Verordnung über den Schutz personenbezogener Daten in Schulen, Schulbehörden sowie nach-
   geordneten Einrichtungen des für Schule zuständigen Ministeriums im Land Brandenburg
                         (Datenschutzverordnung Schulwesen- DSV)

                                1. Rohentwurf Stand 21. Mai 2001

                                         Inhaltsübersicht

                                          Abschnitt 1
                         Datenschutz in Schulen, Schuldatenerhebungen

§ 1 Umfang
§ 2 DatenerhebungGrundsätze der Datenverarbeitung
§ 3 Nicht automatisierte Datenverarbeitung
§ 4 Automatisierte Datenverarbeitung in der Schule
§ 5 Automatisierte Datenverarbeitung außerhalb der Schule
§ 6 Übermittlung an Schulen und Schulbehörden
§ 7 Übermittlung an andere öffentliche Stellen
§ 8 Daten der Mitglieder von Mitwirkungsgremien
§ 9 Eintragungsberechtigte
§ 10 Einsichts- und Auskunftsrechte
§ 11 Datenschutzmaßnahmen
§ 12 Löschung personenbezogener Daten in automatisierten Dateien
§ 13 Schuldatenerhebungen, Schulstatistik
§ 14 Automatisierte zentrale Schülerdatei
§15 Schülerlaufbahnstatistiken

                                         Abschnitt 2
               Datenschutz in Schulbehörden und nachgeordneten Einrichtungen

§ 1316 Staatliche Schulämter
§ 1417 Schulpsychologinnen und Schulpsychologen
§ 1518 Oberste Schulbehörde
§ 1619 Nachgeordnete Einrichtungen
                                        Abschnitt 3
                                   Schlußbestimmungen

§ 17 Übergangsbestimmungen
§ 1820 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Anlage 1:      Liste der zur Verarbeitung zugelassenen personenbezogenen Daten

Anlage 2:       Schülerstammblatt Allgemeinbildende Schule (PS, Sek I, gOst, FÖS, ZBW) für
                Bildungsgänge der Primarstufe, der Sekundarstufe I, der gymnasialen Oberstufe
                sowie des Zweiten Bildungsweges
Anlage 3:       Schülerstammblatt Berufsschule (duale Ausbildung) für den Bildungsgang zur
                Vermittlung des schulischen Teils einer Berufsausbildung an der Berufsschule
Anlage 4:       Schülerstammblatt Berufsschule, Fachoberschule, Berufsfachschule, Fachschule
                für berufliche Bildungsgänge (sofern nicht Anlage 3 zu verwenden ist)
Anlage 5:       Stammblatt für Lehrkräfte an Schulen
Anlage 6:       Personenbezogene Merkmale für die Schuldatenerhebungen                                     Formatiert: Unterstrichen

Anlage 7:       Musteranweisung für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen
Anlage 8:       Antrag auf Einsatz eines privaten Datenverarbeitungsgerätes zur Verarbeitung
                personenbezogener Daten
Anlage 9:       APSIS-Daten der Lehrkräfte, die aus dem Personalverwaltungsprogramm mit den                Formatiert: Unterstrichen
                Daten der Schule zusammengeführt werden



                                            Abschnitt 1
                                       Datenschutz in Schulen

                                                 §1
                                           Geltungsbereich

Diese Verordnung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und                      Formatiert: Links
Schülern sowie von Kindern für die erstmalige Aufnahme in die Schule, deren Eltern, von Lehr-
kräften und dem sonstigen pädagogischen Personal in öffentlich getragenen Schulen. Für Schu-
len in freier Trägerschaft gilt diese Verordnung nur, wenn dies ausdrücklich bestimmt ist. Die
Regelungen anderer Rechtsvorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten blei-
ben unberührt.

                                                  § 12
                                   Umfang personenbezogener Daten
(1) Die Schulen sind berechtigt, die in den Anlagen 1 bis 6 aufgeführten personenbezogenen Daten zu
verarbeiten. Nicht in der Anlage 1 aufgeführte personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden,
soweit sie für die Erfüllung der Aufgaben der Schulen erforderlich sind, und wenn die oder der Betroffe-
ne oder bei Minderjährigen deren Eltern eingewilligt haben. Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrkräfte
und sonstiges pädagogisches Personal sind zur Auskunft verpflichtet, soweit es sich um personenbe-
zogene Daten gemäß Anlage 1 handelt.
(2) Daten über gesundheitliche Beeinträchtigungen und körperliche Behinderungen dürfen nur mit Ein-
willigung der Eltern oder der betroffenen volljährigen Schülerinnen oder Schüler und nur dann verarbei-
tet werden, wenn Schülerinnen und Schüler einer besonderen Betreuung bedürfen oder wenn das Wis-
sen über die gesundheitliche Beeinträchtigung oder körperliche Behinderung für im schulischen Zu-
sammenhang einzelne schulische Veranstaltungen von Belang ist. Eine Verarbeitung darf ausnahms-
weise ohne Einwilligung der Betroffenen erfolgen, wenn eine Übermittlung durch das Gesundheitsamt in
Folge schulärztlicher Untersuchungen aufgrund einer gesetzlichen Übermittlungsbefugnis zulässig ist.       Formatiert: Durchgestrichen, Hervorheben
Medizinische und psychologische Gutachten und sonstige Unterlagen mit besonders sensiblen Daten            Formatiert: Nicht Durchgestrichen
sind in einem verschlossenen Umschlag der Schülerakte zuzuordnen. Bei Einsichtnahme in diese Un-

