BStbl Nr. 12 2018
Bundessteuerblatt Nr. 12 aus 2018
V 29.4 Hinterziehungszinsen 918
V 29.5 Prozesszinsen 918
V
Säumniszuschläge
30 918
V 30.1 Allgemeines 918
V 30.2 Berechnung 918
V 30.3 Rechtsbehelf und Korrektur 919
V
Mahnung, Vollstreckung und Niederschlagung
31 919
V 31.1 Mahnung 919
V 31.2 Vollstreckung 919
V 31.3 Niederschlagung 919
VI. Abzweigung und Erstattung 920
V
Auszahlung an Dritte (Abzweigung)
32 920
V 32.1 Allgemeines 920
V 32.2 Abzweigungsvoraussetzungen 920
V 32.3 Abzweigungsempfänger 921
V 32.4 Vorläufige Zahlungseinstellung und Anhörung 921
V 32.5 Höhe des Abzweigungsbetrages 921
V 32.6 Ermessensausübung 922
V 32.7 Korrektur von Abzweigungsentscheidungen 922
V
Erstattung nach § 74 Abs. 2 EStG
33 922
V 33.1 Allgemeines 922
V 33.2 Erstattung nach § 74 Abs. 2 EStG bei nachrangigen Leistungen 923
V 33.3 Erstattung nach § 74 Abs. 2 EStG bei Kostenbeiträgen 924
V 33.4 Zusammentreffen eines Erstattungsanspruchs mit anderen Verfügungen über den Kindergeldanspruch 924
V 33.5 Verzinsung von Erstattungsansprüchen 925
V 33.6 Erfüllungsfiktion 925
V 33.7 Rückerstattungsanspruch bei Korrektur der Festsetzung 925
VII. Besonderheiten beim Berechtigtenwechsel 926
V
Allgemeines
34 926
V
Zusammenarbeit zwischen den Familienkassen
35 926
V
Erfüllung des Erstattungsanspruchs durch Weiterleitung
36 926
Kapitel R - Rechtsbehelfsverfahren 928
I. Allgemeines 928
R 1 Rechtsbehelfsliste 928
II. Außergerichtliches Rechtsbehelfsverfahren 929
R 2 Allgemeines zum außergerichtlichen Rechtsbehelfsverfahren 929
R 2.1 Untersuchungsgrundsatz 929
R 2.2 Mitwirkungspflichten 929
R 2.3 Rechtliches Gehör 929
R 3 Abgrenzung zu anderen Verwaltungsverfahren 929
R 4 Zulässigkeitsvoraussetzungen 929
R 4.1 Grundsätze 929
R 4.2 Statthaftigkeit 929
R 4.3 Beschwer 930
R 4.4 Anbringungsbehörde, Form und Inhalt des Einspruchs 930
R 4.5 Einspruchsfrist 931
R 4.5.1 Wiedereinsetzung in den vorigen Stand 931
R 4.6 Folgen der Unzulässigkeit 932
R 5 Durchführung des außergerichtlichen Rechtsbehelfsverfahrens 932
R 5.1 Aussetzung der Vollziehung 932
R 5.1.1 Grundsätze 932
R 5.1.2 Voraussetzungen 932
R 5.1.3 Folgen 932
R 5.2 Akteneinsicht und Recht auf Mitteilung der Besteuerungsunterlagen 933
R 5.3 Erörterung des Sach- und Rechtsstandes 933
R 5.4 Ausschlussfrist (Präklusionsfrist) 933
R 5.5 Verböserung 933
R 5.6 Ruhen des Verfahrens 933
R 5.7 Hinzuziehung 934
R 6 Beendigung des Rechtsbehelfsverfahrens 935
R 6.1 Umfang der Prüfung 935
R 6.2 Rücknahme des Einspruchs 935
R 6.3 Abhilfe- und Teilabhilfebescheid 935
R 6.4 Einspruchsentscheidung 936
R 6.4.1 Rubrum 936
R 6.4.2 Tenor 936
R 6.4.3 Begründung 937
R 6.4.4 Rechtsbehelfsbelehrung 937
R 6.5 Kosten 937
III. Finanzgerichtsverfahren 938
R 7 Rechtsgrundlagen für den Finanzgerichtsprozess 938
R 8 Allgemeines zum gerichtlichen Rechtsbehelfsverfahren 938
R 9 Klagearten 938
R 9.1 Anfechtungsklage 938
R 9.2 Verpflichtungsklage 939
R 9.3 Allgemeine Leistungsklage 939
R 9.4 Feststellungsklage 939
R 9.5 Einstweiliger Rechtsschutz 939
R
Zulässigkeitsvoraussetzungen der finanzgerichtlichen Klage
10 940
R 10.1 Finanzrechtsweg 940
R 10.2 Zuständigkeit des Gerichts 940
R 10.3 Statthafte Klageart 940
R 10.4 Erfolgloses Vorverfahren 940
R 10.5 Klagebefugnis und Feststellungsinteresse 940
R 10.6 Beteiligtenfähigkeit 940
R 10.7 Prozessfähigkeit 941
R 10.8 Postulationsfähigkeit (Prozessbevollmächtigter) 941
R 10.9 Klagefrist 941
R 10.10 Passivlegitimation 941
R 10.11 Ordnungsmäßigkeit der Klageerhebung 941
R 10.12 Rechtsschutzbedürfnis 941
R 10.13 Negative Sachentscheidungsvoraussetzungen 941
R
Gang des finanzgerichtlichen Verfahrens
11 942
