3 
- Mobilität  
- Veranstaltungsort und Unterbringung der Teilnehmenden  
- Energie und Klima  
- Temporäre Bauten und Messestände  
- Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen  
- Catering  
- Abfallmanagement  
- Umgang mit Wasser  
- Gastgeschenke und Give -aways  
- Organisation, Kommunikation und Evaluation  
- Barrierefreiheit  
- Gender -Mainstreaming  
- Umweltschonende Ausgestaltung virtueller und hybrider Veranstaltungen  
Auch die Beachtung von Sicherheitsaspekte n, wie Brandschutz oder Notfallma -
nagement, ist für die Planung von Veranstaltungen unerlässlich. Dieser Leitfaden 
geht explizit nicht auf Sicherheitsanforderungen ein.  
2. Phasen der Veranstaltungsorganisation  
Bei der Organisation einer Veranstaltung werden vier Phasen durchlaufen: Planung, 
Konkretisierung, Durchführung und Nachbereitung. Nachhaltigkeitsaspekte sollten 
frühzeitig integriert werden, ihr Einbezug ist daher vor allem in der Planungs - und 
Konkretisierungsphase wichtig.  
Die Organisation einer Veranstaltung ist in mehrere Phasen gegliedert. Neben der 
eigentlichen Durchführung gehören eine umfassende Planung und Konkretisierung 
ebenso wie die Nachbereitung im Anschluss der Veranstaltung dazu.  
Nachhaltigkeitsaspekte sind bereits  von Beginn an zu berücksichtigen. Werden 
Nachhaltigkeitsaspekte nicht rechtzeitig in die Veranstaltungsorganisation einge -
bracht, ist es nur noch sehr schwierig oder mitunter nicht mehr möglich, dies nach -
zuholen.  
Die Planungs - und die Konkretisierungsphase  sind daher besonders wichtig.  
Jede Phase der Veranstaltungsorganisation ist durch bestimmte Entscheidungen, 
Tätigkeiten und zu beachtende Aspekte geprägt.  
Phase 1: Planungsphase  
Die Planungsphase ist die wesentliche Phase in Bezug auf Nachhaltigkeitsaspek te. 
In dieser Phase werden viele Entscheidungen getroffen, die ausschlaggebend für 
die ökologischen und sozialen Auswirkungen der Veranstaltung sind.  
Die Digitalisierung von Veranstaltungen hat durch die Corona -Pandemie einen er -
heblichen Schub erhalten. Au ch nach der Pandemie werden digitale Veranstal -
tungsformate voraussichtlich eine mögliche Alternative zu Präsenzveranstaltungen 
bleiben, so dass sich Veranstaltungsorganisator/ -innen am Beginn ihrer Planungen 
zukünftig stärker die Frage nach dem geeigneten Format stellen sollten.

4 
Digitale Veranstaltungsformate haben einen signifikanten Umweltvorteil, weil Treib -
hausgasemissionen vermieden werden, die durch die Anreise mit der Bahn, dem 
Auto oder Flugzeug entstehen. Dies wirkt sich vor allem bei weiteren Anre isewegen 
aus. Der Energieaufwand, der für die Bereitstellung der Videokonferenz aufgewen -
det wird, ist dem gegenüber vergleichsweise gering.   
Ziel und Art der Veranstaltung  
→  Was ist der Zweck der Veranstaltung? Lässt sich dieser auch anders erreichen? 
Alternativen prüfen  
→  An wen richtet sich die Veranstaltung? Zielgruppe definieren  
→  Welches Format (z.B. Konferenz, Fachgespräch, Workshop) ist für die Veran -
staltung sinnvoll? Zahl und Zusammensetzung der Teilnehmenden berücksich -
tigen  
→  Soll es eine Präsenzveranstaltung, eine hybride oder virtuelle Veranstaltung 
sein?  
→  Soll es ein Rahmenprogramm geben?  
→   Bei Großveranstaltungen: Soll ein Umweltmanagementsystem eingerichtet 
 werden (z. B. EMAS)?