terlagen ist der Name, das Datum sowie der Grund der Einsichtnahme samt Unterschrift auf dem wieder
zu verschließenden Umschlag zu vermerken.                                                                 Formatiert: Durchgestrichen



(3) Im Rahmen der gesetzlich bestimmten Zusammenarbeit von Einrichtungen der Jugendhilfe und
Schulen dürfen Schulen und die staatlichen Schulämter innerhalb der jeweiligen Aufgabenzuständigkeit
personenbezogene Daten von Kindern und deren Eltern verarbeiten, die in den Einrichtungen der Ju-
gendhilfe erstmals erhoben wurden und für die Aufgabenerfüllung im Hinblick auf den Beginn der Voll-
zeitschulpflicht erforderlich sind. Insbesondere sind die Grundschulen und die staatlichen Schulämter
berechtigt, personenbezogene Daten zur Kontrolle der Teilnahme an Sprachstandsfeststellungen und
an Sprachförderkursen sowie die in den Einrichtungen der Jugendhilfe vorliegenden personenbezoge-
nen Ergebnisse der Sprachstandsfeststellungen und der Sprachförderkurse zu verarbeiten, wenn eine
eine entsprechende Aufgabenzuständigkeit geregelt ist.


(34) Die Verarbeitung der in den Anlagen 1 bis 6 aufgeführten genannten personenbezogenen Daten
kann in automatisierten oder nicht automatisierten Dateien sowie in Akten geschehen. Medizinische und
psychologische Befunde sowie Angaben über gesundheitliche Beeinträchtigungen dürfen nicht automa-
tisiert verarbeitet werden.
                                                  §3
                                   Grundsätze zur Datensicherheit
                                                  §2
                                           Datenerhebung
(1) Die Schulen erheben die zur Erfüllung ihnenihr zugewiesener Aufgaben und für den jeweils damit
verbundenen Zweck notwendigen personenbezogenen Daten grundsätzlich bei dem Betroffenen mit
seiner Kenntnis. Eine Datenerhebung bei einer anderen Stelle oder Person ohne Kenntnis des Be-
troffenen ist nur im Rahmen des § 12 Abs. 2 und 5 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes zu-
lässig.
(2) Werden Daten gemäß Anlage 1 beim Betroffenen mit seiner Kenntnis erhoben, dann ist er auf die
Rechtsgrundlage hinzuweisen. Soweit eine Auskunftspflicht besteht, ist der Betroffene hierauf hinzu-
weisen oder soweit die Angaben Voraussetzung für die Gewährung von Rechtsvorteilen sind, ist der
Betroffene über die Folgen einer möglichen Nichtbeantwortung aufzuklären. Im übrigen ist auf die Frei-
willigkeit der Angaben hinzuweisen.


(1) Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist die Schulleiterin oder der
Schulleiter. Dies gilt auch, wenn ein Mitglied der Schulleitung mit dieser Aufgabe betraut wird.


 (2) Darüber hinaus ist Für jede Schule ist von der Schulleiterin oder dem Schulleiter ein behördlicher   Formatiert: Durchgestrichen
Datenschutzbeauftragter gemäß § 7a des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes zu bestellen, der
nicht Mitglied der Schulleitung sein darf. (auch Vertreter?) Hierfür kann die Schule auch den Daten-
schutzbeauftragten einer anderen Schule oder des zuständigen staatlichen Schulamts bestellen. Die
Rechte und Pflichten des behördlichen Datenschutzbeauftragten gemäß § 7a des Brandenburgischen
Datenschutzgesetzes bleiben unberührt. Die oder der Datenschutzbeauftragte prüft jährlich, ob die er-
forderliche Löschung personenbezogener Daten durchgeführt wurden.


