UIG-Leitfaden Entscheidungshilfe für BMUB-Mitarbeiter/innen bei der Anwendung des Umweltinformationsgesetzes (UIG) 2. November 2010 - Fortgeschriebene Fassung - vom 24. Juni 2015 I

Inhaltsverzeichnis UIG-Leitfaden 1. EINLEITUNG ................................................................................................................................. III 2. FRAGEN ZUM UIG ....................................................................................................................... IV ANWENDBARKEIT DES UIG ............................................................................................................... IV Welches Gesetz ist anwendbar? ................................................................................................................... IV UMWELTINFORMATIONEN ................................................................................................................. IV Was ist unter Umweltinformationen zu verstehen? ........................................................................................ IV Welche Stellen sind anspruchsverpflichtet?.................................................................................................... V Unter welchen Voraussetzungen verfügt eine informationspflichtige Stelle über Umweltinformationen? ...... VI ANTRAG AUF INFORMATIONSZUGANG .............................................................................................. VI Welche Anforderungen sind an den Antrag zu stellen? ................................................................................. VI Wer ist antragsberechtigt? ............................................................................................................................ VII Wie ist bei unbestimmten Anträgen zu verfahren?........................................................................................ VII VERFAHRENSREGELUNGEN ZUM UIG ............................................................................................ VIII Welche Regeln gelten für die Aktenführung bei Informationsverfahren? ..................................................... VIII Welche Fristen sind zu beachten? ............................................................................................................... VIII Welche Anforderungen gelten für ablehnende Bescheide? ........................................................................... IX ANSPRUCH .......................................................................................................................................... X Hat der Antragsteller Anspruch auf die von ihm gewünschte Art des Informationszugangs? ......................... X Welche Anforderungen sind für die Gewährung der Akteneinsicht zu beachten? ......................................... XI AUSNAHMETATBESTÄNDE ............................................................................................................... XII Wie ist bei der Prüfung von Ausnahmetatbeständen zum Schutz öffentlicher Belange zu verfahren (§ 8 UIG)? ................................................................................................................................................... XIII Wie ist bei der Prüfung von Ausnahmetatbeständen zum Schutz von Rechten Dritter zu verfahren (§ 9 UIG)? .................................................................................................................................................... XIV RECHTSSCHUTZ ............................................................................................................................. XVII Welche Besonderheiten gelten für Rechtsschutzverfahren nach dem UIG? .............................................. XVII AKTIVE VERÖFFENTLICHUNG VON UMWELTINFORMATIONEN ....................................................XVIII 3. UIG-PRÜFLISTE......................................................................................................................... XIX STRUKTUR DER PRÜFUNG .............................................................................................................. XIX 0. VORFRAGEN ..................................................................................................................................XX Liegt ein Antrag auf Informationszugang vor? ................................................................................................. I Welches Gesetz ist anzuwenden? ................................................................................................................ XX 1. ZUSTÄNDIGKEIT.......................................................................................................................... XXI Ist die Stelle, bei der der Antrag gestellt wurde, anspruchsverpflichtet? ...................................................... XXI Wer ist für die Bearbeitung des Antrags zuständig? .................................................................................... XXI II. ANTRAG .................................................................................................................................... XXII Ist der Antragsteller antragsberechtigt? ...................................................................................................... XXII Erfüllt der Antrag die erforderlichen Voraussetzungen?.............................................................................. XXII III. BEANTWORTUNG ....................................................................................................................XXIII Wünscht der Antragsteller eine bestimmte Art des Informationszugangs? ................................................ XXIII Welche Fristen bestehen für die Bearbeitung von UIG-Anträgen? ............................................................ XXIII IV. (TEIL-)ABLEHNUNG............................................................................................................... XXIV Ist der Informationsantrag abzulehnen?.................................................................................................... XXIV Liegen Ablehnungsgründe zum Schutz öffentlicher Belange vor (§ 8 UIG)? ............................................. XXV Liegen Ablehnungsgründe zum Schutz sonstiger (privater) Belange vor (§ 9 UIG)? ............................... XXVII Ablehnungsbescheid................................................................................................................................. XXIX II

1. Einleitung Die Informationsfreiheit ist wesentliches Element einer modernen Zivilgesellschaft. Informati- onsfreiheit soll die Transparenz des staatlichen Handelns und damit die Mitwirkung der Bür- ger am demokratischen Entscheidungsprozess fördern. Das speziell für den Umweltbereich geltende Umweltinformationsgesetz (UIG) dient darüber hinaus der Verbesserung des Um- weltschutzes. Nach dem UIG haben Bürgerinnen und Bürger grundsätzlich Zugang zu Umweltinformatio- nen, die bei einer informationspflichtigen Stelle des Bundes vorliegen. Mit dem UIG aus dem Jahr 2005 ist in Deutschland das Bundesrecht an die Vorgaben der EU-weit geltenden Um- weltinformationsrichtlinie 2003/4/EG angepasst worden. Gleichzeitig wurden die Anforderun- gen der Aarhus-Konvention über den Zugang zu Umweltinformationen umgesetzt. Der Voll- zug des UIG gehört zu den Standardaufgaben im BMUB, formale UIG-Anfragen aber auch „einfache Bürgeranfragen“ können in jeder Arbeitseinheit zur Beantwortung anfallen. Ziel dieses Leitfadens ist es deshalb, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BMUB bei der Bearbeitung von Umweltinformationsanfragen zu unterstützen. UIG-Anfragen werden, da die begehrte Information (nur) beim jeweils zuständigen Fachreferat „in den Akten“ vorhanden ist und dort inhaltlich beurteilt werden kann, auch dort federführend beantwortet. Bei Umweltin- formationsanfragen bietet es sich an, die Bearbeitung wie folgt abzuschichten:    Der UIG-Leitfaden gibt BMUB-Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern praktische Anwen- dungshinweise so übersichtlich, knapp und verständlich wie möglich: o   Die UIG-Prüfliste beschreibt stichwortigartig und mit Grafiken die Entschei- dungsschritte in ihrem Ablauf und soll einen „schnellen Einstieg“ ermöglichen. o   Der Abschnitt „Fragen zum UIG“ enthält ausführlichere Hinweise zur Anwen- dung des UIG.    Können auftretende Fragen auf der Grundlage dieser Anwendungshinweise nicht ge- löst werden, sollte G II 1 als das für das Umweltinformationsrecht allgemein zuständi- ge Referat beteiligt werden. G II 1 steht insbesondere bei Verfahrensfragen sowie bei der Auslegung und Anwendung der Ausnahmetatbestände beratend zur Verfügung. III

