Von: Schwertfeger, Bettina /415

& rs erBesug

Ce: ; Below von, Susanne /415; Maelzer, Moritz /415; Evers, Tom /415; Thielemann,
Annika /415

Betreff: Unsere heutige TelKo um 11 Uhr

Datum:

Anlagen:

 

 

Lieber Her

vielen Dank für den fruchtbaren Austausch. Herr Wagner und | konnten im Nachgang
noch weitere offene Fragen klären.

Ich füge Ihnen hier die - wie besprochen - überarbeitete Ausfüllhilfe bei sowie Formulierungen für die
Information an die Studierenden (berücksichtigt/nicht berücksichtigt) und ein kurzes Memo unseres
Gesprächs. Die Dokumente sind ganz unten an diese Mail angehängt.

Zu Ihrer Frage, wer Einsichtsrechte in das IT-Tool erhalten sollte, kann ich Ihnen heute mitteilen,
dass dies aus dem BMBF sein werden:

. Herr Schüller

» Herr Greisler

° Aus 415: Frau von Below, Herr Mälzer, Herr Tom Evers, Frau Annika Thielemann und ich
o Herr Wagner

Beste Grüße,

Bettina Schwertfeger

Memo - TK am 11.06.2020 - 11 Uhr bis 12.40 Uhr

MD

TN BMBF: Schwertfeger, von Below, Wagner

1. Rückmeictun -> Die Termine 15.06. (Start Online-Antragstool) und 25.06. (Start
Online-Bearbeitungstool) werden weiterhin bestätigt.

Heute soll es möglich sein, die Antragsmaske zur Probe anzuschauen und sich durch
die Felder zu clicken.

Ab wie viel Uhr das Antragstool am 15.06. bundesweit einsatzfähig ist, ist noch offen;
DSW nennt „mittags“ als Zeitfenster und meldet sich vor Veröffentlichung der
Pressemitteilung bei BMBF.

Die Pressemitteilung befindet sich in der Abstimmung, die Kommunikation dazu erfolgt
von LS 21 (Pressereferat) mit (OS.

2. Englische Fassung der FAQ in Langfassung (Für > BMBF hat diese vom
Sprachendienst erhalten und wird im nächsten Schritt die Homepage-FAQ, die zuletzt Freitag 05.06.
aktualisiert wurden, erweitern.

3. _ Hotline-> BMBF informiert über den erfolgreichen Start der Hotline am 09.06.

4.  Einzelfragen der STW -> BMBF (Hr. Wagner) erhält derzeit eine Reihe von Fragen der
Studenten- und Studierendenwerke (STW) und klärt diese. Eine aktuelle Frage aus] zu Asylrecht
u.a. wird von DSW aufgenommen. (Ist erfolgt im Laufe des Tages.)

5. Visual für Startpage -> BMBF informiert, dass dies erfolgreich fertiggestellt und bereits von Hr.
Evers mit aogestimmt ist.

6. Datenschutz -> DSW informiert, dass es datenschutzrechtliche Fragen derzeit final kläre.

7. _Ausfüllhilfe -> Die von BMBF am 10.06. übermittelte Ausfüllhilfe/ Hinweise zur Durchführung
der Überbrückungshilfe wird besprochen zu den Einzelthemen:

-  _Nachlieferung von Unterlagen (geklärt: dies ist möglich und die Nachforderungen!/-
lieferungen sollen im IT-Tool gespeichert werden können)

- „kursorische Prüfung“ bei auffälligen Kontobewegungen, die von Anfang an durch
Bearb.in den STW vorgesehen und verabredet war: DSW bittet aufgrund von Fragen
der STW um Hinweise zu Prüfungsumfang und -pflicht; DSW schlägt eine feste Höhe
vor (bspw. Kontobewegungen über 1.200 oder 1.300 Euro werden als auffällig bewertet
und schließen einen Antrag aus); dieser Vorschlag wird diskutiert und im Ergebnis
abgelehnt. Vereinbart ist eine kursorische Prüfung mit Fokus auf Auffälligkeiten ab dem
27.05. (Bekanntwerden der 500 Euro-Grenze), die von Regelmäßigkeiten abweicht, die
sich i.ü. aus den eingereichten Kontoauszügen feststellen lassen. BMBF übermittelt
einen Textvorschlag, der dem telefonisch Besprochenen und im Konsens Vereinbarten
entspricht (s. Anlage d. Mail). Bei Auffälligkeiten können die STW Nachforderungen
erbeten und (s.o.) diese im Tool hinterlegt werden.

