Leitfaden zur Bearbeitung von Anträgen nach dem
Informationsfreiheitsgesetz im BMZ

Inhaltsverzeichnis

I.      HINTERGRUND                                                                              3

II.     ORGANISATORISCHER ABLAUF BEI DER BEARBEITUNG EINES IFG-ANTRAGES                          4

1.       Erste Woche                                                                              4
      1.1      Eingang eines Antrags – Fristbeginn!                                               4
      1.2      Ist es überhaupt ein IFG-Antrag? Wer ist zuständig?                                4
      1.3      Formerfordernisse und nicht zu bearbeitende Anträge                                5
      1.4      Erfassung des Antrags durch Z 14                                                   6
      1.5      Weiterleitung des Antrags an das inhaltlich federführend zuständige Fachreferat    6

2.       Zweite/Dritte Woche: Bearbeitung durch das Fachreferat                                   7
      2.1     Erste Bewertung des Antrags: Konkretisierung / Kostenschätzung                      7
      2.2     Zusammenstellung der Dokumente                                                      7
      2.3     Prüfung, ob eine Drittbeteiligung erforderlich ist                                  9
      2.4     Prüfung, ob Ausnahmegründe vorliegen                                               10
      2.5     Antwortbeitrag für den IFG-Bescheid und Übersendung an Referat Z 14                11
      2.6     Ermittlung des Arbeitsaufwands durch das Fachreferat                               11

3.       Vierte Woche                                                                            12
      3.1.    Vorbereitung des Bescheids durch Z 14                                              12
      3.2.    Gebührenfestsetzung durch Z 14                                                     12
      3.3.    Letztmalige Abstimmung und Versenden des Bescheids                                 13
      3.4.    Zahlungseingang                                                                    13
      3.5.    Vorschusszahlung                                                                   13

4.      Sonderfall: Akteneinsicht                                                                14


III. RECHTSMITTELVERFAHREN                                                                       15

1.      Widerspruchverfahren                                                                     15

2.      Klageverfahren                                                                           15


IV. BETEILIGUNG DER BFDI                                                                         15

ANHANG I:             ANLEITUNG ZUR SCHWÄRZUNG IN PDF-DATEIEN                                    17

ANHANG II:            MUSTERSCHREIBEN ZUR DRITTBETEILIGUNG                                       19

ANHANG III:           MUSTERENTWURF VERPFLICHTUNGSERKLÄRUNG                                      20
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ANHANG IV:        AUSNAHMETATBESTÄNDE NACH DEM IFG    21

1.   Schutz öffentlicher Interessen (§§ 3 u. 4 IFG)   21

2.   Schutz privater Interessen (§§ 5 u. 6 IFG)       24


ANHANG V:         IFG                                 25




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I.     Hintergrund
Nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) hat jede/r Bürger/in und jede juristische Person des
Privatrechts unabhängig von Staatsangehörigkeit und Wohnsitz und ohne eigene Betroffenheit
Anspruch auf freien Zugang zu amtlichen Informationen der Bundesbehörden. Ziel des IFG ist es, die
Bürgerbeteiligung zu fördern und das Vertrauen zwischen Staat und Bürger/innen zu stärken.
Verwaltungshandeln soll transparenter und nachvollziehbarer gestaltet werden.

Inhaltlich und zeitlich umfangreiche IFG-Anträge können jede Arbeitseinheit treffen und erfordern
einen hohen zeitlichen und personellen Bearbeitungsaufwand. Dies v.a. vor dem Hintergrund, dass
IFG-Anträge in der Regel innerhalb einer Frist von einem Monat beschieden werden müssen. Um dies
zu gewährleisten, bedarf es einer optimalen Zusammenarbeit zwischen dem koordinierenden Referat
Z 14 und dem inhaltlich federführend zuständigen Fachreferat.

Die folgende Handreichung leitet Schritt für Schritt durch das Verfahren und gibt konkrete
Hilfestellungen und Hinweise zur Bearbeitung eines IFG-Antrags. Den vollständigen Gesetzestext des
IFG finden Sie in Anhang V. Für weitergehende Fragen zur Bearbeitung wenden Sie sich bitte an die
Funktionsadresse IFG@bmz.bund.de.




