ordner-2
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Akte zum Tankrabatt“
Ermitteln der Änderungdes ErfüllungsaufwandsI Wirtschaft
Beispiel (fiktiv):
Ermitteln des durchschnittlichen jährlichen Personalaufwands
Personalaufwand
(in Euro)
Personalaufwand Lohnauf- Berechnung jährlich einmalig
wand/Jahr
laufender Aufwand pro Jahr
0,25 Vollzeitstel- 51520 0,25 X 51520
len = 12 880
Anzahl der Unternehmen x Aufwand pro Jahr= 51520 000
4 000 X 12 880 = 51 520 000
einmalige Kosten pro Fall
0,1 Vollzeitstellen 90 240 0,1 X 90 240
= 9 024
Anzahl der Unternehmen x Kosten pro Fall = 36 096 000
4 000 X 9 024 = 36 096 000
Erfüllungsaufwand 51520 000 36 096 000
3.2.2 Sachaufwand
Zu ermitteln ist der Sach- und Anschaffungsaufwand (kurz: Sachaufwand), der bei
den betroffenen Unternehmen durch die Erfüllung einer Vorgabe oder eines Pro-
zesses unmittelbar anfällt. Darunter fallen auch Aufwendungen für die Inanspruch-
nahme externer Leistungen (z.B. die Zahlung von Fortbildungskosten, Aufwands-
entschädigungen, Kosten für die Wirtschaftsprüfung etc.).
Kalkulatorische Kosten (z. B. der entgangene Gewinn, wenn das Kapital anders
hätte eingesetzt werden können) werden nicht als Erfüllungsaufwand berücksich-
tigt. Bei der Ermittlung des Erfüllungsaufwands wird ausschließlich der Aufwand
herangezogen, von dem erwartet wird, dass er tatsächlich anfällt. Gemeinkosten
zählen ebenfalls nicht zum Erfüllungsaufwand.
Für die Ermittlung des Sachaufwands sind zwei Herangehensweisen möglich. Die
Auswahl der Herangehensweise hängt von der jeweiligen Vorgabe ab:
Option 1: Ermitteln des Sachaufwands pro Fall
Dieses Vorgehen bietet sich vor allem in Fällen an, in denen die Sachkosten eindeu-
tig pro Fall zugeordnet werden können oder die Arbeitsprozesse in einzelne Aktivi-
täten zerlegt sind und der Sachaufwand den einzelnen Aktivitäten unmittelbar zu-
geordnet werden kann. Für den Wegesachaufwand finden sich Pauschalen im An-
hang (siehe Anhang VI, Seite 58).
Leitfadenzur Ermittlungund Darstellungdes Erfüllungsaufwands,2022 1 37
Ermitteln der Änderung des Erfüllungsaufwands I Wirtschaft
Option 2 : Ermitteln des durchschnittlichen jährlichen Sachaufwands
Bei Vorgaben, die zu einer Daueraufgabe im Unternehmen führen, kann auch der
durchschnittliche jährliche Sachaufwand zugrunde gelegt werden.
Einmaliger Sachaufwand, der im Rahmen der Umstellung auf ein neues Verfahren,
der Einrichtung eines Arbeitsplatzes usw. anfällt, wird als einmaliger Erfüllungsauf-
wand ermittelt. Ein Beispiel hierfür ist die einmalige Umstellung einer Software auf-
grund geänderter rechtlicher Bestimmungen. Dieser einmalige Aufwand wird nicht
dem laufenden Sachaufwand bzw. dem Sachaufwand je Fall zugerechnet, sondern
separat ausgewiesen.
Beispiel (fiktiv):
Sachaufwand, der Unternehmen durch die Einführung eines IT-Verfahrens ent-
steht, hier Ermittlung des durchschnittlichen jährlichen Sachaufwands pro Unter-
nehmen
Sachaufwand (in Euro)
Aufwandsart Durchschnittlicher Aufwand je jährlich einmalig
Unternehmen
Sachaufwand Softwarelizenzen und Aufwand
(jährlich) für IT-Support= 800 Euro
Anzahl der betroffenen Unternehmen: 4 000 3 200 000
Berechnung: 4 000 x 800 Euro= 3 200 000 Euro
Sachaufwand Neuanschaffung von Hardware
(einmalig) und Aufwand für Erstinstallation
= 2 500 Euro
Anzahl der betroffenen Unternehmen: 4 000
Berechnung: 4 000 x 2 500 Euro= 10 000 000 Euro 10 000 000
Summe: 3 200 000 10 000 000
38 1 Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022
Ermitteln der Änderung des Erfüllungsaufwands I Wirtschaft
Hinweis: Ersatzinvestitionen
➔ Wenn aufgrund einer gesetzlichen Änderung z. B. ein Gerät oder eine Anlage
ersetzt werden muss, kann davon ausgegangen werden, dass diese Investition
aus betriebswirtschaftlicher
wieso anfallen würde.
