ikt-dienstanweisung-des-bmu-v201904
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Hausinterne Regelungen zur Nutzung von Messenger-Diensten“
IKT-Dienstanweisung des BMU April 2019
6 Bürokommunikation
6.1 Allgemeines
Jeder IT-Nutzerin/jedem IT-Nutzer wird mit Einrichtung der Zugangskennung ein
personenbezogenes Postfach zur Verfügung gestellt. Damit verbunden ist die Mög-
lichkeit, die personenbezogene E-Mail-Adresse, den personenbezogenen Kalender
und andere personenbezogene Funktionen zur Bürokommunikation zu nutzen.
Weitere organisationsabhängige Ressourcen wie das Referatspostfach, der Referats-
kalender oder andere öffentliche Ordner der Organisationseinheit können damit zur
Verfügung gestellt werden.
6.2 E-Mail
6.2.1 Allgemein
Es sind die Möglichkeiten der elektronischen Post (E-Mail) im internen Geschäftsver-
kehr sowie innerhalb der Bundesverwaltung zu nutzen, sofern andere Vorgaben (z.B.
Geheimschutz) nicht entgegen stehen Dabei ist zu beachten, dass Beeinträchtigun-
gen des Dienst- bzw. Netzbetriebes durch die Übertragung großer Datenmengen so-
weit wie möglich vermieden werden. Im Zweifelsfall ist vorher der IT-Benutzerservice
oder das IKT-Referat zu kontaktieren.
6.2.2 E-Mail-Adressen
Die allgemeine E-Mail-Adresse des BMU lautet:
Poststelle@bmu.bund.de
Jede Mitarbeiterin/Jeder Mitarbeiter hat ein persönliches Postfach nach dem Mus-
ter:
vorname.nachname@bmu.bund.de
Jede Organisationseinheit erhält ein spezifisches Postfach nach dem Muster:
[ORG-Kürzel]@bmu.bund.de
Erhält eine Organisationseinheit mehrere Postfächer aufgrund von organisatori-
schen Unterteilungen, richten sich Abkürzungen nach den Aufgaben, d.h. nach
dem Muster:
[ORG-Kürzel][Aufgaben-Kürzel]@bmu.bund.de
6.2.3 Sichtung des Eingangs von E-Mails
Jede Nutzerin/jeder Nutzer soll ihr/sein persönliches Postfach mehrmals täglich
auf neue Eingänge prüfen. Sinnvoll ist, das Bürokommunikationsprogramm (Out-
look) ständig geöffnet zu haben, dann erfolgt im Standard automatisch eine Meldung
vom IT-System sobald eine neue E-Mail, Terminanfrage etc. eintrifft.
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6.2.4 Vertretungsregelung
Jede Nutzerin/jeder Nutzer muss die Vertretung während ihrer/seiner Abwesenheit
sicherstellen (siehe GO –BMU Abschnitt 8.5 Nr. 11). Ist ein regelmäßiger Abruf des
Postfaches nicht gewährleistet, ist eine Abwesenheitsnotiz einzurichten, die die Ab-
sender der Nachrichten über Vertretungskontakte informiert.
6.2.5 Erstellung und Bearbeitung von E-Mails
Bei der Erstellung bzw. Bearbeitung von E-Mails sind die Regelungen der GO-BMU
einzuhalten:
Jede E-Mail ist mit einem aussagekräftigen Betreff zu versehen.
Jede Nachricht ist so knapp wie möglich zu halten.
Nur in tatsächlich dringenden Fällen ist die „Wichtigkeit: Hoch“ zu wählen.
Fristsachen sind als solche zu kennzeichnen.
Bei nachträglichen Veränderungen von Dokumenten muss zweifelsfrei erkennbar
sein, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
Bei Rechtsetzungstexten dürfen nur schreibgeschützte Dokumente versandt wer-
den.
Bei der Versendung von E-Mails an die Leitung des Hauses sind die Vorgaben der
GO- BMU Abschnitt 8.5 Nr. 6 und die IT-Nutzeranleitung zur Erstellung eines Ge-
samt-PDF aus einer Vorlage mit Anlagen zu beachten.
Jede E-Mail soll mit einer Grußformel gefolgt vom Namen der Absenderin/des Ab-
senders und den Erreichbarkeitsdaten abschließen. Entsprechende Voreinstellun-
gen können entsprechend der Anleitung E-Mail Signaturen gespeichert werden.