→  Sollen nicht vermeidbare Treibhausgasemissionen kompe nsiert werden?  
Ort, Zeit und Dauer der Veranstaltung  
→  Wo? Lange Anreisewege vermeiden bzw. auf geringen Reiseaufwand achten, 
Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel ermöglichen  
→  Drinnen und/ oder draußen? Feste Gebäude und/ oder temporäre Bauten?  
→  Anforderungen an die Veranstaltungsorte? (EMAS/ISO 14001 -Zertifizierung, 
Ökostrom, Umweltcheck, klimafreundlich etc.)  
→  Was gibt’s sonst? Synergien mit anderen Terminen und Events (Messen, Par -
lamentssitzungen usw.) nutzen, aber auch Terminüberlagerungen ( z.  B. Schul -
ferien) vermeiden  
→  Zeiten für Beginn und Ende? Übernachtungs - sowie An - und Abreisemöglich -
keiten beachten  
Budget -, Personal - und Vergabeplanung  
→  Budgetplanung: Umwelt - und soziale Aspekte in Budgetplanung integrieren (z. 
B. Umweltmanagement system bei Großveranstaltungen, Treibhausgaserhe -
bung und -kompensation; höhere Kosten bei Anreise und/oder Unterbringung 
für die Teilnehmenden)  
→  Personal - und Leistungsplanung: Aufgabe für Beschäftigte im Haus oder Auf -
trag an ein externes Unternehmen (Ev entagentur)? Bei wem liegt die Zustän -
digkeit für die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten?  
→  Vergabeplanung: Welche Leistungen können nicht im eigenen Haus erbracht 
werden? Bei der Beschaffung von Leistungen sollten im Rahmen der Leistungs -
beschrei bung Nachhaltigkeitsaspekte von Beginn an mit berücksichtigt werden.  
→  Markterkundung: Angebot an nachhaltigen Veranstaltungsagenturen und Ver -
anstaltungsstandorten ermitteln, sofern für die Veranstaltung nicht eigene 
Räume genutzt werden

5 
Phase 2: Konkret isierungsphase  
In der Konkretisierungsphase findet die genaue Ausgestaltung der Veranstaltung 
statt – angefangen von der Auswahl der Veranstaltungsräume über die Beschaffung 
des Caterings und gegebenenfalls weiterer externer Dienstleistungen bis hin zur 
Festlegung des Veranstaltungsablaufs.  
Auswahl der Veranstaltungsräume (Location)  
→  Lage: Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln/ Fahrradstellplätze, Ent -
fernung zu relevanten Orten und Übernachtungsmöglichkeiten beachten, Fuß -
läufigkeit  
→  Ökologische Qualität: Energieeffizienz, Energieversorgung, Baumaterialien  
→  Zahl, Größe und Ausstattung der Räume (Barrierefreiheit, Heizung, Lüftung und 
Klimatisierung, Tageslicht)  
→  Infrastruktur: Öko -Stromversorgung, Ton, Licht, Präsentationstechnik  
→  Ist für den Standort ein Umweltmanagement eingeführt (z. B. EMAS)?  
→  Ist ein Abfallmanagement vorhanden (vermeiden, wiederverwenden, verwerten, 
beseitigen)?  
Programm und Rahmenprogramm  
→  Anfang und Ende: An - und Abreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln  ermöglichen  
→  Vortragende: auf ein ausgeglichenes Verhältnis von Männern und Frauen ach -
ten 
→  Rahmenprogramm: Soll es ein Rahmenprogramm geben? Lassen sich darin 
nachhaltige „Highlights“, z. B. Führungen und Besichtigungen ökologischer oder 
sozialer Vorzeigeprojekte, integrieren?  