Sicht im Rahmen eines bestimmten Zeitraums so- -
➔ Der Erfüllungsaufwand, der in solchen Fällen entsteht, ist wenigstens zum Teil
lediglich das Vorziehen einer früher oder später notwendigen Investition. Im
Regelfall kann unterstellt werden, dass die Hälfte der Investitionen sowieso ge-
tätigt worden wäre. Bei Ersatzinvestitionen wird daher die Hälfte der Anschaf-
fungskosten als Erfüllungsaufwand gewertet, der restliche Aufwand der An-
schaffung dagegen als sogenannte Sowieso-Kosten, soweit kein anderer Anteil
der Sowieso-Kosten begründet werden kann.
Beispiel:
Gemäß den Vorgaben der UVSV sind Betreiber von UV-Bestrahlungsgeräten dazu
verpflichtet, Altgeräte nachzurüsten oder durch Neugeräte zu ersetzen. Sachauf-
wand fällt an, sofern neue Geräte angeschafft (Fallgruppe 1) oder Geräte umgerüs-
tet werden (Fallgruppe 2).
Fallgruppe 1
Ein Neugerät kostet durchschnittlich 15 000 Euro (Annahme). 7 500 Geräte werden
angeschafft. Dadurch entsteht einmaliger Sachaufwand von 112,5 Millionen Euro.
Die Altgeräte, die in Solarien ausgetauscht werden müssen, wären nach Ablauf ih-
rer technischen oder wirtschaftlichen Nutzungsdauer ohnehin von den Unterneh-
men ersetzt worden. Daher wird für den Erfüllungsaufwand nicht der volle Anschaf-
fungsaufwand in Höhe von 112,5 Millionen Euro angesetzt, sondern lediglich 50
Prozent davon, das heißt 56,25 Millionen Euro.
Fallgruppe 2
Bis zu 40 000 Geräte werden umgerüstet. Die Umrüstung kostet je Gerät 750 Euro.
Dies ergibt einen einmaligen Sachaufwand in Höhe von bis zu 30 Millionen Euro.
3.3 Ermitteln des gesamten Erfüllungsaufwands
Nach den vorangegangenen Schritten sollten alle Daten in zumindest grob ge-
schätzter Form vorliegen. Der Aufwand pro Fall zuzüglich des anteiligen Sachauf-
wands multipliziert mit der Fallzahl ergibt den Erfüllungsaufwand für eine Vorgabe
oder einen Prozess. Der Erfüllungsaufwand des Regelungsvorhabens für die Wirt-
schaft ergibt sich aus der Summe des Aufwands aller im Regelungsvorhaben ent-
haltenen Vorgaben oder Prozesse, die die Wirtschaft betreffen.
Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022 1 39
Ermitteln der Änderung des Erfüllungsaufwands I Wirtschaft
Beispiel (fiktiv):
Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands für die Wirtschaft aufgrund
eines Regelungsvorhabens. Es ergibt sich ein jährlicher Erfüllungsaufwand von
rund 6,6 Millionen Euro, davon rund 2,2 Millionen Euro p.a. Bürokratiekosten.
Der einmalige Erfüllungsaufwand beträgt rund 107,6 Millionen Euro.
Vorgabe/ Personal- Personal- Sach- Sach-
1nformationspflicht aufwand aufwand aufwand aufwand
jährlich einmalig jährlich einmalig (in
(in Euro) (in Euro) (in Euro) Euro)
Vorgabe 1 Fallgruppe 1 56 250 000
Fallgruppe 2 30 000 000
Vorgabe 2 1139 400 11394 000
Vorgabe 3 3 200 000 10 000 000
lnforma- 2 215 200
tions-
pflicht 1
Summe 3 354 600 11394 000 3 200 000 96 250 000
davon Bürokratiekosten 2 215 200
40 1 Leitfadenzur Ermittlung und Darstellungdes Erfüllungsaufwands,2022
Ermitteln der Änderungdes ErfüllungsaufwandsI Verwaltung
4 Verwaltung
Zum Erfüllungsaufwand der Verwaltung gehören der Vollzugsaufwand und der Auf- Der Erfüllungsaufwand ist
für Bund und Länder sepa-
wand für das fiskalische Handeln der Verwaltung als Normadressat (z.B. als Halter rat zu ermitteln.
von Kfz oder als Bauherr).
