DA Sprachmittler 17 den. Die unterschriebenen Einsatzbestätigungen stellen hierbei Feststellungsvermerke im haushalts- rechtlichen Sinne dar. Alle weiteren diesbezüglichen Bemerkungen sind auf dem Laufzettel von dazu berechtigten Mit.1rbeitern der Außenstelle vorzunehmen. Nachträglich vorgenommene Änderungen müssen den haushaltsrechtlichen Anforderungen entsprechen. In den Laufzettet sind vom jeweiligen Mitarbeiter zeitlich aufeinander folgend die <!inz<!lnen Einsatz- arten minutengenau einzutragen: Wartezeiten; Abrechenbare Einsatzzeiten des Sprachmittlers, die in Folge nicht von ihm verschuldeter Umstände {Nichterscheinen des Antragstellers, etc.) de~s Erbringen der vereinbarten Leistung verhin- dern (Zur Vermeidung von War'lezeiten siehe auch weiter unten Übersetzungsaufträge.) Poustn: Vom SprachmitUer zu vertretende Unterbrechungen {z.B. Dienstleistungen für Dritte, private Gespräche} sind nicht abrechenbar. Bei Einsatzende ist dem Sprachmittler eine Kopie des von ihm gegengezeichneten Laufzettels auszu- händigen. Der Mitarbeiter, der diese übergibt ist auch dafür verantwortlich, dass das Original des Laufzettels dem Mitarbeiter zugeht, der die Daten in das DVS überträgt. 3.1.13 Einsätze in den Justizvottzugsanstalten (JVA) Bei NA-Einsätzen ist sicherzustellen, dass der Sprachmiuler grundsätzlich unmittelbar zur jeweiligen JVA gei:Jde.n wird. Die dabei vom Sprachmittler zurückgelegten Kilometer (einfache Strecke Wohnort - JVA) sind in den Lautzettel einzutr:Jgen und nach Überprüfung durch Mitarbeiter der Außenstelle in das OVS {Einsatzbestätigung) zu übernehmen. Oie Abrechnung der NA-Einsätze verläuft wie jeder sons t~ge Einsatzper Laufzettel. Eine Maximalpauschale gibt es nicht. ll.l4 Vergabe von Übersetzungsaufträgen Übersetzungsaufträge werden durch die jeweilige Organisations.einheit, in welc:her der Bedarf e~n einer Übersetzung von Dokumenten entsteht. in eigener Zuständigkeit vergeben. Verantwortlich fOr die Fristsctzung gegenüber dem Übers.etter urld für das Vorliegen aller notwendigen Voraussetzun- gen i.st folglich der den Auftrag erteilende Mitarbeiter in der jeweiligen beauftragenden Organisati- onseinheit Das Fachreferat nimmt bei der Vergabe von Übersetzungsaufträgen tediglich eine anlei- tende Funktion ein und unterstüUt ggf. bei Bedienungsfragen des OVS und bei sonstigen grundsätz- lichen Fragen zur Aufuagsvergabe. Es ist bereits bei der Vergabe dem Übersetzer gegenüber zu kommunizieren, dass Übersetzungsauf- träge schnellstmögtich erledigt werden müssen. Bei Anlage des Über~tzungsauftrags im OVS ist eine Seite 17 voo 42

DA Sprachmittler 18 Wiedervorlase von max. einer Woche anzusetun. Oit Einhaltuna der gegenüber dem Übersetzer gest.llttn Frist iJt seitens der auftn~gserteilenden Außensteile selbsl~ndiz zu übe(\fqchen Zur Vermetdune bzw. UbtrbrUc:kung von Wartezeiten SOW!f: bet besonders eiligen Obersetl!Mlgen können SchriftstOcke durch Sprachmittler. die: bereits \fOt On in dtr Außenstelle sind, Ubti'Setzt wer- don. Liegt der zu erwanende Übersetzungsauftrag uber 1.000 f netro, sind drei verschiedene Angebote von ÜbetSetzern und die Einwilligung des titelvcrw.lltenden Rererats (hier 711) einzuholen. Das Fac:h- referal steht im Bedarfsfall bei der Kostenschätzung unterstüu.end zu• VcffUgung. Bei Übersetzun- gen ob 10.000 l brurto ist eine BfdH-Vorlage l u re,tigen