-  _Schwärzungen in den eingereichten Unterlagen: Kontoauszüge mit Schwärzungen
gelten nicht als lückenlos i.S.d. Nebenbestimmungen. (s. Text mit Kommentar in der
Anl. der Mail)

- Überweisung des Zuschusses erfolgt nur auf das eigene dt, Konto des
Antragstellers/der Antragstellerin (Konsens)

8. _Musterschreiben für Mitteilungen -> BMBF hat am Morgen eine Stellungnahme zum
Textentwurf des DSW gesendet. Diese wird besprochen, kleinere Änderungen werden im Konsens
vereinbart. Vereinbart als weiteres Verfahren: BMBF sendet eine aktualisierte Textfassung (s. Anlage
d. Mail); DSW meldet sich ggf. per Mail im Änderungsmodus, Klärung bilateral - falls notwendig
zwischen Hr. und Hr. Waoner.

9. IT-Tool und Leserechte -> BMBF übermittelt noch heute die Namen derjenigen, die ein
Leserecht erhalten sollen. (Ist in der Übermittlungsmail des Memos enthalten.)

Hinweise zur Überbrückungshilfe („Ausfüllhilfe“)

Mitteilung an Studierende (Antrag berücksichtigt/nicht berücksichtigt)

Entwurf DSW für Mitteilung an Studierende
über das Ergebnis der Antragsprüfung durch STW
Hier: Rückmeldung BMBF nach Telefonkonferenz mit DSW am 11.06.2020

Betr.: Antrag auf Überbrückungshilfe
Antragsnummer

Sehr geehrtelr ...

Ihr Antrag auf Überbrückungshilfe für Studierende in pandemiebedingten Notlagen vom ... wurde
. Haste

+ —teider Hegattr
entschieden. geprüft und bearbeitet.

Aufgrund Ihrer Angaben werden Ihnen zeitnah .._ € [ggf \st hier der nach 4.4. der Richtlinie
gewünschte geringere Betrag aus der Antragsmaske zu übertragen] Überbrückungshilfe auf Ihr Konto
überwiesen.

Sollte Ihre pandemiebedingte, akute Notlage fortbestehen können Sie auch im nächsten Monat einen
Antrag stellen. Nähere Informationen finden Sie hier: LIN

  

 

Kommentiert [SB/1]: Darf nur für Juni und Juli 2020
erscheinen.

Kommentiert [SB/2]: Bitte LINK zu FAQ einfügen, in
denen erleichterte Einreichung des Folgeantrags
dargestellt wird.

Für Ihr weiteres Studium wünschen wir Ihnen viel Erfolg. Bleiben Sie gesund.

    

3 alternative/ggf. kumulative Textbausteine]
Aufgrund Ihrer Angaben können Sie bei der Überbrückungshilfe für Studierende nicht berücksichtigt
werden.
- Ihre Unterlagen waren leider nicht vollständig und/oder nicht lesbar hochgeladen. Auch auf
Nachforderung hin fehlen wesentliche für den Antrag notwendige Unterlagen.
[Hiermit sind unvollständige oder nicht lesbare Unterlagen erfasst.)
- Eine pandemiebedingte Notlage i.S.d. Richtlinien zur Durchführung der Überbrückungshilfe für
Studierende wurde nicht nachgewiesen.
[Hiermit sind erfasst:
(1) auffällige Kontobewegungen, insbesondere seit 27.05.2020, die auch auf Nachforderung
hin nicht nachvollziehbar erläutert werden konnten;
(2) fehlender Nachweis, dass das Einkommen aus Erwerbstätigkeit pandemiebedingt
erheblich gemindert wurde;
(3) fehlender Nachweis, dass das Einkommen aus Famillenunterstützung pandemiebedingt
erheblich gemindert wurde
Auch bei (2) und (3) kann auf Nachforderung nachvollziehbare Erläuterung nachgereicht
werden.]

- _Ihrtatsächlicher Kontostand besteht - abweichend von Ihrer Angabe - in einer Höhe, die nach
den Richtlinien keine besonders akute, pandemiebedingte Notlage nachweist.
[Hiermit ist ein Kontostand ab 500 Euro erfasst]

    

Kommentiert [SB/3]: Bitte einfügen.

Kommentiert [SB/4]: Darf nur für Juni und Juli 2020
erscheinen.

Kommentiert [SB/5]: Bitte LINK zu FAQ einfügen, in
denen erleichterte Einreichung des Folgeantrags
dargestellt wird.

  
  

Gemäß Nr. 1.3 der Richtlinien besteht kein Anspruch auf Gewährung von Überbrückungshilfe. Dies
hatten Sie bei Antragstellung bestätigt. Die Richtlinien können Sie unter LINK einsehen.

