Jahresbericht 2017 Ideenmanagement im BMAS

1.   Vorbemerkung Nach § 4 Absatz 7 der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien ist es Aufgabe aller Ressorts, das Vorschlagswesen zu fördern: „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bun- desministerien sollen durch Vorschläge an der Verbesserung der Organisation und der Arbeits- ergebnisse mitwirken. Verbesserungsideen sind kontinuierlich zu fördern und umzusetzen.“ Im Gesamtkonzept der Personal- und Organisationsentwicklung des BMAS ist das Ideenma- nagement ein Baustein im Handlungsfeld „Organisationsentwicklung/Qualitätsmanagement“. Ziel ist es, die Kenntnisse, Fähigkeiten und Kreativität der Beschäftigten zu aktivieren und zu nutzen, um eine Verbesserung organisatorischer Rahmenbedingungen und Arbeitsabläufe zu erreichen. Gemäß der aktuellen Dienstvereinbarung zum Ideenmanagement im BMAS ist die Leitung über die Anzahl der eingegangenen und prämierten Verbesserungsvorschläge sowie die umgesetz- ten Verbesserungen jährlich zu unterrichten. Die Beschäftigten und der Personalrat erhalten diesen Bericht zur Kenntnis. -3-

2.   Organisation des Ideenmanagements im BMAS Nach der mit dem Hauptpersonalrat am 18./30. März 2010 geschlossenen Rahmenvereinbarung besteht im BMAS und seinen Dienststellen ein Ideenmanagement. Grundlage hierfür ist die vom Ausschuss für Organisationsfragen beschlossene Rahmenrichtlinie für das Ideenmanagement in der Bundesverwaltung, die am 27. Januar 2010 verkündet wurde. Mit dem Personalrat wurden in der am 31. Mai/10. Juni 2010 geschlossenen Dienstvereinbarung zum Ideenmanagement im BMAS die Grundsätze zur Organisation, zum Verfahren sowie zur Prämierung geregelt: •  Zuständige Stelle und Ansprechpartner für das Ideenmanagement ist das Organisations- referat (Verfahrensmanagement). •  Verbesserungsvorschläge können schriftlich per E-Mail mit dem Vordruck „Verbesse- rungsvorschlag“ oder formlos als Einzel- oder Gruppenvorschläge eingereicht werden. •  Ein neuer Vorschlag wird durch das Verfahrensmanagement zur Prüfung und Bewertung an die begutachtende/n Stelle/n (Fachreferate) weitergeleitet. Die vorschlagenden Per- sonen werden hierüber informiert. •  Das Verfahrensmanagement überwacht die Abgabe der angeforderten Stellungnahmen. •  Die abschließende Entscheidung über einen Verbesserungsvorschlag erfolgt in Abstim- mung zwischen dem Verfahrensmanagement und der/den begutachtenden Stelle/n. •  Die Entscheidung über einen Verbesserungsvorschlag ist den vorschlagenden Personen mitzuteilen; Ablehnungen sind zu begründen. •  Über die Höhe der Prämie entscheidet der Leiter der Zentralabteilung auf Vorschlag des Verfahrensmanagements nach den Kriterien der Rahmenrichtlinie für das Ideenmanage- ment in der Bundesverwaltung. Die begutachtenden Stellen werden beteiligt. •  Der Personalrat erhält die Entscheidung über prämierte Verbesserungsvorschläge vor der Umsetzung zur Kenntnis. Der Standardprozess „Bearbeitung von Anträgen zum Ideenmanagement“ ist in Anlage 1 als Kooperationsbild dargestellt. -4-