und auf den Dienstweg (Gruppen Ieitung. Abtellungslcitung, ßfdH) zu geben. Ausschlaggebend hierfür ist das Haushaltsführungsschreiben des taufenden Haushahsjahrtsl. Bei der Vttcabt von Ubttstuungsauftt~gen ,.außer Haus" w"d das Spnch.mittletbUro bzw. der mit dem Ubt.rseuuncQVhrag betnute Sprachmittler durch d1e tuhmcrwtreinbJrung verpf\ichtet. weder Kopten der zu ubtrseu~n Texte noch der Obersetzunaen (lUCh nicht in elekttonisd\ VOigehalte- ner Form) zu mltllen. .lufwbewahren oder weiterzugeben. Im Falle besonders sensibler oder sithemeitsreleYilnter Unterligen liegt es im Ermess.en des Refe- ratslerters der jeweiligen Außenstelle zu entscheiden. ob der Auftrag an em Obersetzungsbliro verge- ben oder von einem Sprachmittler bei Anwesenheit in der Außenstelle des Bundesamtes übersetzt wird. Ober die Entscheidung ist in der Außenstelle des Bundesamtes ein Vermerk 2u fef1igen, der in die Akten aufgenommen wird. 3.2 3.2.1 Vldto· Dolmetschen Allaemeines Unter VIdeo· Dolmetschen ist die Durchführung von Anhorunpn m;uels Vldeolconferenttechnik im Wege der Bild· und TonCibertragung zu verstehen. bei dtt s•ch AnlfaJSUIIer und Anho- rtr/Entscht'idtf in ~in~m Raum derselben Dienststelle aufhahtn. w1hrend Sich ein Oolmttscher in tW\er .Jndf:ftn Au&enJteUe bzw. in einem sog.. Dotmetscher· HUB (lt:ntrum) befindet und audiovisuell z_ugeschJttet wird. Dies diem der besseren Steuerung des Einsatzes von e1eenem Personal, der flexib- leren Nutruns von Dolmetscher.. Kapazitäten sowie dem Grunduu d4HKostenspirsamkeit. Ein Dol· mctschcrcinsatt per Videokonferenztechnik ist insbesondere auch dann Jinnvoll, wenn es gilt, kurz- fristige lokale Dolmetscherengpässe auszugleichen oder Sprachen, för die dem Bundesi'mt nur weni· ~ tiehe; InfoPORT > Organlgmmm :> H3Ushall :> Hau&haltaauafuhi'UngNortetlrlflen Seite 18 von 42

DA Sprachmittler 19 ge Dolmetscher zur Verfügung stehen, bundesweit effizient einzusetlen. Video-Dolmetschen kann daher nicht nur bei Anhörungen, sendem auch grds. bei Antragstellung und Aktenanlage zum Einsatz kommen. Nicht zu verwechseln und rechtlich auch nicht gleichzusetzen ist das Video-Dolmetschen mit einer sog. Video-AnhöiUng. Bei Video-Anhörungen würde ein räumlic;h vom Antragsteller und Dolmetscher getrennt befindlicher Anhörer/Entscheider mittetsVid~otechni k in die Anhörung zuge- schaltet. Den Regetfall sollte die Anhörung unter Hinzuziehung eines Präsenzdolmetschers bilden. Das Vi- deo-Oolmets<hen ist komplementär zu sehen und sollte insbesondete dann genutzt werden, wenn der Bedarf mittels eines Präsenzdolmetschcrs aufgrund ~f'höhter Anhörungszahlen, bei Mang~Lspra­ chen oder aufgrundunverhältnismäßig hoher Fahrtkosten nicht g~dcckt werden kann. Rechtlicher As~Xkt Anhörungen per Video-Dolmetschen verstoßen nicht gegen eine Rechtsvorschrirt. Die physische Anwesenheit des Dolmetschers in der Anhörung schr~ibt weder§ 17 AsyiG noch Art. l4 der V~rfah­ rcnsrichtlinie (V-Rl) ausdrücklich vor. Die Vorgabe, wonach ein Dolmetscher hinzuzuziehen ist, setzt nicht die persönliche Anwesenheit in der Anhörung voraus, sondern dient nur der Sicherstellung ei- ner Übersetzung. FOr das Gerichtsverfahren erlaubt § 185 Abs. l a Gerichtsverfassungsgesetz (GVG) sogar ausdrücklich das Video-Dolmetschen. Wenn der im Gerichtsverfahren geltende Grundsatz der Unmittelbarkeit der Beweisaufnahme dem Video-Dolmetiehen