anlage-4-bericht-zum-vorschlagswesen-idee-21-2020-geschwarzt
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Ideenmanagement BSI: Berichte an die Behördenleitung“
Bericht zum Vorschlagswesen IDEE 21 für den Zeitraum vom 01. Januar 2020 bis 31. Dezember 2020
Änderungshistorie Version Datum Name Beschreibung 0.1 22.03.2021 Erstellung 0.2 26.07.2021 Überarbeitung 0.3 29.07.2021 Überarbeitung 1.0 30.07.2021 Finalisierung Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Postfach 20 03 63 53133 Bonn Tel.: +49 22899 9582-6761 E-Mail: gp.idee21@bsi.bund.de Internet: https://www.bsi.bund.de © Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 2019
Änderungshistorie Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 3
Inhalt Inhalt 1 Ziel des Berichts ................................................................................................................................................................................ 5 2 Vorschläge ........................................................................................................................................................................................... 6 2.1 Übersicht der Jahre 2018 bis 2020................................................................................................................................... 6 2.2 Vorschläge im Berichtszeitraum..................................................................................................................................... 6 2.2.1 Vereinfachung von Arbeitsverfahren ...................................................................................................................... 7 2.2.2 Mitarbeiterfreundlichkeit ............................................................................................................................................. 7 2.2.3 Sonstiges .............................................................................................................................................................................. 7 2.2.4 Umweltschutz.................................................................................................................................................................... 7 2.2.5 Gesundheitsförderung der Mitarbeitenden .......................................................................................................... 8 2.2.6 Einsparung von Haushaltsmitteln ............................................................................................................................ 8 2.2.7 Bindung und Förderung von Beschäftigten ......................................................................................................... 8 2.2.8 Außenwirkung des BSI .................................................................................................................................................. 8 2.3 Angenommene Vorschläge ............................................................................................................................................... 9 2.4 Offene Vorschläge –in Bearbeitung-............................................................................................................................. 9 2.5 Abgelehnte Vorschläge ....................................................................................................................................................... 9 2.6 Beteiligungsgrad der Beschäftigten ............................................................................................................................. 10 2.7 Abteilungszugehörigkeit der Beschäftigten ............................................................................................................. 12 ............ 12 3 Prämienausschüttung .................................................................................................................................................................. 13 3.1 Vergleich der Prämienausschüttungen der Jahre 2018 bis 2020 ..................................................................... 14 3.2 Zahlung der Prämien ......................................................................................................................................................... 14 4 Fazit...................................................................................................................................................................................................... 15 5 Ausblick.............................................................................................................................................................................................. 16 Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 4
Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. 1 Ziel des Berichts Mit diesem Bericht werden die Aktivitäten des im Referat Z 1 wahrgenommenen Ideenmanagements im Berichtszeitraum vom 1. Januar 2020 bis 31. Dezember 2020 zusammengestellt und dokumentiert. Der Bericht dient der Information der Behördenleitung und der Mitarbeitenden im BSI über die vielfältigen im Jahresverlauf eingegangenen Vorschläge der Mitarbeitenden im Rahmen von Idee 21 und ihre Bearbeitung. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 5
