Organisationsanweisung

14/2011 vom 29.06.2011

Beauftragter für den Haushalt des Jobcenters
Für die Aufgaben und Beteiligung des BfdH des Jobcenters gelten:

- die jeweils aktuelle zwischen den Trägern abgeschlossene Fi-
nanzvereinbarung,

-. der Rundbrief des IS-Dresden 04/2011 und

- der aktuelle Prüfkatalog.

Alle Mitarbeiter sind in ihren Aufgabenbereichen für wirtschaftliches
und wirksames Handeln verantwortlich. Bei der Aufgabenerledigung
sind die Haushaltsgrundsätze:

- Grundsatz der vorherigen Bewilligung

- Grundsatz der Einheit und Vollständigkeit des Haushaltspla-
nes

- Grundsatz der Fälligkeit

- Grundsatz der Jährlichkeit

- Grundsatz der sachlichen Spezialisierung

und die Kassen- und Einzugsbestimmungen KEBest konsequent zu
beachten, um den verantwortungsbewussten Umgang mit öffentli-
chen Mitteln sicherzustellen.

Getroffene Entscheidungen müssen auch für Dritte nachvollziehbar
sein. Eine klare Dokumentation der Entscheidungsgründe ist erfor-
.derlich.
Maßnahmen sind zielorientiert zu begleiten und zu kontrollieren, um
Fehlentwicklungen zu vermeiden und künftige Entscheidungen zu
. unterstützen.

Im Zuge der Fachaufsicht haben die Führungskräfte die Umsetzung
der Grundsätze des wirtschaftlichen Verwaltungshandelns zu über-
wachen und dafür Sorge zu tragen, das sich das entsprechende ne5:
tenbewusstsein weiter ausprägt.

Maßnahmen von finanzieller Bedeutung bei denen der BfdH zu betei-
ligen ist, sind alle Vorhaben (Maßnahmen, Verträge, Verwaltungsver-
einbarungen, Weisungen, Modellvorhaben, Beschaffungsanträge),
insbesondere auch solche organisatorischer verwaltungstechnischer
Art, die sich unmittelbar oder mittelbar auf Einnahmen und Ausga-
ben auswirken können.

Geschäftszeichen : 502-11-1000/11-
3830/11-3500

Verteiler : GF-Stab, alle FK, alle
Titelverwalter des JC,FU SGB Il

Grundsätze

Grundlagen für wirt-
schaftliches und
wirksames Handeln

Beteiligung des
BfdH des JC

OA 14/2011 BfdH

Hierzu gehören auch Erklärungen gegenüber Dritten, aus denen sich
finanzielle Verpflichtungen ergeben können. Der BfdH ist möglichst
frühzeitig, d. h. bereits in der Planungsphase solcher Maßnahmen zu
beteiligen.

Dem BfdH sind stets alle entscheidungsrelevanten Unterlagen zuzu-
leiten. Aus den Unterlagen müssen schlüssige Begründungen für die
beabsichtigte Entscheidung hervorgehen.

Bereits bei der Planung von Maßnahmen der aktiven Arbeitsmarktpo-
litik bzw. Vorhaben mit voraussichtlichen Gesamtkosten (einmalige
Kosten, Folgekosten- und kalkulatorische Kosten ) ab 50.000,00 €
bzw. 5.000,00 € in allen übrigen Fällen sind dem BfdH Wirtschaft-
lichkeitsuntersuchungen mit den Berechnungen, den dazugehörigen
Beteillgungsvorgängen und sonstigen Unterlagen vorzulegen. Die
voraussichtlich entstehenden finanziellen Auswirkungen sind mög-
lichst genau darzustellen, ggf. qualifiziert zu schätzen.

Bei einer entsprechenden Beschlussfassung ist der BfdH jeweils als
letzter — nach Vorlage aller notwendigen Mitzeichnungen - durch
persönliche Mitzeichnhung zu beteiligen. Ihm sind alle
Mitzeichnungsvermerke vorzulegen.

Im Mitzeichnungsverfahren ist die elektronische Mitzeichnung oder
stillschweigende Zustimmung nicht zugelassen.

Durch die Beteiligung des BfdH wird die für die jeweiligen Maßnah-
men und Vorhaben zuständige Organisationseinheit bzw. werden die
Mitarbeiter nicht von der Verantwortung für die Entscheidung befreit.

Sofern die fachlich zuständige Organisationseinheit die Bedenken
bzw. Anregungen des BfdH bei der Entscheidung nicht einbeziehen
will, hat sie dem BfdH darüber unter Darlegung der maßgeblichen
Gründe unverzüglich schriftlich in Kenntnis zu setzen. Lässt sich kein
Einvernehmen erzielen, hat der BfdH der Durchführung der MaßR-
nahme bzw. des Vorhabens zu widersprechen.

Widerspricht der BfdH einem Vorhaben und tritt der Geschäftsführer
des JC nicht bei, so ist die Entscheidung der Trägerversammlung
(nächst höheren Dienststelle) einzuholen.