3.   Bericht über die eingegangenen Vorschläge 3.1     Anzahl der Vorschläge und Prämien Anzahl der Vorschläge 60                                                                          55 50 48 50                                                                    45 40 33 29 30 23 19     18 20              16 10 2 0 2007    2008   2009  2010   2011  2012   2013   2014   2015   2016  2017 Jahr Erfreulich ist die deutlich gestiegene Zahl der eingereichten Verbesserungsvorschläge gegenüber dem Vorjahr. Darüber hinaus hat die Entwicklung und Bekanntmachung der Datenbank mit der Gesamtübersicht der eingereichten Vorschläge die Transparenz und Attraktivität des Ideenmana- gements im BMAS gesteigert. Auslöser hierfür war im Übrigen ein Verbesserungsvorschlag aus 2015. Die Suchfunktion dieser Datenbank ermöglicht, sich über die in der Vergangenheit eingerechten Ideen leichter zu informieren und vermeidet so die in der Vergangenheit nicht selten erfolgte Wiederhloung bereits eingereichter Verbesserungsvorschläge. Jahr                                       07    08   09     10    11    12   13 14   15    16   17 davon Gruppenvorschläge                    -     1    2      1     3     4    3  2    2     1    1 Beschäftigte mit mehr als einem Vor- -           3    1      -     4     7    7  5    4     4    7 schlag pro Jahr prämierte Vorschläge                       2     8    4      3     4     6    10 3    4     5    5 -5-

3.2 Inhalt der Vorschläge und Umsetzung Das Ideenmanagement im BMAS verfolgt vor allem ideelle Ziele, wie z. B. Erhöhung der Mitar- beiterzufriedenheit, Mitarbeitermotivation, Identifikation mit dem BMAS, Förderung der Zusam- menarbeit. Monetäre Bewertungen sind häufig nur schwer möglich. Für die Prämierung und Umsetzung eines Vorschlags ist neben dem wirtschaftlichen Aspekt vor allem der interne Auf- wand-Nutzen-Vergleich ausschlaggebend. Die eingereichten Vorschläge betreffen Verbesserungen der internen Arbeitsabläufe und Ar- beitsbedingungen, die Optimierung der IT-Anwendungen und Telekommunikation. Verstärkt ge- hen Vorschläge ein, die das Gebäudemanagement des BMAS sowie das Betriebliche Gesund- heitsmanagement und Nachhaltigkeitsaspekte betreffen. Die Kurzbezeichnungen sämtlicher Verbesserungsvorschläge des Jahres 2017 mit Angaben zur Prämierung und Umsetzung sind in Anlage 2 dargestellt. Für die fünf prämierten Vorschläge des Jahres 2017 sowie ein Vorschlag aus dem Jahr 2016 wurden insgesamt 3.200 Euro ausgezahlt. Dabei handelt es sich -      Notfall- und Sicherheitskonzept im BMAS -      Vordruck zur Anmeldung von Elternzeit -      Optimierung des Publikationsbestandsmanagements -      Umstellung der Umlaufliste Zeitschriften auf ein elektronisches Verfahren -      Programmierung einer Schreibtisch Stehuhr 4.   Werbung für das Ideenmanagement Für das Ideenmanagement wurde und wird mit folgenden Maßnahmen geworben: •   Information aller neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im BMAS im Rahmen der haus- internen Einführungsveranstaltung, •   Bekanntmachungen im Personal-/Serviceportal, •   Entwicklung eines speziellen Logos, •   Informationsstand am Gesundheitstag in Bonn und Berlin, •   Beschaffung und Verteilung von Werbeartikeln mit dem Logo zum Ideenmanagement (Schreibblöcke, Kugelschreiber, Einkaufswagenship, USB-Stick), die auch als Danke- schön für nicht prämierte Vorschläge ausgehändigt werden. -6-

Die Veröffentlichung des Jahresberichts nach Kenntnisnahme durch den Personalrat dient der Transparenz und weiteren Werbung für das Ideenmanagement im BMAS. -7-

