DA Sprachmittler 17 den. Die unterschriebenen Einsatzbestätigungen stellen hierbei Feststellungsvermerke im haushalts- rechtlichen Sinne dar. Alle weiteren diesbezüglichen Bemerkungen sind auf dem Laufzettel von dazu berechtigten Mitarbeitern der Außenstelle vorzunehmen. Nachträglich vorgenommene Änderungen müssen den haushaltsrechtlichen Anforderungen entsprechen. In den Laufzettel sind vom jeweiligen Mitarbeiter zeitlich aufeinander folgend die einzelnen Einsatz- arten minutengenau einzutragen: Wartezeiten: Abrechenbare Einsatzzeiten des Sprachmittlers, die in Folge nicht von ihm verschuldeter Umstände (Nichterscheinen des Antragstellers, etc.) das Erbringen der vereinbarten Leistung verhin- dern (Zur Vermeidung von Wartezeiten siehe auch weiter unten Übersetzungsaufträge.) Pausen: Vom Sprachmittler zu vertretende Unterbrechungen (z.B. Dienstleistungen für Dritte, private Gespräche) sind nicht abrechenbar. Bei Einsatzende ist dem Sprachmittler eine Kopie des von ihm gegengezeichneten Laufzettels auszu- händigen. Der Mitarbeiter, der diese übergibt, ist auch dafür verantwortlich, dass das Original des Laufzettels dem Mitarbeiter zugeht, der die Daten in das DVS überträgt. 3.1.13 Einsätze in den Justizvollzugsanstalten (JVA) Bei NA-Einsätzen ist sicherzustellen, dass der Sprachmittler grundsätzlich unmittelbar zur jeweiligen JVA geladen wird. Die dabei vom Sprachmittler zurückgelegten Kilometer (einfache Strecke Wohnort - JVA) sind in den Laufzettel einzutragen und nach Überprüfung durch Mitarbeiter der Außenstelle in das DVS (Einsatzbestätigung) zu übernehmen. Die Abrechnung der JV A-Einsätze verläuft wie jeder sonstige Einsatz per Laufzettel. Eine Maximalpauschale gibt es nicht. 3.1.14 Vergabe von Übersetzungsaufträgen Übersetzungsaufträge werden durch die jeweilige Organisationseinheit, in welcher der Bedarf an einer Übersetzung von Dokumenten entsteht, in eigener Zuständigkeit vergeben. Verantwortlich für die Fristsetzung gegenüber dem Übersetzer und für das Vorliegen aller notwendigen Voraussetzun- gen ist folglich der den Auftrag erteilende Mitarbeiter in der jeweiligen beauftragenden Organisati- onseinheit Das Fachreferat nimmt bei der Vergabe von Übersetzungsaufträgen lediglich eine anlei- tende Funktion ein und unterstützt ggf. bei Bedienungsfragen des DVS und bei sonstigen grundsätz- lichen Fragen zur Auftragsvergabe. Es ist bereits bei der Vergabe dem Übersetzer gegenüber zu kommunizieren, dass Übersetzungsauf- träge schnellstmöglich erledigt werden müssen. Bei Anlage des Übersetzungsauftrags im DVS ist eine Seite 17 von 42

DA Sprachmittler 18 Wiedervorlage von max. einer Woche anzusetzen. Die Einhaltung der gegenüber dem Übersetzer gesetzten Frist ist seitens der auftragserteilenden Außenstelle selbständig zu überwachen. Zur Vermeidung bzw. Überbrückung von Wartezeiten sowie bei besonders eiligen Übersetzungen können Schriftstücke durch Sprachmittler, die bereits vor Ort in der Außenstelle sind, übersetzt wer- den. Liegt der zu erwartende Übersetzungsauftrag über 1.000 € netto, sind drei verschiedene Angebote von Übersetzern und die Einwilligung des titelverwaltenden Referats (hier 711) einzuholen. Das Fach- referat steht im Bedarfsfall bei der Kostenschätzung unterstützend zur Verfügung. Bei Übersetzun- gen ab 10.000 € brutto ist eine BfdH-Vorlage zu fertigen und auf den Dienstweg (Gruppenleitung, Abteilungsleitung, BfdH) zu geben. Ausschlaggebend hierfür ist das Haushaltsführungsschreiben