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c. Zur Durchführung der Veranstaltung wurde eine Vereinbarung mit der 
IAEO getroffen, die die Übernahme einer Mittagsverpflegung für alle 
Teilnehmer vorsieht. Die Erfahrung aus zurückliegenden 
Veranstaltungen hat gezeigt, dass im Rahmen des durch Auftraggeber 
und Auftragnehmerin abbildbaren administrativen und organisatorischen 
Aufwands nur eine Verpflegung durch vom Veranstaltungsort gestelltes 
Catering zielführend ist. Dies gilt insbesondere mit Hinblick auf zum 
Veranstaltungszeitpunkt möglicherweise noch geltende Corona-
Hygieneauflagen. Daher die durch den Veranstaltungsort angebotene 
Veranstaltungspauschale von 49 € pro Person und Tag für die vier Tage 
(Montag-Donnerstag) mit Mittagsverpflegung genutzt und durch die 
Auftragnehmerin gebucht werden. 
6. Sicherstellung des Vorhandenseins einer hinreichenden technischen 
Infrastruktur: 
a. Ein Sitzungssaal muss mit angemessener und aktueller Multimedia-
Technik (Präsentationsmedium, Mikrofonanlage, nach Möglichkeit 
WLAN während der Konferenz, Flipcharts) ausgestattet sein.  
b. Weitere Konferenzräume sind den Ansprüchen des Workshops 
entsprechend auszustatten 
c. Die technische Infrastruktur ist im Vorfeld aufzubauen, unmittelbar vor 
der Konferenz zu testen und technische Unterstützung für einen 
reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. 
7. Führung des Konferenzbüros:  
a. Registrierung der Teilnehmer und bei gesetzlicher Notwendigkeit 
Abfrage des 2G bzw. 3G Status der Teilnehmer (per Email oder 
Webseite) 
b. Nachhalten des Anmeldestandes 
c. Bereitstellung von Informationen über Ablauf und Organisation des 
Workshops 
d. Zusammenstellung eines Abstraktbandes in Zusammenarbeit mit dem 
BMUV-Organisationsteam und Druck der Exemplare für die Teilnehmer 
oder Bereitstellung auf einem Datenträger, Übergabe der Datei(en) an 
das BMUV 
e. Einrichtung einer Konferenzemail für Nachfragen der Teilnehmer

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f. Organisation und Ausgabe der Konferenzaccessories (Konferenztasche, 
Schreibpapier, Kugelschreiber oder Stifte, Werbematerialien der 
beteiligten Behörden etc.) auf der Konferenz in Rücksprache mit der 
Auftraggeberin und IAEO 
8. Reisemanagement 
a. Reservierung von Hotelzimmerkontingenten und Organisation der 
An/Abreise für die eingeladenen Gäste 
b. Unterstützung der Organisation, Anreise bzw. Abreise der Teilnehmer 
(Beschilderung, Fahrplan, Taxi-Bestellungen usw.) 
c. Erstellung einer Information über die Örtlichkeiten für die Teilnehmer, um 
Anreise und die Orientierung vor Ort zu erleichtern 
9. Planung und Organisation eines gemeinsamen Abendessens: 
a. Im internationalen Austausch ist es als Zeichen der gegenseitigen 
Wertschätzung üblich, als Gastgeber zu einem gemeinsamen 
Abendessen einzuladen. Daher ist ein gemeinsames Abendessen unter 
der soweit möglichen Wahrung der geltenden Höchstsätze (40 € pro 
Person) und sonstigen Modalitäten des Bundes/BMUV zu organisieren.  
b. Das Abendessen soll am Donnerstag, dem 02. Juni 2022 nach 
Abschluss des Tagesprogramms der Konferenz erfolgen.  
c. Hierzu sollen möglichst alternative Angebote vorgestellt werden. 
d. Das Abendessen muss nicht am Tagungsort stattfinden, aber das 
Restaurant muss gut zu erreichen sein.  
10. Ergänzende Abstimmung in der Organisation der Konferenz 
11. Die Auftragnehmerin unterstützt Auftraggeberin und IAEO bei von der 
Auftraggeberin und IAEO übernommenen Dienstleistungen. Dies betrifft unter 
anderem die Ausrichtung eines Empfangs für die Teilnehmer durch die IAEO 
oder Hilfe bei der Vermittlung finanzieller Unterstützung von dazu berechtigten 
Teilnehmern durch die IAEO.  
12. Vor-Ort Absprachen: 
Für die Organisation und den reibungslosen Ablauf der Konferenz ist ein Vor-
Ort Gespräch mit dem BMUV am Veranstaltungsort von der Auftragnehmerin 
zu planen und durchzuführen.

