vergabe-und-vertragsunterlagen-angebotsphase
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Verträge, Entwürfe, Sitzungs- und Besprechungsunterlagen zur Entwicklung des neuen Logos von Baden-Württemberg“
Design (CD) soll von den Zielgruppen gemocht, akzeptiert und verstanden werden und
das Land und die Organisationshierarchie reflektieren. Ein digitaler Styleguide soll eine
einfache Nutzung des CD über alle Kanäle ermöglichen. Eine Bewerbungsphase
sowie das Training der Nutzerinnen und Nutzer soll gewährleisten, dass das neue CD
holistisch und nachhaltig angewendet wird.
Die Lead-Agentur ist mit der konzeptionellen und kreativen Entwicklung sowie
Einführung des neuen Landes-CD betraut und hat dabei insbesondere folgende
Aufgaben:
Konzeptionelle und kreative Entwicklung des neuen Landes-CD, das den
Design- und Nutzungsanforderungen entspricht (siehe auch Anlage
4_Anforderungen Landes-CD, Anlage 7_Landesverwaltung_CD-Touchpoint
Übersicht sowie Kapitel 5)
Entwicklung eines digitalen Styleguides, der eine einfache Übersetzung des CD
in verschiedene Kommunikationsmedien ermöglicht – siehe Beispiel hier:
https://styleguide.bundesregierung.de/sg-de
CD-Einführung inkl. Bewerbung des neuen CD, Training der Nutzerinnen und
Nutzer
Folgender Zeitplan wird dabei eingehalten:
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Die technische CD-Implementierung ab März 2024 wird von technischen Dienstleistern
übernommen. Die Lead-Agentur hat hierfür geeignete Design-Vorlagen über den
Styleguide zu liefern und eine beratende Funktion einzunehmen.
Die Ausschreibung erfolgt im Rahmen eines nicht offenen Verfahrens mit
Teilnahmewettbewerb.
Der Vertrag enthält keine Exklusivitätsvereinbarung, der Auftraggeber ist auch
berechtigt, Dritte mit weiteren Leistungen, wie sie in diesem Vertrag beschrieben sind,
zu beauftragen.
1.5 Leistungsort
Staatsministerium Baden-Württemberg
Richard-Wagner-Straße 15
70184 Stuttgart
1.6 Losbildung
Es erfolgt keine Losaufteilung.
1.7 Leistungszeitraum und Mengenangaben
Der Leistungszeitraum beginnt nach erfolgtem Zuschlag voraussichtlich ab dem
01.11.2023 und endet zum 31.10.2025. Optional besteht die Möglichkeit einer
Vertragsverlängerung seitens des AGs um 2 x 1 Jahr (bis längstens 31.10.2027).
1.8 Meilensteine des Ausschreibungsverfahrens
Dem Ausschreibungsverfahren liegt folgende Zeitplanung zugrunde:
Aktivität Meilenstein
Letzter Termin zum Stellen von Bieterfragen 23.08.2023, 12:00 Uhr
Späteste Absendung der Antworten durch die 25.08.2023
Kontaktstelle
Termin zur Abgabe der Angebote 01.09.2023, 12:00 Uhr
Einladung zur Präsentation bis 11.09.2023
Präsentation 18.09. / 19.09.2023
voraussichtliche Mitteilung nach § 134 GWB 09.10.2023
(verkürzte Frist 10 Tage)
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Aktivität Meilenstein
Ende Zuschlags- und Bindefrist 20.10.2023, 24:00 Uhr
Beginn der Leistungserbringung 01.11.2023
Ende der Leistungserbringung 31.10.2025
Optional Verlängerung um 2 x 1
Jahr möglich (bis längstens
31.10.2027)
2 Allgemeine Ausschreibungsbedingungen
2.1 Grundsätzliche Bestimmungen
Für die Vergabe findet die „Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge“
(Vergabeverordnung – VgV) Anwendung, ohne dass diese Bestimmungen
Vertragsinhalt werden. Daneben gelten die in diesem und in den folgenden Kapiteln
genannten zusätzlichen Bedingungen.
Die Vergabe erfolgt im Wege des nicht offenen Verfahrens mit Teilnahmewettbewerb
nach § 16 VgV.