Das IKT-Referat stellt für verschiedene Anwendungsfälle hausinterne E-Mail-Ver-
teiler bereit. Diese dürfen nur für dienstliche Zwecke verwendet werden.
Sensible personenbezogene Daten sowie Personalaktendaten dürfen nicht mittels
unverschlüsselter E-Mails versandt werden, es sei denn, die betroffenen Personen
haben dazu vor dem Versand ausdrücklich und nachweisbar eingewilligt.
6.3 Private Nutzung von E-Mail
Der Versand und Empfang von privaten E-Mails über die dienstliche Adresse ist ge-
mäß der Dienstvereinbarung „Nutzung von E-Mail und Internet-Diensten“ geduldet,
soweit dienstliche Belange und die Verfügbarkeit des IT-Systems für dienstliche Zwe-
cke nicht beeinträchtigt werden. Voraussetzung ist die Unterzeichnung der Einwilli-
gungserklärung (Anlage 1 der Dienstvereinbarung). Es darf nicht der Anschein er-
weckt werden, dass die IT-Nutzerin/der Nutzer in dienstlicher Funktion handelt. Die
Eintragung in private Mailing-Listen ist nicht gestattet. Die „Information des Daten-
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IKT-Dienstanweisung des BMU April 2019 schutzbeauftragten und des IKT-Referats zur Nutzung des dienstlichen E-Mail-Ac- counts“ im Intranet <http://intranet/Beauftragte/Datenschutzbeauftrag- ter/eMail/Documents/InformationPrivateEMailsFeb15.pdf> sind zu beachten. 6.4 Größenbeschränkungen von E-Mails Der E-Mail-Verkehr des BMU wird über das abgesicherte Regierungsnetz Informati- onsverbund-Berlin-Bonn (IVBB) bzw. Netze des Bundes (NdB) realisiert. Die Größe einer E-Mail ist seitens des IVBB/NdB beschränkt. Basis dieser Beschränkung ist ein Beschluss des Steuerungsausschusses IVBB/NdB, der für eingehende Mails aus dem Internet eine maximale Größe zulässt, der aktuelle Wert kann im Intranet eingesehen werden Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung beträgt der Grenzwert 9 MB. Diese Vor- gabe ist für das BMU verbindlich. Die Zahl der als Anlage beigefügten Dateien soll auf das notwendige Maß beschränkt werden. Die Anzahl der beigefügten Dateien soll im Mail-Anschreiben genannt wer- den, um dem/n Empfänger/n die Möglichkeit der Überprüfung zu geben. Allen IT-Nutzerinnen und –Nutzern steht das Programm 7-Zip zur Verfügung, mit dem eine oder mehrere Dateien in sogenannten Archiven zusammengefasst (‚ge- packt’ = ‚gezipt’) werden können. Bei der Erstellung von Archiven werden die Dateien zudem komprimiert, d.h. sie werden kleiner und benötigen weniger Speicherplatz. Für Auskünfte über Möglichkeiten und Grenzen im Maildienst steht Ihnen der IT-Be- nutzerservice <IT-Benutzerservice@bmu.bund.de> zur Verfügung. 6.5 Postfach der Organisationseinheit (Referatspostfach) Referatspostfächer sind für jede Organisationseinheit eingerichtet. Die Pflege des Re- feratspostfaches obliegt der Organisationseinheit. Eingangsempfänger für elektronisch an das Referatspostfach übermittelte Doku- mente ist die jeweilige Referatsleitung. Die Referatsleitung kann die Funktion an Mit- arbeiterinnen/ Mitarbeiter der Organisationseinheit übertragen. Die Leiterin/der Leiter einer Organisationseinheit stellt sicher, dass das Postfach der Organisationseinheit mehrfach täglich auf neue Eingänge geprüft wird. ZI5 Seite 20 von 28
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7 Telefonie
Das IKT-Referat des BMU betreibt eine standortübergreifende Telefonanlage, die den
Bediensteten als Arbeitsmittel zur Wahrung ihrer dienstlichen Aufgaben zur Verfü-
gung gestellt wird. Folgende Funktionalitäten und Eigenschaften sind zu beachten:
Anrufe in das öffentliche Telefonnetz (Amtsholung) können über eine vorange-
stellte 0 erfolgen, die Zentrale ist über die interne Nummer 3060 zu erreichen.
