Leitfaden zur Bemessung von Verwaltungsgebühren

Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Leitfaden zur Bemessung von Verwaltungsgebühren vom 18.06.2020

Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung ergehen. Die Kostenentscheidung kann sowohl schriftlich unter Angabe der Rechtsgrundlage für die Erhebung und Berechnung der Kosten als auch mündlich ergehen (§ 14 Abs.1 S.3 1.HS VwKostG). Ein schriftlicher Gebührenbescheid ist im Geschäftsbereich des MELUND aller- dings der Regelfall. Eine mündliche Kostenentscheidung ist auf Antrag schriftlich und unter Angabe der Rechtsgrundlage für die Erhebung und der Berechnung zu bestätigen. Die Kosten- und Ermessensentscheidung muss im Gebührenbescheid dargelegt und begründet werden. Andernfalls wäre der Gebührenbescheid aus formalen Gründen rechtswidrig. Die Entschei- dung über die Höhe der Verwaltungsgebühren und der Auslagen ist nachvollziehbar zu doku- mentieren. D. Hinweise für die Kostenerhebung nach dem Informationszugangsgesetz des Landes Schleswig-Holstein (IZG-SH) I. Gebührenerhebungspflicht Rechtsgrundlage für die Erhebung ist § 13 Informationszugangsgesetz des Landes Schleswig- 31 Holstein (IZG-SH) i.V.m. der Landesverordnung über Kosten nach dem Informationszu- 32 gangsgesetz für das Land Schleswig-Holstein (IZG-KostenVO) . Nach § 13 Abs.1 S.1 IZG- SH sind für die Bereitstellung der Informationen nach dem IZG-SH grundsätzlich Gebühren und Auslagen (Kosten) zu erheben. Von diesem Grundsatz werden in § 13 Abs.1 IZG-SH jedoch vier Ausnahmen gemacht. Dem- nach werden Gebühren nicht erhoben für  die Erteilung mündlicher, einfacher schriftlicher und einfacher elektronischer Auskünfte (Abs.1 Nr.1), bei denen der notwendige Verwaltungsaufwand, unabhängig vom Um- fang der Auskunft, gering ist. Von einer einfachen Auskunft kann in der Regel bei einer über alle befassten Mitarbeiter gerechneten Bearbeitungszeit von bis zu einer halben oder Dreiviertelstunde ausgegangen werden.  die Einsicht der begehrten Informationen vor Ort durch den Antragssteller (Abs.1 Nr.2). Das gilt unabhängig von der aufzuwendenden Zeit. Der Aufwand für eine etwaige Be- aufsichtigung des Antragstellers, während dieser Einsicht in die gewünschten Informa- tionen nimmt, begründet keine Gebühren. Auch der Verwaltungsaufwand, der infolge des Zusammenstellens und Schwärzens geheimhaltungsbedürftiger Informationen entsteht, kann im Falle einer Einsichtnahme vor Ort nicht durch Erhebung einer ange- messenen Gebühr kompensiert werden. Nimmt der Antragssteller selbst am Ort der informationspflichtigen Stelle Einsicht in die begehrten Informationen, sind die damit 31 Informationszugangsgesetz für das Land Schleswig-Holstein v. 19.02.2012 (GVOBl. 2012, S.89), zuletzt geändert durch Ge- setz v.19.07.2019 (GVOBl. 2019, S.310). 32 Landesverordnung über Kosten nach dem Informationszugangsgesetz für das Land Schleswig-Holstein v. 21.03.2007 (GVOBl. 2007, S.225), zuletzt geändert durch Gesetz v. 19.01.2012 (GVOBl. 2012, S.89,94). 11
Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung verbundenen Amtshandlungen einschließlich ggf. erforderlicher Vorbereitungsmaß- nahmen gebührenfrei.  Maßnahmen und Vorkehrungen nach § 8 IZG-SH (Abs.1 Nr.3 - Unterstützung des Zu- gangs zu Umweltinformationen).  die Unterrichtung der Öffentlichkeit nach § 12 IZG-SH (Abs.1 Nr.4). II. Bemessung der Gebühren für Auskünfte und Herausgaben Für die Bemessung der Gebühren ist neben dem konkreten Verwaltungsaufwand der Grund- satz der Verhältnismäßigkeit in Form des gebührenrechtlichen Äquivalenzprinzips zu beach- ten (vgl. § 13 Abs.2 IZG-SH). Demnach sind § 13 Abs.2 IZG-SH die Gebühren auch unter Berücksichtigung des Verwaltungsaufwands so zu bemessen, dass das Recht auf Zugang zu Informationen nach § 3 IZG-SH wirksam in Anspruch genommen werden kann. Der der IZG-KostenVO beigefügte Kostentarif statuiert als Bestandteil der Verordnung (vgl. §1 Abs.1 S.2) einen Gebührenrahmen für kostenpflichtige (schriftliche) Auskünfte und Heraus- gabe von Duplikaten innerhalb dessen die Bemessung der Gebühren erfolgen kann. Demnach können für umfassende Auskünfte Gebühren bis 250 Euro, für eine Herausgabe von mindes- tens 10 Duplikaten eine Gebühr bis 125 Euro und für außergewöhnlich aufwändige Auskünfte und Herausgaben Gebühren bis 500 Euro erhoben werden, wenn im Einzelfall außergewöhn- lich aufwendige Maßnahmen zur Zusammenstellung von Unterlagen erforderlich sind, insbe- sondere, wenn zum Schutz öffentlicher und privater Belange in zahlreichen Fällen Daten aus- gesondert werden müssen. Bei einem Verwaltungsaufwand von einer halben bis zu einer Dreiviertelstunde Bearbeitungs- zeit ist von einem einfach gelagerten Fall auszugehen, der die Erhebung von Gebühren nicht rechtfertigt. Bei einem darüberhinausgehenden Verwaltungsaufwand von bis zu acht Stunden kann regelmäßig von einer „umfassenden Auskunft“ ausgegangen werden. Eine Anfrage, bei der darüber hinaus mehr als acht Stunden Bearbeitungszeit benötigt werden, kann als eine „außergewöhnlich umfassende Auskunft bzw. Herausgabe“ behandelt werden. 33 Der Verwaltungsaufwand wird im Wesentlichen entsprechend der obigen Darstellungen (B. III. 1.) ermittelt. Grundlage der Berechnung ist indes stets nur die effektive Bearbeitungszeit. Mit- hin bleibt derjenige Aufwand, der zur Ordnung der begehrten Informationen notwendig ist, un- berücksichtigt. Die ordnungsgemäße Datenhaltung im Sinne der den Abteilungen im Zuge der 33 vgl. ULD, https://www.datenschutzzentrum.de/artikel/857-Bemessung-der-Kosten-nach-dem-IZG-SH.html. 12
Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung Einführung der E-Akte bekannt gegebenen Anforderungen an die Aktenrelevanz und Akten- mäßigkeit von Behördenschriftgut 34 wird vorausgesetzt. Ebenso unberücksichtigt bleibt die Einarbeitungszeit in allgemeine Fragestellungen zum IZG-SH. Darüber hinaus ist bei der Festlegung der Gebühren die Gebührenfreiheit einer einfachen Aus- kunft in Abzug zu bringen. D.h., dem Antragssteller kann im Rahmen einer umfassenden bzw. einer außergewöhnlich umfassenden Auskunft nur der Aufwand berechnet werden, der über den Bearbeitungsaufwand einer einfachen Auskunft hinausgeht. Wie bereits unter B.III.3. dargestellt, ist