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II.      Organisatorischer Ablauf bei der Bearbeitung eines IFG-Antrages
1.       Erste Woche
1.1 Eingang eines Antrags – Fristbeginn!
     Eingang eines IFG Antrags im BMZ in schriftlicher oder elektronischer Form.
     In der Regel gehen IFG-Anträge über die Funktionsadresse IFG@bmz.bund.de bei Referat
      Z14 ein. Sollte ausnahmsweise ein IFG-Antrag in einem anderen Referat eingehen, leitet
      dieses Referat den Antrag umgehend an Referat Z 14 weiter.
     Achtung: Eingang des Antrags ist maßgeblich für die ab diesem Zeitpunkt laufende
      Regelbearbeitungsfrist von einem Monat. Eine Ausnahme besteht nur bei Drittbeteiligung
      (1.2.2).

1.2 Ist es überhaupt ein IFG-Antrag? Wer ist zuständig?
Z 14 prüft, ob es sich um einen IFG-Antrag handelt:

     Ein IFG-Antrag liegt vor, wenn sich Antragsteller (natürliche oder juristische Person des
      Privatrechts, kann auch die Presse sein)

         o auf das IFG beruft oder Zugang zu amtlichen Informationen (Auszüge aus Akten)
           wünscht, oder
         o die Frage deutlichen Aktenbezug aufweist
         o und die Information dem BMZ vorliegt.
Von dem Informationsrecht erfasst sind grundsätzlich alle in DOMEA abgelegten Dateien.
     Ein IFG-Antrag liegt nicht vor, wenn
         o die Information dem BMZ nicht vorliegt (keine Ermittlungspflicht), außer die
             Information befindet sich noch im Zwischenarchiv, oder
         o die Anfrage ersichtlich keinen Aktenbezug aufweist, z. B. Frage nach einer
             Informationsbroschüre oder
         o der Antragsteller darum bittet, bestimmte Informationen zusammenzustellen, zu
             ermitteln oder zu beschaffen (z.B. Erstellung von Übersichten, Datenanalysen etc).

     Wenn der Antrag auf das IFG gestützt wird, aber nicht unter dieses fällt, kann der Antrag
      in eine allgemeine Bürgeranfrage umgedeutet werden und eine einfache (kostenlose)
      Auskunft erteilt werden. Dies kann der Fall sein, weil die entsprechende Information
      ermittelt werden müsste oder weil es sich um eine reine Informationsfrage handelt, z.B.
      zum Stand eines Entwicklungsvorhabens oder zu entwicklungspolitischen Positionen des
      BMZ. In diesen Fällen leitet Referat Z 14 die Anfrage an das für Bürgerkommunikation
      zuständige Referat weiter. Dann ergeht gegenüber dem Antragssteller kein (ablehnender)
      Bescheid. Deshalb sollte ihm zusätzlich die ggf. kostenpflichtige formelle Bescheidung
      nach dem IFG angeboten werden. Nur dann kann der Antragssteller Rechtsmittel einlegen.
      Musterformulierung für die Umdeutung als Bürgeranfrage und Angebot der Bescheidung
      nach dem IFG: „Ihren Antrag unter Berufung auf das Informationsfreiheitsgesetz (IFG)
      werte ich als eine auf Sachauskunft gerichtete Bürgeranfrage, die im Folgenden
      beantwortet wird. Sofern Sie dies wünschen, erhalten Sie aber auch gerne einen


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förmlichen, unter Umständen kostenpflichten Bescheid nach dem IFG, der auch die
    Möglichkeit eröffnet Rechtsmittel einzulegen.“

   Anfragen von Pressevertretern, die nicht konkret auf das IFG Bezug nehmen, werden an
    das Pressereferat abgegeben und als Presseanfrage behandelt.

   Antrag auf Akteneinsicht nach § 29 VwVfG liegt vor, wenn für die Beteiligten die Kenntnis
    des Akteninhalts zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen
    erforderlich ist.

