• Bundesamt für Migration und Flüchtlinge Nur für die interne dien stliche Verwendung Dienstanweisung Sprachmittlerangelegenheiten (DA Sprachmittler) Stand: 19.07.2018

2 DA Sprachmittler Inhalt 1 Sprachmfttlerre.krutieruna .............................................................................................. 6 2 Formalitäten, Obet1)(0fung durch Sicherheitsbehörden .................................................... 6 2.1 Rahmenvereinbarungen ....................... ... ................ ............................... .... .... ......... 6 22 Vtrpflichtungen n>ch Vtrpftichtunsssesetz. ... 2.3 Mitwirkungspfticht .. .. . ... . ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . .. .. ... . ... . ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . .. .. . ... . .. .. . .. .. ..... .. ... .. .. 9 '..1 Verhaltenskodex für Spr.1chmitller ........... .... ................ .... ........................... ........ ........... 9 2.5 Aktualität der Daten im DVS I Meldepflicht der Außenstellen ...........................................1 0 l Einsatz von Sprachm.i ttltrn ..................................................................................... .........11 3.1 Grunds.ätzliches zum EinS-itz von Sprachmittlern ............ ............................................ .... 12 ........................................................... 8 3.1.1 Einsatzplanung ..... .... ............................ ................................................ .... ........ ............ 12 3.1.2 Buchung/ langfristig• Reset-.tr""S ............................................................................13 3.1..1 BUChung von Bürodo&metsche-m •• • • •• 000 .. - ..... 14t 3.1.4 Benennung d~ MARiS-Akttn7tichens in OVS ...... ........................ .. ................................14 3.1.5 Einsatz von Gebärdendotmetschern ..... .... .... .... ............ .... ........ ....................................... 14 3.1.6 Wahrend der Anhörung ......................... ....................................................... ........ ... 14 3.1.7 Niodetsdvift ... 0 0 0 0 .. 000 . . . . . . . . . . . .. . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . ••• .... .. .. ...................... 15 31.8 Einsameiten ................................................................................................ .................15 Seile 2 von 42

DA Sprachmil1ler 3 3.1.9 Identifikation .. .... ............... ................. ........ .... ............. .... ............... ........ ................... ...15 3.1. ... ........ ............. ........ ............ ........ ........ .... ....... .... ...... 16 3.1.11 Hotelbuchungen ... .... .... ............ .... .... .... .... ......... .... ........ .... .... .... .... ........ ........ ....... .... ..... 16 3.1.12laufzettel ........................ ......... .... .... .... ..................... .... ....................... .... .... .... ............ 16 3.1.13 Einsätze in den Justizvotl2Ugsanstalten (JVA) ......................................... ........ .... .... ........... 17 3.1.14 Vc..-gabc von Übersetzungsaufträgen ........ ..................... .................... ........ ............... .... ... 17 3.2 Video-Dolmetschen .... .... .... .... .... ..................... .... ............................ ........ ............ ..........18 l2.1 Allgemeines ........................... ..... .... .... .... ............. .... ........ .... ............ .... ................... ...... 18 3.2.2 Verfahrensfragen ••... .•.. .... .... .... ..................... .... ..... .... ........ ............ ...•... .•.••... .•.............. .19 3.2.3 Technische Einrichtung und Buchung ..... .... ..................... .... .... ........ .... .... ............... ......... 19 3.2.4 Organisatorische/technische Vorgaben: ........... .... .... .................... ........ .... .... .... ........ ........ 20 3.2.5 Abtauf def Anhörung mittels Videokonferenztec;hnik...... ........ ............ ............................ ... 21 3.3 End-to-End Schaltungen ............ ........ .... ......... .... .... ..................... ... .... ............ .... .... .... ...22 3.4 Vorbeugung von Korruption und lnteressenskonftiktan ........... ....................... .... .... .... .... ... 22 3.4.1 AUgemeines ...... .... ............................. .... ................. .... .... ........ ........ ............ .................. 22 3.4.2 Rotation der Sprac;hmittler .......... .... .... .... ......... ................ ........ ............ .... ........ ........ ...... 23 4 Umgang mit Beschwerden, Hinweisen und Feedbac-k zur Eignung und Zuverlässigkeit der Sprachmittler ............ ................................................................................................... 24 4.1 Beschwerden und Hinweise .......... .... .... .... ..... .................... .... .... ........ .... ........ .... .............24 4.2 Feedback·Prozess .... .... .... .... ........ .... .... ......... .... .... .................... ........ .... .... .... .... ....... .... ..25 Seite 3 von 42