R 11.1 Amtsermittlungsgrundsatz nach § 76 FGO 942
R 11.2 Beiladung 942
R 11.3 Akteneinsicht 942
R
Beendigung des Klageverfahrens
12 942
R 12.1 Urteil 942
R 12.2 Erledigungserklärung 943
R 12.3 Klagerücknahme 943
R 12.4 Tatsächliche Verständigung (Vergleich) 943
R
Kosten im Klageverfahren
13 943
R
Prozesszinsen
14 943
Kapitel S - Steuerstraftaten und Steuerordnungswidrigkeiten 944
S 1 Allgemeines 944
S 1.1 Gesetzliche Vorschriften 944
S 1.2 Verwaltungsanweisungen 944
S 2 Tatbestände des Steuerstraf- und Steuerordnungswidrigkeitenrechts 944
S 2.1 Tatbestände des Steuerstrafrechts 944
S 2.2 Tatbestände des Steuerordnungswidrigkeitenrechts 946
S 2.3 Vorsatz, Leichtfertigkeit, Schuld 946
S 2.3.1 Vorsatz 946
S 2.3.1.1 Begriffsdefinition 946
S 2.3.1.2 Abgrenzung zum Tatbestandsirrtum 947
S 2.3.2 Leichtfertigkeit 947
S 2.3.2.1 Begriffsdefinition 947
S 2.3.2.2 Abgrenzung zur einfachen Fahrlässigkeit und zu bedingtem Vorsatz 947
S 2.3.3 Schuld 948
S 2.3.3.1 Begriffsdefinition 948
S 2.3.3.2 Abgrenzung zum Verbotsirrtum 948
S 2.4 Versuchte Steuerhinterziehung 948
S 2.5 Vollendung und Beendigung der Tat 949
S 3 Täterkreis 949
S 4 Verfolgungsverjährung 949
S 4.1 Straftat 949
S 4.2 Ordnungswidrigkeit 949
S 5 Ermittlungsgründe 949
S 5.1 Mitteilung des Betroffenen 950
S 5.2 Mitteilung von dritter Seite 950
S 5.3 Sonstige Ermittlungsgründe 950
S 6 Selbstanzeige 950
S 6.1 Allgemeines 950
S 6.2 Form und Inhalt der Selbstanzeige 951
S 6.3 Ausschlussgründe 951
S 6.4 Nachentrichtungspflicht (§ 371 Abs. 3 AO) 952
S 6.5 Beendigung des Strafverfahrens im Falle der Selbstanzeige 952
S 6.6 Absehen von der Verfolgung in besonderen Fällen nach § 398a AO 952
S 6.7 Bußgeldbefreiende Selbstanzeige 952
S 7 Aussetzung des Verfahrens 952
S 8 Verfahren 953
S 8.1 Steuerstrafverfahren 953
S 8.1.1 Sachliche und örtliche Zuständigkeit 953
S 8.1.2 Selbständiges Ermittlungsverfahren 953
S 8.1.3 Staatsanwaltschaft als Herrin des Ermittlungsverfahrens 953
S 8.1.4 Allgemeines zum Ermittlungsverfahren 954
S 8.1.5 Einleitung des Ermittlungsverfahrens 954
S 8.1.6 Gang des Ermittlungsverfahrens 954
S 8.1.7 Einstellung des Ermittlungsverfahrens 955
S 8.1.7.1 Einstellung nach § 170 Abs. 2 StPO 955
S 8.1.7.2 Einstellung nach § 398 AO und §§ 153 ff. StPO 955
S 8.1.8 Antrag auf Erlass eines Strafbefehls 956
S 8.1.9 Verfahrenshindernisse 956
S 8.2 Verfahren bei Steuerordnungswidrigkeiten 956
S 9 Strafzumessung 957
S
Ahndung von Ordnungswidrigkeiten
10 957
S 10.1 Allgemeines 957
S 10.2 Zumessungsgrundsätze 958
S 10.2.1 Geldbußen bei Ordnungswidrigkeiten i. S. d. § 378 AO 958
S 10.2.2 Geldbußen bei Ordnungswidrigkeiten i. S. d. § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 AO 958
S 11 Gebühren, Vollstreckung von Bußgeldbescheiden 959
S
Listenführung, Statistik und Aktenabgabe
12 959
Stichwortverzeichnis 960
Abkürzungsverzeichnis 970
Kapitel O - Organisation
O 1 Familienleistungsausgleich
O 1.1 Allgemeines
(1) 1Nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts darf bei der Besteuerung von Eltern ein Einkommensbetrag in Höhe
des sächlichen Existenzminimums, des Betreuungsbedarfs und des Erziehungs- oder Ausbildungsbedarfs ihrer Kinder nicht besteu‐
ert werden. 2Unter Beachtung dieser und weiterer verfassungsrechtlicher Vorgaben erfolgt die einkommensteuerrechtliche Berück‐
sichtigung von Kindern bei ihren Eltern im System des Familienleistungsausgleichs, indem bei der Besteuerung der Eltern ein dem‐
entsprechender Betrag (Freibeträge für Kinder i. S. d. § 32 Abs. 6 EStG) steuerfrei belassen wird, zunächst aber durch monatlich auf
Antrag festgesetztes und ausgezahltes Kindergeld (vgl. § 31 EStG).