Werbung und Kommunikation  
→  Ankündigung, Tagungsunterlagen und Materialien: in geschlechterneutraler 
Sprache (inkl. Bildsprache); digitale Medien nutzen (online -basiertes Informa -
tions - und Teilnehmendenmanagement z.  B. über eine Veranstaltungs -App 
oder Konferenzwebsite); Ausdrucke vermeiden, wenn unvermeidbar, bei Papier 
und Druck auf das Umweltzeichen „Blauer Engel“ achten; über Nachhaltigkeit 
in der Veranstaltungsorganisation informieren; Hinweise zur umweltverträg li-
chen Anreise und Übernachtung  
→  Pendelverkehr und Mobilität vor Ort: umweltverträglich und barrierefrei  
→  Auf Gastgeschenke und Give -aways verzichten; wenn Verzicht nicht möglich, 
nachhaltige Produkte auswählen, die bestenfalls einen ökologischen Mehrw ert 
haben  
Personaleinsatz  
→  Ausreichende Qualifikation und Information des Personals zu Nachhaltigkeits -
aspekten sicherstellen, ggf. Schulungen und Unterweisungen durchführen (z. 
B. zum Einsatz von Reinigungsmitteln, zum Abfallkonzept und zur Barrierefrei -
heit) 
→  Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festlegen

6 
Nachhaltige Beschaffung  
→  Nachhaltigkeitskriterien bei der Ausschreibung von Produkten und Dienstleis -
tungen sowie bei Vergabe von Aufträgen an Veranstaltungsagenturen sowie 
Dienstleistungsunternehmen und Lieferantinnen und Lieferanten vorsehen  
→  Ton und Licht: energieeffiziente und umwelt verträgliche Veranstaltungstechnik  
→  Essen und Trinken: saisonal, pflanzenbasiert, biologisch, fair gehandelt, Hin -
weise für allergisch r eagierende Personen geben, Leitungswasser in Karaffen 
(kein Mineralwasser) anbieten, für andere Getränke Mehrwegflaschen einset -
zen, Mehrweggeschirr verwenden  
→  Vermeidung von Lebensmittelabfällen: Durch ein gutes Teilnehmendenmanage -
ment mit realistischen Z ahlen lassen sich ein Überangebot an Speisen sowie 
Speisereste vermeiden. Für dennoch übrig gebliebene Speisen sind z. B. Beste -
Reste -Boxen eine kreative Lösung  
Phase 3: Durchführungsphase  
In der Durchführungsphase muss sich erweisen, wie gut die Vorbereit ung in den 
vorherigen Phasen war. Nun geht es vor allem darum, die in diesen Phasen orga -
nisierten Maßnahmen umzusetzen, den Verbrauch an Energie, Wasser, Material 
und sonstigen Ressourcen zu optimieren, den Abfall zu trennen und einer entspre -
chenden Verwer tung/ Entsorgung zuzuführen sowie die für eine spätere Auswer -
tung erforderlichen Daten zu erheben.  
Vor der Veranstaltung  
→  wenn möglich Ablesen von Zählerständen, um ggf. Verbrauchsmengen im 
Nachgang ermitteln zu können  
→  Abfalltrennung: Abfallbehälter bereitstellen und beschriften  
Während der Veranstaltung  
→  Heizen: Raumtemperatur nicht über 20 Grad  
→  Kühlen: nicht mehr als 6 Grad unter Außentemperatur  
→  Sonnenschutz und Verschattung von Fenstern und Glasflächen  
→  Beleuchtung: Tageslichtnutzung, Lichtsteuerung bei Präsentationen  
→  Teilnehmende beteiligen, insbesondere zu Nachhaltigkeitsaspekten informie -
ren und auf umweltverträgliches Verhalten hinweisen  
Zum Schluss der Veranstaltung  
→  Befragung der Teilnehmenden: Fragebögen austeilen oder digital über Veran -
staltungswebsite oder -App 
→  Räume begehen, Geräte ausschalten, Fenster schließen, Schäden erfassen  
→  Reste des Caterings verwerten (Beste -Reste -Boxen; Lebensmittel, die die Kü -
che noch nicht verlassen haben, sp enden)  
→  Abbau temporärer Bauten und Sicherstellung der Wiederverwendung und ggf. 