2. Fragen zum UIG Anwendbarkeit des UIG Welches Gesetz ist anwendbar? Geht ein Antrag auf Informationszugang ein, ist zu prüfen, welches Gesetz anwendbar ist. Unerheblich ist, ob der Antragsteller ein bestimmtes Gesetz angibt. Es ist selbstständig zu prüfen, ob ein Antrag auf Informationszugang vorliegt. Welches Gesetz anwendbar ist, richtet sich nach der Art der begehrten Information. Im Geschäftsbereich des BMUB handelt es sich in den meisten Fällen um Umweltinformationen, so dass das UIG anzuwenden ist. Die Prü- fung sollte mit dem UIG beginnen. Erst wenn festgestellt ist, dass dieses nicht anwendbar ist, ist auf das IFG oder andere Informationsfreiheitsgesetze zurückzugreifen. Exkurs:            Informationsfreiheitsrecht (UIG, IFG, VIG) Das Informationsfreiheitsrecht hat sich in den letzten Jahren zu einem neuartigen, in seiner Struktur nicht immer ganz übersichtlichen Rechtsgebiet entwickelt. Hierzu zählt zunächst das allgemeine, für alle Bundesbehörden anwendbare       Informationsfreiheitsgesetz    (IFG)    des    Bundes.    Hinzu      kommen       elf    Landes- Informationsfreiheitsgesetze (Berlin, Brandenburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Nordrhein- Westfalen, Rheinland-Pfalz, Sachsen-Anhalt, Saarland, Schleswig-Holstein, Thüringen). Zu den bereichsspezifi- schen Informationsfreiheitsgesetzen gehört vor allem das Umweltinformationsrecht mit 17 verschiedenen Geset- zen – neben dem Umweltinformationsgesetz (UIG) des Bundes gelten jeweils für die Länder 16 Landes- Umweltinformationsgesetze. Spezifische Rechte auf Informationszugang enthalten auch das Verbraucherinforma- tionsgesetz (VIG), das Stasi-Unterlagengesetz (StUG) sowie das Geodatenzugangsgesetz (GeoZG). Die bisher an das BMUB und an die Behörden seines Geschäftsbereichs gerichteten Informationsanfragen unterfielen fast immer dem Anwendungsbereich des UIG. Demgegenüber kommen IFG-Anfragen eher selten vor (z.B. Personal- oder                         Haushaltsfragen                         ohne                         Umweltbezug). Der für Verfahrensbeteiligte geltende Anspruch auf Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren nach § 29 VwVfG (sowie § 25 SGB X) wird in keinem Fall durch die erwähnten voraussetzungslosen Anspruchstatbestände ver- drängt, sondern gilt fort. Umweltinformationen Was ist unter Umweltinformationen zu verstehen? Mit dem Begriff der Umweltinformationen werden der Gegenstand und die Reichweite des UIG abgegrenzt. Die in § 2 Abs. 3 Nr. 1 – 6 UIG aufgezählten Begriffsteile sind weit auszule- gen. Sie sind in ihrer Gesamtheit, aber nicht zwingend in den einzelnen Begriffsteilen, ab- schließend zu verstehen. Es können auch mehrere Begriffsteile gleichzeitig vorliegen. Auf die Art der Speicherung der Informationen kommt es nicht an. Umweltinformationen können auf sämtlichen Medien, modernen wie veralteten, gespeichert werden. Im Einzelnen zählen zu den Umweltinformationen nach § 2 Abs. 3 Nr. 1 – 6 UIG Daten über    Umweltbestandteile, d.h. den Zustand von Umweltbestandteilen wie Luft und Atmo- sphäre, Wasser, Boden, Landschaft und natürliche Lebensräume etc. einschließlich der Wechselwirkungen zwischen diesen Bestandteilen. Hiermit wird vor allem die ge- genwärtige Beschaffenheit der Umwelt erfasst. Die Aufzählung ist beispielhaft zu ver- stehen.    Umweltfaktoren, d. h. Faktoren wie Stoffe, Energie, Lärm und Strahlung, Abfälle aller Art sowie Emissionen etc., die sich auf die Umweltbestandteile im Sinne der Nummer 1 auswirken oder wahrscheinlich auswirken. Die Faktoren sind nicht abschließend aufgeführt. Die Wahrscheinlichkeit der Auswirkung muss Im Zweifelsfall durch den Antragsteller schlüssig dargelegt werden.    Maßnahmen oder Tätigkeiten, die sich auf die Umweltbestandteile oder auf Faktoren auswirken oder wahrscheinlich auswirken oder die den Schutz von Umweltbestand- teilen bezwecken, wie politische Konzepte, Rechtsvorschriften etc. Auch dieses Be- IV

