ENTWURF (STAND: 0431. .März November 20089)
       Verordnung über den Schutz personenbezogener Daten in Schulen, Schulbehörden sowie
     nachgeordneten Einrichtungen des für Schule zuständigen Ministeriums im Land Brandenburg
                            (Datenschutzverordnung Schulwesen- DSV)
                                                Vom
(Auf Grund des § 65 Abs. 11 und des § 37 Abs.2 in Verbindung mit § 119 Abs.2 des Brandenburgischen
Schulgesetzes vom 12. April 1996 (GVBl. I S. 102) in der Fassung …….verordnet der Minister für
Bildung, Jugend und Sport:
                                          Inhaltsübersicht


                                            Abschnitt 1
                           Datenschutz in Schulen, Schuldatenerhebungen
§ 1 Umfang
§ 2 Datenerhebung
§ 3 Nicht automatisierte Datenverarbeitung
§ 4 Automatisierte Datenverarbeitung in der Schule
§ 5 Automatisierte Datenverarbeitung außerhalb der Schule
§ 6 Übermittlung an Schulen und Schulbehörden
§ 7 Übermittlung an andere öffentliche Stellen
§ 8 Daten der Mitglieder von Mitwirkungsgremien
§ 9 Eintragungsrechte
§ 10 Einsichts- und Auskunftsrechte
§ 11 Datenschutzmaßnahmen
§ 12 Löschung personenbezogener Daten in automatisierten Dateien
§ 13 Schuldatenerhebungen
§ 14 Automatisierte zentrale Schülerdatei
§15 Schülerlaufbahnstatistiken


                                          Abschnitt 2
                Datenschutz in Schulbehörden und nachgeordneten Einrichtungen
§ 16 Staatliche Schulämter
§ 17Schulpsychologinnen und Schulpsychologen
§ 18Oberste Schulbehörde
§ 19 Nachgeordnete Einrichtungen
                                            Abschnitt 3
                                       Schlußbestimmungen
§ 20 Inkraft-, Außerkrafttreten
Anlage 1: Liste der zur Verarbeitung zugelassenen personenbezogenen Daten
Anlage 2: Schülerstammblatt für Bildungsgänge der Primarstufe, der Sekundarstufe I, der gymnasialen
Oberstufe sowie des Zweiten Bildungsweges
Anlage 3: Schülerstammblatt für den Bildungsgang zur Vermittlung des schulischen Teils einer
Berufsausbildung an der Berufsschule
Anlage 4: Schülerstammblatt für berufliche Bildungsgänge (sofern nicht Anlage 3 zu verwenden ist)

Anlage 5: Stammblatt für Lehrkräfte an Schulen
Anlage 6: Personenbezogene Merkmale für Schuldatenerhebungen
Anlage 7: Musteranweisung für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen
Anlage 8: Antrag auf Einsatz eines privaten Datenverarbeitungsgerätes zur Verarbeitung
personenbezogener Daten

Abschnitt 1
                                      Datenschutz in Schulen
                                                 §1
                                               Umfang
(1) Schulen sind gemäß § 65 des Brandenburgischen Schulgesetzes berechtigt, die in Anlage 1
einschließlich Anlagen 2 bis 5 aufgeführten personenbezogenen Daten von schulpflichtig werdenden
Kindern für die erstmalige Aufnahme in die Schule sowie von den Schülerinnen und Schülern und deren
Eltern, von Lehrkräften und dem sonstigen pädagogischen Personal zu erheben und zu verarbeiten.
Dies gilt auch für dort genannte Daten, die mit den personenbezogenen Daten eng verbunden sind.
Nicht in Anlage 1 aufgeführte personenbezogene Daten dürfen nur erhoben und verarbeitet werden,
soweit sie für die Erfüllung der Aufgaben der Schulen erforderlich sind, und wenn die oder der
Betroffene oder bei Minderjährigen deren Eltern eingewilligt haben. Schülerinnen und Schüler, Eltern,
Lehrkräfte und sonstiges pädagogisches Personal sind zur Auskunft verpflichtet, soweit es sich um
personenbezogene Daten handelt, die in Anlage 1 aufgeführt sind.
(2) Daten über gesundheitliche Beeinträchtigungen und körperliche Behinderungen dürfen nur mit
Einwilligung der Eltern oder der betroffenen volljährigen Schülerinnen oder Schüler und nur dann
verarbeitet werden, wenn Schülerinnen und Schüler einer besonderen Betreuung bedürfen oder wenn
das Wissen über die gesundheitliche Beeinträchtigung oder körperliche Behinderung für einzelne
schulische Veranstaltungen von Belang ist. Eine Verarbeitung darf ausnahmsweise ohne Einwilligung
der Betroffenen erfolgen, wenn eine Übermittlung durch das Gesundheitsamt in Folge schulärztlicher
Untersuchungen aufgrund einer gesetzlichen Übermittlungsbefugnis zulässig ist. Dies gilt entsprechend
für die Verarbeitung schulpsychologischer Befunde.
(3) Die Verarbeitung der in Anlage 1 genannten personenbezogenen Daten kann in automatisierten
oder nicht automatisierten Dateien sowie in Akten geschehen. Die Bestimmungen zur
nichtautomatisierten Datenverarbeitung gemäß § 4 Abs.1 Satz 2 bleiben unberührt.