des laufenden Haushaltsjahres3 • Bei der Vergabe von Übersetzungsaufträgen "außer Haus" wird das Sprachmittlerbüro bzw. der mit dem Übersetzungsauftrag betraute Sprachmittler durch die Rahmenvereinbarung verpflichtet, weder Kopien der zu übersetzenden Texte noch der Übersetzungen (auch nicht in elektronisch vorgehalte- ner Form) zu erstellen, aufzubewahren oder weiterzugeben. Im Falle besonders sensibler oder sicherheitsrelevanter Unterlagen liegt es im Ermessen des Refe- ratsleiters der jeweiligen Außenstelle zu entscheiden, ob der Auftrag an ein Übersetzungsbüro verge- ben oder von einem Sprachmittler bei Anwesenheit in der Außenstelle des Bundesamtes übersetzt wird. Über die Entscheidung ist in der Außenstelle des Bundesamtes ein Vermerk zu fertigen, der in die Akten aufgenommen wird. 3.2 3.2.1 Video-Dolmetschen Allgemeines Unter Video-Dolmetschen ist die Durchführung von Anhörungen mittels Videokonferenztechnik im Wege der Bild- und Tonübertragung zu verstehen, bei der sich Antragsteller und Anhö- rer/Entscheider in einem Raum derselben Dienststelle aufhalten, während sich ein Dolmetscher in einer anderen Außenstelle bzw. in einem sog. Dolmetscher-HUB (Zentrum) befindet und audiovisuell zugeschaltet wird. Dies dient der besseren Steuerung des Einsatzes von eigenem Personal, der flexib- leren Nutzung von Dolmetscher-Kapazitäten sowie dem Grundsatz der Kostensparsamkeit Ein Dol- metschereinsatz per Videokonferenztechnik ist insbesondere auch dann sinnvoll, wenn es gilt, kurz- fristige lokale Dolmetscherengpässe auszugleichen oder Sprachen, für die dem Bundesamt nur weni- 3 siehe: InfoPORT > Organigramm > Haushalt > HaushaltsausführungNorschriften Seite 18 von 42

DA Sprachmittler 19 ge Dolmetscher zur Verfügung stehen, bundesweit effizient einzusetzen. Video-Dolmetschen kann daher nicht nur bei Anhörungen, sondern auch grds. bei Antragstellung und Aktenanlage zum Einsatz kommen. Nicht zu verwechseln und rechtlich auch nicht gleichzusetzen ist das Video-Dolmetschen mit einer sog. Video-Anhörung. Bei Video-Anhörungen würde ein räumlich vom Antragsteller und Dolmetscher getrennt befindlicher Anhörer/Entscheider mittels Videotechnik in die Anhörung zuge- schaltet. Den Regelfall sollte die Anhörung unter Hinzuziehung eines Präsenzdolmetschers bilden. Das Vi- deo-Dolmetschen ist komplementär zu sehen und sollte insbesondere dann genutzt werden, wenn der Bedarf mittels eines Präsenzdolmetschers aufgrund erhöhter Anhörungszahlen, bei Mangelspra- chen oder aufgrund unverhältnismäßig hoher Fahrtkosten nicht gedeckt werden kann. Rechtlicher Asoekt Anhörungen per Video-Dolmetschen verstoßen nicht gegen eine Rechtsvorschrift Die physische Anwesenheit des Dolmetschers in der Anhörung schreibt weder § 17 AsylG noch Art. 14 der Verfah- rensrichtlinie (V-RL} ausdrücklich vor. Die Vorgabe, wonach ein Dolmetscher hinzuzuziehen ist, setzt nicht die persönliche Anwesenheit in der Anhörung voraus, sondern dient nur der Sicherstellung ei- ner Übersetzung. Für das Gerichtsverfahren erlaubt § 185 Abs. 1a Gerichtsverfassungsgesetz (GVG} sogar ausdrücklich das Video-Dolmetschen. Wenn der im Gerichtsverfahren geltende Grundsatz der Unmittelbarkeit der Beweisaufnahme dem Video-Dolmetschen nicht entgegensteht, muss dies im Verwaltungsverfahren, das diesen Grundsatz nicht enthält, erst recht gelten. 