nicht entgegensteht, muss dies im V~rwaltungsverfa hren, das diesen Grundsatz nicht enthält, erst recht gelten. l-2.2 Verfahrensfragen • .G.tsö. kann bei jedem HKL eine Anhörung mittels Video-Dolmets<::hen geplant und durchge- rühf't werden. Dies gilt prinzipiell auch für alle Kategorien von A1Htagstellern - auc;h Wr vul- nerable Personengruppen. Ause:enommen sind sprach·, seh· oder hörbeeinträchtigte Per- sonen. • Eine Anhörurigper yjdeo·Dolmetschen setzt kein Einverständnis des AntragsteUers voraus. • Die Bestimmung zu Art und Weise sowie der funktionellen ZusWndigkeit für eine ggf. erfor- derliche Prüfu ng oder Klärung von Zweifelsfällen obliegt d~r Leitong der jeweiligen Organi· sations.einheit,. in der die Anhörung stattfinden solL 3.2.3 • Technische Einrichtung und Buchung Im Jahr 2017 wurden alle Außenstellen und Ankunftszentten mit der nötigen Videoter;hnik ausgastattet. Sollten weitere Video·Dotmetsr;her•Arbeitsplätze benötigt werden, arbeiten auf entsprechende Anfrage an das Fachreferat die Außenstellen - insb. avisierte Hub· Seite 19 von 42

DA Sprachmittler 20 Außenstellen - für Einrichtung und Überführung in den Wirkbetrieb des Video- Oolmetschens kollegial mit dem Fachreferat zusammen. • Nach erfolgter Einrichtung und positivem Funktionstest sind für die ans<hließende kontinu· ierliche Durchführung des Wirkbetriebs die Dolmetscher-Koordinatoren der Hub- und Be- darfs-Außenstellen in direkter Zusammenarbeit (ohne weitere zus.ätz.liche Vermittlung des Fachreferates) dafür zuständig, die benötigten Sprachbedarfe zu beslimmen, die Zeiten für Video-Anhörungen zu terminieren und die hierfür efforderlichen Sprachmittler in den Hubs zu planen, zu buchen und zum Einsatz zu bringen. • Erforderliche Sprachmittler-Bedarfe und Video-Termine sind seitens der Bedarfs· Außcnste:llen mit ausreichender Vortaufzeit an den Video· Hub Düssetdorf heranzutragen. Sollten vereinbarte Te:rmine nicht erfolgen können, so ist seitens der absagenden Stelle die jeweils andere Seite umgehend nach Kenntnis des Terminausfalls zu informieren. 3.2.4 Organisatorische/technische Vorgaben: • Für das Video·Dotmetschcn kommen ausschließlich Dolmetscher zum Einsatz, die im OVS • des Bundes.amtes als einsetzbar geführt und nach Verpflichtungsgesetz verpflichtet sind. Grds. kann jeder - gemäß OVS einsetzbare Dolmetscher - auch für das Video·Dolmetschen eingesetzt werden, außer der Dolmetscher spricht sich ausdrücklich gegen den Einsatz als Vi· deo·Dotmetscher aus. • Die Dolmetscher•Hubs (Zentren}werden ausschließtich in Liegenschaften des Bundenmte$ eingerichtet; es besteht damit volle Kontrolle darüber. welcher Dolmetscher am Video· Arbeitsplatz im Hub sitzt sowie darüber, wer sich sonst noch in den Räumlichkeiten befindet. • Oie Video·Kommunikatior' zwischen Hub und Bedarfs-Außenstelle erfolgt ausschließtich über verschlüsselte Netzwerksysteme des Bundes bzw. des Bundesamtes. • Bereits bei der Planung einer Anhörung per Video-Konferen2technik ist darauf zu achten. dass alle beteiligten Personen - insbesondere aber Anhörer, Antragsteller und Dolmetscher - einen guten Sichtkontakt zueinander haben und das Hörverständnis durch externe Ge- räuschquellen nicht Obermäßig beeinträchtigt wird. • Es erfolgt keine audiovisuelle Aufzeich nung oder Spe-icherung der VideowKonferenz. Das Er- gebnis der Anhörung ist die