BUNDESMINISTERIUM DES INNERN                                          Gruppe 8 Blatt 1 Hausanordnung Verwaltung des Schriftguts im Bundesministerium des Innern 1   Grundsätze 1.1 Geltungsbereich Diese Hausanordnung regelt die Verwaltung des Schriftguts – mit Ausnahme der Perso- nalakten und der Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH und höher – im Bundesministerium des Innern (BMI). Gemäß § 3 der Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in den Bundesministerien (RegR) sind Schriftgut alle bei der Erfüllung von Aufgaben des Bundes erstellten oder empfangenen Dokumente, unabhängig von der Art des Informati- onsträgers und der Form der Aufzeichnung. Demnach ist Schriftgut im Sinne dieser Hausanordnung sämtliche aus der Tätigkeit des BMI erwachsenden amtlichen Schriftstü- cke in papiergebundener und/oder in elektronischer Form. Zweck der Schriftgutverwaltung ist das Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern von Schriftgut (§ 3 RegR). Insbesondere hat die Schriftgutverwaltung im BMI zum Ziel, die Bearbeitung von Vorgängen zu unterstützen, die Aufgabenerfüllung ak- tenkundig zu halten, den Schriftgutbestand zu sichern und eine geordnete Aussonderung von Schriftgut sicherzustellen. Diese Hausanordnung ist maßgeblich für alle Mitarbeiter, die Schriftgut erstellen und be- arbeiten (Bearbeiter) sowie die Schriftgutverwalter (Registraturkräfte). Sonderregelungen für den Umgang mit Schriftgut mit personalaktenrelevanten Inhalten, den Umgang mit Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH und höher sowie Son- derregelungen für die Registraturkräfte der Personal- und der VS-Registratur sind in ge- sonderten Hausanordnungen und Anweisungen dargestellt. Die Führung von Personalakten erfolgt ausschließlich durch das hierfür zuständige Perso- nalreferat in der Personalregistratur. Die Veraktung von Schriftgut mit personalaktenrele- vanten Inhalten in den Registraturen der Fachorganisationseinheiten ist unzulässig. Stand: 11. April 2013

-2- Neben dieser Hausanordnung gelten die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesmi- nisterien (GGO) und die sie ergänzende Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Ver- walten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR) (siehe Kapitel 4, § 12 Absatz 2 GGO). 1.2 Grundsatz der Aktenführung in der elektronische Akte (E-Akte) Die Aktenführung im BMI erfolgt grundsätzlich elektronisch im E-Akte-System. Die E-Akte ist somit die für alle Mitarbeiter des BMI die verbindliche Akte. Von der E-Akte ausgenommen sind •    die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung, •    der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit und •    der Beauftragte für den Datenschutz im BMI. Von der elektronischen Aktenführung ausgenommen sind zudem Personalakten und sonstige Akten mit personalaktenrelevanten Inhalten, die Sicherheitsakten nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG), Prozessakten sowie Akten, Dokumente und Vor- gänge der Geheimhaltungsgrade „VS-VERTRAULICH“ und höher sowie vergleichbare nichtdeutsche Verschlusssachen. Schriftgut des Geheimhaltungsgrades „VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ (VS-NfD) sowie vergleichbare nichtdeutsche Verschlusssachen werden in der E-Akte un- ter Beachtung der in der Verschlusssachenanweisung (VSA) enthaltenen Regelungen zum Umgang mit Schriftgut des Geheimhaltungsgrades VS-NfD geführt (siehe hierzu ins- besondere Hausanordnungen Gruppe 10 Blatt 3 „Ergänzende Vorschriften zum Schutze von Verschlusssachen (VS)“ und Gruppe 3 Blatt 4.1 „Einsatz von Informationstechnik (IT)“). Die Notwendigkeit zur parallelen Aufbewahrung von Papierdokumenten aufgrund von Rechtsvorschriften bleibt durch die Nutzung der E-Akte unberührt. Parallel in Papierform vorzuhalten sind •    zahlungsbegründende Unterlagen (Rechnungen, Zahlungsbelege etc.), •    Unterlagen, die gerichtsverwertbar sein müssen (z.B. Verträge, Prozessakten) sowie •    Dokumente, die aus sonstigen rechtlichen Gründen der Schriftform bedürfen. 1.3 Organisation der Schriftgutverwaltung Die Schriftgutverwaltung wird grundsätzlich durch die hierfür zuständigen Registraturkräfte im BMI wahrgenommen. Stand: 11. April 2013

-3- Die Registraturkräfte sind dem Referat Innerer Dienst (Referat Z II 3) zugeordnet und un- terstehen der Leitung des jeweiligen Sachgebiets. Ausgenommen hiervon sind die Registraturkräfte der Personalregistratur sowie der VS-Registratur in Berlin. Die Registraturkräfte der VS-Registratur in Bonn sind ebenfalls dem Referat Innerer Dienst zugeordnet. Die Erarbeitung und die Umsetzung von Grundsätzen der Schriftgutverwaltung obliegt dem Referat Innerer Dienst. 1.3.1 Aufgaben der Registraturkräfte Die für die Schriftgutverwaltung zuständigen Registraturkräfte haben insbesondere fol- gende Aufgaben: •    die Vergabe von Aktenzeichen und ggf. Vorgangszeichen, soweit erforderlich in Zu- sammenarbeit mit den Bearbeitern •    die Erfassung der Eingänge (elektronische Eingänge können im elektronischen Vor- gang der E-Akte auch durch die Bearbeiter selbst erfasst werden); Schriftgut des Geheimhaltungsgrades VS-NfD ist dabei in den Metadaten der E-Akte ausdrücklich kenntlich zu machen •    die Bereitstellung und Pflege des Schriftgutes (Anlegen der Akte, der Vorgänge und der Bände, Pflege der Wiedervorlagen bei papiergebundenen Schriftgut) •    die regelmäßige Aktenaussonderung •    die Mitwirkung bei der Aktualisierung des Gesamtaktenplans 1.3.2 Aufgaben des Referats Innerer Dienst Das Referat Innerer Dienst hat die Funktionsfähigkeit der Registraturbereiche sicherzu- stellen. Im Aufgabenbereich „Schriftgutverwaltung“ ist u.a. •    auf die Einhaltung der für eine ordnungsgemäße Registratur maßgeblichen Regelun- gen und Vorschriften im Haus zu achten, •    auf einen ausgewogenen Personal- und Sachmitteleinsatz hinzuwirken, •    die Zusammenarbeit zwischen den Registraturkräften und den Bearbeitern zu fördern und zu unterstützen, •    an der Aktualisierung des Aktenplans mitzuwirken, •    die regelmäßige Aktenaussonderung zu organisieren und •    allgemeine Verfahrensverbesserungen anzuregen. Stand: 11. April 2013

-4- 1.3.3 Aufgaben der Bearbeiter Die Bearbeiter und die Schriftgutverwaltung unterstützen sich gegenseitig (§ 5 Absatz 2 RegR). Die Bearbeiter haben für die rechtzeitige Zuleitung von Eingängen an die zustän- dige Registratur sowie für die Weiterleitung von Schriftgut über die Registratur Sorge zu tragen (siehe Ziffer 2) und sind für das Schriftgut während der Bearbeitung verantwortlich. Die Bearbeiter entscheiden für selbst erstelltes Schriftgut über die Notwendigkeit der Ein- stufung. Schriftgut des Geheimhaltungsgrades VS-NfD ist auch in den Metadaten der E- Akte ausdrücklich kenntlich zu machen. Sie unterstützen die Registraturen •    durch die Erarbeitung von Vorschlägen zur Aufstellung und Fortschreibung des Ge- samtaktenplans (Anlage 2 Nr. 6 RegR), •    bei der Festlegung von Aufbewahrungsfristen sowie •    bei der Festlegung von schwer bestimmbaren Inhaltsbezeichnungen für Akten und Eingänge, die sich ohne eingehende Kenntnisse der Bearbeitung nicht zuordnen las- sen. Durch ihre Zuständigkeit für (Schluss-)Verfügungen gemäß § 9 RegR wirken die Bearbei- ter maßgeblich bei der Verwaltung des Schriftguts mit. Mit ihrer Verfügung bestimmen sie abschließend, wie ein Vorgang zu behandeln ist. Die Bearbeiter haben in der E-Akte Lesezugriff auf die Akten, Vorgänge und Dokumente ihrer Organisationseinheit. Darüber hinaus haben sie – ungeachtet der grundsätzlichen Zuständigkeit der Registraturkräfte hierfür – in der E-Akte die Möglichkeit selbständig Vorgänge anzulegen und Wiedervorlagen einzurichten, sofern sie ein entsprechendes Schreibrecht besitzen. Hierbei haben sie darauf zu achten, dass alle benötigten Metadaten (einschließlich einer etwaigen Einstufung als VS-NfD) korrekt erfasst und die entsprechenden Dokumente den richtigen Vorgängen zugeordnet werden. Sofern aktenrelevantes Schriftgut aus den unter Ziffer 1.2 genannten Gründen weiterhin in papiergebundener Form vorgehalten werden muss, ist die Registraturkraft durch den zu- ständigen Bearbeiter hierüber zu informieren. Das betroffene papiergebundene Schriftgut ist zusätzlich zu dem elektronischen Schriftgut in der E-Akte in einem Papierrestvorgang aufzubewahren (Hybridvorgang). In diesen Fällen ist das Schriftgut in papiergebundener Form räumlich zusammenhängend sowie in räumlicher Nähe der Registratur und Organi- sationseinheit unterzubringen, für die das Schriftgut verwaltet wird. Stand: 11. April 2013

-5- 2    Bearbeiten von Geschäftsvorfällen 2.1 Eingänge Alle aktenrelevanten Eingänge (in elektronischer oder in papiergebundener Form) sind unverzüglich zu registrieren, soweit dem keine datenschutzrechtlichen Regelungen entge- gen stehen. Sie sind grundsätzlich vom Eingangsempfänger noch vor der Bearbeitung der Registratur zur Registrierung zuzuleiten (§ 7 Absatz 1 RegR). In der E-Akte können Eingänge auch durch die Bearbeiter einem Vorgang zugeordnet werden. Dabei ist auf die lückenlose und korrekte Eintragung der Metadaten (einschließ- lich einer etwaigen Einstufung als VS-NfD) zum Dokument zu achten. Zur Sicherstellung der Qualität der Metadaten sollte im Zweifelsfall Rücksprache mit der Registraturkraft ge- nommen werden. Es ist darauf zu achten, dass automatisiert übernommene Metadaten mit den tatsächli- chen Inhalten übereinstimmen. Jedem aktenrelevanten Schriftstück (in elektronischer oder in papiergebundener Form) ist ein Geschäftszeichen zuzuordnen (§ 10 Absatz 1 RegR). Müssen Eingänge an andere Organisationseinheiten oder an Stellen außerhalb des BMI weitergeleitet werden, so sind diese, um eine lückenlose Nachverfolgung des Schriftguts zu gewährleisten, über die Registratur und möglichst elektronisch weiter zu leiten. Die elektronische Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von Informationen des Geheimhaltungsgrades „VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ (VS-NfD) und nicht eingestufter Informationen ist innerhalb des BMI und des IVBB ohne zusätzliche Sicher- heitsmaßnahmen zulässig. Bei der Kommunikation mit externen Stellen außerhalb des IVBB ist zu beachten, dass VS-NfD-Dokumente nur mit besonderen, vom BSI dafür zuge- lassenen Schutzmaßnahmen übermittelt werden dürfen (siehe Ziffer 4.7 der Hausanord- nung Gruppe 3 Blatt 4.1 „Einsatz von Informationstechnik (IT)“). Bei der papiergebundenen Weiterleitung von Schriftstücken des Geheimhaltungsgrades „VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ (VS-NfD) sind die Regelungen der Anlagen 6 und 7 zur VSA (siehe Hausanordnung Gruppe 10 Blatt 3 „Ergänzende Vorschriften zum Schutze von Verschlusssachen (VS)“) zu beachten. 