                                              §2
                           Grundsätze zur Datenerhebungverarbeitung
(1) Die Schulen erheben die zur Erfüllung ihr zugewiesener Aufgaben und für den jeweils damit
verbundenen Zweck notwendigen personenbezogenen Daten grundsätzlich bei dem Betroffenen mit
seiner Kenntnis. Eine Datenerhebung bei einer anderen Stelle oder Person ohne Kenntnis des
Betroffenen ist nur im Rahmen des § 12 Abs. 2 und 5 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes
zulässig.
(2) Werden Daten gemäß Anlage 1 beim Betroffenen mit seiner Kenntnis erhoben, dann ist er auf die
Rechtsgrundlage hinzuweisen. Soweit eine Auskunftspflicht besteht, ist der Betroffene hierauf
hinzuweisen oder soweit die Angaben Voraussetzung für die Gewährung von Rechtsvorteilen sind, ist
der Betroffene über die Folgen einer möglichen Nichtbeantwortung aufzuklären. Im übrigen ist auf die
Freiwilligkeit der Angaben hinzuweisen.
(3) Die Daten der Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals gemäß Anlage 1
Nr. 6 und 7 werden vom staatlichen Schulamt der betreffenden Schule übermittelt, sofern es sich um
Daten handelt, die beim staatlichen Schulamt als personalaktenführender Stelle verwaltet werden.
(4) Im Rahmen der gesetzlich bestimmten Zusammenarbeit von Einrichtungen der Jugendhilfe und
Schulen dürfen Schulen und die staatlichen Schulämter innerhalb der jeweiligen Aufgabenzuständigkeit
personenbezogene Daten von Kindern und deren Eltern verarbeiten, die in den Einrichtungen der
Jugendhilfe erstmals erhoben wurden und für die Aufgabenerfüllung im Hinblick auf den Beginn der

