Geschäftszeichen : 530-11-1006.1

Jobcenter — Sächsische Schweiz-Osterzge- Verteiler: alle MA
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. Organisationsanweisung Entwurf
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A&. 12019 vom .83.2019

Verfahrensablauf Außsndienst

Inhaltsverzeichnis

1:.Grundsätzliches anne nennen nenn er ee Te 3
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3. Durchführung der Außendienste EI ENTE El ernennen rennen 4
3.1 Vorbereitung.....esssessesseeessesessseseenensoenenonennnnnnnnnnnnnnnnnennnnnssnnnnnnnnnennnnnnnnnnennennenennnnenes nee enennnen 4
3.2 Außendiensteinsatz.................24000044eesennesssnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnunsneneennenennhnnneennen nennen 5
3.2.1 Kunde wird angetroffen .........uceesensesssnnnenennnnnennnnnnnnnnnnnennnennnnnennneennenenn nenne hanlmendinhahkenes 5
32.2 Kunde wird nicht angeiroffen. 2....un.mn anlagen 7
32,3 Erfassung der finanziellen Auswirkungen neuen neun nmessunnionanen mie 7
4. Rolle der Führungskräfte.........uneeeseesssnnnneeesnesssennnnnnnnnnenernennnnnnensnnnnnnnnennesnnnnnnnnneatenssnenennnnar 8
5. Inkrafttreten ccaannnnnnnanaananeeennnnnnneeennnnnnnennnnnnnennnnnennnnnnennnnnn en sennnsnemnene ne hmsnemnnn onen
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Jobcenter-Sächsische Schweiz-Osterzgebirge Organisationsanweisung Seite2

Änderungshistorie

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Jobcenter-Sächsische Schweiz-Osterzgebirge Organisationsanweisung Seite3
1. Grundsätzliches

Gemäß $ 6 Abs.1 Satz 2 2. Halbsatz Zweites Buch Sozialgesetzbuch (SGB II) sollen die Träger
der Grundsicherung zur Bekämpfung von Leistungsmissbrauch einen Außendienst einrichten.

Die zu den Leistungsentscheidungen führenden Tatbestände sind den.sachbearbeitenden Stellen
nur aus den Anträgen und Gesprächen im Innendienst bekannt. Der Mangel an Kenntnissen über
entscheidungsrelevante Tatbestände kann zu Fehlentscheidungen und zu nicht erkannten sozial-
rechtlich regulierbaren Bedürfnissen der Hilfesuchenden führen.

Der Außendienst dient dazu, dieses Defizit zu beheben.

Der Außendienst hat insbesondere folgende Aufgaben:
e Allgemeine Beratung, in Ausnahmefällen auch Antragsaufnahme,
e Prüfung der Notwendigkeit und des Umfanges beantragter Beihilfen nach 8 22 SGB Il u.
8 24 Abs. 3 SGB Il,

e Abgrenzung Bedarfsgemeinschaft oder Wohngemeinschaft, FEIHARAINETAEINBEBEN, insbe-
sondere Indizienfeststellung,

e Sachverhaltsermittlung zum Wohnraum und bei Eigentum zur Verwertbarkeit,
e Ermittlung des tatsächlichen Aufenthalts und Erreichbarkeit.

Vor Einschaltung des Außendienstes sind von der Sachbearbeitung/ Arbeitsvermittlung die eige-
nen Möglichkeiten der Sachverhaltsaufklärung vollständig auszuschöpfen und in der betreffen-
den e-Akte zu dokumentieren. In der Akte und auch im Auftrag an den Außendienst ist festzuhal-
ten, aus welchen Gründen danach weiter Zweifel bestehen.

In Fällen eines begründeten Verdachts des missbräuchlichen Leistungsbezuges ist in der Regel
der Außendienst: zu beauftragen.

Dem Außendienst ist insbesondere nicht gestattet:

e die Durchführung von Observationen
e . Kontrolle von Schwarzarbeit.

Die Fachlichen Weisungen Zu 8 6 SGB Il sind zwingend immer in der gültigen Version zu beachten.

Art und Umfang der Ermittlungen richten sich nach $ 21 SGB X, wonach sich eine Behörde der
Beweismittel bedienen darf, die sie nach pflichtgemäßem Ermessen zur Ermittlung des Sachver-
haltes für erforderlich hält.

