a-500-15-v1-1-h-20210701
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Mitarbeiter, Dienstanweisungen, Gebühren | IFG/UIG/VIG-Anfragen“
Offen
Allgemeine
Geschäftsordnung
A-500/15
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Strategisch-politische Konzeptionelle Dokumentenlandschaft
Dokumente Dokumentenlandschaft Einsatz
Regelungsnahe
Technische Regelungen Druckschriften
Dokumente
Stand: Juli 2021
A-500/15 Offen
Detailinformationen
Standards für Verwaltungsabläufe, Wahrnehmung von
Dienstgeschäften und Akten-/Schriftgutführung.
Zweck der Regelung:
Zuständigkeiten und Verfahren sowie allgemein gültige
Regeln für die Durchführung des Geschäftsbetriebs
Geltungsbereich: Bundeswehr
Datum Gültigkeitsbeginn: 07.01.2021
Herausgebende Stelle: BMVg Digitale Verwaltung
Einsatzrelevanz: Nein
Berichtspflichten: Nein
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Regelungsnummer, Version: A-500/15, Version 1.1
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Ersetzt: A-500/15, Version 1
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Aktenzeichen: 11-02-01
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Beteiligte de
Hauptpersonalrat beim BMVg,
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Gesamtvertrauenspersonenausschuss beim BMVg,
Interessenvertretungen:
Hauptschwerbehindertenvertretung beim BMVg
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Gebilligt durch: Staatssekretär Hoofe
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Datum nächste Überprüfung: 06.01.2026
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Bestellnummer/DSK: Keine
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Änderungsschwerpunkt zur Vorversion
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Die Regelung wurde redaktionell überarbeitet und -unter Berücksichtigung der fortschreitenden
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Digitalisierung in der Verwaltung- sprachlich als auch in ihrer Gliederung angepasst.
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Mögliche Kennzeichnungen (vgl. A-550/1, Abschnitt 3.4)
Ä Änderungen zur vorherigen Veröffentlichung B Berichtspflichten
! Besonders wichtige Wörter, Zeilen oder Abschnitte E Abweichende Vorgaben für den Einsatz
Y Befehle im Sinne des § 2 Nr. 2 WStG S Sicherheitsbestimmungen
Stand: Juli 2021
Offen
A-500/15 Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines 5
1.1 Anwendungsbereich und Zweck 5
1.2 Leitprinzip 6
1.3 Umsetzung in den Dienststellen 6
2 Organisation 6
2.1 Behörden- und Dienststellengliederung 6
2.2 Aufbau- und Ablauforganisation 6
2.3 Gleichstellungsbeauftragte 7
2.4 Interessenvertretungen 7
2.5 Funktionsträger und Funktionsträgerinnen 8
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2.6 Geschäftsverteilung 9
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2.7 Neue Aufgaben/Projektorganisationen 9
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2.8 Externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen 10
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3 Geschäftsbetrieb
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3.1 Grundsätze 10
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3.2 Führung 10
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3.3 Arbeitsabläufe 11
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3.3.1 Grundsätze 11
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3.3.2 Notfallkonzepte der Dienststellen 12
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3.3.3 Bearbeitung eingehender Dokumente 12
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3.3.4 Erstellung von Schriftgut 13
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3.3.5 Besonderheiten des Umgangs mit papiergebundenem Schriftgut 16
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3.3.6 Behandlung von Geschäftsvorfällen 17
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3.3.7 Geschäftsgang 21
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3.3.8 Schriftgutobjekte 22
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3.3.9 Dokumentenformate 23
3.4 Aktenführung und Schriftgutverwaltung 25
3.4.1 Aktenrelevanz 25
3.4.2 Aktenführung 26
3.4.3 Rechtsnormen und gesetzliche Bestimmungen 28
4 Dienstbetrieb und Zusammenarbeit 29
4.1 Allgemeiner Dienstbetrieb 29
4.2 Zusammenarbeit in der Dienststelle 29
4.2.1 Gleichstellungsbeauftragte 29
4.2.2 Interessenvertretungen 30
4.3 Arbeitsschutz und Prävention 32
4.4 Zusammenarbeit im Bereich Sicherheitsmanagement 32
4.4.1 Grundsätze 32
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Stand: Juli 2021
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A-500/15 Inhaltsverzeichnis
4.4.2 Informationssicherheit 32
4.4.3 Militärische Sicherheit 33
4.4.4 Administrativer Datenschutz 33
4.5 Zusammenarbeit mit der Militärseelsorge 33
4.6 Sozialdienst der Bundeswehr 34
4.7 Dienststellenübergreifende Zusammenarbeit 34
4.7.1 Geltung des Dienstwegprinzips 34
4.7.2 Bundesministerium der Verteidigung 34
4.7.3 Anfragen aus dem parlamentarischen Raum 34
4.8 Wehrbeauftragte bzw. Wehrbeauftragter des Deutschen Bundestages und
Petitionsausschuss 35
4.9 Informationsarbeit 35
5 Anlagen 37
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5.1 Abkürzungsverzeichnis 38