2.2 Verfügungen bei Dokumenten in papiergebundener Form Die Bearbeitung eines Vorgangs wird durch förmliche und abschließend gezeichnete (Schluss-)Verfügungen eingeleitet, fortgeführt oder abgeschlossen (§ 9 Absatz 1 RegR). Ergänzende Angaben zur Verfügung (z.B. Grund für die Wiedervorlage) sollen deutlich abgegrenzt werden. Stand: 11. April 2013

-6- Bei fehlenden oder undeutlichen Verfügungen leitet die Registratur die Akte bzw. das Schriftstück an den Bearbeiter mit der Bitte um Ergänzung zurück. Zulässig sind folgende Verfügungen: •    ZdA     =   Zu den Akten •    Wv      =   Wiedervorlage •    Wgl     =   Weglegen •    ZVg     =   Zum Vorgang •    ZSg     =   Zur Sammlung. Inhaltsbeschreibungen und ergänzende Hinweise zu den Verfügungen sind in der Anlage 1 aufgeführt. 2.3 Verfügungen bei der E-Akte Verfügungen sind den Registraturkräften in der E-Mail, mit welcher die zu veraktenden Dokumente der Registratur zugeleitet werden, mitzuteilen. Eine mehrfache Verschachte- lung von E-Mails (E-Mail mit Anlagen als Anlage einer E-Mail) ist nicht zulässig. Bei zu scannenden Dokumenten sind die im Dokument angebrachten Verfügungen mit Datum und Paraphe des Verfügenden anzugeben. 3    Verwalten von Schriftgut 3.1 Ordnen und Registrieren Zweck des Ordnens und Registrierens ist es, Eingang und Verbleib von Schriftgut nach- zuweisen, die Bereitstellung von Schriftgut zu erleichtern und damit den Bearbeitungszu- sammenhang und die Verständigung zwischen Bearbeitern zu fördern, den schnellen sachbezogenen Zugriff auf Schriftgut zu ermöglichen sowie die Vollständigkeit der Bear- beitung zu kontrollieren und damit Störungen im Bearbeitungsablauf zu vermindern. In der E-Akte werden die Dokumente den entsprechenden Vorgängen zugeordnet. Dabei ist die Verständigung zwischen Registraturkraft und Bearbeitern für die richtige Zuordnung von besonderer Bedeutung. Jedem aktenrelevanten Schriftstück ist ein Geschäftszeichen zuzuordnen (§ 10 Absatz 1 RegR). Stand: 11. April 2013

-7- 3.2 Scannen Aktenrelevantes Papierschriftgut wird durch die Registraturkräfte gescannt und einem Vorgang in der E-Akte mit den entsprechenden Eintragungen in der Metadatenmaske zu- geordnet. Aktenrelevante Eingänge, deren Umfang oder Format sich nicht zum scannen eignet (z.B. ungebundenes Papierschriftgut mit mehr als 100 Seiten, Dokumente im Format ab DIN A 3, Broschüren, Bücher, Kartenmaterial, Pläne, Bauzeichnungen, Datenträger) wer- den in Abstimmung zwischen der jeweiligen Registraturkraft und dem Bearbeiter entweder teilweise (z.B. einzelne aktenrelevante Seiten einer Broschüre) oder gar nicht in die E- Akte übernommen, sondern im Papierrestvorgang aufbewahrt. Das Nachscannen von Papierschriftgut, das vor dem 2. Juli 2012 in einer Organisations- einheit eingegangen ist, ist unzulässig. Eine nachträgliche Übernahme von Dateien, die sich seit mehr als drei Monaten unbearbeitet in den Speicherorten der Organisationsein- heiten befinden (z.B. Referatslaufwerke), erfolgt nicht. Elektronische Eingänge und während der Bearbeitung entstehende elektronische Doku- mente sind ohne Medienbruch in die E-Akte zu übertragen. Das Ausdrucken von Doku- menten und das anschließende Scannen und Verakten in der E-Akte ist nicht