Rundschreiben der Senatorin für Finanzen Nr. 05/2013 -Verlagerung der zentralen IT- Beschaffungsstelle auf Dataport Rundschreiben Nr. 05/2013 - Verlagerung der zentralen IT- Beschaffungsstelle auf Dataport Rundschreiben der Senatorin für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen vom 22. April 2013 Verteiler: „Alle Dienststellen“ Der Senat der Freien Hansestadt Bremen hat in seiner Sitzung am 26. März 2013 beschlossen die IT-Beschaffung und -Vergabe in der Freien Hansestadt Bremen (FHB) neu zu organisieren und die zentrale IT-Beschaffungsstelle der FHB von der Senatorin für Finanzen (SF), Referat 02, auf die zentrale Beschaffungsstelle bei Dataport zu verlagern. Dies ist erforderlich, um die rechtssichere Durchführung von Beschaffungsprozessen und der dafür benötigten Vergabeverfahren im IT-Bereich auch zukünftig zu gewährleisten und dabei effizienter zu gestalten. Daher hat die Senatorin für Finanzen die bisher geltende Beschaffungsordnung geändert und die Richtlinien für IT-Auftragsvergaben überarbeitet (s. Anlagen 1 und 2 ). Für die in Ihrer Dienststelle (= Bedarfsträger) für die IT-Beschaffung Verantwortlichen (= Auftragsberechtigten) bedeutet das, dass in allen Fragen zur IT-Beschaffung Dataport Ihr zuständiger Ansprechpartner (s. Kontaktdaten S. 3 des Rundschreibens) wird. Als Dienststelle sind Sie in der Regel nur für die Beschaffung des IT-Fachbedarfes Ihrer Dienststelle verantwortlich. Die Zuständigkeit für den Abschluss der Rahmenverträge zu IT-Querschnittsbedarfen, insb. –Hardware für Arbeitsplatzausstattungen (insb. PC, Monitore, Drucker usw.), und –Software im Standardwarenkorb (insb. Betriebssystem, Office-Software, Dokumentenmanagementsystem)

verbleibt wie bisher bei der Senatorin für Finanzen (Referat 02 – Stabsstelle für zentrales IT- Management und E-Government). Ihren Bedarf an benötigter IT-Querschnittshard- und -software bestellen Sie wie bisher über die BASIS.bremen- bzw. die bei Ihnen etablierten Prozesse, d.h. in der Regel durch Erteilung eines Standard Service Requests (für BASIS-Kunden) oder Bestellungen über den Dataport Shop (für noch nicht BASIS-Kunden). Der Dataport Shop ersetzt ab 15. 5. 2013 den E-Katalog für IT- Artikel (für andere Artikelgruppen bleibt der E-Katalog bestehen). Näheres zur Einführung des Dataport Shops wird in Rundschreiben Nr. 6/2013 erläutert. Zukünftiges Verfahren: Bei einem Bedarf an Fach-IT wenden Sie sich als Bedarfsträger an die zentrale IT- Beschaffungsstelle von Dataport. § 7 LHO ist dabei zu beachten. Dabei ist sicherzustellen, dass die IT-Strategie der Freien Hansestadt Bremen und die Nutzung der Basiskomponenten gewährleistet wird. 1. Dataport prüft, ob der Bedarf über bestehende Rahmenverträge der FHB abgedeckt werden kann. In diesem Fall bestellen Sie bei Dataport auf Basis des bestehenden Rahmenvertrages und der geltenden Preisliste. Dataport liefert und stellt eine Rechnung, die Sie aus Ihrem Budget für Fach-IT begleichen. Bitte achten Sie dabei auf die richtige Kontierung („I-Nummern“) gemäß den Vorgaben des IT-CO Konzepts (zu finden im MIP unter Dokumente). 2. Wenn kein Rahmenvertrag besteht, prüft Dataport, ob sie den Bedarf selbst erfüllen kann. Wenn ja, erstellt Dataport ein entsprechendes Angebot und Sie schließen, ggf. nach weiterer Verhandlung, mit Dataport einen sogenannten „Inhouse“-Vertrag. Es besteht wie bisher gemäß den Bewirtschaftungs- und IT-CO-Vorgaben die Pflicht für Sie, den entsprechenden Vertrag nachrichtlich im IT-CO bei dem entsprechenden Kostenträger (I- Nummer) auf dem dafür vorgesehenen Metadatenblatt zu verzeichnen. 3. Wenn weder ein Rahmenvertrag besteht noch Dataport den Bedarf erfüllen kann, führt Dataport ein externes Vergabeverfahren in Zusammenarbeit mit Ihnen durch. Hierzu gehört die Festlegung der Vergabeart, die operative Durchführung der Vergabe (national oder europaweit), die rechtliche Beratung sowie der Abschluss der Verträge. Sollten Sie Beratung und Begleitung zur Erstellung von notwendigen IT-Bedarfs- und Leistungsbeschreibungen benötigen, können Sie damit wie bisher auch Dataport beauftragen. Besonders zu beachten:

1. Auftraggeber bei Vertragsabschlüssen der oben genannten möglichen Verträge ist immer die Dienststelle selbst und nicht mehr die Senatorin für Finanzen im Auftrag des Ressorts bzw. der Dienststelle. Das bedeutet, die Mitzeichnungspflicht durch die SF (Referat 02) entfällt und damit auch die zentrale Vergabe der TuI-Nummer sowie das zentrale Vertragsmanagement bei der SF im Referat 02. 2. Wie bisher obliegt es dem Bedarfsträger, allgemeine Anforderungen wie die Beteiligung der Mitbestimmungsgremien und die Sicherstellung der Finanzierung vor Beginn der Maßnahmen sicherzustellen. Dataport führt ein Vertragsmonitoring, d.h. sie erstellt jährliche Vertragsübersichten aller Verträge und stellt diese der SF, Referat 02, und dem IT-Ausschuss der FHB zur Verfügung. 3. Die weiteren Zuständigkeiten der SF, Referat 02, Zentrales IT-Management und E- Government, insb. bzgl. der Beschaffung von IT-Querschnitthard- und -software sowie die Steuerung von Dataport, bleiben unverändert fortbestehen. Die SF, Referat 02 übt auch die Fachaufsicht über die IT-Beschaffungsstelle bei Dataport aus. Bei Bedarf ist die SF, Referat 02, grundsätzlich auf dem Dienstweg zu beteiligen. Finanzierung: Die Finanzierung der zentralen IT-Beschaffungsstelle bei Dataport erfolgt aus zentralen Mitteln des Produktplans 96. Für die Inanspruchnahme der zentralen IT-Beschaffungsstelle entstehen grundsätzlich keine weiteren Entgelte für die Bedarfsträger, deren IT-Budgets im Produktplan 96 verwaltet werden. Dazu gehören (inkl. zugeordneter Organisationseinheiten, soweit im Produktplan 96 enthalten): • Rechnungshof • Senatskanzlei • Bevollmächtigte der Freien Hansestadt Bremen beim Bund und für Europa

• Landesdatenschutzbeauftragte • Senator für Inneres und Sport • Senator für Justiz und Verfassung • Senatorin für Bildung und Wissenschaft • Senator für Kultur • Senatorin für Soziales, Kinder, Jugend und Frauen • Senator für Gesundheit • Senator für Umwelt, Bau und Verkehr • Senator für Wirtschaft, Arbeit und Häfen • Senatorin für Finanzen

Sofern bei der Durchführung von umfangreicheren Vergabeverfahren, die Dataport im Auftrag der vorgenannten Bedarfsträger durchführt, zusätzliche Kosten entstehen, sind diese gesondert zu vergüten. Andere Bedarfsträger, die nicht im Produktplan 96 finanziert werden, können auch die zentrale IT-Beschaffungsstelle und ihre Leistungen in Anspruch nehmen. Sie werden über von Dataport erhobene Margen an der Finanzierung der IT-Beschaffungsstelle beteiligt bzw. vergüten entsprechende Leistungen (bei Ausschreibungen). Dazu gehören: • Bremische Bürgerschaft • Schulen • Sonderhaushalte (z.B. Universitäten, Hochschulen, u.a.) • Eigenbetriebe • Eigengesellschaften • Bremerhaven einschließlich Bremerhavener Eigenbetriebe und Eigengesellschaften • Verbände, Kammern (z.B. Deichverband, u.a.) Kontaktdaten der Zentralen Beschaffungsstelle bei Dataport:

Bitte folgen Sie diesem Link, um die Tabelle an dieser Stelle auf dem Transparenzportal Bremen zu betrachten. Link zum Senatsbeschluss http://bremen.de/buergerservice/amtliche-informationen/34590109 Link zur Anlage 1 : Richtlinie für IT-Auftragsvergaben S. auch im MIP – Grundsatzinformationen/ Verwaltungsreform Modernisierung/Neue Medien/E- Government (TuI)/TuI-Regelwerk/Richtlinien für IT-Auftragsvergaben – IT-Beschaffung Link zur Anlage 2 : Beschaffungsordnung S. auch im MIP – Grundsatzinformationen/Rechtsvorschriften, Rundschreiben, Interne Mitteilungen/Verwaltungsanweisungen, Handlungshilfen u.ä./Beschaffungsordnung der Freien Hansestadt Bremen Kontakt Die Senatorin für Finanzen Referat 02 Rudolf-Hilferding-Platz 1 28195 Bremen E-Mail: Office-Ref02@Finanzen.Bremen.de Bitte beachten Sie den Dienstweg Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis) Weitere Informationen siehe rechte Spalte oben. Bitte folgen Sie diesem Link, um die Tabelle an dieser Stelle auf dem Transparenzportal Bremen zu betrachten.