    

 

Sollten Sie die Voraussetzungen im nächsten Monat erfüllen, können Sie einen neuen Antrag stellen.
Nähere Informationen finden Sie hier; LINK

Entwurf DSW für Mitteilung an Studierende
über das Ergebnis der Antragsprüfung durch STW
Hier: Rückmeldung BMBF nach Telefonkonferenz mit DSW am 11.06.2020

Für Ihr weiteres Studium wünschen wir Ihnen viel Erfolg. Als Alternative zur Überbrückungshilfe
möchten wir Sie auf die verschiedenen finanziellen Unterstützungsangebote des Bundesministeriums

für Bildung und Forschung für Studierende hinweisen. LINK Bleiben Sie gesund. __—{ kommentiert [SB/6]; Bitte LINK einfügen zu BAföG,
KfW-Unterstützungsmöglichkeiten u.a.

Mit freundlichen Grüßen
LA.

 

ueberbrückungshilfe-studierende@STW.... [muss von der Mailadresse des STW stammen]

Herzliche Grüße

Hinweise für die Bearbeitung von Anträgen zur Überbrückungshilfe für

Studierende in pandemiebedingten Notlagen

Die Rahmenbedingungen zur Umsetzung der Überbrückungshilfe werden in den Richtlinien zur
Durchführung der Überbrückungshilfe für Studierende in pandemiebedingten Notlagen (Richtlinien),
die Teil des Zuwendungsbescheides sind, getroffen. Folgende Hinweise sollen die
Überbrückungshilfe näher erläutern und Handlungsempfehlungen zur Umsetzung der
Überbrückungshilfe geben.

Für welche Studierenden ist diese Überbrückungshilfe gedacht, was sind die Voraussetzungen?

Mit dieser Hilfe soll denjenigen Studierenden geholfen werden, die sich nachweislich in einer

pandemiebedingten akuten Notlage befinden und unmittelbar Hilfe benötigen.

Einen Antrag können Studierende stellen, die an einer staatlichen oder staatlich anerkannten
Hochschule in Deutschland eingeschrieben und nicht beurlaubt sind. Dies schließt ausländische

Studierende ein.

Nicht antragsberechtigt sind Studierende, die im Rahmen eines Arbeits-/ Dienstverhältnisses
studieren, zum Beispiel an Verwaltungsfachhochschulen oder Bundeswehrhochschulen; Studierende
im berufsbegleitenden oder dualen Studium, Gasthörer/-innen und-sowie Studierende an staatlich

nicht anerkannten Hochschulen.

 

 

Ein Rechtsanspruch auf Gewährung der Überbrückungshilfe besteht nicht.
Was ist die Überbrückungshilfe und wieviel kann ausgezahlt werden?

Studierende, die die Voraussetzungen erfüllen, können einen Zuschuss zwischen 100 bis 500 €-Euro
pro Monat bekommen. $ie-Hierzu können sie Anträge für die Monate Juni, Juli und August 2020
stellen, für jeden Monat ist ein neuer Antrag zu stellen. Die Höhe des Zuschusses richtet sich nach

dem Kontostand zum Zeitpunkt der Antragstellung und wird wie folgt berechnet:

weniger als 100,00 € 500,00 €
zwischen 100,00 € und 199,00 € 400,00 €

zwischen 200,00 € und 299,00 € 300,00 €
zwischen 300,00 € und 399,00 € 200,00 €
zwischen 400,00 € und 499,00 € 100,00 €

   
     
      
   

  

 

  
    

 

=> Kommentiert [SvB/1]: Ist dieser Satz vollständig? Ggfs ;
vorher durch ‚ersetzen?

Antragsfristen

Anträge können bis zum letzten Tag eines Monats gestellt werden; der Antrag wird dann für den
beantragten Monat geprüft (Beispiel: Antrag geht am 31. Juli 2020 ein, er gilt dann für den Juli 2020
und wird nur für diesen Monat geprüft und - bei Erfüllung der Voraussetzungen und je nach

Prüfergebnis - in der jeweiligen Höhe gezahlt).
Antragsstellung

Anträge werden über das Online-Portal www.überbrückungshilfe-studierende.de gestellt; jedes
Studenten- oder Studierendenwerk (STW) verfügt in diesem Online-Tool über Einsichtsrechte für
Anträge der Studierenden in seinem Zuständigkeitsbereich. Das STW prüft den Antrag
eigenverantwortlich und teilt dem/ der Studierenden mit, ob und wann er/ sie wieviel

