Vollzugshinweis zur Gewährung der Kassensicherheit bei Änderung zahlungsrelevanter Stammdaten I.      Ausgangssituation: Mit Emailinfo vom 2.9.2014 wurden die Jobcenter darauf hingewiesen zahlungsrelevante Stammdaten von Zahlungsempfängern (Name,Anschrift) und Zahlungsverbindungen (Bankverbindung) immer nur im 4-Augen-Prinzip und auf der Grundlage von begründenden unterschrieben Unterlagen zu ändern. Dies ist auch zu überprüfen und quartalsweise ist der RD Bayern hierüber zu berichten. Ziel ist es Vermögensschäden und dolose Handlungen zu verhindern. Um dies sicherzustellen ist im Jobcenter ab sofort wie folgt zu verfahren: II.     Erst-/Neuanträge: Erst bzw. Neuanträge mit den hierin enthaltenen Stammdaten (sind wie bisher immer im 4- Augen-Prinzip zu bearbeiten. Die Bearbeitung ist mit Feststellungs-und Anordnungsstempel mit einer Prüffrist von 2 Tagen zu dokumentieren. III.    Änderung der Stammdaten bei laufenden Fällen: Auch Änderungen der Stammdaten von Zahlungsempfängern bei laufenden Fällen dürfen ab sofort nur noch im 4-Augen-Prinzip vorgenommen werden. Grundlage muss auch hier eine schriftliche und unterschriebene Mitteilung vom Kunden sein. III.1. Persönliche Vorsprache Teilt der Kunden Änderungen der Stammdaten bei einer pers. Vorsprache z.B. in der Eingangszone mit, ist von der Eingangszone/der annehmenden Stelle eine begründende und von ihm unterschriebene Unterlage oder ggf. Veränderungsmitteilung einzubehalten. Es ist über Vorlage eines Ausweisdokumentes am besten Personalausweises (ab sofort wird der Kunde bereits bei der Clearingstelle schriftlich darauf hingewiesen, bei allen persönlichen Vorsprachen immer den Personalausweis bzw. ein entsprechendes Ausweisdokument bei sich zu haben) zu prüfen, ob der Vorsprechende zur Änderungsmitteilung der Stammdaten berechtigt ist. Wenn nicht, muss er eine Vollmacht vom Zahlungsempfänger und den entsprechenden Ausweis vorlegen. Die Vollmacht ist ggf. in Kopie einzubehalten. Die Daten sind dann von der Eingangszone/annehmenden Stelle in zPDv zu ändern und ein aussagekräftiger Bewa-Vermerk mit Hinweis auf die konkret geänderten Daten zu erstellen.

Das Dokument ist mit dem Ausdruck des Bewa-Vermerkes und ggf. der Kopie der Vollmacht an die Leistung zur Übernahme in A2LL oder Prüfung in Allegro zu senden. Durch die Bearbeitung/prüfung und Ablage der Unterlagen mit Erledigungsvermerk durch die Leistung in der Akte ist dann das 4-Augenprinzip in diesen Fällen bei A2LL und Allegro gewährleistet. III2. Schriftlich eingehende Veränderungen zu den Stammdaten Schriftlich eingehende Mitteilungen über Änderungen der Stammdaten von Zahlungsempfängern sind von der Leistung auf Richtigkeit und Unterschrift zu prüfen. Es ist der Feststellungsstempel auf dem Dokument anzubringen und die Daten sind im 4-Augen- Prinzip mit Dokumentation zu erfassen. Das entsprechende Schriftstück ist in der Akte abzulegen. Die Änderung ist in einem Beratungsvermerk in Verbis zu dokumentieren, damit z.B. das SC, die Agentur aber auch der Bereich M&I etc. die Änderungen nachvollziehen können. Wichtig ist, dass der „Anordnende“ die Prüfung analog beigefügter Anlage 2 übernimmt. Sollte der Prüfende Fehler feststellen, die auf dolose Handlungen hindeuten könnten, ist der Teamleiter zur weiteren Prüfung einzuschalten. III.3 Vorgenommene Änderungen durch Dritte Änderungen die die Agentur z.B. bei Aufstockern bei den Stammdaten von Zahlungsempfängern in zPDv vornimmt, dürfen von der Agentur auch nur unter Beachtung des Vier-Augenprinzips vorgenommen werden. Änderungen bei der Anschrift oder beim Namen führen zu einer Bearbeitungsaufforderung für Sie in Allegro, die sie abarbeiten bzw. prüfen müssen. Bei Änderungen in der Bankverbindung durch Dritte erhalten Sie leider keinen solchen Hinweis und es ist nur zu hoffen, dass die Agentur die geänderte Bankverbindung richtig erfasst hat und uns, wie im Schnittstellenkonzept vorgesehen per Email oder Ticket dies mitteilt. Bitte ggf. Mitteilung Ticket prüfen und in Akte mit Prüfvermerk ablegen. IV.     Nachhaltung und Berichtspflicht Alle Akten bei denen Änderungen in den Stammdaten von Zahlungsempfängern vorgenommen werden, sind ab sofort von der Leistung der Teamleitung zur Prüfung vorzulegen. Darüberhinaus veranlasst die Teamleitung monatlich an einem Tag eine Dorabfrage 210 und lässt sich das Ergebnis dieser Abfrage zur Prüfung zuleiten. Die Teamleitung überprüft alle von der Leistung zugeleiteten und über die Doraabfrage festgestellten Fälle auf Richtigkeit analog Anlage 2. Die Ergebnisse sind in einem Ordner mit dem Prüfvermerk chronologisch abzuheften und in der als Anlage 3 beigefügten Exceldatei festzuhalten. Nötige Korrekturen sind ebenfalls in der in der Fehlerliste/Exceldatei zu erfassen und ggf. bei Verdachtsfällen auf dolose Handlungen ist die Geschäftsführung zu informieren und das KPD –Team einzuschalten. Die Prüfliste ist vom Teamleiter quartalsweise zum 10-ten des Monates erstmals zum 20.01.2015 an den Führungsunterstützer bzw. der RD zu senden. Die Mitteilung Anlagen: Aichach, den 12.9.2014

Gottfried Denkel