griffspaar ist weit zu verstehen und umfasst auch nur mittelbar in Beziehung zum Umweltschutz stehende Aktivitäten. Beispiele: Zuteiligungsbescheide im Emissions- handel, Produktdaten, Informationen über die Behördenorganisation.    Berichte über die Umsetzung des Umweltrechts werden regelmäßig schon von den Maßnahmen und Tätigkeiten zum Umweltschutz erfasst und werden gesondert auf- geführt, um den umfassenden Anspruch des Umweltinformationsbegriffs deutlich zu machen. Beispiele: Erfahrungs- oder Forschungsberichte.    Kosten-Nutzen-Analysen etc. haben vor allem für die Planung einzelner Projekte große Bedeutung.    Daten über den Zustand der menschlichen Gesundheit und Sicherheit, die Lebens- bedingungen des Menschen sowie Kulturstätten und Bauwerke sind Umweltinforma- tionen, soweit sie vom Zustand der Umweltbestandteile oder von den genannten Fak- toren, Maßnahmen oder Tätigkeiten betroffen sein können. Besonders erwähnt wird auch die Kontamination der Lebensmittelkette. Zu beachten ist, dass die Betroffenheit über den Umweltpfad erfolgen muss. Z. B. sind Daten über rechtswidrige Verände- rungen der Etikettierungen von Lebensmitteln regelmäßig keine Umweltinformatio- nen; diese fallen aber unter das Verbraucherinformationsgesetz (VIG). Welche Stellen sind anspruchsverpflichtet? Zur passiven und aktiven Information nach dem UIG verpflichtet sind die informationspflichti- gen Stellen. Das UIG unterscheidet zwischen Stellen der öffentlichen Verwaltung und priva- ten informationspflichtigen Stellen. In der Regel ist die Feststellung der Informationspflichtigkeit öffentlicher Stellen unproblema- tisch. Grundsätzlich sind nach § 2 Abs. 1 UIG alle Behörden, d. h. alle Stellen im Sinne des § 1 Abs. 4 VwVfG, die öffentliche Aufgaben wahrnehmen, sowie die Regierung informations- pflichtig. Zweifelsfragen können insbesondere in folgenden Fällen auftreten:    Verwaltungshelfer werden der Behörde zugerechnet, für die sie tätig sind (z. B. Sachverständige und Gutachter). Dagegen fallen Beliehene unter den Behördenbe- griff und sind informationspflichtige Stellen nach § 2 Abs. 1 Nr. 1 UIG. Es ist nicht er- forderlich, dass sie im Sinne des § 2 Abs. 1 Nr. 2 UIG Aufgaben des Umweltschutzes wahrnehmen. Die Abgrenzung kann im Einzelfall schwierig sein (z.B. GRS, Asse GmbH), bei Zweifelsfragen sollte die für das UIG zuständige Arbeitseinheit beteiligt werden.    Gremien, die die informationspflichtigen Stellen beraten, wie z. B. die Strahlenschutz- kommission (SSK), sind nicht selbstständig informationspflichtig, sondern gelten als Teil der sie berufenden Stelle (§ 2 Abs. 1 Nr. 1 Satz UIG). Im Innenverhältnis zwi- schen der informationspflichtigen Stelle und dem Gremium ist zu klären, wer für die Bearbeitung von und Entscheidung über Informationsanträge zuständig ist.    Nicht informationspflichtig sind die obersten Bundesbehörden (insbesondere die Bundesministerien; nicht aber Behörden im Geschäftsbereich einer obersten Bun- desbehörde wie UBA/BfN/BfS), soweit sie im Rahmen eines laufenden Verfahrens der Parlamentsgesetzgebung tätig werden (§ 2 Abs. 1 Nr. 1 a) UIG). Ausgenommen von der Informationsherausgabepflicht sind jedoch nur Tätigkeiten, die unmittelbar der Gesetzgebung dienen wie die Einholung fachlicher Stellungnahmen, die Ent- wurfserarbeitung selbst sowie dessen behördeninterne und –externe Abstimmung, Anhörungsverfahren. Der EuGH (Urteil vom 18. Juli 2013 (Rs. C-515/11)) hat ent- schieden, dass der Begriff der „Gesetzgebung“ eng auszulegen ist und ihm nur par- lamentarische Gesetzgebungsverfahren unterfallen, in deren Verlauf normalerweise die Information der Öffentlichkeit hinreichend gewährleistet ist. Die Ausnahme des V