3.2.2 • Verfahrensfragen Grds. kann bei jedem HKL eine Anhörung mittels Video-Dolmetschen geplant und durchge- führt werden. Dies gilt prinzipiell auch für alle Kategorien von Antragstellern - auch für vul- nerable Personengruppen. Ausgenommen sind sprach-, seh- oder hörbeeinträchtigte Per- sonen. • Eine Anhörung oer Video-Dolmetschen setzt kein Einverständnis des Antragstellers voraus. • Die Bestimmung zu Art und Weise sowie der funktionellen Zuständigkeit für eine ggf. erfor- derliche Prüfung oder Klärung von Zweifelsfällen obliegt der Leitung der jeweiligen Organi- sationseinheit, in der die Anhörung stattfinden soll. 3.2.3 • Technische Einrichtung und Buchung Im Jahr 2017 wurden alle Außenstellen und Ankunftszentren mit der nötigen Videotechnik ausgestattet. Sollten weitere Video-Dolmetscher-Arbeitsplätze benötigt werden, arbeiten auf entsprechende Anfrage an das Fachreferat die Außenstellen - insb. avisierte Hub- Seite 19 von 42

DA Sprachmittler 20 Außenstellen -für Einrichtung und Überführung in den Wirkbetrieb des Video- Dolmetschens kollegial mit dem Fachreferat zusammen. • Nach erfolgter Einrichtung und positivem Funktionstest sind für die anschließende kontinu- ierliche Durchführung des Wirkbetriebs die Dolmetscher-Koordinatoren der Hub- und Be- darfs-Außenstellen in direkter Zusammenarbeit (ohne weitere zusätzliche Vermittlung des Fachreferates) dafür zuständig, die benötigten Sprachbedarfe zu bestimmen, die Zeiten für Video-Anhörungen zu terminieren und die hierfür erforderlichen Sprachmittler in den Hubs zu planen, zu buchen und zum Einsatz zu bringen. • Erforderliche Sprachmittler-Bedarfe und Video-Termine sind seitens der Bedarfs- Außenstellen mit ausreichender Vorlaufzeit an den Video-Hub Düsseldorf heranzutragen. Sollten vereinbarte Termine nicht erfolgen können, so ist seitens der absagenden Stelle die jeweils andere Seite umgehend nach Kenntnis des Terminausfalls zu informieren. 3.2.4 • Organisatorische/technische Vorgaben: Für das Video-Dolmetschen kommen ausschließlich Dolmetscher zum Einsatz, die im DVS des Bundesamtes als einsetzbar geführt und nach Verpflichtungsgesetz verpflichtet sind. • Grds. kann jeder - gemäß DVS einsetzbare Dolmetscher - auch für das Video-Dolmetschen eingesetzt werden, außer der Dolmetscher spricht sich ausdrücklich gegen den Einsatz als Vi- deo-Dolmetscher aus. • Die Dolmetscher-Hubs (Zentren) werden ausschließlich in Liegenschaften des Bundesamtes eingerichtet; es besteht damit volle Kontrolle darüber, welcher Dolmetscher am Video- Arbeitsplatz im Hub sitzt sowie darüber, wer sich sonst noch in den Räumlichkeiten befindet. • Die Video-Kommunikation zwischen Hub und Bedarfs-Außenstelle erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Netzwerksysteme des Bundes bzw. des Bundesamtes. • Bereits bei der Planung einer Anhörung per Video-Konferenztechnik ist darauf zu achten, dass alle beteiligten Personen - insbesondere aber Anhörer, Antragsteller und Dolmetscher - einen guten Sichtkontakt zueinander haben und das Hörverständnis durch externe Ge- räuschquellen nicht übermäßig beeinträchtigt wird. • Es erfolgt keine audiovisuelle Aufzeichnung oder Speicherung der Video-Konferenz. Das Er- gebnis der Anhörung ist die Niederschrift. • Der entsprechende Kontrollbogen ist am Ende der Anhörung vom Antragsteller (und ggf. Vertreter) sowie Anhörer und Dolmetscher zu unterzeichnen (zum technischen Verfahren der Aufnahme in die Aktes. FAQs zum Video-Dolmetschen). Eine Protokollierung der erforderli- chen Bestätigungen des Dolmetschers alleine reicht zu Nachweiszwecken nicht aus. Das Protokoll wird für die Rückübersetzung zum HUB geschickt (bevorzugt per E-Mail-Scan oder auch per Fax); zusätzlich wird das Formular mit den gesamten zu leistenden Unterschriften zuge- schickt. Der Dolmetscher führt die Rückübersetzung durch und unterschreibt das Formular. Die Un- Seite 20 von 42