Der BfdH kann initiativ jederzeit Sachverhalte aufgreifen und gemein-
sam mit der fachlich zuständigen Stelle oder selbst untersuchen, in-
wieweit eine wirtschaftlichere und sparsamere Aufgabenerledigung
möglich ist.

Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind gemäß $ 7 Abs. 2 BHO i. V.
m. der Vorläufigen Verwaltungsvorschrift Nr. 2.3 zu $ 7 BHO bei
Maßnahmen von finanzieller Bedeutung erforderlich.

Seite 2

Initiativrecht des
BfdH

Kriterien der Wirt-
schaftlichkeit

OA 14/2011 BfdH

‚ Dies gilt auch für Arbeitsgelegenheiten. Die Grenze ist hier ab einem
Gesamtbetrag von 50.000,00 € festgelegt.

Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ist, wie oben bereits angeführt,
schlüssig zu begründen und zu dokumentieren. Bestimmte Vorga-
ben, wie eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung vorzunehmen ist, gibt

es leider nicht. Man kann sie z. B. anhand eines Kostenvergleiches

von inhaltlich ähnlich strukturierten Arbeitsgelegenhei-
ten/Maßnahmen innerhalb des Jobcenters oder einer regionalen
Zuordung durchführen. Dabei ist auch eine Kosten — Nutzen - Unter-
suchung in Betracht zu ziehen.

Diese ist mit qualitativen und wirkungsorientierten Argumenten zu
ergänzen. Es sind alle erkennbaren und erwarteten Kosten- und Nut-

zungsaspekte soweit als möglich mit einzubeziehen. Es sollten hier-

bei auch andere Aspekte wie Qualitätsverbesserungen oder die all-
gemeinen Auswirkungen auf das Image des Jobcenters in die Be-
trachtung mit einfließen.

Es gilt alle positiven und negativen Auswertungen auch geldmäßig in
einer Gesamtbetrachtung gegenüberzustellen. Lassen sich Vor- oder
Nachteile nicht in Geld bewerten, so sollten sie aufgelistet und ent-
sprechend ihrer Bedeutung mit Punkten bewertet werden. Die Ent-
scheidung zur Durchführung eines Vorhabens bzw. die Wahl einer
Alternative ist dann im Einzelfall unter Würdigung der festgestellten
Werte zu treffen,

Zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit einer Maßnahme ist neben der
Frage der Zielerreichung (Effektivität) vor allem der Umfang des dazu
erforderlichen Ressourceneinsatzes sowie der ordnungsgemäße Ein-
satz der Leistungsberechtigten entsprechend dem 4-Phasen Modell
entscheidend. Hierbei ist ein möglichst hoher Wirkungsgrad der ein-
gesetzten Mittel (Effizienz) anzustreben. Folgendes lässt sich daraus
ableiten:

> Die zu erbringende Leistung soll mit einem möglichst geringen
Mitteleinsatz erreicht werden (Minimalprinzip) oder

> mit einem vorgegebenen Mitteleinsatz soll eine möglichst ho-
he Leistung erreicht werden (Maximalprinzip).

> Esgilt, dass jede Maßnahmekostenpauschale mit einer Kalku-
lation, die auf den jeweiligen Einzelfall und das Gebot der
Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ausgerichtet ist, untersetzt
sein muss.

>» Zu einem wirtschaftlichen Handeln gehört, dass die Maßnah-
men zielorientiert begleitet und kontrolliert werden.

Quelle: AA-Rundbrief 22/2008, Bericht Interne Revision Nürnberg 2009, 2010

Seite 3

OA 14/2011 BfdH

Für Neuanträge und Änderungen (Namensänderungen, Erweiterun-
gen/Reduzierung der Rechte usw.) für das Verfahren ERP obliegt die
Unterschriftsbefugnis beim BfdH bzw. dessen Stellvertreter.

Der BfdH gibt die namentliche Beauftragung der Titelverwalter be-
kannt und veröffentlicht diese in der Ablage Geschäftsprozesse Ord-
ner „3_Mitelbewirtschaftung_Regelungen“.

Vor dem Versand der Bestellung an das REZ ist der BfdH durch den
Besteller zu beteiligen. Vom BfdH erfolgt die Prüfung der Plausibilität
und der Festlegungen der Mittel in ERP.

Für die Mitzeichnung ist dem BfdH ein vollständig ausgedrucktes
Exemplar vorzulegen. Zu beachten ist, dass vorher der zuständige TL
und die BL mit gezeichnet haben, der BfdH zeichnet zuletzt.

Dem BfdH des JC obliegen umfangreiche Aufgaben im Rahmen des
Prüfkataloges des BfdH der AA.

Zur Realisierung dieser Prüfungen kann der BfdH des JC Mitarbei-
ter/-innen beauftragen.

Diese OA,tritt mit ihrer Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig wird die
A 01/2011 aufgehoben.

   

Geschäftsführer

Seite4.

Benutzeranträge
ERP

Titelverwalter

Beschaffung über

REZ

Prüfkatalog

Inkrafttre-
ten/Außerkrafttreten