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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Antrag nach dem IFG/UIG/VIG“

5020.

Jobcenter Sachsische Schweiz - Osterzgebirge

 

Verteiler: alle MA des JC

 

Örganisationsanweisung

11/2018 vom Lo, Ad ‚2onfP

Archivierung von Alt Akten (Leistungs- oder Maßnahme Ak-
ten, Prozessakten, Akten von Ordnungswidrigkeiten-
verfahren) im JC Sächsische Schweiz - Osterzgebirge sowie
deren Anbietung an das Sächsische Staatsarchiv

ze

Gliederung
1) Ausgangssituation
2) Ziel
3) Verfahren der Archivierung von Akten. (Papierform)
4) Verfahren der Aktenanbietung an das Sächsische Staatsarchiv

5) Inkrafttreten

" Geschäftszeichen: 530- I1-5004/I-

Jobcenter Sächsische Schweiz-Osterzgebirge OA Archivierung - 11/2018

1. Ausgangssituation .

Alt Akten (ohne Verwaltungsakten) im Rechtkreis SGB Il sind nach der Verwaltungsvorschrift des
Bundes für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV ZBR BHO) in der Regel 10 Jahre
aufzubewahren. Die regelmäßig 10-jährige Aufbewahrungsdauer resultiert aus der Regelung des
8 40 Absatz 1 Satz 1 SGB Il in Verbindung mit $ 45 Absatz 3 Satz 3 SGB X, wonach rechtswidrige
begünstigende Verwaltungsakte mit Dauerwirkung unter bestimmten Umständen bis zum Ablauf
von 10 Jahren nach ihrer Bekanntgabe zurückgenommen werden können.

Bevor Akten nach ihrer Aussonderung vernichtet werden können, sind diese in Umsetzung einer
Festlegung des BMAS den jeweiligen Landesarchiven anzubieten. Für das JC Sächsische
Schweiz-Osterzgebirge ist das Hauptstaatsarchiv Dresden (Abteilung 2 des Sächsischen Staats-
archivs) archivrechtlich zuständig. Zwischen diesem und der RD Sachsen wurde zwischenzeitlich
eine einheitliche Verfahrensweise der zukünftigen Aktenanbietung durch die JC geregelt.

Seitens des JC Sächsische Schweiz-Osterzgebirge hat eine jährliche Anbietung aller archivwürdi-
‚gen Alt Akten an das Hauptstaatsarchiv Dresden (Abteilung 2 des Sächsischen Staatsarchivs)

zu erfolgen.

160608_VR_Nr._3...

2. Ziel

Mit dieser Organisationsanweisung wird zum einen das interne Verfahren der Archivierung been-
deter Vorgänge geregelt, sowie zum anderen die jährliche Anbietung archivwürdiger Unterlagen
an das Sächsische Staatsarchiv festgelegt. Hierbei sind die Aussonderungsfristen der Akten der
Verwaltungsvorschrift des Bundes für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV ZBR
BHO) zu beachten.

3. Verfahren der Archivierung
3.1. Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen für den Rechtskreis SGB Il sind verbindlich in der Weisung
201709007 vom 20.09.2017 — Verbindliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen im SGB Il

geregelt (https://www.baintranet.de/01 1/004/004/009/Seiten/Weisung-201709007.aspx).

Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem der Leis-
tungsfall abgeschlossen wurde, d. h., in dem die letzte Zahlung erfolgt ist. Alternativ am 01.01. des
auf die vollständige Beendigung des Einziehungsverfahrens folgenden Kalenderjahres.

Jobcenter Sächsische Schweiz-Osterzgebirge OA Archivierung — 11/2018

Die Aufbewahrungsfristen sind wie folgt festgelegt:

oO
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oO

Nicht abgeschlossene Klageverfahren: noch keine Vernichtung
Nicht abgeschlossene Einziehungsverfahren: . maximal 30 Jahre
Keine Ausnahmetatbestände (nach Abschluss

des Einziehungs-/Klageverfahrens): 10 Jahre

Keine Ausnahmetatbestände (Standardfall): 10 Jahre

Landesrechtliche oder kommunale Vorschriften sind aktuell nicht zu beachten.

3.2.

3.2.1.
1.

Archivierung der Leistungsakten (Papierform)

Grundsätze

Vorgänge vom Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) und Unterhalt sind als Leistungsakte (L-
Akte) zu bewerten. \

Die Prüfung der Aufbewahrungstfrist für den Leistungsfall erfolgt anhand der BG-Nummer.
Es findet keine (Teil-)Vernichtung von Einzelbänden statt.

Zur Fertigung der Abschlussverfügung (Anlage 1) sind alle Bände einer Leistungsakte hin-
zuzuziehen und im letzten Band der Akte gemeinsam ab zu verfügen.