(2) 1Nach Ablauf des Kalenderjahres prüft das Finanzamt von Amts wegen bei der Veranlagung der Eltern zur Einkommensteuer, ob
mit dem Anspruch auf Kindergeld bzw. mit den mit dem Kindergeld vergleichbaren Leistungen i. S. d. § 65 EStG das Existenzmini‐
mum der Kinder steuerfrei gestellt wurde. 2Ist dies nicht der Fall, werden die Freibeträge für Kinder vom Einkommen abgezogen und
der Anspruch auf Kindergeld mit der steuerlichen Wirkung der Freibeträge verrechnet. 3In diesem Fall beschränkt sich der Familien‐
leistungsausgleich auf die verfassungsrechtlich gebotene Steuerfreistellung. 4Soweit das Kindergeld bzw. diesem vergleichbare
Leistungen im Inland oder Ausland darüber hinausgehen, bleiben diese der Familie erhalten und dienen deren Förderung.
(3) 1Personen, die unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind (§ 1 Abs. 1 und 2 EStG) oder so behandelt werden (§ 1 Abs. 3
EStG), können einen Anspruch auf Kindergeld nach Maßgabe der §§ 31, 62 bis 78 EStG haben. 2Andere Personen sowie Vollwai‐
sen können Anspruch auf sozialrechtliches Kindergeld nach dem BKGG haben. 3Kindergeld und Kinderzuschlag nach dem BKGG
werden als Sozialleistungen ausschließlich durch die Familienkassen der BA nach den fachlichen Weisungen des BMFSFJ bewilligt.
O 1.2 Durchführung des Familienleistungsausgleichs
1
Die Durchführung des Familienleistungsausgleichs nach Maßgabe der §§ 31, 62 bis 78 EStG obliegt gem. § 5 Abs. 1 Nr. 11 FVG
dem BZSt. 2Kindergeld wird auf Antrag des Berechtigten von den Familienkassen als Steuervergütung festgesetzt und ausgezahlt.
3
Die BA stellt hierfür ihre Dienststellen als Familienkassen zur Verfügung. 4Sind nach § 72 Abs. 1 EStG Körperschaften, Anstalten
oder Stiftungen des öffentlichen Rechts für die Festsetzung und Zahlung des Kindergeldes zuständig, sind diese Rechtsträger inso‐
weit Familienkasse, soweit sie das Verfahren durchführen, insbesondere das Festsetzungs-, Erhebungs-, BuStra- und Rechtsbe‐
helfsverfahren. 5Zu Familienkassen i. S. d. § 72 Abs. 2 EStG vgl. V 1.4.
O 2 Familienkassen
O 2.1 Eigenschaft
(1) 1Jeder Dienstherr bzw. Arbeitgeber i. S. d. § 72 EStG, der Kindergeld festsetzt oder auszahlt, ist Familienkasse. 2Auch Diensther‐
ren bzw. Arbeitgeber, die sowohl die Aufgabe der Kindergeldfestsetzung als auch der Kindergeldauszahlung an die Bundes- oder
eine Landesfamilienkasse übertragen haben, sind Familienkasse.
(2) 1Die Familienkassen sind gem. § 6 Abs. 2 Nr. 6 AO Finanzbehörden. 2Sie sind im Wege der Organleihe für das BZSt tätig. 3Da‐
von unberührt bleibt die organisatorische Zuordnung einer öffentlich-rechtlichen Familienkasse zu einer juristischen Person des öf‐
fentlichen Rechts. 4Hinsichtlich der fachlichen Aufgabenerledigung im Rahmen der Durchführung des Familienleistungsausgleichs
werden die Familienkassen gem. § 5 Abs. 1 Nr. 11 FVG als Bundesfinanzbehörde tätig. 5Sie unterliegen der Fachaufsicht des BZSt
(vgl. O 3).
(3) Das BZSt erteilt den Familienkassen nach § 72 Abs. 1 Satz 2 EStG und § 5 Abs. 1 Nr. 11 Satz 12 FVG ein Merkmal zu ihrer Iden‐
tifizierung (Familienkassenschlüssel; vgl. O 2.3 Abs. 3).
(4) Schriftliche Verwaltungsakte und sonstige Schreiben einer Familienkasse müssen im Briefkopf den Zusatz "Familienkasse" tra‐
gen.
Beispiele
"Bundesfamilienkasse beim Bundesverwaltungsamt",
"Stadt Neustadt - Die Bürgermeisterin - Familienkasse -",
"Familienkasse Nord Bundesagentur für Arbeit".
