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b. Organisation eines täglichen Caterings zur Mittagsverpflegung für  die 
Teilnehmer an Tagen, an denen die Konferenz die Mittagszeit umfasst 
(Montag -Donnerstag).  
c. Zur Durchführung der Veranstaltung wurde eine Vereinbarung mit der 
IAEO getroffen, die die Übernahme einer Mittagsverpflegung für alle 
Teilnehmer vorsieht. Die E rfahrung aus zurückliegenden 
Veranstaltungen hat gezeigt, dass im Rahmen des durch Auftraggeber 
und Auftragnehmerin abbildbaren administrativen und organisatorischen 
Aufwands nur eine Verpflegung durch vom Veranstaltungsort gestelltes 
Catering zielführend ist. Dies gilt insbesondere mit Hinblick auf zum 
Veranstaltungszeitpunkt möglicherweise noch geltende Corona -
Hygieneauflagen. Daher werden die durch den Veranstaltungsort 
angebotene Veranstaltungspauschale von 49€ pro Person und Tag für 
die vier Tage (Mont ag-Donnerstag) mit Mittagsverpflegung genutzt und 
durch die Auftragnehmerin gebucht.  
6. Sicherstellung des Vorhandenseins einer hinreichenden technischen 
Infrastruktur:  
a. Ein Sitzungssaal muss mit angemessener und aktueller Multimedia -
Technik (Präsentationsmedi um, Mikrofonanlage, nach Möglichkeit 
WLAN während der Konferenz, Flipcharts) ausgestattet sein.  
b. Weitere Konferenzräume sind den Ansprüchen des Workshops 
entsprechend auszustatten  
c. Die technische Infrastruktur ist im Vorfeld aufzubauen, unmittelbar vor 
der Konferenz zu testen und technische Unterstützung für einen 
reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.  
7. Führung des Konferenzbüros:  
a. Registrierung der Teilnehmer und bei gesetzlicher Notwendigkeit 
Abfrage des 2G bzw. 3G Status der Teilnehmer (per Email oder 
Webs eite) 
b. Nachhalten des Anmeldestandes  
c. Bereitstellung von Informationen über Ablauf und Organisation des 
Workshops  
d. Zusammenstellung eines Abstraktbandes in Zusammenarbeit mit dem 
BMUV -Organisationsteam und Druck der Exemplare für die Teilnehmer

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oder Bereitste llung auf einem Datenträger, Übergabe der Datei(en) an 
das BMUV  
e. Einrichtung einer Konferenzemail für Nachfragen der Teilnehmer  
f. Organisation und Ausgabe der Konferenzaccesso ires (Konferenztasche, 
Schreibpapier, Kugelschreiber oder Stifte, Werbematerialien d er 
beteiligten Behörden etc.) auf der Konferenz in Rücksprache mit der 
Auftraggeberin und IAEO  
8. Reisemanagement  
a. Reservierung von Hotelzimmerkontingenten und Organisation der 
An/Abr eise für die eingeladenen Gäste  
b. Unterstützung der Organisation, Anreise bzw. Abreise der Teilnehmer 
(Beschilderung, Fahrplan, Taxi -Bestellungen usw.)  
c. Erstellung einer Information über die Örtlichkeiten für die Teilnehmer, um 
Anreise und die Orientierung vor Ort zu erleichtern  
9. Planung und Organisation eines gemeinsamen Abendessens:  
a. Im internationalen Austausch ist es als Zeichen der gegenseitigen 
Wertschätzung üblich, als Gastgeber zu einem gemeinsamen 
Abendessen einzuladen. Daher ist ein gemeinsames Abendessen unter 
der soweit möglichen Wahrung der geltenden Höchstsätze (40€ pro 
Person) und sonstigen Modalitäten des Bundes/BMUV zu organisieren.  
b. Das Abendessen wird direkt über dieses Vorhaben abgerechnet.  
c. Das Abendessen soll am Donnerstag, dem 02. Juni 2022 nach 
Abschluss des Tagesprogramms der Konferenz erfolgen.  
d. Hierzu sollen möglichst alternative Angebote vorgestellt werden.  
e. Das Abendessen muss nicht am Tagungsort stattfinden, aber das 
Restaurant muss gut zu erreichen sein.  
10. Ergänzende Abstimmung in der Organisation der Konferenz  
11. Die Auftragnehmerin unterstützt Auftraggeberin und IAEO bei von der 
Auftraggeberin und IAEO übernommenen Dienstleistungen. Dies betrifft unter 
anderem die Ausrichtung eines Empfangs für die Teilnehmer durch die IAEO 
oder Hilfe bei der Vermittlung finanzieller Unterstützung von dazu berechtigten 
Teilneh mern durch die IAEO.  
12. Vor-Ort Absprachen:

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Für die Organisation und den reibungslosen Ablauf der Konferenz ist ein Vor -
Ort Gespräch mit dem BMUV am Veranstaltungsort von der Auftragnehmerin 
zu planen und durchzuführen.  
 
 
3.2. AP 2: Unterstützung der wissenschaf tlich-inhaltlichen 
Organisation sowie des deutschen Anteils an der Konferenz  
Die Auftragnehmerin organisiert deutsche Beiträge zur Konferenz und gestaltet 
mindestens einen Beitrag in Absprache mit der Auftraggeberin. Hierfür sollen Beiträge 
aus Deutschland  zu den verschiedenen Themen der Konferenz vorgestellt werden. 
Die Auftragnehmerin trägt hier zum einen mit eigenen Beiträgen bei. Zum anderen 
schlägt sie der Auftraggeberin geeignete Redner und Beitragsthemen aus 
Deutschland vor und übernimmt die Kommunik ation mit den potenziellen Rednern 
bzgl. der Inhalte der Vorträge. Sie achtet dabei darauf, dass die Beiträge zum einen 
die Breite der Aktivitäten in Deutschland im Bereich des Konferenzthemas möglichst 
umfassend abbilden . Zum anderen sollten die Redner au s möglichst unterschiedlichen 
Arbeitsbereichen (Behörden, Sachverständigenorganisationen, Forschung, Industrie 
etc.) des Themenfeldes stammen.  
Die Auftragnehmerin unterstützt die Auftraggeberin und die IAEO bei der Gestaltung 
des Auftaktprogramms am ersten  Konferenztag. Hierfür macht die Auftragnehmerin 
Vorschläge für die Welcoming -Beiträge sowie für eine ansprechende Keynote.  
Die Auftragnehmerin unterstützt die IAEO bei Bedarf bei der wissenschaftlich -
inhaltlichen Gestaltung der restlichen Tage. Bei Bedar f führt die Auftragnehmerin 
Abstimmungsgespräche mit der IAEO durch.  
 
3.3. AP 3: Unterstützung der wissenschaftlich -inhaltlichen 
Organisation des Workshops zur Informationssicherheit  
Der Workshop soll einen halben Tag der Konferenz umfassen und dazu dienen, die 
Teilnehmer bei der Entwicklung selbstständiger und kooperativer Lösungen zu 
spezifischen Problemen der Regelwerksgestaltung und Umsetzung im Feld der 
Informationssicherheit kern technischer Anlagen zu unterstützen. Die Auftragnehmerin 
gestaltet das für den Workshop vorgesehene Programm gemeinsam mit der