Die längste aus einem Einzelband einer Akte ermittelte Aufbewahrunggsfrist ist die maßgeb-
liche Aufbewahrungsfrist der Gesamtakte zu einer Bedarfsgemeinschaft.

Die Zuständigkeit für die Abschlussverfügung eines beendeten Leistungsfalls und der zu-
gehörigen jeweiligen gesamten Leistungsakte liegt beim Leistungsteam, das nach der je-
weils aktuellen jobcenterinternen Zuordnung in der Bearbeitung zuständig ist.

Akten, die zur Bearbeitung aus dem Archiv geholt werden und noch keine Abschlussverfü-
gung enthalten, werden erst nach Fertigung derselben und Eintragung in die Datenbank

wieder dem Archiv zugeführt.

3.2.2.
1.

Archivierungsvorgang beendeter Leistungsfälle

Die Abschlussverfügung steht als Vorlage unter \\Dst.baintern.de\dfs\077\Abla-
gen\D07702-Jobcenter-Geschaeftsprozesse\01 Aktenplan und _Aktenordnung\Archivie-
rung zur Verfügung.

Es wird empfohlen, dass mit Beendigung des Leistungsfalles (letzte Zahlung/Bearbeitung)
die L-Akte ca. 6 Monate auf Wiedervorlage gelegt wird (insofern nicht bereits sicher ist,
dass keine Bearbeitungen mehr anfallen) und spätestens danach die Abschlussverfügung
gefertigt wird.

Die im Team festgelegten Mitarbeiter/innen tragen die Feststellung der Verfügung zur
längsten Aufbewahrunggsfrist in die Archivierungsdatenbank ein. Für jedes Team sind in der
Regel drei Mitarbeiter/innen zu benennen, die zur Nutzung der Archivierungsdatenbank
eingewiesen und geschult werden.

Das Verbringen der Akten aus den Aktenhaltungen in das Archiv liegt in der Verantwortung
der zuständigen Teams.

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3.3. Archivierung von Unterlagen AN/AG-Leistungen

Das für die Alt Aktei bestimmte Schriftgut ist in den benutzten Ordnungsmitteln (Hefter oder Ord-
ner) zu belassen. Die Rücken der Ordner bzw. die Umschlagseiten der Hefter sind mit Aktenzei-
chen und dem Aussonderungsjahr zu beschriften.

Das ausgesonderte Schriftgut ist von der laufenden Registratur getrennt nach Aktenzeichen ge-
ordnet in besonderen Regalen abzustellen und nach Möglichkeit in besonderen Räumen unterzu-
bringen. Diese Räume sollen Schutz vor Feuer, Wasser, Diebstahl und Beschädigung oder Be-
schmutzung durch Staub, Ruß, Schimmelbildung und Ungeziefer bieten.

Für die Dauer der Aufbewahrung des Schriftguts in der Alt Aktei ist die Aufbewahrungszeit nach
den Bestimmungen des Aktenplans maßgebend. Sie läuft jeweils mit Ablauf des Jahres an, in dem
ein Aktenband in die Alt Aktei überführt wurde. Nach Ablauf dieser Frist ist das Schriftgut ausson-
derungsreif. i

Mit Beendigung des Leistungsfalles ist die, in der Anlage „Abschlussverfügung‘ beigefügte Ab-
schlussverfügung durch die federführend zuständige Bearbeiterin des Vorgangs zu erstellen. Der
Vorgang ist in der Anlage „Liste Archivanbietung“ zu erfassen.

3.4 Elektronische Dokumente

Die Verantwortung für die Ablage der elektronischen Dokumente ist Teil der Aufgabenerledigung
und liegt damit bei der federführend zuständigen Bearbeiterin eines Vorgangs.

Das Aufbewahrungsende berechnet sich ab dem Datum, an dem das letzte Dokument der Akte
„z.d.A.“ verfügt wurde. Zu diesem Datum wird die Aufbewahrungsdauer des jeweiligen Aktentyps
addiert, welche sich aus der Arbeitshilfe Aktenstruktur ergibt.

Der Aussonderungsprozess wird für elektronische Akten unterstützt und teilweise automatisiert. In
diesem Zusammenhang wurde in der eAkte ein Aussonderungsfenster mit Überprüfungslisten und
einer Löschschutzliste implementiert. Wird die Aufbewahrungsdauer einer Akte verlängert oder ein
Löschschutz für eine Akte gesetzt, kann die betreffende Akte vorerst nicht ausgesondert werden.

Für alle Aktentypen besteht in folgenden Fällen die Notwendigkeit, einen Löschschutz in der eAkte
zu setzen:

nicht abgeschlossene Widerspruchs- oder Klageverfahren

Erteilung einer unbefristeten Erlaubnis bei Akten aus dem Bereich Arbeitnehmerüberlas-
sung nach dem AUG

noch nicht abgeschlossenes Einziehungsverfahren

Vorliegen von Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen

ausstehende Unterhaltsansprüche und Forderungen

Regress

Insolvenzverfahren

Erbenhaftung

OWiG-Verfahren und offene Anträge (z.B. Reha-Antrag).