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5.2 Geschäftsvermerke und Farbmarkierungen 41
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5.3 Verfügungen 42
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5.4 Aufbewahrungsfristen 43
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5.5 Vorgaben zur Vorlagenerstellung 44
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5.6 Standards und Kriterien zur Aktenführung 46
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5.7 Rollen und Berechtigungen 49
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5.7.1 Rollen 49
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5.7.2 Berechtigungen 50
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5.8 Bezugsjournal 51
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5.9 Änderungsjournal 53
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Allgemeines A-500/15
1 Allgemeines
1.1 Anwendungsbereich und Zweck
101. Die vorliegende Allgemeine Regelung (AR) „Allgemeine Geschäftsordnung“ (AGO) A-
500/15 legt verbindliche Vorgaben für den Geschäftsbetrieb in der Bundeswehr (Bw) und den
allgemeinen Dienstbetrieb in den Dienststellen (DSt) fest. Die Regelungen bilden einen einheitlichen
Rahmen, der im Einzelfall auf die Besonderheiten der DSt angepasst werden muss.
102. Die Vorgaben und Festlegungen gelten medienunabhängig für das Stabs- und
Verwaltungshandeln (StVwH)1 sowohl auf digitaler Basis („Elektronische Verwaltungsarbeit“) als auch
für papiergebundenes Arbeiten.
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103. Soweit Vorgaben der GO-BMVg analog für die Bw gelten sollen, ist dieses in dieser AGO
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ausdrücklich bestimmt.
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104. Die AGO legt den Rahmen für einen rechtskonformen und leistungsfähigen Geschäftsbetrieb,
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eine transparente Aktenführung sowie den ordnungsgemäßen Umgang mit Schriftgut verbindlich fest.
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Neben diesen allgemeinen Rahmenvorgaben sind, wo erforderlich, spezifische Festlegungen den
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hierzu erlassenen Regelungen zu entnehmen.
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Abb. 1: Landkarte der Geschäftsordnungen im Geschäftsbereich (GB) des
Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg)
1 Das StVwH umfasst die Durchführung des allgemeinen Geschäftsbetriebs in den militärischen und zivilen DSt.
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A-500/15 Organisation
1.2 Leitprinzip
105. Basis der AGO ist ein hohes Maß an Selbstständigkeit im Denken und Handeln aller zivilen
und militärischen Angehörigen der Bw und die Verpflichtung der Vorgesetzten sowie der mit Leitungs-
aufgaben Betrauten zur Übernahme von persönlicher Verantwortung. Diese Verantwortung ist
untrennbar mit den ihnen übertragenen Befugnissen verknüpft und nicht delegierbar.
1.3 Umsetzung in den Dienststellen
106. Die DSt bzw. die Organisationsverantwortlichen legen eigenverantwortlich und
widerspruchsfrei zur AGO einen auf die Besonderheit der DSt angepassten Regelungsbedarf in einer
„Ergänzenden Geschäftsordnung“ (GO-[DSt])2 fest. Diese haben das Prinzip des „Führens mit
Auftrag“ in angemessener Weise zu berücksichtigen.
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2 Organisation
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2.1 Behörden- und Dienststellengliederung de
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201. Der Aufbau und die Struktur von DSt in der Bw folgt einheitlichen (Organisations-)
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Grundsätzen. Im Wesentlichen leitet sich die Organisation aus den zugewiesenen Aufgaben ab. Hierzu
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soll die gewählte Organisationsform Flexibilität ermöglichen und sich aufgaben- und prozessorientiert
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auf die jeweiligen Kernaufgaben konzentrieren. Aufbau- und Ablauforganisation folgen einem klaren
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hierarchischen Aufbau. Den Dienstposten werden Ebenen gerecht und personenunabhängig dauerhaft
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wahrzunehmende Aufgaben und die dazu benötigten Kompetenzen (Rechte) und Verantwortungen
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zugeordnet. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung bilden dabei eine untrennbare Einheit (AKV-
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Prinzip). Daneben spielen Wirtschaftlichkeitserwägungen eine wesentliche Rolle.3
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In DSt der Bw sind die zivilen und militärischen Gleichstellungsbeauftragten (GleiBziv und GleiBmil)
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sowie darüber hinaus ein institutioneller Rahmen von Beteiligungs- und Vertretungsgremien sowie
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Funktionsträgern und Funktionsträgerinnen, zu beachten. Soweit Gesetze und Regelungen deren
Beteiligung vorsehen, ist dies zu beachten und deren Belange sind zu berücksichtigen.
