelt, ohne zuvor Häufigkeit und Zahl der Betroffenen festzustellen. So ist bei-
spielsweise bei Vorgaben für Anträge (z. B. Antrag auf Unterstützung nach dem BA-
föG) die Zahl der voraussichtlich oder erfahrungsgemäß jährlich eingehenden An-
träge zugrunde zu legen; bei Schwankungen kann ein sachgerechter Mittelwert her-
angezogen werden.
1.2 Ermitteln der Änderung des Erfüllungsaufwands pro Fall
Zur Ermittlung der zu erwartenden Änderung des Aufwands pro Fall werden die
wesentlichen Tätigkeiten identifiziert, die zur Erfüllung einer Vorgabe oder eines
Prozessesim Einzelfall zu erwarten sind. Für diese Tätigkeiten werden die zu erwar-
tenden Änderungen des Zeit-, Personal- sowie Sachaufwands ermittelt.
18 1 Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022
Ermitteln der Änderung des Erfüllungsaufwands I Grundlagen
Der Umfang des zu ermittelnden Erfüllungsaufwands unterscheidet sich danach, ob
Vorgaben neu eingeführt, geändert oder abgeschafft werden, und ist entsprechend
zu ermitteln:
Werden Vorgaben erstmals geschaffen, ist der gesamte zu erwartende Erfüllungs-
aufwand je Fall anzugeben.
Hat bereits eine Vorgabe bestanden, die durch das Regelungsvorhaben geändert
wird, wird nur die Änderung des Erfüllungsaufwands ermittelt. Dies kann zwar
durch Berechnung der Differenz zwischen dem Erfüllungsaufwand gemäß alter und
neuer Vorgabe bzw. Prozess geschehen. In der Regel wird es jedoch einfacher, aber
genauso aussagekräftig sein, die tatsächlich zu erwartende Änderung von Zeit-, Per-
sonal- sowie Sachaufwand zu ermitteln (ohne den gesamten neuen Erfüllungsauf-
wand zu ermitteln). Dafür können z.B. Mehr- oder Minderaufwendungen aufgrund
der Rechtsänderung ermittelt werden.
In Fällen, in denen eine Vorgabe ersatzlos aufgehoben wird, ist der Erfüllungsauf-
wand der bestehenden Regelung - soweit nicht bereits geschehen - zu ermitteln
und als Entlastung anzugeben.
Einmaliger Aufwand, der bei der Einführung oder Änderung einer Vorgabe beim Einmaliger Erfüllungsauf-
wand fällt nur einmal bei
Normadressaten anfällt (Umstellungsaufwand), wird gesondert ausgewiesen. Bei-
der Einführung an.
spiele dafür sind die Nachrüstung aller vorhandenen Fahrzeuge mit Katalysatoren
oder die Information an die Bestandskundschaft von Versicherungen. Ebenfalls ein-
maligen Aufwand verursacht die Umstellung einer Software aufgrund geänderter
rechtlicher Bestimmungen. Eine solche Änderung wird sich üblicherweise nicht auf
künftige Aktualisierungen der Software - z.B. zur Anpassung an regelmäßig zu er-
neuernder Hardware oder Betriebssysteme - auswirken. Aufwand, der im Abstand
von mehreren Jahren absehbar erneut anfällt, ist als laufender Erfüllungsaufwand
anzugeben.
Die Begriffe „einmaliger
Umstellungsaufwand (einmaliger Erfüllungsaufwand) der Wirtschaft Erfüllungsaufwand" und
,,Umstellungsaufwand"
werden synonym verwen-
Um den Umstellungsaufwand der Wirtschaft wirkungsvoll zu begrenzen, ist durch
det.
den Einsatz von fallgruppenübergreifenden und fallgruppenspezifischen Hebeln zu
prüfen, ob der Umstellungsaufwand begrenzt werden kann. Weitere Details ins-
besondere zu den Fallgruppen und Hebeln finden sich im [+Konzept zur Erhöhung
der Transparenz über den Umstellungsaufwand für die Wirtschaft und zu dessen
wirksamer und verhältnismäßiger Begrenzung.