DA Sprachm~tler 4 S Abrechnung des Sprachmittlerhonorars ..............•.•............................................ ............. 26 5.1 Allgemeines....................................... ................... .... ........................ ............ ........ .... .... 26 5.2 Dokumentation und Definition der abret:henbaren Einsatzzeiten ................................. .... ...26 5.3 Abrechnungsübersicht ................. .... .... .... ....................... ........................ .............•...•..... 27 5.4 Abre<:hnung von ÜberscHt ungsauftr3gen ............ ....................... ..... ............ ..................... .27 S.S Weiter notwendige und n achgc\~o:ic scne Aufwendungen <...Belege") ............... ..... ............ .... .27 5.6 Pfändungs- und ÜbeiWcisungsbcs.chlüsse/Zahlungssperre ................................... ............. 28 6 Datenschutz .................................................................................................................28 7 Schulung der Mitarbeiter .. ........................................ .....................................................29 8 Einführung BABS ..........................................................................................................29 9 Dienst- und Fachaufsicht I KontroUnachweis .............................................. ......... ........... 29 10 AnIage.......................................................................................................................... 31 Seite 4 von 42

DA Sprachmittler 5 Einleitung In vielen Aufgabenbereichen des Bundesamtes kommt der korrekten Übertragung des gesthriebenen und gespro<henen Wortes zwischen verschiedenen Sprachen eine zentrate Bedeutung zu. Insbeson- dere im Asylverfahren kommen Sprachmittler1 zum Einsatt, die befähigt sein müssen, Inhalte aus dem Deutschen in die Muttersprache von AntragsteUern {und umgekehrt) zu übertragen oder in eine andere Sprache zu übertragen, in welcher sich die AsylantragsteUer ausr@ichend gut verständigen können. Unter ,.Dolmetschen" ist im Folgenden die Übcruagung des gesproc;henen Wortes. unter .Überset- zen" die Übertragung des geschriebenen Wortes zu verstehen . .,Sprachmitth.mg··· wird als Oberbegriff für beide Tätigkeiten - Dolmetschen und Übersetzen- verwendet; ebenso falten unter ..Sprachmitt- ler" demn.ach sowohl Dolmetscher als auch Übersetzer. Das Asylgesetz trifft zu Sprachmittlern folgende Regelung: § 17 Sprachmittier {1) Isl dtt Austönder der de(ltschen Sprache nicht hinreichend kundig, so ist von Amts we- gen bei der AnflOtung ein Dolmetscher. Obersetzer oder sonstiger Sprochmitller hiMuzu- ziehen, der in dit Muttersprache des Ausländers oder in eine andere Sprache zu übenttzen hor, deren Kenntnis vtmOnf!igtrwtist vorausgesetzt werden konn und in der er sich ver· sUJndigen konn. (2) Der AusltJnder ist berechtigt, auf seine Kosten ovch einen geeigneten Spracflmitrler s.ti- ner Wahl hinzuzuziehen Es besteht demnach fü r die Ourchfuhrung der Asylverfahren des Sundesamtes eine gesetzliche Ver- pflichtung, den Antragstellern im Verfahren Sprachmittler zur Seite zu stellen. Es ist daher für das Bundesamt unabdingbar. pei'Söntich liNerlässige und fachtich geeignete Sprachmittler in ausreichen- der Anzahl und Oiversifizierung zu gewinnen und einzusetzen sowie die Qualität der Arbeit dieser Sprachmittler kontinuierlich zu überprüfen. Oie Gesamtv~rantwortung fü r Grundsatzfragen im Zu- sammenhang mit alten Sp rachmi ttlerangelege nh~iten liegt bei dem dafür zuständigen Fachreferat 1 AusGründen der l:le:;scren Lca.~,.,tit und leichteron Verst.andllcN(elt wlfd Im Folgenelen cfe maoolielte Sprachfo~m bei pcr· sone-.nbex.ogcne:~ Sl.b~;a.n6vcn 1,.1nd Pronomen veAA-enclel Dies lmpl llert jedoCh kei'le Benaefllt!iligung de-s V~'eblithcn Go· seMeeh!s, soodem sol im Sinne der ~pr;~chlicl'ien Vcrcinfach1Ml9 al$ geschlect6neV!raJ zu WtWhen sein. Soi1o 5 von 42