Niederschrift. • Der entsprechende Kontrollbogen ist am Ende der Anhörung vom Ant1agsteller {und ggf. Ve11teter}sowie Anhörer und Dolmetscher zu unterzeichnen (zum techniS<hen Verfahren der Aufnahme in die Aktes. FAQs zum Video-Dolmetschen). Eine Protokoltierung der erforderli- chen Bestätigungen des Dolmetschers alleine reicht zu Nachweiszwecken nicht aus. Das Protokoll wird für die Rückübersetzung zum HUB geschickt {bevorzugt per E-Maii-Scan oder auch per Fa.x}: zusätzlich wird das Formular mit den gesamten zu teistenden Unterschriften zuge- schickt. Der Dolmetscher führt die Rückübersetzung durch und unterschreibt das Formular. Oie Un- Seite 20 von 42

21 DA Sprachmittle r terlagen zur Rückübersetlung werden vernichtet das Dokumenl mit der Unterschrift des Dolmet- schers wird eingescannt und an die AS zurückgeschickt, bzw. gefaxL Das Originaldokument wird ver· nichtet • Wie auch im Falle von Anhörungen mit Präsentdolmetschern muss die Anwesenheit einer weiLeren Person bei Anhörungen mit Video -Dolmetschen im Protokoll der Anhörung er.. wähnt werden. • Bei Änderungen (Verkürzung/ Verlängerung/ Ausfall) der geplante Einsatzdauer des Video- Dolmetschers ist dies dem entsprechenden Video-Hub umgehend mitzuteilen. Insbesondere ist bei mehreren Anhörungen darauf zu achten, dass der - von den Hubs bestätigte - Bu- chungszeitraum nicht ohne Abstimmung mit den jeweiligen Hub-Mitarbeitern überschritten wird. 3.2.5 • Ablauf der Anhörung mittels Videokonferenztechnik Zu Beginn der Anhörung erfolgt eine Aufklärung des Antragstellers zum Ablauf der Video- anhörung. Es ist deutlich darauf hinzuweisen. dass keinerlei Nachteile aus d ieser Art der An· hörung entstehen und die Bild - und Tonübertragung nicht über das Internet, sondern über die gesicherte lnfrasuuktur des Bundesamtes erfolgt. Dieser Hinweis ist zusammen mit ei- nem Hinweis auf d ie Vemaulichkeit der Anhörung in die Niederschrift aufzunehmen. • Bei Unmöglichkelt der Durchführung einer geplanten Anhörung mittels Video-Dolmetschen am ladun.gstag ist d ie Anhörung soweit mögtich n()("h am selben oder am Fotgetag notfalls mit einem Präsenzdolmetscher durchzuführen. Bei beabsichtigter Anhörung am Folgetag muss die Unterbringung des Antragstellers in einer nahegelegenen Aufnahme,einrichtung o r- ganisiert werden, damit eine unnötige persönliche Belastung durch eine erneute Anreise so- wie unnötige Reisekosten vermieden werden. Ist beides nicht möglich, ist ein neuer Anhö· rungstermin antuberaumen. Der Vorgang ist zu protokollieren. Mögticherweise auftretende Fallkonstelt.ationen: o Bekanntwerden von persönlichen Umständen, die eine Durchführung/Fortführung einer Anhörung mittels Videokonferenztechnik n icht angeraten erscheinen Lassen - z.B.: Verständnis- und Ausdrucksfähigkeit des AntragsteUers sind auf Grund aku- ter psychiS<her Probleme nicht gewährleistet nicht kurzfristig lösbare Verständigungsprobleme oder Sprachbarrieren (z.B. unzureichende Sprachkenntnis, nur bestimmter Dialekt) o nicht kurzhistig lösbare technische Probleme (insbes. Ton- oder Bildausfall) o Auftreten und Verhalten des Antragsteller machen d ie physische Anwesenheit eines Dolmetschers erforderlich Seite 21 voo 42

