Gebühren und andere Kosten

Wir wollen Gebühren abschaffen

Gebühren befeuern die soziale Ungleichheit und gehören deshalb abgeschafft. Bis es soweit ist, kann die Beantwortung von Anfragen leider Gebühren verursachen. In den Gebührenordnungen sind Details dazu geregelt. Manche Behörden formulieren in ihren Standardantworten, dass sie „möglicherweise“ eine Gebühr für den Zugang zu Informationen verlangen könnten. Das schreckt natürlich ab. Auch in unserem Forum wird das Thema diskutiert. Die wichtigsten Hinweise fassen wir Ihnen hier zusammen.

Einfache Anfragen an Behörden sind in der Regel kostenlos. Erfordern Anfragen eine außergewöhnlich hohe Bearbeitungszeit, können Behörden Gebühren verlangen. Andere Regelungen gibt es beim Verbraucherinformationsgesetz, wo viele Anfragen kostenfrei bleiben.

Wann entstehen Gebühren?

Erfordern Anfragen eine außergewöhnlich hohe Bearbeitungszeit, können Behörden Gebühren verlangen. In manchen Fällen werden auch Print-Kopien als Auslagen in Rechnung gestellt, was nach einem Urteil des Bundesverwaltungsgericht auf Bundesebene nicht erfolgen darf. Weisen Sie ggf. die Behörde darauf hin.

Aber: Einfache Anfragen an Behörden sind in der Regel kostenlos.

Andere Regelungen gibt es beim Verbraucherinformationsgesetz, wo viele Anfragen kostenfrei bleiben.

Wann ist meine Anfrage eine “einfache” und damit kostenfreie Anfrage?

Behördenmitarbeiter:innen orientieren sich häufig an Handreichungen oder sonstigen Hinweisen, die Ihre Behörde zur Gebührenbemessung erstellt hat. Pauschale Aussagen sind also schwierig, da es hier Unterschiede gibt.

Das Bundesministerium für Bildung und Forschung formuliert beispielsweise folgendes:
„In der Regel liegt eine einfache Auskunft vor, sofern

• der Verwaltungsaufwand den zeitlichen Rahmen von 30 Minuten nicht übersteigt;
• bei Übersendung von max. 20 DIN A 4 Kopien, soweit kein weiterer Rechercheaufwand entsteht.

Eine Einsichtnahme bei der Behörde selbst ist aufgrund des damit verbundenen Personal - und Zeitaufwands der Behörde regelmäßig keine einfache Auskunft i.S.d. IFG. Anders ist dies allerdings im UIG (vgl. § 12 Abs. 1 S. 2, 2. Alt. UIG).“

Unserer Auffassung nach ist die sogenannten 30 Minuten-Faustregel zu knapp bemessen. Wir plädieren für mindestens 60 Minuten. Generell kann es sich lohnen, mit der Behörde ins Gespräch zu kommen und zu verhandeln, welchen Umfang an Informationen man kostenfrei erhalten könnte und die Anfrage ggf. entspechend einzuschränken oder aufzuteilen.

Können - ohne Vorwarnung - Kosten für mich entstehen?

In unseren vorformulierten Anfrage-Texten findet sich folgender Absatz:

“Sollte der Informationszugang Ihres Erachtens gebührenpflichtig sein, möchte ich Sie bitten, mir dies vorab mitzuteilen und detailliert die zu erwartenden Kosten aufzuschlüsseln. Meines Erachtens handelt es sich um eine einfache Auskunft. Gebühren fallen somit nach § 10 IFG bzw. den anderen Vorschriften nicht an. Auslagen dürfen nach BVerwG 7 C 6.15 nicht berechnet werden.”

Nach unserer Rechtsauffassung sind Sie damit abgesichert. Falls Gebühren entstehen sollten, muss die Behörde Sie informieren, so dass Sie bestätigen können, dass Sie an dem Antrag festhalten wollen - oder auch nicht. Natürlich können wir nicht dafür garantieren, dass die Behörde ihr Ermessen in diesem Zusammenhang pflichtgemäß ausübt.

Wenn Sie Ihre Anfrage zurückziehen wollen, schreiben Sie dies bitte der Behörde.

Kann ich einen Kostenvoranschlag für die Höhe der Gebühren erhalten?

Es gibt keine Pflicht zu Kostenvoranschlag, aber zur Beratung!

Es ist empfehlenswert, vorab um die Mitteilung der voraussichtlichen Kosten zu bitten. Denn die Verwaltungsbehörde muss die Antragstellenden bezüglich der eventuell entstehenden Kosten beraten. So kann es beispielsweise günstiger sein, Akteneinsicht zu nehmen, als eine schriftliche Auskunftserteilung zu beantragen.

Wenn Bürger:innen darum bitten, müssen Behörden zu ihren Anliegen in punkto “Kostenabschätzung” Stellung nehmen - und sind danach gleichzeitig verpflichtet, auf das finale “OK” des Bürgers zu warten, bevor sie mit der Bearbeitung des Antrags loslegen.

Was kann ich tun, wenn Gebühren entstehen und ich diese nicht zahlen kann?