der Verwertung und Entsorgung  
→  Namensschilder einsammeln und wiederverwenden

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→  Reinigung und Entsorgung: umweltverträgliche Reinigungsmittel sachgemäß 
anwenden, Abfälle einer ordnungsgemäßen Verwertung/Entsorgung zuführen  
→  Dokumentation von Verbräuchen (z. B. Energie, Wasser - und Papierverbrauch) 
und Abfallmengen nach Abfallfraktionen  
→  Erfassung der An - und Abreise, wenn relevant und Kompensation vor gesehen 
ist 
Phase 4: Nachbereitungsphase  
In der Nachbereitungsphase werden die ermittelten Daten ausgewertet. Es wird 
analysiert, ob die durchgeführten Maßnahmen auch wirksam waren. Die Ableitung 
von Verbesserungspotenzialen trägt dazu bei, die Umweltleist ung für kommende 
Veranstaltungen weiter zu verbessern. Bei größeren Veranstaltungen ist auch die 
Kommunikation nach außen wichtig, um insbesondere für Nachahmung zu werben.  
Auswertung der erhobenen Kennzahlen und Ermitteln von Verbesserungspo -
tenzialen  
→  Abrechnungen und Zählerstände auswerten  
→  Verkehrsaufkommen und Modal Split schätzen (dazu Anreise im Anmeldepro -
zess abfragen oder ggf. Reisekostenabrechnungen und Teilnehmendenlisten 
auswerten; dabei ist der Datenschutz zu beachten)  
→  Fragebögen auswerten und ggf. weitere Befragungen von Akteuren und Vortra -
genden durchführen  
→  Verträge, Materialien und sonstige Dokumente überprüfen  
→  Verbesserungsmöglichkeiten für künftige Veranstaltungen zusammenstellen  
Ausgleichen der Umweltwirkungen  
→  Klimawirkung der Veranstaltung ermitteln und kompensieren, sofern vorgesehen  
Kommunikation  
→  Information an die Teilnehmenden und die Öffentlichkeit (z. B. über Konfe -
renzwebsite, Presseinformation, Veröffentlichung der EMAS - Umwelterklär ung) 
Die für die einzelnen Phasen aufgeführten Maßnahmen sind als Beispiele zu 
sehen.  Es gibt weitere Maßnahmen, die für die nachhaltige Organisation von Ver -
anstaltungen wichtig sind. Einen detaillierten Überblick über Ziele und Maßnahmen 
für die einzelnen  Handlungsfelder, die bei der nachhaltigen Organisation einer Ver -
anstaltung zu beachten sind, gibt das folgende Kapitel. Es sei darauf hingewiesen, 
dass nicht jede Maßnahme immer umsetzbar ist . Dies hängt insbesondere von 
der Art und Größe der jeweiligen V eranstaltung und den Randbedingungen (z. B. 
dem vorgegebenen Ort) ab. Vor allem bei virtuellen Veranstaltungen entfallen in der 
Regel viele Maßnahmen, die mit dem Veranstaltungsort und der Anreise in Verbin -
dung stehen (z.B. Catering, Abfallmanagement oder Unterbringung der Teilneh -
menden).  
Für digitale Veranstaltungen müssen hingegen im Vorfeld Planungen über die pas -
sende Plattform und Partner für die technische Umsetzung stattfinden. Bei der Wahl 
der Plattform muss die Anzahl der Teilnehmenden berücksichti gt werden, welche 
Funktionen unterstützt werden sollen und Datenschutz - und Datensicherheitsas -
pekte beachtet werden. Die Durchführung von technischen Tests im Vorfeld sollte 
mit verschiedenen Teilnehmergruppen durchgeführt werden. Darüber hinaus

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empfiehlt sich die Erarbeitung eines technischen Manuals und Verhaltenskodex für 
die Teilnehmenden.  