Durch voranstellen der 88 wird ein direktes Gespräch zwischen Bundeseinrichtun-
gen innerhalb des IVBB/NdB initiiert. Dieses Gespräch erfüllt erhöhte Anforderun-
gen an die Vertraulichkeit und es können Themen bis zur VS-NfD behandelt wer-
den.
Bei mehrtägiger Abwesenheit ist eine Rufumleitung zu einer Vertreterin/einem
Vertreter einzurichten.
Die Anschlüsse sind im Regelfall für die Führung hochpreisiger Gespräche (Aus-
land, kostenpflichtige Dienste) gesperrt. Die befristete Reduzierung dieser Sperre
kann über die Referatsleitung für einzelne Anschlüsse bei ZI5@bmu.bund.de be-
antragt werden. Einzelne Auslandsgespräche können zu Geschäftszeiten über die
Zentrale gewählt und vermittelt werden.
Die private Nutzung der dienstlichen Telefonanschlüsse ist für Anrufe in das deut-
sche Festnetz geduldet, soweit dienstliche Belange und die Verfügbarkeit der Te-
lefonanlage für dienstliche Zwecke nicht beeinträchtigt werden. Voraussetzung ist
die Unterzeichnung der Einwilligungserklärung „Private Telefonie“ <https://intra-
net/Z/I/5/Documents/Einwilligungserkl%C3%A4rung-private-Telefonie.pdf> Es
darf nicht der Anschein erweckt werden, dass die IT-Nutzerin/der Nutzer in
dienstlicher Funktion handelt.
Weitere Hinweise zur Nutzung der Telefoniesysteme (inkl. Anleitungen, Telefonkonfe-
renzen etc.) werden im Intranet unter <https://intranet/Z/I/5/Kommunikationstech-
nik/Seiten/default.aspx> bereitgestellt.
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8 Internet
8.1 Zugangsberechtigung
Der Internet-Zugang wird den Beschäftigten des BMU als Arbeitsmittel zur Wahr-
nehmung ihrer dienstlichen Aufgaben zur Verfügung gestellt. Eine maßvolle
Nutzung des Internetzugangs für private Zwecke ist gemäß der Dienstvereinbarung
„Nutzung von E-Mail und Internet-Diensten“ zulässig, soweit dadurch dienstliche Be-
lange sowie die Verfügbarkeit des IT-Systems für dienstliche Zwecke nicht beein-
trächtigt werden.
8.2 Nutzungsregeln
Die Nutzung des Internet verlangt einen sorgsamen und verantwortungsbewussten
Umgang.
Zusätzlich zu den Regelungen der Dienstvereinbarung „Nutzung von E-Mail und In-
ternetdiensten“ ist zu beachten:
Der Download von Dateien, insbesondere von Dokumenten aus dem Internet,
ist auf das aus dienstlicher Sicht zwingend notwendige Maß einzuschränken. Der
Download von ausführbaren Dateien (Dateien mit den Endungen .exe, .bat, .com,
.vbs etc.) oder Dateitypen mit hohem Risikopotential ist grundsätzlich nicht
zulässig und wird soweit möglich technisch unterbunden. Soweit der
Download derartiger Dateien dienstlich notwendig erscheint, kann dieser durch
den IT-Benutzerservice erfolgen.
Es ist nicht zulässig, selbständig nicht zum Standardumfang gehörige Software
auf den PC zu installieren (vgl. 3.3).
Sofern vom IKT-Referat keine Sondererlaubnis erteilt wurde, ist das Abrufen von
kostenpflichtigen Informationen nicht zulässig. Ebenso dürfen keine Produkte be-
stellt oder aus dem Internet heruntergeladen werden, die dem BMU Kosten verur-
sachen oder lizenzpflichtig sind.
Werden im Rahmen der Nutzung des Internet strafrechtlich bedenkliche oder of-
fensichtlich strafbare Inhalte mit Bezug zu den Aufgaben des BMU entdeckt, sind
diese unter der Angabe der Internetadresse (URL) an den IT-Benutzerservice zu
melden.