DA Sprachmittler 21 terlagen zur Rückübersetzung werden vernichtet; das Dokument mit der Unterschrift des Dolmet- schers wird eingescannt und an die AS zurückgeschickt, bzw. gefaxt. Das Originaldokument wird ver- nichtet. • Wie auch im Falle von Anhörungen mit Präsenzdolmetschern muss die Anwesenheit einer weiteren Person bei Anhörungen mit Video-Dolmetschen im Protokoll der Anhörung er- wähnt werden. • Bei Änderungen (Verkürzung/ Verlängerung/ Ausfall) der geplante Einsatzdauer des Video- Dolmetschers ist dies dem entsprechenden Video-Hub umgehend mitzuteilen. Insbesondere ist bei mehreren Anhörungen darauf zu achten, dass der - von den Hubs bestätigte - Bu- chungszeitraum nicht ohne Abstimmung mit den jeweiligen Hub-Mitarbeitern überschritten wird. 3.2.5 • Ablauf der Anhörung mittels Videokonferenztechnik Zu Beginn der Anhörung erfolgt eine Aufklärung des Antragstellers zum Ablauf der Video- anhörung. Es ist deutlich darauf hinzuweisen, dass keinerlei Nachteile aus dieser Art der An- hörung entstehen und die Bild- und Tonübertragung nicht über das Internet, sondern über die gesicherte Infrastruktur des Bundesamtes erfolgt. Dieser Hinweis ist zusammen mit ei- nem Hinweis auf die Vertraulichkeit der Anhörung in die Niederschrift aufzunehmen. • Bei Unmöglichkeit der Durchführung einer geplanten Anhörung mittels Video-Dolmetschen am Ladungstag ist die Anhörung soweit möglich noch am selben oder am Folgetag notfalls mit einem Präsenzdolmetscher durchzuführen. Bei beabsichtigter Anhörung am Folgetag muss die Unterbringung des Antragstellers in einer nahegelegenen Aufnahmeeinrichtung or- ganisiert werden, damit eine unnötige persönliche Belastung durch eine erneute Anreise so- wie unnötige Reisekosten vermieden werden. Ist beides nicht möglich, ~ist ein neuer Anhö- rungstermin anzuberaumen. Der Vorgang ist zu protokollieren. Möglicherweise auftretende Fallkonstellationen: o Bekanntwerden von persönlichen Umständen, die eine Durchführung/Fortführung einer Anhörung mittels Videokonferenztechnik nicht angeraten erscheinen lassen - z.B.: Verständnis- und Ausdrucksfähigkeit des Antragstellers sind auf Grund aku- ter psychischer Probleme nicht gewährleistet nicht kurzfristig lösbare Verständigungsprobleme oder Sprachbarrieren (z.B. unzureichende Sprachkenntnis, nur bestimmter Dialekt) o nicht kurzfristig lösbare technische Probleme (insbes. Ton- oder Bildausfall) o Auftreten und Verhalten des Antragsteller machen die physische Anwesenheit eines Dolmetschers erforderlich Seite 21 von 42

DA Sprachmittler 3.2.6 22 End -to-End Schaltungen Um ausreichend flexibel auf Bedarfe reagieren zu können und Dolmetscher nicht nur aus den Hubs, sondern aus allen Liegenschaften des Bundesamtes zuschalten zu könne n, werden zunehmend auch End -to-End Schaltungen eingesetzt. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass Außenstellen sich unterei - nanderperVideo verbinden können. Diese Art des Video - Dolmetschers ist seitens der Leitung aus- drücklich erwünscht. Die Kooperation und Unterstützung seitens der Außenstellen wird vorausge- setzt. Unterstützung bei der End -to-End Schaltung bietet der Dolmetscher-Hub in Düsseldorf (VD- HUB- DUS@bamf.bund.de). Vorbeugung von Korruption und Interessenskonflikten 3.3 3.3.1 Allgemeines Bei der Durchführung ihrer Aufgaben haben alle mit dem Sprachmittlereinsatz betrauten Mitarbeiter des Bundesamtes ein hohes Maß an Verantwortung. Daher sind alle hierm it verbundenen Tätigkeiten als stark korruptionsgefährdet eingestuft. Folglich sind die Vorschriften zur Korruptionspräventi- on4 im Bundesamt zu beachten und umzusetzen. Um etwaigen Korruptionsversuchen (sowohl von Seiten des Sprachmittlers als auch von Seiten des Antragstellers) vorzubeugen und gleichzeitig die Neutralität und Unbefangenheit des Sprachmittlers zu gewährleisten , ist ein selbstständiges Abholen bzw. Begleiten des Antragstellers durch den Sprachmittler untersagt. Dies gilt sowohl für die Wege über die Liegenschaften , als auch für die Strecke zwischen Wartezimmer und Anhörung. Darüber hinaus ist es strengstens untersagt, Sprachmittlern Zusatzaufgaben zu übertragen, welche nicht im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Sprachmittlung stehen, bspw. Postwege, Botengänge, Kopieraufträge o.ä. • Des Weiteren gilt zu beachten: Sprachmittlern ist zu keinem Zeitpunkt Einblick oder Zugang zu Asylakten zu ge- währen; vorgelegte Unterlagen (insbesondere medizinischer Art) dürfen nur zur Übersetzungszwecken eingesehen werden Aufgrund erhöhter Korruptionsgefahr dürfen Sprachmittler und Antragsteller zu kei- nem Zeitpunkt ohne unmittelbare Aufsicht durch Personal des Bundesamtes sein 4 siehe: infoPORT > Korruptionsprävention Seite 22 von 42

DA Sprachmittler 23 Aus Sicherheitsgründen muss der Aufenthaltsort von Sprachmittlern während der gesamten Einsatzdauer dem Bundesamtpersonal bekannt sein Wegen möglicher Interessenkonflikte (s. auch 2.4) dürfen keine Sprachmittler eingesetzt werden, die selbst bzw. deren nahe Angehörige (Ehegatten, Kinder, Eltern, Geschwister; Mündel) in einem beim Bundesamt anhängigen (Asyl-, Widerrufs-, Rücknahme-) Verfahren stehen. Das Fachreferat ist durch die Außenstellen bei Bekanntwerden eines Asylverfahrens zur Eingabe einer Einsatzsperre in das DVS unverzüglich zu informieren. 3.3.2 Rotation der Sprachmittler Der rotierende Einsatz der Sprachmittler im operativen Bereich ist von Seiten der Leitung nicht nur erwünscht, sondern auch ausdrücklich gefordert. Zur Einhaltung der Rotationspflicht erstellt Ref. 711 im Rahmen des Monitarings monatlich einen Transparenz-Report, mit dem eine Nichteinhaltung seitens der ASn identifiziert und entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können. Es wird darauf hingewiesen, dass es das Ziel des Einsatzmonitarings ist, die Einhaltung der Vorgaben zu prüfen. Die Verantwortung zur Einhaltung selbst obliegt den Außenstellen. Bei Verletzung der Rotationspflicht bzw. Überschreitung der Richtwerte werden die betroffenen Sprachmittler vorübergehend im System gesperrt. Im Falle von Sprachmittlerengpässen hat das Rotationsprinzip Vorrang gegenüber der Wirtschaft- lichkeit. Eine vorherige Prüfung von Alternativen durch die Außenstelle (bspw. Einsatz des Video- Dolmetschens) wird vorausgesetzt. Umsetzungsemofehlung: • Um die Rotationspflicht für die Sprachmittler einzuhalten, dürfen diese nicht mehr als 10 Ar- beitstage (1 Tag= 8 Stunden) pro Kalendermonat in einerAS eingesetzt werden. Wird dieser Wert erreicht, muss eine Einsatzpause bis zum nächsten Monat erfolgen. • Dieser Richtwert gilt sowohl für Einzeldolmetscher