DA Sprachmittler 1 6 Sprachmittlerrekrutierung Grundsätztich betreibl das Fachreferat (Ref 711 - Bereitstellung Dotmetscherdienste) die Rekrutie- rung von Sprachmittlern. Die Außenstetlen ~ arbeiten mit dem Fachrcfe ral bei der Rekrutierung von Sprachmittlern kollegial zusammen; insbesondere dun::h Mithilfe in Form von lokalen Akquisemaß- nahmen vor Ort. Die Außenstellen haben -gerade auch durch die dorL ebenfalls angesiedelten Integ~ rationsaufgaben des Bundesamtes- das für lokale Akquis.emaßnahmen unentbehrliche Wissen und bestehende Netzwerke zu den örttichen Migranten-Selbsthilfeorganisationen, die für eine effiziente Akquise von geeigneten SprachmilUern unctlässtich sind. Gehen Bewerbungen von Sprachmittlern in einer Außenstelle ein, werden diese an das Fachreferat weitergeleitet; die Außenstelle kann auf der Bewerbung einen Verme.rk zum Bedarf an der Mitarbeit und/oder ein Votum zur fachlichen Befähigung und persönlichen Eignung des Bewerbers als SprachmitHer anbringen. Bewerbungen von Sprachmittlern, an deren Mitarbeit augenblicktich kein Bedarf besteht. werden vom Fachreferat zur mögtichen späteren Kontaktaufnahme erfasst. 2 Formalitäten, Überprüfung durch Sicherheitsbehörden Vor dem ersten Eins.atz eines Sprachmittlers, mus.s dieser zunächst eine Eignungs- und Zuverlässig- keitsüberpnJfung durchlaufe(). Oie erforder1ichen Überprüfungen erfolgen durch die beteiligten Fachreferate (711 und 241) in Zusammenarbeit mit den Sichertleitsbehörden des Bundes und der Länder und wird nach spätestens zwei Jahren wiederholt Sind die einzelnen Überprüfungsergebnis- se unauffällig (,.negativ"), kann der Bewerber als Sprachmittler für das 8undes.ilmt eingesetzt werden. Hierfür bedarf es vorher noch einiger vertraglicher und formelle r Aspekte. 2.1 Rahmenvereinbarungen Mit geeigneten und zuverlässigen Sprachmittlern schließt das Fachreferat vor dem ersten Einsatz ror das Bundesamt eine Rahmenvereinbarung, wekhe die Einsatzkonditionen (Stundenhonorar; Fahrt- kosten: Zeilenhonorar für schriftliche Übersetzungen; etc.) regelt. Die Vereinbarung ist haushatts· rechtlich Teil der zahlungsbegründenden Unterlagen und muss daher vor einem Einsatz in den Au- ßenstellen rechtswirksam abgeschlossen sein. Es dürfen daher nur Sprachmittter eingesetzt werden, die im Dolmets,c:herverwaltungs.system OVS <Jls überprüft und geeignet erfasst sind und mit einer 2 Oet Begriff Außenstellen beinhaltet auch alle Ankunftszentren Sehe &von 42

DA Sprachmittler 7 vertraglichen Grundlage: zum Einsatz in der jeweiligen Außenstelle versehen sind (die Sprachmittler sind im DVSaußenstellenbezogen erfasst). Dies gilt nicht nur für neue tugelassene Sprachmittler, sondern auch für sog. Erweiterungsvereinba- rungen. damit der betreffende Sprachmittler an zusätzlichen Einsauorten {Außenstellen) tätig wer- den kann; auch hier muss die entsprechende Vereinbarung bereits w. einem Einsatz n~chtswidcsam abgeschlossen sein, damit die jeweilige Fahrtkostenpauschale und ggf. anfallende Unterbringungs- kosten rechtsverbindlich geklärt sind. Ob ein Sprachmittler für das Bundesamt eingesetzt werden darf, erkennen Sie im OVS daran, dass dieser als ..überprüft und geeignet" auf dem Formular ,.Zusatzdaten" im Feld .,Siche:rheitsvermerke" gekennzeichnet ist: r - --·--..... ""-- - r-n."· - r '"''* .., r- ..,-s,,.m.,._ - r ...,.- ... ___..,..... or ~.-..rc L d 7',._··--..,..... <""' -....-......... ,- ~....... ---- ··- --- -·· - - - ..-....... r..... ~:·===- -- - Ebenfalls einsetzbar sind Sprachmittler, die als ..wird überprüft (Wiedethotung)" gekennzeichnet sind. FOr alle Sprachmittler, die im Feld ,.Sicherheitsvermerke'' anders gekennzeichnet sind (.,wird über· prüft (erstmalig)", ,.überprüft und nicht geeignet'', .,archivierr', .,Einsattsperre..) ist der Einsatz im Bundesamt unzulässig. Die Einsetzbarkeil von Sprachmittlern ist im DVS vor jedem Einsatz seitens der Außenstel· le tagesaktuell zu überprüfen! Seite 7 von 42