Die Dienstvereinbarung zur Nutzung der Internetdienste ist im BMU-Intranet veröf-
fentlicht.
8.3 Technische Maßnahmen und Zugang zum Internet
Der Zugang ins Internet wird ausschließlich über die zentrale Anbindung („Firewall“)
des BMU betrieben.
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IKT-Dienstanweisung des BMU April 2019 Zur Verhinderung des Missbrauchs wird der Zugang zu suspekten Internet-Adressen durch Einstellungen an zentralen Firewalls unterbunden und das Herunterladen von Dateien mit bestimmten Endungen verhindert. Internet-Nutzerinnen/-Nutzer müssen sich nach Aufruf des Web-Browsers mit der Nutzerkennung und dem Passwort am zentralen Zugangsserver anmelden. Mit der erneuten Authentifizierung soll der Zugriff Unbefugter vermieden und insbesondere sichergestellt werden, dass Schadprogramme nicht unbemerkt mit den Berechtigun- gen der Nutzerin/des Nutzers einen Kommunikationsweg zwischen dem Arbeitsplatz- PC und externen Servern aufbauen können. ZI5 Seite 23 von 28
IKT-Dienstanweisung des BMU April 2019 9 Intranet 9.1 Zugangsberechtigung Der Zugang zum Intranet des BMU steht grundsätzlich allen Beschäftigten des BMU zur Verfügung. Externe (z. B. Vertreter von Firmen) erhalten den Zugang zum Intra- net nach Maßgabe der ihnen übertragenen Aufgaben auf Antrag der fachlich zustän- digen Organisationseinheit. Der Antrag ist über die zuständige Referatsleitung an IT- Benutzerkonto@bmu.bund.de zu richten. 9.2 Informationspflicht Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informieren sich regelmäßig im Intranet. Veröf- fentlichungen werden auf der Startseite des Intranets, die sich automatisch beim Aufrufen des Intranets öffnet, in chronologischer Reihenfolge angezeigt. 9.3 Inhalte Fachlich verantwortlich für die einzustellenden Informationen ist die jeweils zustän- dige Organisationseinheit. Sie hat sicherzustellen, dass notwendige Änderungen und Aktualisierungen unverzüglich der Intranet-Redaktion mitgeteilt werden. ZI5 Seite 24 von 28
IKT-Dienstanweisung des BMU April 2019 10 IVBB/NdB-Intranet 10.1 Inhalte Das Intranet der Bundesregierung ist das elektronische Informationssystem der obersten und oberen Bundesbehörden, soweit diese an den Informationsverbund Berlin Bonn (IVBB) bzw. die Netze des Bundes (NdB) angeschlossen sind. Es enthält Angebote, bei denen die jeweils veröffentlichende Stelle von einer über die eigene Behörde hinausgehende Bedeutung ausgeht und/oder Interesse an anderer Stelle unterstellt. Für den jeweiligen Inhalt ist die jeweils veröffentlichende Stelle zuständig. Eine zentrale Redaktion ist nicht vorhanden. 10.2 Zugang zum IVBB/NdB-Intranet Der Zugang zum IVBB/NdB-Intranet ist über die Startseite des BMU-Intranets mög- lich sowie über die Adresse: https://www.intranet.bund.de. 10.3 Nutzungsregeln Die Regelungen der „ Dienstvereinbarung über die Nutzung von E-Mail und Internet- Diensten“ gelten entsprechend. Ergänzend sind folgende Regelungen einzuhalten: Das Herunterladen (Download) von Dateien, insbesondere von Dokumenten aus dem Intranet der Bundesregierung, ist grundsätzlich erlaubt. Der Download von ausführ- baren Dateien (Dateien mit den Endungen .exe, .bat, .com, .vbx etc.) ist grundsätz- lich nicht zulässig. Soweit der Download derartiger Dateien dienstlich notwendig ist, kann dieser durch den IT-Benutzerservice erfolgen. Auf das Verbot der selbstständi- gen Installation von nicht zum Standardumfang gehöriger Software (vgl. 3.3) wird ausdrücklich hingewiesen. 