als auch für Bürodolmetscher. • Bei. Überschreitung des Richtwertes erhalten Sie von Ref. 711 eine Risikomeldung mit dem Hinweis, den Sprachmittler vorerst nicht mehr einzusetzen. • Eine Unterscheidung zwischen Übersetzung und Verdolmetschung gibt es nicht. • AS-übergreifend können Einsatzzeiten derzeit nur rückwirkend in der Zentrale überprüft werden. Bei der AS-übergreifenden Auswertung erfolgt darum lediglich eine Information über die bevorstehende Einsatzsperre für 6 Wochen mit einer Vorlaufzeit von 2 Wochen. Es Seite 23 von 42

DA Sprachmittler 24 werden nur die ASn informiert, die aufgrund einer bestehenden Planung betroffen sind. Pla- nungen sind für Ref. 711 nur nachvollziehbar, wenn sie im DVS erfasst sind. Kommunikation gegenüber Sprachmittlern: Sollten Sprachmittler Rückfragen stellen, können Sie wie folgt argumentieren: Das Bundesamt hat ein verstärktes Interesse daran, Sprachmittler rotierend einzusetzen und im Sinne der Gleichberechtigung und Qualitätssicherung auf einen wechselnden Pool von Sprachmittler zu- rückzugreifen. Zudem sind ausweislich der bestehenden Rahmenvereinbarung sowohl das Bundes- amt als auch Sprachmittler ohne Angabe von Gründen in ihrer jeweiligen Entscheidung frei, Aufträge zu erteilen bzw. abzulehnen. Aus der Rahmenvereinbarung kann kein Anspruch auf die Erteilung von Einsätzen als Sprachmittler für das Bundesamt abgeleitet werden. Dies ist hierin ausdrücklich textlich fixiert. 4 4.1 Umgang mit Beschwerden, Hinweisen und Feedback zur Eignung und Zuverlässigkeit der Sprachmittler Beschwerden und Hinweise Ergeben sich während eines Einsatzes in der Außenstelle konkrete Anhaltspunkte, die die Eignung und Zuverlässigkeit eines Sprachmittlers in Frage stellen, sind die Beanstandungen schriftlich zu do- kumentieren und über die Referatsleitung der Außenstelle dem Fachreferatper Mail zuzuleiten. Die- ses prüft und entscheidet über weitere einzuleitende Maßnahmen; ggf. auch über eine Einsatzsperre des fraglichen Sprachmittlers. Rückfragen des Fachreferats oder die Aufforderung zur Stellungnahme sind zeitnah zu beantworten. Vage Hinweise seitens eines Mitarbeiters, eines Sprachmittlers oder Dritten (bspw. Rechtsanwalt oder Vormund) sind zu konkretisieren, um dem Fachreferat eine ent- sprechende Recherche zu ermöglichen. Im Fachreferat werden sowohl interne Beschwerden/Hinweise, welche durch Außenstellen zu Sprachmittlern eingereicht werden, als auch externe Beschwerden/Hinweise, welche durch Sprach- mittler, Dritte (bspw. Rechtsanwälte, Verbände) oder anonym im Fachbereich eingehen, bearbeitet. Nach Eingang einer Beschwerde oder eines Hinweises wird eine Kurzrecherche seitens des Fachrefe- rats erstellt auf Grundlage der Daten im Dolmetscherverwaltungssystem: Anzahl der Einsätze, Seite 24 von 42

DA Sprachmittler 25 Sprachangebot, Auszug der Einsatzplanung, einsetzende Außenstelle. Darüber hinaus wird das Vor- handensein bereits vorliegender Beschwerden geprüft. Abhängig von der Art, Schwere und Stichhaltigkeit einer Beschwerde wird im Weiteren wie folgt vor- gegangen: • Einholung weiterer Informationen vom Beschwerdeführer • Einholung von Feedbacks weiterer Außenstellen, in denen der Sprachmittler zum Einsatz gekommen ist • • Einbindung IR bei Vorwürfen gegen Mitarbeiter des Bundesamtes • Einbindung BfK bei Korruptionsverdacht • Einbindung des Justiziariats Nach Zusammenstellung aller nötigen Unterlagen und Informationen wird im 4-Augen-Prinzip in- nerhalb