Geschäftszeichen:
515 - 11-8703/ 11-5215.1/ 11-5216/
11-4003

Jobcenter - Sächsische Schweiz-Osterzgebirge

Verteiler: GF-Stab/ FW/alleMA

520/ alle MA 530/ alle MA 511/
. 515/ V-DQM

 

 

Organisationsanweisung
9/2017 vom a. AO.AF

Operative Nindeststandards (oMDS)

1. Ausgangssituation

Die im 9. SGB Il-Änderungsgesetz geplanten Anpassungen zu den 88 3 und 15 SGB Il haben
unmittelbaren Bezug zu den operativen Mindeststandards und betonen die bislang in den Min-
deststandards enthaltenen Erwartungen bereits von Gesetzes wegen. Von einer zentralen Wei-
sung operativer Mindeststandards im SGB Il kann daher künftig abgesehen werden.

Information 201606014 vom 20.06.2016 - Operative Mindeststandards SGB Il
Die operativen Mindeststandards (oMDS)

. Erstberatung Ü25

o Erstberatung U25

o Angebot U25

° Bearbeitungsdauer

sowie der fachliche Standard
° Eingliederungsvereinbarung im Bestand

werden in der bisherigen Form weitergeführt und in gewohnter Weise im SGB Il-Cockpit abgebil-
det.

Die Weisung 201707008 vom 20.07.2017 - ALLEGRO gilt im Hinblick auf die Erfassung der An-
tragsdaten in ALLEGRO im Zusammenhang.mit den operativen Mindeststandards (oMDS). Sie
regelt die korrekte Erfassung des Feldes: „Antragstellung am“ in Verbindung mit 837 Abs. 2 Satz
2 SGB II Der Antrag ALG Il wirkt auf den Ersten des Monats zurück, in dem dieser gestellt
wurde, als auch auf die Erfassung des Feldes: „Angabe vollständiger Antragsunterlagen“.

2. Erstantrag in Sinne der oMDS

Als Erstantrag im Sinne der oMDS zählt die erstmalige Beantragung von Leistungen der Grund-
sicherung bzw. eine Unterbrechung des Leistungsanspruchs von mehr als 182 Kalendertagen
(KT). Relevant sind alle Leistungsarten gemäß 819 Abs. 1 Satz 1 SGB Il (z.B. Regelbedarf, KdU).

JC Sächsische Schweiz-Osterzgebirge OA 9/2017

Das heißt für die Bedarfsgemeinschaft (BG) wird rückwirkend, ausgehend vom Datum der Antrag-
stellung geprüft, ob innerhalb der zurückliegenden 182 KT ein Fallzeitraum mit einem individuellen
Leistungsanspruch größer 0€ von mindestens einem Tag vorliegt. Damit über ALLEGRO ein Fall-
zeitraum mit einem Anspruch größer 0€ geliefert wird, muss der Antrag bewilligt sein. Von einer
Bewilligung spricht man auch, wenn eine „vorläufige Bewilligung" ausgesprochen oder ein „Vor-
schuss“ gewährt wird.

Für die Ermittlung des Personenkreises der Erstantragsteller und deren BG-Mitglieder kann die
MDS-Berechnungshilfe genutzt werden. Mit ihr kann sowohl die Frist zur Erfüllung der Erstan-
tragstellung (>182 KT kein Bezug von Grundsicherungsleistungen) als auch die Fristen für die
Erfüllung der oMDS berechnet werden.

 

MDS-Berechnungshilf
e
Jeder Datensatz in ALLEGRO muss einen korrespondierenden Datensatz in VerBIS erhalten.
2.1 Prüfung im Sinne der oNDS in den Eingangszonen
Alle in ALLEGRO erfasste erwerbsfähige Leistungsberechtigte (ELB) einer BG zwischen 15

und 65 Jahren lösen die Pendantsuche aus. Neben den zu aktivierenden ELB müssen auch
die nicht zu aktivierenden Kunden in VerBIS erfasst werden (Rumpf-BewA).