im Anschluss an die Ermittlung des Verwaltungsauf- wandes im Rahmen einer Verhältnismäßigkeitsprüfung zu prüfen, ob zwischen der Bedeutung, dem wirtschaftlichen Wert oder dem sonstigen Nutzen der Amtshandlung für den Kosten- schuldner und der ermittelten Gebührenhöhe ein angemessenes Verhältnis besteht (Äquiva- lenzprinzip). Anhaltspunkte für eine Reduzierung der Gebühr können etwa in der Person des Antragstellers (natürliche Person, gemeinnützige oder mildtätige Organisation, individuelle Leistungsfähigkeit) oder im Grund des Auskunfts- bzw. Herausgabebegehrens (gemeinnützi- 35 ger oder mildtätiger Zweck) liegen. Auch das wirtschaftliche Interesse des Antragstellers an der Information kann neben der Kostendeckung als zusätzliche Rechtfertigung der Gebühren- höhe herangezogen werden. Dies darf indes im Ergebnis nicht dazu führen, dass eine kosten- überdeckende Gebühr erhoben wird. 36 Schließlich kann nach § 2 IZG-KostenVO von der Er- hebung von Kosten auch ganz oder teilweise abgesehen werden, wenn dies im Einzelfall aus Gründen der Billigkeit oder des öffentlichen Interesses geboten ist. 37 Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die begehrte Information bereits auf Grundlage des § 12 IZG-SH (Unterrichtung der Öffentlichkeit) sowieso hätten veröffentlicht werden müssen. Letztlich ist zu berücksichtigen, dass ein Antrag auf Informationszugang ein oder mehrere In- formationsbegehren enthalten kann. Betrifft ein auf Informationszugang gerichteter Antrag je- doch einen einheitlichen Lebenssachverhalt, so ist das Aufspalten eines Informationsersu- chens in eine Vielzahl von jeweils separat Gebühren auslösenden Einzelanträgen unzulässig. Dies gilt unabhängig von der Zahl der ergangenen Verwaltungsakte. Ob ein Informationsan- trag ein oder mehrere Informationsbegehren enthält und gebührenrechtlich eine Amtshand- lung oder mehrere Amtshandlungen auslöst, ist durch Auslegung anhand des jeweils gestell- ten Antrages oder des ihm zugrundeliegenden Lebenssachverhalts zu ermitteln. Sollte die Prüfung ergeben, dass kein einheitlicher Lebenssachverhalt vorliegt und daher das Informati- onsbegehren mehrere gebührenrechtliche Tatbestände auslöst, dürfen die Gebühren gemäß § 1 Abs.2 IZG-KostenVO gleichwohl einen Betrag von insgesamt 500 Euro nicht übersteigen. 34 Abrufbar im Intranet des MELUND unter http://umingenesis/servlet/is/1076/. 35 Vgl. ULD, https://www.datenschutzzentrum.de/artikel/857-Bemessung-der-Kosten-nach-dem-IZG-SH.html. 36 Reidt/ Schiller, in: Landmann/ Rohmer, Umweltrecht, Stand: September 2019, § 12 UIG, Rn. 30 ff. 37 Vgl. Ausführungen unter B.III.2). 13
Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung III. Auslagen Nach § 13 Abs.1 IZG-SH i.V.m. § 1 Abs.3 IZG-KostenVO sind zusätzlich zur Verwaltungsge- bühr Auslagen zu erheben. Abdeckt werden die Kosten für die Herstellung von Kopien oder Ausdrucken, die Reproduktion von verfilmten Akten, die Herstellung von Kopien auf sonsti- gen Datenträgern oder Filmkopien und der Aufwand für besondere Verpackung und beson- dere Beförderung. Dies gilt selbst dann, wenn die Amtshandlung gebührenfrei ist (§ 1 Abs.3 IZG-KostenVO). 14
Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung E. Anlagen: Anlage 1: Bespiel für die Berechnung eines Gebührenrahmens Berücksichtigung des Verwaltungsaufwands Personalkostensätze nach Laufbahngruppen LBG 1.1 1.2 2.1 2.2 Satz 45,00 € 51,00 € 63,00 € 82,00 € Bearbeitungsdauer der Laufbahngruppen in Std. Verwaltungskostenanteil der Tarifstelle mindestens mindestens höchstens höchstens Wird speziell geschultes Personal eingesetzt, kann ein anderer Wert angesetzt werden. Berücksichtigung besonderer Sachkosten Werden andere Stundensätze angesetzt, müssen hier auch die normalen Sachkosten mit einbezogen werden. besondere Sachkosten der Tarifstelle mindestens höchstens Berücksichtigung der Reisekosten Reisekosten der Tarif- stelle mindestens höchstens Vorläufiger Gebührenrahmen Vorläufige Kostenspanne mindestens höchstens 15
Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung Berücksichtigung eines Vorteils Die Bedeutung, der wirtschaftliche Wert oder sonstige Nut- Wirtschaftlicher Wert zen wird beziffert mit: mindestens höchstens Berechneter Gebührenrahmen Es muss ein angemessenes Verhältnis zwischen der den Verwaltungsaufwand berücksichtigenden Gebührenhöhe und der Bedeutung, dem wirtschaftlichen Wert oder dem Kostenspanne mindestens höchstens sonstigen Nutzen der Amtshandlung für den Kostenschuld- ner bestehen. Es wird empfohlen, die Gebühr so festzuset- zen, dass die Kosten des Verwaltungsaufwands maximal um das 5-fache überschritten werden. 16
Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung Anlage 2: Beispiel für die Berechnung einer Gebühr nach dem Verwaltungsaufwand: Gebüh- renbemessung für die Tarifstelle 2.4.2.1.4: Genehmigungen nach § 12 Absatz 1, Nummer 3 Strahlenschutzgesetz; Umgang mit sonstigen radioaktiven Stoffen. Datum Arbeitsschritte Antrag einscannen Antrag vorprüfen und Daten in IFAS einpflegen Beratung baulicher Strahlen- schutz Prüfung Raumkonzept und Abfallkonzept Prüfung Strahlenschutzbe- rechnung Prüfung der Strahlenschutz- anweisungen Erstellen der Genehmi- gungsurkunde Gesamtsumme / Gesamtgebühr Laufbahn- Zeitaufwand Verwaltungs- Stundensatz gruppe in Stunden kosten 1.1 45 € 0,25 11,25 € 2.1 63 € 2,00 126,00 € 2.1 63 € 2,00 126,00 € 2.1 63 € 1,00 63,00 € 2.1 63 € 1,50 94,50 € 2.1 63 € 1,00 63,00 € 2.1 63 € 1,50 94,50 € 9,25 578,25 € 17
Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung Anlage 3: Beispiel für die Berechnung einer Gebühr nach dem Verwaltungsaufwand mit be- sonderen Sachkosten: Untersuchung von Folsäure in Lebensmitteln mittels HPLC Die Werte beziehen sich auf eine Serie aus neun Proben und einer Kontrollprobe. LBG Aufwand in Min genutztes Gerät Dauer der Nutzung Heraussuchen der Proben und Beschrif- tung der Glasgeräte 1.2 15 - - Probenvorbereitung und Probeneinwaage 1.2 30 - - Herstellung der Stamm- bzw. Kalibrier- /Kontrolllösungen 1.2 30 Waage - Zugabe von Wasser und Phosphatpuffer 1.2 15 Waage - 10 Arbeitsschritte Ultraschallbad 1.2 2 Ultraschall- bad zur Marke auffüllen 1.2 10 - - Filtration durch Faltenfilter und Membran- filtration 1.2 5 - - Verdünnen der Probe 1.2 10 - - Stabilisierung des Messsystems 1.2 5 HPLC 60 Messung Kalibrierreihe, Kontrollprobe, Proben 1.2 10 HPLC 360 Auswertung 1.2 20 - - Eintragen der Werte in das Prüfplan, LIMS 1.2 20 - - Aufräumarbeiten 1.2 10 - - Wiederholquote beträgt 10% Summe Arbeitsaufwand/Serie in Min Summe Arbeitsaufwand/Serie in Min Summe Arbeitsaufwand/Serie in Min Summe Arbeitsaufwand/Serie in Min Summe Arbeitsaufwand/Probe in Min Summe Arbeitsaufwand/Probe in Min Summe Arbeitsaufwand/Probe in Min Summe Arbeitsaufwand/Probe in Min Summe Arbeitsaufwand/Probe in € Summe Arbeitsaufwand/Probe in € Summe Arbeitsaufwand/Probe in € Summe Arbeitsaufwand/Probe in € 1.2 1.1 1.2 2.1 2.2 1.1 1.2 2.1 2.2 1.1 1.2 2.1 2.2 18,2 0 200,2 0 0 0 22,24 0 0 0€ 18,91 € 0€ 0€ Personalkosten- sätze LBG 1.1 1.2 2.1 2.2 Satz 45,00 € 51,00 € 63,00 € 82,00 € 18
Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung Kosten besonderer Verbrauchsmaterialien einer Serie: Bezeichnung: Menge: Einheit: Preis netto: Verbrauch: Preis: Methanol 2500 ml 38,00 33 0,60 € Phosphorsäure 250 ml 239,25 0,23 0,26 € PIC B6 LOW UV Rea- gent Waters 5 FL. 222,00 0,67 35,40 € K-dihydrogenphosphat 500 g 26,80 0,67 0,04 € di-Kaliumhydrogenphos- phat 250 g 37,87 8,3 1,50 € Folsäure Sigma 10 g 58,00 0,02 0,14 € Trennsäule Waters 1 Stck. 501,00 1 149,05 € Vorsäule Waters 2 Stck. 193,00 1 28,71 € 100 Stck. 122,00 10 14,52 € 100 Stck. 42,84 10 5,10 € 1000 Stck. 31,41 10 0,37 € 1000 Stck. 31,41 10 0,37 € Vials 5480018 1000 Stck. 116,00 10 1,38 € Caps 5480025 1000 Stck. 32,96 10 0,39 € Septen 5480026 1000 Stck. 310,40 10 3,69 € Referenzmaterial 225 g 800,00 1 4,23 € Membranfilter Macherey Nagel Faltenfilter Whatman 10311847 Eppendorfpipettenspit- zen 0030000870 Eppendorfpipettenspit- zen 0030000919 Wiederholquote 10% 24,58 € Verbrauchsmaterialien pro Serie 270,33 € Verbrauchsmaterialien pro Probe (1/9 der Kosten der Serie) 30,04 € 19
Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung Es werden nur die Abschreibungskosten bzgl. Matrix für Geräteabschreibungen/ Soft- ware auf Basis der linearen Abschreibung mit einer normativen Nutzungsdauer von 10 Jahren Anschaffungs- 0 - 10 min kosten 10.000 € - 0,08 € 49.999 € 50.000 € - 0,31 € 99.999 € 100.000 € - 0,52 € 149.999 € 150.000 € - 0,72 € 199. 999 € 200.000 € - 0,93 € 249.999 € 250.000 € - 1,14 € 299.999 € 300.000 € - 1,34 € 349.999 € 350.000 € - 1,55 € 399.999 € 400.000 € - 1,76 € 449.999 € ab 450.000 € 1,96 € HPLC berücksichtigt: Kalkulierte Geräte-AfA je weitere 10 min Gerät: HPLC 0,17 € Anschaffungs- wert: 78.409,00 € Gesamtnut- zung in min 420 erste 10 Min 0,31 € je weiteres 10 Min Intervall 0,62 € Intervalle 41 AfA pro Serie 25,73 € AfA pro Probe 2,86 € 0,62 € 1,04 € 1,45 € 1,86 € 2,28 € 2,70 € 3,10 € 3,52 € 3,93 € Endergebnis pro Probe: Arbeitsaufwand: Verbrauchsmaterialien je Probe inkl. 20% Gemeinkosten*: kalkulierte Geräte AfA: Gesamtkosten je Probe: 18,91 € 36,04 € 2,86 € 57,81 € *besondere Gemeinkosten neben den in die Stundensätze integrierten Gemeinkosten, die aber nicht direkt zuge- ordnet werden konnten (jährlich durch KLR abgestimmt). 20