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Auftraggeberin und der IAEO. Die Auftragnehmerin beteiligt sich hierbei an Aufgaben, 
Erläuterungen sowie einleitenden Vorträgen o der übernimmt die Erstellung dieser auf 
Wunsch der Auftraggeberin und der IAEO. Die gemeinsam entwickelten Materialien 
werden von der Auftragnehmerin vervielfältigt und den Teilnehmern bei Durchführung 
zur Verfügung gestellt.  
Um eine optimale Durchführung  und Begleitung des Workshops durch die 
Auftragnehmerin und die IAEO zu gewährleisten, wird die Auftragnehmerin im Vorfeld 
ihre bei der Konferenz anwesenden Mitarbeiter auf die Durchführung und Begleitung 
vorbereiten und schulen.  
3.4. AP 4: Durchführung der Ko nferenz  
Die Auftragnehmerin soll sechs Mitarbeiter zur örtlichen Durchführung der Konferenz 
benennen, um ihre technisch -administrativen und technisch -wissenschaftlichen 
Aufgaben durchzuführen. Zu den Hauptaufgaben bei Durchführung gehören:  
 Bewirtung/Cate ring:  
Sicherstellung der termingerechten (gemäß Programmplanung) Bereitstellung 
der täglichen Pausenverpflegung sowie der Mittagsverpflegung an den ersten  
vier Tagen (vgl. AP 1, Punkt 4)  
 Rahmenprogramm:  
Organisation de s gemeinsamen Gesellschaftsabend s mit Arbeitsessen  und des 
Empfangs (aus Ap1 Punkt 11) , ggf. Unterstützung bei An - und Abreise (vgl. AP 
1, Punkt 7)  
 Führung eines Konferenzbüros:  
 Es ist ein Konferenzbüro für die durchführenden Personen einzurichten und zu 
betreiben, (vgl. AP 1, Punkt 6)  
 Führu ng eines Infopoints:  
 Zur optimalen Betreuung der Konferenzteilnehmer ist ein Infopoint einzurichten, 
an welchen sich die Konferenzteilnehmer zur Information und Betreuung 
wenden können. Dieser ist am ersten Tag durchgängig, an den anderen Tagen 
während der  Pausen und vor und nach der Konferenz zu besetzen.  
 Begleitung des Workshops zur Informationssicherheit

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Die Arbeitsgruppen sind entsprechend des zwischen Auftragnehmerin, 
Auftraggeberin und der IAEO verabredeten Konzeptes zu betreuen und zu 
unterstützen.  
Der Ablauf der Vorträge der Konferenz ist gemeinsam mit der Auftraggeberin und der 
IAEO festzulegen. Es ist eine klare Aufgabenverteilung und Ablauforganisation zu 
definieren. Mindestens ist die telefonische Erreichbarkeit eines Ansprechpartners für 
die T eilnehmer während der Konferenz sicherzustellen.  
 
3.5. AP 5: Nachbereitung der Konferenz  
Eine erste Rückschau einschließlich der Identifikation eventueller noch ausstehender 
Arbeiten ist mit der Auftraggeberin nach der Konferenz durchzuführen. Die 
Abrechnung sowie ein Budgetabgleich mit der Feststellung offener Posten sind zu 
übergeben.  
Vorbe reitende Unterstützung der IAEO zur Erstellung des „Chairman Reports“ in 
Absprache mit der Auftraggeberin, wie z.B. Übermittlung und Erstellen einer Statistik 
zur Teilnahme (Teilnehmer, Länder, Themen), des endgültigen Programms und der 
Zusammenstellung de r wissenschaftlichen Abstracts der Beiträge, ist zu leisten.  
Eine Auswertung der Konferenz in Form eines Kurzberichtes für aufsichtliche Zwecke 
für die Auftraggeberin ist zu erstellen. In der Auswertung sollen die wesentlichen 
fachlichen Erkenntnisse der Konferenz sowie des Workshops enthalten sein, sowie ein 
Abgleich des Standes von Wissenschaft und Technik wie er sich bei der Konferenz 
gezeigt hat mit dem bestehenden deutschen Regelwerk zur Thematik erfolgen. 
Weiterhin sind die technisch -administrativen Erfahrungen aus Vorbereitung und 
Durchführung darzulegen und auszuwerten.  
 
 
4. Anforderungen und Vorgaben  
4.1. Allgemeine Anforderungen an die Durchführung und 
Bearbeitung des Vorhabens

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Die Laufzeit des Vorhabens endet zwei Monate nach Ende der Konferenz zum vol len 
Kalendermonat.   
Alle Entscheidungen werden mit Zustimmung bzw. nach Absprache mit der 
Auftraggeberin getroffen. Diese ist bei allen Bekanntgaben zu nennen.  
Das Projekt startet mit der Vergabe des Projekts an die Auftragnehmerin. Es ist 
unmittelbar nac h Vergabe ein Kick -Off-Meeting mit der Auftraggeberin durchzuführen.  
Monatlich oder nach Bedarf finden weitere Gespräche zum Stand der 
Planungen/Vorbereitung bei der Auftraggeberin oder per Videokonferenz statt.  
 