1.3 Formerfordernisse und nicht zu bearbeitende Anträge
   Form:
    Grundsätzlich können IFG-Anträge formlos gestellt werden,. Sie müssen nur als IFG-
    Anträge zu erkennen sein. Spätestens, wenn sich abzeichnet, dass der Bescheid
    gebührenpflichtig sein wird, muss der Antragssteller zudem eine zustellungsfähige
    Postadresse angeben. Sofern eine Postadresse fehlt, wird Z 14 versuchen, diese zu
    ermitteln (z. B. durch Nachfrage beim Antragsteller). Anderenfalls können nicht gezahlte
    Gebühren im Nachhinein nicht eingetrieben werden. Falls bei elektronischen Anfragen
    Zweifel an der Identität des Antragstellers bestehen, ist auf den Postweg zu verweisen.

   Antragsbegründung:
    Grundsätzlich muss ein IFG-Antrag nicht begründet werden. Wenn durch den Antrag
    jedoch Daten Dritter (§ 2 Nr. 2 IFG, siehe unten 1.2.2.1.2.) betroffen sind, ist gemäß § 7
    Abs. 1 Satz 3 IFG eine Begründung durch den Antragsteller erforderlich. Z 14 kann diese
    Begründung vor Beginn der inhaltlichen Bearbeitung des Antrags vom Antragssteller
    einfordern.

   Ablehnungsmöglichkeiten:
    In engen Grenzen ist die Ablehnung eines Antrags möglich.
       o Gemäß § 9 Abs. 3 IFG kann ein IFG-Antrag abgelehnt werden, wenn es für den
         Antragsteller zumutbar ist, sich die Information aus allgemein zugänglichen
         Quellen zu beschaffen, bzw. die Information sogar schon bei ihm vorhanden ist. Zu
         diesen Quellen gehören vor allem Informationen, die im Internet allgemein
         zugänglich sind (z.B. auf der Homepage des BMZ) oder in Gesetzes- oder
         Veröffentlichungsblättern bekannt gegeben wurden oder der Fachliteratur zu
         entnehmen sind.
       o Rechtsmissbräuchliche Anträge können nach der Gesetzesbegründung des IFG
         aufgrund ungeschriebener Grundsätze des Allgemeinen Verwaltungsrechts
         abgewehrt werden, Dazu zählen insbesondere Anträge, die auf
         Verfahrensverzögerungen oder offensichtlich auf eine (teilweise) Blockierung der
         Verwaltungsarbeit abzielen.




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1.4 Erfassung des Antrags durch Z 14
Z 14 erfasst den Antrag in der Statistik zur Übersicht über den Verfahrensstand aller IFG-
Anträge.
Z 14 versendet eine Eingangsbestätigung an den Antragsteller und weist ihn auf das
grundsätzlich bestehende Kostenrisiko hin. Die Bearbeitung des Antrags ist gemäß § 10 Abs. 1
IFG grundsätzlich gebührenpflichtig. Die Höchstgebühr beträgt 500 €.

1.5 Weiterleitung des Antrags an das inhaltlich federführend zuständige Fachreferat
Referat Z 14 leitet den Antrag an das inhaltlich federführend zuständige Fachreferat weiter.
Das federführend zuständige Fachreferat kann weitere Referate hinzuziehen, wenn und
soweit dies für die Bearbeitung des Antrags erforderlich ist.




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2. Zweite/Dritte Woche: Bearbeitung durch das Fachreferat
Das federführend zuständige Fachreferat

      stellt die amtlichen Dokumente zusammen, die für die Beantwortung des IFG-Antrags
       erforderlich sind (2.2);
      falls erforderlich: beteiligt Dritte (2.3);
      prüft, ob dem Informationsanspruch stattgegeben werden kann, oder ob (teilweise)
       Ausnahmetatbestände entgegenstehen; bei teilweiser Herausgabe: schwärzt die nicht
       herauszugebenden Textpassagen und begründet das Vorliegen eines oder auch
       mehrerer Ausnahmetatbestände substantiiert (2.4);
      übermittelt Referat Z 14 die herauszugebenden Dokumente sowie einen
       übernahmefähigen Antwortbeitrag für den IFG-Bescheid (2.5);
      informiert Referat Z 14 über den Bearbeitungsaufwand (2.6).

Das Fachreferat kennzeichnet auf der Sachakte, dass und in welchem Umfang eine Einsicht
nach dem IFG erfolgt ist.