2.2 Aufbau- und Ablauforganisation
202. Aufbau- und Ablauforganisation werden in der Bw gemeinsam zur Aufgabenwahrnehmung
genutzt.
Die Aufbauorganisation schafft Strukturen, in denen Organisationselemente (OrgElem) (Abteilungen,
Referate, Gruppen, Sach- und Fachgebiete usw.) abgebildet werden. Darüber hinaus werden die
2 Anstelle des Begriffs „Geschäftsordnung“ kann in militärischen DSt der Begriff „Stabsdienstordnung“ genutzt
werden.
3 Weiterführend hierzu siehe AR „Grundsätze der Organisation“ A-500/50 VS-NfD.
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Organisation A-500/15
OrgElem sowohl vertikal (Linie) als auch horizontal (Prozesse/Abläufe) miteinander verknüpft. Es
entsteht dadurch ein formales Beziehungsgeflecht, das den Rahmen für die Ablauforganisation bildet.
Die Ablauforganisation beschäftigt sich mit der Regelung der (Arbeits-)Prozesse. Arbeitsabläufe und
-prozesse werden unter den Gesichtspunkten „Inhalt, Zeit, Zuordnung und Raum“ geordnet. Die
Ablauforganisation bildet das Zusammenwirken der an der Aufgabenerledigung beteiligten OrgElem,
Verfahren und Sachmittel ab.
203. Die gültigen Organisationsgrundlagen (OrgGdlg) für die DSt bilden den Rahmen für die
Ausgestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation der DSt.
204. Bei wesentlichen Änderungen der Aufgaben, der Abläufe und der Zuständigkeiten der DSt sind
deren OrgGdlg anzupassen.
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205. Formalisierte Arbeits- und Fachaufsichtsbeziehungen zwischen OrgElem der DSt und dem
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BMVg4 sind in den entsprechenden OrgGdlg der DSt abzubilden.
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206. Die Organisationsstruktur der DSt ist im Informationssystem OrgGdlg der Bundeswehr5 im
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IntranetBw veröffentlicht.
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2.3 Gleichstellungsbeauftragte
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207. Die GleiBziv und GleiBmil werden nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes
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(BGleiG) bzw. des Soldatinnen- und Soldatengleichstellungsgesetzes (SGleiG) gewählt. Sie sind
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unmittelbar der Dienststellenleitung (DStLtg) zugeordnet und üben ihre Tätigkeiten weisungsfrei aus
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(siehe Abschnitt 4.2.1).
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2.4 Interessenvertretungen
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208. Der Personalrat in personalratsfähigen DSt wird auf Grundlage der Vorschriften des Bundes-
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personalvertretungsgesetzes (BPersVG) gewählt. Sofern Soldatinnen und Soldaten zum Personalrat
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wahlberechtigt sind, ist § 60 Absatz 2 Soldatinnen- und Soldatenbeteiligungsgesetz (SBG) zu beachten.
In diesem Gremium können, abhängig von der jeweiligen Personalkörperstruktur der DSt, die Gruppen
der Beamtinnen und Beamten, der Tarifbeschäftigten sowie der Soldatinnen und Soldaten vertreten
sein. Die Namen der Mitglieder des amtierenden Personalrates sowie die Erreichbarkeit werden von
der Personalvertretung veröffentlicht.
209. In militärischen DSt ohne Zivilpersonal werden nach den Vorschriften des SBG Vertrauens-
personen (VP) gewählt, die die Interessen der Soldatinnen und Soldaten in der DSt vertreten.
210. Die Belange schwerbehinderter Menschen werden durch die örtliche Schwerbehinderten-
vertretung wahrgenommen. Sie wird nach den Bestimmungen des Sozialgesetzbuches – Neuntes
4 Siehe Nr. 204 der AR „Zusammenarbeit des BMVg mit Dienststellen des nachgeordneten Bereiches“ A-500/1.
5 https://isog.bundeswehr.org/isorggdlgWeb/index.html.
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A-500/15 Organisation
Buch (SGB IX) „Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderungen“ dann gewählt, wenn
mindestens fünf schwerbehinderte Menschen in der DSt beschäftigt sind.