O 2.2 Bundes- und Landesfamilienkassen
1Nach § 5 Abs. 1 Nr. 11 Satz 5 bzw. 7 FVG können Bundes- und Landesfamilienkassen eingerichtet werden. 2Auf diese Familienkas‐
sen können die Aufgaben einer Familienkasse i. S. v. § 72 Abs. 1 und 2 EStG nach Maßgabe der jeweils gültigen Rechtsverordnung
(Bundes- oder Landesfamilienkassenverordnung) übertragen werden. 3Die Aufgabenübertragung ist von der aufnehmenden Bun‐
des- oder Landesfamilienkasse über das Authentifizierungsverfahren (vgl. O 2.3) dem BZSt anzuzeigen. 4Sie kann zusätzlich von
dem übertragenden Rechtsträger angezeigt werden. 5Eine Aufgabenwahrnehmung durch nicht autorisierte Dritte, insbesondere
durch kommunalrechtliche Vereinbarungen und sonstige vertragliche Gestaltungen ohne entsprechende Rechtsverordnung, ist
rechtswidrig.
Authentifizierungsverfah‐
O 2.3
ren
(1) 1Jede Familienkasse ist verpflichtet, sich beim BZSt anzumelden. 2Die Anmeldung hat unverzüglich nach Aufnahme der Tätigkeit
als Familienkasse zu erfolgen. 3Neben Anschrift, Kontaktdaten und Rechtsform hat die Familienkasse insbesondere anzugeben,
welche (ggf. abweichende) Familienkasse das Kindergeld festsetzt und unter welcher Steuernummer die Absetzung des Kindergel‐
des erfolgt. 4Unterscheiden sich festsetzende Familienkasse und Steuernummer des Absetzers für unselbständige Teilbereiche (z.
B. Eigenbetriebe) oder einzelne Gruppen von Beschäftigten (z. B. Beamte, Arbeitnehmer, Versorgungsempfänger), sind diese Anga‐
ben für jeden dieser Teilbereiche bzw. jede Gruppe gesondert mitzuteilen. 5Für die Anmeldung stehen die Vordrucke "Anmeldung als
Familienkasse" und "Anlage TFK" zur Verfügung.
(2) Haben sich die bei der Anmeldung angegebenen Daten geändert, hat die Familienkasse die Änderungen unverzüglich dem BZSt
mitzuteilen. 2Hierfür stehen die Vordrucke "Änderungsmitteilung Familienkasse" und "Anlage TFK" zur Verfügung. 3Wurden einzelne
Aufgaben an eine andere Familienkasse (z. B. Landesfamilienkasse) übertragen, hat die abgebende Familienkasse dies zum Zeit‐
punkt der Abgabe mitzuteilen. 4Zusätzlich teilt die aufnehmende Familienkasse dem BZSt mit, zu welchem Zeitpunkt die Aufgabe
übernommen wurde. 5Wird eine Familienkasse (die juristische Person) aufgelöst und abgewickelt oder umgewandelt (z. B. im Rah‐
men von Verschmelzungen oder Spaltungen), hat sie dies ebenfalls dem BZSt anzuzeigen und anzugeben, welche Familienkasse
die Kindergeldfestsetzung für die bisherigen Beschäftigten übernimmt. 6Hierfür steht der Vordruck "Löschungsmitteilung Familien‐
kasse" zur Verfügung. 7Eine im Rahmen von Umwandlungen neu entstehende Familienkasse hat sich erstmals anzumelden (siehe
Abs. 1).
(3) 1Nach Prüfung der Anmeldung erhält die festsetzende Familienkasse ihren 11-stelligen Familienkassenschlüssel und einen Zu‐
gangscode, der zur Teilnahme an weiteren Verfahren berechtigt. 2Bundes- oder Landesfamilienkassen erhalten für die Erledigung
der ihnen übertragenen Kindergeldfälle nur einen Familienkassenschlüssel. 3Familienkassen, die ausschließlich die Auszahlung des
Kindergeldes bzw. die Absetzung des ausgezahlten Kindergeldes im Lohnsteuer-Anmeldungsverfahren vornehmen, erhalten keinen
eigenen Familienkassenschlüssel.
(4) Für die Familienkassen der BA gelten besondere Regelungen.
O 2.4 Aufgaben
(1) Außer der Festsetzung und Auszahlung des Kindergeldes sind unter anderem folgende Aufgaben wahrzunehmen:
- regelmäßige Überprüfung des Kindergeldanspruchs (vgl. O 2.10),
Rückforderung überzahlter Beträge, Überwachung von Rückforderungen, Mahnung und Einleitung der Vollstreckung durch das
-
Hauptzollamt,
- Bearbeitung von Stundungsanträgen (V 24), Erlassanträgen (V 25) und Durchführung von Niederschlagungen (V 31.3),
- Berechnung und Erhebung von Säumniszuschlägen,
Durchführung des außergerichtlichen Rechtsbehelfsverfahrens (z. B. Erstellung von Einspruchsentscheidungen, Bearbeitung von
-
Anträgen auf Aussetzung der Vollziehung), Führung der Rechtsbehelfsliste (vgl. Kapitel R),
- Prozessvertretung bei Klagen, bei Revisionen und Nichtzulassungsbeschwerden (vgl. R 10.8),
Ahndung von Steuerstraftaten und Steuerordnungswidrigkeiten, Führung der Bußgeldliste und Überwachungsliste für Strafverfah‐
-
ren (vgl. Kapitel S),
- Festsetzung und Erhebung von Hinterziehungszinsen (vgl. V 29.4),
Teilnahme an automatisierten Verfahren des BZSt, z. B. zur Authentifizierung und zur Vermeidung von Doppelfestsetzungen (vgl.