Überbrückungshilfe erhält.

hwärzun in.den für die Antragsbegründung erforderli ilen nterlagen rech

  
 

 
 
   
     
   

Kommentiert [WS/2]: Hinweis: Schwärzungen von
Angaben in Personalausweisen, die nicht zur Identifikation
notwendig sind, sind zulässig und werden z. B. von

Datenschutzbeauftragten empfohlen. Deshalb bezieht sich
der Absatz nur auf antragsbegründende Unterlagen.

icht dem An 'h einer lückenlosen Dok, ntation. D rechend können solc nterlagen

 

dem Online-P m arauf hi iesen werden, sind An

Unt, n entha zuleh
Welche Unterlagen müssen online eingereicht werden?

® Die Immatrikulationsbescheinigung für das Sommersemester 2020;

e der Personalausweis oder einen gleichwertigen Identitätsnachweis, zum Beispiel Reisepass
mit Meldebescheinigung;

e eine Bankverbindung in Deutschland;

e die Erklärung, dass für den Monat, in welchem diese Überbrückungshilfe beantragt wird,

keine weitere pandemiebezogene Unterstützung beantragt wurde (zum Beispiel von

Notfonds, Stiftungen oder Fördervereinen) bzw. aus bereits gestellten keine weiteren Hilfen

erwartet wird (Hinweis: Die abzugebende Erklärung bezieht sich ausschließlich auf

e die Erklärung, warum sich der/ die Studierende in einer pandemiebedingten Notlage
befindet, eventuell belegt mit den entsprechenden Dokumenten: Kündigung des
Arbeitsverhältnisses durch den früheren Arbeitgeber; Selbsterklärung zum Wegfall der

bisherigen Erwerbstätigkeit, oder eine Selbsterklärung, dass Unterhaltszahlungen

 

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a
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3
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®_die Kontoauszüge aller Konten seit Februar oder März 2020, abhängig vom letzten Eingang
Hhrer-der Einkünfte des/der Studierenden

 

Formatiert: Unterstrichen

® eine Selbsterklärung des/der Studierenden, dass mit einem erfolgreichen Abschluss Hares-des
Studiums zu rechnen ist.

 

Welche Unterlagen sind mit einem Wiederholungsantrag einzureichen?

e Die Erklärung, dass für den aktuellen Monat, in welchem die Überbrückungshilfe beantragt
wird, keine weitere pandemiebezogene Unterstützung beantragt wurde (zum Beispiel von
Notfonds, Stiftungen oder Fördervereinen) bzw. aus bereits gestellten keine weiteren Hilfen
erwartet werden

® ein aktueller Kontoauszug.
Auszahlung der Mittel, Mittelabruf durch die Studierenden- und Studentenwerke

Die Anträge werden grundsätzlich nach dem Zeitpunkt des Eingangs der vollständigen Unterlagen
beim jeweiligen Studierenden ederStudentenwerkSTW- bearbeitet. Zusagen bzw. Absagen werden
nach Abschluss der Prüfung automatisch generiert. Nach Erhalt einer Zusage soll der Zuschuss

innerhalb einer Woche auf dem Konto des/ der Studierenden eingehen.

Die Mittel des Bundes für die Auszahlung bewilligter Zuschüsse können aus Gründen der
Verwaltungsvereinfachung grundsätzlich einmal pro Woche über das System „profi-online“
abgerufen werden. Es wird empfohlen, den ersten Mittelabruf am 19.06.2020 auf Basis der Zahl der
seit Beginn der Antragseinreichung eingegangenen Anträge zu tätigen. Damit wird sichergestellt, dass
die Auszahlung von Zuschüssen ab dem 25.06.2020 möglich ist. Danach sollte sich der Mittelabruf
nach dem jeweils aktuellen Stand eingereichter, bearbeiteter und bewilligter Anträge richten und

grundsätzlich wöchentlich erfolgen.

Bitte beachten Sie, dass die vom BMBF den Stueierenden—und-StudentenwerkensT\W zur Verfügung
gestellten Mittel sowohl die Zuschüsse an Studierende; als auch die Verwaltungspauschale i. H. v.
25 € (netto) für den Verwaltungsaufwand je bearbeitetem Antrag enthalten. Sofern Sie im Rahmen

Kommentiert [SB/3]: Vereinbart in TelKo 11.06.:
Hochladen und Speichern nachgereichter Unterlagen im IT-
Tool wird ermöglicht.

der Abrechnung die Verwaltungspauschale in Anspruch nehmen wollen, sollten Sie dies bei der

Auszahlung der Zuschüsse berücksichtigen.

