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06/2019 vom 07.2013

Grundsätzliche Regelungen für Geschäftsprozesse des Jobcen-
ters Sächsische Schweiz-Osterzgebirge

Für die Geschäftsprozesse im Jobcenter Sächsische Schweiz-Osterzgebirge sind neben den ge-
setzlichen Regelungen des SGB Il, Verwaltungsvorschriften und Richtlinien des kommunalen
Trägers sowie Vereinbarungen der Träger, Beschlüsse der Trägerversammlung und die jeweilige
lokale Zielvereinbarung maßgebend.

Für die Umsetzung der damit im Zusammenhang stehenden Aufgaben, sind einerseits Regelun-
gen zur Arbeits- und Ablauforganisation zu treffen. Andererseits ist die aktive Einflussnahme auf
die Zielerreichung in Form der Binnensteuerung und die Sicherstellung der Einhaltung verbindli-
cher Regelungen (z: B. Gesetze, Mindeststandards, Qualitätsstandards, die ordnungsgemäße,
angemessene Verwendung sowohl der Bundesmittel als auch der kommunalen Mittel etc.) not-
wendig. Diese Regelungen dienen außerdem dazu, dass das Jobcenter in die Lage versetzt
wird, über Entscheidungen und Tätigkeiten im Rahmen der übertragenen Aufgaben Rechen-
schaft zu legen.

Mit diesen grundsätzlichen Regelungen wird außerdem sichergestellt, dass die handelnden Mit-
arbeiterinnen und Mitarbeiter die für ihre Aufgabenerledigung erforderlichen Informationen zeit-
“nah erhalten, dass über die Aufgabenerledigung Transparenz hergestellt wird und dass Weisun-
gen von grundsätzlicher Bedeutung allen Mitarbeitern in elektronischer Form in einer Ablage zur

Verfügung gestellt werden.

Dazu gehören insbesondere:

die Regelungen zur Mittelbewirtschaftung,

die Regelungen zum Datenschutz,

das IKS - Handbuch des JC und die Regelungen zum Zielplanungs- und Vereinba-
rungsprozess,

die fachlichen Weisungen zum Kundenportal (EZ und SC),

die fachlichen Weisungen zum Leistungsbereich,

die fachlichen Weisungen zum Bereich Markt und Integration,

die fachlichen Weisungen zum Bereich SGG, OWiG und Außendienst,
die sonstigen Weisungen für die Arbeits- und Ablauforganisation,

die fachlichen Weisungen zu Bildung und Teilhabe.

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Sie werden im Jobcenter in der Ablage Jobcenter Geschäftsprozesse jeweils in der aktuellsten

Fassung abgelegt (D07702-Jobcenter-Geschaeftsprozesse).

Das nachfolgend geregelte Verfahren zum Umgang mit Weisungen jeglicher Art ist durch
alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jobcenters zu beachten.

JC Sächsische Schweiz-Osterzgebirge OA 06/2019

Handlungsempfehlungen/Geschäftsanweisungen

Weisungen der Zentrale und der Regionaldirektion werden regelmäßig im Intranet veröffentlicht.

Durch das BGF (Postfachverwalter des Postfaches Weisungen) werden die für das SGB Il maß-
geblichen Vorgänge an die nach dem Aktenplan zuständigen Mitarbeiter zur Erstellung der Bear-
beitungsverfügung versandt.

Bearbeitungsverfügung

Die für das federführende Aktenzeichen verantwortlichen Mitarbeiter sind zuständig für

die Erarbeitung der Verfügung

die Festlegung des Verteilers

die Erstellung von Wiedervorlagen bei befristeten Weisungen
und die Rückgabe an das Postfach Weisungen des Jobcenters.

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Die Bearbeitung ist für die Aktenzeichenverantwortlichen mit dem Versand an das virtuelle Post-
fach Weisungen abgeschlossen.

Versand und Ablage

Das BGF (Postfachverwalter des virtuellen Postfaches Weisungen) versendet die Bearbeitungs-
verfügung mit Hilfe der eingerichteten Verteiler, gleichzeitig sichert das BGF die elektronische
Ablage. Vom BGF wird im Kalender dieses Postfaches eine u. U. notwendige Wiedervorlage ge-
setzt.

In der Jobcenter Registratur erfolgt die Ablage nach Aktenplan, Jahr und Aktenzeichen (D07702-
Jobcenter-Registratur). Für die Aussonderung von Aktenstücken — auch in der elektronischen
Ablage gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Ansonsten findet die OA zur
Archivierung in der jeweils geltenden Fassung Anwendung. Im BGF sind Originalverträge abzule-
gen, daneben ist dort eine Sammlung der jeweils geltenden OA des Jobcenters zu führen.

Inkrafttreten

ie OA tritt mit ihrer Veröffentlichung in Kraft, gleichzeitig verliert die OA 10/2010 ihre Gültigkeit.

 
 

Geschäftsführer