-
O 2.3 und O 2.9),
- monatliche Erstellung und Übersendung der Daten zur Kindergeldstatistik nach § 4 Abs. 2 und 3 StStatG (vgl. O 2.11),
Übermittlung von Daten von Kindergeldberechtigten und Kindern nach § 91 EStG an die ZfA, vgl. Weisung des BZSt vom 8. 7.
-
2013 - BStBl I S. 848,
- Erfüllung von Berichtspflichten gegenüber dem BZSt (vgl. O 4.1 Abs. 3).
(2) 1Die Familienkassen haben insbesondere das EStG, die AO, die FGO, das FVG und das StStatG zu beachten. 2Außerdem sind
von den Familienkassen zu berücksichtigen:
- Weisungen an die Finanzbehörden (EStR, LStR, AEAO, AStBV (St), BMF-Schreiben),
- Weisungen des BZSt an die Familienkassen und
im BStBl Teil II veröffentlichte oder vom BMF unter www.bundesfinanzministerium.de zur Veröffentlichung vorgesehene Entschei‐
-
dungen des BFH, des BVerfG und des EuGH.
3
In besonderen Fällen sind auch über- und zwischenstaatliche Rechtsvorschriften zu beachten (§ 72 Abs. 8 EStG). 4Familienkassen,
die Daten aus der IdNr-Datenbank des BZSt abrufen, sind verpflichtet, die Vorgaben des entsprechenden Nutzungskonzeptes einzu‐
halten.
(3) Die Familienkassen haben sicherzustellen, dass das Steuergeheimnis und der Datenschutz gewahrt werden (vgl. O 2.7) und die
Mitarbeiter insbesondere das EStG und die AO rechtssicher anwenden können, soweit es für die Festsetzung und die Auszahlung
des steuerlichen Kindergeldes erforderlich ist.
O 2.5 Sachausstattung
1Den Mitarbeitern einer Familienkasse müssen die in O 2.4 Abs. 2 genannten Vorschriften und Regelungen zur Verfügung stehen.
2Die Familienkasse hat sicherzustellen, dass jeder der bei ihr tätigen Personen über einen Internetzugang verfügt und für das Infor‐
mations- und Lernsystem LernCULtur angemeldet ist. 3Außerdem haben sich die in den Familienkassen tätigen Personen für den
"Infobrief Familienleistungsausgleich" für Familienkassen des BZSt anzumelden. 4Das in den Familienkassen eingesetzte Personal
soll zwecks Aus- und Fortbildung an den Schulungsmaßnahmen des BZSt teilnehmen. 5Weitere Informationen sind auf der Inter‐
netseite des BZSt zu finden.
O 2.6 Vordrucke
1Die Familienkassen haben Vordrucke nach den vom BZSt vorgegebenen Mustern in inhaltlich unveränderter Form bei der Durch‐
führung des Familienleistungsausgleichs zu verwenden. 2In den Vordrucken "Antrag auf Kindergeld" und "Anlage Kind zum Kinder‐
geldantrag" sind weder inhaltliche noch sonstige Änderungen zulässig. 3Die Vordrucke sind auf der Internetseite des BZSt abrufbar.
O 2.7 Steuergeheimnis und Datenschutz
(1) 1Durch das Steuergeheimnis nach § 30 AO werden alle Verhältnisse geschützt, die einer in der Familienkasse tätigen Person
- in einem Kindergeldverfahren,
- in einem Steuerstrafverfahren (vgl. S 8.1),
- in einem Verfahren bei einer Steuerordnungswidrigkeit (vgl. S 8.2),
- in einem Verfahren vor der Finanzgerichtsbarkeit oder
- aus anderem Anlass durch Mitteilung einer Finanzbehörde
über Kindergeldberechtigte, andere Personen oder juristische Personen bekannt geworden sind. 2Ob diese Personen in einem der‐
artigen Verfahren auskunftspflichtig sind oder ihre Angaben ohne rechtliche Verpflichtung abgegeben haben, ist für die Zuordnung
zum geschützten Personenkreis unerheblich (BFH vom 8. 2. 1994, VII R 88/92, BStBl II S. 552). 3Dabei macht es keinen Unter‐
schied, ob diese Tatsachen für die Entscheidung der Familienkasse Bedeutung haben.
4Das Steuergeheimnis erstreckt sich auf die gesamten persönlichen, wirtschaftlichen, rechtlichen, öffentlichen und privaten Verhält‐
nisse von natürlichen und juristischen Personen. 5Zu den Verhältnissen zählen auch das Verwaltungsverfahren selbst, die Art der
Beteiligung am Verwaltungsverfahren und die Maßnahmen, die vom Beteiligten getroffen wurden. 6So unterliegt z. B. auch dem
Steuergeheimnis, ob und bei welcher Familienkasse ein Beteiligter kindergeldrechtlich geführt wird oder ob Kindergeld festgesetzt ist
und an wen es ausgezahlt wird, ob ein Beteiligter oder das Kind seinen Mitwirkungspflichten nachgekommen ist und welche Anträge
gestellt worden sind.