1. Bestehen Sie darauf, dass es sich um ein “einfache Auskunft” handelt. Weisen Sie ggf. auf die 30 Minuten-Regel hin. (Natürlich nur, wenn dies für Ihre Anfrage Sinn ergibt)
2. Versuchen Sie in einen Dialog zu treten und konstruktiv das eigene Kostendilemma zu schildern. Argumentieren Sie, dass es sich bei Ihrer Anfrage um ein öffentliches Informationsinteresse handelt. Ggf. wirkt sich dies positiv auf Ermessen der Behördenmitarbeitenden aus. Die Berechnung der Gebühren kann nämlich variieren.
3. Schalten Sie die Bundes- bzw. Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit ein und bitten Sie um eine Vermittlung.
4. Sammeln Sie das Geld für die Behörden mit Hilfe unseres Crowdfunding-Tools. (Ein Restrisiko bleibt hier aber, falls das Crowdfunding nicht erfolgreich ist.)

Wie hoch dürfen Gebühren ausfallen?

Die Gebührenordnungen geben Hinweise auf die maximal mögliche Höhe der Gebühren. Diese sind in unserer Tabelle zusammengefasst.

Der tatsächliche Verwaltungsaufwand, also der Aufwand für das Zusammenstellen
der begehrten Informationen (z.B. bei Hausabfragen), ist Ausgangspunkt bei der Bemessung der Gebührenhöhe. Die Arbeitszeit der Mitarbeitenden wird mit pauschalen Stundensätze aufsummiert.

Wenn Sie Zweifel an den erhobenen Gebühren haben, bitten Sie die Bundes- bzw. Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit um eine Vermittlung.

Muss ich Gebühren vorher zahlen (Vorkasse)?

Manchmal erwarten Behörden, dass Gebühren gezahlt werden, bevor eine Anfrage bearbeitet wird. Das ist kompliziert und nicht im Sinne der Informationsfreiheit. Wenn es keinen Anlass dafür gibt (also zum Beispiel nicht gezahlte Bescheide in der Vergangenheit), sollte dies nicht passieren. In diesem Fall können Sie der Behörde schreiben, dass es nur im Ausnahmefall zulässig ist.

Gebührenerstattungen für Behördenanfragen

Unser Partner Wikimedia übernimmt für bestimmte Anfragen die Kosten für Gebühren. Wenn Ihre Anfrage von öffentlichen Interesse ist, können Sie auch unser Crowdfunding-Tool nutzen und die benötigte Summe mithilfe vieler Unterstützer:innen zusammensammeln.

 

Zuständigkeit	Minimale Kosten	Maximale Kosten	Hinweise	Gebührenordnung
Europäische Union	0 EUR	0 EUR	Anfragen an EU-Behörden sind kostenfrei.	Details
Bund	0 EUR	500 EUR	Einfache Anfragen sind kostenfrei. Näheres steht in der Begründung der Gebührenordnung.	Details
Bund - Umweltinformationsgesetz	0 EUR	500 EUR	Einfache Anfragen sind kostenfrei	Details
Bund - Verbraucherinformationsgesetz	0 EUR	500 EUR	bis 250 EUR kostenlos, bei Beanstandungsanfragen (wie bei Topf Secret!) bis 1000 EUR kostenlos	Details
Baden-Württemberg	teils 0 EUR	teils 500 EUR	Einfache Anfragen sind nur an höhere (Landes-)Behörden kostenfrei. „Auf kommunaler Ebene (also bei Städten, Gemeinden etc.) ist eine volle Kostendeckung möglich. Die Gebühren sind auf keinen Maximalbetrag beschränkt. Selbst Ablehnungen kosten bei manchen Landesministerien Geld. Anfragen an den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit sind kostenfrei.	Details
Berlin	5 EUR	500 EUR	Für als gemeinnützig anerkannte Organisationen entfallen Kosten	Details
Brandenburg	0 EUR	1000 EUR	Einfache Anfragen sind kostenfrei	Details
Bremen	0 EUR	500 EUR	Einfache Anfragen sind kostenfrei	Details
Hamburg	0 EUR	600 EUR	Einfache Anfragen sind kostenfrei, Gebührenbefreiung u.a. für EmpfängerInnen von ALGII und Sozialgeld.	Details
Hessen	0 EUR	600 EUR	Einfache Anfragen sind kostenfrei.	Details
Mecklenburg-Vorpommern	0 EUR	500 EUR	Einfache Anfragen sind kostenfrei	Details
NRW	0 EUR	1000 EUR	Einfache Anfragen sind kostenfrei; Gebührenermäßigung oder -befreiung möglich	Details
Rheinland-Pfalz	0 EUR	700 EUR	Einfache Anfragen sind kostenfrei	Details
Saarland	0 EUR	500 EUR	Einfache Anfragen sind kostenfrei	Details
Sachsen	0 EUR	2500 EUR	Anfragen bis zu einem Aufwand von 600 € sind kostenfrei	Details
Schleswig-Holstein	0 EUR	500 EUR	Einfache Anfragen sind kostenfrei	Details
Thüringen	0 EUR	500 EUR	Einfache Anfragen sind kostenfrei	Details