Erfüllungsaufwand entsteht der Verwaltung insbesondere durch die Bearbeitung
von Anträgen oder durch Überwachungsaufgaben sowie durch die Bereitstellung
von Informationen und Materialien (z. B. Antragsformulare) für Bürgerinnen und
Bürger, die Wirtschaft oder für andere Teile der Verwaltung. Die Vorbereitung von
Rechtsetzungsvorhaben verursacht keinen Erfüllungsaufwand der Verwaltung.
Sämtliche Angaben zur Ermittlung des Erfüllungsaufwands für die Verwaltung wer-
den unter Buchstabe E des Vorblattes aufgeführt. Unter Buchstabe D des Vorblattes
sind alle haushalterischen Auswirkungen aufzuführen, unabhängig davon, ob sie
durch die geplanten Maßnahmen selbst oder durch den die Maßnahmen begleiten-
den Verwaltungsaufwand hervorgerufen werden.
Die Angaben unter den
Abweichungen von Erfüllungsaufwand der Verwaltung und Haushaltsausgaben Buchstaben D und E des
Vorblattes können vonei-
-+ Aufgrund unterschiedlicher zugrundeliegender Methodiken bei der Berech-
nander abweichen.
nung der Auswirkungen auf die öffentlichen Haushalte und des Erfüllungsauf-
wands können die Ergebnisse unter den Buchstaben D und E des Vorblattes
voneinan-der abweichen. Gründe für eine Abweichung können z. B. der Auf-
schlag von Sachkosten und Gemeinkosten (Overhead) oder unterschiedliche
Ausgangszah-len für die Berechnung der relevanten Personalkosten sein. Das
Statistische Bundesamt nutzt zur Quantifizierung des Erfüllungsaufwands ei-
gens erstellte Personalkostensätze, während das Bundesministerium der Finan-
zen für die Haushaltsauswirkungen seinerseits eigene Tabellen zur Verfügung
stellt. Dar-über hinaus kann bei bestimmten Sachverhalten Erfüllungsaufwand
zumindest partiell zugleich zu Haushaltsausgaben führen, ebenso wie Haus-
haltsausgaben partiell zugleich auch Erfüllungsaufwand sein können. In diesen
Fällen sind Aus-gaben und Aufwand sowohl beim Buchstaben D als auch beim
Buchstaben Ein der jeweiligen Methodik darzustellen. Sofern hingegen zusätz-
licher Erfüllungs-aufwand für die Verwaltung entsteht, dieser aber keine zu-
sätzlichen Haushalts-ausgaben verursacht, so ist dieser ausschließlich beim
Buchstaben E, nicht aber beim Buchstaben D anzugeben.
Einnahmen und Ausgaben wie z.B. Steuermehr-/-mindereinnahmen und der Wert
der Geldleistungen, geldwerten Sachleistungen oder vergleichbaren Dienstleistun-
gen gegenüber Dritten gern. [+Artikel 104a Absatz 3 und 4 GG, die bei Gesetzent-
würfen unter Buchstabe D des Vorblattes ausgewiesen werden, bleiben bei der Er-
mittlung des Erfüllungsaufwands unberücksichtigt.
Der Erfüllungsaufwand ist für Bund und Länder separat zu ermitteln und auszuwei-
sen (siehe bei Gesetzentwürfen u. a. das Vorblatt, Anhang II, Seite 52). Der Anteil
der Länder beinhaltet auch den Erfüllungsaufwand der Kommunen.
Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022 1 41
Ermitteln der Änderung des Erfüllungsaufwands I Verwaltung
Beispiele für Aufgaben, die Erfüllungsaufwand auslösen:
- Bearbeitung von Anträgen bzw. Rückfragen,
- Erstellung eines Bescheids,
- Bestätigung des Empfangs von Unterlagen,
- Zulassung eines Schulungsanbieters,
- Überwachung der Einhaltung hygienischer Vorschriften durch
Gesundheitsämter,
- Kontrolle, ob bestimmte Anforderungen erfüllt sind.
4.1 Ermitteln der Fallzahl
Allgemein gilt: Bei periodisch zu erfüllenden Vorgaben oder Prozessen ergibt sich
die Fallzahl aus der Multiplikation der Häufigkeit mit der Anzahl der Betroffenen.