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3.2. AP 2: Unterstützung der wissenschaftlich-inhaltlichen 
Organisation sowie des deutschen Anteils an der Konferenz 
Die Auftragnehmerin organisiert deutsche Beiträge zur Konferenz und gestaltet 
mindestens einen Beitrag in Absprache mit der Auftraggeberin. Hierfür sollen Beiträge 
aus Deutschland zu den verschiedenen Themen der Konferenz vorgestellt werden. 
Die Auftragnehmerin trägt hier zum einen mit eigenen Beiträgen bei. Zum anderen 
schlägt sie der Auftraggeberin geeignete Redner und Beitragsthemen aus 
Deutschland vor und übernimmt die Kommunikation mit den potenziellen Rednern 
bzgl. der Inhalte der Vorträge. Sie achtet dabei darauf, dass die Beiträge zum einen 
die Breite der Aktivitäten in Deutschland im Bereich des Konferenzthemas möglichst 
umfassend abbilden. Zum anderen sollten die Redner aus möglichst unterschiedlichen 
Arbeitsbereichen (Behörden, Sachverständigenorganisationen, Forschung, Industrie 
etc.) des Themenfeldes stammen. 
Die Auftragnehmerin unterstützt die Auftraggeberin und die IAEO bei der Gestaltung 
des Auftaktprogramms am ersten Konferenztag. Hierfür macht die Auftragnehmerin 
Vorschläge für die Welcoming-Beiträge sowie für eine ansprechende Keynote.  
Die Auftragnehmerin unterstützt die IAEO bei Bedarf bei der wissenschaftlich-
inhaltlichen Gestaltung der restlichen Tage. Bei Bedarf führt die Auftragnehmerin 
Abstimmungsgespräche mit der IAEO durch.  
3.3. AP 3: Unterstützung der wissenschaftlich-inhaltlichen 
Organisation des Workshops zur Informationssicherheit 
Der Workshop soll einen halben Tag der Konferenz umfassen und dazu dienen, die 
Teilnehmer bei der Entwicklung selbstständiger und kooperativer Lösungen zu 
spezifischen Problemen der Regelwerksgestaltung und Umsetzung im Feld der 
Informationssicherheit kerntechnischer Anlagen zu unterstützen. Die Auftragnehmerin 
gestaltet das für den Workshop vorgesehene Programm gemeinsam mit der 
Auftraggeberin und der IAEO. Die Auftragnehmerin beteiligt sich hierbei an Aufgaben, 
Erläuterungen sowie einleitenden Vorträgen oder übernimmt die Erstellung dieser auf 
Wunsch der Auftraggeberin und der IAEO. Die gemeinsam entwickelten Materialien 
werden von der Auftragnehmerin vervielfältigt und den Teilnehmern bei Durchführung 
zur Verfügung gestellt.