Die datenschutzrechtlichen Vorschriften nach 88 67 ff. SGB X sind zu beachten. In Umsetzung der
OA Datenschutz 01/2018 sind die Informationspflichten bei Erhebung von personenbezogenen
Daten nach Art. 13 und 14 DSGVO einzuhalten. Insbesondere ist es dem Außendienst untersagt,
Kinder zu befragen und bei Hausbesuchen ist die Unverletzlichkeit der Wohnung zu beachten.

Der Einsatz erfolgt aus Sicherheits- und Beweissicherungsgründen grundsätzlich mit zwei Mitar-
beitern. Erwartet die beauftragende Stelle aus der Kenntnis der Klientel bei dem Hausbesuch Prob-
leme, so ist-dies im Auftrag zu vermerken. Hausbesuche erfolgen grundsätzlich mit vorheriger
Ankündigung, es sei denn, die Ankündigung würde den Zweck des Hausbesuches vereiteln.

Für die Wahrnehmung der Aufgaben nach 8 6 Abs.1 Satz 2 SGB Il stehen im Jobcenter aktuell 2
' Mitarbeiter (2,0 VzÄ) für den gesamten Bereich der örtlichen Zuständigkeit, dem Landkreis Säch-

sische Schweiz — Osterzgebirge, zur Verfügung.

Der Außendienst ist organisatorisch dem Team 539 angegliedert.

Jobcenter-Sächsische Schweiz-Osterzgebirge Organisationsanweisung Seite4
2. Beauftragung

Die Einschaltung des Außendienstes wird mittels der BK-Vorlage/ Lokale Vorlagen/ SGB Il/ 8 6
SGB Il// Außendienst Auftrag“ ausgelöst.

Der Prüfauftrag ist eindeutig und konkret zu formulieren. Besonderheiten des Einzelfalles sind im
Prüfauftrag festzuhalten. Für den Außendiensteinsatz notwendige relevante Unterlagen sind dem
Prüfauftrag beizufügen. .

Der Außendienstauftrag ist über den TL des beauftragenden Teams nach der Prozessbeschrei-
bung e-Akte Außendienst weiterzuleiten.

\\Dst.baintern.de\dfs\077\Ablagen\D07702-Jobcenter-Geschaeftsprozesse\26_e-
Akte _SGBll\Prozessbeschreibungen\Prozessbeschreibungen verlinkt final.pdf

Im Postkorb AD eingehende .Prüfaufträge werden vom TL/ Stellvertreter 539 umgehend gesichtet
und ggf. je nach Dringlichkeit die Reihenfolge der Bearbeitung festgelegt.

Soweit ein unverzügliches Tätigwerden erforderlich erscheint, findet eine Absprache zwischen
dem TL/ Stellvertreter der Auftrag gebenden Organisationseinheit und dem TL/ Stellvertreter 539
statt.

In der Regel sollte ein Außendienstauftrag binnen 10 Arbeitstagen erledigt sein. Dies schließt
die Übermittlung des Prüfberichts an die beauftragende.Stelle ein.

Der Außendienst erstellt mittels „BK-Vorlage/ Lokale Vorlagen/ SGB Il/ 8 6 SGB Il/ Außendienst
Prüfbericht“ einen Bericht, in dem die Ermittlungen zum Auftrag ausführlich dargestellt sind. Soll-
ten sich im Rahmen des Einsatzes weitere relevante Erkenntnisse ergeben haben, werden diese
ebenfalls im Bericht benannt.

Sofern die Bearbeitung längere Zeit in Anspruch nimmt, ist der auftraggebende Fachbereich mittels
Zwischenbericht (BK Vorlage/ Lokale Vorlagen/ SGBil/ 8 6 SGB Il/ Außendienst Prüfbericht) zu
informieren. Die Gründe sind im Zwischenbericht zu benennen. Vor Abgabe des Zwischenberichts
ist der TL/ Stellvertreter 539 zu informieren.