DA Sprachmittler 8 Hintergrund: Das Fachreferat ~ktuatisicrt die Einsenbarkeil von Sprachmittlern im OVS unmitte.lbar nach Bewertung der Erkenntnisse. Auch wenn atso ein Sprachmiuler bereits gebucht und in der Ein- satzplanung d es OVS für einen bestimmtenTagbereits geplant ist, so können sich dennoch in der Zwischenzeit stets Änderungen hinsichtlich einer Einsetzbarkeit für das Bundesamt ergeben. Kann der Lautzettel eines Sprachmittlersaufgrund einer Einsatzsperre nicht gedruckt werden, darf statt- dessen kein Blankotaufzettel ve1wendeLwerden. 2.2 Verpflichtungen nach Verpflichtungsgesetz In der Außenstelle sind SprachmitHer vor deren erstem Einsatt gern.§ 1 Verpflichtungsgesetz (Ver- pfiG) mündlich aur die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten förmlic h zu verpflichten. In der Außenstelte ist eine Niederschrift übet die errolgte Verpflichtung zu fertigen und vom Sprachmittler und der verpflichtenden Person gegenzuzeichnen (Anlage 2). Oie Niederschrift ist an das Fachreferat weiterzuleiten. Das Fachreferat erstellt über die erfolgte/bestehende Verpflichtung eine entspre- chende Eintragung im OVS. Oie abgeschlossene DurchfOhrung der fö rmlichen Verpflichtung ist durch die Außenstelle ~ sltm Einsatz eines Sprachmittlers mittels der Eintragungen im OVS zu überprüfen. Nicht verpflich- tete Sprachmittler dürfen nicht eingesetzt werden. Ob ein Sprachmittler bereits nach VerpfiG wirksam verpAic;htet worden ist. erkennen Sie aus der Ein- tragung .,Ve rpflic~ tu ng durchgeführt.. im Textfeld ,.Notiz" im Fotmutar ..Allgemein" jedes Sprach- mittters. ~e.- ~ l"*" ... . . .. ::.::~·::::::::::::::':::::: r .,. ,. ·,·-·'"'"--=~ -....· )~ ·-··1-------1 ••.1----------1 ....1-----------~ -· - - Findet sich keine entsprechende Eintragung im OVS, so ist die VerpRichtung des Sprachmittlers unmittelbat vot dem nächsten Ein~tz des Sprachmittlers in der jeweiUgen Außenstelle nachzuho- Seite8von 42

