Was muss ich bei der Formulierung meiner Anfrage beachten?

Anfragen nach den Auskunftsgesetzen können formlos gestellt werden. Das bedeutet: Es gibt keine besonderen Vorgaben, wie der Antrag gestellt werden muss. Der Antrag kann mündlich, schriftlich, telefonisch oder elektronisch gestellt werden – über FragDenStaat.de stellen Sie die Anfragen per E-Mail (mit einer Ausnahme: In Mecklenburg-Vorpommern sind Anfragen per E-Mail nicht zulässig, deswegen verschicken wir dort Faxe).

Achten Sie darauf, dass Ihr Antrag so konkret wie möglich ist. Wenn Sie also beispielsweise Hintergrundinformationen, Datum, Aktenzeichen oder Zuständige benennen können, hilft das der Behörde, die für Sie passenden Informationen zu finden.

Sie können eine Behörde also sehr konkret, aber trotzdem auch sehr allgemein fragen:

  • Ein Beispiel für eine konkrete Anfrage: „Senden Sie mir den Vertrag zu, den Ihre Behörde mit dem Unternehmen XYZ im Jahr 2020 geschlossen hat.“
  • Ein Beispiel für eine sehr allgemene Anfrage: „Senden Sie mir sämtliche vorliegenden Informationen über Aufträge der Behörde an Unternehmen im Bereich XYZ im Jahr 2020 zu, darunter Verträge, interne und externe Korrespondenz, Vermerke und Vorlagen.“

In vielen Dokumenten sind personenbezogene Daten oder auch Geschäftsgeheimnisse enthalten. Wenn Sie daran kein Interesse haben, weil andere Inhalte wichtiger sind, können Sie direkt bei der Anfrage schreiben, dass personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse geschwärzt werden können. Das erleichtert den Anfrageprozess.

Sie müssen Anfragen in der Regel nicht begründen. Es gibt allerdings eine Ausnahme: Wenn der Antrag Daten Dritter betrifft (also etwa den geistigen Eigentum von Unternehmen, personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse), muss er begründet werden. Dabei reicht ein allgemeiner Hinweis darauf, warum Sie glauben, dass der Antrag für die Öffentlichkeit wichtig ist und ggf. welche Medienberichterstattung es bereits gab.

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