Artikel 1 Begriffsbesti11111111nge11 Im Sinne dieser Regelung bedeutet der Begriff ,,Einrichtungen" die in Anhang 1 aufgefuhrten audiovisuellen Dienstleistungen einschlieBlich des Personals, das fur deren Erbringung erforderlich ist. Artikel 2: Allgemeine Grundsatze 1. Die audiovisuellen Einrichtungen des Europaischen Parlaments sind dazu bestimmt, die Berichterstattung der Medien iiber die Verhandlungen und Tiitigkeiten des Parlaments zu unterstiitzen und zu verbreiten. 2. Abgesehen vom Eigenbedarf des Parlaments fur seine Informations- und Kommunikationstatigkeiten im audiovisuellen Bereich werden die Einrichtungen vorrangig Rundfunk- und Webcast-Medienunternehmen zu den in dieser Regelung festgelegten Bedingungen und Modalitaten zur Verfugung gestellt. Die Einrichtungen konnen aul3erdem zu den in dieser Regelung festgelegten Bedingungen und Modalitaten folgenden Nutzern zur Verfugung gestellt werden: • • • • anderen Medienunternehmen; den Fraktionen; den Mitgliedern des Europaischen Parlaments; den politischen Parteien auf europaischer Ebene und anderen externen Gremien. 3. Die Bereitstellung der Einrichtungen unterliegt keinerlei redaktionellen Richtlinien oder Leitlinien. Allerdings diirfen die Einrichtungen nicht fur Zwecke der Werbung, Reklame oder Offentlichkeitsarbeit fur Dritte benutzt werden, die Wiirde oder Ordnung des Europiiischen Parlaments beeintrachtigen oder zu finanziellen Vorteilen fuhren. 4. Die Artikel 5 und 6 der Regelung fur Aufnahmen <lurch Medienvertreter innerhalb der Riiumlichkeiten des Europaischen Parlaments gelten sinngemiil3. KAPITEL 2 BEDINGUNGEN UND MODALITATEN FUR RUNDFUNK- UND WEBCAST-MEDIENUNTERNEHMEN Artikel 3 Einrichtungenfiir Runclfunk- und Webcast-Medienzmternehmen Alle Einrichtungen konnen Rundfunk- und Webcast-Medienunternehmen zur Verfugung gestellt werden, mit Ausnahme der Multikamera-Berichterstattung iiber parlamentarische Sitzungen. Artikel 4 PE422.559/BUR 2/9 DV\l 074603DE.doc

Voraussetz1111ge11 Die Einrichtungen mi.issen fur einen oder mehrere der nachstehenden Zwecke genutzt werden: • • • aktuelle Berichterstattung i.iber das Europaische Parlament und seine Tatigkeiten; Berichterstattung i.iber Mitglieder des Europaischen Parlaments; Berichterstattung i.iber laufende Ereignisse und/oder aktuelle Themen im Zusammenhang mit den Tatigkeiten des Europaischen Parlaments. Artikel 5 Modalitiiten I. Die Einrichtungen werden kostenlos zur Verfugung gestellt, jedoch mit Ausnahme aller Oberspielungs- oder Leitungskosten, die von dem betreffenden Rundfunk- oder Webcast- Medienuntemehmen i.ibemommen werden mi.issen. 2. Antrage auf Nutzung der Einrichtungen sind spatestens drei Monate vor dem geplanten Nutzungsdatum einzureichen. Das Parlament behalt sich das Recht vor, die Bereitstellung der Einrichtungen spatestens am Freitag vor dem vorgesehenen Nutzungstag endgi.iltig zu bestatigen. 3. Die Einrichtungen werden grundsatzlich m der Reihenfolge des Eingangs der Antrage bereitgestellt. 4. Die Einrichtungen werden den Nutzem durchschnittlich eine Stunde pro Tag und pro Einrichtung zur Verfugung gestellt. Ausnahmen sind zulassig, falls entsprechende Einrichtungen verfugbar sind. 5. Alle Antrage auf Nutzung der Einrichtungen sind per E-Mail oder iiber das Online- Buchungsformular auf den A V-Seiten auf der Website des Europaischen Parlaments beim Referat ,,Audiovisuelle Medien", GD Kommunikation, einzureichen. 6. Die Antrage auf Nutzung der Einrichtungen konnen nur als angenommen angesehen werden, wenn der Antrag ausdri.icklich per E-Mail vom Referat ,,Audiovisuelle Medien" bestatigt wurde. KAPITEL 3 BEDINGUNGEN UND MODALITATEN FUR ANDERE MEDIENUNTERNEHMEN Artikel 6 Einrichtungen fur andere Medienunternehmen Fur andere Medienuntemehmen konnen lediglich fotografische Einrichtungen bereitgestellt werden. Artikel 7 DV\l 074603DE.doc 3/9 PE422.559/BUR