Änderungshistorie 2 Vorschläge 2.1 Übersicht der Jahre 2018 bis 2020 2.2 Vorschläge im Berichtszeitraum Im Jahr 2020 wurden insgesamt 39 Verbesserungsvorschläge eingereicht. Dies entspricht einer Steigerung von rund 70 % gegenüber dem Jahr 2019. Bei Vergleich der Jahre 2019 und 2020 hat sich die Anzahl der eingereichten Vorschläge in den vergangenen 3 Jahren fast verdoppelt. Die eingereichten Vorschläge umfassen die Schwerpunkt „Vereinfachung von Arbeitsverfahren“, „Mitarbeiterfreundlichkeit“, „Sonstiges“, „Umweltschutz“, „Gesundheitsförderung der Mitarbeitenden“, „Einsparung von Haushaltsmitteln“, Förderung und Bindung von Beschäftigten“ und „Außenwirkung des BSI*. 6 Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
2 Vorschläge 2.2.1 Vereinfachung von Arbeitsverfahren • Optimierung des digitalen Laufwegs • Maschineller Übersetzungsdienst • Single-Sign-On • Nutzung der Software „Matrix“ • Peer to Peer Videokonferenz-Lösung • Skripte zur Datensicherung &-wiederherstellung • Selbstgehostetes Videokonferenz-System • Verbesserung des Formulars für Teilzeitarbeit • Änderung des Antrags für Bewirtungen • Nutzung separater Server • Identifikation per Online-Ausweis-Funktion • IT-Status-Dashboard • Status-Seite für BSI Dienste • Verbesserung von Videokonferenzen 2.2.2 Mitarbeiterfreundlichkeit • Veröffentlichung einer Rezeptsammlung • E-Bike-Leasing • E-Ladesäule • Gebäudeplan im Intranet • Überdachung des Eingangs der Liegenschaft „Langer Grabenweg“ • Studierenden-Plattform 2.2.3 Sonstiges • Hinweis auf besondere Kompetenzen von Beschäftigen im X500 • Shield App • Kennzeichnung stellv. Referatsleitungen im X500 • Verzicht auf Ideentasse • Mail-Verteiler für den Lagebericht • Nutzung der Bilder-Datenbank „Unsplash“ • Veränderung der E-Mail-Signatur 2.2.4 Umweltschutz • Verwendung eigener Tassen anstatt Nutzung der Pappbecher am Münz-Kaffeeautomat • Begrünung der Dachterrasse der Liegenschaft „Heinemannstraße Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 7
Änderungshistorie 2.2.5 Gesundheitsförderung der Mitarbeitenden • Bereitstellung von Mund-Nasen-Schutz-Masken • Anschaffung von Yogamatten • Implementierung eines Skriptes zur Erinnerung an Mikropausen 2.2.6 Einsparung von Haushaltsmitteln • Versand der Bezügemitteilung in elektronischer Form • Bewegungsmelder für die Beleuchtung der Teeküchen • „Energie-Führerschein“ für die Beschäftigten des BSI • Monatsjournale in digitaler Form anstatt Papierform 2.2.7 Bindung und Förderung von Beschäftigten • IT-Promotionsprogramm 2.2.8 Außenwirkung des BSI • Verlagerung des Besucherparkplatzes der Liegenschaft „Langer Grabenweg“ • Pausenfüller für Online-Veranstaltungen 8 Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
2 Vorschläge 2.3 Angenommene Vorschläge Von den 39 eingegangenen Verbesserungsvorschlägen wurden 6 Vorschläge angenommen und umgesetzt. Angenommen wurden folgende Vorschläge: • Nutzung der Bilder-Datenbank „Unsplash“ • Überdachung des Eingangs der Liegenschaft „Langer Grabenweg“ • Verbesserung des Formulars für Teilzeitarbeit • Studierenden Plattform • Verlagerung des Besucherparkplatzes der Liegenschaft „Langer Grabenweg“ • Veränderung der E-Mail-Signatur Alle prämierten Verbesserungsvorschläge wurden im Berichtszeitraum vollständig umgesetzt oder befinden sich noch in der Umsetzungsphase. 2.4 Offene Vorschläge –in Bearbeitung- 6 Verbesserungsvorschläge aus dem Jahr 2020 befinden sich zum Zeitpunkt dieses Berichtes noch in Bearbeitung und es konnte noch keine finale Entscheidung getroffen werden. Offen sind die folgenden Vorschläge: • IT-Promotionsprogramm • Maschineller Übersetzungsdienst • Bewegungsmelder für die Beleuchtung der Teeküchen • Verbesserung der Videokonferenzen • „Energie-Führerschein“ für die Beschäftigten des BSI • Implementierung eines Skriptes zur Erinnerung an Mikropausen 2.5 Abgelehnte Vorschläge Von der Gesamtzahl der 39 eingereichten Verbesserungsvorschläge mussten 27 Vorschläge abgelehnt werden. Abgelehnt wurden folgende Vorschläge: • Optimierung des digitalen Laufwegs • Single-Sign-On • Nutzung der Software „Matrix“ • Peer to Peer Videokonferenz-Lösung • Skripte zur Datensicherung &-wiederherstellung • Selbstgehostetes Videokonferenz-System • Änderung des Antrags für Bewirtungen • Nutzung separater Server • Identifikation per Online-Ausweis-Funktion Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 9
Änderungshistorie • IT-Status-Dashboard • Status-Seite für BSI Dienste • Veröffentlichung einer Rezeptsammlung • E-Bike-Leasing • E-Ladesäule • Gebäudeplan im Intranet • Hinweis auf besondere Kompetenzen von Beschäftigen im X500 • Shield App • Kennzeichnung stellv. Referatsleitungen im X500 • Verzicht auf Ideentasse • Mail-Verteiler für den Lagebericht • Verwendung eigener Tassen anstatt Nutzung der Pappbecher am Münz-Kaffeeautomat • Begrünung der Dachterrasse der Liegenschaft „Heinemannstraße • Bereitstellung von Mund-Nasen-Schutz-Masken • Anschaffung von Yogamatten • Versand der Bezügemitteilung in elektronischer Form • Monatsjournale in digitaler Form anstatt Papierform • Pausenfüller für Online-Veranstaltungen Ablehnungsgründe: • 8 x: Verbesserungsvorschlag wurde bereits vor Einreichung bearbeitet bzw. Vorschlag ist nicht neu • 1 x: Verbesserungsvorschlag beinhaltet keinen konkreten Lösungsvorschlag • 1 x: Kein Verbesserungsvorschlag im Sinne der Dienstvereinbarung Idee 21, sondern lediglich Hinweis auf bestehende Schwierigkeiten • 17 x: Sonstige Gründe (z. B. technisch nicht möglich, Datenschutz u. A.) 2.6 Beteiligungsgrad der Beschäftigten Von 1157 Mitarbeitenden, die zum 31.12.2020 im BSI beschäftigt waren, beteiligten sich 37 Personen aktiv als Ideengeber. Dies entspricht einer Beteiligungsquote von rund 3 %. Die Anzahl der aktiven Ideengeber verzeichnet somit einen Zuwachs von 48 % im Vergleich zum Vorjahr. Die Beteiligungsquote stieg von 1,9 % auf 3 %. 10 Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