2.2 Vollständigkeit der Unterlagen
Die Vergabe- und Vertragsunterlagen bestehen aus 48 nummerierten Seiten zuzüglich
der weiteren in der Aufforderung zur Angebotsabgabe aufgeführten Anhänge und
Anlagen.
Sollten Seiten oder angegebene Anhänge oder Anlagen fehlen, so obliegt es dem
Bieter, diese bei der Kontaktstelle unverzüglich anzufordern.
2.3 Verwendung der Unterlagen
Die Vergabeunterlagen der Kontaktstelle sind urheberrechtlich geschützt. Sie sind
ausschließlich zum Erstellen eines Angebotes zu verwenden.
Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise), Weitergabe an Dritte (mit Ausnahme der
vom Auftraggeber genehmigten Unterauftragnehmer) oder kommerzielle Verwendung
ist ohne ausdrückliche Genehmigung der Kontaktstelle nicht erlaubt. Für eine
Verletzung der Nutzungsrechte und daraus resultierender Ansprüche des Urhebers
hat der Nutzer einzustehen.
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2.4 Fragen zur Ausschreibung Falls sich aus den vorliegenden Unterlagen oder im Zusammenhang mit der Erarbeitung des Angebots Fragen ergeben sollten, sind diese unverzüglich bei der Kontaktstelle zu stellen. Alle Fragen sind bis spätestens zum 23.08.2023, 12:00 Uhr, über den Vergabemarktplatz des Landes Baden-Württemberg (https://ausschreibungen.landbw.de) an die Kontaktstelle zu richten. Diese Frist ist als verfahrensleitende und nicht als Ausschlussfrist zu verstehen. Während des Vergabeverfahrens werden telefonische Fragen nicht beantwortet. Sämtliche Informationen zum Ausschreibungsverfahren sowie Bieterfragen und - antworten grundsätzlicher Art werden allen Bietern immer zeitgleich elektronisch mitgeteilt und werden Bestandteile der Vergabeunterlagen. Bieterfragen können nur nach vorheriger Registrierung und Freischaltung über den Vergabemarktplatz des Landes Baden-Württemberg gestellt werden und werden nur über diesen beantwortet. Bieterfragen, die nicht über diesen Weg eingehen, werden nicht beantwortet. Für Fragen bezüglich Handhabung Vergabemarktplatz (VMP) und Bietertool stellt Cosinex Video-Tutorials für die Bieter im Support-Center (https://support.cosinex.de/unternehmen/) und auf YouTube kostenfrei zur Verfügung. 2.5 Angebotsabgabe Zur Angebotsabgabe ist derjenige berechtigt, der von der Kontaktstelle zur Abgabe eines Angebots aufgefordert wurde. Dabei sind die aufgeforderten Bieter nur berechtigt ein Hauptangebot entsprechend der Leistungsbeschreibung abzugeben. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Das Angebot kann ausschließlich auf elektronischem Wege nach vorheriger Registrierung und Freischaltung auf dem Vergabemarktplatz des Landes Baden- Württemberg (https://ausschreibungen.landbw.de) über das Bietertool eingereicht werden. Hierzu sind alle Pflichtangaben in den digital vorliegenden Formularen auszufüllen und bis zum Ende der Angebotsfrist einzusenden. Geforderte Nachweise, Zertifikate, Bescheinigungen und sonstige Anlagen sind in digitalisierter Form zu übermitteln (Uploadmöglichkeit). LZBW-2023-02-025 Vergabe- und Vertragsunterlagen Angebotsphase Seite 8 von 48
Nähere Informationen zur digitalen Angebotsabgabe über das Bietertool stehen unter https://support.cosinex.de/unternehmen/display/company/Bietertool zur Verfügung. Das Angebot muss den gesetzlichen Anforderungen sowie den Vorgaben der Vergabeunterlagen genügen. Nachträge oder Änderungen der Vergabeunterlagen sowie Antworten auf Bieterfragen, die die Kontaktstelle den Bietern im Laufe des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellt, soweit sie Änderungen, Nachträge oder Ergänzungen der ursprünglichen Vergabeunterlagen enthalten werden Inhalt des mit Zuschlag zustandekommenden Vertrages (Ziff.3.2). Sie sind bereits bei Angebotsabgabe sowie für das gesamte Vergabeverfahren beachtlich. 