§ 5 IFG Schutz personenbezogener Daten

§ 5 IFG schützt die personenbezogenen Daten – also Informationen, die einen Menschen identifizierbar machen – die den Behörden vorliegen. Im Gegensatz zu vielen anderen Ausschlussgründen im IFG dient § 5 nicht dazu, die Interessen des Staates zu schützen. Zweck ist vielmehr, die Bürger:innen davor zu schützen, dass ihre Daten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, über IFG-Anfragen öffentlich verbreitet werden. Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, stehen sich Anfragesteller:in und die Person, deren Daten betroffen sind, gegenüber. Informationszugang wird nur gewährt, wenn die betroffene Person eingewilligt hat oder das Informationsinteresse der Anfragesteller:in das Interesse der betroffenen Person am Schutz ihrer Personenbezogenen Daten überwiegt. Wann das der Fall ist, entscheidet zunächst die Behörde als neutrale Schiedsrichterin. Diese Zielsetzung des § 5 hindert Behörden freilich nicht daran, den Datenschutz auch heranzuziehen, um IFG-Anfragen abzublocken.

Um zu prüfen, ob ein ablehnender Bescheid, der auf § 5 IFG gestützt wird, rechtmäßig ist, wird im folgenden erklärt, wann § 5 einer IFG-Anfrage im Wege steht. Um § 5 zu verstehen, muss man zunächst wissen, dass sobald der Schutz personenbezogener Daten im Raum steht, in der Regel ein besonderes „Drittbeteiligungsverfahren“ ausgelöst wird, in dem sich die betroffene Person zur Informationsfreiheitsanfrage äußern kann.

Das Gesetz bestimmt Fälle, in denen der Schutz personenbezogener Daten stets überwiegt, so dass kein Informationszugang gewährt werden kann. Umgekehrt gibt es Fälle, in denen das Informationsinteresse stets überwiegt. Nur wenn keiner dieser besonderen Fälle vorliegt, muss die Behörde selbstständig eine Interessensabwägung treffen.

Verfahren

Wenn die Behörde der Auffassung ist, dass Sie personenbezogene Daten herausgeben müsste, um eine Informationsfreiheitsanfrage zu beantworten, muss sie in der Regel ein sogenanntes „Drittbeteiligungsverfahren“ durchführen. Das ergibt sich aus § 8 IFG.

Dieses Verfahren läuft folgendermaßen ab: Die Person, deren Daten betroffen sind, wird von der zuständigen Behörde kontaktiert. Darin wird ihr mitgeteilt, dass jemand eine IFG-Anfrage gestellt hat, die dazu führen könnten, dass bestimmte Daten der betroffenen Person öffentlich bekannt werden. Die betroffene Person muss auch erfahren, um welche Daten es genau geht und welche Gründe die Anfragesteller:in für die IFG-Anfrage genannt hat. In dem Brief wird dann gefragt, ob in die Offenlegung der Daten eingewilligt wird. Die betroffene Person kann also entweder der Freigabe ihrer Daten zustimmen, oder diese verweigern und argumentieren, warum die IFG-Anfrage abgelehnt werden sollte.

Wenn die betroffene Person nicht in die Weitergabe ihrer Daten einwilligt und die Behörde der IFG-Anfrage trotzdem stattgeben möchte, gibt es eine weitere Besonderheit. Üblicherweise verschickt die Behörde nach einer erfolgreichen IFG-Anfrage direkt die begehrten Informationen. Wenn aber gegen den Willen einer Dritten Person Daten veröffentlicht werden, so stellt die Behörde zunächst nur fest, dass die IFG-Anfrage erfolgreich ist. Die Dritte Person hat dann in der Regel einen Monat Zeit, diese Feststellung, gegebenenfalls vor Gericht, anzugreifen. Erst wenn die positive Entscheidung der Behörde bestandskräftig wird, also die Dritte Person die Monatsfrist verstreichen lässt oder aber ihr Widerspruch bzw. ihre Klage erfolglos bleiben, gibt die Behörde die begehrten Informationen heraus.

In einigen Ausnahmefällen, kann sich die Behörde dagegen entscheiden, ein Drittbeteiligungsverfahren durchzuführen. Diese Fälle sind aber selten und es ist umstritten, wann genau diese Ausnahmen zulässig sind. Ob eine Anhörung hier entbehrlich ist, kann also von Behörden und Gerichten unterschiedlich beurteilt werden. In Frage kommen insbesondere die folgenden Fälle:

• Wenn es um Daten im Sinne von § 5 Abs. 3 oder § 5 Abs. 4 IFG geht (siehe dazu unten).
• Wenn die betroffene Person faktisch unerreichbar ist (umstritten).
• Wenn die betroffene Person erkennbar in die Weitergabe ihrer Daten einwilligen würde, sollte sie gefragt werden.

Um dieses aufwendige Verfahren zu vermeiden, sollten sich Antragsteller:innen stets überlegen, ob sie wirklich die personenbezogenen Daten Dritter benötigen oder ob es nicht in Ordnung für sie wäre, diese schwärzen zu lassen.