2.5 Funktionsträger und Funktionsträgerinnen
211. Gemäß § 181 SGB IX ist in jeder DSt eine Inklusionsbeauftragte bzw. ein Inklusionsbeauf-
tragter zu benennen, die bzw. der die DStLtg in Angelegenheiten schwerbehinderter Menschen
verantwortlich vertritt. Sie oder er achtet darauf, dass die der DSt gegenüber schwerbehinderten
Menschen obliegenden Verpflichtungen erfüllt werden.
212. Bei jeder DSt, die Einnahmen oder Ausgaben bewirtschaftet, ist eine Beauftragte bzw. ein
Beauftragter für den Haushalt (BfdH) zu bestellen, soweit die DStLtg diese Aufgabe nicht selbst
wahrnimmt. Einzelregelungen hierzu werden im Rahmen der Erarbeitung der OrgGdlg für die DSt
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getroffen. Die fachliche Zuständigkeit liegt bei der Abteilung Haushalt und Controlling im BMVg. Zur
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Unterstützung der bzw. des BfdH können auf ihren oder seinen Vorschlag von der DStLtg Titelverwalter
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oder Titelverwalterinnen zur Haushaltsmittelbewirtschaftung schriftlich bestellt werden. Bei
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Kommandobehörden und Ämtern mit einer Abteilung Verwaltung ist der Leiter oder die Leiterin der
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Abteilung Verwaltung BfdH und damit verantwortlich für die Haushaltsführung im Kommando- bzw.
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Amtsbereich und auch für die Verteilung der dem Kommando- oder Amtsbereich bereitgestellten
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Haushaltsmittel an die nachgeordneten mittelbewirtschaftenden DSt.
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213. Jede DStLtg hat für die religiösen Anliegen ihres militärischen Personals aufgeschlossen zu
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sein und ist für deren religiöse Betreuung mitverantwortlich. Sie hat sorgfältig darüber zu wachen, dass
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den Soldatinnen und Soldaten im Rahmen von Dienst und Freizeit hinreichend Gelegenheit zur freien
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religiösen Betätigung gegeben wird. Die religiöse Betreuung innerhalb des GB BMVg wird von der
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Militärseelsorge im Auftrag der Religionsgemeinschaften wahrgenommen. Die Militärseelsorge ist ein
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eigenständiger ziviler Organisationsbereich (OrgBer) im GB BMVg. Ihre Angehörigen unterstehen
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hinsichtlich ihrer religiösen Tätigkeit ausschließlich der Aufsicht ihrer Religionsgemeinschaft und in ihrer
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staatlichen Aufgabe den Leitungen ihrer Bundesoberbehörden. DStLtg, welche nicht nur ziviles
Personal in ihrer DSt haben, sollen die Militärseelsorgerinnen und Militärseelsorger bei deren
Dienstantritt in geeigneter Weise in der DSt vorstellen und ihnen somit Gelegenheit geben, über ihre
Aufgaben in der Militärseelsorge zu sprechen.
214. Weiterführend wird zur Zusammenarbeit mit Gleichstellungsbeauftragten, Institutionen und
Gremien auf Abschnitt 4.2 „Zusammenarbeit in der Dienststelle“ dieser AR hingewiesen.
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Organisation A-500/15
2.6 Geschäftsverteilung
215. Die Verteilung aller Aufgaben bzw. Dienstgeschäfte regelt der Geschäftsverteilungsplan
(GVPl). Dieser wird auf Grundlage der Sollorganisation (SollOrg)6 von der DSt erstellt. Der GVPl ist ein
dienststelleninternes Dokument, das keine Außenwirkung entfaltet und zur übersichtlichen Erfassung
und Darstellung von Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen dient. Zweck ist eine Tätigkeits-
und Kompetenzabgrenzung, die klare Verantwortungsbereiche schafft.
216. In militärischen DSt kann die Geschäftsverteilung auf Grundlage der SollOrg in einer
Stabsdienstordnung der DSt abschließend festgelegt werden. In diesem Fall sind die nachfolgenden
Regeln zum GVPl analog anzuwenden. Die Erstellung eines gesonderten GVPl ist in diesem Fall nicht
erforderlich.
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217. Der GVPl grenzt die Aufgabenbereiche so ab, dass Zuständigkeitsüberschneidungen
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vermieden und gleichartige oder verwandte Aufgaben grundsätzlich nur von einer Stelle bearbeitet
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werden. In ihm sind die jedem Dienstposten zugeordneten wesentlichen und ständigen Aufgaben
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darzustellen. Vertreterregelungen obliegen der DStLtg.