   2.1 Erste Bewertung des Antrags: Konkretisierung / Kostenschätzung
Sobald sich das Fachreferat einen Überblick über den Umfang der zu prüfenden und ggf.
herauszugebenden Dokumente verschafft hat, schätzt es den voraussichtlich entstehenden
Arbeitsaufwand (zur Orientierung siehe 2.6.) und teilt diesen Z 14 mit. Etwas anderes gilt nur,
wenn der Antrag vollständig abzulehnen ist, da abzulehnende Anträge gebührenfrei ergehen.
Z 14 informiert sodann den Antragsteller über die voraussichtlich entstehenden Kosten und
fragt, ob der Antrag trotz des Kostenrisikos aufrechterhalten werden soll. Dabei weist Z 14 den
Antragsteller darauf hin, dass bis zu seiner Rückmeldung keine inhaltliche Bearbeitung
erfolgen wird.

   2.2 Zusammenstellung der Dokumente
      Erfasst werden grundsätzlich alle in Akten vorhandenen Informationen.
       Einschränkungen bestehen in Bezug auf Verschlusssachen und Personalakten.
      Entscheidend ist, ob der Inhalt des Dokuments mit amtlicher Tätigkeit
       zusammenhängt. Bei der Behandlung von Sachthemen ist dies regemäßig zu bejahen.
       Auch E-Mails können amtliche Informationen darstellen.
      Akten, die sich bereits im Bundesarchiv befinden, sind nicht in die Prüfung mit
       einzubeziehen, da sie nicht mehr der Verfügungsbefugnis des BMZ unterliegen. Für die
       Herausgabe von Archivgut ist das Bundesarchiv nach dem Bundesarchivgesetz
       zuständig. Dies umfasst Schriftgut (auch elektronisch gespeichertes), für das die
       Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und das endgültig an das Bundesarchiv abgegeben
       wurde. Anderes gilt jedoch für Schriftgut, dass innerhalb der Aufbewahrungsfrist im
       Zwischenarchiv des Bundesarchivs gelagert ist. Dieses unterliegt noch der

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Verfügungsbefugnis des BMZ und muss daher mit gesichtet, ggf. geschwärzt und
    herausgegeben werden.
   Unterlagen des Bundesrechnungshofs (BRH) sind nicht herauszugeben. Das IFG ist
    diesbezüglich nicht einschlägig.
   Bei Unterlagen an und von Ausschüssen des Deutschen Bundestages ist zu
    differenzieren:
        o Vorbereitende Unterlagen des BMZ für Ausschusssitzungen des Bundestages
            oder an Ausschüsse übersandte Stellungnahmen und Unterlagen sind amtliche
            Informationen im Sinne des IFG und grundsätzlich herauszugeben, wenn nicht
            im Einzelfall ein Ausnahmetatbestand vorliegt.
        o Für Unterlagen, die von Bundestagsauschüssen dem BMZ übersandt wurden,
            ist die Sachlage anders. Die Ausschüsse sind keine zur Herausgabe von
            Unterlagen verpflichteten Behörden im Sinne des IFG. Die Verfügungsbefugnis
            über die Unterlagen liegt daher dort. Eine Herausgabe ohne deren Zustimmung
            oder gar gegen ihren Willen soll grundsätzlich nicht erfolgen. Gegebenenfalls
            ist die Stellungnahme des entsprechenden Ausschusses zur Herausgabe
            einzuholen.
   Unterlagen, die aktuelle, nicht abgeschlossene Gesetzgebungsverfahren der
    Bundesregierung umfassen, sind amtliche Unterlagen im Sinne des IFG.
        o Als Ausnahmetatbestand zum Informationszugang kommen jedoch
            insbesondere die Regelungen des § 4 (Schutz des behördlichen
            Entscheidungsprozesses) und § 3 Nr. 3b (Beeinträchtigung der Beratungen von
            Behörden) in Betracht.
        o Inwieweit daneben noch der ungeschriebene Ausnahmetatbestand des
            Kernbereichs exekutiver Eigenverantwortung Anwendung finden kann, ist
            rechtlich umstritten. Eine erforderliche Ablehnung sollte daher nur bei
            Vorliegen der im IFG genannten Ausnahmetatbestände erfolgen.
   Bezüglich Unterlagen anderer Behörden (z.B. Bundesressorts, Landesbehörden) gilt
    Folgendes:
        o Nach § 7 Abs. 1 IFG entscheidet die Behörde über einen IFG-Antrag, die zur
            Verfügung über die begehrte Information berechtigt ist. Verfügungsberechtigt
            ist die Behörde über selbst erhobene Informationen. Bei nicht selbst
            erhobenen Informationen kann sie das Verfügungsrecht kraft Gesetzes oder
            Vereinbarung haben (z. B. bei Gesetzgebungsvorhaben besteht die
            Vereinbarung, dass das federführende Ressort über die Stellungnahmen der
            beteiligten Ressorts verfügungsbefugt ist). Im Zweifelsfall sollte Kontakt mit
            dem Ressort aufgenommen werden oder der Antragsteller an das Ressort
            verwiesen werden.
        o Bei Daten von Bearbeitern anderer Behörden, z.B. im Schreiben einer
            Landesbehörde an das BMZ entscheidet die Landesbehörde im Rahmen ihrer
            Beteiligung eigenständig, ob sie ihre amtliche Information mit den
            Bearbeiterdaten herausgibt.
        o Dabei ist zu beachten, dass die beteiligte Behörde die Schwärzung der
            Informationen begründen muss (erheblicher Mehraufwand).