3. Handlungs felder Präsenzveranstaltungen  
Die Handlungsfelder beleuchten die verschiedenen Bausteine von Präsenzveran -
staltung im Detail. Für jedes Handlungsfeld werden Ziele definiert und Maßnahmen 
aufgezeigt, die eine nachhaltige Gestaltung des Bereichs ermöglichen. Eine Check -
liste hilft dem Organisationsteam bei der Umsetzung in der Praxis (s. Anhang 1).  
3.1 Mobilität  
Einführung  
Die Reisetätigkeit der Teilnehmenden verursacht in der Regel die stärkste Umwelt -
belastung im Kontext der Veranstaltungsorganisation, insbesondere durch die Höhe 
der Treibhausgasemissionen.  
Ziele  
• Verkehrsbedingte Umweltbelastungen reduzieren  
• Nicht vermeidbare T reibhausgasemissionen durch Reisetätigkeit  ggf. kompensieren  
Maßnahmen  
• Prüfung von Alternativen (virtuelle oder Telefonkonferenzen)  
• Prinzip der „kurzen Wege“ – Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, Fahrräder zur Verfü -
gung stellen, emissionsfreie Shuttlefahrzeuge  
EINFÜHRUNG  
Die Hauptbelastung der Umwelt wird bei Veranstaltungen in der Regel durch die 
An- und Abreise der Teilnehmenden verursacht. Hinzu kommen Umweltbelastun -
gen durch die Fahrten vor Ort.  
Oberstes Ziel ist die Vermeidung von Treibhausgasemissionen, indem An - und Ab -
reise und Reisen vor Ort reduziert werden und auf emissionsarme Mobilität gesetzt 
wird.  
Noch bevor mit der Organisation einer Veranstal tung begonnen wird, sollte daher ge -
prüft werden, ob ein Treffen vor Ort in jedem Falle oder für alle relevanten Teilneh -
menden notwendig ist. Mitunter genügt auch eine Video - oder Telefonkonferenz  und/ 
oder eine fallweise Zuschaltung für Einzelbeiträge.  
Gerade wenn sich die Teilnehmenden bereits kennen, bieten sich diese virtuellen Tref-
fen an. Dadurch lassen sich Zeit und Kosten sparen sowie Umweltbel astungen in allen 
Handlungsfeldern vermeiden.  
Wichtig ist, dass umweltbezogene Anforderungen bei Mobilitätsdienstleistungen, z. 
B. zur Benutzung emissio nsarmer und energieeffizienter Verkehrsmittel, schon früh -
zeitig in den abzuschließenden Verträgen berücksichtigt werden.  
Der Verkehrsclub Deutschland (VCD) hat einen Praxisleitfaden zu umweltverträgli -
chen Geschäftsreisen veröffentlicht. Der Leitfaden sowie  weitere Informationen zum 
Thema „Geschäftsreisen“ sind auf dem Internetportal des VCD abrufbar.  
Zum Thema  „Kompensation  von verkehrsbedingten Treibhausgasemissionen“ wird 
auf Kapitel 6 verwiesen.