Vollzeitschulpflicht erforderlich sind. Insbesondere sind die Grundschulen und die staatlichen
Schulämter berechtigt, personenbezogene Daten zur Kontrolle der Teilnahme an
Sprachstandsfeststellungen und an Sprachförderkursen sowie die in den Einrichtungen der Jugendhilfe
vorliegenden personenbezogenen Ergebnisse der Sprachstandsfeststellungen und der
Sprachförderkurse zu verarbeiten.
(5 Eintragungen, die unrichtig sind, sind zu berichtigen. Soweit Eintragungen rechtswidrig
aufgenommen worden sind, sind sie zu löschen. Die Berichtigung hat so zu erfolgen, dass
nachvollziehbar ist, wer die Berichtigung aus welchem Grund vorgenommen hat.
                                                §3
                              Nicht automatisierte Datenverarbeitung
(1) Personenbezogene Daten, die nicht automatisiert in Schülerakten, Klassen- oder Kursbüchern,
Notenbüchern oder in den Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen
Personals verarbeitet werden sowie Prüfungsunterlagen, Klassenarbeiten und Klausuren, sind in
verschlossenen Schränken und Räumen aufzubewahren. Ein Entfernen der Schülerakten, Klassen-
oder Kursbücher, Notenbücher, Prüfungsunterlagen sowie der Unterlagen über Lehrkräfte und
Personen des sonstigen pädagogischen Personals vom Aufbewahrungsort darf nur so lange erfolgen,
wie dies zur Erfüllung der zugrundeliegenden Aufgaben erforderlich ist. Außer zum Zweck der
Übermittlung dürfen diese das Schulgebäude nicht verlassen. Klassenbücher können zu schulischen
Veranstaltungen außerhalb des Schulgebäudes mitgeführt werden, wenn dies für die Gewährleistung
von Eintragungen erforderlich ist.
(2) Das Nähere zur Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung nicht automatisiert verarbeiteter
personenbezogener Daten wird in Verwaltungsvorschriften bestimmt.
                                               §4
                          Automatisierte Datenverarbeitung in der Schule
(1) Alle nach dieser Verordnung rechtmäßig zu verarbeitenden personenbezogenen Daten dürfen
automatisiert verarbeitet werden. Nicht automatisiert zu verarbeitende Daten sind in der Anlage 1
entsprechend gekennzeichnet.
(2) Zur Verarbeitung personenbezogener Daten in der Schule dürfen nur von der Schule zur Verfügung
gestellte Datenverarbeitungsgeräte eingesetzt werden. In Schulen ist dDie Verarbeitung
personenbezogener Daten in automatisierten Dateien ist nur zulässig, wenn für eine sichere Trennung
der in der schulinternen Verwaltung verwendeten Daten von im Unterricht verwendeten Daten gesorgt
ist. Die Schüler- und Verwaltungsnetze sind voneinander abzuschotten.
(3) Die Programmentwicklung, Freigabe, Organisation und Verantwortlichkeit der Datenverarbeitung mit
Datenverarbeitungsgeräten sowie deren Kontrolle und Datensicherung gemäß § 11 sind von der
Schulleitung verbindlich zu regeln. Sofern das für Schule zuständige Ministerium für automatisierte
Verfahren landeseinheitliche Verfahren bestimmt, gelten die landeseinheitlichen Verfahren auch für
Ersatzschulen.
                                               §5
                      Automatisierte Datenverarbeitung außerhalb der Schule
(1) Die Schulleiterin oder der Schulleiter kann Lehrkräften und Personen des sonstigen pädagogischen
Personals gestatten, Daten von Schülerinnen und Schülern auf schuleigenen oder privaten
Datenverarbeitungsgeräten außerhalb der Schule zu verarbeiten. Durch technische Maßnahmen ist
sicher zu stellen, dass ein Missbrauch personenbezogener Daten ausgeschlossen ist. Die Schule bleibt
datenverarbeitende Stelle und ist für die Einhaltung des § 8 Abs. 1 des Brandenburgischen
Datenschutzgesetzes verantwortlich. Für die Genehmigung ist der Antrag in Anlage 6 zu verwenden. In
ihm sind der Zweck der Verarbeitung, die eingesetzten Programme und die vorgesehenen Dateien und

Auswertungen zu beschreiben. Außerhalb der Schule dürfen nur personenbezogene Daten gemäß
Absatz 3 verarbeitet werden. Absatz 4 bleibt unberührt.
(2) Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn die Datenverarbeitung der konkreten
Aufgabenerfüllung im unmittelbaren pädagogischen Verantwortungsbereich der Lehrkraft oder der
Person des pädagogischen Personals dient und wenn ein Sicherheitskonzept gemäß § 7 Abs.3 des
Brandenburgischen Datenschutzgesetzes auch die Datensicherheitsmaßnahmen gemäß § 10 Abs. 1
und 2 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes beinhaltet. Weiterhin ist die vorherige schriftliche
Einverständniserklärung der Lehrkraft oder der Person des pädagogischen Personals erforderlich
notwendig, sich der Kontrolle der durch den Landesbeauftragten für den Datenschutz zu unterwerfen.
(3) Die Genehmigung kann für Daten bis zur Schutzstufe B erteilt werden. (Hinweis: Zu der                 Formatiert: Schriftart: Fett, Hervorheben
gesetzlichen Aufnahme des Schutzstufenkonzepts besteht ein Vorbehalt)
(4) Die Genehmigung einer automatisierten Texterstellung (Zeugnisse, Mitteilungen,
Benachrichtigungen) kann erfolgen, wenn die Lehrkraft oder die Person des pädagogischen Personals
schriftlich erklärt, dass die hierzu erforderlichen personenbezogenen Daten nach Abschluss der
Aufgabe unverzüglich gelöscht werden. Die hierzu über Absatz 3 hinaus notwendigen Daten sind bei
der Genehmigung anzugeben. Im übrigen sind alle gespeicherten personenbezogenen Daten auf allen
verwendeten Datenträgern unverzüglich nach Beendigung des Schuljahres zu löschen, sofern sie nicht
im folgenden Schuljahr weiterhin benötigt werden und die Genehmigung für das folgende Schuljahr
erteilt wurde. Die Genehmigung setzt ein Sicherheitskonzept gemäß Absatz 2 Satz 1 voraus.
(5) Wird ein Zugriff unberechtigter Dritter oder ein Verstoß gegen eine Bestimmung dieser Verordnung
oder des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes festgestellt, muss die Genehmigung unverzüglich
widerrufen werden.
(6) Die Bearbeitung zentral gespeicherter Daten durch Lehrkräfte außerhalb der Schule über Online-
Verfahren ist ohne Genehmigung der Schulleiterin oder des Schulleiters zulässig, wenn ein sicherer
Zugang über geeignete Verschlüsselungsverfahren gewährleistet ist. Hierbei dürfen alle Daten von der
Lehrkraft entsprechend ihrer Berechtigung in der Schule verarbeitet und genutzt werden. Es dürfen
keine Daten außerhalb der zentralen Speicherung gespeichert werden. Ist davon abweichend im
begründeten Einzelfall die lokale Speicherung erforderlich, bedarf es der schriftlichen Genehmigung der
Schulleiterin oder des Schulleiters. Die Genehmigung ist jeweils für ein Schuljahr zu befristen und mit
der Verpflichtung zu erteilen, die Daten ausschließlich verschlüsselt zu speichern und aufzubewahren
und diese unverzüglich zu löschen, wenn diese im Rahmen der Aufgabenerfüllung nicht mehr
erforderlich sind. Die Datenschutzvorschriften für die Verwendung der Webverfahren sind zu beachten.
Die Genehmigung setzt ein Sicherheitskonzept gemäß Absatz 2 Satz 1 voraus. Absatz 2 Satz 2 und
Absatz 5 gelten entsprechend.


