Management von Fallakten im D3-Archiv Anlage von Fallakten Um eine Fallakte anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Trefferliste auf ein vorhandenes Dokument und wählen aus dem Menü Neu -> Akte Es wird dann mit den Stammdaten des gewählten Dokuments der d.3-Import geöffnet:

Im Feld „Anlegen als“ wählen Sie bitte die Bezeichnung der Fallakte, welche angelegt werden soll. Im Feld „Datum von“ können Sie das Beginndatum der Akte vermerken. Dies ist kein Pflichtfeld und muss nicht unbedingt gefüllt sein. Sollen später mehrere Fallakten zu einem Versicherten angelegt werden verbessert dies die Übersichersicht. Anschließend legen Sie die Fallakte mit dem Button „Ablegen“ an. Das zuvor in der Trefferliste gewählte Dokument wird dabei in diese Fallakte verknüpft. Automatische Dokumentenverknüpfung in bestehende Fallakten Falls es konfiguriert ist, können alle neu erstellten Dokumente der Dokumentenarten welche den Fallakten zugeordnet sind, automatisch in die bestehende Fallakte verknüpft werden. Voraussetzung dafür ist, dass es nur eine offene Fallakte gibt. Offene Fallakten haben keinen Wert im Feld „Datum bis“. Das bedeutet, dass Fallakten beim Abschluß des Falls oder spätestens bei der Anlage einer weitern Fallakte mit einem Endedatum im Feld „Datum bis“ versehen werden müssen.

Dynamische Aufbewahrungsfristen bei Fallakten Im d.3 System werden die Aufbewahrungsfristen zu jeder einzelnen Dokumentart ein- malig administrativ hinterlegt. Betritt ein Dokument das Archiv, beginnt mit diesem Ereignis die Berechnung der Aufbewahrungsfrist. Bei einer Fallbildung werden Dokumente mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen zusammengeführt. Aus technischer Sicht spielt es bei der elektronischen Aufbewah- rung keine Rolle, ob ein Dokument zu einer Fallakte gehört, oder zu einer Versicher- ten- oder Arbeitgeberakte abgelegt wird. Hier greift die Standardroutine des d.3 Sys- tems; die Dokumente erhalten beim Import in das Archiv die jeweils für sie geltende Aufbewahrungsfrist. Allerdings bestehen bei Unterlagen, die in einer Fallakte abliegen, Unterschiede bei der Aufbewahrungsfrist. Es ist zu vermeiden, dass zu einer Fallakte gehörende Dokumente nach Ablauf ihrer individuellen Aufbewahrungsfrist vom System entfernt werden bevor die Aufbewahrungsfrist der gesamten elektronischen Akte erreicht ist. Für diese Kons- tellation haben wurde das Modul Fallakten Lifecycle Management (kurz FLM) entwi- ckelt.

- FLM - Die Lösung Fallakten werden durch den Sach- bearbeiter im d.3 System generiert. Im Anschluss können bereits im Archiv hinterlegte Dokumente in diese Akte verknüpft werden. Ist der Fall aus sozialversicherungs- rechtlicher    Sicht  zu  beenden, schließt  der    Sachbearbeiter  die elektronische Fallakte im d.3 Sys- tem. Mit dem Fallabschluss über den Eintrag im Feld „Datum bis“ der Fallakte beginnt gleichzeitig die Neuberechnung der Aufbewahrungsfrist. Die Fristen der einzelnen Do- kumente, die sich in der Fallakte befinden, werden auf das Datum des Fallabschlusses gesetzt und beginnen von diesem Ereignis aus zu wirken. Seite 4/5                                                                       Datum: 01.07.2010

Beschreibung Die jeweils aktuelle Aufbewahrungsfrist eines Dokumentes wird in ein gesondertes d.3 Attribut namens „Löschdatum Dokument“ geschrieben. Anhand dieses Datums werden beim Erreichen dieses Zeitpunktes die Dokumente gelöscht. Beschreibung S it   5     5 Kontakt: PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH, Industriestraße 165a, 50999 Köln, Tel: 02236-8755-0, Fax: 02236-8755-22, info@ppls.de, www.ppls.de