3 _________________________________________________________________________________________________________________________________ Allgemeine Dienstordnung der Stadt Ulm (ADO) vom 14. Dezember 1984 in der Fassung vom 10. Oktober 2007 Inhaltsübersicht I.   Allgemeine Vorschriften und Grundsätze §    1 Zweck der ADO, Geltungsbereich §    2 Begriffsbestimmungen §    3 Örtliche Rechtsetzung §    4 Organisation der Stadtverwaltung §    5 Verteilung der Dienstgeschäfte §    6 Leitung und Überwachung II. Bürger und Stadtverwaltung § 7 Der Dienst am Bürger § 8 Umgang mit dem Bürger § 9 Auskünfte, Akteneinsicht § 10 Öffentlichkeitsarbeit § 11 Besichtigung städtischer Einrichtungen III. Richtlinien für die tägliche Arbeit § 12 Gesetzmäßigkeit der Verwaltung, Datenschutz § 13 Zusammenarbeit § 14 Amts- und Dienstbesprechungen § 15 Unterrichtung der Vorgesetzten § 16 Dienstweg § 17 Wirtschaftlichkeit § 18 Tatkraft, Verantwortungsfreude § 19 Beweglichkeit § 20 Neuerungen, Verbesserungsvorschläge § 21 Fristen § 22 Dienstreisen IV. Die Mitarbeiter § 23 Personaleinsatz § 24 Beurteilungen, Dienstzeugnisse § 25 Personalvertretung § 26 Schutz der Mitarbeiter § 26a Nichtraucherschutz § 27 Dienstverschwiegenheit, Vorladung vor Gericht § 28 Geschenkannahme, Bestechungsversuche -1- 05/2008

Allgemeine Dienstordnung (ADO) _________________________________________________________________________________________________________________________________ § 29      Nebentätigkeit § 30      Anträge, Meldungen § 31      Arbeitszeit § 32      Urlaub, Dienstbefreiung § 33      Krankheit § 34      Dienstunfälle § 35      Dienstausweise V. Diensträume und Dienstgebäude § 36 Diensträume, Arbeitsplätze § 37 Gebäudeaufsicht, Hausdienst § 38 Wegweiser § 39 Aushänge § 40 Sammlungen, Warenvertrieb § 41 Gebäudeschutz § 42 Fundsachen VI. Arbeits- und Beförderungsmittel § 43 Arbeitsmittel § 44 Bücher, Zeitschriften, Zeitungen § 45 Dienstsiegel § 46 Fernsprecher, Fernschreiber § 47 Verkehrsmittel VII.    Geschäftsgang § 48      Posteingang, Postausgang § 49      Kurzbezeichnungen, Abkürzungen im innerdienstlichen Geschäftsverkehr § 50      Aktenwesen § 51      Aktenverfügungen § 52      Vorlagen an den Gemeinderat § 53      Vortrag in den Sitzungen § 54      Verhandlungsniederschrift, Vollzug der Beschlüsse des Gemeinderats § 55      Rechts- und Versicherungsangelegenheiten § 56      Verpflichtungserklärungen § 57      Statistische Erhebungen und Veröffentlichungen § 58      Bekanntmachungen VIII.    Schriftverkehr § 59      Schriftstil § 60      Anschriften § 61      Art und Form der Schriftstücke § 62      Briefköpfe, Geschäftszeichen § 63      Zeichnungsbefugnis § 64      Form der Unterzeichnung § 65      Namenszeichen § 66      Mitzeichnung -2- 05/2008

Allgemeine Dienstordnung (ADO) 3 _________________________________________________________________________________________________________________________________ IX. Schlussbestimmungen § 67 Inkrafttreten Anlagen: 1.        Behandlung des Posteingangs und des Postausgangs, Botendienst 2.        Kurzbezeichnungen und Abkürzungen im innerdienstlichen Geschäftsverkehr -3- 05/2008

