Universität Potsdam                                                                           28.06.2019 ZUV Digitalisierungsstrategie der ZUV der Universität Potsdam Vision Die Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) der Universität Potsdam setzt sich das Ziel, we- sentliche Verwaltungsprozesse zu überprüfen, weitest möglich digital abzubilden sowie die e- Akte und ein Workflow-System einzuführen. Die Dienstleistungen der ZUV werden anwender- freundlich, medienbruch- und barrierefrei angeboten, alle Nutzergruppen der digitalen Sys- teme (Benutzer, Fachanwender, Administratoren) werden in die Überlegungen zur Gestaltung der Systeme einbezogen. Organisationseinheiten, zu denen Schnittstellen bestehen, sollen sich möglichst an den Vorhaben beteiligen. Zentral ist dabei eine serviceorientierte Sichtweise, die möglichst nutzerfreundlich ist und eine konsistente und redundanzfreie Datenhaltung er- möglicht. Alle Dienstleistungen und Prozesse unterliegen einem kontinuierlichen strukturierten Qualitätsmanagement. Die vorliegende Digitalisierungsstrategie der ZUV versteht sich als ein Baustein des IT-Konzeptes der Universität Potsdam. Ausgangslage Politik, Technologie und Gesellschaft gestalten Anforderungen und Erwartungshaltungen an eine „Digitale Verwaltung“. Bundesweite Vorgaben zur Digitalisierung sind im Onlinezugangs- gesetz festgeschrieben. Das Land Brandenburg hat im November 2018 das E-Government- Gesetz des Landes Brandenburg sowie im Dezember 2018 die Zukunftsstrategie Digitales Brandenburg verabschiedet. Darin wird beispielsweise festgelegt, dass bis Ende 2024 Akten grundsätzlich elektronisch zu führen sind. Der Hochschulvertrag zwischen Universität Pots- dam und MWFK setzt der Universität Potsdam das Ziel „ein integriertes und serviceorientiertes IT-Dienste-Konzept [zu] erarbeiten und Verwaltungsabläufe durch ein verstärktes Angebot von 1 Online-Diensten [zu] verbessern.“ Die Expertenkommission Forschung und Innovation der Bundesregierung empfiehlt den Hochschulen die Erarbeitung von Digitalisierungsstrategien 2 und deren Umsetzung durch Implementierungspläne. Viele IT- Anwendungen der ZUV unterstützen bereits die Erledigung von Verwaltungsprozes- sen. Oftmals sind diese nur punktuell verbunden und nicht leistungsfähig genug im Hinblick auf Integration und Skalierbarkeit. Dieser Bereich birgt enormes Potential für den Einsatz effi- zienter Technologien. Bisher ist die Universität noch nicht mit den nötigen Ressourcen und Strukturen für eine digitale Transformation ausgestattet. Diverse Vorhaben sind in Vorberei- tung, jedoch bisher nicht aufeinander abgestimmt. Im Rahmen der Realisierung der vorliegen- den Strategie werden die Vorhaben neu bewertet und integriert umgesetzt. Ziele DIE ZUV SETZT SICH DAS ZIEL, 1. WESENTLICHE DIENSTLEISTUNGEN ANWENDERFREUNDLICH, SERVICEORIENTIERT, DIGITAL UND ZENTRAL AN EINEM ORT ANZUBIETEN. 3 Eine zentrale Plattform wird die bereits bestehenden und zukünftigen digitalen Prozesse und Anwendungen zusammenfassen und damit einheitlich nutzbar machen. 20 wesentliche Dienstleistungen der Verwaltung werden überprüft, überarbeitet und bis 2025 durch digitale Workflows abgebildet. Begonnen wird dabei mit den fallzahlenstärksten Dienst- 1 Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur des Landes Brandenburg / Universität Potsdam (2019): „Hochschulvertrag 2019-2023“, S. 18. 2 Backes-Gellner / Böhringer / Cantner / Harhoff / u. a. (2019): „Gutachten zu Forschung, Innovation und technologischer Leistungsfähigkeit Deutschlands 2019“, S. 103. 3 Mit Plattform ist hier ein einheitliches Portal gemeint, das für alle Anspruchsgruppen Dienstleistungen, Informationen und Angebote bündelt. Die angebotenen Leistungen sind an das Portal angeschlossen und können darüber erreicht werden. Seite 1 von 3

leistungen bzw. Prozessen mit den größten Optimierungspotentialen (z.B. Beschaffung, Rech- nungsbearbeitung, Studierendenangelegenheiten, Personaleinstellung, Drittmittelanzeige, Dienstreisen). Die Verwaltung wird bis 2024 die digitale Akte einführen. 