4.2. Termine  
Die Konferenz findet in der Zeit v om 30. Mai bis zum 03. Juni 2022 in Berlin an fünf 
Tagen statt. Am ersten Tag soll die Konferenz am späten Vormittag beginnen und am 
letzten Tag mittags enden. Die Konferenz beginnt am Montag und endet am Freitag. 
Eine Liste möglicher Hotels für die Teilne hmer in der Umgebung des Tagungsortes 
sowie eine Anreise -Information mit einer Übersichtskarte der näheren Umgebung ist 
zu erstellen. Die Lieferung sämtlicher sonstiger Dienstleistungen muss zum Zeitpunkt 
der Konferenz erfolgen. Feinabsprachen und ggf. erf orderliche Vor -Ort-
Besprechungen sollten zwei Wochen vor Beginn der Konferenz – nach Rücksprache 
mit der Auftraggeberin – erfolgen.  
4.3. Berichte  
Eine Berichterstattung über die Konferenz im Sinne einer Veröffentlichung erfolgt 
durch die IAEO durch den sogenannten „Chairman Report“. Die Auftraggeberin 
arbeitet hier nur zu. Die unten aufgeführten Hinweise zur Barrierefreiheit treffen hier 
nicht zu.  
Für interne, aufsichtliche Zwecke verfasst die Auftragnehmerin einen Abschlussbericht  
mit den wesentlichen Erkenntnissen aus der Konferenz sowie einem Abgleich des 
nationalen und internationalen Stands von Wissenschaft und Technik. Dieser Bericht 
ist nicht  für eine Veröffentlichung vorgesehen. Unabhängig davon gilt grundsätzlich:  
 
Die Berichte nach § 12 ABFE/BMU sind jeweils in 2 Exemplaren zu liefern. Darüber 
hinaus sind zusätzlich 3 Ergebnisberichte nach § 13 ABFE -BMU, sofern dieses in 
Form eines Berichte s erstellt wird, vorzulegen. Die Zwischenberichte nach § 12 Abs.

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1 ABFE/BMU werden durch die vertraglich vereinbarten Berichte zu den jeweiligen 
Arbeitspaketen ersetzt.  
Der Schlussbericht nach § 12 Abs. 3 ABFE -BMU und das Ergebnis nach § 13 ABFE -
BMU, sofe rn dieses in Form eines Berichtes erstellt wird, sind der Auftraggeberin in 
digitaler und gemäß der Barrierefreie -Informationstechnik -Verordnung in barrierefreier 
Form als pdf -Dokument vorzulegen (nicht erforderlich, wenn keine Veröffentlichung im 
Internet  vorgesehen ist). Ist eine Lieferung im pdf -Format nicht möglich, ist das 
Dateiformat mit der Auftraggeberin vor Lieferung abzustimmen. Firmenlogos usw. sind 
auf den Seiten der Berichte nicht zulässig.  
 
Die Behörden der Bundesverwaltung sind verpflichtet, ihre Informationsangebote im 
Internet barrierefrei zu gestalten. Für alle Veröffentlichungen, die von der 
Auftraggeberin online bereitgestellt werden sollen, sind die Vorgaben der derzeit 
gültigen Barrierefreie -Informationstechnik -Verordnung, kurz BITV 2.0 , zu erfüllen. 
Damit verbundene Leistungsbestandteile sind vom Auftragnehmer stets 
entsprechend der Verordnung zu erbringen und ggf. nachzubessern, bis eine 
endgültige Abnahme durch die Auftraggeberin erfolgt.  
In der BITV 2.0 sind die Anforderungen für di e Erstellung barrierefreier PDF -
Dokumente nicht detailliert geregelt. Um für die Veröffentlichungen im PDF -Format 
einheitliche und vergleichbare Ergebnisse zu erzielen, ist die Norm DIN ISO 14289 – 
PDF/UA, also der PDF -Standard für barrierefreie PDF -Dokume nte, anzuwenden. Je 
nach Art und Umfang der Inhalte ist es sehr aufwändig, eine Veröffentlichung mit 
komplexen Strukturen, umfangreichen Tabellen, Fußnoten, Grafiken oder Formeln 
durchgängig barrierefrei zu erstellen. Es sind dafür neben konzeptionellen 
Vorüberlegungen viele manuelle Arbeitsschritte notwendig, die sich teilweise durch 
kostenpflichtige Programme vereinfachen lassen. Besteht seitens des 
Auftragnehmers keine oder nur wenig Erfahrung, sind für die technische Umsetzung 
des Endproduktes nicht nur  ausreichend Zeit und Aufwand, sondern eventuell auch 
zusätzliche Kosten einzuplanen. Alternativ ist ein entsprechend erfahrener 
Dienstleister mit der Aufgabe zu betrauen. Die Anforderung auf barrierefreie 
Zugänglichkeit ist anzuwenden, wenn die Auftraggeb erin Herausgeberin, 
Mitherausgeberin oder Beauftragende der Veröffentlichung ist. Ebenso gelten die 
Bestimmungen, wenn die Veröffentlichung unabhängig vom Herausgeber in einem 
Internetangebot der Auftraggeberin erscheinen soll. Zu Veröffentlichungen zählen

