Hausanordnung Grupp 11 Blatt 11

Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Dienstanweisungen zu IFG/UIG/VIG-Anfragen

BUNDESMINISTERIUM DES INNERN, FÜR BAU UND HEIMAT Gruppe 11 Blatt 11 Hausanordnung Anwendung des Informationsfreiheitsgesetzes (IFG) 1     Allgemeines Nach Maßgabe des IFG hat jede natürliche Person und jede juristische Person des Privatrechts ohne eigene Betroffenheit Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informati- onen der Behörden des Bundes. Amtliche Informationen sind gemäß § 2 Nr. 1 IFG alle Aufzeichnungen, die amtlichen Zwecken dienen und zwar unabhängig von der Art ihrer Speicherung. Dazu gehören nach den Regelungen der Registraturrichtlinie registrierte Dokumente, die Eingang in den Papiervorgang bzw. in die elektronische Akte (E-Akte) finden. Ausgenommen sind Entwürfe und Notizen, soweit diese – auch nach Verfahrensabschluss – nicht Vorgangsbestandteil werden (vgl. Schriftgutverwaltung im BMI – Hausanordnung Gruppe 8 Blatt 1). 2     Zuständigkeiten des Referates Z II 4 Das Referat „Justiziariat“ (Referat Z II 4) ist zuständig für die • zentrale Koordinierung und abschließende Bearbeitung der an das BMI ge- richteten Informationsersuchen nach dem IFG, • Führung der Widerspruchs- und Klageverfahren, • Gebührenerhebung im Antrags- und Widerspruchsverfahren gemäß Informati- onsgebührenverordnung (IFGGebV) und • Bearbeitung von Stellungnahmeersuchen der BfDI in Zusammenhang mit der Anwendung des IFG. Bei der Anwendung des IFG hat das Referat Z II 4 die Fachaufsicht über die Ge- schäftsbereichsbehörden des BMI sowie zur Gewährleistung der Einheitlichkeit des Antwortverhaltens eine Koordinierungsfunktion zwischen den Bundesministerien. Stand: 2. Mai 2018
-2- 3     Unterstützung des Referates Z II 4 Die Referate und sonstigen Organisationseinheiten (insgesamt im Folgenden: OE) unterstützen das Referat Z II 4 bei der Antragsbearbeitung im Rahmen ihrer fachli- chen Zuständigkeiten. Zur Erreichung eines optimalen Abstimmungsprozesses be- nennen die Fachabteilungen und Stäbe jeweils eine zentrale Ansprechperson. 4     Hinweise zur Abgrenzung eines Antrages nach dem IFG von einer Bürger- oder Presseanfrage 4.1   Anträge nach dem IFG Um einen Antrag nach dem IFG handelt es sich regelmäßig, wenn der Antrag bei- spielsweise • unter Bezugnahme auf das IFG erfolgt, • deutlichen Aktenbezug enthält (z. B. Angabe des Bearbeiters, des Geschäfts- zeichens oder vorangegangener Anträge) oder • auf Zugang zu amtlichen Informationen gerichtet ist. Das Beteiligtenrecht auf Akteneinsicht gemäß § 29 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), für das ein rechtliches Interesse erforderlich ist, besteht neben einem An- spruch nach dem IFG. 4.2   Bürgeranfragen Bei einer Bürgeranfrage (Hausanordnung Gruppe 4 Blatt 6, zuständig: Referat G 6 „Bürgerservice“) fehlt der konkrete Bezug zum IFG oder zu einem Vorgang; erbeten wird beispielsweise • die Zusendung einer Informationsbroschüre, • die Mitteilung der Fundstelle einer Rechtsvorschrift, • die Mitteilung der Rechtsauffassung der Behörde zu einer bestimmten Frage oder die Überprüfung zu einer bereits geäußerten Rechtsauffassung unter Angabe des Geschäftszeichens und/oder des Bearbeiters oder • Hilfe bei vermeintlich falschem Verhalten einer Behörde. 4.3   Anfragen von Pressevertretern/Pressevertreterinnen Anfragen von Pressevertretern/Pressevertreterinnen sind nur bei konkreter Bezug- nahme auf das IFG als Anträge auf Informationszugang nach diesem Gesetz zu be- Stand: 2. Mai 2018