                                              §6
                           Übermittlung an Schulen und Schulbehörden
(1) Die Übermittlung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Eltern, von
Lehrkräften und dem sonstigen pädagogischen Personal hat so zu erfolgen, dass Unbefugte keine
Einsicht erlangen können. Zwischen den Schulen erfolgt die Übermittlung gemäß den Absätzen 2 bis 5.
Die Übermittlung an die Schulbehörden erfolgt gemäß Absatz 6 sowie § 136 und § 158.Bei der in
landeseinheitlichen Verfahren kontrollierten Übermittlung personenbezogener Daten über
SchnittstellenErfolgen Übermittlungen personenbezogener Daten im Wege landeseinheitlicher
Verfahren, sind die entsprechenden Berechtigungen danach zu bestimmen, ob die Datenverarbeitung
für die Aufgabenwahrnehmung erforderlich ist.
(2) Das Schülerstammblatt und die Durchschrift oder Kopie des letzten Zeugnisses sind unmittelbar
nach Eingang der Aufnahmebestätigung an die aufnehmende Schule zu übermitteln. Darüber hinaus

sind das Grundschulgutachten sowie die Empfehlung der Grundschule in der Jahrgangsstufe 4 beim
Wechsel in eine weiterführende allgemeinbildende Schule sowie die Unterlagen über ein
Förderausschussverfahren beim Wechsel in eine Förderschule an die aufnehmende Schule zu
versenden.
(3) Beim Wechsel der Schule innerhalb der Primarstufe, der Sekundarstufe I oder innerhalb eines
Bildungsganges in der Sekundarstufe II ist über die in Absatz 2 genannten Akten nach Eingang der
Aufnahmebestätigung an die aufnehmende Schule die gesamte Schülerakte zu übermitteln. Die
abgebende Schule fertigt einen Vermerk über alle übermittelten Bestandteile der Schülerakte an und
bewahrt diesen fünf Jahre auf.
(4) Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler auf eine Schule in einem anderen Land der
Bundesrepublik Deutschland, so werden die unter Absatz 2 aufgeführten Akten nur auf Antrag der
aufnehmenden Schule übersandt. Die gesamte Schülerakte ist bei Vorliegen der schriftlichen
Einverständniserklärung der Eltern oder der volljährigen Schülerin oder des volljährigen Schülers zu
übersenden.
(5) Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler auf eine Schule außerhalb der Bundesrepublik
Deutschland, so ist auf Antrag der ausländischen Schule ein pädagogisches Gutachten über den
Leistungsstand der Schülerin oder des Schülers zu übersenden.
(6) Für die Zwecke der Unterrichtsplanung, für Personalmaßnahmen, für die Stellenbewirtschaftung
oder für allgemeine schulaufsichtliche Maßnahmen dürfen personenbezogene Daten der Lehrkräfte und
der Personen des sonstigen pädagogischen Personals gemäß Anlage 1 von den Schulen an die
Schulbehörden übermittelt werden.
                                               §7
                             Übermittlung an andere öffentliche Stellen
(1) Die Übermittlung personenbezogener Daten der Schülerinnen und Schüler sowie von Eltern an
andere öffentliche Stellen erfolgt gemäß § 65 Abs. 6 des Brandenburgischen Schulgesetzes
insbesondere dann, wenn
1. dies zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl oder zur Abwehr einer
   schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Schülerin, eines anderen Schülers
   oder einer dritten sonstigen Person notwendig ist , oder
2. sich bei der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung Anhaltspunkte für Straftaten oder                       Formatiert: Einzug: Links: -1 cm, Hängend: 1,75 cm, Keine
                                                                                                       Aufzählungen oder Nummerierungen
    Ordnungswidrigkeiten von Schülerinnen, Schülern oder Eltern ergeben und die Unterrichtung der
    für die Verfolgung oder Vollstreckung zuständigen Behörden geboten erscheint oder .
3.      es die Sorge für das Wohl der Schülerin oder des Schülers erfordert, das Jugendamt oder
        andere Stellen zu informieren und die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten zu
        übermitteln.