Allgemeine Dienstordnung (ADO) _________________________________________________________________________________________________________________________________ I.      Allgemeine Vorschriften und Grundsätze § 1 Zweck der ADO, Geltungsbereich (1) Die Allgemeine Dienstordnung (ADO) ist nicht Selbstzweck, sondern ein Hilfsmittel für die Arbeit. Sie regelt die allgemeinen Dienstangelegenheiten, den Geschäftsgang und die Geschäftsführung innerhalb der Stadtverwaltung. (2) Soweit Sachverhalte in der ADO oder in sonstigen innerdienstlichen Vorschriften nicht geregelt sind, werden sie den Grundsätzen der ADO entsprechend behandelt. § 2 Begriffsbestimmungen (1) Im Sinne der ADO sind a) Dienststellen: 1) die Ämter 2) die Kulturinstitute (Stadtbibliothek, Stadtarchiv, Museum, Theater) 3) die Jugendzahnklinik, der Schlacht- und Viehhof und die Feuerwehr 4) die Stabsstellen 5) die Ortsverwaltungen, b) federführende Dienststellen: die Dienststellen, die eine Sache hauptverantwortlich bearbeiten, auch wenn diese den Geschäftskreis anderer Dienststellen berührt, c) Mitarbeiter: Beamte, Angestellte und Arbeiter, die in einem unmittelbaren Dienstverhältnis zur Stadt stehen sowie Auszubildende. (2) Als Bürgermeisteramt wird nach dem Gemeinderecht die Gemeindeverwaltung be- zeichnet. Bei der Stadt bilden der Oberbürgermeister und die Dezernenten im organisa- torischen Sinn das Bürgermeisteramt. § 3 Örtliche Rechtsetzung (1) Allgemeinverbindliche örtliche Vorschriften werden in der Form von Satzungen, Rechtsverordnungen oder Polizeiverordnungen erlassen, soweit gesetzlich keine andere Bezeichnung vorgeschrieben ist. (2) Innerdienstliche Vorschriften (Verwaltungsvorschriften), die ein Aufgabengebiet um- fassend regeln, werden als Ordnungen, Dienstanweisungen oder Richtlinien bezeichnet. Beschlüsse, Verfügungen oder Erlasse regeln einzelne Sachverhalte. (3) Satzungen und sonstige allgemeinverbindliche Vorschriften werden, soweit nicht etwas anderes bestimmt ist, im Wortlaut nach der Satzung über die öffentlichen Be- kanntmachungen der Stadt Ulm veröffentlicht. -4- 05/2008

Allgemeine Dienstordnung (ADO) 3 _________________________________________________________________________________________________________________________________ (4) Örtliche Vorschriften müssen mit dem geltenden Recht im Einklang stehen; Satzun- gen, Rechts- und Polizeiverordnungen sowie wichtige innerdienstliche Vorschriften wer- den deshalb im Benehmen mit dem Rechtsamt und dem Hauptamt erlassen. (5) Das örtliche Recht ist in der Sammlung "Ulmer Stadtrecht", innerdienstliche Vor- schriften sind in der Sammlung "Dienstvorschriften der Stadt Ulm" zusammengefasst. Eine besondere Loseblattsammlung enthält Verfügungen, Richtlinien und Erlasse von allgemeiner Bedeutung. § 4 Organisation der Stadtverwaltung (1) Eine klare Organisation fördert den Verwaltungsgang; sie vermeidet Reibungen und Leerlauf. Jeder Mitarbeiter hat die Pflicht, auf die sachliche und örtliche Zuständigkeit zu achten. (2) Die Stadtverwaltung gliedert sich in Dezernate und Dienststellen. (3) Die Dienststellen legen ihre Organisation im Einvernehmen mit der Organisations- stelle fest; sie gliedern sich in Sachgebiete. Bei größeren Dienststellen werden, soweit organisatorisch gerechtfertigt, Sachgebiete zu Abteilungen zusammengefasst. § 5 Verteilung der Dienstgeschäfte (1) Der Geschäftsverteilungsplan bestimmt, welche Aufgaben dem Oberbürgermeister, den Dezernenten und den Dienststellen zufallen. Sind für eine Angelegenheit mehrere Dienststellen zuständig und bestehen Zweifel, welche Dienststelle federführend ist, so bestimmt, wenn es sich um Dienststellen im Bereich eines Dezernats handelt, der zu- ständige