2.6 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Verfahren an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden ausgeschlossen. Bei Bietern, die sowohl ein eigenes Angebot, als auch ein Angebot als Teil einer Bietergemeinschaft abgeben, wird gemäß § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB ein Ausschluss vom Verfahren geprüft. Das Ergebnis unterliegt dem Ermessen der Verwaltung. Ein Nachweis, dass beide konkurrierenden Angebote unabhängig voneinander eingereicht wurden, kann vom Bieter gefordert werden. Gleiches gilt, wenn ein Bieter in mehreren Bietergemeinschaften anbietet. Ferner müssen Angebote von Bietern, die sowohl ein eigenes Angebot einreichen als auch gemäß einem anderen Angebot als Unterauftragnehmer eingesetzt werden sollen, wegen Verstoßes gegen den Geheimwettbewerb ausgeschlossen werden, soweit Tatsachen vorliegen, die nach Art und Umfang des Unterauftragnehmereinsatzes sowie mit Rücksicht auf die Begleitumstände eine Kenntnis von dem zu derselben Ausschreibung abgegebenen Konkurrenzangebot annehmen lassen. 2.7 Frist zur Angebotsabgabe Das Angebot, einschließlich aller Unterlagen, muss bis zum 01.09.2023, 12.00 Uhr, beim Logistikzentrum Baden-Württemberg elektronisch eingegangen sein. LZBW-2023-02-025 Vergabe- und Vertragsunterlagen Angebotsphase Seite 9 von 48
Maßgeblich ist der Eingang des Angebots über das Bietertool des Vergabemarktplatzes des Landes Baden-Württemberg beim Logistikzentrum Baden-Württemberg. Das Angebot muss vollständig vor Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sein, d.h. der „Upload“ auf dem Angebotsserver des Vergabemarktplatzes Baden-Württemberg muss abgeschlossen sein. Es kommt nicht auf den Zeitpunkt des Beginns der Übermittlung des Angebots an. 2.8 Form und Inhalt der Angebote Das Angebot ist gem. Anlage 1_Checkliste Angebot einzureichen. Im Angebot ist auf alle in den Vergabe- und Vertragsunterlagen aufgeführten Punkte einzugehen. Änderungen, wie z. B. Streichungen, Umformulierungen oder Ergänzungen an den Vertragsunterlagen sind unzulässig und führen nach § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV zum Ausschluss des Angebots. Werden dem Angebot allgemeine Geschäfts-, Liefer- oder Zahlungsbedingungen des Bieters oder eines möglichen Unterauftragnehmers beigefügt, werden diese nicht Gegenstand des Vertrages. Unaufgefordert eingesendete Anlagen zum Angebot werden von der Vergabestelle nicht als Angebotsbestandteil gewertet. Insbesondere Literaturauszüge, vorgefertigte Broschüren und Prospekte werden in die Bewertung nicht einbezogen soweit diese nicht in den Vergabe- und Vertragsunterlagen gefordert waren. Verweise auf Literaturauszüge, Broschüren und Prospekte sind nicht zulässig und werden nicht gewertet. Es müssen sämtliche Erklärungen und Nachweise (z. B. Bescheinigungen, Zertifikate, Erklärungen) des Angebotes – soweit anwendbar – ausgefüllt, an den dafür vorgesehenen Stellen mit Datum und Ort versehen und eigenhändig oder maschinenschriftlich (Textform) unterzeichnet werden. Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind in digitalisierter Form zu übermitteln (Uploadmöglichkeit). Die in der beiliegenden Auflistung (Anlage 1_Checkliste Angebot) als zwingend aufgeführten Erklärungen und Nachweise führen bei Nichtvorliegen direkt zum Ausschluss. Die zum Zeitpunkt des Angebotsschlusstermins fehlenden, nicht als zwingend vorzulegend aufgeführten Erklärungen und Nachweise können, sofern keine LZBW-2023-02-025 Vergabe- und Vertragsunterlagen Angebotsphase Seite 10 von 48