UIG greift demnach bei der Erarbeitung von Gesetzen, nicht aber bei Rechtsverord- nungen im Sinne von Artikel 80 des Grundgesetzes. Die Ausnahme für die Gesetzgebung ist zudem zeitlich insofern beschränkt, als sie nur für die Dauer eines laufenden Gesetzgebungsverfahrens Anwendung findet. Ist das Gesetzgebungsverfahren abgeschlossen, müssen die relevanten Informationen nach Maßgabe der §§ 8 und 9 UIG herausgegeben werden. Unter welchen Voraussetzungen verfügt eine informationspflichtige Stelle über Umweltinformationen? Nach § 2 Abs. 4 UIG verfügt eine informationspflichtige Stelle über Umweltinformationen, wenn diese bei ihr vorhanden sind (1. Alt.) oder für sie bereitgehalten werden (2. Alt.). Für das Vorhandensein (1. Alt.) kommt es auf die tatsächliche Verfügungsgewalt an, nicht auf eine rechtliche Verfügungsbefugnis der informationspflichtigen Stelle. § 2 Abs. 4 Satz 2 UIG definiert Bereithalten (2. Alt.) als Aufbewahrung der Umweltinformatio- nen für eine informationspflichtige Stelle, auf die diese Stelle einen Übermittlungsanspruch hat, durch eine selbst nicht informationspflichtige Stelle. Die informationspflichtige Stelle kann sich zum einen einer anderen Stelle zur Aufbewahrung der Daten bedienen. Dabei ist durch geeignete vertragliche Regelungen dafür zu sorgen, dass der Übermittlungsanspruch durchsetzbar ist, d. h. dass die Daten zur Bearbeitung von Informationsanträgen unverzüg- lich zur Verfügung gestellt werden. Zum anderen wird hiervon der Fall erfasst, dass Unter- nehmen durch eine Rechtsvorschrift oder durch Verwaltungsakt zur Vorhaltung von Daten im Rahmen der Selbstüberwachung verpflichtet sind (z. B. Messberichte für BImSchG- Anla- gen). Eine Verpflichtung zur Beschaffung nicht vorhandener Informationen besteht nicht. Dies ergibt sich schon aus § 3 Abs. 1 UIG. Danach erstreckt sich der Anspruch nur auf die Infor- mationen, über die die informationspflichtige Stelle verfügt. Hierzu gehört aber auch das Zwi- schenarchiv. Es besteht kein Anspruch gegen die informationspflichtige Stelle auf eine Aufbereitung der Information nach den Wünschen des Antragstellers. Der grundsätzliche Anspruch auf die begehrte Art des Informationszugangs nach § 3 Abs. 2 UIG erstreckt sich nicht auf eine Auf- bereitung der Information als solcher durch eine benutzerfreundlichere Aufmachung, Einfü- gung von Seitenzahlen etc. Der informationspflichtigen Stelle ist es aber im Sinne des grundsätzlich gebotenen informationsfreundlichen Verhaltens nicht verwehrt, dem Antrag- steller insoweit entgegenzukommen. Dies ist insbesondere dann zweckmäßig, wenn der dadurch verursachte Mehraufwand gering ist. Es besteht keine Pflicht zur Anfertigung neuer Auswertungen (Information ist dann nicht vor- handen), aber zum Zusammentragen vorhandener Informationen (auch unter Einbeziehung anderer Arbeitseinheiten). Vom Zugangsanspruch erfasst sind die vorhandenen Informationen, unabhängig von ihrer inhaltlichen Richtigkeit. Die informationspflichtige Stelle ist nicht zur Prüfung der inhaltlichen Richtigkeit verpflichtet (ggf, aber Hinweis zweckmäßig, dass eine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit der Information nicht gegeben werden kann). Antrag auf Informationszugang Welche Anforderungen sind an den Antrag zu stellen? Nach § 4 UIG bedarf der Antrag keiner bestimmten Form. Er kann schriftlich, per E-Mail, mündlich oder auf andere Weise gestellt werden. Das UIG verlangt nicht, dass sich der An- VI

tragsteller identifiziert. Das heißt, dass z.B. auch E-Mails mit nicht-identifizierbaren Absen- dern im Allgemeinen zu beantworten sind. Der informationspflichtigen Stelle ist es jedoch nicht verwehrt, nach Namen und Anschrift des Antragstellers zu fragen, solange nicht der Anschein erweckt wird, dass die Informationserteilung hiervon abhängig gemacht würde. Begehrt der Antragsteller die Zusendung einer schriftlichen Information, hat er die Obliegen- heit, Namen und Anschrift anzugeben. Diese Mindestdaten sind dann von der informations- pflichtigen Stelle zu erfassen. Wegen der Voraussetzungslosigkeit des Informationsantrags trifft den Antragsteller grundsätzlich keine Begründungspflicht. Wer ist antragsberechtigt? Nach dem UIG ist zunächst jede natürliche Person antragsberechtigt. Staatsangehörigkeit oder Wohnsitz spielen keine Rolle. Eine irgendwie geartete rechtliche oder tatsächliche Be- troffenheit wird nicht