Für den Fall, dass die Verteilung der Mittel entsprechend der tatsächlichen Nachfrage zwischen den
einzelnen Studierenden nd StudentenwerkenSTW angepasst werden muss, wird das DSW dies mit
den betroffenen Studenten und StudtierendenwerkenSTW abstimmen. Die Umverteilung der Mittel

betrifft ausschließlich nicht verbrauchte bzw. nicht per Antragstellung gebundene Finanzmittel.

Verwendungsnachweis der Studierenden- und Studentenwerke nach Abschluss der
Überbrückungshilfe

Der Verwendungsnachweis zur Zuwendung des Bundes an die Studierenden—und
StudenterwerkeSTW ist nach dem vorgesehenen Absehluss-Enden? der Überbrückungshilfe nach
dem 30.09.2020 an das BMBF zu übersenden und besteht aus zwei Teilen: Dem Sachbericht und dem

zahlenmäßigen Nachweis.

Der Sachbericht soll Auskunft über die Anzahl der eingegangen, der bearbeiteten Anträge und der
ausgezahlten Zuschüsse sowie die Inanspruchnahme der Verwaltungspauschale geben. Zudem soll
bestätigt werden, dass das vom DSW bereitgestellte IT-Tool zur Bearbeitung der Anträge genutzt
und wie das Verfahren zur Auszahlung der Zuschüsse gestaltet wurde (z. B. Hinweis auf Vier-Augen-
Prinzip, wenn dieses angewandt wurde, o. ä.), da dieses Verfahren nicht Bestandteil des
bundeseinheitlichen IT-Tools ist. Bei Entscheidungen über Anträge, bei denen Unterlagen
nachgefordert werden, gerügtes;ist diese Nachforderung im IT-Tool er zu dokumentieren und evtl.
nachgereichte rlagen hochzuladen.

Der zahlenmäßige Nachweis soll eine tabellarische Übersicht aller ausgezahlten Zuschüsse im
Einzelnen (mit jeweiliger Antrags-ID, jeweiligem Datum des Antrags, Datum und Höhe der
Auszahlung) sowie der Summe der insgesamt? in Anspruch genommenen Verwaltungspauschale
durch jedes Studierenden- oder Studentenwerk enthalten. Die genannten Daten zu den Zuschüssen
sind im IT-Tool enthalten und können aus diesem für die Verwendungsnachweise generiert werden.
Diese aus dem IT-Tool generierten Übersichten können Grundlage für mögliche Stichproben im
Rahmen der VN-Prüfung durch das BMBF sein. Die Daten werden dabei anonymisiert aufgeführt,

Namen der Zuschussempfänger werden nicht an das BMBF übermittelt.
Was passiert mit den digitalen Antragsunterlagen nach Abschluss der Überbrückungshilfe?

Alle mit den Anträgen im Zusammenhang stehenden Dokumente (Antragsunterlagen gem. 5.4 der
ichtlinien bis auf die Kopien der P\ weise oder gleichwertiger Identitätsnachwei

   

Nachforderungen, Zahlungsbelege etc.) sind nach Vorlage der Verwendungsnachweise fünf Jahre

aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere

Kommentiert [WS/4]: Nach Telefonat mit Herrn
dazugekommen, da im Falle einer Prüfung eine

rdnung einzelner Fälle möglich sein muss, BMBF aber
keine Namen übermittelt haben möchte.

Aufbewahrungsfrist bestimmt ist. Zu diesem Zweck werden nach Abschluss der Überbrückungshilfe
alle im IT-Tool gespeicherten Daten und Dokumente? elektronisch an das jeweils zuständige

Studierenden- oder Studentenwerk übermittelt. Da die Daten ausschließlich in elektronischer Form

    
        

gespeichert sind, reicht es aus, diese jeßlieh-in rein digitaler Form au wahren. Es EEE an Unterstrichen

muss allerdings sichergestellt werden, dass der Zugang zu diesen Daten vor Ort für das BMBF oder x Formatiert: Unterstrichen

Formatiert: Unterstrichen
Formatiert: Unterstrichen

Kommentiert [WS/5]: Ve wollte hier wissen,
wie die Daten vor Ort gespeichert werden sollen. Ich möchte
das ungern alles vorgeben, wir kennen die Bedingungen bei
den STW nicht. Ich kann mir allerdings vorstellen, dass man
die Daten z. B. auf Festplatten, die nicht am Netz

angeschlossen sind und regelmäßig gesichert werden,
abspeichert.

  
   
    
    
   
     

andere Prüfungseinrichtungen innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit möglich ist, N