Voraussetzungen Die fotografischen Einrichtungen mi.issen fiir einen oder mehrere der nachstehenden Zwecke genutzt werden: • • • aktuelle Berichterstattung iiber das Europaische Parlament und seine Tatigkeiten; Berichterstattung iiber Mitglieder des Europaischen Parlaments; Berichterstattung iiber laufende Ereignisse und/oder aktuelle Themen im Zusammenhang mit den Tatigkeiten des Europaischen Parlaments. Artikel 8 Modalitaten 1. Die fotografischen Einrichtungen werden kostenlos bereitgestellt. 2. Die Einrichtungen werden den Nutzern fur eine halbe Stunde pro Tag zur Verfugung gestellt. Ausnahmen sind zulassig, falls entsprechende Einrichtungen verfugbar sind. 3. Die Einrichtungen werden grundsatzlich in der Reihenfolge des Eingangs der Antrage bereitgestellt, wobei Antrage, die auf der Tagesordnung der nachsten Tagung des Parlaments stehende Punkte betreffen, vorrangig behandelt werden. 4. Die Fotos werden auf den AV-Seiten der Website des Europaischen Parlaments zur Verfugung gestellt. 5. Alie Antrage sind per E-Mail oder iiber das Online-Buchungsformular auf den AV-Seiten auf der Website des Europaischen Parlaments beim Referat ,,Audiovisuelle Medien", GD Kommunikation, einzureichen. 6. Die Antrage auf Nutzung der Einrichtungen konnen nur als angenommen angesehen werden, wenn der Antrag ausdriicklich per E-Mail vom Referat ,,Audiovisuelle Medien" bestatigt wurde. KAPITEL 4 MODALIT ATEN FUR DIE FRAKTIONEN UND DIE MDEP Artikel 9 Einrichtungen.fur die Fraktionen I. Die folgenden Einrichtungen konnen den Fraktionen zur Verfugung gestellt werden: • • • Voxbox (fur kurze Audio- und Video-Erklarungen, Aufzeichnungen von Rundtischgesprachen auf W eb-F onnaten ); Multikamera-Berichterstattung fur die Aufzeichnung und das Streaming von Pressekonferenzen, sofern die Berichterstattung vom Generalsekretar oder dem Leiter des Pressereferates der betreffenden Fraktion ordnungsgemaB beantragt wurde; das Rundfunk-Studio; PE422.559/BUR 419 DV\l 074603DE.doc

• 2. fotografische Einrichtungen fur die Berichterstattung iiber Plenartagungen, Sitzungen der offiziellen Gremien des Europaischen Parlaments und Pressekonferenzen. AuBerdem konnen den Fraktionen sonstige Einrichtungen, die in Anhang 1 aufgefiihrt sind und die Nutzung der ortsfesten audiovisuellen Ausriistungen des Parlaments umfassen, zur Verfilgung gestellt werden. In diesen Fallen gehen die Kosten filr das bei der Nutzung dieser Einrichtungen eingesetzte Personal zu Lasten der Fraktionen, wobei sie sich der Untemehmen bedienen miissen, die vom Parlament mit der Erbringung von technischen Dienstleistungen im audiovisuellen Sektor beauftragt wurden. Diese Dienstleistungen werden von den Untemehmen den Fraktionen direkt in Rechnung gestellt. Artikel JO Einrichtungen far die MdEP Die folgenden Einrichtungen konnen den MdEP zur Verfilgung gestellt werden: • • • Voxbox (fiir kurze Audio- und Video-Erklarungen, Aufzeichnungen von Rundtischgesprachen auf Web-Fonnaten); fotografische Einrichtungen fur die Berichterstattung iiber Plenartagungen, Sitzungen der offiziellen Gremien des Europaischen Parlaments und Pressekonferenzen; Ausschnitte von Plenartagungen, die in der laufenden Wahlperiode stattgefunden haben, konnen von den MdEP iiber das Download-Tool ,,Video auf Abruf' (VOD) auf der Seite ,,EP Live" der Website des Europaischen Parlaments direkt abgerufen werden. Artikel 11 Modalitaten 1. Mit Ausnahme der in Artikel 9 Absatz 2 dieser Regelung genannten Einrichtungen werden die Einrichtungen kostenlos zur Verfiigung gestellt. 