Dezernent, im übrigen der Oberbürgermeister die federführende Dienststelle. (2) Die Zuständigkeitsordnung regelt die Befugnis, innerhalb der Verwaltung Sachent- scheidungen zu treffen und die Stadt nach außen zu vertreten. (3) Auf Grund des Geschäftsverteilungsplans erstellen die Dienststellen im Einverneh- men mit der Organisationsstelle Dienstverteilungspläne; in ihnen werden die Arbeitsge- biete abgegrenzt und die Dienstgeschäfte auf die einzelnen Mitarbeiter verteilt. § 6 Leitung und Überwachung (1) Die Verwaltung kann den heutigen Anforderungen nur gerecht werden, wenn die Führungskräfte sich im wesentlichen auf ihre Leitungsfunktionen beschränken und die verantwortliche Erledigung der Sachaufgaben, d.h. die Bearbeitung der Geschäftsvorfäl- le und die abschließende Entscheidung, soweit wie möglich nach unten verlagert wird. Maßstab für die Übertragung der Entscheidungsbefugnis muss die Fähigkeit sein, einen Sachverhalt hinreichend beurteilen zu können. -5- 05/2008

Allgemeine Dienstordnung (ADO) _________________________________________________________________________________________________________________________________ (2) Der Oberbürgermeister trägt die Gesamtverantwortung für die Arbeit der Stadtver- waltung. Er kann unbeschadet der Grundsätze nach Abs. 1 jede Sache an sich ziehen und entsprechende Anweisungen erteilen. Das gleiche gilt für die Dezernenten für ihren Geschäftsbereich. Geschäftsverteilungsplan und Zuständigkeitsordnung bleiben unbe- rührt. (3) Die Führungskräfte sind für den Geschäftsgang in ihrem Arbeitsbereich verantwort- lich. Von ihnen hängt die erfolgreiche Arbeit der Stadtverwaltung wesentlich ab. Sie ge- ben ihr das Gepräge. (4) Die Führungskräfte fördern die Arbeitsfreude und den Leistungswillen ihrer Mitar- beiter, stärken ihr Verantwortungsbewusstsein und sorgen für gute menschliche Bezie- hungen. Sie sind dafür verantwortlich, dass ihre Mitarbeiter entsprechend ihren Fähig- keiten eingesetzt sind. Sie nehmen sich der Aus- und Fortbildung ihrer Mitarbeiter, ins- besondere des Nachwuchses, an und achten auf deren Befähigung, Leistung und Ver- wendungsmöglichkeit. Die Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Bürgern bedürfen der besonderen Aufmerksamkeit. II.       Bürger und Stadtverwaltung § 7 Der Dienst am Bürger (1) Aufgabe jedes Mitarbeiters ist es, dem Bürger zu dienen. Höfliches, von Empfind- lichkeit freies Auftreten bestimmt den Ton im Verkehr mit dem Bürger. Der Mitarbeiter versucht, sich in die Lage dessen zu versetzen, der sich an ihn wendet. (2) Vom Bürger kann nicht erwartet werden, dass er Organisation und Zuständigkeiten der Verwaltung kennt; ihm muss der Weg zur zuständigen Dienststelle so geebnet wer- den, dass er unnötige Gänge und Fragen vermeidet. (3) Gesuche der Bürger dürfen nicht daraufhin geprüft werden, wie sie abgelehnt, sondern wie sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und Möglichkeiten erfüllt werden können. Kann nach gewissenhafter Prüfung einem Anliegen nicht entsprochen werden, so wird das klar und ohne verletzende Schärfe begründet. Ablehnende Be- scheide in vertröstenden Wendungen erwecken unbegründete Hoffnungen beim Bürger und erschweren die Arbeit. (4) Ablehnende oder belastende Entscheidungen und Maßnahmen werden möglichst nicht zu einer Zeit mitgeteilt, in der dies für den Betroffenen eine besondere Härte be- deuten würde. Kranke, Schwerbehinderte, Gebrechliche, Schwangere und Besucher mit Kleinkindern werden bevorzugt bedient. § 8 Umgang mit dem Bürger (1) Aussprachen klären schwierige Sachverhalte vielfach besser als umfangreicher Schriftwechsel; Entscheidung dürfen jedoch nicht durch ungenaue mündliche Ausfüh- rungen umgangen werden. -6- 05/2008