verlangt. Grundsätzlich darf die hinter einem Informationsantrag ste- hende Motivation des Antragstellers nicht erfragt werden. Antragsberechtigt sind auch juristische Personen. Für juristische Personen des Privatrechts gilt dies uneingeschränkt. Nach dem Zweck des UIG sind auch Vereinigungen im Sinne des § 11 Nr. 2 VwVfG, die keine juristischen Personen sind, antragsberechtigt. Dies gilt z.B. für teilrechtsfähige Personengesellschaften wie die Offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG) und die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), aber auch für die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Antragsberechtigt sind auch nichtrechtsfähi- ge Ortsverbände politischer Parteien. Nichtrechtsfähige Bürgerinitiativen oder Verbände, die kein eingetragener Verein und damit keine juristische Personen sind, sind ebenfalls antrags- berechtigt, soweit sie organisatorisch hinreichend verfestigt sind. Ist dies nicht der Fall, ist zumindest der jeweilige Unterzeichner als natürliche Person antragsberechtigt, so dass der Antrag als Antrag dieser Person bearbeitet werden kann. Juristische Personen des öffentlichen Rechts sind nur ausnahmsweise antragsberechtigt, soweit sie ihrer Aufgabenstellung entsprechend eine gewisse „Staatsferne“ in sich tragen. Antragsberechtigt sind insbesondere Gemeinden im Rahmen ihrer Selbstverwaltungsaufga- ben, Kirchen sowie öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten. Wie ist bei unbestimmten Anträgen zu verfahren? § 4 Abs. 2 UIG setzt voraus, dass der Antrag erkennen lässt, zu welchen Umweltinformatio- nen der Zugang gewünscht wird. Die informationspflichtige Stelle hat zu berücksichtigen, dass dem Antragsteller Art und Umfang der begehrten Informationen regelmäßig nicht be- kannt sind, so dass ihm die Konkretisierung schwer fallen kann. Der Antragsteller muss an- geben, zu welchen Umweltinformationen die Daten begehrt werden. Es ist keine Frage der Bestimmtheit, ob es sich hierbei tatsächlich um Umweltinformationen handelt. Ausreichend ist es, wenn sich aus dem Antrag die Zielrichtung erkennen lässt, Informationen zu einem konkreten Themenbereich zu erhalten. Ausforschungsanträge, mit denen umfassende An- gaben zu einem Themenkomplex beantragt werden, sind dann unbestimmt, wenn die ge- wünschten Umweltinformationen nicht konkretisiert werden. Kann die informationspflichtige Stelle auch nach Auslegung des Antrags nicht feststellen, zu welchen Umweltinformationen der Zugang gewünscht wird, ist wie folgt zu verfahren:   Dem Antragsteller ist innerhalb eines Monats mitzuteilen, dass der Antrag zu unbe- stimmt ist. Ihm ist Gelegenheit zur Präzisierung des Antrags zu geben (§ 4 Abs. 2 Satz 2 UIG). Er ist so genau wie möglich darauf hinzuweisen, in welchen Punkten er den Antrag konkretisieren muss. Hierbei ist er zu unterstützen (§ 4 Abs. 2 Satz 4 U- IG). VII

  Kommt der Antragsteller der Aufforderung zur Präzisierung nicht nach, ist davon aus- zugehen, dass der Antrag nicht weiter verfolgt werden soll. Im Zweifel hat die infor- mationspflichtige Stelle dies beim Antragsteller zu erfragen. Für den Fall der Nicht- präzisierung sieht § 8 Abs. 2 Nr. 5 UIG vor, dass der Antrag abzulehnen ist.   Antwortet der Antragsteller, präzisiert den Antrag aber nicht hinreichend, soll die in- formationspflichtige Stelle ihm dies mitteilen und erneut zur weiteren Präzisierung auffordern. Kommt der Antragsteller dem nicht nach, ist der Antrag nach § 8 Abs.2 Nr. 5 UIG abzulehnen.   Führt die Antwort des Antragstellers zu einer hinreichenden Präzisierung, so dass dieser bestimmt genug ist, beginnt die Monatsfrist zur Beantwortung des Antrags neu (§ 4 Abs. 2 Satz 3 UIG). Der Antragsteller ist bei der Stellung und Präzisierung von Anträgen zu unterstützen (§ 4 Abs. 2 Satz 4 UIG). Grenze der Unterstützungspflicht ist die Obliegenheit des Antragstellers, am Verfahren mitzuwirken und das in seinen Möglichkeiten Stehende zu tun, die erforderli- chen Angaben zu machen. Verfügt der Antragsteller über weitere Angaben zu dem Vorgang wie Aktenzeichen, Bearbeiter, sonstige Hintergrundinformationen, oder hat es z. B. vorher schon einmal vergleichbare