gesetzlichen Vorgaben dagegensprechen, bis zum Ablauf einer von der Kontaktstelle zu bestimmenden Nachfrist nachgefordert werden. Ob eine Nachforderung erfolgen wird, entscheidet die Vergabestelle nach Ermessen. 2.9 Sprache Der Bieter hat sein Angebot inklusive sämtlicher Anlagen und Nachweise in deutscher Sprache zu erstellen. Der Schriftverkehr mit dem Auftraggeber ist in deutscher Sprache zu führen. Die Vertragssprache ist deutsch. 2.10 Änderungen, Ergänzungen oder Rücknahme Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen von bereits elektronisch abgegebenen Angeboten sind nicht möglich. Bereits elektronisch abgegebene Angebote werden nicht durch die Abgabe eines geänderten oder ergänzten Angebots überschrieben. Um Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen, muss der Bieter das abgegebene Angebot über den jeweiligen Projektraum des Vergabeverfahrens auf dem Vergabemarktplatz des Landes Baden-Württemberg zurückziehen, ein neues Angebot mit den Änderungen oder Ergänzungen erstellen und erneut über das Bietertool des Vergabemarktplatzes des Landes Baden-Württemberg abgeben. Eine solche Änderung ist nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist möglich. Nach Ablauf der Angebotsfrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden. Systemseitig besteht die Möglichkeit mehrere Angebote innerhalb eines Vergabeverfahrens abzugeben. Ob dies zulässig ist, richtet sich nach den Bewerbungsbedingungen des konkreten Vergabeverfahrens. Nähere Informationen zur Rücknahme von elektronischen Angeboten stehen unter https://support.cosinex.de/unternehmen/pages/viewpage.action?pageId=28114987# Projektraum-Angebote/Teilnahmeantraege ElektronischeAngebotezurueckziehen zur Verfügung. 2.11 Zuschlags- und Bindefrist Der Zuschlag wird innerhalb der sich aus Punkt 1.8 dieser Vergabe- und Vertragsunterlagen ergebenden Zuschlagsfrist über den Vergabemarktplatz des Landes Baden-Württemberg, ggfs. vorab per Fax oder Email, erteilt. LZBW-2023-02-025 Vergabe- und Vertragsunterlagen Angebotsphase Seite 11 von 48
Der Bieter ist bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an sein Angebot gebunden (Bindefrist). Die Bindefrist endet in jedem Fall mit dem rechtswirksamen Zuschlag. 2.12 Informationspflicht (§ 134 GWB) Gemäß § 134 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss unverzüglich in Textform über den Namen des Unternehmers, dessen Angebot angenommen werden soll, Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses informiert werden. Ein Vertrag darf frühestens 15 Kalendertage nach Absendung dieser Informationen geschlossen werden, bei elektronischem Versand oder per Fax nach 10 Kalendertagen. Im Übrigen wird auf § 134 GWB verwiesen. Der Bieter, dessen Angebot angenommen werden soll, erhält zum gleichen Zeitpunkt eine entsprechende Information (ein Vertrag wird hiermit noch nicht geschlossen). Die Information gemäß dieser Ziffer steht unter dem Vorbehalt des Ergebnisses des Wettbewerbsregisterauszugs. 2.13 Zuschlagserteilung Wird der Zuschlag auf das Angebot rechtzeitig und ohne Änderungen erteilt, ist der Vertrag zu den Bedingungen dieser Ausschreibung und auf Grundlage des Angebotes rechtskräftig zustande gekommen. Eine besondere Urkunde über den Vertrag wird nicht gefertigt. 2.14 Mitteilung über nicht berücksichtigte Angebote Mit der Abgabe des Angebotes unterliegt der Bieter den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote nach § 62 VgV. Der unterlegene Bieter erteilt bereits mit Abgabe des Angebots seine Zustimmung dazu, dass die Kontaktstelle seine sämtlichen Angebotsunterlagen einer datenschutzgerechten Vernichtung zuführt, sollte der unterlegene Bieter nicht innerhalb von 30 Kalendertagen nach Ablauf der Zuschlagsfrist die Herausgabe der Unterlagen ausdrücklich verlangen. Die Kosten der Rücksendung hat der Bieter zu tragen. Die Kontaktstelle teilt den beantragenden Bietern die Gründe für die Ablehnung ihrer Bewerbung oder ihres Angebotes mit. Daneben werden auch die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes und der Name des erfolgreichen Bieters LZBW-2023-02-025 Vergabe- und Vertragsunterlagen Angebotsphase Seite 12 von 48