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Um eine optimale Durchführung und Begleitung des Workshops durch die 
Auftragnehmerin und die IAEO zu gewährleisten, wird die Auftragnehmerin im Vorfeld 
ihre bei der Konferenz anwesenden Mitarbeiter auf die Durchführung und Begleitung 
vorbereiten und schulen.  
3.4. AP 4: Durchführung der Konferenz  
Die Auftragnehmerin soll sechs Mitarbeiter zur örtlichen Durchführung der Konferenz 
benennen, um ihre technisch-administrativen und technisch-wissenschaftlichen 
Aufgaben durchzuführen. Zu den Hauptaufgaben bei Durchführung gehören:  
 Bewirtung/Catering:  
Sicherstellung der termingerechten (gemäß Programmplanung) Bereitstellung 
der täglichen Pausenverpflegung sowie der Mittagsverpflegung an den ersten 
vier Tagen (vgl. AP 1, Punkt 4) 
 Rahmenprogramm:  
Organisation des gemeinsamen Gesellschaftsabends mit Arbeitsessen und des 
Empfangs (aus Ap1 Punkt 11), ggf. Unterstützung bei An- und Abreise (vgl. AP 
1, Punkt 7) 
 Führung eines Konferenzbüros: 
 Es ist ein Konferenzbüro für die durchführenden Personen einzurichten und zu 
betreiben, (vgl. AP 1, Punkt 6) 
 Führung eines Infopoints: 
 Zur optimalen Betreuung der Konferenzteilnehmer ist ein Infopoint einzurichten, 
an welchen sich die Konferenzteilnehmer zur Information und Betreuung 
wenden können. Dieser ist am ersten Tag durchgängig, an den anderen Tagen 
während der Pausen und vor und nach der Konferenz zu besetzen.  
 Begleitung des Workshops zur Informationssicherheit 
Die Arbeitsgruppen sind entsprechend des zwischen Auftragnehmerin, 
Auftraggeberin und der IAEO verabredeten Konzeptes zu betreuen und zu 
unterstützen.  
Der Ablauf der Vorträge der Konferenz ist gemeinsam mit der Auftraggeberin und der 
IAEO festzulegen. Es ist eine klare Aufgabenverteilung und Ablauforganisation zu 
definieren. Mindestens ist die telefonische Erreichbarkeit eines Ansprechpartners für 
die Teilnehmer während der Konferenz sicherzustellen.

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3.5. AP 5: Nachbereitung der Konferenz  
Eine erste Rückschau einschließlich der Identifikation eventueller noch ausstehender 
Arbeiten ist mit der Auftraggeberin nach der Konferenz durchzuführen. Die 
Abrechnung sowie ein Budgetabgleich mit der Feststellung offener Posten sind zu 
übergeben.  
Vorbereitende Unterstützung der IAEO zur Erstellung des „Chairman Reports“ in 
Absprache mit der Auftraggeberin, wie z.B. Übermittlung und Erstellen einer Statistik 
zur Teilnahme (Teilnehmer, Länder, Themen), des endgültigen Programms und der 
Zusammenstellung der wissenschaftlichen Abstracts der Beiträge, ist zu leisten.  
Eine Auswertung der Konferenz in Form eines Kurzberichtes für aufsichtliche Zwecke 
für die Auftraggeberin ist zu erstellen. In der Auswertung sollen die wesentlichen 
fachlichen Erkenntnisse der Konferenz sowie des Workshops enthalten sein, sowie ein 
Abgleich des Standes von Wissenschaft und Technik wie er sich bei der Konferenz 
gezeigt hat mit dem bestehenden deutschen Regelwerk zur Thematik erfolgen. 
Weiterhin sind die technisch-administrativen Erfahrungen aus Vorbereitung und 
Durchführung darzulegen und auszuwerten.  
4. Anforderungen und Vorgaben 
4.1. Allgemeine Anforderungen an die Durchführung und 
Bearbeitung des Vorhabens 
Die Laufzeit des Vorhabens endet zwei Monate nach Ende der Konferenz zum vollen 
Kalendermonat.   
Alle Entscheidungen werden mit Zustimmung bzw. nach Absprache mit der 
Auftraggeberin getroffen. Diese ist bei allen Bekanntgaben zu nennen. 
Das Projekt startet mit der Vergabe des Projekts an die Auftragnehmerin. Es ist 
unmittelbar nach Vergabe ein Kick-Off-Meeting mit der Auftraggeberin durchzuführen.  
Monatlich oder nach Bedarf finden weitere Gespräche zum Stand der 
Planungen/Vorbereitung bei der Auftraggeberin oder per Videokonferenz statt.