Informationsanträge gegeben, hat er dies der informationspflich- tigen Stelle mitzuteilen. Verfahrensregelungen zum UIG Welche Regeln gelten für die Aktenführung bei Informationsverfahren? Verfahren zur Bearbeitung von Informationsanträgen sind eigenständige Verwaltungsverfah- ren. Sie können einen sachlichen Bezug zu laufenden Verwaltungsverfahren nach anderen Gesetzen haben, sind aber von diesen zu trennen. Akten zu Informationsverfahren sind da- her gesondert zu führen. Für jeden Informationsantrag ist ein neuer Vorgang anzulegen. Ein gesonderter Vorgang erleichtert die evtl. statistische Erfassung von UIG-Anträgen, sollte die- se zu einem späteren Zeitpunkt – etwa im Rahmen einer Bewertung der Anwendungspraxis – notwendig werden. Damit wird zudem sichergestellt, dass die Schutzgründe des UIG nicht durch die Akteneinsicht nach § 29 VwVfG unterlaufen werden können. Welche Fristen sind zu beachten? Die Regelfrist beträgt einen Monat und beginnt mit dem Eingang des Antrags bei der über die Information verfügenden Stelle (§ 3 Abs. 3 Satz 2 1. Alt. UIG). Verfügt die Stelle, bei der der Antrag gestellt wurde, nicht über die Information, und wird der Antrag an eine andere informationspflichtige Stelle weitergeleitet, beginnt die Frist dort neu. Es gilt das Beschleunigungsgebot des § 10 Satz 2 VwVfG. Soweit möglich, ist der Informati- onszugang vor Ablauf der Monatsfrist zu gewährleisten. Hierzu sind elektronische Hilfsmittel einzusetzen, es sei denn, der Antragsteller wünscht eine andere Art des Informationszu- gangs. Vom Antragsteller gewünschte (insbesondere frühere) Zeitpunkte für die Übermittlung der Information sind nach Möglichkeit zu berücksichtigen. Ist dies nicht möglich, soll dies dem Antragsteller mitgeteilt werden. Ist ausnahmsweise eine Fristverlängerung nach § 3 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 UIG erforderlich, ist dies dem Antragsteller vor Ablauf der Monatsfrist nach Nr. 1 unter Angabe der Gründe mitzu- teilen (§ 4 Abs. 5 UIG). Zwei Arten von Gründen kommen in Betracht.   Gründe für die Fristverlängerung können zunächst darin liegen, dass die begehrten Umweltinformationen außergewöhnlich umfassend und komplex sind. Organisations- VIII

und Verfahrensmängel innerhalb der informationspflichtigen Stelle, die zu einem er- höhten Zeitbedarf für die Bearbeitung führen, rechtfertigen eine Fristverlängerung nicht.    Eine Fristeinhaltung ist darüber hinaus in Fällen der Drittbetroffenheit vielfach nicht möglich (s.u. zu § 9 UIG). Auch darin kann ein zureichender Grund für eine Fristver- längerung liegen. § 3 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 UIG ist insoweit entsprechend anzuwenden. Über die in § 4 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 UIG eingeräumte Verlängerung auf zwei Monate ist keine weitere Fristverlängerung zulässig. Verstreicht die Frist, ohne dass die Information erteilt wurde, stellt dies keine Ablehnung des Antrags dar. Das Verstreichen der Frist von einem bzw. zwei Monaten führt zu einer Verkür- zung der Frist für die Erhebung der Untätigkeitsklage nach § 75 VwGO. Weitere Rechtsfol- gen mit verwaltungsexterner Wirkung sind damit nicht verbunden. Intern kann darin jedoch eine Dienstpflichtverletzung liegen. Welche Anforderungen gelten für ablehnende Bescheide? § 5 UIG enthält ausführliche Regelungen im Hinblick auf die Ablehnung von Informationsan- trägen. Werden die Ablehnungen durch Behörden erteilt, handelt es sich um Verwaltungsak- te nach § 35 VwVfG. Ablehnungsbescheide auf Informationsanträge sind in folgenden Fallkonstellationen denk- bar:    Aus § 5 Abs. 1 Satz 1 UIG ergibt sich, dass Ablehnungen aus inhaltlichen Gründen grundsätzlich nur in den in den in §§ 8 und 9 UIG vorgesehenen Fällen zulässig sind.    