Hinweis: Nach § 29 Abs. 3 Satz 1 VwVfG erfolgt Akteneinsicht bei der Behörde, die die
Akten führt. Von diesem Grundsatz lässt Satz 2 der Vorschrift Abweichungen zu, indem im
Einzelfall die Einsicht z. B. bei einer Auslandsvertretung erfolgt. Weitere Ausnahmen kann
die Behörde, die die Akten führt, gestatten

3.1. Verfahren
Der Antrag auf Akteneinsicht nach § 29 Abs. 1 Satz 1 VwVfG wird durch das AVS einge-
scannt und als Postmappe dem Entscheider zugeleitet. Der Entscheider entscheidet über
den Antrag.
Wird dem Antrag stattgegeben, verfügt der Entscheider den Aktenversand. Er fertigt hierzu
das Begleitschreiben (D0802 = AkteneinsichtRAKanzlei) an und gibt darin an, welche Do-
kumente übersendet werden sollen. Der Umfang des Akteneinsichtsrechts für den Antrag-
steller und dessen Rechtsanwalt ist unter Punkt 3.2 näher beschrieben. Darüber hinaus
gelten für Aktenanforderungen durch das BVA, die ABH und den UNHCR die Ausführungen
unter Punkt 5. Im Begleitschreiben kann je nach Bedeutung und Bewertung eingereichter
Beweismittel durch das BAMF ein Hinweis angebracht sein, dass Originale auf Anforderung
zur Verfügung gestellt werden können (vgl. Grundsätzliches).
Insbesondere sind dem Ausländer und ggf. einem verfahrensbevollmächtigten
Rechtsanwalt oder sonstigen Rechtsberater auf Antrag auch Erkenntnisquellen zur
Verfügung zu stellen, sofern die darin enthaltenen Informationen bei der Entscheidung des
Bundesamtes berücksichtigt wurden. Unter Erkenntnisquellen sind aktuelle Informationen
aus verschiedenen Quellen zu verstehen, z. B. Lageberichte und amtliche Auskünfte des
Auswärtigen Amtes, Auskünfte des Orient- oder Afrika-Institutes oder von Amnesty Interna-
tional. Nicht darunter fallen die HKL-Leitsätze des Bundesamtes, da darin lediglich
Aussagen aus anderen „Erst“quellen verwertet werden.
Der Empfänger hat dafür Sorge zu tragen, dass als Verschlusssachen eingestufte
Erkenntnisquellen (z. B. Lageberichte und amtliche Auskünfte des Auswärtigen Amtes) nicht
an Personen weitergegeben werden, die nicht am Verfahren beteiligt sind. Ein
entsprechender Hinweis ist in der Dokumentenvorlage D0802 enthalten.
Abschließend verfügt der Entscheider die Weiterbearbeitung an das AVS (siehe ggf. auch
DA-Asyl Bescheidausfertigung – Hinweise bei sicherheitsrelevanten Bedenken (VS-NfD)).
Vom AVS aus wird der Aktenausdruck im Inland an jede ordnungsgemäß bevollmächtigte
Person bzw. Anwaltskanzlei oder Institution gesandt und braucht nicht zurückgegeben wer-
den. Kosten werden nicht erhoben.


3.2. Umfang der Aktenübersendung
Sofern der Antrag auf Akteneinsicht ein Dublinverfahren betrifft, in dem neben der Verfah-
rensakte eine DUAO-Mappe geführt wird (regelmäßig während der Überstellungsfrist von 6


Akteneinsicht                            3/6                              Stand 08/21