des Fachreferats über weitere einzuleitende Maßnahmen, ggf. auch über eine Einsatzsperre des fraglichen Sprachmittlers, entschieden. Im Falle einer Sperrung erfolgen eine Meldung an alle Außenstellen zur Nichteinsetzbarkeit des Sprachmittlers und ein Hinweis darauf, ob in DVS bereits geplante Einsätze noch wahrgenommen werden dürfen. Da es sich um sicherheitsrelevante Informationen handelt, dürfen diese nicht an den Sprachmittler weitergegeben werden. Im Falle von Nachfragen ist wie unter 2.6 dargelegt vorzuge- hen. Darüber hinaus erfolgt seitens des Fachreferats eine Antwort an den Beschwerdeführer, soweit im Einzelfall angezeigt und möglich, bei Bedarf unter Beteiligung des Justitiariats. 4.2 Feedback-Prozess Die Qualifikation sowohl neu gewonnener als auch schon bewährter Sprachmittler ist mittels Online- Feedbackbogen5 zu beurteilen. Ziel ist es, dem Fachreferat Rückmeldungen aus allen Außenstellen zuzuleiten, die eine flächendeckende Qualitätssicherung der im Einsatz befindlichen Sprachmittler ermöglichen. Innerhalb einer Außenstelle ist ein einheitliches Votum zur Qualifikation des jeweiligen zu bewerten- den Sprachmittlers abzugeben. 5 siehe: infoPORT > Dolmetscherdienste > Feedbackbogen OS-Sprachmittler Seite 25 von 42

DA Sprachmittler 26 Die Beurteilung mittels Online-Feedbackbogen ist für einen neu gewonnen Sprachmittler, der zum ersten Mal für das Bundesamt zum Einsatz kommt, unmittelbar im Anschluss an die ersten 1-3 Eins- ätze durch die Außenstelle zu erstellen und an das Fachreferat weiter zu leiten. Für Bestandsdolmetscher ist in den Außenstellen nach rd. jedem 30. Einsatz des jeweiligen Sprach- mittlers ein aktualisierter Online-Feedbackbogen zu erstellen. 5 Abrechnung des Sprachmittlerhonorars 5.1 Allgemeines Das Abrechnungsverfahren richtet sich nach der DA DVS-HKR des Haushaltsreferats des Bundesam- tes in der jeweils gültigen Fassung (z. Zt. Nr.2006/01 vom 13.06.2006). Die Abrechnung der Sprachmittlereinsätze und Übersetzungsauftrage erfolgt spätestens zwei bis vier Wochen nach dem am längsten zurückliegenden Einsatz eigenverantwortlich in den Außenstellen. Die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit aller zahlungsbegründenden Unterlagen und Belege ist si- cherzustellen. Das Fachreferat behält sich vor Stichprobenartig einzelne Abrechnungen der Außen- stellen zu prüfen. Welche Personen innerhalb der Außenstelle in welchem Umfang zur Durchführung von Abrechnun- gen befugt sind, richtet sich nach den durch das Haushaltsreferat und der Referatsleitung übertrage- nen Befugnissen. Ausnahmen: • Die Abrechnung der Einsätze in der Außenstelle Frankfurt Flughafen wird vom Fachreferat vorgenommen. Ebenso die Sprachmittlerhonorare, die im Rahmen der Rechtsberatung an deutschen Flughäfen entstehen. • Einsatzkosten, die in besonderen Einzelfällen entstehen, können zur Unterstützung der Au- ßenstellen nach Absprache vom Fachreferat abgerechnet werden. Die Abrechnung der Sprachmittlereinsätze und Übersetzungsaufträge erfolgt IT -gestützt durch das DVS. Die Verwaltungsleiter der Außenstellen wirken auf eine ordnungsgemäße Erstellung der für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen hin. 5.2 Dokumentation und Definition der abrechenbaren Einsatzzeiten Abgerechnet werden dürfen nur die Einsatzzeiten (z.B. Aktenanlage, Anhörung, Sprach- und Textana- lyse), für die ein Sprachmittler angefordert wurde und in denen er dem Bundesamt auch tatsächlich Seite 26 von 42