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Direction generale de la Communication
Direction des m&dias
Unite de l'audiovisuel

 

Bruxelles, le 30 Novembre 2018
COMM-A-AUDIOVISUEL D (2018) 46989

Note ä l’attention de M. Jaume Duch,

Directeur general, DGCOMM

Objet : Mise en place d’un plan de retention au sein de I’Unite de l’Audiovisuel pour
les productions audiovisuelles

Ces derniers mois, & difförentes occasions il est apparu que la mise en place d’un plan de
retention pour les productions de l’Unit& de l’Audiovisuel de la DGCOMM devenait
indispensable.

e La production de l'Unite de l’Audiovisuel repr&sente un patrimoine indeniable du
Parlement europ&en.

Chaque annee, plusieurs centaines d'heures d’enregistrements audio-vid&o et des
milliers de photos s'ajoutent & ce fonds. Cette collection est un t&moignage important
de la Construction europ&enne. Ce fonds rassemble d&sormais 40 000 heures
darchives audio et vid&o et plus d'un demi-million d'images, entre 1952 et
aujourd'hui. Depuis sa cr&ation en 1976, l'Unit& de l’Audiovisuel a pris un soin
particulier A pröserver et valoriser ce patrimoine.

 

e  Differentes reglementations' existent deja pour Farchivage de document, au sein des
Institutions europ&ennes.

En application de ces textes, la DGCOMM a adopts un plan de retention et de
versement. La production audiovisuelle n’est pas int&gree ä ce plan et ne fait l’objet
d’aucun versement ä l’Unite des Archives Historiques.

«e La retention d’archives audiovisuelles nöcessite une infrastructure adaptee pour
permettre leur conservation sur le long terme et leur accessibilite.

Un budget cons&quent a &te allou& depuis 2010 par l’Unit& de l’Audiovisuel A la mise
en place d’une archive num6&rique securisde.

 

! Les Institutions europ&ennes en application du Reglement (CE, Euratom) n° 1700/2003 du Conseil du
22 septembre 2003 modifiant le r&glement (CEE, Euratom) n° 354/83 concernant l'ouverture au public des
archives historiques de la Communaute &conomique europ&enne et de la Communaut& europsenne de l'Energie
atomique ont mis en place des r&gles pour la conservation de leurs documents. La decision du Bureau du
2 Juillet 2012 sur les regles relatives & la gestion des documents au Parlement europeen a &tabli le cadre d’une
politique de gestion des documents efficace et globale pour P’Institution.

- www,europarl.europa.eu
B-1047 Bruxelles - Tel +3: ax 0032

F-67070 Strasbourg - Tel +33 N - "=: EEE

hitps://multimedia.europarl,europa.eu/

e L’application des differentes regulations sur le droit d'auteur et le droit & l'image
necessitent la definition d’un cadre pour permettre l'archivage et la publication de ce
materiel audiovisuel.

e L’entr&e en vigueur du nouveau r&glement relatif a la protection des personnes
physiques A l’&gard du traitement des donnees & caract&re personnel? par les
institutions, organes et organismes de I|'Union et & la libre circulation de ces donndes
impose egalement de clarifier les medias qui feront l’objet d’un archivage et d’une
notification aupres du Delegue A la protection des donnees du PE.

e Au sein de I'Unite, le Business Process Modeling men& entre 2017 et 2018, a
clairement identifie que la mise en place d'un plan de rätention est un outil
indispensable pour gerer efficacement une plateforme digitale de production (MAM).

Un groupe de travail, rassemblant des repr&sentants de differents secteurs de l’Unite, a &te
charge d’etablir un plan de r&tention pour la production de l’Unite de l’Audiovisuel permettant
de definir clairement les productions qui ont vocation A &tre pröservees.

Ci-joint vous trouverez ce plan qui entrera en vigueur au moment de la reception de ce
document.

Par la pr&sente, l’Unit& de l’Audiovisuel encourage &galement les autres unites/services
producteurs de contenu audiovisuel A mettre en place un plan de rätention similaire
permettant une conservation de ces productions. Cela devrait permettre la conservation sur
le long terme de ce patrimoine important de !’Institution.