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4.2. Termine 
Die Konferenz findet in der Zeit vom 30. Mai bis zum 03. Juni 2022 in Berlin an fünf 
Tagen statt. Am ersten Tag soll die Konferenz am späten Vormittag beginnen und am 
letzten Tag mittags enden. Die Konferenz beginnt am Montag und endet am Freitag. 
Eine Liste möglicher Hotels für die Teilnehmer in der Umgebung des Tagungsortes 
sowie eine Anreise-Information mit einer Übersichtskarte der näheren Umgebung ist 
zu erstellen. Dies muss spätestens 8 Wochen vor Beginn der Konferenz vorliegen. 
Detaillierte Informationen über den gemeinsamen Gesellschaftsabend mit 
Abendessen müssen 4 Wochen vor dem Termin vorliegen. Der gesamte Ablauf des 
gemeinsamen Gesellschaftsabends muss in einem Informationsblatt dargestellt 
werden, das spätestens zwei Wochen vor Beginn der Konferenz vorliegen muss. Die 
Lieferung sämtlicher sonstiger Dienstleistungen muss zum Zeitpunkt der Konferenz 
erfolgen. Feinabsprachen und ggf. erforderliche Vor-Ort-Besprechungen sollten zwei 
Wochen vor Beginn der Konferenz – nach Rücksprache mit der Auftraggeberin – 
erfolgen. 
4.3. Berichte 
Eine Berichterstattung über die Konferenz im Sinne einer Veröffentlichung erfolgt 
durch die IAEO durch den sogenannten „Chairman Report“. Die Auftraggeberin 
arbeitet hier nur zu. Die unten aufgeführten Hinweise zur Barrierefreiheit treffen hier 
nicht zu.  
Für interne, aufsichtliche Zwecke verfasst die Auftragnehmerin einen Kurzbericht mit 
den wesentlichen Erkenntnissen aus der Konferenz sowie einem Abgleich des 
nationalen und internationalen Stands von Wissenschaft und Technik. Dieser 
Kurzbericht ist nicht für eine Veröffentlichung vorgesehen. Unabhängig davon gilt 
grundsätzlich: 
Der Schlussbericht nach § 12 Abs. 3 ABFE-BMUVB und das Ergebnis nach § 13 
ABFE-BMUVB, sofern dieses in Form eines Berichtes erstellt wird, sind der 
Auftraggeberin in digitaler und gemäß der Barrierefrei-Informationstechnik-
Verordnung in barrierefreier Form als PDF-Dokument vorzulegen (nicht erforderlich, 
wenn keine Veröffentlichung im Internet vorgesehen ist). Firmenlogos usw. sind auf 
den Seiten der Berichte nicht zulässig.

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Die Barrierefrei-Informationstechnik-Verordnung des Bundes BITV 2.0 verpflichtet die 
Behörden der Bundesverwaltung, ihre Informationsangebote im Internet barrierefrei zu 
gestalten. In der BITV 2.0 sind die Anforderungen für die Erstellung barrierefreier PDF-
Dokumente nicht detailliert geregelt. Um einheitliche und vergleichbare Ergebnisse zu 
erzielen, ist die Norm DIN ISO 14289 – PDF/UA anzuwenden. Dies gilt für 
Veröffentlichungen, die als PDF-Dokument unabhängig vom Autor oder Herausgeber 
in einem Internetangebot des BMUV erscheinen sollen, der Öffentlichkeit zugänglich 
gemacht oder verteilt werden.  
Weitere Informationen zur Erfüllung der Anforderungen – einschließlich der 
Ausnahmen für Forschungsberichte – ergeben sich aus dem Leitfaden zur Erstellung 
und Abgabe barrierefreier PDF-Dateien des BMUV (Stand: Juli 2018), der Bestandteil 
dieser Leistungsbeschreibung ist. Die AG stellt der AN auf Wunsch das „Handbuch zur 
Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente“ (Stand: Juli 2018) mit detaillierten 
Hinweisen und Informationen zur Verfügung. 
Je nach Art und Umfang der Veröffentlichung ist die Erstellung sehr aufwändig. Besteht 
seitens der AN keine oder nur wenig Erfahrung, ist für die Umsetzung ausreichend Zeit 
und Aufwand einzuplanen oder ein entsprechend erfahrener Dienstleister mit der 
Aufgabe zu betrauen. 
4.4. Angebotsabfassung/Detailplanung des Vorhabens 
I Im Rahmen des Angebots sind eine Projektstruktur und eine Arbeitsplanung 
vorzulegen, die eine Abschätzung der erforderlichen Bearbeitungszeiten und 
Aufwände möglich machen. Dabei musss aus dem Angebot klar und nachvollziehbar 
hervorgehen, auf welchen fachlichen Überlegungen der vorkalkulierte Aufwand 
(Mengengerüst) basiert, d. h. der veranschlagte Aufwand muss begründet sein – 
sowohl hinsichtlich Personal – und Reisekosten als auch in etwaigen Sach- bzw. 
Sonderbetriebsmitteln.  
4.5. Anforderungen an Anbieter und Projektteam 
Für die im Rahmen dieses Auftrags zu erbringenden Leistungen muss die 
Auftragnehmerin Personal mit der für die Bearbeitung der Aufgabenstellung 
erforderlichen Erfahrungen mit ausländischen Repräsentanten und englischen 
Sprachkenntnissen in Wort und Schrift einsetzen.