Die Häufigkeit gibt an, wie oft pro Jahr eine Vorgabe oder ein Prozess erledigt wird
bzw. wie häufig der damit einhergehende Aufwand entsteht.
Bei Vorgaben oder Prozessen, die aufgrund der Bearbeitung von Anträgen anlass-
bezogen erfüllt werden, sollte die Zahl der jährlich zu erwartenden Anträge als Fall-
zahl zugrunde gelegt werden. Bei Schwankungen ist ein sachgerechter Mittelwert
zu verwenden. Die Fallzahl für Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen ist in der
Regel wesentlich geringer.
Beispiel (fiktiv):
Gemäß den Vorgaben einer bundesrechtlichen Verordnung ist die Einhaltung si-
cherheitsrelevanter Vorgaben sowie die Erfüllung bestimmter Informationspflich-
ten (z. B. das Anbringen von Sicherheitshinweisen) im Gastgewerbe anlassbezogen
und stichprobenartig durch die zuständigen Landesbehörden zu überprüfen. Da die
Höhe der Fallzahl von der Kontrollintensität der jeweiligen Behörden abhängt, lässt
sie sich nur annäherungsweise abschätzen. Als Obergrenze kann angenommen
werden, dass zukünftig maximal 20 Prozent der Unternehmen im Gastgewerbe
jährlich überprüft werden. Daraus folgt bei 222 442 Unternehmen des Gastgewer-
bes insgesamt eine Fallzahl von maximal 44 488 behördlichen Überprüfungen pro
Jahr.
Aufwand, der aufgrund der Anpassung an das neue Regelungsvorhaben nur ein Mal
innerhalb einer Einrichtung der Verwaltung anfällt, wird als einmaliger Erfüllungs-
aufwand bezeichnet und ist gesondert auszuweisen.
42 1 Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022
Ermitteln der Änderung des Erfüllungsaufwands I Verwaltung
4.2 Ermitteln des Erfüllungsaufwands pro Fall
Im nächsten Schritt wird der Aufwand zur Erfüllung einer Vorgabe oder eines Pro-
zesses pro Fall ermittelt. Hierzu werden die wesentlichen anfallenden Tätigkeiten
der Verwaltungsträger zur Erfüllung einer Vorgabe bzw. eines Prozesses identifi-
ziert.
Auf dieser Grundlage werden anschließend der anfallende Personal- und ggf. Sach-
aufwand bestimmt. Durch Addition des Aufwands für alle Tätigkeiten wird dann der
Gesamtaufwand je Fall bestimmt.
4.2.1 Personalaufwand
Als Hilfsmittel für die Identifizierung der zu erwartenden Tätigkeiten kann die
Checkliste mit den möglichen Tätigkeiten der Verwaltung zur Erfüllung einer Vor-
gabe herangezogen werden.
Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022 1 43
Ermitteln der Änderungdes ErfüllungsaufwandsI Verwaltung
Checkliste:
Tätigkeiten der Verwaltung zur Erfüllung von Vorgaben oder Prozessen
✓ Mit der Vorgabe vertraut machen
✓ Beratung, Führen von Vorgesprächen mit Antragstellerinnen und Antrag-
stellern
✓ Formelle Prüfung, Daten und Informationen sichten und zusammenstel-
len, Vollständigkeitsprüfung
✓ Eingangsbestätigung oder fehlende Daten/Informationen einholen
✓ Inhaltliche Prüfung, Berechnungen und Bewertungen durchführen
✓ Interne oder externe Besprechungen (z. B. Anhörungen)
✓ Formulare ausfüllen bzw. vervollständigen, Daten erfassen, Kennzeichnun-
gen vornehmen
✓ Ergebnisse/Berechnungen prüfen und ggf. korrigieren
✓ Datenübermittlung und Veröffentlichung
✓ Zahlungen anweisen
✓ Korrektur (z. B. aufgrund von Beteiligungsverfahren) bzw. weitere Infor-
mationen bei Rückfragen vorlegen
✓ Informationen abschließend aufbereiten
✓ Bescheid erstellen
✓ Kopieren, verteilen, archivieren, dokumentieren
✓ Überwachungs- und Aufsichtsmaßnahmen, Risikoklassifizierung
✓ Beschaffen von Waren, Dienstleistungen und/oder zusätzlichem Personal
✓ Anpassen von internen Prozessabläufen
✓ Teilnahme an Fortbildungen und Schulungen
✓ Wege zu anderen Behörden, Organisationen oder Unternehmen
Allgemein gilt für die Verwendung von Checklisten:
In der Praxis sind selten alle oben aufgeführten Tätigkeiten relevant. In der Be-
standsmessung der Bürokratiekosten der Wirtschaft hatte sich z. B. gezeigt, dass
bei den meisten Informationspflichten lediglich vier bis sechs Tätigkeiten anfallen.