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Ein Löschschutz bei Eintritt der oben genannten Tatbestände ist durch die federführend zuständige
Bearbeiterin eines Vorgangs vorzunehmen. Ein bereits angebrachter Löschschutz muss jedoch
auch überprüft werden. In der Regel erfolgt dies über die gesetzte Wiedervorlage. Ist keine Wie-
dervorlage vorhanden, erfolgt die Überprüfung mittels der abzuarbeitenden Löschschutzliste.

Die Archivierung der Unterlagen im Team 528 erfolgt unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen
für die nachstehenden Leistungen:

> Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Träger (MAT)
> Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber
(MAG)

Förderung der Weiterbildung (FbW)

Einstiegsqualifizierung (EQ)

Eingliederungszuschuss (EGZ)

Berufsausbildung in außerbetrieblicher Einrichtung (BaE)

Assistierte Ausbildung (AsA) .

Ausbildungsbegleitende Hilfen (abH)

Arbeitsgelegenheiten (AGH)

Beschäftigungszuschuss (BEZ)

Förderung von Arbeitsverhältnissen (FAV)

Freie Förderung SGB Il

Leistungen zur Eingliederung von Selbständigen (LES)

Einstiegsgeld

Leistungen der beruflichen Reha und SB-Förderung

Förderung mit Mitteln aus dem Europäischen Sozialfonds

Förderung aus Mittel des Sächsischen Arbeitsmarktprogrammes

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3.5 Archivierung von Prozessakten der Rechtsbehelfsstelle

Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach Ziffer 3.1. Sie beginnen mit dem-Tag der letzten Zah-
lungsanweisung, dem Tag des Abschlusses des Einziehungsverfahrens oder der gerichtlichen Be-
endigungsverfügung.

Ein beendeter Fall wird der ruhenden Aktenhaltung zugeführt. Der Fall wird durch Urteil, Gerichts-
bescheid, Anerkenntnis oder anderweitig beendet. Die Akte ist mit dem Beendigungsjahr zu kenn-
zeichnen, z.B. R 10 für das Beendigungsjahr 2010.

Die ruhende Aktenhaltung wird chronologisch nach Beendigungsjahr geführt.

Nach Ablauf von 10 Jahren wird der Aktenbestand auf Aussonderung geprüft. Akten, deren Ein-
ziehungsverfahren beendet ist, können 10 Jahre nach Abschluss des Einziehungsverfahrens ver-
nichtet werden. Über die vernichteten Akten wird Protokoll nach Anlage 3 geführt.

Für Akten, die bereits vor mehr als 10 Jahren in der Hauptsache abgeschlossen worden sind und
für die die Aufbewahrungsfrist noch nicht begonnen hat, sind aller zwei Jahre auf den Beginn der

Jobcenter Sächsische Schweiz-Osterzgebirge OA Krehlvienurg — 11/2018

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Aussonderung zu prüfen. Die Aussonderungsfrist beginnt mit dem Jahr der Beendigung des Ein-
ziehungsverfahrens und beträgt weitere 10 Jahre. Sie sind neu zu kennzeichnen z. B mit A 10 für
das Jahr 2010, in dem beispielhaft das Einziehungsjahr beendet wurde und werden entsprechend
“ archiviert.

4. Verfahren der Aktenanbietung an das Sächsische Staatsarchiv

Gemäß einer Festlegung des BMAS fallen die Jobcenter (gE) unter die archivische Zuständigkeit
der Landesarchive. Demnach ist für alle gE in Sachsen das Sächsische Staatsarchiv archivrecht-
lich zuständig. Zwischen diesem und der RD Sachsen wurde zwischenzeitlich eine einheitliche
Verfahrensweise der zukünftigen Aktenanbietung durch die JC geregelt.

Die seitens des JC Sächsische Schweiz-Osterzgebirge vorzunehmende jährliche Anbietung aller
Alt Akten, bei denen die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, erfolgt ge-
nerell an das Hauptstaatsarchiv Dresden (Abteilung 2 des Sächsischen Staatsarchivs).

Mit dem in der Anlage 2 enthaltenen Ablauf wird die Aktenaussonderung und Anbietung an das
Sächsische Staatsarchiv für das JC Sächsische Schweiz-Osterzgebirge geregelt.

4.1. Archivwürdige Unterlagen und damit dem Sächsischen Staatsarchiv anzu-
bietende Vorgänge sind:

Leistungsakten

Unterhaltsakten

BuT-Akten

Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Träger (MAT)
Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber (MAG)
Förderung der Weiterbildung (FbW)