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   Umgang mit in den Akten enthaltenen, nicht relevanten Informationen:
       Es kann vorkommen, dass in einer Akte Dokumente enthalten sind, die nicht in den
       Sachzusammenhang gehören oder nicht der Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit
       des Schriftgutes in dem jeweiligen Sachzusammenhang dienen (d.h. es ist kein
       aktenrelevantes Schriftgut). Dieses kann in den zutreffenden Vorgang übergeleitet
       oder ggf. aus den Akten herausgenommen werden und gehört dann nicht zum
       aktenrelevanten Inhalt, der vom IFG Antrag erfasst ist. Eine Entfernung von
       Akteninhalten, deren Herausgabe nach IFG nicht gewünscht ist, die aber aktenrelevant
       sind, wäre dagegen rechtsmissbräuchlich.


   2.3 Prüfung, ob eine Drittbeteiligung erforderlich ist
Das zuständige Fachreferat prüft, ob eine Drittbeteiligung nötig ist. Dritte sind gemäß § 8 IFG
immer zu beteiligen, wenn der Antrag personenbezogene Daten, geistiges Eigentum, Betriebs-
oder Geschäftsgeheimnisse Dritter umfasst (z.B. von Durchführungsorganisationen,
Zuwendungsempfängern, sonstigen Partnerorganisationen).
In diesem Fall informiert das Fachreferat umgehend Referat Z 14.
      Z 14 informiert den Antragsteller darüber, dass ein Drittbeteiligungsverfahren zeit- und
       kostenaufwändig ist und der Antragsteller diese Kosten grundsätzlich zu tragen hat. Z
       14 fragt den Antragsteller, ob er mit einer Schwärzung sämtlicher Daten Dritter
       einverstanden ist, um ein Drittbeteiligungsverfahren zu vermeiden.
      Stimmt der Antragsteller dem zu, schwärzt das Fachreferat alle Daten Dritter.
      Stimmt der Antragsteller nicht zu, übersendet das Fachreferat die betroffenen
       Passagen aus Dokumenten an die betroffenen Dritten und bittet diese um Prüfung,
       welche Daten herausgegeben werden dürfen und der Herausgabe welcher Daten
       schutzbedürftige Belange im Sinne des IFG entgegenstehen. Ein Musterschreiben zur
       Drittbeteiligung findet sich in Anhang II. Dabei ist zu beachten, dass durch die
       Übersendung der Dokumente an den Dritten keine anderen Interessen verletzt
       werden. D.h. die für die Drittbeteiligung nicht relevanten Passagen sind zu schwärzen.
      Wenn Dritte zu beteiligen sind, gilt die Monatsfrist nicht. Dennoch müssen alle
       Beteiligen eine zügige Abwicklung fördern. Daher ist dem Dritten eine Frist von
       höchstens einem Monat zu setzen.
      Stimmt der Dritte dem Informationszugang schriftlich zu, so ist die Information offen
       zu legen. Stimmt der Dritte nicht zu, muss das Fachreferat gemäß § 5 IFG abwägen
       zwischen dem Interesse des Antragstellers / der Antragstellerin an der Information und
       dem Interesse des Dritten am Ausschluss des Informationszugangs. Dazu muss der/die
       Antragsteller/in begründen, warum gerade diese spezielle Information (z.B. ein
       bestimmter Name) für ihn/sie von besonderer Bedeutung ist. Besondere Arten
       personenbezogener Daten gemäß § 3 Abs. 9 Bundesdatenschutzgesetz (rassische,
       ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse oder philosophische Überzeugung,
       Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit, Sexualleben) dürfen nur mit Einwilligung
       des Dritten übermittelt werden; hier findet keine Interessensabwägung statt. In diesen
       Fällen verlangt das Fachreferat von dem/der Antragsteller/in die Abgabe einer
       Verpflichtungserklärung zum Schutz der Daten Dritter (Muster in Anhang III).

