Jobcenter - Sächsische Schweiz-Osterzgebirge

 

Organisationsanweisung.

02/2018 vom 92.11 ao&s1f

Geschäftszeichen x
510-11-2081.2/11-5300/11-5210

Verteiler alle MA des Jobcenters

Datenschutz - Nutzung der digitalen Dienstkarte (dDk) im Jobcenter

Zur besseren Lesbarkeit wird die gleichzeitige Verwendung sowohl der
femininen als auch der maskulinen Form eines Wortes unterlassen, So-
weit es zweckmäßig ist, werden maskuline Begriffe durch: WPENN
neutrale Formulierungen ersetzt.

Das Jobcenter hat auch bei der Nutzung von E-Mail- und Fax-Schrift-
verkehr zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten nicht unbe-
fugt offenbart werden.

Unverschlüsselte E-Mails und PC-Fax-Mitteilungen haben Postkar-
tencharakter. Deshalb sind vertrauliche und personenbezogene Daten
(Sozialdaten, z. B. Kundendaten/ Bewerbungsunterlagen; Personalda-
ten) nicht per unverschlüsselter E-Mail oder PC-Fax zu versenden.

Dies gilt im Besonderen für besondere Kategorien personenbezoge-
ner Daten nach Artikel 9 der DSGVO. Im Zweifelsfall sind E-Mail und
PC-Fax daher nicht zu nutzen oder in Verschlüsselungsmechanismen
bzw. Briefpost zu verwenden.

Auch im BA-internen Netz sollen vertrauliche personenbezogene Da-
ten nur so sparsam wie möglich enthalten sein. Der Betreff der Nach-
richt wird nicht verschlüsselt, deshalb dürfen Klarnamen in Betreffzei-
len nicht enthalten sein — Abkürzungen oder Anonymisierungen sind
jedoch zulässig.

Da bei der täglichen Arbeit eine Vielzahl von personenbezogenen Da-
ten, insbesondere Sozialdaten ausgetauscht werden müssen, besteht
bei der Übertragung dieser Informationen die Gefahr, dass sensible Da-
ten unbefugt offenbart werden, insoweit kann ggf. ein Verstoß gegen
8 203 StGB (Strafbarkeit wg. Verletzung von Privatgeheimnissen) vor-
liegen.

Die dDk gestattet grundsätzlich die elektronische Zeiterfassung, die
Anmeldung an den Arbeitsplatzcomputern (Smartcard-Logon) und de-
ren Sperrung, die Zutrittskontrolle, die Verschlüsselung von Dateien
und E-Mails (intern und extern), das Authentisieren an Systemen und
die qualifizierte bzw. fortgeschrittene elektronische Signatur.

Vorbemerkungen

Funktionen

Jobcenter-Sächsische Schweiz-Osterzgebirge OA 02/2018

Te

Im Jobcenter werden folgende Funktionen der dDk genutzt: Nutzung der Funktio-
- die elektronische Zeiterfassung, nen im Jobcenter

- die Verschlüsselung von E-Mails,
- die Anmeldung am Arbeitsplatzcomputer (Smartcard-Logon),
- die Sperrung der Arbeitsplatzcomputer und
- die elektronische Signatur entsprechend den Regelungen zur
eAkte.

- Für die Nutzung weiterer Funktionen bedarf es einer Änderung dieser

Organisationsanweisung.
Jeder Anwender, der seine dDk erhalten hat, kann verschlüsselte E- Elektronische Ver-
Mails empfangen, öffnen und versenden. schlüsselung

Die Verschlüsselungsmöglichkeit ist für Anwender sowohl im persönli-
chen Postfach als auch bei gruppenbezogenen Postfächern möglich.

Eine automatisierte Weiterleitung von verschlüsselten E-Mails ist
nicht möglich, diese Nachrichten können auch nicht vom persönlichen
in ein anderes Postfach verschoben werden. Andere MitarbeiterInnen,
die ebenfalls auf dieses Postfach Zugriff haben, können die Nachricht
nicht entschlüsseln. Eine Weiterleitung kann nur manuell und neu
verschlüsselt erfolgen.

Eine ausführliche Anleitung zur E-Mail-Verschlüsselung ist im Intranet Anleitung zur Ver-

zu finden: E-Mail-Verschluesselung.html schlüsselung
Die Gremien wurden beteiligt. Beteiligung

Diese Organisationsanweisung tritt mit ihrer Veröffentlichung in Kraft, In Kraft treten
__gleichzeitig verliert die OA 19/2011 ihre Gültigkeit.