zulässig, wenn das elektronische Dokument und das Papierdokument in Inhalt und Form identisch sind. 3.3 Aktenzeichen und Geschäftszeichen Das Aktenzeichen besteht aus dem Kennzeichen des Aktenplans, der Ordnungsnummer der Sachakte und der Vorgangsnummer. Das Geschäftszeichen besteht aus dem Aktenzeichen und unterscheidet sich von diesem lediglich durch die Voranstellung des Kurzzeichens einer jeweiligen Organisationseinheit. Das Geschäftszeichen ist möglichst einheitlich und deutlich auf dem Dokument anzuge- ben, beim elektronischen Dokument ist es Bestandteil der Metadaten zum Dokument. Zwischen der Kurzbezeichnung der Organisationseinheit und dem Aktenzeichen ist ein Trennstrich ohne Leerzeichen einzufügen. Beispiel: O2-18002/1#1. Der Aufbau eines Geschäftszeichens ist in Anlage 2 beschrieben. Stand: 11. April 2013

-8- 3.4 Aktenplan Schriftgut ist auf der Grundlage des Gesamtaktenplans des BMI zu ordnen und zu regist- rieren. Der Gesamtaktenplan ist eine aus den Aufgaben des BMI abgeleitete Gliederung als Ordnungsrahmen für die Schriftgutverwaltung. Der Aktenplan steht im E-Akte-System zur Verfügung. Für die Aufstellung, Aktualisierung und Fortschreibung des Aktenplans ist das Referat In- nerer Dienst zuständig. Näheres zum Aktenplan regelt die Anlage 3. 3.5 Sachakten Schriftgut (in elektronischer oder in papiergebundener Form) ist in Vorgängen, die Sach- akten untergeordnet sind, zu führen (§ 13 Absatz 1 RegR). Eine Sachakte wird jeweils einer Betreffseinheit nach dem Gesamtaktenplan zugeordnet. Einzelheiten zum Bilden von Sachakten sind in der Anlage 4 beschrieben. 3.6 Handakten Handakten dürfen nur angelegt werden, wenn sie für die Durchführung der Aufgaben am Arbeitsplatz benötigt werden und die Vollständigkeit der Sachakten nach § 4 RegR hier- durch nicht beeinträchtigt wird. Handakten sind nicht in die Registratur zu geben. 3.7 Bereitstellen von Schriftgut Das für die Bearbeitung benötigte Schriftgut ist von der Registratur vollständig zur Verfü- gung zu stellen. Wiedervorlagen sind auf geeignete Weise sicherzustellen (§ 15 RegR). In der E-Akte werden Wiedervorlagen durch die Bearbeiter selbst vorgenommen. 3.8 Benutzungsrecht Schriftgut steht grundsätzlich den Mitarbeitern der Organisationseinheit zur Verfügung, für die es verwaltet wird (aktenführende Stelle). Dies gilt sowohl für Schriftgut in elektroni- scher als auch in papiergebundener Form. Die zuständige Organisationseinheit kann die Einsicht in Schriftgut im Einzelfall auch an- deren Organisationseinheiten gewähren, wenn ein dienstliches Bedürfnis besteht. Die Aus- und Rückgabe ist von der Registratur zu überwachen. Der Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ (§ 4 Absatz 1 Satz 3 VSA) ist zu beachten. Für die E-Akte sind die Benutzungsrechte durch die zuständige Organisationseinheit über das Referat Innerer Dienst durch die Fachadministratoren festzulegen. Stand: 11. April 2013

-9- 3.9 Aufbewahrung und Ablage Schriftgut in papiergebundener Form darf außerhalb der Registratur nur für die Bearbei- tung aufbewahrt werden. Wird papiergebundenes Schriftgut – ohne Unterbrechungszeiten – langfristig bearbeitet oder bei dem Bearbeiter für unmittelbare Zugriffe bereitgehalten, ist es mindestens vierteljährlich der Registratur zur Aktenpflege (Überprüfung der Ordnung und der Nachweisung, Abheften von Schriftstücken) vorzulegen. Für die Ablagereife von Schriftstücken (in elektronischer oder in papiergebundener Form) sind die Bearbeiter verantwortlich (§ 