Es sind 3 Fallgestaltungen zu unterscheiden:
Regelfall der Antragstellung:
° ALG Il-Antragstellung am 12.01.2017 mit sofortiger Wirkung

° Antragsunterlagen liegen vor am 20.01.2017
e _ Erfassung in ALLEGRO „Antragstellung am“ 12.01.2017

Sonderfall — vorzeitige Antragstellung mit Wirkung in die Zukunft:

° ALG Il-Beantragung am 12.01.2017 ALG Il mit Wirkung zum 01.02.2017 (kein
ALG I-Anspruch)

° Antragsunterlagen liegen vor am 05.02.2017

o Erfassung in ALLEGRO „Antragstellung am“ 12:01.2017

- Rechtskreiswechsler SGB Ill zu SGB Il:
° ALG I-Bezug bis 31.01.17 und Antragstellung ALG II am 07.01.2017 mit Wirkung
zum 01.02.2017 (Aktivierungszeitpunkt)

° Antragsunterlagen liegen vor am 20.02.2017
° Erfassung in ALLEGRO „Antragsstellung am" 01.02.2017

JC Sächsische Schweiz-Osterzgebirge OA 9/2017

Wichtiger Hinweis:

Die Datensätze von Erstantragstellern werden sofort durch die Mitarbeiter der Eingangszone
in ALLEGRO angelegt und das Feld „Antragstellung am“ in ALLEGRO eingetragen.

Dieses Datum ist nicht zu verändern!!

Gemäß 8 37 Abs. 2 Satz 2 SGB Il wirkt der Antrag ALG Il auf den Ersten des Monats zurück,
in dem dieser gestellt wurde. Diese Regelung hat jedoch.keinen Einfluss auf die oMDS Erst-
beratung Ü25 und U25 sowie das Angebot U25, und deshalb ist das Datum, an dem der
Antrag tatsächlich gestellt wurde bzw. bei Rechtskreiswechsler SGB Ill zu SGB Il der Akti-
vierungszeitpunkt (1. Tag nach dem ALG I-Bezug) im Feld „Antragstellung am“ einzutragen.

3. operative Mindeststandards (oNDS)
3.1 Fristen zur Erfüllung der oMDS

e Erstberatung Ü25 >15 AT
e Erstberatung U25 >15 AT
e Angebot U25 i >30 AT

e Bearbeitungsdauer >14AT
In ALLEGRO wird die Frist für die Erfüllung der Erstberatungen U25 und U25 sowie des
Angebots durch das Feld „Antragstellung am“ und für die Bearbeitungsdauer allein durch

das Feld „Abgabe vollständiger Antrag“ in Gang gesetzt.

3.2 Zuständigkeiten für die Erfüllung der oMDS

e Erstberatung 025 > IFK M&I - VerBIS
e Erstberatung U25 > IFK M&I - VerBIS
e Angebot U25 > IFK M&I - VerBIS

e Bearbeitungsdauer > Passive Leistung - ALLEGRO

3.3 Maßgebliche Einträge zur Erfüllung der oMDS
e Erstberatung Ü25/ Erstberatung U25
... der Historienvermerk „Beratungsvermerk zur Standortbestimmung‘ aus
dem Profiling heraus
e Angebot U25
...der Historienvermerk Typ „Angebot U25“ oder mind. Ein Vermittlungsvor
schlag (Arbeit/ Ausbildung/ AGH)
e _Bearbeitungsdauer
... Datum „Vorlage der vollständigen Antragsunterlagen“ (dieses Feld ist immer
zu befüllen)
Die Antragsunterlagen liegen vollständig vor, wenn eine abschließende
Entscheidung (auch vorläufige Bewilligung oder Vorschuss) möglich ist.

JC Sächsische Schweiz-Osterzgebirge OA 9/2017

Es werden zur Erfüllung der oMDS auch Erstberatungen („Beratungsvermerk zur Standortbe-
stimmung“) oder Angebote U25 berücksichtigt, die bis zu 100 Tage vor dem „Antragstellung am“
liegen. Fallen mehrere Anträge in diesen Zeitraum, so wird nur der zuerst gestellte Antrag ge-
wertet.

Für den täglichen Gebrauch zur Umsetzung des Prozesses der oMDS kann der
Anhang zur OA 9/2017 oMDS_Arbeitshilfe Prozessqualität genutzt werden.