2. Antrage auf Nutzung der Einrichtungen sind spatestens einen Monat vor dem geplanten Nutzungsdatum einzureichen. Das Parlament behalt sich das Recht vor, die Bereitstellung der Einrichtungen spatestens am Freitag vor dem vorgesehenen Nutzungstag endgiiltig zu bestatigen. 3. Die Einrichtungen werden grundsatzlich in der Reihenfolge des Eingangs der Antrage bereitgestellt, wobei Antrage, die auf der Tagesordnung der nachsten Tagung des Parlaments stehende Punkte betreffen, vorrangig behandelt werden. 4. Alie Antrage auf Nutzung der Einrichtungen sind per E-Mail oder iiber das Online- Buchungsfonnular auf den A V-Seiten auf der Website des Europaischen Parlaments beim Referat ,,Audiovisuelle Medien", GD Kommunikation, einzureichen. 5. Die Antrage auf Nutzung der Einrichtungen konnen nur als angenommen angesehen werden, wenn der Antrag ausdriicklich per E-Mail vom Referat ,,Audiovisuelle Medien" bestatigt wurde. KAPITEL 5 DV\l 074603DE.doc 5/9 PE422.559/BUR

BEDINGUNGEN UND MODALITATEN FUR POLITISCHE PARTEIEN AUF 2 EUROPAISCHER EBENE UND ANDERE EXTERNE GREMIEN Artikel J 2 Einrichtungen fur externe Gremien einschlief3lich der politischen Parteien m~f europiiischer Ebene Einrichtungen, die in Anhang I aufgefuhrt sind und die Nutzung der ortsfesten audiovisuellen Ausriistungen des Parlaments umfassen, konnen politischen Parteien auf europaischer Ebene und anderen extemen Gremien zur Verfugung gestellt werden. Artikel I 3 Voraussetzungen I. Die Bereitstellung der Generalsekretars. Einrichtungen unterliegt der vorherigen Genehmigung des 2. Die Einrichtungen miissen fur die Berichterstattung iiber aktuelle Themen betreffend die Tatigkeiten des Europaischen Parlaments oder der Europaischen Union benutzt werden. Artikel 14 Modalitiiten I. Exteme Gremien miissen die Kosten fur das bei der Nutzung der betreffenden Einrichtung eingesetzte Personal zu den in Artikel 9 Absatz 2 genannten Modalitaten iibemehmen. 2. Antrage auf Nutzung der Einrichtungen sind spatestens drei Monate vor dem geplanten Nutzungsdatum einzureichen. Das Parlament behalt sich das Recht vor, die Bereitstellung der Einrichtungen spatestens am Freitag vor dem vorgesehenen Nutzungstag endgiiltig zu bestatigen. Es behalt sich auBerdem das Recht vor, einen Antrag jederzeit zu annullieren. 3. Vor der Nutzung der audiovisuellen Einrichtungen des Parlaments miissen sich exteme Gremien schriftlich verptlichten, die vorliegende Regelung als fur sie verbindlich zu akzeptieren. KAPITEL 6: SCHLUSSBESTIMMUNGEN Artikel I 5 Hafiung und Durchsetzung der Regelung I. 2 Alle Nutzer mi.issen sich verpflichten, das Parlament fur jede Haftung zu entschadigen, die aus Schadensersatzklagen von Dritten gegen das Parlament aufgrund von rechtswidrigen Im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 2004/2003 des Europaischen Parlaments und des Rates vom 4. November 2003. PE422.559/BUR 619 DV\1074603DE.doc