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218. Der GVPl bzw. die Stabsdienstordnung (Nr. 216) ist verbindliche Grundlage für die Auftrags-
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und Aufgabenerfüllung.
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219. Zuständigkeiten, die nicht im Detail im GVPl bzw. in der SollOrg eindeutig zugeordnet sind
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(neue Aufgaben oder Aufgaben, die fachlich mehrere OrgElem betreffen), werden durch das
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übergeordnete OrgElem wahrgenommen, soweit es hierzu keine anderen Regelungen gibt. Der
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Zuständigkeitsbereich dieses OrgElem ist somit weiter gefasst.
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220. Der GVPl ist anlassbezogen, jedoch mindestens einmal jährlich, zu prüfen und zu
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aktualisieren.
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221. Die Angehörigen der DSt haben sich mit dem Inhalt des GVPl vertraut zu machen.
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2.7 Neue Aufgaben/Projektorganisationen
222. Zur Erfüllung von komplexen und umfangreichen neuen Aufgaben kann, soweit ihre
Ausführung einen zeitlich begrenzten Ressourceneinsatz erfordert, die DStLtg eine Projektorganisation
einrichten und/oder durch Aufgabenkritik und Binnenoptimierung eine Schwerpunktbildung7 anweisen.
223. Bei Verstetigung einer neuen Aufgabe im Sinne einer dauerhaften Aufgabenwahrnehmung ist
durch die DSt zu einem frühestmöglichen Zeitpunkt ein SollOrg-Änderungsantrag unter Anwendung
6 Die SollOrg legt die planmäßige Ausstattung einer Organisationseinheit bezüglich Personal (Stärke und
Zusammensetzung nach Funktionen und Aufgaben) und Material (z. B. Fahrzeuge, Ausrüstungen und
Verbrauchsmaterialien) fest.
7 AR „Schwerpunkteinsatz von zivilem Personal“ A-1330/39.
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A-500/15 Geschäftsbetrieb
angemessener Methoden der Personalbedarfsermittlung8 in der Mittelfristigen Personalplanung bzw.
im Rahmen des Integrierten Planungsprozesses einzuleiten.
2.8 Externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen
224. Soweit aufgrund mangelnder eigener Expertise eine externe Beratungs- und Unterstützungs-
leistung in Anspruch genommen werden soll, sind die zentralen Vorgaben zur Inanspruchnahme von
externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen zwingend zu beachten9.
3 Geschäftsbetrieb
3.1 Grundsätze
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301. Zur Durchführung des elektronischen Geschäftsverkehrs und zur Bearbeitung von
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Geschäftsvorfällen (GV) ist ausschließlich die dienstlich bereitgestellte Informationstechnik (IT)-
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Unterstützung/-Infrastruktur zu nutzen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes angeordnet ist.
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302. de
Die Berechtigung für IT-Zugriffe auf IT-Infrastruktur der Bw wird durch Rollen- und
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Berechtigungskonzepte geregelt. Näheres hierzu ist in der Anlage 5.7 enthalten.
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303. Die für den Sozialdienst der Bw geltenden Abweichungen von den nachfolgenden
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Grundsätzen ergeben sich aus der AR „Datenschutz, Aktenführung und Berichtswesen für den
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Sozialdienst“ A-2641/6 VS-NfD.
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3.2 Führung
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304. Vorgesetzte haben Aufträge mit klaren, eindeutigen und präzisen Vorgaben und Auflagen zu
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geben. Hierbei sind vorab Mittel und Ressourcen realistisch einzuschätzen, um eine Überforderung der
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anvertrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu vermeiden.
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305. Führungsverantwortung erstreckt sich hier sowohl auf die Optimierung der Leistungs-
erbringung der DSt als auch auf die Wahrnehmung der Fürsorgeverpflichtungen. Neben der
erforderlichen Fach- und Sachkompetenz ist auch auf berechtigte Belange und Vorschläge der
Angehörigen der DSt einzugehen.
306. Personal der DSt ist zu fördern. Hierzu nutzen Vorgesetzte den gesamten Vorrat an Mitteln
der Personalführung aus (Beurteilungswesen, Qualifizierungsgespräche, förmliche Anerkennung,
leistungsbezogene Besoldung/leistungsbezogenes Entgelt, Teilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen,
Auszeichnungen, …).
8 Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung des Bundesministeriums des
Innern, für Bau und Heimat (BMI) sowie des Bundesverwaltungsamtes (BVA) (OrgHandbuch BMI).
9 AR „Inanspruchnahme von externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen“ A-1670/2.
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Stand: Juli 2021