(3) Für die Einhaltung des Datenschutzes sind insbesondere festzulegen
    1. wie die Sicherung, Sperrung und Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt,

2. welche Personen unter Beachtung der Festlegungen in den §§ 9 und 10 auf diese Daten zu-
        greifen dürfen,
    3. wer diese Daten verändern und einsehen darf und
    4. von wem, unter welchen Voraussetzungen, in welchem Umfang und an welche Stellen perso-
        nenbezogene Daten übermittelt werden dürfen.
Eine solche Regelung ist gemäß dem Muster in Anlage 7 zu erstellen.


(4) Die Schulleitung hat dafür zu sorgen, dass für automatisierte Dateien mit personenbezogenen Daten
gemäß § 8 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes ein Verfahrensverzeichnis anzufertigen ist.
Das Verfahrensverzeichnis ist von dem behördlichen Datenschutzbeauftragten zu führen. Beim erstma-
ligen Einsatz oder bei wesentlichen Änderungen von automatisierten Verfahren, für die ein Verfahrens-
verzeichnis zu erstellen ist, ist ein Sicherheitskonzept gemäß § 7 Abs.3 des Brandenburgischen Da-
tenschutzgesetzes vorzusehen . Beim Einsatz von Datenverarbeitungsgeräten ist insbesondere zu be-
achten, dass
    1. der Zugang zu den Datenverarbeitungsgeräten mechanisch zu sichern ist,
    2. das Betriebssystem, soweit technisch möglich, gegen missbräuchliche und unberechtigte Be-
        nutzung zu sichern ist,
    3. die Datenträger und Ausdrucke verschlossen aufzubewahren sind und vor dem Zugriff Unbe-
        fugter gesichert werden,
    4. die Datenträger in Übersichten nachzuweisen und regelmäßig zu kontrollieren sind,
    5. die Daten und Programme regelmäßig zu sichern und an anderer Stelle gesichert auszulagern
        sind,
    6. der Zugriff und die Benutzung von Programmen und Daten durch Identifizierungs- und Authenti-
        fizierungsprozeduren abzusichern sind,
    7. über den Zugriff und die Benutzung von Programmen und Daten eine lückenlose Dokumentati-
        on zu führen ist, die der regelmäßigen Kontrolle unterliegt und
    8. mindestens zwei Personen mit den Datenverarbeitungsgeräten und Datenverarbeitungspro-
        grammen vertraut sein sollen.
(4) Werden personenbezogene Daten in nicht automatisierten Dateien oder in Akten verarbeitet, sind        Formatiert: Durchgestrichen
die notwendigen Maßnahmen zu treffen, um insbesondere den Zugriff Unbefugter bei der Bearbeitung,
der Aufbewahrung, dem Transport und der Vernichtung zu verhindern.
(5) Die Schulleitung hat eine regelmäßige Kontrolle der Vollzähligkeit der Akten zu gewährleisten. Eine
entsprechende Notiz ist in einer dafür zu schaffenden Unterlage vorzunehmen.


(5) Soweit Vorentwürfe und Notizen nicht Bestandteil eines Vorganges werden und personenbezogene
Daten enthalten, sind diese mit dem Eintritt ihrer Entbehrlichkeit zu vernichten.


(6) Der Bestand personenbezogener Daten in einer Schule kann von allen Lehrkräften, Lehrkräften im
Vorbereitungsdienst, Lehramtsstudierenden im Praktikum an der Schule sowie von (Ganztag, Sozialar-
beiter ?) eingesehen werden, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben dieser Personen erforderlich ist.
Das Recht auf Einsichtnahme durch zuständiges Personal der Schulaufsicht bleibt unberührt.


(37) Die Daten der Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals gemäß Anlage 1
Nr. 6 und 7 werden vom staatlichen Schulamt der betreffenden Schule übermittelt, sofern es sich um
Daten handelt, die beim staatlichen Schulamt als personalaktenführender Stelle verwaltet wer-
den.(Prüfen, ob weiteres wg. Aufgabenübertragung)

(4) Im Rahmen der gesetzlich bestimmten Zusammenarbeit von Einrichtungen der Jugendhilfe und
Schulen dürfen Schulen und die staatlichen Schulämter innerhalb der jeweiligen Aufgabenzuständigkeit
personenbezogene Daten von Kindern und deren Eltern verarbeiten, die in den Einrichtungen der Ju-
gendhilfe erstmals erhoben wurden und für die Aufgabenerfüllung im Hinblick auf den Beginn der Voll-
zeitschulpflicht erforderlich sind. Insbesondere sind die Grundschulen und die staatlichen Schulämter
berechtigt, personenbezogene Daten zur Kontrolle der Teilnahme an Sprachstandsfeststellungen und
an Sprachförderkursen sowie die in den Einrichtungen der Jugendhilfe vorliegenden personenbezoge-
nen Ergebnisse der Sprachstandsfeststellungen und der Sprachförderkurse zu verarbeiten.