4. Verfahrensablauf im Jobcenter
Die unterschiedlichen Gegebenheiten an den 4 Standorten des Jobcenters
Freital
Pirna
Sebnitz
Dippoldiswalde

begründen die individuellen Verfahrensabläufe zur Erfüllung der oMDS an jedem einzelnen
Standort. Sie sind in den Anlagen 1-4 dieser Organisationsanweisung festgehalten.

5. Postalische Antragseingang

Postalisch eingehende Anträge sind durch die Teams „passive Leistung“ tagaktuell im Rahmen
der eAkte an die Eingangszone weiterzuleiten (Erfassung in STEP, VerBIS, ALLEGRO). Der An-
tragsteller und die Mitglieder der BG (ab 15 Jahre) werden durch die Mitarbeiter der Eingangs-
zone unverzüglich (max. 5 AT) zur Identitätsprüfung über ATV eingeladen. Je nach Liegenschaft
ist der Neukundenprozess nach den Anlagen 1-4 unter Wahrung der Fristen der oMDS durchzu-
führen.

6. Nachhaltung

Die Nachhaltung der Erfüllung der oMDS „Erstberatung U25“, „Erstberatung U25“ und „Angebot
U25“ sowie der fachliche Standard „Eingliederungsvereinbarung im Bestand“ erfolgt durch die
Teamleiter des Bereich M&! über die entsprechenden ATV- oder Outlook-Kalender.

7. Controlling

Das Ergebnis der Kennzahl ‚„Bearbeitungsdauer“ wird über ALLEGRO dem Berichtsmonat der
Entscheidung zugeordnet.

Die Ergebnisse der Kennzahlen „Erstberatung Ü25*, „Erstberatung U25“ und dem „Angebot U25“
werden in dem Berichtsmonat, in dem die Erstberatung Ü25 oder U25 bzw. das Angebot U25 unter
Einhaltung der jeweiligen Frist, spätestens hätte durchgeführt werden müssen, abgebildet.

Die Messung des fachlichen Standards „Eingliederungsvereinbarung im Bestand“ erfolgt zum
Stichtag des betrachteten Berichtsmonats.

JC Sächsische Schweiz-Osterzgebirge OA 9/2017

Die einzelnen oMDS sowie der fachliche Standard gehen zu gleichen Teilen (20%) in den Index
‚aus Prozessqualität ein.

8. Datenschutz

Die Personendaten werden mittels Anmeldebogen in der Eingangszone als sogenanntes „Rumpf-
BewA“ erfasst und dem zuständigen Hauptbetreuer zugeordnet. Die weitere Aufbereitung des
Datensatzes erfolgt mittels Arbeitspaket bzw. im Rahmen der Erstberatung mit jeder einzelnen
Person. :
. Der Präsenzvermittler weist sich zur Durchführung der Erstberatung einschließlich Profiling ggf.
Angebot U25 und Abschluss der Eingliederungsvereinbarung als Betreuer zu und beendet das
Betreuungsverhältnis danach wieder.
Für dieses Verfahren gibt es datenschutzrechtlich keine Bedenken.

9. Inkrafttreten

Die OA 9/2017_oMDS tritt mit ihrer Veröffentlichung 2017 in Kraft.

Anlagen

Anlage 1 zur OA9 2017 oMDS_ Standort Freital

Anlage 2 zur OA9 2017 oMDS Standort Pirna

Anlage 3zur OA9 2017 oMDS Standort Sebnitz
Anlage 4 zur OA9 2017 oMDS: Standort Dippoldiswalde

Anhang
Anhang zu OA 9 2017 oMDS Arbeitshilfe Prozessqualität

 

ni Geschäftsführer

Anlage 1 zur OA 9/2017 oMDS
Verfahren zur Erfüllung der oMDS am Standort Freital
(Zur besseren.Lesbarkeit des Textes wird durchgängig die männliche Schreibweise benutzt!)

Empfang:

Am Empfang wird der Anmeldebogen zum sofortigen Ausfüllen an den Antragsteller
ausgehändigt. Mittels Kundensteuerungstool „BEO SGB2“ wird dieser in die Eingangszone
weitergeleitet.

Eingangszone:
Hier wird zuerst ermittelt, ob es sich tatsächlich um einen „Erstantragsteller" handelt
(Lückenregel >182 KT kein Leistungen der Grundsicherung bzw. keine Ablehnung).