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ZIELE  
→  Vermeidung und Reduzierung der verkehrs induzierten Umweltbelastungen  
→  Klimaneutralstellung der veranstaltungs bedingten Reisetätigkeit  
MASSNAHMEN  
Vermeidung verkehrsbedingter Umweltbelastungen  
→  Prüfung von Alternativen zu Treffen vor Ort: virtuelles Treffen (Video - oder Tele-
fonkonferenz oder -zuschaltung von Teilnehmenden)  
An- und Abreise  
→  Wahl von Veranstaltungsorten, die bequem mit öffentlichen Verkehrsmitteln er -
reichbar sind und bei denen in der Regel das Prinzip der „kurzen Wege“ ver -
wirklicht werden kann  
→  Wahl von Veranstaltungszeiten (Beginn/ Ende), die den Teilnehmenden eine 
problemlose An - und Abreise mit dem öffentlichen Verkehr (Bahn, ÖPNV) er -
möglichen, dazu ggf. vorab Analyse des Teilnehmendenkreises erforderlich  
→ Wahl von Veranstaltungsorten, die ein Aufladen von E -Autos ermöglichen (ei -
gene Ladesäulen, öffentliche Ladesäulen in der Nähe)  
→  Informationen zur Nutzung umweltverträglicher Verkehrsmittel (explizite Hin -
weise dazu in den Einladungen: Anreise - und Wegbeschreibunge n sowie Hin -
weise auf Fahrplanauskünfte der Bahn und des ÖPNV, Verweis auf den „Um -
weltMobilCheck“ der Deutschen Bahn https://www.umweltmobilcheck.de/ )  
→  Schaffen von Anreizen für die Nutzung öffentlicher un d/ oder umweltfreundli -
cher Verkehrsmittel, z. B. durch Anbieten von Kombitickets (Eintrittskarte zu ei -
ner Veranstaltung beinhaltet zusätzlich die kostenlose Nutzung öffentlicher Ver -
kehrsmittel zur An - und Abreise) oder Vereinbarungen mit der Deutschen Bahn  
für das Angebot vergünstigter und/ oder CO 2-neutraler Bahntickets für die Teil -
nehmenden  
→  Abfrage der Anreise bereits mit der Anmeldung , um Emissionen später kom -
pensieren zu können und um zu sensibilisieren  
Mobilität am Konferenzort  
→  Information zum ÖPNV, z. B. durch Aushänge, auf der Konferenzplattform oder 
aufmerksam machen auf gut funktionierende Fahrplan -Apps  
→  Zurücklegen kurzer Entfernungen zu Fuß; abhängig vom Konferenzort können 
vom Veranstalter auch Fahrräder oder E -Scooter z ur Verfügung gestellt oder 
eine Kooperation mit einem Fahrradverleihsystem oder E -Scooter -Verleih ein -
gerichtet werden  
→  Einsatz emissionsarmer oder lokal emissions freier  Fahrzeuge,  z. B. batterie -
elektrische  oder alternativ angetriebene  Fahrzeuge  
→  Organisation eines Shuttleservice oder von Fahrgemeinschaften für die Wege 
zwischen Hotel, Konferenzort und/ oder Ankunfts -/Abreiseort (Bahnhof, Flugha -
fen) 
→  Wenn ein Shuttleservice z.B. für hochrangige Gäste notwendig ist, prüfen, ob 
dieser mit E -Fahrzeu gen realisiert werden kann.  
→  Schulung von Fahrzeugführenden zum „kraftstoffsparenden Fahren“

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Klimaneutrale Mobilität  
→  Berechnung der nicht vermeidbaren verkehrs - bedingten Klimagase und Aus -
gleich durch Minderung von Treibhausgasemissionen an anderer Stelle mittels 
qualitativ hochwertiger Klimaschutzprojekte  
Infrastruktur vor Ort  
→  Fahrradstellplätze anbieten  
→  Ausreichende Beschilderung, wo sich die nächsten ÖPNV -Haltestellen befin -
den 
→  Autos/Busse durch ein Leitsy stem direkt zu den Parkplätzen leiten; Störung des 
ÖPNV und der Anrainerinnen und Anrainer  vermeiden  
→  Abschätzung der Zahl der benötigten Stellplätze; bereits bestehende Stellflächen  
nutzen  
Verkehrsabwicklung  
→  Shuttledienst mit emissionsarmen oder lokal emissionsfreien Fahrzeugen ab  
Auffangparkplätzen  
→  Stellplatzaufteilung für unterschiedliche Nutzergruppen (z. B. für Menschen mit 
Behinderungen, Fahrgemeinschaften, Elektrofahrzeuge, Carsharing)  
→  Abschätzung der Gäste - und Verkehrsströme (nach Verkehrsmittel)  
→  Gesonderte Routenführung für Einsatzfahrzeuge, Medien, VIP, Gäste etc.  