Die Schule hat im gemäß § 65 Abs. 6 Satz 3 des Brandenburgischen Schulgesetzes anzulegenden
Vermerk die Rechtsgrundlage der Übermittlung, den Umfang der übermittelten Daten sowie die genaue
Bezeichnung und Anschrift des Empfängers anzugeben. Der Vermerk ist zu den Unterlagen der
Schulverwaltung (Verwaltungsakten) der Schule zu nehmen. Erfolgt die Übermittlung auf Grund eines
Ersuchens des Empfängers, hat dieser die Rechtsgrundlage anzugeben, die ihn zur Erhebung dieser
Daten bei der Schule als öffentliche Stelle berechtigt. Gegebenenfalls ist zu begründen, weshalb die
Daten nicht beim Betroffenen erhoben wurden.
(2) Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sowie von Eltern
an das Jugendamt ist über das staatliche Schulamt zulässig

1. auf dessen Anforderung gemäß § 62 Abs. 3 des Achten Buches Sozialgesetzbuch oder
2. mit Zustimmung der Eltern oder der volljährigen Schülerin oder des volljährigen Schülers oder
3. zur Inanspruchnahme von sozialpädagogischer Hilfe nach Verhängung einer Ordnungsmaßnahme.
Bei begründetem schwerwiegendem Verdacht über Vernachlässigung oder Misshandlung des Kindes in
der Familie kann eine Meldung an das Vormundschaftsgericht unter Verwendung der notwendigen
personenbezogenen Daten erfolgen. Die Datenübermittlung an das Vormundschaftsgericht erfolgt über
das staatliche Schulamt.
                                                §8
                           Daten der Mitglieder von Mitwirkungsgremien
 Von Mitgliedern der Mitwirkungsgremien sind Name und Vorname sowie bei überschulischen Gremien
Name und Vorname sowie Name und Anschrift der vertretenen Schule oder des vertretenen Kreisrates
bekannt zu machen. Dies gilt auch für entsandte Mitglieder bezüglich der durch sie vertretenen Stelle.
Ein Mitglied kann zusätzlich die Veröffentlichung seiner Kontaktdaten vornehmen lassen.

                                                §9
                                       Eintragungsberechtigte
(1) Eintragungsberechtigt in Schülerakten sind
1.  die Klassenlehrerin oder der Klassenlehrer und die Tutorin oder der Tutor,
2.  die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter am Oberstufenzentrum,
3.  die Schulleiterin oder der Schulleiter und die Stellvertreterin oder der Stellvertreter,
4.  die Oberstufenkoordinatorin oder der Oberstufenkoordinator einer gymnasialen Oberstufe, sofern
    eine Eintragungsberechtigung gemäß den Regelungen über die gymnasiale Oberstufe gegeben ist
    sowie
5. die Mitarbeiterinnen oder die Mitarbeiter des Schulsekretariats sowie weitere Lehrkräfte nach
    Weisung.
Die Schulleitung hat für die einheitliche Führung der Schülerakten zu sorgen und entscheidet in
Zweifelsfällen, ob eine Eintragung in die Schülerakte erfolgt oder Unterlagen zur Schülerakte
genommen werden.
(2) Eintragungsberechtigt in Klassen- oder Kursbüchern sind die unterrichtenden Lehrkräfte, die
Klassenlehrerin oder der Klassenlehrer und die Schulleitung. Die Schulleitung sorgt für die regelmäßige
Führung der Klassen- oder Kursbücher.
(3) Eintragungsberechtigt in das Notenbuch einer Klasse oder eines Kurses sind die in den jeweiligen
Fächern unterrichtenden Lehrkräfte. Über den Umfang der Eintragungen gemäß Anlage 1 Nr. 3.2
entscheiden die Fachkonferenzen.
(4) Die Eintragungsberechtigung in Prüfungsunterlagen ergibt sich aus den in den Verordnungen zur
Ausgestaltung der Prüfungen gemäß § 60 Abs. 4 Satz 1 des Brandenburgischen Schulgesetzes
getroffenen Regelungen.
(5) In die Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals sind die
Schulleitung sowie auf Weisung der Schulleiterin oder des Schulleiters die Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter des Schulsekretariats eintragungsberechtigt.