Ein weiterer Fall einer Ablehnung liegt nach § 5 Abs. 1 Satz 2 UIG vor, wenn nach § 3 Abs. 2 der Informationszugang auf andere Art gewährt oder der Antragsteller auf eine andere Art des Informationszugangs verwiesen wird. Für die genannten Ablehnungsfälle sind nach § 5 UIG folgende Maßgaben zu beachten:    Begründungspflicht (§ 5 Abs. 1 UIG): o   Der antragstellenden Person sind die Gründe für die Ablehnung mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 Satz 3 UIG). o   Für den Fall, dass sich die informationspflichtige Stelle auf den Ausnahmetat- bestand des § 8 Abs. 2 Nr. 4 UIG (Material, das gerade vervollständigt wird, nicht abgeschlossene Schriftstücke, noch nicht aufbereitete Daten) beruft, sind die Stelle, die das Material vorbereitet, sowie der voraussichtliche Zeit- punkt der Fertigstellung mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 Satz 3 2.Hs. UIG). o   Die Ausnahmen von der Begründungspflicht nach § 39 Abs. 2 VwVfG sind nicht anwendbar (§ 5 Abs. 1 Satz 4 UIG).    Form der Ablehnung (§ 5 Abs. 2 UIG): o   Wurde der Antrag schriftlich gestellt, hat die Ablehnung ebenfalls in Schrift- form zu erfolgen (§ 5 Abs. 2 Satz 1 UIG). o   Verlangt der Antragsteller eine Mitteilung der Ablehnung in elektronischer Form, ist dem nachzukommen (§ 5 Abs. 2 Satz 2 UIG). o   Im Übrigen ist unabhängig von der Form des Antrags dem Schriftformverlan- gen des Antragstellers für die Mitteilung der Ablehnung in jedem Fall zu ent- sprechen (§ 5 Abs. 2 Satz 1 UIG). o   Bzgl. der weiteren Anforderungen an die Schriftform ist § 37 Abs. 3 VwVfG zu beachten. IX

   Teilweise Ablehnung (§ 5 Abs. 1 Satz 1 i. V. m Abs. 3 UIG): o    Soweit ein Versagungsgrund nach §§ 8 und/oder 9 UIG vorliegt, ist eine teil- weise Zugänglichmachung der davon nicht betroffenen Informationen gebo- ten. o    Voraussetzung ist die Möglichkeit der Trennung durch Aussonderung der von den Ausnahmetatbeständen erfassten Informationen.    Dies muss tatsächlich, insbesondere technisch, möglich sein (z. B. Schwärzungen bei Akten in Papierform, Trennung von Dateien bei in elektronischer Form vorliegenden Informationen).    Der durch die Aussonderung entstehende Verwaltungsaufwand ist zu berücksichtigen. Ggf. kann es geboten sein, den Informationszugang auf andere Art als vom Antragsteller gewünscht zu eröffnen (vgl. § 3 Abs. 2 Satz 2 UIG).    Die nach der Aussonderung verbleibenden Informationen, die von den Ausnahmetatbeständen nicht erfasst werden, müssen nachvollziehba- re inhaltliche Aussagen enthalten. Sie dürfen nicht missverständlich oder irreführend sein. Im Zweifel sind die verbleibenden Informationen zu übermitteln. Der Antragsteller ist dann auf die Lückenhaftigkeit der Daten hinzuweisen.    Pflicht zur Erteilung einer Rechtsmittelbelehrung (§ 5 Abs. 4 UIG): o    Bei vollständiger oder teilweiser Ablehnung eines Antrags wird eine Rechts- behelfsbelehrung erforderlich. § 5 Abs. 4 UIG konkretisiert § 59 VwGO. Ab- weichend davon sind Rechtsbehelfsbelehrungen auch bei mündlich erteilten Ablehnungen geboten. o    Nach § 5 Abs. 4 UIG kann die Rechtsbehelfsbelehrung bei mündlichen Ableh- nungen mündlich erfolgen. Empfohlen wird zumindest für die Rechtsbehelfs- belehrung die Schriftform, weil nur dann die Widerspruchsfrist von einem Mo- nat gemäß § 58 VwGO zu laufen beginnt. Anspruch Der Anspruch richtet sich auf die Erteilung der beantragten Informationen. Grundsätzlich bestimmt der Antragsteller Art und Umfang der Informationserteilung. Es können einfache mündliche oder schriftliche Auskünfte beantragt werden, aber auch weitergehende Formen der Zugangsgewährung wie die Übersendung umfangreicher Kopien oder eine Aktenein- sicht. Aus gewichtigen Gründen kann eine andere Art des Zugangs bestimmt werden. Hat der Antragsteller Anspruch auf die von ihm gewünschte Art des In- formationszugangs? Ausgangspunkt ist der Wille des Gesetzgebers, den freien Zugang zu Umweltinformationen zu gewährleisten. Die Informationsfreiheit darf daher grundsätzlich nicht durch die Knüpfung der Informationserteilung an eine bestimmte Art des Zugangs eingeschränkt werden. Dem trägt § 3 Abs. 2 UIG Rechnung. Danach kann der Zugang durch Auskunftserteilung, Gewäh- rung von Akteneinsicht oder in sonstiger Weise eröffnet werden. Das hier eingeräumte Aus- wahlermessen ist im Lichte der Informationsfreiheit auszuüben. Grundsätzlich ist die für den Antragsteller am besten geeignete Zugangsart auszuwählen. Die Ermessensausübung be- schränkt sich auf die Auswahl zwischen gleich geeigneten Zugangsarten. X