bis zu ggf. 18 Monaten ab Eingang der Zustimmung des ersuchten Mitgliedstaats bis zum
Abschluss des Verfahrens) gelten nachfolgende Besonderheiten.
Gemäß Weisung vom 27.07.2016 sind in Dublin-Fällen alle Dokumente, aus denen sich der
Termin der geplanten Überstellung ergibt, von der Akteneinsicht auszunehmen. Sofern der
Antrag auf Akteneinsicht ein Dublinverfahren betrifft, in dem neben der Verfahrensakte eine
DUAO-Mappe geführt wird (dies ist bei der Einlegung von Rechtsmitteln gegen den Dublin-
bescheid der Fall), ist der Inhalt der DUAO-Mappe ebenfalls auszudrucken und dem Aus-
druck der Verfahrensakte beizufügen. Eine Auflösung der DUAO-Mappe in die Verfahrens-
akte darf bis zum Verfahrensabschluss nicht erfolgen. Der geplante Überstellungstermin
befindet sich in einer referenzierten Postmappe/Mappe, solange dieser Termin weder reali-
siert noch storniert wurde. Diese Postmappe/Mappe darf daher nicht in die Akte oder DUAO-
Mappe aufgelöst werden; sie ist nicht Bestandteil der Akte und darf weder ausgedruckt noch
versandt werden. Nach § 59 Abs.1 Satz 8 AufenthG darf nach Ablauf der Frist zur freiwilligen
Ausreise der Termin der Abschiebung dem Ausländer nicht angekündigt werden.
Bei Vorliegen besonderer Umstände (z. B. unmittelbar bevorstehender Abschiebung) sind
die vor Ort identifizierten möglichen Kommunikationskanäle ggf. nach Einzelfallabsprache -
zu nutzen.
Soweit zu überlassende Unterlagen genau bezeichnet sind (z. B. Teil 1 der Niederschrift
zum Asylantrag, Statement und Anhörungsniederschrift), stößt der Entscheider den redu-
zierten Aktenausdruck unmittelbar an (BriefversandPoststelleBrief; bei anwaltlichen
Vertretungen, die eine sogenannte „SAFE-ID“ hinterlegt haben, ist primär die Übermittlungs-
möglichkeit „an beA-Empfänger“ zu nutzen, siehe Postausgang).
Liegt ein Antrag mit der unspezifizierten Bitte um Übersendung wichtiger Aktenbestandteile
o. Ä. vor, empfiehlt sich eine (telefonische) Nachfrage, welche Unterlagen als bedeutsam
erachtet werden.


4. Besonderheiten bei Folgeanträgen und isolierten Wiederaufgreifensanträgen zu §
60 Abs. 5 und 7 AufenthG
Ein Rechtsanspruch auf Akteneinsicht nach § 29 Abs. 1 Satz 1 VwVfG besteht wie sich aus
dem Wortlaut der Vorschrift und ihrer systematischen Stellung in Teil II des Gesetzes ergibt
– nur innerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens.
Als das Verfahren betreffend sind nicht nur die unmittelbar für ein Verfahren angelegten
Vorgänge anzusehen, sondern insbesondere auch Vorakten. Wegen der dem Asylverfahren
innewohnenden engen Einheit der Verfahrensarten ist deshalb auch bei bereits gestellten
sowie beabsichtigten Folgeanträgen und isolierten Wiederaufgreifensanträgen zu § 60 Abs.
5 und 7 AufenthG Akteneinsicht zu gewähren.



Akteneinsicht                            4/6                                Stand 08/21

Anders als bei Anträgen nach dem IFG sind Anträge nach dem VwVfG zu begründen. Der
Antrag kann wie folgt begründet werden:
-   Die Kenntnis des Akteninhaltes ist notwendig
-      zur Prüfung der Erfolgsaussichten bzw. zur Begründung eines beabsichtigten Folge-
       antrages oder eines isolierten Wiederaufgreifensantrages zu § 60 Abs. 5 und 7 Auf-
       enthG,
-      für weitere Ausführungen zu dem beim Bundesamt bereits vorliegenden Folge- bzw.
       isolierten Wiederaufgreifensantrag zu § 60 Abs. 5 und 7 AufenthG oder für eine Stel-
       lungnahme nach § 73b Abs. 46 Satz 2 AsylG.