7Zur Information des Kindergeldberechtigten über ein Auskunftsersuchen gegenüber Dritten vgl. AEAO zu § 93, Nr. 1.2.7.
(2) 1Den bei der Verarbeitung von Daten beschäftigten Personen ist es nach § 5 BDSG untersagt, personenbezogene Daten unbe‐
fugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). 2Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener
Daten und die Auswahl und Gestaltung von Datenverarbeitungssystemen sind nach § 3a Satz 1 BDSG an dem Ziel auszurichten, so
wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. 3Die in Satz 1 genannten Personen sind,
soweit sie bei nicht öffentlichen Stellen beschäftigt werden, bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten.
4
Das Datengeheimnis ist neben dem Steuergeheimnis zu wahren.
(3) 1Die Wahrung des Steuergeheimnisses nach § 30 AO und des Datenschutzes nach dem BDSG ist durch organisatorische Maß‐
nahmen in den Familienkassen sicherzustellen. 2Die Familienkasse ist organisatorisch von anderen Bereichen der juristischen Per‐
son des öffentlichen Rechts, der sie angehört, zu trennen. 3Eine Verletzung des Steuergeheimnisses oder des Datengeheimnisses
kann für eine in der Familienkasse tätige Person straf- und disziplinarrechtliche Folgen sowie für sie oder ihren Dienstherrn oder Ar‐
beitgeber zivilrechtliche Schadenersatzansprüche nach sich ziehen. 4Steuergeheimnisse und Datengeheimnisse sind auch über das
Ende der Tätigkeit in der Familienkasse hinaus bzw. nach Auflösung einer Familienkasse zu wahren.
(4) 1Die in der Familienkasse tätigen Personen (Amtsträger i. S. v. § 7 AO und ihnen gleich gestellte Personen) haben bei ihrer sämt‐
lichen mündlichen, telefonischen, schriftlichen und elektronischen Kommunikation das Steuergeheimnis zu wahren. 2Amtsträger sind
in der Familienkasse tätige Beamte, Angestellte und Tarifbeschäftigte. 3Den Amtsträgern gleichgestellt sind die nach § 30 Abs. 3 Nr.
1 AO i. V. m. § 11 Abs. 1 Nr. 4 StGB für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichteten.
(5) Nach § 30 Abs. 3 Nr. 1 AO i. V. m. § 11 Abs. 1 Nr. 4 StGB sind die für die Familienkasse tätigen Personen, die keine Aufgaben
der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen (z. B. Reinigungskräfte) oder nur als Hilfskräfte an solchen mitwirken (z. B. Registratur-
und Schreibkräfte), auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten aufgrund eines Gesetzes (z. B. nach dem Verpflichtungsge‐
setz) zu verpflichten, da diese nicht nach § 7 Nr. 3 AO Amtsträger sind.
(6) 1Das Steuergeheimnis ist insbesondere bei der Informationsweitergabe an Kindergeldberechtigte, Kinder und andere Dritte sowie
innerhalb der Familienkasse und an andere Stellen (z. B. eine andere Familienkasse, einen Sozialleistungsträger oder eine Besol‐
dungsstelle) zu beachten. 2Die vom Steuergeheimnis geschützten Verhältnisse dürfen unter den Voraussetzungen des § 30 Abs. 4
und 5 AO offenbart werden. 3§ 30 Abs. 4 Nr. 1 AO erlaubt die Offenbarung zur Durchführung der in Abs. 1 Satz 1 genannten Verfah‐
ren, z. B. die Weitergabe von Informationen an eine andere Familienkasse bei einem Berechtigtenwechsel (vgl. V 35) und im Rah‐
men der Abstimmung zwischen Familienkasse und Finanzamt (vgl. O 4.3). 4Auf § 30 Abs. 4 Nr. 2 AO kann eine Offenbarung nur ge‐
stützt werden, wenn die Befugnis zum Offenbaren in einem Bundesgesetz ausdrücklich enthalten ist. 5Eine Bestimmung über die all‐
gemeine Pflicht zur Amtshilfe genügt nicht. 6Die Befugnis kann in einem Steuergesetz oder in außersteuerlichen Vorschriften gere‐
gelt sein. 7Dazu gehören insbesondere:
- § 21 Abs. 4 FVG,
- § 68 Abs. 4 Satz 1 EStG (vgl. O 4.4),
- § 91 Abs. 1 Satz 1 EStG,
- § 21 Abs. 4 SGB X und
- § 24 Abs. 2 und 6 BDSG.
8Die geschützten Verhältnisse dürfen nur in dem jeweils erlaubten Umfang offenbart werden.