Allgemeine Dienstordnung (ADO) 3 _________________________________________________________________________________________________________________________________ (2) Der Bürger wird nicht "vorgeladen", sondern "gebeten, vorzusprechen". Dabei werden Gegenstand, Ort und Zeit der Besprechung angegeben. Der Zeitpunkt einer Aussprache wird, wenn möglich, mit Rücksicht auf die Arbeitszeit und die besonderen Verhältnisse des Einzuladenden festgesetzt. Das Ergebnis wichtiger Besprechungen wird durch Aktenvermerk festgehalten. (3) Bürger, die trotz sorgfältiger Klärung des Sachverhalts und eingehender Unterrich- tung immer aufs neue an die Verwaltung herantreten ("Querulanten"), belasten die Verwaltung zum Nachteil ihrer Mitbürger; sie haben keinen Anspruch auf weitere Ant- worten. (4) Ungebührliches Benehmen, das nicht unmittelbar zurückgewiesen werden kann, verfolgt das Rechtsamt, Tätlichkeiten oder Hausfriedensbruch die Polizei. § 9 Auskünfte, Akteneinsicht (1) Die Arbeit der Stadtverwaltung ist grundsätzlich öffentlich. Auskünfte werden ge- geben, sofern eine Geheimhaltung nicht durch Gesetz oder dienstliche Anordnungen vorgeschrieben oder ihrer Natur nach aus Gründen des öffentlichen Wohls oder zum Schutz berechtigter Interessen einzelner, insbesondere zur Wahrung des Datenschutzes, erforderlich ist. Am Fernsprecher ist Zurückhaltung geboten. Rechtsverbindliche Aus- künfte werden in der Regel schriftlich erteilt. Auskünfte an nichtdeutsche Stellen erteilt der Oberbürgermeister, soweit nicht einzelne Dienststellen hierzu ermächtigt sind. (2) Für die Akteneinsicht und für Auskünfte aus Akten gelten die Bestimmungen der städtischen Aktenordnung. In Zweifelsfällen entscheidet der Oberbürgermeister. § 10 Öffentlichkeitsarbeit (1) Die Stadtverwaltung unterrichtet die Bürgerschaft möglichst ausführlich und früh- zeitig über ihre Arbeit und ihre Pläne, um Verständnis und Unterstützung bei ihr zu fin- den. (2) Die Verbindung der Stadtverwaltung mit der Öffentlichkeit sichern in besonderer Weise Presse und Rundfunk; sie werden in ihren Aufgaben unvoreingenommen unter- stützt. Dadurch wird fruchtbare Kritik gefördert, der Stadt schädliche vermindert. Re- gelmäßige Pressebesprechungen beim Oberbürgermeister fördern die Zusammenarbeit mit der Presse. (3) Fragen von grundsätzlicher Bedeutung fordern eine einheitliche Meinungsäußerung der Stadtverwaltung. Presse und Rundfunk werden in solchen Fragen durch den Ober- bürgermeister informiert. Im Übrigen erteilen die Dezernenten und Dienststellenleiter unter Beachtung der §§ 9 und 27 Abs. 1 Auskünfte aus ihrem Geschäftsbereich. Bei allgemein für die Öffentlichkeit bestimmten Informationen ist das Hauptamt Verbin- dungsstelle zu Presse und Rundfunk, dem die Dienststellen laufend mitteilen, was zur Veröffentlichung oder zur pressemäßigen Auswertung geeignet ist. -7- 05/2008