5. Aktenanforderung durch das BVA, eine ABH oder UNHCR
5.1. BVA
Das Bundesverwaltungsamt (BVA) fordert im Rahmen von Aufnahmeverfahren für Spätaus-
siedler gem. §§ 26 ff. Bundesvertriebenengesetz (BVFG) mitunter vollständige Asylverfah-
rensakten an. Ermächtigungsgrundlage für die Datenübermittlung sind § 29 Abs. 1 Satz 2
BVFG i. V. m. § 8 Abs. 4 AsylG. Den Ersuchen ist nachzukommen.
Es sind folgende Besonderheiten zu beachten:
Weist das BVA in seiner Anforderung auf die Härteklausel des § 27 Abs. 2 BVFG hin, kön-
nen auch vorhandene ärztliche Atteste, Befundberichte o. Ä. übersandt werden. Andernfalls
sind diese Papiere zunächst nicht mitzusenden (siehe Ärztliche Unterlagen) Das BVA hat
aber unter Umständen zu prüfen, ob die Versagung des Aufnahmebescheides eine beson-
dere Härte bedeuten würde. Darunter fallen auch Gesundheitsgefahren.
In jedem dieser Fälle ist daher im Begleitschreiben ein entsprechender Text einzugeben.
Beispiel:
„Hier für den Antragsteller ..................... vorliegende ärztliche Unterlagen konnten aus Da-
tenschutzgründen nicht übersandt werden. Sollten Sie sie gem. § 27 Abs. 2 BVFG benöti-
gen, bitte ich um Übersendung einer ausreichenden Vollmacht. Geben Sie dazu bitte auch
an, ob ein Ausdruck aus der hiesigen elektronischen Akte genügt oder Originale benötigt
werden.“
Für die Versendung der Aktenkopie durch das AVS erstellt der Entscheider eine entspre-
chende Verfügung.
Die Anhörung ist, soweit nicht besondere Umstände entgegenstehen, vor der Übersendung
des Aktenausdrucks durchzuführen. Anschließend ist der Asylantrag in der Maske „Zusatz-
informationen Akte“ als „nicht entscheidungsreif“ zu kennzeichnen, da eventuelle Ansprüche
nach dem BVFG solchen nach dem AsylG vorgehen würden.


Akteneinsicht                               5/6                                  Stand 08/21

5.2. ABH
Die Übermittlung an die ABH richtet sich nach § 87 AufenthG i. V. m. § 8 Abs. 3 AsylG. Sind
Krankheitsnachweise vorhanden, ist das Kapitel Ärztliche Unterlagen zu beachten. Für das
AVS ist eine entsprechende Verfügung zu erstellen.
5.3. UNHCR
Über die Zuleitung von Aktenausdrucken an den UNHCR (§ 9 Abs. 3 AsylG) entscheidet
das Qualitätssicherungsreferat. Solche Anträge werden entsprechend an das Qualitätssi-
cherungsreferat weitergeleitet.




Akteneinsicht                            6/6                               Stand 08/21

Dienstanweisung
                                   Asylverfahren


Anfragen zur HKL – Sachaufklärung über T-IVS

1. Allgemeines
Gemäß § 7 Abs. 1 AsylG dürfen personenbezogene Daten von mit der Ausführung dieses
Gesetzes betrauten Behörden erhoben werden, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben
erforderlich ist (zu den Pflichten des Bundesamtes vgl. § 24 Abs. 1 AsylG). Sie dürfen unter
den Voraussetzungen des § 7 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 bis 5 auch bei ausländischen Behörden
und nicht öffentlichen Stellen erhoben werden, es sei denn, dass Anhaltspunkte dafür be-
stehen, dass überwiegende schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt wer-
den (vgl. § 7 Abs. 2 Satz 3 AsylG). Dabei sind auch die Vorgaben des Art. 30 Verfahrens-
richtlinie zu beachten, wonach u. a. keine Informationen über einzelne Anträge auf interna-
tionalen Schutz bei Stellen eingeholt oder an sie weitergegeben werden dürfen, die den
Antragsteller nach seinen Angaben verfolgt oder ihm ernsthaften Schaden zugefügt haben.



1.1. Anfragetypen
Vor Anfragestellung muss durch den Anfragenden je nach Art der Anfrage eine Recherche
in MILo oder in der DA-Asyl erfolgen. In Fällen, in denen keine oder nur unzureichende
Informationen gefunden werden, besteht die Möglichkeit einer Anfrage an die (IVS) als
zentraler Ansprechpartner (vgl. 1.2).
Nachfolgende Anfragen können unter anderem von der IVS bearbeitet werden:
 HKL-Fakten: Länderkundliche Anfragen (vgl. 2)
 Grundsatz/Rechtsfragen: Allgemeine Verfahrensfragen, (z. B. zur DA-Asyl (vgl. 2)
 Dokumentenanforderung: Anfragen nach konkreten (z. B. zitierten) Dokumenten (vgl.
    2)
 Auswärtiges Amt: Anfragen an das Auswärtige Amt (mit VP/ohne VP) , Nachfragen zu
    unbeantworteten Visa-Anfragen bei einer deutschen Auslandsvertretung, sowie
    Anfragen zur Aufnahmebereitschaft unbegleiteter Minderjähriger (vgl. 3 ff. sowie Kap.
    Identitätsfeststellung – Instrumentarien: 1.3 und Kap. Unbegleitete Minderjährige (UM):
    7.5.3).
 Medizin: Anfragen zur Verfügbarkeit/Zugänglichkeit von Medikamenten/Behandlungen
    im HKL (vgl. 4.)
 Anfragen an Institute, Institutionen und Universitäten, dazu zählen auch Anfragen an
    UNHCR (vgl. 5 ff.).
Darüber hinaus gibt es noch weitere Anfragetypen (ASA, Prozess/Grundsatz).