(7) 1Bei der Übermittlung elektronischer Dokumente ist § 87a Abs. 1 Satz 3 AO zu beachten. 2Danach darf die Familienkasse Daten,
die dem Steuergeheimnis unterliegen, auf elektronischem Weg nur übermitteln, wenn sie mit einem geeigneten Verfahren verschlüs‐
selt sind. 3Daraus folgt, dass eine Übermittlung per E-Mail grundsätzlich unzulässig ist. 4Eine Übermittlung per E-Mail ist innerhalb
geschützter Netze (z. B. Informationsverbund Berlin-Bonn) zulässig. 5Eine solche Übermittlung ist ebenfalls zulässig, wenn die Per‐
son oder Stelle, deren Daten betroffen sind, sich mit einer Übermittlung per E-Mail einverstanden erklärt hat (z. B. telefonisch oder
per E-Mail). 6Das Einverständnis des Berechtigten kann die Familienkasse auch schriftlich einholen. 7Allein aus dem Umstand, dass
der Kindergeldberechtigte die Familienkasse per E-Mail anschreibt (z. B. bei einem Einspruch), ist nicht von dessen Einverständnis
zur ungeschützten elektronischen Kommunikation auszugehen. 8Das Verschlüsselungsgebot wird auch beachtet, wenn das Verfah‐
ren De-Mail entsprechend der Empfehlung des BSI angewendet wird (§ 87a Abs. 1 Satz 4 AO).
(8) Eine Beteiligung der außerhalb der Familienkasse tätigen Dienst- und Prüfungsstellen, z. B. zur Untersuchung der Zweckmäßig‐
keit und Wirtschaftlichkeit von Verfahrensabläufen, ist nur unter Beachtung von § 30 AO und § 14 Abs. 3 BDSG zulässig.
(9) Zur Auskunftserteilung oder Akteneinsicht siehe V 9.
Kindergeldak‐
O 2.8
ten
O 2.8.1 Allgemeines
(1) 1Kindergeldakten können in Papierform oder elektronisch geführt werden. 2Die Familienkasse muss für die Kindergeldakten eine
organisatorische Ablage- bzw. Speicherform wählen, die die Wahrung des Steuergeheimnisses und des Datenschutzes (vgl. O 2.7)
sicherstellt. 3Die Kindergeldakte soll nach Kindern aufgeteilt werden. 4Aus der Kindergeldakte muss das Eingangsdatum von Unter‐
lagen und Schriftstücken hervorgehen.
(2) 1Für die Kindergeldvorgänge sind eigene Akten zu führen, die von anderen Akten, z. B. von Bezüge- oder Personalakten, ge‐
trennt aufzubewahren bzw. elektronisch abzulegen sind. 2Auch geschlossene Akten (sogenannte Altakten) sind gesichert aufzube‐
wahren bzw. elektronisch abzulegen. 3Die Kindergeldakten dürfen nur von den für die Familienkasse eingesetzten Personen einge‐
sehen werden. 4Gleiches gilt für die bei der Kindergeldfestsetzung eingesetzten IT-Verfahren.
(3) 1Die Familienkasse hat den Nachnamen und die Vornamen des Berechtigten und des Kindes (in der amtlichen Reihenfolge ohne
Abkürzungen) sowie deren Identifikationsnummer i. S. v. § 139b AO zu erfassen. 2Bei der Aufnahme von Unterlagen ist der Grund‐
satz der Datensparsamkeit zu beachten (vgl. V 7.1.3 Abs. 2).
(4) 1Straf- und Bußgeldakten sind getrennt von der Kindergeldakte zu führen. 2Sie können der Kindergeldakte jedoch vorgeheftet
bzw. elektronisch zugeordnet werden. 3Aus ihnen muss sich alles für das BuStra-Verfahren Relevante ergeben. 4Der Vorgang ist mit
einem eigenen Aktenzeichen zu versehen; dieses lautet für Strafsachen: StrL/ÜL - lfd. Nr./Jahr - und für Bußgeldsachen: BL/ÜL - lfd.
Nr./Jahr -; einzufügen ist die laufende Nummer der Überwachungsliste.
O 2.8.2 Elektronische Akten
(1) 1Gescannte Papierdokumente sind als qualifizierte Dokumente in der elektronischen Akte abzulegen. 2Die qualifizierte Signatur
des gescannten Papierdokuments dient als Nachweis für einen ordnungsgemäßen Scanvorgang. 3Sollte das Scannen der Doku‐
mente durch Dritte erfolgen, so sind diese Personen zur Wahrung des Steuergeheimnisses gem. § 30 AO förmlich zu verpflichten
(vgl. O 2.7 Abs. 5).
(2) 1In sinngemäßer Anwendung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen
und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF vom 14.11.2014 - BStBl I S. 1450 Abschnitt 9.3) müssen die di‐
gitalen Dokumente nach dem Scannen mit einem unveränderbaren Index sowie mit Metadaten zum Auffinden der eingescannten
Schriftstücke versehen werden. 2Es muss sichergestellt sein, dass das digitale Dokument unveränderbar ist. 3Die weitere Bearbei‐
tung in der Familienkasse darf nur mit dem digitalen Dokument erfolgen.
(3) 1Urkunden, die nicht ausdrücklich für Belange des Kindergeldes bestimmt sind (z. B. eine Geburtsurkunde ohne Zweckbestim‐
mung), dürfen nicht vernichtet werden, sondern sind nach dem Scannen zurückzusenden. 2Im Übrigen können gescannte Unterla‐
gen acht Wochen nach dem Scannen vernichtet werden.
O 2.8.3 Aufbewahrungsfristen
(1) 1Die Aufbewahrungsfrist für Kindergeldakten beträgt grundsätzlich sechs Jahre. 2Sie beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, für
das letztmalig Kindergeld festgesetzt wurde, oder nachdem der letzte in der Akte befindliche Bescheid unanfechtbar geworden ist.