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neben Broschüren, Faltblättern und Postern auch jegliche Form von Berichten, 
Gutachten, Studien, Dokumentationen, technische Anleitungen und Vergleichbares.  
Um die Zugänglichkeit der gelieferten PDF -Dokumente nachzuweisen, sind 
Prüfberichte einzureichen,  die mit jeweils aktuellsten Version des PDF Accessibility 
Checkers (PAC 3) erzeugt wurden. Die Auftraggeberin lässt die gelieferten 
Dokumente ggf. durch einen externen Dienstleister eingehend technisch und manuell 
prüfen. Dazu werden die kostenfreien Hilf smittel PAC 3, Acrobat -Plugin callas 
pdfGoHTML, VIP PDF -Reader und gegebenenfalls der Screenreader NVDA 
verwendet.  
Weitere Informationen zur Erfüllung der Anforderungen – einschließlich der 
Ausnahmen für Forschungsberichte – ergeben sich aus dem Leitfaden  zur Erstellung 
und Abgabe barrierefreier PDF -Dateien des BMU und dem „Handbuch zur Erstellung 
barrierefreier PDF -Dokumente“ mit detaillierten Hinweisen und Informationen. Diese 
stehen unter https://www.bmu.de/WS1300 zur Verfügung.  
Je nach Art und Umfang d er Veröffentlichung ist die Erstellung sehr aufwändig. 
Besteht seitens des Auftragnehmers keine oder nur wenig Erfahrung, ist für die 
Umsetzung ausreichend Zeit und Aufwand einzuplanen oder ein entsprechend 
erfahrener Dienstleister mit der Aufgabe zu betra uen. 
Folgende Dokumente sind zur Veröffentlichung vorgesehen und barrierefrei zu 
gestalten: Keine.  
4.4. Angebotsabfassung/Detailplanung des Vorhabens  
Im Rahmen des Angebots sind eine Projektstruktur und eine Arbeitsplanung 
vorzulegen, die eine Abschätzung der e rforderlichen Bearbeitungszeiten und 
Aufwände möglich machen. Dabei muss aus dem Angebot klar und nachvollziehbar 
hervorgehen, auf welchen fachlichen Überlegungen der vorkalkulierte Aufwand 
(Mengengerüst) basiert, d. h. der veranschlagte Aufwand muss begrü ndet sein – 
sowohl hinsichtlich Personal – und Reisekosten als auch in etwaigen Sach - bzw. 
Sonderbetriebsmitteln.  
4.5. Anforderungen an Anbieter und Projektteam  
Für die im Rahmen dieses Auftrags zu erbringenden Leistungen muss die 
Auftragnehmerin Personal mit der für die Bearbeitung der Aufgabenstellung 
erforderlichen Erfahrungen mit ausländischen Repräsentanten und englischen 
Sprachkenntnissen in Wort und Schrift einsetzen.

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4.6. Vom Auftraggeber bereitgestellte  Leistungen  
Das BASE/BMUV als Auftraggeberin wird di e Arbeiten mit einem eigenen 
Organisationsteam begleiten. Das Organisationsteam wird in alle Entscheidungen 
eingebunden sein.  
Hinweis: Es ist ferner zu beachten, dass wie oben beschrieben Teile der Organisation 
und Vorbereitung der Konferenz in Kooperatio n mit der IAEO entstehen.  
 
5. Anlagen  
Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen  
Leitfaden zur Erstellung und Abgabe barrierefreier PDF -Dateien