 Hinweis:


Anfragen                                 1/9                                Stand 06/24

Erst nach erfolglosem Ermittlungsversuch über eine IVS-Anfrage, kann die Möglichkeit
 einer Anfrage an das Auswärtige Amt (AA) geprüft werden. Eine Anfrage an das AA sollte
 erst als letztes Mittel in Betracht kommen. (vgl. Leitfaden für AA-Anfragen). Für weiterge-
 hende Informationen vgl. 3.2.



1.2. Anfrageweg über IVS
Anfragen zur HKL-Sachaufklärung werden über das Ticketsystem-IVS (T-IVS) bearbeitet.
Sie können über das Icon        in der InfoPORT-Menüleiste gestellt werden. Hierüber kön-
nen die unter 1.1 dargestellten Anfragentypen ausgewählt werden.
Fragen zur Nutzung können an die Mailadresse T-IVS.USERDESK oder die zentrale
Telefonnummer 46610 gerichtet werden.

Der Anfrageweg von AA-Anfragen und die formellen Anforderungen sind unter 3.ff. darge-
stellt.


2. Interne allgemeine HKL-Anfragen und Grundsatz-/ Rechtsfragen
Bei konkreten Fragen zur Sachaufklärung des Falles bzw. bei unzureichenden Informatio-
nen besteht die Möglichkeit, eine Anfrage über das Ticketsystem T-IVS in infoPORT an die
IVS zu leiten. Unter internen Anfragen an die IVS fallen beispielsweise Fragen zu:
   -   HKL-Fakten
   -   Grundsatz-/ Rechtsfragen und
   -   Dokumentenanforderung.
Handelt es sich bei der Anfrage um Grundsatz- oder Rechtsfragen, wie z. B. zur DA-Asyl,
die u. a. an das Grundsatzreferat Asyl gerichtet sind, ist vorher eine Rücksprache mit den
Referenten oder den Teamleitern zu halten. Sofern eine Entscheidung zur Lösung der Fra-
gestellung basierend auf den Ausführungen der DA- Asyl nicht getroffen werden kann, kann
im nächsten Schritt über den Referenten oder den Teamleiter die Anfrage an die IVS als
zentraler Ansprechpartner gerichtet werden. Nach einer Vorprüfung durch die IVS werden
rechtsgrundsätzliche Fragen an die zuständigen Fachreferate weitergeleitet.
Erforderlich für die Beantwortung sind zwingend eine konkrete Fragestellung mit aussage-
kräftiger und problemorientierter Sachverhaltsdarstellung, ein skizzierter Lösungsansatz
einschließlich zugrundeliegende Überlegungen und andernfalls eine Erläuterung, warum
und an welcher Stelle Dienstanweisungen oder gesetzliche Regelungen nicht weitergehol-
fen haben. Sollte die Anfrage die genannten Mindestanforderungen nicht erfüllen, kann die
Anfrage durch die IVS im Einzelfall an den Anfragenden mit der Bitte um Klarstellung zu-
rückgeschickt werden.


