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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Ideenmanagement BSI: Berichte an die Behördenleitung“
Bericht zum Vorschlagswesen Idee-21 für die Zeit vom 1. Januar 2018 bis 31. Dezember 2018 Aktenzeichen: Z 1 – 010 00 05 Stand: 22.08.2019 Version: 1.0
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Jahresbericht IDEE-21 Inhaltsverzeichnis 1 Ziel des Berichtes........................................................................................................................4 2 Vorschläge..................................................................................................................................5 2.1 Vergleich der Vorschläge..................................................................................................................5 2.2 Vorschläge im Berichtszeitraum........................................................................................................5 2.3 Zugehörigkeit der Ideengeber zu Abteilungen...................................................................................8 2.4 Beteiligung der Beschäftigten am Ideenmanagement........................................................................8 Bewertung der Vorschläge........................................................................................................10 2.5 Bewertungskommission...................................................................................................................10 2.6 Geschäftsbereich übergreifende Vorschläge....................................................................................10 2.7 Angenommene Vorschläge..............................................................................................................10 2.8 Abgelehnte Vorschläge....................................................................................................................12 3 Prämienausschüttung................................................................................................................13 Anlage.......................................................................................................................................14 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Vorschläge ab 2008 und seit Inkrafttreten der neuen Dienstvereinbarung 2013...........5 Abbildung 2: Schwerpunkte der Vorschläge........................................................................................8 Abbildung 3: Abteilungszugehörigkeit der Ideengeber.......................................................................9 Abbildung 4: Verhältnis von abgelehnten zu genehmigten Vorschlägen..........................................12 Abbildung 5: Verhältnis der Prämien in €..........................................................................................14 Abbildung 6: Verfahrensbeschreibung...............................................................................................16 Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 3
Jahresbericht IDEE-21 1 Ziel des Berichtes Mit diesem Bericht wird die Entwicklung des Ideenmanagements im Berichtszeitraum vom 1. Januar 2018 bis 31. Dezember 2018 dargestellt. 4 Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
Jahresbericht IDEE - 21 2 Vorschläge 2.1 Vergleich der Vorschläge Vergleich eingegangener Vorschläge der vergangenen 10 Jahre 0 5 10 15 20 25 30 35 21 2018 29 2017 20 2016 12 2015 Jahre 25 2014 19 2013 5 2012 2 2011 8 2010 11 2009 Anzahl der Vorschläge Abbildung 1: Vorschläge ab 2009 und seit Inkrafttreten der neuen Dienstvereinbarung 2013 2.2 Vorschläge im Berichtszeitraum Im Jahr 2018 wurden insgesamt 21 Verbesserungsvorschläge eingereicht. Dies entspricht einem Rückgang von 28 % gegenüber dem Jahr 2017. Die Anzahl der Verbesserungsvorschläge sank von 29 auf 21. Bei Betrachtung der vergangenen 10 Jahre (Zeitraum 2009 bis 2018) hat sich die Anzahl der eingereichten Vorschläge fast verdoppelt und es war ein Zuwachs von 91 % zu verzeichnen. Die eingereichten Vorschläge umfassen die Schwerpunkte „Natur- & Umweltschutz“, „Einsparung von Haushaltsmitteln“, „Vereinfachung von Arbeitsverfahren“, „Außenwirkung des BSI“ und „Mitarbeiterfreundlichkeit“. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 5