DA SprachmitHer 12.6 22 End-to-End Schaltungen Um ausreichend ftexi~l auf Bedarfe reagieren zu können und Dolmetscher nicht nur iiUS den Hubs. sondern aus alten Liegenschaften des BundeS<Imtes zuschatten zu könMn, werden zunehmend auch End-to-End Schaltungen eingesetzt. Sie zeichnen sich dadurch aus. dass Außenstellen sich unterei- nander per Video verbinden können. Diese Art des Vidco-OolmeLschers ist seitens der Leitung aus· drücklieh erwünscht. Oie Kooperation und Unterstützung seite-ns der Außenstellen wird vorausge- setzt Unterstützun.g bei der End-to-End Schaltung bietet der Dolmetscher-Hub in Dössetdorf {VO- HUB-DUS@bamf.bund.de). 3.3 Vorbeugung von Korruption und lnteressenskonftikten 3.3.1 AllgemeirH:s Bei der Durchführung ihrer Aurgab~n haben alle mit dem Sprachmittlereinsatz betrauten Mitalbeiter des Bundesamtes ein hohes Maß an Verantwortung. Daher sind alte hiefmit verbundenen Tätigkeiten als stark korruptionsgefährdet eingestuft. Folgtich sind die Vorschriften zur Korruptionspräventi· on• im Bundesamt zu beachten und umzusetzen. Um etwaigen Korruptionsversuchen (sowohl von Seiten des Spfac-hmittlers als ;~uch von Seiten des Antragstellers) vorzubeugen und gleichzeitig die Neutralität und Unbefangenheit des $pfac-hmittlefs zu gewährleisten, ist ein selbstständiges Abholen bzw. Begleiten des Antragstellers durch den Sprachmittler untersagt. Dies gilt sowohl für die Weg~ uber die l iegens<haften, als auch fü r die Strecke zwis<hen Wartezimmer und Anhörung. Darüber hinaus ist es strengstens untersagt, Sprachmittlern Zusatzaufgaben zu übertragen, welche nicht im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Sprachmittlung stehen, bspw. Postwege, Botengänge, Kopieraufträge o.ä. • Des Weiteren gilt zu beachten: Sprachmittlern ist zu keinem Zeitpunkt Einblick oder Zugang zu Asylakten zu ge- währen: vorgelegte Unterlagen (insbesondere medizinischer Art) dürfen nur zur OberseU:ungszwecken eingesehen werden Aufgrund ~r'höh t~r Korruptionsgefahr dürfen Sprachmittler und AntragsteUer zu kei· nem Zeitpunkt ohne unmittelbare Aufsicht dutch Personal des Bvndesamte.s sein 4 siehe: infoPORT > Korruptionsprävention Sei1e 22 von 42

DA Sprachm~tler 23 Aus Sicherheitsgründen muss der Aufenthaltsort von Sprachmittlern während der gesamten Einsatzdauer dem Bundesamtpersonal bekannt stoin Wegen möglicher Interessenk~nfli kte (s. auch 2.4) dürfen keine Spre~chmittter eingesetzt werden, die selbst bzw. deren nahe Angehörige (Ehegatten, Kinder, Eltem, Geschwister; Mündet) in einem beim Bundesamt anhängigen (Asyl ·. Widerrufs-, Rücknahme-) Verfahren stehen. Das Fachreferat ist durch die Außenstellen bei Bekanntwerden eines Asylverfahrens zur Eingabe einer Einsatzsperre in das DV$ unverzüglich zu informieren. 3.3.2 Rotation der Sprachmittler Der toticrcnde Einsatz der Sprachmittler im operativen Bereich ist von Seiten der Leitung nicht nur erwünscht, sondern auch ausdrücklich geford~rL Zur Einhaltung der Rotationspflicht erstellt Ref. 711 im Rahmen des Monitarings monatlich einen Transparenz-Report. mit dem eine Nichteinhaltung seitens der ASn id ~nti fiziert und entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden könn ~n. Es wird darauf hingewiesen, dass es das Ziel des Einsatzmonitorings ist, die Einhaltung der Vorgaben zu prüfen. Die Verantwortung zur Einhaltung selbst obliegt den Außenstetten. Bei Verletzung der Rotationspflicht bzw. Üb~rschreitung der Richtwerte werden die betroffenen Sprachmittler vorübergehend im System gesperrt. Im