→  Auffangparkplätze vorsehen  
→  Verkehrsleit - und Parkleitsystem ausschildern  
→  Gebührenpflichtige Parkplätze bereitstellen  
→  notwendige Parkverbote, Sperren und Zufahrtsbeschränkungen kennzeichnen  
→  Geschwindigkeitsbeschränkungen rund um den Kongressbereich  
3.2 Veranstaltungsort und Unterbringung  
Einführung  
Bei der Auswahl von Veranstaltungsort und Hotels werden Umweltmanagementsys -
teme wie z.B. die EMAS -Zertifizierung sowie die Kriterien angrenzender  Handlungs -
felder (z.  B. An- und Abreise, Versorgung, Abfallmanagement, Barrierefreiheit) be -
rücksichtigt.  
 
Ziele  
• Siehe Ziele der angrenzenden  Handlungsfelder  
• Auch bei Rahmenveranstaltungen auf größt mögliche Umweltverträglichkeit  achten  
Maßnahmen  
• Hotels und Locations unter Nachhaltigkeitsaspekten recherchieren (ggf. spezielle 
Portale nutzen)  
• Bei der Auswahl auf Zertifizierung achten (EMAS - oder Europäisches Umweltzei -
chen)

11 
• Maßnahmen angrenzender Handlungsfelder berücksichtigen  
EINFÜHRUNG  
Der Bereich „Veranstaltungsort und  Unterbringung der Teilnehmenden“ umfasst An -
forderungen an die Konferenzgebäude und Hotels sowie Aspekte der vorgesehe -
nen Rahmenveranstaltungen. Bei der Auswahl der Hotels und Konferenzgebäude 
und der Durchführung von Veranstaltungen spielen Fragen des Abfa llmanage -
ments, der Beschaffung, des Energieverbrauchs, des Bedarfs an temporären Bau -
ten, der Mobilität, der Versorgung und des Wasserverbrauchs eine wichtige Rolle. 
Diese Themen werden in den entsprechenden Kapiteln getrennt dargestellt. Beson -
ders hingewie sen sei auf das Handlungsfeld Mobilität, da die An - und Abreise sowie 
die Mobilität vor Ort zu den wichtigsten Aspekten zählen, Umweltbelastungen zu 
reduzieren.  
Eine Hilfestellung bei der Auswahl der Hotels und Konferenzgebäude können um -
weltbezogene Kennze ichnungen, wie zum Beispiel die EMAS - Registrierung 
(https://www.emas -register.de/ ) oder das Europäische Umweltzeichen 
(https:// www.eu -ecolabel.de/ ), sein. So gekennzeichnete Standorte sind besonders 
geeignet, da die Hotelbetreibenden und Veranstalter die Einhaltung  von Umweltan -
forderungen nachweisen müssen.  Auch das Vorhandensein eines Umw elt- oder 
Energiemanagementsystems nach den Normen ISO 14001 und ISO 50001 bele -
gen, dass sich die Betreibenden des Hotels bzw. Veranstaltungsortes mit ihren  Um-
weltauswirkungen auseinandersetzen. Ferner können auf Hotelbuchungsportalen 
Hotels mitunter gezie lt nach Nachhaltigkeitskriterien recherchiert werden  (z. B. 
https://www.bookdifferent.com/en/ ). Das Travel Management System (TMS) des 
Bundes bietet eine Suchoption, mit der nach Hotels mit einer Umweltzertifizierung 
gesucht werden kann. Ferner thematisiert dieses Handlungsfeld die Orga nisation 
und Durchführung von Rahmenveranstaltungen unter  Nachhaltigkeitsges ichtspunk -
ten. 
ZIELE  
→  Für den Veranstaltungsort und die Unterbringung gelten insbesondere die Ziel -
stellungen der Handlungsfelder „Mobilität“, „Energie und Klima“, „Temporäre 
Bauten“, „Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen“, „Catering“, „Abfall -
management“, „Umgang mit  Wasser“ und „Barrierefreiheit“  
→  Rahmenveranstaltungen unter größtmöglicher Vermeidung von Umweltbelas -
tungen  
MASSNAHMEN  
Auswahl des Veranstaltungsortes und der Unterbringung der  Teilnehmenden  
→  Hotels und Kongresszentren mit einem Umweltmanagementsystem auswählen. 