3. Durchführung der Außendienste und Dokumentation

3.1 Vorbereitung

Die erteilten Außendienstaufträge sind mit Eingang in der Außendiensteinsatzliste zu erfassen und
mit einer Ifd. Nummer zu versehen. Die Außendiensteinsatzliste wird durch die Außendienst-Mit-
arbeiter/innen aktuell gehalten,

Im Vorfeld des Hausbesuches planen die Außendienst-Mitarbeiter/innen eigenverantwortlich die
zur Durchführung des Hausbesuches notwendigen Schritte. _

Für eine Informationsbündelung können weitere Recherchen zum Außendiensteinsatz erforderlich
sein, so beispielsweise: . . .
e Sichtung von Dokumenten in der eAkte (Mietvertrag, anonyme Anzeige, Auflistung be-
nötigter Erstausstattungsgegenstände etc.)
e Abklärung der persönlichen Verhältnisse (z.B. Aufenthaltsstatus, VerBIS, Teilnahme an
Maßnahmen),
‘e Abfrage Sächsisches Melderegister,
e Ermittlungen zu Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket

Jobcenter-Sächsische Schweiz-Osterzgebirge Organisationsanweisung Seite5
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e evtl. Rücksprache mit Auftraggeber,
e Ermittlungen zu bereits in der Vergangenheit geleisteten Zahlungen für Sonder-
bedarfe.

Nach Abschluss der Vorermittlungen organisieren die AD — Mitarbeiter/innen die Durchführung der
Hausbesuche. Für Prüfungen, die aus Gründen der Sicherheit und der Beweisführung den Einsatz
von zwei Mitarbeiter/innen erfordern, ist die Anwesenheit von mind. einer Mitarbeiterin und einem
Mitarbeiter Voraussetzung. Davon sollte einer Person die Tätigkeit Fachassistent AD übertragen
sein. Gegebenenfalls ist, z.B. bei personellen Ausfällen, durch das auftraggebende Team die
Durchführung des AD abzusichern. Eine Einzelfallentscheidung obliegt dem TL 539 bzw. dessen
Vertretung.

Im besonderen Einzelfall, z.B. bei Vorliegen schwieriger Lebensumstände des Kunden, insbeson-
dere bei fehlender Verfügbarkeit und unklaren Wohnverhältnissen kann im Rahmen der intensiven
Betreuungspflicht die Notwendigkeit der persönlichen Inaugenscheinnahme der Situation durch
den zuständigen Fallmanager/ Integrationsfachkraft bestehen und damit die Begleitung der Au-
ßendienst-Mitarbeiter/innen bei den entsprechenden Außendiensteinsätzen erfordern.

Die Begleitungsabsicht ist vom Fallmanager/ Integrationsfachkraft im Prüfauftrag festzuhalten.
Zum Termin des Außendiensteinsatzes erfolgt eine Absprache zwischen Fallmanager / Integrati-
onsfachkraft und den Außendienst-Mitarbeiter/innen.

Den Außendienst-Mitarbeiter/innen obliegt nach den allgemeinen Grundsätzen der Wirtschaftlich-
keit und Sparsamkeit eine effektive Routenplanung. Sie haben darauf zu achten, dass Prüfaufträge
regional gebündelt werden, um Mehrfachfahrten zu vermeiden. Zur AUS WEREONG ist ein geeigne-
tes Dienstkraftfahrzeug zu nutzen.

Hausbesuche sind generell im Vorfeld beim Kunden anzukündigen, es sei denn, eine Ankündigung
würde den Zweck des Hausbesuches vereiteln (z.B. bei Prüfung Abgrenzung Bedarfsgemeinschaft
zu anderen Wohn- und Lebensformen oder bei Verdacht auf Leistungsmissbrauch).

Die Außendienst-Mitarbeiter/innen entscheiden eigenständig, ob und in welchen Fällen bzw. in
welcher Form (telefonisch, schriftlich) eine Vorankündigung des Hausbesuches erfolgt.

Für die schriftliche Ankündigung ist die „BK — Vorlage / Lokale Vorlagen/ SGB Il/ $ 6 SGB Il/ Au-
Rendienst Ankündigung“ zu verwenden.

3.2 Außendiensteinsatz

3.2.1 Kunde wird angetroffen

Wird der Kunde angetroffen, sind bei der Durchführung der Außendiensteinsätze folgende Punkte
zu beachten:

e Die Außendienst-Mitarbeiter/innen haben sich zu Beginn des Außendiensteinsatzes unauf-
gefordert durch Vorlage ihrer Legimitation zum Nachweis der Beschäftigung auszuweisen.

e Beider Durchführung des Außendiensteinsatzes dürfen keine Zwangsmittel oder arglistige
Täuschungen (z.B: Vorspiegeln falscher Tatsachen) angewandt werden. Die Gründe für
den Außendiensteinsatz müssen der betroffenen Person zu Beginn (oder im Vorfeld) er-
läutert werden.
Der Zutritt zu einer Wohnung oder ggf. auch zu Betriebs- und Geschäftsräumen im Rahmen
der Ermittlungen setzt das Einverständnis des Betroffenen voraus. Über das Recht der
Zutrittsverweigerung.und die Folgen der Verweigerung ist der Betroffene zu belehren.