Falte von Sprachmittlerengpässen hal das Rotationsprinzip Vornmg gegenüber der Wirtschaft- lichkeit. Eine vorherige Prüfung von Alternativen durch die Außenstelle (bspw. Einsatz des Video· Oolmetschens) wird vorausg~setzl Umsetzungsempfehlung: • Um die Rotationspflicht fü r die Sprachmittler einzuhcdlen, dürfen diese nicht mehr als 10 Ar· beitstage {1 Tag= 8 Stunden) pro Kalendermonat in einerAS eingesetzt werden. Wird dieser Wert erreicht. muss eine Einsatzpause bis zum nächsten Monat erfolgen. • Dieser Richtweft gilt sowohl für Einzeldolmetscher als auch für Bürodotmetscher. • Bei. Überschreitung des Richtwertes erhalteil Sie von Ref. 711 eine Risikometdung mit dem Hinweis, den Sprachmittler vorerst nicht mehr einzusetzen. • Eine Unterscheidung zwischen Übersetzung und Verdolmetschuns gibt es nicht. • AS-übergreifend können EinsJtneiten derzeit nur rückwirkend in der Zentrate CJberptüft werden. Bei der AS-übergreifenden Auswertung erfolgt darum lediglich eine Information über die bevorstehende Einsatzsperre fUr 6 Wochen mit einer Vorlaufzeit von 2 Wochen. Es

DA Sprachmittler 24 werden nur die ASn info1miert. die aufgrvnd einer bestehenden Planung beuof-fe.n sind. Pla· nungensind für Ref. 711 nur nachvollziehbar, wenn sie im DVS erfas.st sind. - 4 4.1 Umgang mit Beschwerden, Hinweisen und Feedback zur Eignung und ZuverlJssigkeit der Sprachmittler Beschwerden und Hinweise Ergeben sich während eines Einsalzes in der AußensteHe konk1ete Anhaltspunkte, die die Eignung und Zuvedässigkeit eines Sprachmittlers in Frage stellen. sind die Beanstandungen schriftlich zu do- kumentieren und über die Referatsleitung der Außenstelle dem Fachrefe;at per Mail zu:.:uleiten. Die- ses prüft und entscheidet über weitere einzuleitende Maßnahmen; ggf. auch über eine Einsatzsperre des fragtic::hen Sprac;hmittlers. Rückfragen des Fachreferats oder die Aufforderung zur Stellungnahme sind zeitnah zu beantworten. Vage Hinweise seitens eines Mitarbeiters, eines Sprachmittlers oder Dritten (bspw. Rechtsanwalt oder Vormund) sind zu konkretisieren, um dem Fachreferat eine ent- sprechende Recherche zu ermöglichen. Tm Fachreferat werden sowohl interne Beschwerden/Hinweise. welche durch Außenstellen zu Sprachminletn eingereicht werden, als auch externe Beschwerden/ Hinweise. welche durch Sprach- mittler. Dritte (bspw. Rechtsanwälte, Verbände} oder anonym im Fathbereic::h eingehen, bearbeitet. Nach Eingang einer Beschwerde oder eines Hinweises wird eine Kurzrecherche seitens des Fachrefe- rats erstetlt auf Grundlage der Daten im Dolmetscherverwaltungssystem: Anz:ahl der Einsätze, Seite 24 von 42

DA SprachmiHier 25 Spr<~changebot, Auszug der Einsatzplanung, einsetzende Außenstetle. 03rüber hinaus wird das Vor· handensein bereits vortiegendef Besdlwerden geprüft. Abhängig von der Art, Schwere und Sli<:hhaltigkeit einer Beschwerde wird im Weiteren wie folgt vor- gegangen: • Einholung weiterer Informationen vom Bes<:hwerdeführer • Einholung von Feedbacks weiterer Außenstellen, in denen der Sprachmittler zum Einsatz gekommen ist • • Einbindung IR bei Vorwürfen gegen Mitarbeiter des Bundesamtes • Einbindung BfK bei Korruptionsverdacht • Einbindung des Justiziariats Nach Zuse1mmenstellung aller nötigen Untertagen und Informationen wird im 4-Augen-Prinzip in- nerh,alb des Fachreferats über weitere einzuleitende