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   Das Fachreferat teilt dem Dritten seine abschließende Entscheidung über den Umgang
       mit den Daten des Dritten gemäß § 8 Abs 2 IFG schriftlich mit. Erst wenn diese
       Entscheidung bestandskräftig geworden ist und seit der Bekanntgabe der Anordnung
       an den Dritten zwei Wochen verstrichen sind, dürfen die Informationen dem/der
       Antragsteller/in zugänglich gemacht werden.
      Die Antwort des Dritten ist im Antwortbeitrag des zuständigen Fachreferats an Referat
       Z 14 zu berücksichtigen.


   2.4 Prüfung, ob Ausnahmegründe vorliegen
Das inhaltlich zuständige Fachreferat prüft, ob die Dokumente vollständig herauszugeben sind
oder ob Ausnahmegründe des IFG den Informationsanspruch einschränken.
Derartige Ausnahmegründe sieht das IFG vor zum Schutz von besonderen öffentlichen
Belangen, des behördlichen Entscheidungsprozesses, von personenbezogener Daten, des
geistigen Eigentums und von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen (§§ 3 – 6 IFG). Zu den
ungeschriebenen Hinderungsgründen gehört der Schutz des Kernbereichs exekutiver
Eigenverantwortung. Einen detaillierten Überblick über die Ausnahmetatbestände bietet
Anhang IV.
Ist ein Ausnahmetatbestand erfüllt, besteht ein Anspruch auf Informationszugang nur zum Teil
oder gar nicht. Dann sind die nicht dem Zugang offen stehenden Informationen (Wörter,
Textpassagen) durch das inhaltlich zuständige Fachreferat unkenntlich zu machen (d.h. zu
schwärzen) oder auszusortieren. Für jede geschwärzte Textpassage bzw. jedes aussortierte
Dokument ist der jeweils einschlägige Paragraph des IFG anzugeben und unter
Berücksichtigung der jeweiligen Einzelfallumstände zu begründen.
Die Prüfung, ob Ausnahmetatbestände nach dem IFG einschlägig sind, ist mit
höchstmöglicher Gründlichkeit vorzunehmen.
Wie das Schwärzen in technischer Hinsicht funktioniert, wird für Dokumente, die in
elektronischer Form vorliegen, in Anhang I erklärt.
Dokumente, die nur in Papierform vorliegen, sollten eingescannt werden. Die Schwärzung
erfolgt dann wie in Anhang I erläutert.
Nur in Ausnahmefällen kann in der Papierfassung geschwärzt werden. Dies ist deutlich
zeitaufwendiger und kostenintensiver (Kopierkosten, Papierverbrauch) und sollte daher
vermieden werden:
      Das Fachreferat erstellt dazu von jedem Dokument zwei Kopien. In der einen Kopie
       werden die zu schwärzenden Passagen farbig markiert oder unterstrichen. Diese
       Version wird bei den Akten behalten, um im Falle eines etwaigen Widerspruchs- oder
       Klageverfahrens leichter nachvollziehen zu können, welche Inhalte geschwärzt
       wurden.
      In der anderen Kopie werden die geschützten Passagen mit schwarzem Stift vollständig
       unkenntlich gemacht. An jede geschwärzte Textstelle ist ein Hinweis anzubringen mit
       der Ausnahmevorschrift des IFG, auf die sich die Schwärzung stützt.


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