Fälle, in denen der Schutz Personenbezogener Daten immer überwiegt

In einigen Fällen darf die Behörde Informationen ohne Einwilligung niemals herausgegeben.

Der erste Fall ist, wenn es sich um besonders sensible personenbezogene Daten handelt. Welche Daten sensibel sind, ergibt sich aus Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Dort heißt es:

• Die Verarbeitung personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person, ist untersagt.

Der zweite Fall ist gegeben, soweit sich die Informationen auf Unterlagen bezieht, die mit dem Dienst- oder Amtsverhältnis der Dritten Person oder ihrem Mandat in Zusammenhang stehen und bei solchen, die einem Dienst- oder Amtsgeheimnis unterliegen.

“Unterlagen über ein Dienst- oder Amtsverhältnis” meint vor allem die Personalakten und vergleichbare Unterlagen über Beschäftigte des Bundes. Diese sollen für Dritte nicht ohne weiteres einsehbar sein. Der Ausschluss für Unterlagen über ein “Mandat” soll verhindern, dass die Bundestagsverwaltung Informationen über einzelne Abgeordnete herausgeben muss.

Der besondere Schutz von Dienst- und Amtsgeheimnissen hat keine eigenständige Bedeutung, weil diese Informationen schon nach § 3 Nr. 4 IFG nicht herausgegeben werden dürfen.

Fälle, in denen der Schutz personenbezogener Daten zurücktritt

Ebenso wie es Fälle gibt, in denen die Behörde von Vornherein keine Informationen herausgeben darf, gibt es Fälle, in denen sie personenbezogene Daten herausgeben soll.

Der erste dieser Fälle ist in § 5 Abs. 3 IFG geregelt. Demnach dürfen Name, Titel, akademischer Grad, Berufs- und Funktionsbezeichnung, Büroanschrift und -telefonnummer von Dritten abgegeben werden, die ihren externen Sachverstand in ein Verwaltungsverfahren eingebracht haben. Dadurch soll verhindert werden, dass Behörden intransparent arbeiten dürfen, wenn Sie sich dritten Personen bedienen. Nur in ganz besonderen Ausnahmefällen, nämlich wenn die Herausgabe der Informationen die Dritten in die Gefahr spürbarer Nachteile bringt, darf die Behörden die personenbezogenen Daten der Externen zurückhalten, auch wenn hier bislang sehr unklar ist, wann diese Ausnahmefälle vorliegen. Denkbar wären Fälle, in denen die Sachverständigen an sehr unpopulären Entscheidungen mitwirken, und das Bekanntwerden ihrer Identität dazu führen könnte, dass sie privat erheblichen Anfeindungen ausgesetzt sind.

Der zweite Fall, in dem personenbezogene Daten ohne Weiteres herausgegeben werden können, findet sich in § 5 Abs. 4 IFG. Diese Vorschrift besagt, dass bestimmte Daten über Sachbearbeitende (es handelt sich um solche, die überwiegend in den Briefköpfen von Behörden genannt werden) nicht aus Datenschutzgründen zurückgehalten werden müssen.

Abwägung

Liegt keiner der eben genannten besonderen Fälle vor, in denen der Gesetzgeber bereits eine Abwägung zwischen Datenschutz und Informationsfreiheit für die Behörde vorgenommen hat, ist sie gezwungen, selbstständig eine Abwägung vorzunehmen.

Dafür muss die Behörde zunächst ermitteln, wie schwer das Informationsinteresse der Antragsteller:in wiegt. Das Informationsinteresse kann für das Bundes-IFG sowohl ein privates Interesse sein, weil man sich durch die angefragten Informationen einen persönlichen Vorteil erhofft, als auch ein öffentliches Informationsinteresse. Ein solches kann beispielsweise vorliegen, wenn bestimmte Informationen Einfluss auf den aktuellen politischen Diskurs haben können.

Sodann muss sie bewerten, wie schwer das Geheimhaltungsinteresse der betroffenen Person wirkt. Betreffen die Daten eher ihre Sozialsphäre, so dürfte auch das Geheimhaltungsinteresse eher gering wiegen. Betreffen sie hingegen die Privatsphäre, so wiegen sie eher schwer. Es kommt auch darauf an, welche Folgen die Offenbarung der Daten für die betroffene Person hat. Drohen ihr öffentliche Ächtung oder persönliche Anfeindungen, spricht auch dies für ein erhöhtes Geheimhaltungsinteresse.

Sind Informationsinteresse und Geheimhaltungsinteresse ermittelt, kommt es darauf an, welches schwerer wiegt. Überwiegt das Informationsinteresse, so kann dem IFG-Antrag stattgegeben werden. Überwiegt das Geheimhaltungsinteresse, so ist er abzulehnen. Wiegen beide Interessen gleich stark, ist der Antrag ebenfalls abzulehnen.

Die einzelnen schutzwürdigen Belange des Dritten und wie genau die Behörde die Abwägung vornimmt, muss sie plausibel darlegen und begründen. Andernfalls macht sie ihre Ablehnung angreifbar.

