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UNIVERSITÄTS-
R t K u . VERWALTUNG
OSTOC Traditio et Innovatio
Universität Rostock | Zentrale Universitätsverwaltung Dezernat Technik, Bau,
ARNO BEIDEN. Liegenschaften
Liegenschaftsverwaltung

 

AZ:
Manfred Kitschke

Vermerk:
Sitz Ulmenstraße 69
a Haus 6
Datum: 12.03.2019 18057 Rostock
2 Fon +49 (0)381 498-14 16
Teilnehmer Frau Glitza StuWe Fax +49 (0)381 498-1370
Frau Beetz StuWe
Herr Geile Bieter Geile Warenautomaten Me a RR

M. Kitschke UR

 

 

Bietergespräch zur Ausschreibung Aufstellung von Getränkeautomaten an der UR des
Studierendenwerkes Rostock-Wismar

Das Angebot der Firma Geile Warenautomaten ist eines der beiden gewerteten Angebote für
die Versorgung der UR mit Kalt- und Heißgetränken.

Die Herren Geile und haben in einem Bietergespräch ihr Angebot vom 22.02.2019 erläutert und
Fragen der ausschreibenden Stelle beantwortet:

e Die Firma Geile Warenautomaten hat eine Niederlassung in Stäbelow bei Rostock
kurze Reaktions- / Störzeiten von 3 - 4 Stunden sind deshalb möglich.
Auf jedem Automaten befinden sich eine Telefonnummer und die Automatennummer.
Eine Störung ist unter Angabe der Automatennummer bei der Zentrale in
Westerkappeln oder in der Niederlassung in Stäbelow zu melden. Beseitigung der
Störung wird dann umgehend eingeleitet.

e Es werden gewöhnlich Plastikbecher aus Polystyrol eingesetzt. Diese Becher sind im
Gegensatz zu Pappbechern (Verbundwerkstoff) voll recyclebar, da sie ausschließlich
aus einer einzigen Materialart bestehen. Auf Wunsch können aber auch biologisch
abbaubare Becher und auch Pappbecher (nicht empfehlenswert) eingesetzt werden.
Ab Ende 2020 sollen für alle Automaten nur noch biologisch abbaubare Becher
eingesetzt werden. Biologisch abbaubare Becher würden etwa das Doppelte der
Plastikbecher kosten.

Es ist auch die Verwendung eigener Becher möglich, wenn dies gewünscht ist.

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1218
Universität Rostock | D 18051 Rostock | Fon +49 (0)381 498-0000 | Fax + 49 (0)381 498-0000 HAFENZROSTOCK A
USt-INr.: DE 137 385 436 | Bankverbindung: IBAN: DE26 1300 0000 0014 0015 18, BIC: MARKDEF1130 WISSENSCHAFTEN A
www.uni-rostock.de 1419

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e Der Inverkehrbringer des Abfalls, in diesem Falle also die Firma Geile, bezahlt die
Entsorgungsgebühr gemäß Verpackungsmittelgesetz. Fa. Geile verfügt über die
entsprechenden Zertifikate zur fachgerechten und rechtskonformen Entsorgung.

Es gab Versuche mit einer Becherrücknahme, die sich nicht bewährt haben. Die
Rücknahmevorrichtung nimmt einen größeren Platz ein, wird aber kaum genutzt, da
die Kunden die Heißgetränke ziehen und dann mitnehmen. Prinzipiell ist dies aber
möglich.

e Die Haftung für Schäden, die durch die Automaten verursacht werden ist für Fa. Geile
selbstverständlich. Fa. Geile ist Vertragspartner der Deutschen Bahn, welche eine
Haftung des Automatenbetreibers voraussetzt. Aus diesem Grunde verfügt Fa. Geile
über eine entsprechende Haftpflichtversicherung. Die Haftung wird ab den
Übergabepunkt (bei Entfernung zum Automaten nicht mehr als 2 m) übernommen.

e Die Abrechnung der Provision erfolgt für gewöhnlich jährlich, aber auch eine
halbjährliche Abrechnung ist möglich. Das Studierendenwerk vereinbart eine
halbjährliche Abrechnung der Provision ohne Umsatzsteuer.

e Mit der Berechnung der Betriebskosten durch die UR nach einer
Betriebskostenpauschale ist die Fa. Geile einverstanden. Die UR soll die Höhe der
Betriebskostenpauschale vorab an Fa. Geile übermitteln.