-3- handeln, anderenfalls als eine vom Referat „Presse und Online-Kommunikation“ (Pressereferat) zu beantwortende Presseanfrage. 4.4   Zweifelsfälle In Zweifelsfällen ist das Referat Z II 4 unmittelbar zu beteiligen. 5     Antragsbearbeitung Schriftliche und elektronische Anträge nach dem IFG sind dem Referat Z II 4 umge- hend zuzuleiten. Referat Z II 4 beteiligt die jeweils fachlich zuständigen OE. Unter Berücksichtigung der Bearbeitungshinweise (Anlage 1) erstellt die zuständige OE ei- nen einrückfähigen Antwortbeitrag. Das Referat Z II 4 prüft die Schlüssigkeit des Antwortbeitrages und übernimmt diesen in den Bescheid. Gegebenenfalls notwendige Ergänzungen oder Änderungen erfol- gen in Abstimmung mit der zuständigen OE. Entwürfe zu Bescheiden an Pressevertreter/Pressevertreterinnen sind vom Referat Z II 4 mit dem Pressereferat abzustimmen. Bei Anträgen von • übergeordneter Bedeutung, • Mitgliedern des Bundes- oder eines Landtages sowie • Pressevertretern/Pressevertreterinnen ist im Einzelfall aufgrund der Bedeutung des Antrages zu entscheiden, ob eine Billi- gung der Hausleitung einzuholen ist. Fernmündliche Anfragen nach dem IFG sind, soweit sie inhaltlich einfach zu beant- worten sind, durch die zuständige OE zu beantworten, ansonsten an das Referat Z II 4 abzugeben. 6     Akteneinsicht Akteneinsicht erfolgt in der Liegenschaft des BMI, in welcher der Vorgang bearbeitet wird. Alle hierfür anfallenden Aufgaben übernimmt die zuständige OE (Terminvereinba- rung, Empfang der antragstellenden Person, Begleitung zum Ort der Einsichtnahme und Unterbreiten eines Gesprächsangebotes am Ende der Einsichtnahme). Sofern erforderlich, nimmt ein/e Mitarbeiter/in des Referates Z II 4 teil. Das Referat Z II 4 ist deshalb über den vereinbarten Termin zur Einsichtnahme vorab frühzeitig zu infor- mieren. Stand: 2. Mai 2018
-4- Bei elektronischer Aktenführung ist die Akteneinsicht in Form eines Ausdruckes oder durch Erstellung eines maschinenlesbaren Datenträgers (vorzugsweise CD-ROM) zu gewährleisten. Der maschinenlesbare Datenträger darf nur an einem Stand-Alone- PC zur Einsicht bereitgestellt werden. Ein Zugang zur Laufwerkstruktur des BMI (Ab- lagen des Dateisystems der fachlich zuständigen OE) oder zur E-Akte darf nicht er- möglicht werden. Während der Akteneinsicht ist eine ständige Aufsicht durch eine/n Mitarbeiter/in der zuständigen OE sicherzustellen. Diese/r nimmt den Wunsch nach Ablichtungen ent- gegen, fertigt sie nach Abschluss der Akteneinsicht an und händigt sie, soweit nicht mehr als 20 Ablichtungen erbeten sind, der antragstellenden Person unmittelbar aus. Werden mehr als 20 Ablichtungen gewünscht, werden diese der antragstellenden Person durch das Referat Z II 4 mit einem entsprechenden Kostenbescheid über- sandt. 7     Gebühren und Auslagen Die Festsetzung von Gebühren und Auslagen für Amtshandlungen nach dem IFG im Rahmen der Bearbeitung eines Antrags- und Widerspruchsverfahrens erfolgt zentral durch das Referat Z II 4 auf der Grundlage der IFGGebV. Der zuständigen OE steht ein Erhebungsbogen gemäß Anlage 2 zur Verfügung, mit dem sie dem Referat Z II 4 den Bearbeitungsaufwand mitteilen kann. Stand: 2. Mai 2018