9 Absatz 2 RegR). Schriftstücke werden abgelegt, wenn •   durch einen Schlusszeichnenden eine Schlussverfügung (ZdA, ZVg, Wgl) verfügt worden ist, •   sämtliche Geschäftsgangvermerke beachtet worden sind, •   alle Organisationseinheiten, deren Mitzeichnung vorgesehen ist, mitgezeichnet haben und •   alle Teile einer Verfügung ausgeführt und mit Erledigungsvermerken versehen sind. Fehlt die Schlussverfügung, ist diese von den Registraturkräften bei dem Bearbeiter ein- zuholen (§ 16 Absatz 1 RegR). Vor dem Übertragen elektronischen Schriftguts in die E-Akte oder vor dem Ablegen des Papierschriftguts ist durch die Registratur Ordnung und inhaltliche Kennzeichnung des Schriftguts zu prüfen (§ 16 Absatz 2 RegR). Papierschriftstücke werden im Regelfall in den Akten nach ihrem Ausstellungsdatum chronologisch hintereinander abgeheftet (Behördenheftung) § 16 Absatz 3 RegR. Anlagen bleiben bei dem Übersendungsschreiben, auch wenn sie ein älteres Datum tra- gen. Werden sie entsprechend ihrem Ausstellungsdatum geordnet, wird auf dem Übersen- dungsschreiben die Fundstelle angegeben. Sammlungen von Papierschriftgut werden hinter das Rundschreiben geordnet, das sie veranlasst hat. Auf Abweichungen, z.B. bei sperrigem Schriftgut oder bei der Entnahme einzelner Papier- schriftstücke, ist deutlich hinzuweisen. Berühren Schriftstücke inhaltlich mehrere Vorgänge, werden sie dem Vorgang beigefügt, zu der sie nach ihrem Hauptinhalt gehören. Bei verwandten Vorgängen wird die Zugehö- rigkeit durch eine entsprechende Referenz sichergestellt. Stand: 11. April 2013

- 10 - Wird die Vollständigkeit der tangierten Sachakten durch Kopien sichergestellt, ist bei um- fangreichen Schriftstücken nur das erste Blatt mit Hinweis auf die Fundstelle zum Vorgang zu nehmen. In dem E- Akte-System wird das Schriftstück dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Ist elektronisches Schriftgut auch in Papier vorzuhalten, ist in dem betreffenden Vorgang über die Bandverwaltung ein entsprechender Schriftgutbehälter nachzuweisen. 3.10 Schriftgutbehälter Abschließend bearbeitetes Schriftgut ist bis zur Aussonderung vollständig im Aktenbe- stand aufzubewahren, vor einem unbefugten Zugriff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen (§ 18 Absatz 1 RegR). Zu diesem Zweck ist für jeden Vorgang mit Papierschriftgut möglichst ein eigener Schrift- gutbehälter (Hefter, Ordner) anzulegen, der mit dem Kurzzeichen der zuständigen Organi- sationseinheit und mit dem/den Aktenzeichen ausreichend zu beschriften ist (§ 17 Absatz 1 RegR). Bei Bedarf werden Folgebehälter verwendet. Beispiel der Beschriftung: 1. Bundesministerium des Innern 2. Kurzzeichen der Organisationseinheit, für die die Akten geführt werden 3. Aktenzeichen 4. bei Folgebehältern die laufende Nummer des Schriftgutbehälters, den Zeitraum und ggf. die laufende Nummer des Folgebehälters 5. Hinweis auf verwandte Akten. 3.11 Aufbewahrungsfristen Nach Abschluss der Bearbeitung sind für das Schriftgut Aufbewahrungsfristen festzulegen (§ 19 RegR). Aufbewahrungsfristen können in elektronischen Systemen vorgegeben wer- den, und müssen zur nächsten Aussonderung nicht mehr nachgefragt werden. Die Aufbewahrungsfrist ist maßgeblich für den Zeitraum, in dem das Schriftgut noch für einen Bearbeitungsrückgriff im Zwischenarchiv des Bundesarchivs bereitzuhalten ist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abge- schlossen worden ist und sie endet mit dem Ablauf eines Kalenderjahres. Stand: 11. April 2013