2. PROZESSE KONTINUIERLICH ZU PRÜFEN UND ZU VERBESSERN, TRANSPARENT ZU GESTALTEN UND DIGITALE SYSTEME ZUR INFORMATION ALLER VERFAHRENSBETEILIGTER ZU NUTZEN. Um die Zufriedenheit aller Prozessbeteiligten zu steigern, werden die Prozesse und Dienst- leistungen der ZUV regelmäßig qualitätsgesichert. Dafür wird das bestehende Qualitätsma- nagement um ein Prozessmanagement erweitert. Alle Verwaltungsbereiche werden darin durch gezielte Schulungen sowie die Bereitstellung von Werkzeugen in die Lage versetzt, selbst Prozesse zu prüfen und anzupassen. Im Rahmen des Qualitätsmanagements werden die Prozesse und deren Ergebnisse regelmäßig überprüft. Dabei werden auch die Input- und Output-Prozesse betrachtet und auf engere Verschränkung geprüft. Ein zentrales Anliegen der Verwaltung ist die Verbesserung der Transparenz der Prozesse und Vorgänge und die Nutzerfreundlichkeit. Prozessdarstellungen werden daher mit Hilfe ei- ner standardisierten Sprache erstellt. Zu jedem Zeitpunkt muss für alle Prozessbeteiligten klar sein, wie der Prozess abläuft und an welcher Stelle sich ein Vorgang befindet. Die Nutzerober- flächen der Systeme werden so gestaltet, dass die Verwaltungsservices möglichst selbster- klärend angeboten werden. 3. DIE DIGITALEN KOMPETENZEN DER MITARBEITER*INNEN DER ZUV ZU STÄRKEN. Im Zuge der Umstellung der Prozesse werden sich viele Tätigkeiten verändern. Ein Verände- rungs- und Personalentwicklungsmanagement wird die Änderungen begleiten und dabei den Bedarf für Maßnahmen der Personalgewinnung, Weiterbildungen und Schulungen feststellen und dafür Sorge tragen, dass die notwendigen Angebote zur Verfügung stehen. Alle Mitarbei- ter*innen werden regelmäßig über die Pläne informiert. Ein besonderer Fokus des Verände- rungsmanagements wird auf der kontinuierlichen Prüfung und Anpassung der Arbeitsbedin- gungen im Zusammenhang der geplanten Änderungen liegen. Da die Umsetzung dieser Stra- tegie nicht nur mit dediziert dafür eingestellten Personen geleistet werden kann, wird bei allen neu zu besetzenden Stellen in der ZUV, sofern ein Bezug zu digitalen Systemen erkennbar ist, die Mitwirkung an der Digitalisierung der Dienstleistungen in Ausschreibungen und Tätig- keitsdarstellungen vorgesehen. 4. INFRASTRUKTURELLE UND ORGANISATORISCHE VORAUSSETZUNGEN FÜR DIGITALE ANFORDE- RUNGEN ZU SCHAFFEN. Zur Erreichung aller Ziele dieser Strategie wird die ZUV die notwendigen Voraussetzungen schaffen. Dies umfasst zum einen die Erarbeitung notwendiger organisatorischer Regelungen, um für alle Beteiligten ein transparentes und rechtssicheres digitales Arbeiten zu ermöglichen. Weitere Grundlage ist neben der Bereitstellung der technischen Infrastruktur, wie Server und Netze, ein neu zu erarbeitendes Schnittstellenmanagement, mit dem die Verknüpfung der ver- schiedenen Systeme und Anwendungen sichergestellt wird. Die Basis bildet eine von ZIM und ZUV gemeinsam entwickelte Systemkonfiguration. Dies ermöglicht gemeinsam mit den ange- passten Prozessen eine einheitliche und integrierte Datenhaltung und schließt doppelte Erfas- sungen aus. Besonderer Wert wird dabei auf Barrierefreiheit, Datenschutz gemäß DSGVO und IT-Sicherheit gelegt. Entscheidend für die Umsetzung der Ziele ist die Bereitstellung der notwendigen Basissys- teme. In den Jahren 2019 und 2020 wird mit der Planung des notwendigen Identitätsmanage- ments inkl. Rechteverwaltung sowie mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Sys- tems und eines Workflow-Systems begonnen. Zur konsequenten Abbildung der digitalen Akte wird ebenso eine zentrale Scanstelle bereitgestellt. Die notwendigen personellen Ressourcen und externe Expertise wird ermittelt, um die ge- steckten Ziele umsetzen zu können. Alle Abteilungen der ZUV benennen Ansprechpartner (Key User) für ihre Fach-Verfahren. Seite 2 von 3

Strukturen & Governance Die Erreichung der gesetzten Ziele wird durch klar festgelegte Strukturen und Abläufe unter- stützt. Die ZUV entwickelt eine Governance, mit der die Anforderungen aller beteiligten Ak- teure (u.a. AG Digitalisierung der Verwaltung und Begleitausschuss mit Vertreter*innen der Fakultäten) abgesichert werden und ein klares Entscheidungswesen etabliert wird. Das Pro- jektportfolio wird dabei klar festgelegt. Zentrale Partner für die ZUV sind dabei in technischer Hinsicht das ZIM, das für die anstehenden Aufgaben ausreichend ausgestattet werden muss, und die Fakultäten als Adressaten der Dienstleistungen der Verwaltung. Im Rahmen der Umsetzung der vorliegenden Strategie wird großer Wert auf die Beachtung der vorliegenden Risiken gelegt. Dazu gehören unter anderem die Beachtung rechtlicher Rest- riktionen und der Mangel an Fachkräften. Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung der Strategie ist auch eine verbindliche universitätsinterne Prioritätensetzung. In Einzelfällen (z.B. bei gesetzlichen Änderungen) kann dennoch flexibel auf neue Anforderungen reagiert werden. Nach Verabschiedung des Konzeptes werden die Ziele in Handlungsfelder übersetzt und ab- gearbeitet. Nach zwei Jahren wird das Konzept überprüft und gegebenenfalls überarbeitet. Seite 3 von 3