Maltnahme:n, g,gf. auch über eine Einsatzsperre des fraglichen Sprachmittlers, entschieden. Im Falle einer Sperrung erfolgen eine Meldung an alle Aultenstelten zur Nichteiosettbarkeit des Sprachmittlers und ein Hinweis darauf, ob in DVS bereits geplante Einsätze noch wahrgenommen werden dürfen. Da es sich um sicherheitsrelevante Informationen handelt, dürfen diese nicht an den Sprachmittler weitergegeben werden . • Darüber hinaus erfolgt seitens des Fachreferats eine Antwort an den Beschwerdeführer, soweit im Einzelfall angezeigt und möglich, bei Bedarf unter Beteiligung des lustitiariats. 4.2 Feedback-Prozess Die Qualifikation sowohl neu gewonnener als auch schon bewährte-r Sprachmitder ist mittels Online- Feedbackbogenl> zu beurteilen. Ziel ist es. dem Fachreferat Rückmeldungen aus allen Aultenstellen zuzuleiten, die eine ft3chendeckende Qualitätssicherung der im Einsatz befindlichen Sprachmittler ermöglichen. Innerhalb einer Außenstelle ist ein einheitliches Votum 1.ur Qualifikation des jeweiligen zu bewerten- den Sprachmittlers abzugeben. 5 siehe: InfoPORT > Oolmctschefdienste > Feedbackbogen QS·Spr~chmittler Seite 25 von 412

DA Sprachmittler 26 Oie Beurteilung m ittels Online-Feed~ckbogen ist für einen neu gewonnen Sprachmittler, der zum ersten Mal für das Bundesamt zum Einsatz kommt. unmittelbar im Anschluss an die ersten 1·3 Eins· ätze durch die Außenstelle 'Zu erstellen und al'l das Fachreferat weiter zu leiten. Fur BestandsdolmetS<her ist in den Außenstellen nach rd. jedem 30. Einsatz des jeweiligen Sprach.. mittlersein aktualisierter Ontine-Feedba.:kbogen zu erstellen. S Abrechnung des Sprachmittlerhonorars S.l AUgemeines Das Abrechnungsverfahren richtet skh nach der DA OVS-HKR des Hausha.ltsrcfC!tats des Bundesam- tes in der jeweils güttigcm Fassung (z. ZL Nf.2006/01 vom 13.06.2006). Die Abrechnung der Sprachmitttereinsätzc und Übersetzungsaufträge erfolgt spätestens zwei bis vier Wochen nach dem am längsten zurückliegenden Einsatz eigenverantwortli<:h in den Auß.enstellen. Die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit aller zahlungsbegründenden Unterlagen und Belege ist si- cherzustellen. Das Fa<:hreferat behält sich vor Stichprobenartig einzelne Abrechnungen der Außen- stellen zo prüfen. Wel<:he Personen innerhalb der Außenstelle in welchem Umfang zur Durchführung von Abrechnun- gen befugt sind, richtet sich nach den durch das Haushaltsreferat und der Refenttsleitung übertrage ~ nen Befugnissen. Ausnahmen: • Oie Abre<:hnung der Einsätze in der Außenstelle Frankfurt Flughafen wird vom Fachreferat vorgenommen. Ebenso die Sprachmittlethonorare, die im Rahmen der RechtsbEratung an deutS<hen Flughäfen entstehen. • Einsaukosten, die in besonderen Ei n ~elfä ll en entstehen, können zur Untetstützung der Au- ßensteUen nach Abspra<:he vom Fa<:hreferat abgerechnet werden. Die Abrechnung der Sprachmittlereinsätze und Übersetzungsaufträge effolgt fT -gestützt durch das OVS. Die Verwaltungsleiter der Außenstellen wirken auf eine ordnungsgemäße Erstellung der für die Abrechnung erforderlichen Untetlagen hin. 5.2 Dokumentation und Definition der abrechenbaren Einsatzzeiten Abgerechnet werden dürfen nur die Einsatzzeiten (z.B. Aktenanlage. Anhörung, Spra<:h- und Textana- lyse). für die ein Sprachmittler angefordert wurde und in denen er dem Bundesamt auch tatsächlich Seite 26 von 42