e Bezüglich des Sortiments an Heißgetränken kann die UR Wünsche äußern. Es gilt ein
Preis für alle Heißgetränke.

e  Lokale/ lokal abgefüllte Produkte (z.B. Glashäger Wasser, Vita Cola) können auf
Wunsch angeboten werden.

e Die Automaten sind für eine Vielzahl von Produkten einsetzbar. So können z.B.
Waldquell-, Christinen- und sonstige Produkte (Schorlen, Säfte) angeboten werden.
Die Fa. Geile ist produktneutral und wird anbieten, was gewünscht wird bzw. was sich
gut verkauft. Es gibt ein erprobtes Standardsortiment, das zu nächst eingesetzt
werden soll. Je nach Verkaufsmenge wird das Sortiment dann bei Bedarf sukzessive
angepasst.

Ein Verkaufsstart ohne Produkte von Coca Cola ist möglich. Ersatz z.B. durch Pepsi-
Produkte oder regionale Produkte.

e Für den Bezahlvorgang sind sowohl Münzen als auch Geldscheine möglich.
e Frau Glitza weist darauf hin, dass in der August-Bebel-Straße 28 ein, im Vergleich
zum Ausschreibungstext, zusätzlicher Heißgetränkeautomat eingesetzt werden soll.

Insgesamt sollen dort also 2 Heißgetränkeautomaten eingesetzt werden.

e Der Einsatz von Kombigeräten (Kaltgetränke + Snacks) ist ebenfalls möglich.

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e Die UR wird bei Auftragserteilung der Firma Geile kurzfristig die Kontaktdaten der
Ansprechpersonen in den Liegenschaften übermitteln. Erste Ortsbesichtigungen
sollten so schnell wie möglich (12. KW) durchgeführt werden.

e Die Mitarbeiter der Firma Geile tragen Dienstkleidung wodurch sie erkennbar sind.

e Wartung und Reparatur werden innerhalb von 4 - 6 Stunden (Störzeit, siehe oben)
erfolgen. Fa. Geile bittet die UR im Falle einer Auftragserteilung kurzfristig bekannte
Problemstandorte zu melden.

e Es gibt unterschiedliche Systeme für die Bereitung von Heißgetränken (Incup oder
herkömmlich). Beim Incup- System wird eine Instantmischung in der Tasse
aufgebrüht. Beim herkömmlichen System erfolgt das Mischen und Aufbrühen im
Gerät, danach erfolgt über Schläuche die Befüllung des Bechers.

Herr erklärt dann die Vor- und Nachteile der verschiedenen, je nach
eingesetzem Automaten möglichen (Produktarten bei Heißgetränken. Bei Instantware
(Incup- System) entstehen keine Rückstände im Automaten (geringerer Reinigungs-
und Wartungsaufwand) bei sehr kurzen Ausgabezeiten.

Bei Einsatz der herkömmlichen Brühmethode z.B. von Filterkaffee entstehen längere
Ausgabezeiten von 35 s und mehr. Es verbleiben Rückstände im Automaten
(Tresterbehälter). Beim Espressobrühverfahren entstehen Ausgabezeiten von ca. 35
s. Es verbleiben ebenfalls Rückstände im Automaten. Es ist beim Einsatz dieses
System allerdings die Benutzung eigener Tassen nicht möglich. Ein Vorteil des Incup-
Systems wäre allerdings auch, dass die Ausgabe verschiedener Tees möglich wäre.

Beim Einsatz von Automaten mit Schüttgut wären keine Suppen möglich.

Eine Kombination von Geräten mit herkömmlichen Brühmethoden und Incup- Geräten
wäre ebenfalls möglich.

Die vielfältigen Möglichkeiten der von Fa. Geile einsetzbaren Automaten müssen
gemeinsam erarbeitet werden.

e DieFa. Geile arbeitet nicht mit Kapselsystemen, da hierbei zuviel Müll anfallen würde.
e Die Liefer- /Aufstellzeit ab Zuschlagserteilung würde at Wochen betragen. Es
werden ausschließlich komplett neue Geräte eingesetzt. Frau Glitza besteht auf einer
“Notversorgung“ ausgewählter Standorte (Prioritätenliste der UR) innerhalb einer

Lieferzeit von Wochen und Fa. Geile sagt dies zu.