angegeben, vgl. § 62 VgV. Sofern bereits im Angebot Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet die Kontaktstelle nach pflichtgemäßem Ermessen, vgl. § 62 Abs. 3 i.V.m. § 39 Abs. 6 VgV. 2.15 Bekanntmachung über vergebene Aufträge Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot unter den Voraussetzungen des § 39 Abs. 1-4 VgV sein Name und der zu zahlende Auftragspreis nach dem in Anhang III der Durchführungsverordnung (EG) Nr. 2015/1986 enthaltenen Muster bekannt gegeben wird. Sofern bereits im Angebot Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet die Kontaktstelle nach pflichtgemäßem Ermessen, vgl. § 39 Abs. 6 VgV. 2.16 Vergütung Für die Teilnahme an der Ausschreibung wird keine Vergütung gewährt. Mit Abgabe eines Angebots verzichten die Bieter auf die Geltendmachung entstandener sowie evtl. entstehender Kosten. 2.17 Aufhebung der Ausschreibung Die Kontaktstelle behält sich unter den Voraussetzungen des § 63 VgV die teilweise oder vollständige Aufhebung der Ausschreibung vor. Die Aufhebung wird den Bietern schriftlich mitgeteilt. 2.18 Prüfung von Vergabesperren, Eintragungen im Wettbewerbsregister Es wird geprüft, ob gegen den Bieter, der für den Zuschlag vorgesehen ist, eine Meldung gemäß der Verwaltungsvorschrift zur Korruptionsverhütung und - bekämpfung bei der Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren vorliegt. Bei Vorliegen einer Vergabesperre wird der Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Eine etwaige Zuschlagserteilung steht weiterhin unter dem Vorbehalt des Ergebnisses des Wettbewerbsregisterauszuges. Dieser wird nach § 6 Abs. 1 WRegG zur Validierung der Angaben von dem Bieter angefordert, der voraussichtlich den LZBW-2023-02-025 Vergabe- und Vertragsunterlagen Angebotsphase Seite 13 von 48
Zuschlag erhalten soll (Ziffer 13.1 der VwV Beschaffung). Eintragungen können zum
Ausschluss führen.
2.19 Bietergemeinschaften
In Angeboten von Bietergemeinschaften sind sämtliche Mitglieder mit Namen und
Anschrift zu benennen. Ein Angebot einer Bietergemeinschaft findet nur
Berücksichtigung, wenn
im Angebot ein Mitglied der Bietergemeinschaft als bevollmächtigter
Vertreter für die Durchführung des Vertrages benannt ist und
sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit
dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen
Haftung verpflichten.
Diese Punkte sind durch eine von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft
unterschriebene (Textform) gesonderte Erklärung zu bestätigen. Eine entsprechend
vorgefertigte Vollmacht für Bietergemeinschaften ist bei der Kontaktstelle auf Anfrage
erhältlich. Einer notariellen Beglaubigung dieser Erklärung bedarf es nicht.
Bietergemeinschaften können grundsätzlich in der Angebotsphase nicht neu oder
umgebildet werden. Die Änderung der Zusammensetzung einer Bietergemeinschaft ist
nach Ablauf der Teilnahmephase nur aus wichtigem Grund (z. B. Insolvenz oder
Auflösung von den an der Bietergemeinschaft beteiligten Unternehmen) zulässig. Sie
ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen und bedarf der schriftlichen Zustimmung
des Auftraggebers. Das Unternehmen, das in die Bewerbergemeinschaft
aufgenommen werden soll, hat sich zunächst der Prüfung durch den Auftraggeber
nach Maßgabe der Kriterien des Teilnahmewettbewerbs zu unterwerfen. Der
Auftraggeber darf dem Eintritt eines neuen Mitglieds einer Bewerbergemeinschaft
widersprechen, wenn Zweifel an dessen Fachkunde, Leistungsfähigkeit oder
Zuverlässigkeit bestehen.
Die Um- oder Neubildung einer Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe kann nach
obergerichtlicher Rechtsprechung unzulässig sein und führt dann zur
Nichtberücksichtigung der Gemeinschaft bzw. ihres Angebots.
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