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e Während des Außendiensteinsatzes ist der Betroffene über die Verfahrensabläufe zu in-
formieren. Der Betroffene hat jederzeit die Möglichkeit, den Außendiensteinsatz abzubre-
chen. Auf die Folgen eines (möglicherweise) nicht vollständig ermittelten Sachverhaltes ist
der Betroffene hinzuweisen.

Die Außendienst-Mitarbeiter/innen fertigen nach Abschluss der Prüfung vor Ort handschriftlich ein
Protokoll, welches stichpunktartig die maßgeblichen Prüfergebnisse zusammenfasst. Hierfür ist
das aus der „BK-Vorlage/ Lokale Vorlagen/ SGB I1/ 8 6 SGB Il/ Außendienst Protokoll" vorbereitete
Protokoll zu verwenden. Die Protokolle sollen eine umfassende Bestandsaufnahme wiedergeben,
d.h. alles was im Gespräch durch Hören und Sehen wahrgenommen wird und fallbezogene Rele-
vanz besitzen kann, ist im Protokoll zu vermerken.

Der Kunde hat das Recht, Einsicht in das Prüfprotokoll zunehmen. Soweit es der Sachdienlichkeit
und zur Beweissicherung dient, können mit Einverständnis des Kunden, je nach Fallkonstellation
an den Grundsätzen der Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit ausgerichtet, Fotos angefertigt
werden. Das „Außendienst Protokoll“ ist Bestandteil des „Außendienst Prüfberichts“ und vom Kun-
den zu unterschreiben.

Bei folgenden Prüfaufträgen ermittelt der Außendienst die entsprechenden Bedarfe:

zur Notwendigkeit eines Umzuges/Auszuges aus der bisherigen Wohnung

zur Erforderlichkeit einer beantragten Renovierung

zum Umfang von beantragter Wohnungsausstattung sowie Haushaltsgeräte oder
zu sonstigen beantragten Einmalleistungen/Sonderbedarfen

Ist die Vor-Ort-Prüfung einschließlich aller notwendigen Recherchen abgeschlossen, fertigen die
Außendienst-Mitarbeiter/innen einen aussagefähigen und gerichtsverwertbaren „Außendienst
Prüfbericht“ an, der, je nach Fallkonstellation, auch Bildmaterial enthalten kann.

Die Durchführung und Protokollierung sowie die Erstellung des Außendienst-Prüfberichts verbleibt
unabhängig von anderen Begleitpersonen bei den Außendienst-Mitarbeiter/innen.

Der „Außendienst Prüfbericht“ stellt eine Indiziensammlung dar.

Wertungen, Empfehlungen, Befürwortungen oder dergleichen sind im „Außendienst Prüfbericht“
zu unterlassen. Eine Bewertung der Prüfergebnisse, die zu ziehenden Schlussfolgerungen
sowie die abzuleitenden Entscheidungen werden ausschließlich durch den auftraggeben-
den Fachbereich getroffen.

Das handschriftliche „Außendienst Protokoll“ einschließlich des „Außendienst Prüfberichts“ und
ggf. des Beweismaterials (z.B. Fotos) werden gemäß den Vorgaben Prozessbeschreibung eAkte

\\Dst.baintern.de\dfs\077\Ablagen\D07702-Jobcenter-Geschaeftsprozesse\26 e-.
Akte _SGBil\Prozessbeschreibungen\Prozessbeschreibungen verlinkt final.pdf

an den Teampostkorb des auftraggebenden Fachbereichs übersandt.
Eine weitere Datenspeicherung außerhalb der e-Akte ist nicht statthaft.

Soweit es erforderlich und nach der Sachlage des Falles angezeigt ist, weisen die Außendienst-
Mitarbeiter/innen den Fachbereich M&I per E-Mail über das Teampostfach, insbesondere das zu-
ständige Fallmanagement, auf sozialkritische Problemlagen (z.B. drohende Wohnungslosigkeit,
Stromschulden, Wegfall bzw. drohender Wegfall der Energie-/Wasserversorgung etc.) hin.

Jobcenter-Sächsische Schweiz-Osterzgebirge Organisationsanweisung Seite?