Für die „Erstantragsteller‘ und deren Mitglieder der BG (ab 15 Jahre) werden zum Einen die
Datensätze in den Fachanwendungen STEP und VerBIS (Rumpf-BewA) erfasst bzw.
aktualisiert und zum Anderen der Datensatz in ALLEGRO inklusive „Datum der Antragstellung“
angelegt.

Im Rahmen des Neukundenprozesses erfolgt durch die Mitarbeiter der Eingangszone die
qualifizierte Beratung zum Antrag auf Leistungen der Grundsicherung nach dem SGB Il
inklusive der Anlagen und der Hinweis auf die elektronische Ausfüllhilfe.

Es wird ein Termin zur Abgabe der Antragsunterlagen im zuständigen Leistungsteam 535 bzw.
536 über ATV vereinbart.

Die Eingangszone übernimmt die „erste“ Kundensteuerung in das zuständige Team Markt &

Integration (M&I) mittels Outlook-Kalender des Teams 525 in beide M&l-Teams (Team 525

und Team 526) wie folgt:

L,MDS“: „OrgZ; Name; Kd.Nr.; Name; Kd.Nr.] für den Erstantragsteller und alle BG-Mitglieder
(ab 15 Jahre) in der Kategorie: ROT

Anschließend werden die vorstelligen ‚Personen (Erstantragsteller und BG-Mitglieder ab 15
Jahre) sofort an den Präsenzvermittler im jeweiligen Team (nach Dienstplan) weitergeleitet
(Sofortzugang).

In diesen Fällen werden die vorbereiteten Antragsunterlagen zur Grundsicherung im SGB II
durch den Präsenzvermittler ausgegeben.

Rechtskreiswechsler:

Der „Erstantragsteller“ als Rechtskreiswechsler und die Mitglieder der BG (ab 15 Jahre)
erhalten binnen einer Frist von 15 AT, frühestens ab dem Tag nach dem Auslaufen des
ALG I-Anspruches (Aktivierungstag), eine Einladung mit Termin über die ATV beim
zuständigen Hauptbetreuer ausgehändigt.

Zusätzlich wird der Termin im Outlook-Kalender des Teams 525 (gilt für beide Teams) gebucht.
Die qualifizierte Antragsausgabe erfolgt in diesen Fällen durch die Mitarbeiter der
Eingangszone.

Migranten im Kontext Asyl/ Flucht
Der „Erstantragsteller“ und die Mitglieder der BG (ab 15 Jahre) erhalten binnen der Frist von

15 AT für die Erstberatung eine Einladung mit Termin über die ATV beim zuständigen
Hauptbetreuer ausgehändigt.

Zusätzlich wird der Termin im Outlook-Kalender des Teams 525 (gilt für beide Teams) gebucht.
Die qualifizierte Antragsausgabe erfolgt in diesen Fällen durch die Mitarbeiter der
Eingangszone.

Bereich M&I - Präsenzvermittler:

Der zuständigen Präsenzvermittler nimmt die Erstberatung inklusive Profi ling und ggf.
Angebot U25 sowie den Abschluss der Eingliederungsvereinbarung vor.

Er bildet möglichst für alle BG-Mitglieder die Mindeststandards ab und informiert den
jeweiligen Hauptbetreuer in Form einer „nicht terminierten“ Aufgabe mit Betreff: „MDS“ über
den Zugang des Kunden.

Die Antragsunterlagen werden im Rahmen der Erstberatung durch den Präsenzvermittler
ausgehändigt.

Rechtskreiswechsler:

Der Rechtskreiswechsler erscheint auf Einladung (ausgegeben durch die Mitarbeiter der
Eingangszone)

Ab dem Aktivierungstag binnen 15 AT (Frist Erstberatung) übernimmt der Hauptbetreuer die
Erstberatung inklusive Profiling und ggf. Angebot U25 sowie den Abschluss der
Eingliederungsvereinbarung.

Er bildet für.die betroffene Person die Mindeststandards ab.

Anlage 2 zur OA 9/2017 oMDS

Verfahrensablauf zur Erfüllung der oMDS am Standort Pirna

(Zur besseren Lesbarkeit des Textes wird durchgängig die männliche Schreibweise benutzt!)