(58) Eintragungen, die unrichtig sind, sind zu berichtigen. Soweit Eintragungen rechtswidrig aufgenom-
men worden sind, sind sie zu löschen. Die Berichtigung hat so zu erfolgen, dassdaß nachvollziehbar ist,
wer die Berichtigung aus welchem Grund vorgenommen hat.
                                                 §3
                              Nicht automatisierte Datenverarbeitung
(1) Personenbezogene Daten, die nicht automatisiert in Schülerakten, Klassen- oder Kursbüchern, No-
tenbüchern oder in den Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Perso-
nals verarbeitet werden sowie Prüfungsunterlagen, Klassenarbeiten und Klausuren, sind in verschlos-
senen Schränken und Räumen aufzubewahren. Ein Entfernen der Schülerakten, Klassen- oder Kursbü-
cher, Notenbücher, Prüfungsunterlagen sowie der Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sons-
tigen pädagogischen Personals vom Aufbewahrungsort darf nur so lange erfolgen, wie dies zur Erfül-
lung der zugrundeliegenden Aufgaben erforderlich ist. Außer zum Zweck der Übermittlung dürfen diese
das Schulgebäude nicht verlassen. Klassenbücher können zu schulischen Veranstaltungen außerhalb
des Schulgebäudes mitgeführt werden, wenn dies für die Gewährleistung von Eintragungen erforderlich
ist.
(2) Das Nähere zur Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung nicht automatisiert verarbeiteter
personenbezogener Daten wird in Verwaltungsvorschriften bestimmt.
                                                    §4
                           Automatisierte Datenverarbeitung in der Schule
(1) Alle nach dieser Verordnung rechtmäßig zu verarbeitenden personenbezogenen Daten dürfen au-
tomatisiert verarbeitet werden. Nicht automatisiert zu verarbeitende Daten sind in der Anlage 1 entspre-
chend gekennzeichnet.
(2) Zur Verarbeitung personenbezogener Daten in der Schule dürfen nur von der Schule zur Verfügung
gestellte Datenverarbeitungsgeräte eingesetzt werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in
automatisierten Dateien ist nur zulässig, wenn für eine sichere Trennung der in der schulinternen Ver-
waltung verwendeten Daten von im Unterricht verwendeten Daten gesorgt ist. Die Schüler- und Verwal-
tungsnetze sind durch technische Maßnahmen voneinander abzuschotten.
(3) Die Programmentwicklung, Freigabe, Organisation und Verantwortlichkeit der Datenverarbeitung mit
Datenverarbeitungsgeräten sowie deren Kontrolle und Datensicherung gemäß § 11 sind von der Schul-
leitung verbindlich zu regeln. Sofern das für Schule zuständige Ministerium für automatisierte Verfahren
landeseinheitliche Verfahren bestimmt, gelten die landeseinheitlichen Verfahren auch für Ersatzschulen.



                                                § 35
                              Nicht automatisierte Datenverarbeitung
(1) Personenbezogene Daten, die nicht automatisiert in Schülerakten, Klassen- oder Kursbüchern, No-
tenbüchern oder in den Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Perso-
nals verarbeitet werden sowie Prüfungsunterlagen, Klassenarbeiten und Klausuren, sind in verschlos-

senen Schränken und Räumen aufzubewahren. Ein Entfernen dieser Unterlagen der Schülerakten,
Klassen- oder Kursbücher, Notenbücher, Prüfungsunterlagen sowie der Unterlagen über Lehrkräfte und
Personen des sonstigen pädagogischen Personals vom Aufbewahrungsort darf nur so lange erfolgen,
wie dies zur Erfüllung der zugrundeliegenden Aufgaben erforderlich ist. Außer zum Zweck der Übermitt-
lung dürfen diese das Schulgebäude nicht verlassen. Klassenbücher können zu schulischen Veranstal-
tungen außerhalb des Schulgebäudes mitgeführt werden, wenn dies für die Gewährleistung von Eintra-
gungen erforderlich ist.
(2) Das Nähere zur Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung nicht automatisiert verarbeiteter
personenbezogener Daten wird in Verwaltungsvorschriften bestimmt. Das Ende der dort geregelten
Aufbewahrungsdauer gilt als Zeitpunkt der Löschung, wenn die entsprechenden Daten automatisiert
verarbeitete werden.