Beratung ohne die Vertreter von Fa. Geile Warenautomaten:
Folgende Fragen müssen kurzfristig durch die UR geklärt werden (:

e Aufstellung einer Prioritätenliste (siehe oben) für kurzfristig wieder zu versorgende
Standorte.

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e Außerdem möchte die UR der Firma Geile kurzfristig Angaben zu den
Verkaufsmengen des vorherigen Vertragspartners übermitteln, soweit diese
vorhanden sind.

e  Esssollen so schnell wie möglich Termine für kurzfristige Ortsbesichtigungen durch Fa.
Geile mit möglichst entscheidungsbefugten Vertretem der UR vereinbart werden.

e Die UR soll die Frage klären, an welchen Standorten noch Snackautomaten
gewünscht sind. Wie oben schon erwähnt, sind Kombigeräte (Kaltgetränke + Snacks)
möglich. Gegebenenfalls sollte bei Zuschlagserteilung an Fa. Geile die Kündigung des
bestehenden Vertrags mit Fa. Reinke über die Aufstellung von Snackautomaten
erwogen werden.

gez. M. Kitschke
SGL Hausdienste

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STUDIERENDENWERK EEE!
ROSTOCK-WISMAR

12.03.2019
Gesprächsprotokoll Bietergespräche Automaten-Ausschreibung
Bieter: GEILE Warenautomaten GmbH (Herr Geile, Herr Schnute)

Teilnehmer: Frau Glitza, Herr Kitschke, Frau Beetz

Allgemeines:

e Reaktionszeit = &@ Stunden (bei der Besorgung von Ersatzteilen teilweise länger)

e Stromverbrauch ist stark abhängig vom Gerät; neue Geräte haben immer A+

e .„Biologisch abbaubare Becher: Firma GEILE hat die Möglichkeit Becher aus Maisstärke
anzubieten, Firma Geile informiert sich beim Hersteller der Becher über Abgabemenge;
Vergabestelle verlangt Umsetzung auf biologisch abbaubare Becher bis spätestens
Jahresende 2020

e GEILE ist registriert bei der Zentralen Stelle für Verpackungen und übernimmt die
Lizenzgebühren

e  Rücknahmebehälter sind möglich, werden aber aus Erfahrung mit anderen
Studierendenwerken nicht empfohlen, da die Abfallmengen verschwindend gering sind

Haftung / Versicherung

o Trägt Firma Geile; Versicherung vorhanden

Abrechnung Betriebskosten
e Erfolgt als Pauschale über die Universität Rostock
Provision:

e @AMauf den Netto-Umsatz

e WICHTIG: auf dem Provisionspapier darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden da das
STW Umsatzsteuerbefreit ist

e Die Zahlung der Provision ist von der Firma GEILE halbjährlich bzw. Jährlich möglich

Ausstattung Automaten:

e Firma GEILE empfiehlt bei einem Start den Beginn mit dem Standardsortiment
e \Warmgetränke:
o Kaffee, Kaffeespezialitäten, Suppen, Tees
o Esgibt ein Preis für das gesamte Sortiment
o Die Universität Rostock kann Wünsche zum Sortiment äußern
o Eigene Befüllung ist bei dem Instand-Automaten möglich; neue Automaten als InCub-
Automaten möglich (Vorteil: größeres Sortiment, mehr Spezilalitäten (z.B. Tees);

Nachteil: kein eigener Becher möglich) Zusat? VergaSestelle \
e  Kaltgetränke: Fairtradte - Pıiodukte können

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STUDIERENDENWERK ET
ROSTOCK-WISMAR

© Regionalität ist möglich (Vita, Glashäger, etc.)
© Die Universität Rostock kann Wünsche zum Sortiment äußern

Zusatz von der Vergabestelle:

e Ein zusätzlicher Heißgetränke-Automat in dem Hochhaus August-Bebel-Str,
®e Tausch von Kombigeräten (Snack + Getränke) zu Getränkeautomaten muss problemlos
möglich sein

Kommunikation:

 

® Firma GEILE bietet ein jährliches Feedbackgespräch, daher ist ein fester Ansprechpartner auf
Seiten der Universität Rostock (z.B. Referatsleitung) für die Firma GEILE wichtig

°e Firma GEILE bittet um Zuarbeit von Standorten, die Vandalismus gefährdet sind, da
dementsprechend an den Automaten Vorkehrungen gegen Einbruch etc. vorgenommen
werden können