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4.6. Vom Auftraggeber bereitgestellte Leistungen  
Das BASE/BMUV als Auftraggeberin wird die Arbeiten mit einem eigenen 
Organisationsteam begleiten. Das Organisationsteam wird in alle Entscheidungen 
eingebunden sein.  
Hinweis: Es ist ferner zu beachten, dass wie oben beschrieben Teile der Organisation 
und Vorbereitung der Konferenz in Kooperation mit der IAEO entstehen.  
5. Anlagen 
Leitfaden zur Erstellung und Abgabe barrierefreier PDF-Dateien

1032004-2021.0013 - Fachliche Doku.docx.docx

Vordruck Dokumentation FVVorbereitung Auftragsforschung; Stand: Februar 2021 Dokumentation der Fachlichen Vergabevorbereitung (Vergabe BASE/BfS) 
(Auftragsforschung/ Marktpreis) 
Fachbegleitung (Arbeitseinheit, Name) Telefon Ort, Datum
 , S I 5 2876 Krefeld, 13.01.2021
Dokumentation der Fachlichen Vergabevorbereitung 
(4.2 der Arbeitsanweisung UFOPLAN; gilt entsprechend für Vorhaben, die aus Kapitel 1605 Titel 
532 05 finanziert werden) 
FKZ: 4722I01610
Thema: Internationaler IT-Workshop 
1.Aktueller Forschungs -und Erkenntnisstand vor Aufnahme der Forschungsarbeiten
[Kurze Zusammenfassung im Hinblick auf Ressortaufgabe(n)  
(Absätze aus detaillierten Darstellungen  – wie z. B. der Leistungsbeschreibung – sind i. d. R. ungeeignet]
Die IT- Sicherheit kerntechnischer Anlagen und Einrichtungen ist eine Ressortaufgabe 
des BMUV, Deutschland hat daher auch als eines der ersten Länder weltweit bereits 
seit 2013 ein Regelwerk für die Informationssicherheit kerntechnischer Einrichtungen 
etabliert. 
Begleitend liefen und laufen zum einen mehrere nationale Forschungsvorhaben, um 
die Umsetzung dieses Regelwerks wissenschaftlich und gutachterlich zu begleiten. 
Zum anderen finden und fanden auf internationaler Ebene immer wieder Workshops 
und Konfer enzen zum Thema Informationssicherheit in kerntechnischen 
Einrichtungen statt, die insbesondere dem internationalen Erfahrungsaustausch bei 
der Einführung und Weiterentwicklung entsprechender Regelwerke als auch der 
Weiterentwicklung des Standes von Wissen schaft und Technik dienen. Von der 
deutschen Seite nehmen hier regelmäßig Teilnehmer von BMUV/BASE/BSI sowie der 
GRS teil.  
2. Konkreter Forschungs -und Erkenntnisbedarf zur Wahrnehmung von Ressortaufgaben 
des BMU
[Welche Erkenntnislücken sind konkret im Hinblick auf Ressortaufgabe(n) zu schließen? 
Absätze aus detaillierten Darstellungen – wie z. B. der Leistungsbeschreibung – sind i. d. R. ungeeignet]
Da es sich beim Thema Informationssicherheit um ein sich beständig und rasch 
entwickelndes Themenfeld handelt, ist der wiederholte Austausch – national wie 
international – auch für die Aufsichtsbehörden unerlässlich. Insbesondere für 
BMUV sind die hier gewonnenen Erkenntnisse zur regelmäßigen Spiegelung und 
ggf. Anpassung des bestehenden Regelwe rkes an den aktuellen Stand von 
Wissenschaft und Technik notwendig. 
Im Rahmen dieses Vorhabens soll gemeinsam mit der IAEA ein internationales 
Symposium mit Workshopkomponente durchgeführt werden. Das geplante