                                                    § 56
                        Automatisierte Datenverarbeitung außerhalb der Schule
(1) Die Schulleiterin oder der Schulleiter kann Lehrkräften und Personen des sonstigen pädagogischen
Personals genehmigen, Daten von Schülerinnen und Schülern auf schuleigenen oder privaten Daten-
verarbeitungsgeräten außerhalb der Schule zu verarbeiten. Dies gilt auch für die Verarbeitung von Da-
ten in Online-Verfahren. Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn die Datenverarbeitung der
konkreten Aufgabenerfüllung im unmittelbaren pädagogischen Verantwortungsbereich der Lehrkraft
oder der Person des sonstigen pädagogischen Personals dient und wenn ein Sicherheitskonzept ge-
mäß § 7 Abs.3 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes auch die Datensicherheitsmaßnahmen
gemäß § 10 Abs. 1 und 2 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes beinhaltet. Weiterhin ist die
vorherige schriftliche Einverständniserklärung der Lehrkraft oder der Person des pädagogischen Perso-
nals erforderlich , sich der Kontrolle desLandesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf
Akteneinsicht zu unterwerfen. Durch technisch-organisatorische Maßnahmen ist sicher zu stellen, dass
ein Missbrauch personenbezogener Daten ausgeschlossen ist. Die Schule bleibt datenverarbeitende
Stelle und ist für die Einhaltung des § 8 Abs. 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes verant-
wortlich. Für die Genehmigung ist der Antrag in Anlage 8 zu verwenden. In ihm sind der Zweck der
Verarbeitung, die eingesetzten Programme und die vorgesehenen Dateien und Auswertungen zu be-
schreiben. Die Daten, die außerhalb der Schule nicht verarbeitet werden dürfen, sind in der Anlage 1
entsprechend gekennzeichnet .
 (2) Wird ein Zugriff unberechtigter Dritter oder ein Verstoß gegen eine Bestimmung dieser Verordnung
oder des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes festgestellt, muss die Genehmigung unverzüglich
widerrufen werden.
                                                § 67
                           Übermittlung an Schulen und Schulbehörden
(1) Die Übermittlung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Eltern, von
Lehrkräften und dem sonstigen pädagogischen Personal hat so zu erfolgen, dass Unbefugte keine Ein-
sicht erlangen können. Zwischen den Schulen erfolgt die Übermittlung gemäß den Absätzen 2 bis 5.
Die Übermittlung an die Schulbehörden erfolgt gemäß Absatz 6 sowie § 16 und § 18.Die Übermittlung
personenbezogener Daten in landeseinheitlichen Verfahren darf nur kontrolliert über Schnittstellen
erfolgen. Die entsprechenden Berechtigungen sind danach zu bestimmen, ob die Datenverarbeitung
für die Aufgabenwahrnehmung erforderlich ist
(2) Das Schülerstammblatt und die Durchschrift oder Kopie des letzten Zeugnisses sind unmittelbar
nach Eingang der Aufnahmebestätigung an die aufnehmende Schule zu übermitteln. Darüber hinaus
sind das Grundschulgutachten sowie die Empfehlung der Grundschule in der Jahrgangsstufe 4 beim

Wechsel in eine weiterführende allgemeinbildende Schule sowie die Unterlagen über ein Förderaus-
schussverfahren beim Wechsel in eine Förderschule an die aufnehmende Schule zu versenden.
(3) Beim Wechsel der Schule innerhalb der Primarstufe, der Sekundarstufe I oder innerhalb eines Bil-
dungsganges in der Sekundarstufe II ist über die in Absatz 2 genannten Akten nach Eingang der Auf-
nahmebestätigung an die aufnehmende Schule die gesamte Schülerakte zu übermitteln. Die abgeben-
de Schule fertigt einen Vermerk über alle übermittelten Bestandteile der Schülerakte an und bewahrt
diesen fünf Jahre auf.
(4) Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler auf eine Schule in einem anderen Land der Bundesrepub-
lik Deutschland, so werden die unter Absatz 2 aufgeführten Akten nur auf Antrag der aufnehmenden
Schule übersandt. Die gesamte Schülerakte ist bei Vorliegen der schriftlichen Einverständniserklärung
der Eltern oder der volljährigen Schülerin oder des volljährigen Schülers zu übersenden.
(5) Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler auf eine Schule außerhalb der Bundesrepublik Deutsch-
land, so ist auf Antrag der ausländischen Schule ein pädagogisches Gutachten über den Leistungs-
stand der Schülerin oder des Schülers zu übersenden.
(6) Für die Zwecke der Unterrichtsplanung, für Personalmaßnahmen, für die Stellenbewirtschaftung
oder für allgemeine schulaufsichtliche Maßnahmen sind die erforderlichen dürfen personenbezogenen
Daten der Lehrkräfte und der Personen des sonstigen pädagogischen Personals gemäß Anlage 1 von
den Schulen an die Schulbehörden zu übermitteln übermittelt werden. Dies gilt auch für vom für Schule
zuständigen Ministerium zu treffende Einzelfallentscheidungen. Die Übermittlung durch die Schulen
erfolgt über die staatlichen Schulämter.