Empfang:

Am Empfang wird der Anmeldebogen zum sofortigen Ausfüllen an den Antragsteller
ausgehändigt. Mittels Kundensteuerungstool „BEO SGB2" wird dieser in die Eingangszone
weitergeleitet.

Eingangszone:
‘ Hier wird zuerst ermittelt, ob es sich tatsächlich um einen „Erstantragsteller“ handelt
(Lückenregel > 182 KT kein Leistungen der Grundsicherung bzw. keine Ablehnung).

Für die „Erstantragsteller“ und deren Mitglieder der BG (ab 15 Jahre) werden zum Einen die
Datensätze in den Fachanwendungen STEP und VerBIS (Rumpf-BewA) erfasst bzw.
aktualisiert und zum Anderen der Datensatz in ALLEGRO inklusive „Datum der Antragstellung“
angelegt.

Im Rahmen des Neukundenprozesses erfolgt durch die Mitarbeiter der Eingangszone die
qualifizierte Beratung zum Antrag auf Leistungen der Grundsicherung nach dem SGB Il
inklusive der Anlagen und der Hinweis auf die elektronische Ausfüllhilfe.

Es wird ein Termin zur Abgabe der Antragsunterlagen im zuständigen Leistungsteam 531,
532 bzw. 533 über ATV vereinbart.

Die Eingangszone übernimmt nach Alphabet die „erste“ Kundensteuerung in das zuständige
Team Markt & Integration (M&I). Hierbei wird weiter unterschieden nach Jugendlichen (U25)
und Erwachsenen Ü25 in der allgemeinen Vermittlung, sowie dem spezialisierten Bereichen
der Reha-Vermittlung und der Personengruppe der Migranten im Kontext Asyl/ Flucht
ebenfalls nach U25 und Ü25.

Der „Erstantragsteller” sowie die Mitglieder der BG (alle ab 15 Jahre) erhalten über ATV
(Präsenzkalender) eine Einladung mit Termin zur „Erstberatung“ im Rahmen der oMDS
entsprechend der Zuständigkeiten (Team 521: Präsenz A-L 10521; Team 522: Präsenz M-Z
20522; U25: Präsenz U25 25522 und Bereich Reha: Präsenz Präsenz/Reha 30543).

Parallel werden die Hauptbetreuer mittels einer „Aufgabe“ in VerBIS über den Neukunden
informiert.

Die Antragsunterlagen werden ausnahmslos durch die Mitarbeiter der Eingangszone im
Rahmen der qualifizierten Antragsausgabe ausgehändigt.

Rechtskreiswechsler:

Der „Erstantragsteller“ als Rechtskreiswechsler und die Mitglieder der BG (ab 15 Jahre)
erhalten binnen der Frist von 15 AT, frühestens ab dem Tag nach dem Auslaufen des ALG
I-Anspruches (Aktivierungstag), eine Einladung mit Termin über die ATV ausgehändigt.

Migranten im Kontext Asyl/ Flucht U25 und U25
Der „Erstantragsteller“ und die Mitglieder der BG (ab 15 Jahre) erhalten binnen einer Frist von

15 AT eine Einladung mit Termin über die ATV direkt beim Hauptbetreuer ausgehändigt.

Bereich M&I — Präsenzvermittler:
Der zuständigen Präsenzvermittler nimmt die Erstberatung inklusive Profiling und ggf.
Angebot U25 sowie den Abschluss der Eingliederungsvereinbarung vor.

Er bildet möglichst für alle BG-Mitglieder die Mindeststandards ab und informiert den
jeweiligen Hauptbetreuer in Form einer „nicht terminierten“ Aufgabe mit Betreff: „NDS“ über
den Zugang des Kunden.

Rechtskreiswechsler

Ab dem Aktivierungstag binnen 15 AT (Frist Erstberatung) übernimmt der Hauptbetreuer die
Erstberatung inklusive Profiling und ggf. Angebot U25 sowie den Abschluss der
Eingliederungsvereinbarung.

Er bildet möglichst für alle BG-Mitglieder die Mindeststandards ab.

Jugendliche U25 und Reha-Fälle:
Am wöchentlichen Präsenz-Tag übernimmt der Präsenzvermittler die Erstberatung inklusive

Profiling und ggf. Angebot U25 sowie den Abschluss der Eingliederungsvereinbarung.