Bei der Ermittlung des Erfüllungsaufwands ist auch zu prüfen, ob es sich bei dem Sowieso-Kosten: eine Vor-
gabe zieht keine messba-
erwarteten Aufwand um sogenannte Sowieso-Kosten handelt. Dies ist der Fall,
ren Verhaltens- oder Auf-
wenn eine Vorgabe zu keiner messbaren Verhaltens- oder Aufwandsänderung bei wandsänderungen bei den
den Normadressaten führt. Dann ist davon auszugehen, dass durch die Neurege- Normadressaten nach
sich.
lung kein zusätzlicher Erfüllungsaufwand bzw. keine Entlastung entsteht. Führt die
Vorgabe oder der Prozess nur bei einem Teil der Normadressaten zu einer Verhal-
tensänderung, ist nur für diese Gruppe die Änderung des Erfüllungsaufwands zu
Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022 1 19
Ermitteln der Änderung des Erfüllungsaufwands I Grundlagen
ermitteln. Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, sind der gesamte zu er-
wartenden Aufwand und der Anteil der nicht anrechenbaren Sowieso-Kosten nach-
vollziehbar zu begründen.
1.3 Ermitteln der Änderung des gesamten Erfüllungsaufwands
Durch Multiplikation der Fallzahl mit dem Aufwand pro Fall wird der Erfüllungsauf-
wand für eine Vorgabe oder einen Prozess oder eine Fallgruppe berechnet. Der Er-
füllungsaufwand des Regelungsvorhabens insgesamt ergibt sich aus der Summe des
Aufwands aller im Regelungsvorhaben enthaltenen Vorgaben, Prozesse oder Fall-
gruppen. Diese Berechnungen sind für die Normadressaten {Bürgerinnen und Bür-
ger, Wirtschaft, Verwaltung) auf Jahresbasis {Ausnahme: einmaliger Erfüllungsauf-
wand) separat durchzuführen.
Um Scheingenauigkeiten zu vermeiden, sind ermittelte Zahlen nach Abschluss der
Berechnungen sachgerecht zu runden.
Beispiele für Rundung:
- Rechnerisch: 123 456 789,01 Euro pro Jahr-+ Angabe: 123 Millionen Euro pro
Jahr
- Rechnerisch: 472 033 Stunden pro Jahr-+ Angabe: 472 Tausend Stunden pro
Jahr
Zwei Jahre nach Inkrafttreten der Regelung werden die ermittelten Angaben vom
StBA in der Regel mittels einer Nachmessung bei den Normadressaten validiert.
Da sich die konkrete Ermittlung des Erfüllungsaufwands je nach Normadressat im
Detail unterscheiden kann, wird die Bearbeitung dieser {Unter-)Arbeitsschritte im
Folgenden für Bürgerinnen und Bürger {siehe Seite 22 ff.), Wirtschaft {siehe Seite
30 ff.) und Verwaltung {siehe Seite 41 ff.) jeweils getrennt beschrieben. Sofern
keine gesonderten Erläuterungen gemacht werden, gelten die hier gemachten all-
gemeinen Aussagen.
20 1 Leitfadenzur Ermittlung und Darstellungdes Erfüllungsaufwands,2022
Ermitteln der Änderungdes ErfüllungsaufwandsI Grundlagen
Hinweis: Vorgehen zur näherungsweisen Bestimmung des Erfüllungsaufwands:
➔ Annahmen treffen: Wenn ein Parameter (wie z. B. die Fallzahl) nicht hinrei-
chend bekannt ist, können plausible Annahmen über den fehlenden Wert bei
der Bestimmung des Erfüllungsaufwands gesetzt werden. -
➔ Heranziehung vergleichbarer, bereits gemessener Vorgaben: Wenn der Erfül-
lungsaufwand für ähnliche Vorgaben (wie z. B. Kennzeichnungspflichten) be-
reits in einem anderen Zusammenhang ermittelt wurde, können relevante Pa-
rameter in die vorliegende Bestimmung übernommen werden.
➔ Szenarien bilden: Wenn beispielsweise nicht geklärt ist, wie das Verfahren einer
Regelung gestaltet werden wird, so kann für verschiedene plausible Szenarien
der Erfüllungsaufwand ermittelt werden.
➔ Ober- und Untergrenzen bzw. Aufwandsspannen nennen.