44 1 Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, 2022
Ermitteln der Änderung des Erfüllungsaufwands I Verwaltung
Eine Reihe von Tätigkeiten läuft bei Nutzung entsprechender Informationstechno-
logie automatisch ab. Aus automatisch ablaufenden Prozessen resultiert zunächst
kein Zeitaufwand. Die Bereitstellung und Wartung von Informationstechnologie
aufgrund der Änderung von Vorgaben kann jedoch zusätzlichen Sach- und Perso-
nalaufwand erzeugen. Es kann sich in einzelnen Fällen anbieten, die oben genannte
Checkliste um spezielle Tätigkeiten zu erweitern. Sollen spezielle Listen entwickelt
und künftig für weitere Schätzungen verwendet werden, empfiehlt es sich, den NKR
sowie das StBA bereits an der Entwicklung zu beteiligen. Sofern keine spezifischen
Daten über den Zeitaufwand für die Erfüllung der Vorgaben zu ermitteln sind, kann
die Zeitwerttabelle Verwaltung herangezogen werden (siehe Anhang VIII, Seite 61).
Zudem findet sich im Anhang eine Tabelle mit Pauschalen zu Wegezeiten (siehe
Anhang VI, Seite 58).
Zur Ermittlung des Personalaufwands für die Verwaltung werden zunächst die zu Gemeinkosten zählen
nicht zum Erfüllungsauf-
erwartenden Bearbeitungszeiten dargestellt. Bedingt die zu betrachtende Vorgabe
wand.
oder der zu betrachtende Prozess Veränderungen beim Personalbedarf, so muss
darauf konkret hingewiesen werden. Dabei zählen Gemeinkosten nicht zum Erfül-
lungsaufwand.
Zwei Berechnungswege bieten sich an:
Weg 1: Ermitteln des Personalaufwands pro Tätigkeit und Fall
Personalaufwand wird grundsätzlich über die zu erwartende Arbeitszeit pro Tätig-
keit und Fall dargestellt und mit den laufbahnspezifischen Lohnsätzen der mit der
Bearbeitung zu betrauenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern multipliziert. Die
zu erwartende Arbeitszeit pro Fall (Zeitaufwand) kann z.B. anhand von Erfahrungs-
werten, Organisationsuntersuchungen oder Daten der Kosten- und Leistungsrech-
nung ermittelt werden.
Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfül/ungsaujwands, 2022 1 45
Ermitteln der Änderung des Erfüllungsaufwands I Verwaltung
Beispiel:
Tätigkeiten und Zeitaufwand der kommunalen Behörden bei der Bearbeitung
von Elterngeldanträgen (Ergebnis des Projekts „Einfacher zum Elterngeld")
Tätigkeit Fallgruppe
ohne Einkorn- mit Einkorn- mit Einkorn-
men aus Er- men aus Er- men vor und
werbstätigkeit werbstätig- nach Geburt
vor Geburt keit vor Ge- des Kindes,
des Kindes burt des Kin- Selbststän-
des dige, Sonder-
fälle
Minuten pro Fall
Beratung 20
Sich mit der Vorgabe ver-
traut machen 2
Daten und Informationen
sichten und zusammenstel-
len, Vollständigkeitsprüfung 3 10 13
Fehlende Daten oder lnfor-
mationen einholen 5 5 9
Formulare ausfüllen bzw.
vervollständigen und/oder
Daten erfassen 8 12 30
Berech n u nge n/Bewe rtu ngen
durchführen 0 10 40
Ergebnisse prüfen und ggf.
korrigieren 5 10 10
Informationen abschließend
aufbereiten 2
Interne oder behördenüber-
greifende Besprechungen 1
Zahlungen anweisen 1
Kapieren, verteilen, archivie-
ren, dokumentieren 4
Weitere Informationen bei
Rückfragen vorlegen 1
Teilnahme an Fortbildungen 2
Gesamtzeiten 54 80 135
Die laufbahnspezifischen Lohnsätze ergeben sich aus der Lohnkostentabelle des
StBA (siehe Anhang IX, Seite 63).
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