                                                § 10
                                   Einsichts- und Auskunftsrechte
(1) Das Recht auf Einsicht oder Auskunft in die sie betreffenden Unterlagen erstreckt sich auch auf
ehemalige Schülerinnen und Schüler, sofern sie volljährig sind. Minderjährigen sowie ehemaligen

Schülerinnen und Schülern kann Einsicht oder Auskunft gewährt werden, wenn sie das 14. Lebensjahr
vollendet haben und die Schule die Zustimmung der Eltern nicht für erforderlich hält. Zustimmung der
Eltern für die konkrete Einsichtnahme oder allgemein vorliegt.
(2) Die Schule kann die Einsichtnahme in Unterlagen zeitlich beschränken, wenn dies ansonsten zu
einer unzumutbaren Belastung der Schule führt.
(3) Im Rahmen der Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben dürfen in Schülerakten neben den
Eintragungsberechtigten gemäß § 9 Abs. 1 Einsicht nehmen
1. Schulrätinnen und Schulräte,
2. Schulpsychologinnen und Schulpsychologen,
3. Vertrauenslehrerinnen oder Vertrauenslehrer sowie
4. Oberstufenkoordinatorinnen oder Oberstufenkoordinatoren .
(4) Im Rahmen der Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben dürfen in Notenbücher neben den
Eintragungsberechtigten gemäß § 9 Abs. 3 Einsicht nehmen
1. Schulleiterinnen oder Schulleiter,
2. Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleiter,
3. Oberstufenkoordinatorinnen oder Oberstufenkoordinator,
4. Klassenlehrerinnen oder Klassenlehrer und Tutorinnen oder Tutoren,
5. Lehrkräfte, die in der Klasse oder dem Kurs unterrichten, und
6. Schulrätinnen und Schulräte.
(5) Das Recht der Schülerinnen und Schüler sowie deren Eltern gemäß § 46 Abs. 3 des
Brandenburgischen Schulgesetzes, Auskunft über den Leistungsstand zu erhalten, bleibt von diesen
Bestimmungen unberührt.
(6) Alle stimmberechtigten Mitglieder von Prüfungsausschüssen im Sinne von § 60 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2
des Brandenburgischen Schulgesetzes können Einsicht in Prüfungsunterlagen nehmen. Die Einsicht
der Schülerinnen und Schüler ist nach Abschluss der Prüfung möglich, sofern die Verordnungen über
Prüfungen nichts anderes bestimmen. Das Einsichts- und Auskunftsrecht gemäß § 29 des
Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Brandenburg bleibt davon unberührt.
(7) In die Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals dürfen die
Schulleitung, die Leitung des staatlichen Schulamtes sowie die für die Schule zuständige Schulrätin
oder der für die Schule zuständige Schulrat Einsicht nehmen.


                                              § 11
                                     Datenschutzmaßnahmen
(1) Für die Einhaltung des Datenschutzes in den Schulen ist die Schulleiterin oder der Schulleiter
verantwortlich. Dies gilt auch, wenn ein Mitglied der Schulleitung mit dieser Aufgabe betraut wird.
Dieses Mitglied gibt Hinweise zum Verfahren der Datenerhebung und Verarbeitung im Rahmen der
geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Darüber hinaus ist für jede Schule ein behördlicher
Datenschutzbeauftragter gemäß § 7a des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes zu bestellen, der
nicht Mitglied der Schulleitung sein darf. Hierfür kann die Schule auch den Datenschutzbeauftragten
einer anderen Schule oder des zuständigen staatlichen Schulamts bestellen. Die Rechte und Pflichten
des behördlichen Datenschutzbeauftragten gemäß § 7a des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes
bleiben unberührt. Dabei sind unter anderem festzulegen
1. wie die Sicherung, Sperrung und Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt,