Anfragen                                  2/9                                Stand 06/24

3 Allgemeine HKL-Anfragen an das Auswärtige Amt
3.1. Erforderlichkeit
Grundsätzlich sollen die unter Ziffer 1.1 dargestellten Möglichkeiten zur HKL-
Sachverhaltsaufklärung zunächst ausgeschöpft werden, bevor eine Anfrage an das AA ge-
stellt wird. Die Möglichkeit, die IVS mit einer Recherche (beispielsweise: stattgefundene Er-
eignisse wie Demonstrationen) zu beauftragen, ist unbedingt vor einer Anfrage an das AA
zu nutzen.
Nur wenn auf anderem Weg (vgl. 1.1) keine ausreichende Sachverhaltsermittlung erfolgen
konnte, kann die Option einer Anfrage an das AA in Erwägung gezogen werden.
Die Erforderlichkeit einer Anfrage an das AA ist zunächst mit der Referatsleitung, den Re-
ferenten oder den Teamleitern durch Vorlage abzustimmen, bevor sie an die IVS gerichtet
wird (Vorlagepflicht). Hierfür ist es im Rahmen der Vorlagepflicht erforderlich mittels Akten-
vermerk den Sachverhalt darzustellen und im nächsten Schritt eine Freigabe durch die Re-
feratsleitung, den Referenten oder den Teamleiter in Form eines Aktenvermerks einzuholen
(Erforderlichkeitsprüfung).
Eine solche Anfrage darf lediglich dann erfolgen, wenn die Sachverhaltsermittlung für die
Entscheidung unabdingbar ist und Sachverhalte nur vor Ort aufgeklärt werden können (vgl.
Leitfaden für AA-Anfragen).
Hinweis: Nachfragen zu unbeantworteten Visaanfragen bei einer deutschen Auslandsver-
tretung sind von der Erforderlichkeitsprüfung ausgenommen und können über das Ticket-
system (T-IVS) im Vorgangstyp Auswärtiges Amt (AA) übermittelt werden. Vordrucke müs-
sen dabei nicht ausgefüllt werden, auch eine Vorlagepflicht entfällt. Weitere Bearbeitungs-
hinweise sind dem Leitfaden für AA-Anfragen zu entnehmen.
3.2. Ausschluss einer Gefährdung von Antragstellern und Dritten
Im Rahmen der Sachverhaltsermittlung getroffene Maßnahmen dürfen nicht zu einer Ge-
fährdung von Antragstellern oder Dritten führen. Dies gilt sowohl im Hinblick auf die Be-
schaffung von Dokumenten als auch bezüglich der Informationsbeschaffung. Insoweit sind
bei Auskunftsersuchen auch datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten und die für eine
evtl. notwendige Datenübermittlung erforderliche Rechtsgrundlage zu prüfen (§ 7 AsylG).
Eine Sachverhaltsermittlung im Herkunftsland, die zu einer unumkehrbaren Preisgabe sen-
sibler personenbezogener Informationen (wie z. B. die Homosexualität) an Dritte führt, kann,
soweit sie nicht wegen unvertretbarer verfolgungsauslösender oder verfolgungsverschär-
fender Wirkungen ausscheidet, lediglich das letzte Mittel der Sachverhaltsaufklärung sein.47
Die Weitergabe von sensiblen Informationen zur Beurteilung der Glaubhaftigkeit des Sach-
vortrags der Antragsteller stellt bei Nichtbeachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes
eine Verletzung des allgemeinen Persönlichkeitsrechtes dar.48

47
     BVerfG, Beschluss vom 26.01.2005 – 2 BvR 1899/04.
48
     BVerfG, Beschluss vom 26.01.2005 – 2 BvR 1899/04.

Anfragen                                        3/9                          Stand 06/24

3.3. Formelle Anforderungen an AA-Anfragen
Anfragen an das AA sind über das Formular „Auswärtiges Amt (AA)“ in T-IVS unter Verwen-
dung der nachfolgenden MARiS- Dokumentenvorlagen zu stellen.
In einigen Herkunftsländern setzt das Bundesamt Verbindungspersonal (VP) an der Deut-
schen Botschaft ein, dessen Aufgaben u. a. die Mitwirkung an der Beantwortung von AA-
Anfragen umfasst. Bei Anfragen an das AA mit Verbindungspersonal des BAMF im HKL
handelt es sich i. d. R. um die Abklärung eines Sachverhaltes im konkreten Einzelfall (d. h.
Faktenrecherche). Eine Liste dieser Länder ist dem Leitfaden für AA-Anfragen zu entneh-
men.
Bitte beachten Sie die Zusatzinformation für das HKL Türkei.
Arten von Anfragenan das AA und die dazugehörigen Vorlagen:

 Anfragen zur Sachverhaltsaufklärung
 D0635      Anfrage_AA_Verbindungspersonal Anfrageformular mit Verbindungspersonal
                                           (Länder mit VP – siehe oben Leitfaden) 49)
 D0809      Anfrage_AA_Allgemein                      Anfrageformular ohne Verbindungsper-
                                                      sonal (VP) 50)
 Anfrage zur Klärung der Wiederaufnahmebereitschaft eines sonstigen Drittstaates gemäß
 §§ 29 Abs. 1 Nr. 4, 27 AsylG i. V. m. Art. 35 VerfRL in HKL

 D2066      Anfrage_AA_VerPers_                       Anfrageformular mit Verbindungspersonal
            Wiederaufn                                (vgl. hierzu die Regelungen im Kapitel Un-
                                                      zulässige Asylanträge, 4.4 ff.)
 D2065      Anfrage_AA_Wiederaufn                     Anfrageformular ohne Verbindungsperso-
                                                      nal (Länder mit VP – siehe oben Leitfa-
                                                      den) (vgl. hierzu die Regelungen im Kapi-
                                                      tel Unzulässige Asylanträge, 4.4 ff.)
 Medizinische Anfragen
 D0984      Anfrage_AA_Ver-Pers_ Medizin              Anfrageformular mit Verbindungspersonal
                                                      (vgl. Ziff. 4.2.2)
 D0810      Anfrage_AA_Medizin_Behandlung             Anfrageformular ohne Verbindungsperso-
                                                      nal (vgl. Ziff. 4.2.1)
 Anfragen zur Klärung der Aufnahmebereitschaft unbegleiteter Minderjähriger (siehe Kap.
 Unbegleitete Minderjährige (UM), Ziff. 7.5.3.)
 D2503      AufnUM-AA_Info_gesVertr                   Information der gesetzlichen Vertretung
                                                      über die Durchführung von Vor-Ort-Ermitt-
                                                      lungen

49
   Das Bundesamt setzt derzeit in Albanien, Georgien, Kosovo, Iran, der Russischen Föderation, Libanon
sowie der Türkei VP ein. (vgl. Leitfaden für AA-Anfragen)
50
   Das Bundesamt setzt derzeit in Albanien, Georgien, Kosovo, Iran, der Russischen Föderation sowie der
Türkei VP ein. (vgl. Leitfaden für AA-Anfragen)

Anfragen                                      4/9                                    Stand 06/24

D2504     AufnUM-AA_Einverst-RUS              Einverständniserklärung zur Durchfüh-
                                               rung von Vor-Ort-Ermittlungen (Russische
                                               Föderation)
 D2490     AufnUM-AA_oVP_Eltern_Fam            Anfrageformular ohne Verbindungsperso-
                                               nal zur Ermittlung aufnahmebereiter El-
                                               tern bzw. Familienmitglieder mit Anlagen
                                               - 1a_Ergebnisdokumenta-
                                                 tion_Eltern_Familienmitglied
                                               - 1b_Aufnahmeerklärung_Eltern_Fami-
                                                 lienmitglied

 D2491     AufnUM-AA_oVP_öffStelle             Anfrageformular ohne Verbindungsperso-
                                               nal zur Ermittlung aufnahmebereiter öf-
                                               fentlicher Stelle mit Anlagen
                                               - 2a_Ergebnisdokumentation_öffStelle
                                               - 2b_Aufnahmeerklärung_öffStelle

 D2492     AufnUM-AA_VP_1_Eltern_Fam           Anfrageformular mit Verbindungspersonal
                                               zur Ermittlung aufnahmebereiter Eltern
                                               bzw. Familienmitglieder mit Anlagen
                                               - 1a_Ergebnisdokumenta-
                                                 tion_Eltern_Familienmitglied
                                               - 1b_Aufnahmeerklärung_Eltern_Fami-
                                                 lienmitglied
 D2493     AufnUM-AA_VP_2_öffStelle            Anfrageformular mit Verbindungspersonal
                                               zur Ermittlung aufnahmebereiter öffentli-
                                               cher Stelle mit Anlagen
                                               - 2a_Ergebnisdokumentation_öffStelle
                                               - 2b_Aufnahmeerklärung_öffStelle