Tatigkeiten im Zusammenhang mit Einrichtungen des Parlaments erwachst. der genehmigten Nutzung der audiovisuellen 2. Das Parlament lehnt jede Verantwortung for die Medieninhalte ab, die in irgendeiner Fonn von zugelassenen Nutzem der Einrichtungen des Parlaments veroffentlicht werden. 3. Zugelassene Nutzer diirfen in keiner Fonn Material mit Hilfe der Einrichtungen des Parlaments veroffentlichen, wodurch der Eindruck entsteht, <lass der betreffende Inhalt vom Parlament genehmigt ware. 4. Das Parlament behiilt sich das Recht vor, den Zugang zu seinen Einrichtungen zu verweigem oder einen bereits genehmigten Zugang zu annullieren, um eine Haftung fur angebliche rechtswidrige Handlungen zu vermeiden, die moglicherweise im Zusammenhang mit der genehmigten Nutzung seiner Einrichtungen erfolgt sind. 5. Das Parlament behiilt sich alle in seinem Besitz befindlichen gesetzlichen Rechte, darunter auch das geistige Eigentumsrecht, vor. 6. Im Falle eines festgestellten VerstoBes gegen diese Regelung <lurch die Medienvertreter - insbesondere eines VerstoBes gegen Artikel 2 - kann der Zugang zu den audiovisuellen Einrichtungen und Diensten in Zukunft <lurch die Direktion Medien fur einen Zeitraum von bis zu einem Jahr (je nach Schwere des VerstoBes) verwehrt werden. VerstoBt ein Mitglied oder eine Fraktion gegen die Regelung, ergreift der Priisident angemessene MaBnahmen. 7. Medienvertreter konnen innerhalb eines Monats nach dem Datum der Mitteilung der Feststellung eines VerstoBes gegen diese Regelung beim Kollegium der Quiistoren des Europaischen Parlaments Beschwerde gegen die Feststellung dieses VerstoBes <lurch die Direktion Medien des Europaischen Parlaments einlegen. Art. 16 Durc~fUhrungsvorschr~fien Detaillierte Durchfuhrungsbestimmungen zu diesem Beschluss konnen vom Generalsekretiir erlassen werden. Artikel 17 Uberprufung Dieser Beschluss wird auBerdem fur den Fall uberpriift, <lass ausdriickliche Bestimmungen fur diesen Bereich in die Geschaftsordnung des Parlaments aufgenommen werden. Artikel 18 1nkra.fitreten Der vorliegende Beschluss in der geiinderten Fassung tritt am 15. Oktober 2015 in Kraft. Anhang I: Yorn Europaischen Parlament zur Verfugung gestellte audiovisuelle Einrichtungen DV\l 074603DE.doc 7/9 PE422.559/BUR

ANHANG 1 AUDIO'J~UELLEDI~~S1JE' TZUNGORTSFESTER . . . . OVISfJELLER. ',~-. '•;::::t,$'h1," .->:: , . . ' . '' .,~;·' l'JBT~UNGEN Fernsehen ENG Team Bearbeitung Live- oder Stand-up-Position Studio Multikamera-Berichterstattung Kodierung Aufzeichnung Infoclips Obertragungen PE422.559/BUR I Kameramann + I Tontechniker Screening und Platzierung von Aufnahmen. Zusammenstellung des Endprodukts Eine Einrichtung, mit der sich MdEP und/oder TV-Reporter in Femsehsendungen iiber eine Satellitenverbindung oder eine andere Verbindung (4G, ... ) auBem konnen Fiir mit einer Monokamera aufgenommene Berichterstattungen oder Diskussionen mit 1 bis 7 Gasten mit oder ohne Publikum (je nach Studio und Studio-Einrichtung), als Aufzeichnung oder Live- Mitschnitt Berichterstattung unter Einsatz mehrerer Kameras in Sitzungssalen Verteilung aufgezeichneten Materials an die Medienorganisationen oder MdEP iiber ein Dateniibertragungsprotokoll (FTP) oder Hinterlegung der Datei auf dem Tool des Kunden (USB-Stick, Festplatte, ... ) Aufzeichnung von Plenarsitzungen, Pressekonferenzen und anderen Sitzungen oder Programmen in unterschiedlichen Formaten Zusammenschnitt von Bildmaterial zum Europaischen Parlament oder zu EU-Themen zur Illustration von Punkten auf der Tagesordnung des EP fiir TV-Berichte, TV-Magazine oder TV- Dokumentationen Versendung von Material iiber Satellitenverbindungen oder andere Verbindungen (4G usw.) vom Europaischen Parlament an den Sitz der Medienorganisation 8/9 DV\1074603DE.doc x x x x x x