2. welche Personen unter Beachtung der Festlegungen in den §§ 9 und 10 auf diese Daten zugreifen
    dürfen,
3. wer diese Daten verändern darf und
4. von wem, unter welchen Voraussetzungen, in welchem Umfang und an welche Stellen
    personenbezogene Daten übermittelt werden dürfen.
Eine solche Regelung ist gemäß dem Muster in Anlage 7 zu erstellen.
(2) Die Schulleitung hat dafür zu sorgen, dass für automatisierte Dateien mit personenbezogenen Daten
gemäß § 8 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes ein Verfahrensverzeichnis anzufertigen ist.
Das Verfahrensverzeichnis ist von dem behördlichen Datenschutzbeauftragten zu führen. Beim Einsatz
von Datenverarbeitungsgeräten ist insbesondere zu beachten, dass
1. der Zugang zu den Datenverarbeitungsgeräten mechanisch zu sichern ist,
2. das Betriebssystem, soweit technisch möglich, gegen missbräuchliche und unberechtigte
   Benutzung zu sichern ist,
3. die Datenträger und Ausdrucke verschlossen aufzubewahren sind und vor dem Zugriff Unbefugter
   gesichert werden,
4. die Datenträger in Übersichten nachzuweisen und regelmäßig zu kontrollieren sind,
5. die Daten und Programme regelmäßig zu sichern und an anderer Stelle gesichert auszulagern sind,
6. der Zugriff und die Benutzung von Programmen und Daten durch Identifizierungs- und
   Authentifizierungsprozeduren abzusichern sind,
7. über den Zugriff und die Benutzung von Programmen und Daten eine lückenlose Dokumentation zu
   führen ist, die der regelmäßigen Kontrolle unterliegt und
8.     mindestens zwei Personen mit den Datenverarbeitungsgeräten und                                     Formatiert: Einzug: Links: -0,75 cm, Keine Aufzählungen
                                                                                                          oder Nummerierungen
       Datenverarbeitungsprogrammen vertraut sein sollen.

Beim erstmaligen Einsatz oder bei wesentlichen Änderungen von automatisierten Verfahren ist ein
Sicherheitskonzept gemäß § 7 Abs.3 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes zu erstellen .

(3) Werden personenbezogene Daten in nicht automatisierten Dateien oder in Akten verarbeitet, sind
die notwendigen Maßnahmen zu treffen, um insbesondere den Zugriff Unbefugter bei der Bearbeitung,
der Aufbewahrung, dem Transport und der Vernichtung zu verhindern.
(4) Die Schulleitung hat eine regelmäßige Kontrolle der Vollzähligkeit der Akten zu gewährleisten. Eine
entsprechende Notiz ist in einer dafür zu schaffenden Unterlage vorzunehmen.
(5) Soweit Vorentwürfe und Notizen nicht Bestandteil eines Vorganges werden und personenbezogene
Daten enthalten, sind diese mit dem Eintritt ihrer Entbehrlichkeit zu vernichten.


                                          § 12
                 Löschung personenbezogener Daten in automatisierten Dateien
(1) Für die Sperrung und Löschung von personenbezogenen Daten gilt § 19 des Brandenburgischen
Datenschutzgesetzes. Personenbezogene Daten und maschinenlesbare Datenträger ( z.B. Disketten,
USB-Sticks oder externe USB-Festplatten) sind spätestens nach der Schulentlassung der Schülerinnen
und Schüler zu löschen. Sind für bestimmte Daten gemäß den zu § 3 Abs. 2 zu erlassenden
Verwaltungsvorschriften längere Aufbewahrungsfristen vorgesehen, sind diese vor der Löschung
auszudrucken und gesichert vor dem Zugriff Unbefugter aufzubewahren.

(2) Die in automatisierten Dateien gespeicherten personenbezogenen Daten von Schülerinnen und
Schülern, Lehrkräften sowie Eltern sind nach Abschluss der Aufgabe, für die sie erhoben und
gespeichert wurden, in der Regel spätestens zum Zeitpunkt, zu dem die betroffenen Schülerinnen und
Schüler die Schule verlassen, zu löschen. Dies gilt nicht für Für die zentrale Datenhaltung im Rahmen
landeseinheitlicher Verfahren , für deren ist eine Änderung der Berechtigung vorzusehen. Verarbeitung
eine Änderung der Berechtigung erfolgen muss. Ein weiterer datenbezogener Zugriff der bisher
zuständigen Schule muss ausgeschlossen sein.