Er bildet nur für den Kunden die Mindeststandards ab und informiert den jeweiligen
Hauptbetreuer in Form einer „nicht terminierten“ Aufgabe mit Betreff: ‚MDS“ über den Zugang
des Kunden.

Migranten im Kontext Asyl/ Flucht U25 und Ü25
Der Hauptbetreuer übernimmt die Erstberatung inklusive Profiling und ggf. das Angebot U25

sowie den Abschluss der Eingliederungsvereinbarung

Anlage 3 zur OA 9/2017 oMDS

Verfahren zur Erfüllung der oMDS am Standort Sebnitz

(Zur besseren Lesbarkeit des Textes wird durchgängig die männliche Schreibweise benutzt!)

Empfang:

Am Empfang wird eine erste Prüfung „Erstantragsteller“ vorgenommen sowie die Personalien
anhand eines gültigen Personalausweises geprüft. Der Anmeldebogen zum sofortigen
Ausfüllen wird an den Erstantragssteller ausgehändigt. Mittels Kundensteuerungstool „BEO
SGB2" wird dieser in die Eingangszone weitergeleitet.

Eingangszone:
Hier wird zuerst ermittelt, ob es sich tatsächlich um einen „Erstantragsteller“ handelt
(Lückenregel > 182 KT kein Leistungen der Grundsicherung bzw. keine Ablehnung).

Für die „Erstantragsteller“ und deren Mitglieder der BG (ab 15 Jahre) werden zum Einen die
Datensätze in den Fachanwendungen STEP und VerBIS (Rumpf-BewA) erfasst bzw.
aktualisiert und zum Anderen der Datensatz in ALLEGRO inklusive „Datum der Antragstellung“
angelegt.

Im Rahmen des Neukundenprozesses erfolgt durch die Mitarbeiter der Eingangszone die
qualifizierte Beratung zum Antrag auf Leistungen der Grundsicherung nach dem SGB Il
inklusive der Anlagen und der Hinweis auf die elektronische Ausfüllhilfe.

Es wird ein Termin zur Abgabe der Antragsunterlagen im zuständigen Leistungsteam 534 über
ATV vereinbart.

Die Eingangszone übernimmt die „erste“ Kundensteuerung im Bereich M&l. Hierbei wird
unterschieden zwischen DKZ-Zuordnung in der allgemeinen Vermittlung sowie den
spezialisierten Bereichen der Reha-Vermittlung und der Betreuung von Asylberechtigten. Die
Eingangszone erstellt für den „Erstantragsteller“ inklusive Rechtskreiswechsler sowie die
Mitglieder der Bedarfsgemeinschaft jeweils eine „Aufgabe“ an den zuständigen Hauptbetreuer
und trägt diese zudem im Outlook — Teamkalender 524 (Kategorie: Rot) ein.

Die qualifizierte Antragsausgabe erfolgt in der Eingangszone, d.h. die Antragsunterlagen
werden durch den Mitarbeiter der Eingangszone Dienstag — Donnerstag sofort ausgehändigt
ggf. erfolgt eine Terminierung. Eine Ausnahme besteht i.d.R. beim Personenkreis der unter
25-jährigen.

Ausnahme U25:

Alle Erstantragsteller bzw. BG-Mitglieder U25 werden i.d.R. sofort mittels Outlook-
Teamkalender an den zuständigen Hauptbetreuer zur Erstberatung inklusive Profiling,
Angebot U25 und'Abschluss einer Eingliederungsvereinbarung weitergeleitet.

Danach werden die Antragsunterlagen mittels qualifizierter Antragsausgabe in der
Eingangszone ausgehändigt. ö

Bereich M&I:

Allgemeine Vermittlung Ü25./ Reha / Betreuer von Asylberechtigten:
Der jeweilige Hauptbetreuer erstellt anhand der Wiedervorlage „MDS“ eine Einladung zur

Erstberatung innerhalb der Frist zur Erfüllung der oMDS. Der Eintrag im Outlook-
Teamkalender wird zum Datum des Termins unter der Kategorie „Gelb“ gebucht. Zum
Beratungsgespräch bildet der jeweilige Hauptbetreuer den oMDS vollständig ab und
kennzeichnet den Outlookeintrag im Kalender (Kategorie: Grün):

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