                                                   § 78
                               Übermittlung an andere öffentliche Stellen
(1) Die Übermittlung personenbezogener Daten der Schülerinnen und Schüler sowie von Eltern an an-
dere öffentliche Stellen erfolgt gemäß § 65 Abs. 6 des Brandenburgischen Schulgesetzes insbesondere
dann, wenn
    1. dies zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl oder zur Abwehr einer schwerwie-
        genden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Schülerin, eines anderen Schülers oder ei-
        ner dritten sonstigen Person notwendig ist ,oder
    2. sich bei der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung Anhaltspunkte für Straftaten oder Ordnungswid-
        rigkeiten von Schülerinnen, Schülern oder Eltern ergeben und die Unterrichtung der für die Ver-
        folgung oder Vollstreckung zuständigen Behörden geboten erscheint oder.
    3. es die Sorge für das Wohl der Schülerin oder des Schülers erfordert, das Jugendamt oder
        andere Stellen zu informieren und die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten zu über-
    mitteln.
Die Schule hat im gemäß § 65 Abs. 6 Satz 53 des Brandenburgischen Schulgesetzes anzulegenden
Vermerk die Rechtsgrundlage der Übermittlung, den Umfang der übermittelten Daten sowie die genaue
Bezeichnung und Anschrift des Empfängers anzugeben. Der Vermerk ist zu den Unterlagen der Schul-
verwaltung (Verwaltungsakten) der Schule zu nehmen. Erfolgt die Übermittlung auf Grund eines Ersu-
chens des Empfängers, hat dieser die Rechtsgrundlage anzugeben, die ihn zur Erhebung dieser Daten
bei der Schule als öffentliche Stelle berechtigt. Gegebenenfalls ist zu begründen, weshalb die Daten
nicht beim Betroffenen erhoben wurden.
(2) Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sowie von Eltern
an das Jugendamt ist über das staatliche Schulamt zulässig
    1. auf dessen Anforderung gemäß § 62 Abs. 3 des Achten Buches Sozialgesetzbuch oder

2. mit Zustimmung der Eltern oder der volljährigen Schülerin oder des volljährigen Schülers oder
     3. zur Inanspruchnahme von sozialpädagogischer Hilfe nach Verhängung einer Ordnungsmaß-
          nahme.
Bei begründetem schwerwiegendem Verdacht über Vernachlässigung oder MisshandlungMißhandlung
des Kindes in der Familie kann eine Meldung an das Vormundschaftsgericht unter Verwendung der
notwendigen personenbezogenen Daten erfolgen. Die Datenübermittlung an das Vormundschaftsge-
richt erfolgt über das staatliche Schulamt.
                                                    § 89
                             Daten der Mitglieder von Mitwirkungsgremien
Von Mitgliedern der Mitwirkungsgremien sind Name, Vorname, Anschrift sowie bei überschulischen
Gremien Name und Anschrift der vertretenen Schule oder bei entsandten Mitgliedern der durch sie ver-
tretenen Stelle in geeigneter Weise bekannt zu machen. Die Bekanntmachung für schulische Gremien
erfolgt durch die Schulleitung, für kreisliche Gremien durch das staatliche Schulamt und für Landesgre-
mien durch das für Schule zuständige Ministerium. Ein Mitglied kann der Veröffentlichung seiner An-
schrift widersprechen. Die Kandidatinnen und Kandidaten für Mitwirkungsgremien sind vor der Wahl
darauf hinzuweisen.