Anlage 1 -8-

Anlage 2 Übersicht über die in 2017 eingereichten Verbesserungsvorschläge 2017 Installation von Wasserspendern/Trinkwasser für Mitarbeiter 2017 Verbesserung des Prozesses der Beantragung von Beihilfe 2017 Abwesenheitsmeldung wg. Erkrankung des Kindes 2017 Spinde in den Umkleideräumen des BGM, Berlin 2017 Abrissblock Lageplan der Liegenschaft 2017 Jeder Mitarbeiter/in sollte die Möglichkeit erhalten, sich selbst mit dem e-Formular ge- sund melden zu können 2017 Einführung einer Qualitätsmanagementnorm 2017 Einsparung bei Verwaltung und externen Ausschreibungskosten 2017 Verbesserung eFormular Krankmeldeverfahren 2017 Feldfunktion Aktenzeichen bei Leitungsvermerken 2017 Ladeparkplätze E-Autos 2017 Desinfektionsmittel für Toilettensitz 2017 Vordruck Elternzeit 2017 eFormular Abwesenheitsassistent 2017 Dashboard-Software für Kopiererstörungen 2017 Wasserspender 2017 Bürostühle 2017 Bildungsspenden bei Dienstreisebuchungen 2017 Optimierung des Publikationsmanagements 2017 Bücherausleihe 2017 Bewegungsprogramm "froach" 2017 Anpassungen in Outlook 2017 Eltern-Tag 2017 Erinnerungsapp auf dem Computer 2017 Feste Seitenzahl Turbo und Hintergrundvermerke 2017 Einrichtung eines Sammelpostfach für die Bundeskasse 2017 Schnelltest für Darmkrebsfrüherkennung im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsma- nagements 2017 Schwarzes Brett im Intranet, Angebotsaufteilung Bonn/Berlin 2017 Einheitliche E-Mail-Betreffzeile zum Inhalt der Mail bei Fortbildungsangeboten/-zusagen 2017 Videokonferenzräume mit Computern/Notebooks dauerhaft ausstatten 2017 Videotutorials im Intranet für Computeranwendungen und mehr -9-

2017 Fahrradbügel statt "Speichenbrechern" in der Taubenstraße 4-6 2017 Umstellung der Umlaufliste Zeitschriften auf elektronische Verfahren 2017 Anschaffung eines sog. "Soda Jet" zur Trinkwasserbewirtschaftung 2017 Übertragung, Aufzeichnungen von Sitzungen des Personalrats, Informationsveranstaltung im BMAS; Einrichtung einer Mediathek 2017 Übersicht interner Experten 2017 Automatische Umstellung der Druckereinstellung in allen Anwenderprogrammen 2017 Wasserprobe und Information über das Trinkwasser im Intranet 2017 Pfandspenden ermöglichen 2017 Umstellung auf umweltbewussteres Kopierpapier zur Verbesserung der Nachhaltigkeit 2017 Umzug innerhalb des BMAS von Funktionsträger (Ersthelfer, Brandschutzhelfer) für Ge- sundheitsmanagement nachvollziehbar für das Gesundheitsmanagementteam gestalten 2017 Etablierung des Themas Erste Hilfe im BMAS 2017 Freies WLan und Stromanschluss an den Tischen in den Konferenzräumen für ausländi- sche Delegationen 2017 Austausch Namenschilder durch selbstklebende Namensschilder 2017 Informationspaket zum Prozess der Verbeamtung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 2017 Programmierung einer Schreibtisch-Stehuhr 2017 Modernisierung des BMAS und Umweltschutz-Etablierung eines digitalen Systems 2017 E-Mail Verteiler aus Telefonbuch 2017 Beurteilung von Abgeordneten nach Intention des Beurteilungssystems der Stammbe- hörde 2017 Doppelseitiger Druck 2017 Fair Trade Produkte für Sitzungen 2017 Link zur E-Akte 2017 IT-Anwenderservice nach 17.00 Uhr 2017 Raumbuchungsprogramm 2017 Meetings im Stehen