Radio Studio Bearbeitung Aufzeichnung Obennittlung Fiir Interviews oder Diskussionen mit 1 bis 6 Gasten, 8 in StraBburg (Aufzeichnung oder Live-Mitschnitt) Screening und Platzierung miindlicher Statements. Zusammenstellung des Endorodukts Tonaufzeichnungen von Plenarsitzungen, Pressekonferenzen und anderen Sitzungen Versendung von Material vom Europaischen Parlament iiber ISDN/IP-Verbindungen, E-Mail, FTP-Server oder andere V erbindungen x x x x Foto Berichte Studio Bearbeitung Arch iv Bereitstcllung von Fotos Illustration und Fotoberichterstattung iiber Plenartagungen, Sitzungen der offiziellen Gremien des EP und Pressekonferenzen Fiir Portrats von MdEP Auswahl von Aufnahmen Die digitale Sammlung von Fotos wird auf den A V-Seiten der Website des Europaischen Parlaments zur Verfiigung gestellt Auf den A V-Seiten der Website des Europaischen Parlaments Web Webencoding Video auf Abruf (VOD) Vox-Box Stand-up-Position Vox-Box Multimedia DV\ 1074603DE.doc Verteilung von Material in verschiedenen Dateiformaten an Kunden iiber ein Dateniibertragungsprotokoll (FTP) Tool ,,Video auf Abruf', das auf der Seite ,,EP Live" der Website des Europaischen Parlaments zur Verfiigung steht und mit dem alle verfiigbaren Inhalte direkt abgerufen werden konnen Aufzeichnung von Multimedia-Nachrichten mit oder ohne Prompter fiir das Internet sowie fiir Live-Verbindungen (Skype, ... ) Aufzeichnung von Webnachrichten oder Diskussionen fiir das Internet, aufgezeichnet oder als Live-Mitschnitt 919 PE422.559/BUR x x x x x

Parlement europeen Direction generale de la Communication Direction des medias Unite de l'audiovisuel Le Chef d'Unite Bruxelles, le 30 Novembre 2018 COMM-A-AUDIOVISUEL D (2018) 46989 Note a !'attention de M. Jaume Duch, Directeur general, DGCOMM Objet : Mise en place d'un plan de retention au sein de /'Unite de l'Audiovisuel pour les productions audiovisuel/es Ces derniers mois, a differentes occasions ii est apparu que la mise en place d'un plan de retention pour les productions de !'Unite de l'Audiovisuel de la DGCOMM devenait indispensable. • La production de !'Unite de l'Audiovisuel represente un patrimoine indeniable du Parlement europeen. Chaque annee, plusieurs centaines d'heures d'enregistrements audio-video et des milliers de photos s'ajoutent a ce fends. Cette collection est un temoignage important de la Construction europeenne. Ce fends rassemble desormais 40 OOO heures d'archives audio et video et plus d'un demi-million d'images, entre 1952 et aujourd'hui. Depuis sa creation en 1976, !'Unite de l'Audiovisuel a pris un soin particulier a preserver et valoriser ce patrimoine. • 1 Differentes reglementations existent deja pour l'archivage de document, au sein des Institutions europeennes. En application de ces textes, la DGCOMM a adopte un plan de retention et de versement. La production audiovisuelle n'est pas integree a ce plan et ne fait l'objet d'aucun versement a !'Unite des Archives Historiques. • La retention d'archives audiovisuelles necessite une infrastructure adaptee pour permettre leur conservation sur le long terme et leur accessibilite. Un budget consequent a ete alloue depuis 2010 par l'Unite de l'Audiovisuel a la mise en place d'une archive numerique securisee. 1 Les Institutions europeennes en application du Reglement (CE, Euratom) n° 1700/2003 du Conseil du 22 septembre 2003 modifiant le reglement (CEE, Euratom) n° 354/83 concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communaute economique europeenne et de la Communaute europeenne de l'energie atomique ont mis en place des regles pour la conservation de leurs documents. La decision du Bureau du 2 juillet 2012 sur Jes regles relatives a la gestion des documents au Parlement europeen a etabli le cadre d'une politique de gestion des documents efficace et globale pour I' Institution.