                                                §9
                                       Eintragungsberechtigte
(1) Eintragungsberechtigt in Schülerakten sind
    1.   die Klassenlehrerin oder der Klassenlehrer und die Tutorin oder der Tutor,
    2.   die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter am Oberstufenzentrum,
    3.   die Schulleiterin oder der Schulleiter und die Stellvertreterin oder der Stellvertreter,
    4.   die Oberstufenkoordinatorin oder der OberstufenkoordinatorOberstufenkoodinator einer gym-
         nasialen Oberstufe, sofern eine Eintragungsberechtigung gemäß den Regelungen über die
         gymnasiale Oberstufe gegeben ist sowie
     5. die Mitarbeiterinnen oder die Mitarbeiter des Schulsekretariats sowie weitere Lehrkräfte nach
         Weisung.
Die Schulleitung hat für die einheitliche Führung der Schülerakten zu sorgen und entscheidet in Zwei-
felsfällen, ob eine Eintragung in die Schülerakte erfolgt oder Unterlagen zur Schülerakte genommen
werden.
(2) Eintragungsberechtigt in Klassen- oder Kursbüchern sind die unterrichtenden Lehrkräfte, die Klas-
senlehrerin oder der Klassenlehrer und die Schulleitung. Die Schulleitung sorgt für die regelmäßige
Führung der Klassen- oder Kursbücher.
(3) Eintragungsberechtigt in das Notenbuch einer Klasse oder eines Kurses sind die in den jeweiligen
Fächern unterrichtenden Lehrkräfte. Über den Umfang der Eintragungen gemäß Anlage 1 Nr. 3.2 ent-
scheiden die Fachkonferenzen.
(4) Die Eintragungsberechtigung in Prüfungsunterlagen ergibt sich aus den in den Verordnungen zur
Ausgestaltung der Prüfungen gemäß § 60 Abs. 4 Satz 1 des Brandenburgischen Schulgesetzes ge-
troffenen Regelungen.
(5) In die Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals sind die
Schulleitung sowie auf Weisung der Schulleiterin oder des Schulleiters die Mitarbeiterinnen und Mitar-
beiter des Schulsekretariats eintragungsberechtigt.
                                                § 10
                                   Einsichts- und Auskunftsrechte

(1) Das Recht auf Einsicht oder Auskunft in die sie betreffenden Unterlagen erstreckt sich auch auf
ehemalige Schülerinnen und Schüler.Schüler, sofern sie volljährig sind. Minderjährigen sowie ehemali-
gen Schülerinnen und Schülern kann Einsicht oder Auskunft gewährt werden, wenn sie das 14. Lebens-
jahr vollendet haben und die Schule die Zustimmung der Eltern nicht für erforderlich hält. die konkrete
Einsichtnahme oder allgemein vorliegt.
(2) Die Schule kann die Einsichtnahme in Unterlagen zeitlich beschränken, wenn dies ansonsten zu
einer unzumutbaren Belastung der Schule führt.
 (3) Im Rahmen der Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben dürfen in Schülerakten neben den Eintra-
gungsberechtigten gemäß § 9 Abs. 1 Einsicht nehmen
     1. Schulrätinnen und Schulräte,
     2. Schulpsychologinnen und Schulpsychologen,
     3. Vertrauenslehrerinnen oder Vertrauenslehrer sowie
     4. Oberstufenkoordinatorinnen oder Oberstufenkoordinatoren .Oberstufenkoordinator.
(4) Im Rahmen der Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben dürfen in Notenbücher neben den Eintra-
gungsberechtigten gemäß § 9 Abs. 3 Einsicht nehmen
     1. Schulleiterinnen oder Schulleiter,
     2. Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleiter,
     3. Oberstufenkoordinatorinnen oder Oberstufenkoordinator,
     4. Klassenlehrerinnen oder Klassenlehrer und Tutorinnen oder Tutoren,Tutor,
     5. Lehrkräfte, die in der Klasse oder dem Kurs unterrichten, und
     6. Schulrätinnen und Schulräte.
 (5) Das Recht der Schülerinnen und Schüler sowie deren Eltern gemäß § 46 Abs. 3 des Brandenburgi-
schen Schulgesetzes, Auskunft über den Leistungsstand zu erhalten, bleibt von diesen Bestimmungen
unberührt.
(63) Alle stimmberechtigten Mitglieder von Prüfungsausschüssen im Sinne von § 60 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2
des Brandenburgischen Schulgesetzes können Einsicht in Prüfungsunterlagen nehmen. Die Einsicht
der Schülerinnen und Schüler ist nach AbschlussAbschluß der Prüfung möglich, sofern die Verordnun-
gen über Prüfungen nichts anderes bestimmen. Das Einsichts- und Auskunftsrecht gemäß § 29 des
Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Brandenburg bleibt davon unberührt.
(7) In die Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals dürfen die
Schulleitung, die Leitung des staatlichen Schulamtes sowie die für die Schule zuständige Schulrätin
oder der für die Schule zuständige Schulrat Einsicht nehmen.