9 DA Sprachmittler len. Dies gilt auch dann, wenn sich aus dem DVS ergeben sollte, dass der Sprachmittler zuvor be· reits in einer anderen Außenstelle im Einsatz war. Ansprec:hpartner für Fragen zur förmlichen Verpflichtung nach Verprtichtungsgesetz ist das Fac:hre· ferat. 2.3 MitwirkungspfUcht Zusätzlich zur Rahmenvereinbarung wird den Sprachmittlern eine Erklärung zu ihrer Mitwirkungs- pflicht übers<1ndt, welche durch diese unterzeichnet werden muss. Oie Mitwirkungspflicht fo rdert vom Dolmetscher, im Falle sprachlicher Auffälligkelten (Details s. DA Asyl Anhörung Abschnitt 1.3). demAnhörer einen Hinweis zu geben. Dem Dolmetscher kommt hier- bei keine Gutachterfunktion zu. Entsprechende besondere Kenntnisse werden nicht gefordert. Es geht l~diglich um die Mitteilung rein sprachlicher Besonderheiten. ln diesem Zusammenhang ist auch darauf hinzuweisen, dass die Beurteilung der Glaubwürdigkeit des AntragsteUers sowie der Glaubhaftigkeit des Asylvortrags allein demAnhörer/Entscheid er obliegt. Darüber hinaus obliegt die gesamte Verhandlungsführung ausschließlich dem Anhörer. Insbeson- dere müs.sen Erläuterungen zur Art der Übersetzung (z.B. Beibt!haltung kindgerechter oder s.ensibter Formulivungen, wortgetreue Übersetzung der Antworten des Antragstellers) befolgt werden. Ist dies im Ein:z:etfall ni~h t mögli~h. muss der Anhörer darauf hingewiesen werden. Dies ist zur Beurtei- lung der Antworten wichtig. VerstOße gegen die Mitwirkungspflicht melden die Außenstetlen per Mai I an das ze1ltrate Postfa~h des Fachreferats (s. auch Punkt 4). 2.4 Verhaltenskodex für Sprachmittler Neu zugetas~nen Spra~hmitttern wird vor ihrem erste.n Einsatz ein Verhaltenskodex übersandt. mit dessen Einhaltung sie sich einverstanden erklären müssen. Der Kode.x. fasst alle Anforderungen und Verpflichtungen, die das Bundesamt an Sprachmittler stellt. zus.ammen, insbesondere hinsichtlich Neutralität, Integrität. Qualifikation, und Verhaltensstandards tur die Utig.keit als zugelassener Spra~hmittl er. Er regelt auch die Verpflichtung der Sprachmittler, Aufträge abzulehnen, wenn s i~h aus der Auftragsöbemahme ein tatsäc;hlk her oder wahrgenommener Interessenkonflikt ergibt oder ergeben könnte, der die Neutralität des Sprachmittler$ bes<hränkt OON beschränken könnte (s. auch 3.3). Im Falle der Zuwiderhandlung gegen diesen Kodex haben Sprachmittlermilder Beendigung der Zusammenarbeit mit dem Bundesamt zu rechnen. Oie Nichteinsetzbarkeit der Sprac;hmittler wird dur~h das Fa~hreferat entschieden und im Dolmetscherverwaltungssystem hinterlegt. Verstöße ge- Selle 9 von 42

DA Sprachmittler 10 genden Verhaltenskodex metden die Außenstellen pe1 Mail an das zentrale Postfach des Faehrefe~ rats (s. auch Punkt 4). 2.5 Aktualität der Daten im DVS I Meldepflicht der Auß4!nstellen Werden in der Außenstelle Veränderungen hinsichtlich der persönlichen Daten von Sprachmittlern bekannt (z.ß. Änderung der Anschrift, der Rufnummer, der Bankverbindung etc.), so ist das Fachrefe- rat unverzüglich in Textform zu informieren. um die Änderungen in DVS einpflegen zu können. Oie Daten werden innerhalb von 2-3 Werktagen im System geändert. Oas Schreiben ist vom betreffenden Sprachmilller gegen zu zeichnen und sowohl vorab per Mai I an Zll-Posteingang@bamf.bund.de als auch im Original an das Fachreferat in der Zentrate zu übersen- den. Hintergrund fü r die Gegen2eichoungspflicht durch den So!jchmjttter: Insbesondere bei der Andetung von Kontodaten ist sicherzusteUen, dass der jeweilige Sprachmittler auch der zugehörige Kontoinhaber ist. 2.6 Sprachmittler sind im Rahmen eines Auftragsverhältnisses für das Bundesamt tätig. Ansprüche auf Einsätze im Sundesamt entstehen aus der untetzeichneten Rahmenvereinbarung nicht. Sind Sprachmittler ausweislich ihres Datensatzes in OV$ vom Sundesamt für nicht einsetzbar erklärt, so kann dies verschiedene Gründe haben. - Nachfragen von nicht einsetzbaren Sprachmittlern sollten wie folgt beantwortet werden: Grund der Nichteinsetz- barkeit Wo zu finden im DVS? Welche Auskünfte darf/ soll ich geben? Erklärung zur Mitwir- kungspfticht nicht unter- zeichnet Unter ...summdaten" > Dolmetscherdaten > F7 suchen> im Notizfeld steht ,.MTT nein" oder un- ter Sprachen ist MIT als Sprache nicht erfasst Grund fur Nichteinsetzbarkeit darf be· kanntgegeben werden. bspw.: ,.Sie haben das Schreiben zur Mitwir- kungspflicht nicht unterzeichnet, das Ihnenper Briet zugesendet wurde. Somit können Sie nicht eingesetzt werden. Wenn Sie die Erktärung unterzeichnen. ist ein Einsatz grundsätz.lich wieder möglich."' Seite 10 von 42