Sollten die Außendienst-Mitarbeiter/innen im Rahmen der Tätigkeit Erkenntnisse erlangen, die auf
eine Kindeswohlgefährdung hinweisen, ist der TL 539 unverzüglich zu unterrichten, um weitere
Maßnahmen zu veranlassen.

3.2.2 Kunde wird nicht angetroffen

“ Reagiert der Kunde nicht auf Terminanfragen oder wird bei der Vor-Ort-Prüfung zweimal nicht
angetroffen, ist bei Aufträgen zur Aufenthaltsermittlung der Vorgang mittels Prüfbericht abzuschlie-
ßen. Wurde der Außendienstauftrag aus anderen Gründen ausgelöst, klären die Außendienst-Mit-
arbeiter/innen ab, inwieweit auf Terminvergaben bei M&I zurückgegriffen werden kann, um einen
Hausbesuch kurzfristig zu realisieren. Ist aktuell kein Termin bei M&I geplant, erfolgt durch M&I
eine Einladung des Kunden nach Rücksprache mit den Außendienst-Mitarbeiter/innen gemäß 88
59 SGB Il i.V.m. 309 SGB Ill. Die Außendienst-Mitarbeiter/innen nehmen an dem Termin teil und
klären die weitere Vorgehensweise des Außendiensteinsatzes mit dem Kunden ab.

An die Fachbereiche ist ein Zwischenbericht abzugeben, dass der Kunde nicht angetroffen wurde
und für den weiteren Prüfverlauf der Fachbereich M&I einbezogen wurde. .

Kommen Leistungsberechtigte trotz schriftlicher Belehrung über die Rechtsfolgen oder deren
Kenntnis einer Aufforderung des zuständigen Trägers, sich bei ihm zu melden, nicht nach, so tre-
ten entsprechend die Rechtsfolgen des $ 32 SGB Il ein, sofern kein wichtiger Grund vorliegt.
Darüber informiert der Fachbereich Mul auch die Außendienst-Mitarbeiter/innen mittels Bearbei-
tungsauftrag an den Postkorb AD.

Bei Unaufklärbarkeit des Sachverhaltes (z.B. bei Aufträgen zur Aufenthaltsermittlung 2x nicht an-

getroffen bzw. 3x auf Einladung beim Vermittler zum Termin nicht erschienen) informieren die Au-

ßendienst-Mitarbeiter/innen umgehend.den auftraggebenden Fachbereich mittels BK-Vorlage „Au-

Rendienst Prüfbericht“ über eAkte. Der auftraggebende Fachbereich entscheidet in eigener Zu-

ständigkeit über das Vorliegen der Anspruchsvoraussetzungen zum weiteren Bezug von Leistun-
“gen zur Sicherung des Lebensunterhalts nach dem SGB Il.

3.2.3 Erfassung der finanziellen Auswirkungen

Über die Ergebnisse des Außendiensteinsatzes entscheiden die auftraggebenden Fachbereiche
und dokumentieren in der Außendiensteinsatzliste die finanziellen Unterschiede (Mehr-, Minder-
ausgaben, auch bei Darlehen), die sich ergeben haben.

Beispiele zu den Mehr-, Minderausgaben können aus den FW Rz. 6.31 entnommen werden.

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4. Rolle der Führungskräfte

Die Führungskräfte stellen die Umsetzung der Dienstanweisung in ihrem Zuständigkeitsbereich
sicher und nehmen die Inhalte in die a Dienstaufsicht sowie Fachaufsicht i.R. des IKS-
Handbuchs (aktuelle Fassung) auf.

Die Führungskraft des Teams 5389 stellt darüber hinaus sicher:

e Belehrung zu den speziellen Themen von Außendiensteinsätzen in den Fachbereichen

e Im Rahmen der Dienst- und Fachaufsicht Prüfung der effektiven Fahrtenplanung, Setzen
von Prioritäten im Rahmen der Abarbeitung der Prüfaufträge (im Besonderen bei Auftrags-
fülle und Mitarbeiterausfällen)

+ Teilnahme an Netzwerktreffen/Erfahrungsaustauschen

e Laufende Befähigung der Außendienst-Mitarbeiter/innen (z.B. jährlichen Meldung von Qua-
lifizierungsbedarfen)

e Antragstellung zur Beschaffung bzw. Ersatz von erforderlichen Arbeitsmitteln (Handy,.Foto,
Schutzausrüstung)

5. Inkrafttreten

Die-Dienstanweisung tritt mit Unterzeichnung durch den Geschäftsführer in Kraft.

Fre.

 

Geschä S ker