Hinweis: Visanachfragen erfolgen ohne Verwendung einer MARiS-Dokumentenvorlage im
Vorgangstyp Auswärtiges Amt (AA) in T-IVS.
Die in den Vorlagen enthaltenen Ausfüllanweisungen sind zu beachten! Für bestimmte HKL
sind zudem Merkblätter / Grundsatzschreiben zu beachten. Die aktuelle Liste findet sich im
Leitfaden für AA- Anfragen.
Der Anfragetext mit MARiS-Aktenzeichen soll, soweit erforderlich, genaue Personalien,
letzte Anschrift im Herkunftsland, Staatsangehörigkeit und Volkszugehörigkeit sowie ggf.
andere für eine Antwort wesentliche Aspekte beinhalten.
Die „Allgemeine Erklärung zur Datenverwendung“ ist zwingend abzugeben. In dieser Erklä-
rung wird spezifiziert, inwiefern Personendaten des Antragstellers, die sich aus der Anhö-
rung bzw. Akte ergeben, an das Herkunftsland übermittelt werden dürfen. Dazu sind im An-
frageformular die Textvorschläge in den Hinweisen zu verwenden.


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Eine ausführliche datenschutzrechtliche Belehrung des Antragstellers über seine Rechte ist
darüber hinaus bereits im Rahmen der Erstbelehrung erfolgt, sodass eine Einverständnis-
erklärung nur in den ausdrücklich geregelten Fallkonstellationen erforderlich ist.
Hinweis: Die „Allgemeine Erklärung zur Datenverwendung“ gilt grundsätzlich nicht für An-
fragen zur Klärung der Wiederaufnahmebereitschaft eines sonstigen Drittstaates gemäß §
29 Abs. 1 Nr. 4 AsylG. Liegen bei Anfragen zur Wiederaufnahmebereitschaft jedoch aus-
nahmsweise Hinweise vor, dass bestimmte Behörden oder Personen im Drittstaat im Zu-
sammenhang mit der Anfrage nicht kontaktiert werden dürfen, um eine Gefährdung von
Antragsteller oder Dritten zu vermeiden, sollte eine entsprechende Erklärung zur Datenver-
wendung beigefügt werden.
Bei Dokumenten- und Personenprüfungen in einigen HKL werden separate Einverständnis-
erklärungen verlangt. In diesem Fall wird das jeweilige Formular dem Entscheider zuge-
sandt. Für Recherchen zu bestimmten Themen ist für einige HKL eine Einverständniserklä-
rung notwendig. Diese ist zweckgebunden und erlaubt nur Recherchen zum angegebenen
Zweck bei den dafür zuständigen Behörden. Personenbezogene Recherchen, die darüber
hinausgehen, deckt die Einverständniserklärung nicht ab; diese sind daher nicht erlaubt.
Eilanfragen – insbesondere bei Medieninteresse, in Flughafen- oder in Haftfällen sind als
solche zu kennzeichnen.

Hinweis: Die Anfragenvorlage in MARiS darf keinesfalls über „Briefversand lokal“ ausge-
druckt oder über die Mailfunktion verschickt werden. Dadurch würde sie in eine Grafik um-
gewandelt werden und eine weitere Bearbeitung wäre nicht möglich.
Das Dokument ist aus der Schriftstückliste aufzurufen, als Word-Datei abzuspeichern und
dann asl Anlage zu versenden (über infoPORT <http://tis.prod.intern/secure/ExternalCrea-
teAction!default.jspa?pid=10100> erreichbar).

Beizufügende Anlagen, die lediglich als Kopien vorliegen, sind möglichst als PDF anzuhän-
gen.
Bei Anfragen an das AA zur Dokumentenüberprüfung sind diese gesondert zu übersenden.
Originalunterlagen müssen deutlich als solche gekennzeichnet und zurückerbeten werden.
Erforderliche beglaubigte Übersetzungen sind beizufügen. Liegt bereits eine Abgabenach-
richt der IVS an andere Referate vor, können nachzureichende Originaldokumente direkt
dorthin gesandt werden.
Des Weiteren ist bei der Echtheitsprüfung von Dokumenten zu beachten: Physikalisch-
Technische Urkundenuntersuchung (PTU), infoPORT: Physikalisch-Technische Urkunden-
untersuchung.
Das AA nimmt keine physikalisch-technische Untersuchung der Urkunden vor.




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