Allgemeine Dienstordnung (ADO) _________________________________________________________________________________________________________________________________ § 11 Besichtigung städtischer Einrichtungen Städtische Grundstücke, Einrichtungen und Betriebe sind mittelbar Eigentum des Bür- gers. Sein Verständnis für die Aufgaben der Stadt wird durch deren Kenntnis gefördert. Besichtigungen und Führungen werden ermöglicht, soweit nicht Interessen der Stadt entgegenstehen. III.      Richtlinien für die tägliche Arbeit § 12 Gesetzmäßigkeit der Verwaltung, Datenschutz (1) Gesetze binden und schützen den Bürger; nach ihren Normen zu handeln und zu leben ist ein Wesenszug jedes demokratisch geordneten Gemeinwesens. Der Mitarbeiter hält sich bei der Anwendung und Auslegung der Gesetze von einseitiger Betrachtungs- weise und formalistischem Denken frei. (2) Die öffentliche Verwaltung benötigt zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben zahlreiche personenbezogene Daten. Dem Schutz des Bürgers vor missbräuchlicher Verwendung seiner Daten dienen die datenschutzrechtlichen Vorschriften des Bundes und des Lan- des. Die Dienstanweisung für den Datenschutz bei der Stadt Ulm enthält nähere Be- stimmungen zur Sicherstellung des Datenschutzes bei der Stadtverwaltung. § 13 Zusammenarbeit (1) Die Stadtverwaltung ist eine Einheit. Die Arbeit geschieht mit dem Blick auf die Ge- samtaufgabe der Stadt. Dienststellen und Mitarbeiter unterstützen sich dabei gegensei- tig; sie sind zu nahtloser Zusammenarbeit verpflichtet. (2) Bei allen Angelegenheiten, die mehrere Dienststellen betreffen, unterrichtet die fe- derführende Dienststelle alle beteiligten Stellen rechtzeitig und schaltet sie bei der Bear- beitung in dem nötigen Umfang ein. Entsprechendes gilt für die Zusammenarbeit zwi- schen Stadtverwaltung und städtischen Eigengesellschaften. (3) Der gemeinsamen Erfüllung oder Koordinierung fachübergreifender Daueraufgaben dienen vom Oberbürgermeister eingerichtete Arbeitsgruppen. Für zeitlich begrenzte Sonderaufgaben können Projektgruppen gebildet werden. § 14 Amts- und Dienstbesprechungen (1) Amts- und Dienstbesprechungen tragen dazu bei, die Einheit der Verwaltung zu stärken, die Aufgabenerfüllung zu koordinieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und Verständnis für andere Aufgabenbereiche zu gewinnen. -8- 05/2008

Allgemeine Dienstordnung (ADO) 3 _________________________________________________________________________________________________________________________________ (2) Diesem Zweck dienen a) regelmäßig stattfindende Dezernentenkonferenzen, b) Amtsbesprechungen, die der Oberbürgermeister bei den Dienststellen durchführt, um sich über deren Arbeit zu unterrichten, c) Dienststellenleiterbesprechungen, in denen allgemein interessierende Fragen behandelt werden und über einzelne Aufgabenbereiche berichtet wird, d) Dienstbesprechungen der Dienststellen und Abteilungen, in denen die Mitarbeiter über die Aufgaben und Probleme der Dienststelle informiert werden und die Arbeit der Mitarbeiter koordiniert wird. § 15 Unterrichtung der Vorgesetzten (1) Die Mitarbeiter unterrichten ihre Vorgesetzten über alle Angelegenheiten, die für deren Leitungsaufgaben von Bedeutung sind. (2) Besondere Ereignisse, wie schwere Unglücksfälle, Betriebsstörungen, Besuche wich- tiger Persönlichkeiten, die Stadt berührende politische Vorgänge, werden sofort dem Oberbürgermeister mitgeteilt. § 16 Dienstweg Ein geordneter Geschäftsgang fordert, dass im mündlichen und schriftlichen Dienstver- kehr grundsätzlich der Dienstweg eingehalten wird. Entwürfe, Berichte, Vorlagen und Meinungsäußerungen werden auf dem Dienstweg dem