La conservation des productions «Webstreaming », au format web destinees A ätre
publiees sur le site Europarl (sessions pl&nieres, r&unions des commissions, conferences de

presse, Euroscola) ne fait pas partie de ce plan et est actuellement de la responsatbilite de la
DGITEC.

Nous voudrions attirer !’attention sur le fait qu’au terme du projet « Webstreaming 3.0 » et de
la migration vers la plateforme « Vualto » et le « Multimedia Centre », il conviendra
d’envisager une infrastructure pour la retention de ces medias sur le long terme.

Nous proposons eaalement aue le nlan de rätentian anräs valinatian anit transmis pour
communication & DG _EPRS at

      

 

Annexe: Plan de r&tention pour les productions audiovisuelles de l’Unit& Audiovisuelle de la
DGCOMM

CC:
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® Reglement (UE) 2018/1725 du Parlement Europsen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif ä la protection des
personnes physiques & ’&gard du traitement des donn&es ä caractäre personnel par les institutions, organes et
organismes de l’Union et ä la libre circulation de ces donnees, et abrogeant le r&glement (CE) no 45/2001 et la
- decision no 1247/2002/CE.

Annexe 1 Plan de rétention pour les productions audiovisuelles de l’Unité Audiovisuelle de la DGCOMM L'ensemble des productions finalisées par l'Unité de l'Audiovisuel dont l'initiative appartient au Secrétariat général du Parlement européen et ayant été validées par les instances de la DGCOMM seront intégrées à ce plan de rétention. On entend ici par « productions finalisées » tous les médias qui sont diffusés par les canaux 1 2 actuels et futurs de distribution de l'Unité de l'Audiovisuel (not. Ebs , Multimedia Centre du Parlement européen). Le plan de rétention s’applique aux médias à partir de leur diffusion sur les canaux actuels et futurs de distribution de l'Unité de l'Audiovisuel. Les productions concernées par ce plan :  font l’objet d’un processus d’archivage. Celui-ci démarre au moment de la collecte et de la production. Le processus de traitement primaire des médias (pré-publication, production et publication) contribue à la collecte d’informations permettant le traitement secondaire des archives ;  sont conservées de façon illimitée dans les formats originaux de production pour la vidéo ou de publication pour la photo ;  sont accessibles via les canaux actuels et futurs de distribution de l'Unité de l'Audiovisuel (MMC, demande directe au service Photo ou à la Médiathèque...) dans des délais raisonnables et avec les limites légales nécessaires (droits d’auteurs et à l’image, protection des données personnelles...) ;  sont accompagnées de métadonnées ;  sont stockées sur plusieurs instances dans des lieux et une infrastructure adaptés à Bruxelles et à Strasbourg. En application du Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement Européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les Institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE, les informations relatives à l'archivage des produits audiovisuels seront communiquées aux personnes concernées avant la prise de vue/son/image. L'ensemble des productions de l’Unité de l’Audiovisuel qui ne sont pas concernées par ce plan de rétention ne seront pas conservées au-delà d'un certain temps (7 jours pour une production vidéo, 3 mois pour une photo ou une production multimédia). Cela concerne notamment les enregistrements vidéo de plateau TV, les enregistrements vidéo « stand up » de journalistes, les photos de groupe de visiteurs initiées par les Députés, les reportages photo demandés directement par les députés en dehors des priorités éditoriales dictées par l’Unité ou la DG, les photos Euroscola, les productions Multimedia (Voxbox) ou radiophoniques pour les Députés ou les médias. 1 EbS, le service d'informations télévisées de l'Union européenne, a été lancé en 1995 et fournit du matériel audiovisuel aux professionnels des médias via satellite. La programmation se compose d'événements en direct, de sujets d'actualité communautaire et de banques d'images vidéos d'illustration de l'actualité. 2 Le Multimedia Centre (multimedia.europarl.europa.eu) est un site internet de la galaxie Europarl rassemblant la production audiovisuelle du PE. On y trouve notamment les résumés News d’EbS, des Live Replays, des vidéos montées, des photographies ou des documents d'archives.