                                                    § 11
                                         Datenschutzmaßnahmen
 (1) Für die Einhaltung des Datenschutzes in den Schulen ist ein Mitglied der Schulleitung verantwort-
lich. Ddie Schulleiterin oder der Schulleiter verantwortlich. Dies gilt auch, wenn betraut ein Mitglied der
Schulleitung mit dieser Aufgabe betraut wird. . Dieses Mitglied gibt Hinweise zum Verfahren der Daten-
erhebung und Verarbeitung im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Darüber
hinaus ist für jede Schule ein behördlicher Datenschutzbeauftragter gemäß § 7a des Brandenburgi-
schen Datenschutzgesetzes zu bestellen, der nicht Mitglied der Schulleitung sein darf. Hierfür kann die
Schule auch den Datenschutzbeauftragten einer anderen Schule oder des zuständigen staatlichen
Schulamts bestellen. Die Rechte und Pflichten des behördlichen Datenschutzbeauftragten gemäß § 7a
des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes bleiben unberührt.
(2) Für die Einhaltung des Datenschutzes sind insbesondere Dabei sind unter anderem festzulegen

1. wie die Sicherung, Sperrung und Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt,
    2. welche Personen unter Beachtung der Festlegungen in den §§ 9 und 10 auf diese Daten zu-
        greifen dürfen,
    3. wer diese Daten verändern darf und
    4. von wem, unter welchen Voraussetzungen, in welchem Umfang und an welche Stellen perso-
        nenbezogene Daten übermittelt werden dürfen.
Eine solche Regelung ist gemäß dem Muster in Anlage 7 zu erstellen.
(3)(2) Die Schulleitung hat dafür zu sorgen, dassdaß für automatisierte Dateien mit personenbezogenen
Daten gemäß § 8 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes ein Verfahrensverzeichnis e Dateibe-
schreibung anzufertigen und ein Verzeichnis der Geräte, mit denen personenbezogene Daten automa-
tisiert verarbeitet werden, anzulegen ist. Das Verfahrensverzeichnis ist von dem behördlichen Daten-
schutzbeauftragten zu führen. Beim erstmaligen Einsatz oder bei wesentlichen Änderungen von auto-
matisierten Verfahren, für die ein Verfahrensverzeichnis zu erstellen ist, ist ein Sicherheitskonzept
gemäß § 7 Abs.3 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes vorzusehen . Beim Einsatz von Da-
tenverarbeitungsgeräten ist insbesondere zu beachten, dassdaß
     1. der Zugang zu den Datenverarbeitungsgeräten mechanisch zu sichern ist,
     2. das Betriebssystem, soweit technisch möglich, gegen missbräuchlichemißbräuchliche und un-
        berechtigte Benutzung zu sichern ist,
     3. die Datenträger und Ausdrucke verschlossen aufzubewahren sind und vor dem Zugriff Unbe-
        fugter gesichert werden,
     4. die Datenträger in Übersichten nachzuweisen und regelmäßig zu kontrollieren sind,
     5. die Daten und Programme regelmäßig zu sichern und an anderer Stelle gesichert auszulagern
        sind,
     6. der Zugriff und die Benutzung von Programmen und Daten durch Identifizierungs- und Authenti-
        fizierungsprozeduren abzusichern sind,
     7. über den Zugriff und die Benutzung von Programmen und Daten eine lückenlose Dokumentati-
        on zu führen ist, die der regelmäßigen Kontrolle unterliegt und
     8. mindestens zwei Personen mit den Datenverarbeitungsgeräten und Datenverarbeitungspro-
        grammen vertraut sein sollen.
(4)(3) Werden personenbezogene Daten in nicht automatisierten Dateien oder in Akten verarbeitet, sind
die notwendigen Maßnahmen zu treffen, um insbesondere den Zugriff Unbefugter bei der Bearbeitung,
der Aufbewahrung, dem Transport und der Vernichtung zu verhindern.
(5)(4) Die Schulleitung hat eine regelmäßige Kontrolle der Vollzähligkeit der Akten zu gewährleisten.
Eine entsprechende Notiz ist in einer dafür zu schaffenden Unterlage vorzunehmen.
(6)(5) Soweit Vorentwürfe und Notizen nicht Bestandteil eines Vorganges werden und personenbezo-
gene Daten enthalten, sind diese mit dem Eintritt ihrer Entbehrlichkeit zu vernichten.
                                                § 12
                  Löschung personenbezogener Daten in automatisierten Dateien
(1) Für die Sperrung und Löschung von personenbezogenen Daten gilt § 19 des Brandenburgischen
Datenschutzgesetzes. Personenbezogene Daten und maschinenlesbare Datenträger ( z.B. Disketten,
USB-Sticks oder externe USB-Festplatten) sind spätestens nach der Schulentlassung der Schülerinnen
und Schüler zu löschen. Sind für bestimmte Daten gemäß den zu § 3 Abs. 2 zu erlassenden Verwal-
tungsvorschriften längere Aufbewahrungsfristen vorgesehen, sind diese vor der Löschung auszudru-
cken und gesichert vor dem Zugriff Unbefugter aufzubewahren.
(2) Die in automatisierten Dateien gespeicherten personenbezogenen Daten von Schülerinnen und
Schülern, Lehrkräften sowie Eltern sind nach Abschluss der Aufgabe, für die sie erhoben und gespei-