Jahresbericht IDEE-21 1 Im Einzelnen wurden folgende Vorschläge eingereicht: Natur- & Umweltschutz: Hinweisblatt zur Mülltrennung in den Teeküchen Einsparung von Haushaltsmitteln: Optimierung der Wasserversorgung für Vorstellungsgespräche Reduzierung der Auflagenstärke der Printversion des BSI-Magazins Einführung einer Papier-Spar-Signatur in E-Mails Vereinfachung von Arbeitsverfahren: Zusammenfassung der Programme „Urlaubsworklflow“ und „Atoss“ in einem System Einführung von E-Learning Modulen für neue Beschäftigte Außenwirkung des BSI: Zusammenfassung und Erhalt der BSI-Historie Mitarbeiterfreundlichkeit: Aufstellung von Verkaufs-Automaten in der Cafeteria Schaffung einer Fahrgemeinschaftsbörse im Intranet Fahrradfreundliches BSI Nutzung eines hausinternen Messengers Anschaffung von Rucksäcken als Alternative zur Notebook-Tasche Verbesserung und Erweiterung der Verwaltungsschulungen für neue Mitarbeiter Zugriff auf beendete Studien in Form einer Datenbank Bereitstellung von Equipment zur Scheiben-Reinigung an den Fahrzeugen der Beschäftigten 1 Auf die Benennung der noch nicht abgeschlossenen Vorschläge wird wegen der laufenden Verfahren verzichtet. 6 Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
Jahresbericht IDEE - 21 Kindertagesstätte für BSI-Beschäftigte 8 Einsparungen 8 Vereinfachung Arbeitsverfahren Außenwirkung 7 Mitarbeiterfreundlichkeit 6 Natur- & Umweltschutz 5 5 4 3 3 2 2 1 1 0 Anzahl Vorschläge Abbildung 2: Schwerpunkte der Vorschläge Die Schwerpunkte der eingereichten Verbesserungsvorschläge gehören den Kategorien „ Mitarbeiterfreundlichkeit“ und „Vereinfachung von Arbeitsverfahren“ an. In der Kategorie „Arbeits- & Gesundheitsschutz“ wurden im Jahr 2018 keine Vorschläge eingereicht. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 7
Jahresbericht IDEE-21 2.3 Zugehörigkeit der Ideengeber zu Abteilungen Abtl. PGNDL 1 Abtl. KT 3 Abtl. D 3 Anzahl der Ideengeber Abtl. CK 6 Abtl. Z 11 Abtl. B 13 Abbildung 3: Abteilungszugehörigkeit der Ideengeber. Aus Vereinfachungsgründen wurde die Zugehörigkeit der Ideengeber zu den Abteilungen zum 31. Dezember 2018 dargestellt. Den größten Anteil an der Gesamtanzahl der eingereichten Verbesserungsvorschlägen trägt die Abteilung B mit rd. 30 %, gefolgt von der Abteilung Z mit rd. 26 %. Die Abteilungen CK und KT haben einen Anteil von 22 % und rd. 11 %. Die Abteilung D hat an den eingereichten Vorschlägen einen Anteil von rd. 7 %, die Abteilung PG NDL 4 %. 2.4 Beteiligung der Beschäftigten am Ideenmanagement Die im Berichtszeitraum 21 eingereichten Verbesserungsvorschläge stammen von 34 Beschäftigten. Dabei sind Gruppenvorschläge und Mehrfachvorschläge berücksichtigt. Gemessen an der Zahl der Beschäftigten ergibt sich eine Beteiligungsquote von 5% für das Jahr 2018. 8 Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
Jahresbericht IDEE - 21 Bei der Anzahl der Beschäftigten wurde der gemäß Kapitel 2.1 Abs. 1 der Dienstvereinbarung vorschlagsberechtigte Personenkreis zugrunde gelegt. Dabei handelt sich um das zum 31. Dezember 2017 gesamte befristet oder unbefristet beschäftigte Personal, das in einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis zum BSI stand. Dazu gehören auch Auszubildende, Praktikantinnen und Praktikanten. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 9
Jahresbericht IDEE-21 Bewertung der Vorschläge 2.5 Bewertungskommission Die Entscheidung über einen Verbesserungsvorschlag trifft eine Bewertungskommission. Diese Art der Entscheidungsfindung wurde gewählt, weil das bis zum Inkrafttreten der Dienstvereinbarung bestehende Verfahren der Beteiligung durch Vorgesetzte (Vorgesetztenmodell) nicht in jedem Fall objektive Ergebnisse lieferte. Neben der Leiterin des Organisationsreferates (Vorsitz), dem Ideenmanager, der Gleichstellungsbeauftragten, einem Vertreter der Schwerbehindertenvertretung und des Personalrates ist in dem im BSI bestehenden Kommissionsmodell immer der Leiter der für die Umsetzung des Vorschlages zuständigen Abteilung Mitglied der Bewertungskommission. Fachleute aus den Abteilungen können gemäß Dienstvereinbarung zu einem Vorschlag beratend hinzugezogen werden, wenn sich die Bewertungskommission aus fachlichen Gründen nicht in der Lage sieht, eine Entscheidung zu treffen. Diese Situation ist im Berichtszeitraum nicht eingetreten. Im Berichtszeitraum war nur die Abteilung Z als die für die Umsetzung eines Vorschlages zuständige Abteilung betroffen. Daher war immer der Abteilungsleiter Z Mitglied der Bewertungskommission. Im Berichtszeitraum fanden 1 Sitzung der Kommission statt. 2.6 Geschäftsbereich übergreifende Vorschläge Verbesserungsvorschläge werden immer in der Dienststelle bearbeitet und bewertet, in der die Verantwortung für diese Vorschläge liegt. Bei Vorschlägen, die auch anderen Behörden innerhalb oder außerhalb des Geschäftsbereiches Nutzen bringen, ist das jeweils fachlich zuständige und federführende Ressort zu beteiligen, um eine Bewertung des Vorschlages zu ermöglichen. Im Berichtszeitraum wurde kein Vorschlag eingereicht, der einen wirtschaftlichen Nutzen für das BSI und für andere Behörden des Geschäftsbereiches zum Inhalt hatte. 2.7 Angenommene Vorschläge Die Bewertungskommission hat 4 Vorschläge genehmigt und honoriert. Damit konnten rd. 17 % der eingereichten Verbesserungsvorschläge mit einer Prämie honoriert werden. 10 Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