zeichnungs- und entschei- dungsberechtigten Vorgesetzten zugeleitet oder vorgetragen. § 17 Wirtschaftlichkeit (1) Die Dienstgeschäfte werden auf die einfachste und sparsamste Weise und im richti- gen Verhältnis zu ihrem Erfolg für die Stadt und ihre Bürger behandelt. Eine die künftige Entwicklung nicht berücksichtigende Sparsamkeit ist unwirtschaftlich. (2) Bei jeder Amtshandlung wird geprüft, ob Gebühren anzusetzen oder Kostenersatz zu fordern sind. (3) Bestehende Einrichtungen der Stadt werden, soweit möglich, in Anspruch genom- men, ehe Arbeiten oder Lieferungen vergeben werden. Bei neuen Erfordernissen ist dem Gedanken der Privatisierung Rechnung zu tragen. § 18 Tatkraft, Verantwortungsfreude (1) Von jedem Mitarbeiter werden Tatkraft und Verantwortungsfreude erwartet. Eine der Sache nicht angemessene Geschäftigkeit ist schädlich. -9- 05/2008

Allgemeine Dienstordnung (ADO) _________________________________________________________________________________________________________________________________ (2) Kann eine Angelegenheit nicht sofort erledigt werden, so wird unverzüglich ein Zwischenbescheid erteilt; dabei wird angegeben, bis wann mit der Erledigung gerechnet werden kann. Wirken mehrere Dienststellen bei einer Angelegenheit mit, erteilt die fe- derführende Dienststelle den Zwischenbescheid. Wird der Vorgang einer anderen Stelle zur Bearbeitung übergeben, so wird der Absender unterrichtet. § 19 Beweglichkeit Das Leben wandelt sich; die Verwaltung passt sich dem an. Starre Verwaltungsgrundsät- ze - das Arbeiten nach "Vorgang" - stehen in der Regel der Mannigfaltigkeit des Lebens entgegen. Die Einheit der Verwaltung und der Grundsatz der Gleichbehandlung aller Bürger erfordern jedoch, gleiche, nicht aber ungleiche Sachverhalte gleich zu behandeln. § 20 Neuerungen, Verbesserungsvorschläge (1) Neuen oder veränderten Aufgaben, neuen Arbeitsmethoden, Technologien und Arbeitsmitteln begegnen die Mitarbeiter aufgeschlossen, aber nicht ohne sorgfältige Prüfung. (2) Es ist ständige Aufgabe jedes Mitarbeiters, zu prüfen, wie die Verwaltung verein- facht und verbessert werden kann. Vorschläge, die diesem Ziel dienen, können unmit- telbar beim Oberbürgermeister eingereicht werden. § 21 Fristen Fristen werden so bemessen, dass Aufträge ordnungsgemäß erledigt werden können. Die Dienststellenleiter sind dafür verantwortlich, dass alle Fristen, insbesondere Rechts- mittelfristen, überwacht und eingehalten werden. Kann eine Frist ausnahmsweise nicht eingehalten werden, so wird vor deren Ablauf unter kurzer Darlegung des Grundes Fristverlängerung beantragt. § 22 Dienstreisen (1) Dienstreisen werden nur ausgeführt, wenn durch mündliche Verhandlungen an an- deren Orten eine Angelegenheit schneller und besser geklärt oder gefördert werden kann als durch Schriftverkehr, Ferngespräche oder Fernschreiben. Sie müssen spätestens zwei Tage vor dem Antritt der Reise auf vorgeschriebenem Vordruck schriftlich geneh- migt sein. (2) Dienstreisen zu Tagungen und sonstigen Veranstaltungen sind nur gerechtfertigt, wenn dadurch die Dienstgeschäfte allgemein gefördert werden oder die Stadt aus ge- meindepolitischen Gründen vertreten sein muss. Wichtige Ergebnisse sollen schriftliche festgehalten werden. (3) Jede Dienstreise beschränkt sich auf die zur Ausführung des Dienstgeschäfts not- wendige Zeit. Nur in diesem Ausmaß besteht Anspruch auf Reisekostenvergütung. - 10 - 05/2008