Widerspruch gegen eine ablehnende Entscheidung einlegen

Wenn die Behörde eine IFG-Anfrage abgelehnt hat, steht einem gewöhnlicherweise das Widerspruchsverfahren offen, in dem man die Behörde zwingen kann, den Bescheid nochmals zu überprüfen. Um Widerspruch zu erheben, genügt es, einen Brief an die Behörde zu schreiben und ihr das mitzuteilen. Gleichzeitig sollte man Gründe dafür anführen, dass man den Bescheid für falsch hält. Wichtig ist, dass der Brief handschriftlich unterschrieben ist. Einen Widerspruch per E-Mail zu erheben, ist normalerweise nicht möglich.

Wenn Behörden sich auf § 5 IFG berufen, machen sie häufig Fehler, die einem Widerspruch zum Erfolg verhelfen könnten. Im Folgenden werden einige davon genannt und aufgezeigt, wie man die Fehler in der Widerspruchsbegründung aufgreifen kann.

Pauschale Ablehnung

Es kommt häufig vor, dass Behörden glauben, sie müssten über personenbezogene Daten überhaupt keine Auskunft geben. In diesen Fällen erlassen sie dann einen kurzen Bescheid, in dem Sie auf § 5 IFG verweisen ohne einen zwingenden Ablehnungsgrund zu nennen und ohne vorher ein Drittbeteiligungsverfahren durchgeführt zu haben. Häufig finden sich in den Schreiben auch Formulierungen wie “aus Datenschutzgründen können wir keine Auskunft geben” oder “es müssten personenbezogene Daten preisgegeben werden”.

1. In diesen Fällen sollte man kurz prüfen, ob wirklich kein Fall vorliegt, indem der Informationszugang zwingend zu verweigern ist.
2. Im Widerspruch kann man die Behörde dann darauf hinweisen, dass gemäß § 5 Abs. 1 S. 1 IFG eine Abwägung vorzunehmen ist, was sie nicht getan hat
3. und am besten bereits ausführlich darlegen, weshalb das eigene Informationsinteresse das fremde Geheimhaltungsinteresse überwiegt.
4. Gleichzeitig kann man darauf hinweisen, dass die Behörde es auch versäumt hat, den Betroffenen zu fragen, ob er selbst nicht einfach in die Weitergabe seiner Daten einwilligen möchte.

Unzureichende Abwägung

Etwas schwieriger ist es, dagegen vorzugehen, wenn man denkt, die Behörde hätte die verschiedenen Interessen der Beteiligten falsch gegeneinander abgewogen. In diesen Fällen hängt der Erfolg des Widerspruchs oft von den zuständigen Sachbearbeiter:innen ab.

Zuallererst sollte man den Bescheid lesen und fragen, ob die Behörde alle Umstände aufzählt, die auf ein großes Informationsinteresse schließen lassen.

• Ist das nicht der Fall, sollte man im Widerspruch auch diese Umstände anführen und belegen. So kann man zum Beispiel auf Presseartikel verweisen, die zeigen, dass die IFG-Anfrage sich auf eine aktuelle gesellschaftliche Debatte bezieht.
• Sind alle für die Anfragesteller:in günstigen Umstände im Bescheid genannt, kann man sich daran machen, die eigentliche Abwägung der Behörde anzugreifen. Dazu sollte man den Bescheid aufmerksam durchlesen und sich alle Stellen anstreichen, an denen die Behörde Argumente nennt, die gegen ein starkes Informationsinteresse sprechen. Stellt man dann fest, dass die Behörde solche Argumente gar nicht anführt, hat man einen weiteren Angriffspunkt gefunden. Man kann dann im Widerspruch schreiben, die Behörde habe es versäumt, das Informationsinteresse ausreichend zu gewichten. Führt die Behörde tatsächlich Gründe dafür an, warum sie das Informationsinteresse für gering einschätzt, sollte man Gegenargumente vortragen.
• Als nächstes kann man für das Geheimhaltungsinteresse der betroffenen Person spiegelbildlich vorgehen: Zuerst unterstreicht man alle Gründe, die die Behörde für ein großes Geheimhaltungsinteresse anführt. Tut sie das nicht, kritisiert man das im Widerspruch. Nennt sie Gründe, dann führt man wieder Gegenargumente an. Dabei sollte man insbesondere versuchen die Behörde zu überzeugen, dass die angefragten Daten aus der Sozialsphäre (s.o.) der Betroffenen stammen.

Dieses Vorgehen ist nicht immer erfolgsversprechend. Bei guter Argumentation kann es womöglich aber zu einem teilweisen Informationszugang führen.

Schwärzung nicht in Betracht gezogen – die einfachste Lösung

Gelegentlich lehnen Behörden Anfragen ab, weil dafür angeblich personenbezogene Daten herausgegeben werden müssten, obwohl diese für die Anfragesteller:in nur von nebensächlicher Bedeutung wären und man kein Problem damit hätte, wenn diese geschwärzt würden. In diesem Fall kann man die Behörde darauf hinweisen, dass man auch mit der Schwärzung einverstanden wäre. Konkret kann man die Behörde auf § 7 Abs. 2 S. 2 IFG hinweisen, der die Möglichkeit der Schwärzung ausdrücklich vorschreibt.