Diese sollten nach EMAS validiert und registriert sein. Hotels, die ökologische 
Kriterien erfüllen, können auch mit dem Europäischen Umweltzeichen gekenn -
zeichnet sein.  Diese oder eine gleichwertige Kennzeichnung sowie gleichwer -
tige Managementsysteme können bei der Auswahl berücksichtigt werden  
→  Hotels in Buchungsportalen insbesondere nach Nachhaltigkeitsgesichtspunk -
ten recherchieren  
→  Es gelten des Weiteren insbesondere die Maßnahmen der Handlungsfelder 
„Mobilität“, „Energie und Klima“, „Temporäre Bauten“, „Beschaffung von

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Produkten und Dienstleistungen“, „Catering“, „Abfallmanagement“, „Umgang 
mit Wasser“ und „Barrierefreiheit“  
Rahmenveranstaltungen  
→  Veranstaltungsort und Unterbringung möglichst in unmittelbarer Nähe zueinan -
der wählen  
→  Fahrten unter Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel, von Leihfahrrädern 
und/oder Bereitstellung von emissionsarmen Shuttlebussen; ggf. Bildung  von 
Fahrgemeinschaften  
→  Rahmenveranstaltungen unter Berücksichtigung von Umwelt - und Sozialkrite -
rien (ggf. umwelt - bezogene und soziale Projekte einbeziehen)  
3.3. Energie und Klima  
Einführung  
Bei der Organisation von Veranstaltungen wird eine größtmögli che Energieeffizienz 
und Energieeinsparung angestrebt. Das betrifft zum Beispiel die Mobilität vor Ort so-
wie das Heizen, Kühlen und die Veranstaltungstechnik in der Location.  
Ziele  
• Energieverbrauch  eindämmen  
• Energieeffizienz  steigern  
• Treibhausgasemissionen reduzieren/  vermeiden  
Maßnahmen  
• Nicht über 20 Grad heizen/nicht mehr als 6 Grad unter Außentemperatur kühlen  
• Strom aus erneuerbaren Quellen beziehen  
• IT-Geräte mit „Blauer -Engel“ -Zertifizierung verwenden  
EINFÜHRUNG  
Die Reduzierung des Energieverbrauchs und die Steigerung der Energieeffizienz 
sind große Stellschrauben, um eine Veranstaltung nachhaltig zu gestalten.  
Das Handlungsfeld „Energie und Klima“ spielt als übergeordnetes Thema zum Bei -
spiel bei der Mobilität und  der Auswahl der Konferenzgebäude und Hotels am Ver -
anstaltungsort eine entscheidende Rolle. Die eigenständige Behandlung soll die 
umweltpolitische Bedeutung des Themas unterstreichen und den Blick der Organi -
satorinnen und Organisatoren hierauf schärfen.  Klimabeeinflussende Energiever -
bräuche entstehen bei der An - und Abreise der Teilnehmenden, bei der Mobilität 
am Konferenzort (s. Kapitel 3.1 Mobilität), beim  Heizen, Kühlen und der Beleuchtung 
der Konferenzgebäude und Hotels und dem Einsatz von Konferenztech nik. Ziel ist 
es, diese Energieverbräuche zu minimieren. Insbesondere werden Maßnahmen ge -
nannt, die zu einem sparsamen Stromverbrauch beitragen.  
Den Veranstaltenden sind bei Energieeinsparmaß nahmen jedoch Grenzen 
dadurch gesetzt, dass bestehende Konferen zgebäude und Hotels in der Regel 
kaum baulich verändert werden können.  
Deshalb sollten diese Aspekte frühzeitig bei der Auswahl des Konferenzortes und 
der Konferenzgebäude bedacht werden. Eine Berücksichtigung ist möglich, wenn 
zum Beispiel EMAS -registrier te Einrichtungen ausgewählt werden. Das