®e Mitarbeiter müssen als solche in den Gebäuden der Universität Rostock erkenntlich sein und
stets freundlich und gastorientiert sein

Rahmenvereinbarung

e Vorerst für 1 Jahr
®  Anschließende Vertragsverlängerung für 6 Jahre möglich

Lieferzeit der Automaten

 

° BEER nach Gespräch mit Automatenhersteller, ABER: Übergangslösung ist möglich
®  Beieiner eventuellen Notversorgung braucht Firma Geile eine Prioritätenliste von der
Universität Rostock, welche Automaten zuerst aufgestellt werden müssen

Vergabestelle informiert bis zum 18.03.2019 über das Ausschreibungsergebnis

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STUDIERENDENWERKEEE
ROSTOCK-WISMAR

08.03.2019

Gesprächsprotokoll Bietergespräche Automaten-Ausschreibung
Bieter: Herr Thomas Reincke

Teilnehmer: Frau Glitza, Herr ..., Frau Beetz

Zusatz von der Vergabestelle:

e Ein zusätzlicher Heißgetränke-Automat in dem Hochhaus August-Bebel-Str.
e Tausch von Kombigeräten (Snack + Getränke) zu Getränkeautomaten muss problemlos
möglich sein

Allgemeines:

® Lieferzeit von 5 Wochen kann eingehalten werden

®e _Brutto-Umsatz je Getränk von

e Wichtig: Keine Umsatzsteuer auf der Provisionsrechnung ausweisen > für Firma Reincke
kein Problem

®e  Angegebener Strompreis ist in Ordnung

e  Befüllung erfolgt mal in der Woche > bedarfsabhängige Befüllung jederzeit möglich, da
Firma Reincke direkt vor Ort ist

e Getränke können nicht mit eigenen/mitgebrachten Bechern der Kunden eingefüllt werden

®e Firma Reincke stellt zusätzlich Bechersammler auf (Röhrensystem + Abfallsack); Entsorgung
und Reinigung erfolgt durch Firma Reincke

e  Esgibt keine Möglichkeit eines Rücknahmeautomaten für Pfandflaschen

°  Jetzige Becher sind nicht biologisch abbaubar; Firma Reincke kann keine Prognose abgeben,
wann diese ersetzt werden können (dieses Jahr auf keinen Fall) 2 Firma Reincke macht sich
bei den Lieferanten für Alternativen schlau; Vorgabe der Vergabestelle: bis 2020 sollte die
Alternative in den Automaten angeboten werden

Kaltgetränke:

e Regionale Produkte sind im Angebot erhalten (Glashäger, Vita-Cola)

e Das Sortiment kann jederzeit entsprechend Nachfrage angepasst werden

e Universität Rostock muss Wünsche und Bedarfe der Kunden zum Sortiment erfassen

e Sehr positiv: Geldscheinannahme und Münzwechsler sind vorhanden in den Automaten

Heißgetränke:

®e 180 ml Füllmenge

e Fair Trade-Produkte sind nicht möglich, da es keine Anbieter gibt > Uni Rostock muss
abklären, ob das für Kunden akzeptabel ist

®e Das Sortiment kann jederzeit entsprechend Nachfrage angepasst werden

®e Universität Rostock muss Wünsche und Bedarfe der Kunden zum Sortiment erfassen

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N.

STUDIERENDENWERKEESY
ROSTOCK-WISMAR

Service:
e  Essollte ein neuer Termin erfolgen zwischen Uni Rostock und Firma Reincke zur konkreten
Serviceleistung

e Kurzfristige Lieferung von Automaten ist nicht möglich, können aber direkt nach Lieferung an
den Standorten aufgestellt werden

Kommunikation zur Aufstellung:

®e Kommunikation erfolgt direkt mit der Uni (3 Gebäudemanager) wann wo die Automaten
aufgestellt werden können
e  _DasServicepersonal muss erkennbar und stets freundlich sein

Sonstiges:

®e Versicherung und Gefahren sind bei der Firma Reincke
e Betriebskosten werden von der Uni Rostock auf die Firma Reincke umgelegt; Überweisung
erfolgt monatlich

Frage von Firma Reincke:

°e Inder Fakultät der Physik (Albert-Einstein-Str.) stehen die Automaten auf einem Podest,
Automaten können so nicht aufgestellt werden > daher Frage nach der Entfernung des
Podestes?!

Vergabestelle informiert bis zum 18.03.2019 über das Ausschreibungsergebnis