3Maßgebend ist der spätere Fristbeginn.
(2) 1Rechtsbehelfsakten sind bis zur Freigabe der Akten, zu denen sie sachlich gehören, aufzubewahren. 2Die Aufbewahrungsfrist
beträgt jedoch mindestens sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die das Rechtsbehelfsverfahren abschließende Ent‐
scheidung unanfechtbar geworden ist.
(3) Für Schriftgut in Steuerstraf- und Bußgeldverfahren gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres,
in dem das Verfahren rechtskräftig abgeschlossen oder eingestellt worden ist, jedoch nicht, bevor etwaige Ansprüche aus diesem
Steuerschuldverhältnis erloschen sind; im Falle einer rechtskräftigen Ahndung (Bußgeldbescheid) durch die Verwaltungsbehörde je‐
doch nicht vor Erlöschen der festgesetzten Geldbuße oder Kosten des Verfahrens.
(4) Akten und sonstige Unterlagen sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auszusondern und unter Wahrung des Steuergeheimnis‐
ses und des Datenschutzes (vgl. O 2.7) zu vernichten bzw. zu löschen.
Beispiel
Für drei Kinder eines Berechtigten war Kindergeld festgesetzt worden. Die Familienkasse hat die Kindergeldakte nach Kin‐
dern aufgeteilt. Das älteste Kind vollendete am 3. Oktober 2015 sein 25. Lebensjahr. Die letzte Festsetzung für dieses Kind
war bis zum 31. Oktober 2015 befristet. Der Teil der Kindergeldakte, der für dieses Kind geführt wurde, ist mit Ablauf des Jah‐
res 2021 zu vernichten.
O 2.9 IdNr-Kontrollverfahren Kindergeld
(1) 1Zur Vermeidung von Doppelfestsetzungen betreibt das BZSt für Anspruchszeiträume ab 1.1.2016 das IdNr-Kontrollverfahren
Kindergeld. 2Die Familienkassen sind zur Teilnahme an diesem Verfahren unter Beachtung der vom BZSt zur Verfügung gestellten
Kommunikationshandbücher verpflichtet.
(2) 1Die Familienkasse muss bezogen auf das Kind die Daten zur Zuständigkeit und zur Festsetzungslage sowie die IdNr des Kindes
an die IdNr-Datenbank des BZSt melden. 2Die IdNr wird im Rahmen des IdNr-Kontrollverfahrens Kindergeld überprüft. 3Sofern be‐
reits die Zuständigkeit einer Familienkasse hinterlegt ist, erhält die neu meldende Familienkasse eine elektronische Überschnei‐
dungsmitteilung.
(3) 1Zählkinder werden in diesem Verfahren nicht berücksichtigt. 2Sie werden bei der Familienkasse erfasst, bei der sie als Zahlkind
berücksichtigt werden.
(4) Zur Verfahrensweise vgl. V 6.3 Abs. 3.
O 2.10 Überprüfung von Kindergeldfestsetzungen
(1) 1Sachverhalte, die zum Bezug von Kindergeld berechtigen, sind häufig Änderungen unterworfen, die der Familienkasse nicht im‐
mer rechtzeitig bekannt werden. 2Um Überzahlungen zu vermeiden, sind für laufende Kindergeldfälle regelmäßige Überprüfungen
notwendig. 3Unabhängig davon besteht die Pflicht des Kindergeldberechtigten, Änderungen in den Verhältnissen, die für die Leis‐
tung erheblich sind oder über die im Zusammenhang mit der Leistung Erklärungen abgegeben worden sind, der Familienkasse gem.
§ 68 Abs. 1 Satz 1 EStG anzuzeigen. 4Kindergeldberechtigte sollten deshalb regelmäßig auf diese Pflicht hingewiesen werden, z. B.
durch Übersendung des Merkblattes zum Kindergeld oder durch einen entsprechenden Hinweis im Festsetzungsbescheid.
(2) 1Für bestimmte Anspruchstatbestände sind in Kapitel A Zeiträume zur Überprüfung von Kindergeldfestsetzungen vorgegeben.
2
Diese stellen Mindestanforderungen dar, kürzere Prüfintervalle liegen im Ermessen der Familienkasse. 3Bei volljährigen Kindern ist
jeweils der Zeitraum seit der vorangegangenen Überprüfung bzw. seit der letzten Festsetzung zu überprüfen.
(3) 1Bei der Überprüfung ist der Kindergeldberechtigte aufzufordern, innerhalb einer Frist von einem Monat das Vorliegen der erfor‐
derlichen Anspruchsvoraussetzungen nachzuweisen. 2Dabei ist er auf die Folgen fehlender Mitwirkung gem. § 68 Abs. 1 Satz 1
EStG hinzuweisen. 3Nach ergebnislosem Ablauf der Frist ist der Kindergeldberechtigte einmalig mit einer Frist von einem Monat an
die Einreichung der Unterlagen zu erinnern. 4Bei fehlender Mitwirkung (vgl. V 7.2 und V 7.4) sind je nach Sachlage im Rahmen der
freien Beweiswürdigung zu Lasten des Kindergeldberechtigten nachteilige Schlüsse zu ziehen.
O 2.11 Statistiken