➔ Aufwand pro Fall angeben: Falls die Fallzahl nicht zu ermitteln ist, kann zumin-
dest der Aufwand pro Fall angegeben werden.
➔ Klassifizierung des Aufwands in Zehnerpotenzen: Lässt sich der Aufwand nicht
genauer bestimmen, ist z.B. die Aussage, ob man sich im vierstelligen oder im
siebenstelligen Bereich bewegt, eine Annäherung.
Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022 1 21
Ermitteln der Änderung des Erfüllungsaufwands I Bürgerinnen und Bürger
2 Bürgerinnen und Bürger
2.1 Ermitteln der Fallzahl
Allgemein gilt: Ist eine Vorgabe oder ein Prozess periodisch zu erfüllen, ergibt sich
die jährliche Fallzahl aus der Multiplikation der jährlichen Häufigkeit der Erfüllung
je Betroffenen mit der Summe der Betroffenen. Ist die Vorgabe oder der Prozess
anlassbezogen zu erfüllen (z. B. Abnahme eines Kamins durch Bezirksschornstein-
fegermeisterinnen oder -meister nach Einbau), wird nur die Anzahl der jährlich zu
erwartenden Fälle zugrunde gelegt. Bei Schwankungen kann ein sachgerechter Mit-
telwert herangezogen werden.
Beispiel zur Ermittlung der Fallzahl:
Aufgrund einer Änderung der Straßenverkehrs-Ordnung (StVO) darf ein Kfz bei
Glatteis, Schneeglätte, Schneematsch, Eis- oder Reifglätte nach Inkrafttreten nur
gefahren werden, wenn die Reifen bestimmte Eigenschaften (M+S-Reifen) erfüllen.
Aus dieser neuen Vorgabe entsteht den Halterinnen und Haltern von privaten Kfz
unmittelbar Erfüllungsaufwand: Die Kfz sind -soweit sie bei den oben angegebenen
Witterungsverhältnissen betrieben werden sollten - mit M+S-Reifen auszurüsten
(Anschaffungs- und Montagekosten).
Im Falle der Vorgabe, bei entsprechenden Witterungsverhältnissen Winterreifen zu
benutzen, entspricht es der Lebenswirklichkeit, dass Kfz-Halterinnen und -Halter
nicht nur einmal auf Winterreifen umrüsten, sondern im Frühjahr wieder zurück auf
Sommerreifen wechseln. Auch der Aufwand für diesen zweiten Wechsel steht in
unmittelbarem Zusammenhang mit der Vorgabe und ist daher bei der Ermittlung
und Darstellung des Erfüllungsaufwands zu berücksichtigen.
Von insgesamt 66,9 Millionen zugelassenen Kfz (Quelle: Kraftfahrt-Bundesamt)
würden nach Einschätzung von Verbänden 70 Prozent (46,8 Millionen Kfz) im
Herbst und im Frühjahr jeweils umgerüstet. Weitere 20 Prozent (13,4 Millionen Kfz)
würden ganzjährig mit Allwetterreifen fahren oder bei winterlichen Straßenverhält-
nissen gar nicht. Berechnungsgrundlage sind also die verbleibenden 10 Prozent und
somit 6,7 Millionen Kfz der Halterinnen und Halter, die nur Sommerreifen nutzen
würden. Diese müssen erstmals M+S-Reifen beschaffen und in den Folgejahren re-
gelmäßig wechseln (Häufigkeit= 2, Zahl der Kfz: 6,7 Millionen, Fallzahl 13,4 Millio-
nen Kfz).
Dabei wird angenommen, dass die Fallzahl von 6,7 Millionen Kfz sich ausschließlich
auf Privat-Kfz bezieht, weil Kfz der Wirtschaft und der Verwaltung bereits überwie-
gend mit Winterreifen ausgestattet sind.
Einmaliger Erfüllungsauf- Allgemein gilt: Aufwand, der aufgrund der zu untersuchenden Vorgabe(n) oder Pro-
wand fällt nur einmal bei
der Einführung an.
zesse nur ein Mal bei der Einführung der Regelung bei Bürgerinnen und Bürgern
anfällt, wird als einmaliger Erfüllungsaufwand bezeichnet und ist gesondert auszu-
weisen.
22 1 Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022
