§ 12
            Speicherung und Löschung personenbezogener Daten


(1) Die personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler, der Eltern und der
Lehrkräfte dürfen in Akten und elektronischen Dateien gespeichert werden. Für die
Speicherung schulischer Dateien und Aufbewahrung von Akten in der Schule gelten
folgende Fristen:

   1. Durchschriften oder Kopien der Abgangs- oder

      Abschlusszeugnisse                                              40 Jahre

   2. Schülerakten                                                    10 Jahre

   3. Klassen- oder Kurs- sowie Notenbücher                           3 Jahre

   4. Klassenarbeiten und Klausuren der gymnasialen Oberstufe         2 Jahre

   5. Prüfungsunterlagen                                              10 Jahre

   6. Schriftverkehr, Unterlagen der Mitwirkungsgremien der Schule

      und Unterlagen der Schulverwaltung (Verwaltungsakten) sowie     5 Jahre

   7. Unterlagen über Lehrkräfte und das sonstige pädagogische

      Personal                                                        2 Jahre

   Alle in automatisierten Dateien gespeicherten sonstigen personenbezogenen
   Daten von Schülerinnen, Schülern und deren Eltern sind nach Abschluss des
   Zwecks, für die sie erhoben wurden, zu löschen, spätestens zu dem Zeitpunkt, zu
   dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlässt. Wurden diese sonstigen
   personenbezogenen Daten nicht automatisiert verarbeitet, sind die
   entsprechenden Unterlagen zu vernichten. Unterlagen gemäß Absatz 1 Nr. 7 sind
   unmittelbar nach dem Ausscheiden der jeweiligen Person aus der Schule an das
   zuständige staatliche Schulamt zu übermitteln und dort zu den Personalakten zu
   nehmen.

   (2) Die Aufbewahrungs- oder Speicherungsfrist beginnt für Nachweise

   1. gemäß Absatz 1 Nr.1. 2 und 5 am Ende des Schuljahres, in dem das jeweilige
      Schulverhältnis beendet wurde,

   2. gemäß Absatz 1 Nr. 3, 4, 6 und nach Beendigung des Schuljahres, in dem
      diese erstellt wurden sowie

   3. gemäß Absatz 1 Nr. 7 am Ende des Schuljahres nach dem Ausscheiden aus
      der Schule.

Klassenarbeiten und Klausuren, die nicht von Absatz 1 Nr. 4 erfasst sind, sollen den
Schülerinnen und Schülern unmittelbar nach der Auswertung ausgehändigt werden.
Über die Dauer der Aufbewahrung entscheiden die Eltern oder die volljährigen
Schülerinnen oder Schüler. Im Falle der Auflösung einer Schule gelten die
Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen für das für die Schule zuständige staatliche
Schulamt, dem die Akten und Dateien zu übermitteln sind.

(3) Akten und Dateien, deren Aufbewahrungs- und Speicherfrist abgelaufen ist, sind
gemäß dem Brandenburgischen Archivgesetz dem zuständigen kommunalen Archiv
anzubieten. Dies gilt nicht für Unterlagen gemäß § 1 Absatz 1 Nr. 4 und 5, wenn
nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist deren Rückgabe von der Schülerin oder dem
Schüler gewünscht wird. Über die mögliche Rückgabe hat die Schule rechtzeitig zu
informieren. Die Vernichtung der Akten sowie die Löschung der Dateien erfolgt
unmittelbar nach der Entscheidung, diese nicht zu archivieren. Für die
ordnungsgemäße Vernichtung der Akten sowie die Löschung der Dateien und deren
Protokollierung ist die Schulleiterin oder der Schulleiter verantwortlich. Das Protokoll
ist mindestens 10 Kalenderjahre nach dem Ende des Kalenderjahres
aufzubewahren, in dem es erstellt wurde.

(4) Für die zentrale Datenverwaltung im Rahmen landeseinheitlicher Verfahren ist
insbesondere für Schulwechsel eine Änderung der Berechtigung in dem Zeitpunkt
des Löschens gemäß Absatz 1 Satz 1 vorzusehen. Ein weiterer datenbezogener
Zugriff der bisher zuständigen Schule ist auszuschließen. Für die Löschung und             Kommentiert [Stz1]:
Sperrung von personenbezogenen Daten gilt darüber hinaus § 19 des                          Redaktionelle Änderung.
Brandenburgischen Datenschutzgesetzes.