10.4 Einschränkungen in der Nutzbarkeit bestimmter Angebote Aufgrund von Gefährdungen, die durch die Verwendung bestimmter Internet-Tech- nologien entstehen, sind nicht alle Angebote im IVBB in vollem Funktionsumfang nutzbar. Sollte die Nutzung derartiger Angebote aus dienstlichen Gründen notwendig sein, ist ein entsprechender Antrag über die zuständige Referatsleitung an den IT-Be- nutzerservice zu richten. 10.5 IVBB-X.500-Verzeichnisdienst Die Erreichbarkeitsinformationen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BMU wer- den im X.500-Verzeichnisdienst des IVBB veröffentlicht. Hier können auch Informati- onen zu Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der übrigen an den IVBB angeschlossenen Behörden abgefragt werden. Erreichbar ist der Verzeichnisdienst über das Portal des IVBB unter der Schaltfläche „Adressen“: http://x500.intranet.bund.de/ . ZI5 Seite 25 von 28
IKT-Dienstanweisung des BMU April 2019 11 Videokonferenzen und Medientechnik Einrichtungen für Videokonferenzen und Medientechnik werden vom IKT-Referat be- darfsorientiert an den Standorten des BMU bereitgestellt. 11.1 Videokonferenzen Die Buchung von Videokonferenzräumen erfolgt über das Postfach IT-VKTK-Konfe- renz@bmu.bund.de in der Regel mindestens 3 Werktage im Voraus. Vor allem zur Koordination mit externen Partnern ist ohne diesen Vorlauf eine Bereitstellung nicht zuverlässig möglich. Sollte zusätzliche Technik (Laptop, USB-Stick) für Videokonferenzen benötigt werden, ist diese bei der Buchung mit anzugeben. Nach dem Beenden einer Videokonferenz sind alle eingesetzten Komponenten ent- sprechend der in den Räumen ausgehängten Anleitungen ordnungsgemäß zu been- den oder auszuschalten. Sollten Fehler, Beschädigungen oder Einschränkungen bei der Nutzung von Video- konferenztechnik bemerkt werden, so sind diese an IT-VKTK-Konfe- renz@bmu.bund.de zu melden und nicht selbst zu beheben. 11.2 Medientechnik Medientechnik (Mikrofone, Laptop, Beamer, …) kann in allen Besprechungsräumen nach Verfügbarkeit bereitgestellt werden. Die Buchung ist mindestens 3 Werktage im Voraus über das Postfach IT-Medientechnik@bmu.bund.de vorzunehmen. Falls Störungen oder Probleme mit der Technik auftreten, so sind diese an IT-Medi- entechnik@bmu.bund.de zu melden und nicht selbst zu beheben. ZI5 Seite 26 von 28
IKT-Dienstanweisung des BMU April 2019
12 IT-Benutzerservice
12.1 Aufgaben
Der Benutzerservice ist die erste Anlaufstelle für alle Fragen, Anregungen und Prob-
leme in der Nutzung der IKT-Einrichtungen des BMU. Hierzu zählen:
Unterstützung der IT-Nutzerinnen und -Nutzer bei der Lösung technischer Prob-
leme, sowohl am Telefon als auch vor Ort,
Hilfestellung bei Fragen zur Bedienung der Standardsoftware,
Betreuung und Beratung der Nutzer zu allen sonstigen IT-spezifischen Fragestel-
lungen,
zeitnahe Weiterleitung von Vorgängen, die nicht im Zuständigkeitsbereich des IT-
Benutzerservice liegen, an das IKT-Referat.
12.2 Kontakt
Die Kontaktaufnahme mit dem IT-Benutzerservice kann erfolgen:
per Telefon über die Durchwahl 55555,
per E-Mail über IT-Benutzerservice@bmu.bund.de
12.3 Servicezeiten
Der IT-Benutzerservice steht an Werktagen in der Zeit von 7:00 - 18:00 Uhr zur Ver-
fügung. Außerhalb dieser Zeiten kann unter der Durchwahl 55555 eine Nachricht auf
dem Anrufbeantworter hinterlassen werden.
Bei Ausfall von zentralen Komponenten außerhalb der Servicezeiten steht eine Rufbe-
reitschaft Werktags von 18:00 - 20:00 Uhr, am Wochenende und feiertags von 7:00 -
17:00 Uhr zur Verfügung, die über den BMU-Bereitschaftsdienst zu erreichen ist.
Änderungen besonders zu Servicezeiten an Feiertagen werden über das Intranet be-
kannt gegeben.
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