                                                § 13
                              Schuldatenerhebungen, Schulstatistik
(1) Für Aufgaben gemäß § 65 Abs.3 werden durch für allgemeinbildendende und berufliche Schulen in
öffentlicher Trägerschaft und Ersatzschulen Schuldatenerhebungen im Rahmen der Daten gemäß der          Formatiert: Nicht unterstrichen
Anlage 6 durchgeführt . Die Auswertung der Schuldatenerhebungen erfolgt im Rahmen von                   Formatiert: Nicht Hervorheben
Geschäftsstatistiken gemäß § 9 des Brandenburgischen Statistikgesetzes.
(2) Die Erhebungen gemäß Absatz 1 werden von dem durch das für Schule zuständige Ministerium
oder in dessen Auftrag vom für Statistik zuständigen Amt oder eine andere den Grundsätzen des
Brandenburgischen Statistikgesetzes verpflichtete Stelle und den staatlichen Schulämtern weiter
verarbeitet durchgeführt. Die Erhebungszeiträume und Stichtage werden durch das für Schule
zuständige Ministerium bekanntgegeben. Die Auswertung der Schuldatenerhebungen erfolgt im
Rahmen von Geschäftsstatistiken gemäß § 9 des Brandenburgischen Statistikgesetzes.
(3) Für die Erhebungen gemäß Absatz 1 können alle personenbezogenen Daten gemäß Anlage 6
verarbeitet werden, die auf der Grundlage dieser Verordnung rechtmäßig erhoben wurden. Bei der
Erhebung von Schülerindividualdaten werden als Hilfsmerkmale der Name, der Vorname sowie die
landeseindeutige Schülernummer verwendet. Die Hilfsmerkmale sind von den Erhebungsmerkmalen
zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu trennen und gesondert aufzubewahren. Die Hilfsmerkmale sind
unverzüglich zu löschen, wenn sie nicht mehr erforderlich sind. Die erhobenen Datensätze sind nach
Abschluss der Plausibilisierungen zu pseudonymisieren und in zentralen Auswertungsdatenbanken zu
speichern.
(4) Die Erhebungen gemäß Absatz 1 werden grundsätzlich als landeseinheitliche Verfahren durch das       Formatiert: Nicht Hervorheben
für Schule zuständige Ministerium eingerichtet und durchgeführt. Sie werden von dem für Schule          Formatiert: Block
zuständigen Ministerium oder in dessen Auftrag von dem für Statistik zuständigen Amt oder einer         Formatiert: Nicht Hervorheben
anderen beauftragten und den Grundsätzen des Brandenburgischen Statistikgesetzes verpflichteten
Stelle mit Hilfe der zentralen Auswertungsdatenbanken im Rahmen ihrer Aufgaben ausgewertet. Sofern      Formatiert: Nicht Hervorheben
das für Schule zuständige Ministerium Erhebungen als landeseinheitliche Verfahren durchführt und im     Formatiert: Schriftart: Fett
Rahmen umfassender schulaufsichtlicher Aufgaben selbstständig Auswertungen auf den zentralen
Auswertungsdatenbanken gemäß Absatz 3 vornimmt, sind diese Aufgaben nur von
datenschutzrechtlich besonders verpflichteten Personen wahrzunehmen. Die Einzelheiten dafür sind in
einem datenschutzrechtlichen Schutzkonzept zu regeln. In diesem ist auch die organisatorische und
personelle Trennung von Aufgaben des Verwaltungsvollzugs zu regeln, der Zugriff unbefugter Personen     Formatiert: Schriftart: Nicht Fett
auszuschließen sowie festzulegen, dass bei der Verarbeitung von Einzelangaben der zentralen
Auswertungsdatenbanken die Abschottung dieser Daten gegenüber anderen Verwaltungsdaten und
ihre Zweckbindung durch zusätzliche organisatorische und technische Maßnahmen gewährleistet ist.
Die zur Verarbeitung von Daten der zentralen Auswertungsdatenbanken bestimmten Personen sind zur
Geheimhaltung der aus ihrer Tätigkeit gewonnenen Erkenntnisse zu verpflichten. Die Einzelheiten des
Schutzkonzepts sind im Rahmen einer Dienstanweisung zu bestimmen.