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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Ausschreibungen und Vergabeunterlagen "IT-Experten Schulen"“
Vergabeunterlage
der
Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie
zum Offenen Verfahren
betreffend
den Abschluss einer Rahmenvereinbarung je Los
über IT-Serviceleistungen für die Schulen im Land
Berlin sowie die Außenstellen der Senatsverwaltung
Los 1: Schulen, Region I
Los 2: Schulen, Region II
Los 3: Schulen, Region III
Los 4: Schulen, Region IV
Los 5: Außenstellen der Senatsverwaltung
Kurzbezeichnung: „IT-Experten“
Kennziffer: 2022-ZSC2 vaIT01/2022 „IT-Experten“
Vertragsnummer: vaIT01/2022
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Inhaltsverzeichnis
I. Allgemeine Hinweise ........................................................................................ 4
1. Aufforderung zur Abgabe eines Angebots - Bekanntmachung ......................... 4
2. Hinweise zur Datenverarbeitung personenbezogener Daten............................ 4
2.1 Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen ............... 4
2.2 Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck
der Verwendung ............................................................................................. 4
2.3 Weitergabe von Daten an Dritte ...................................................................... 5
2.4 Betroffenenrechte ........................................................................................... 6
2.5 Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DS-GVO ................................................... 7
II. Leistungsbeschreibung .................................................................................... 8
1. Auftraggeberin ................................................................................................ 8
2. Rahmenvereinbarung, Auftragsgegenstand.................................................... 8
3. Zuschlagslimitierung ..................................................................................... 10
4. Bedarf ........................................................................................................... 11
4.1 Los 1 bis 4: IT-Experten / Supporter für die Schulen ..................................... 11
4.2 Los 5: Experten / Supporter für die Außenstellen.......................................... 12
5. Vertragslaufzeit, Kündigung .......................................................................... 12
6. Leistungsort .................................................................................................. 13
7. Zusicherungen / vertraglich vereinbarte Beschaffenheit ................................ 13
8. Einzelabrufe ................................................................................................. 13
9. Ausführungsmodalitäten ............................................................................... 14
9.1 Los 1 bis 4 .................................................................................................... 14
9.2 Los 5:............................................................................................................ 14
10. Preise, Preisindex ......................................................................................... 15
11. Vergütung, Abrechnung ................................................................................ 16
12. Ausschlusskriterien ....................................................................................... 17
13. Ausführungs- und Vertragsbedingungen....................................................... 17
III. Zeitplan des Vergabeverfahrens .................................................................... 19
IV. Bewerbungsbedingungen............................................................................... 20
1. Allgemeine Verfahrenshinweise .................................................................... 20
2. Registrierungspflicht ..................................................................................... 20
3. Information und Kommunikation ................................................................... 21
4. Einzureichende Unterlagen........................................................................... 22
5. Anforderungen an das Angebot .................................................................... 26
6. Nebenangebote oder Änderungsvorschläge ................................................. 27
7. Bietergemeinschaften / Verfahrensvollmacht ................................................ 27
8. Nachunternehmer ......................................................................................... 28
9. Eignungsleihe ............................................................................................... 28
10. Verfahrensablauf nach Eingang der Angebote ............................................. 29
11. Zuschlagskriterium / Zuschlaglimitierung ...................................................... 29
12. Ungewöhnlich niedrige Angebote (Preisauskömmlichkeitsprüfung) .............. 30
13. Vergaberechtliches Nachprüfungsverfahren ................................................. 31
14. Salvatorische Klausel ................................................................................... 33
15. Gesetzestexte............................................................................................... 33
Kennziffer: 2022-ZSC2 vaIT01/2022 „IT-Experten“
Vertragsnummer: vaIT01/2022
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I.
Kennziffer: 2022-ZSC2 vaIT01/2022 „IT-Experten“
Vertragsnummer: vaIT01/2022
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I. Allgemeine Hinweise
1. Aufforderung zur Abgabe eines Angebots - Bekanntmachung
Die Senatsverwaltung für Bildung Jugend und Familie des Landes Berlin beabsichtigt die
in den Vergabeunterlagen bezeichneten Dienstleistungen durch Abschluss einer Rah-
menvereinbarung je Los zu beschaffen.
Dazu weist die Auftraggeberin auf die veröffentlichte Bekanntmachung im Supplement
zum Amtsblatt der EU hin. Die veröffentlichte Bekanntmachung können Sie in der TED-
Datenbank (Tenders Electronic Daily) einsehen. TED ist die Datenbank der Europäischen
Union für öffentliche Ausschreibungen.
Der Zugriff auf die Datenbank erfolgt unter http://ted.europa.eu/.
2. Hinweise zur Datenverarbeitung personenbezogener Daten
2.1 Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist:
Land Berlin, vertreten durch die
Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie
Bernhard-Weiß-Str. 6, 10178 Berlin
Tel: +49 30 90227-5640
Datenschutzbeauftragter für die Auftraggeberin ist:
Herr Ümit Teke
Bernhard-Weiß-Straße 6, 10178 Berlin
Tel: +49 30 90227-5886
Email: uemit.teke@senbjf.berlin.de
2.2 Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und
Zweck der Verwendung
Für die Zwecke der Durchführung eines Vergabeverfahrens und der Ausführung eines
Auftrags, erheben wir folgende Daten:
• Anrede, Vorname, Nachname des Ansprechpartners,
• falls notwendig Funktion im Unternehmen,
• eine gültige E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer (Festnetz und falls mitgeteilt Mobilfunk),
• Telefaxnummer.
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Die Erhebung dieser Daten erfolgt,
• um eine handelnde Person beim Bieter/Auftragnehmer identifizieren zu
können;
• zur Korrespondenz mit den Beteiligten;
• zur Abwicklung von Zahlungsvorgängen (bei Auftragnehmern);
• zur Abwicklung von Gewährleistungs- und evtl. vorliegenden Haftungs-an-
sprüchen (im Fall der Auftragsausführung);
Die Datenverarbeitung erfolgt auf die Anmeldung des Bieters hin und ist nach Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Durchfüh-
rung des Vergabeverfahrens und Ausführung des Auftrags sowie für die beidseitige Er-
füllung von Verpflichtungen aus dem Vertrag erforderlich.
Ferner erfolgt die Verarbeitung (z.B. bei der Überprüfung des Gewerbezentralregisters
und des Korruptionsregisters vor Auftragserteilung) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO
zur Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen oder in Ausübung
öffentlicher Gewalt erfolgen, die der Auftraggeberin übertragen wurden.
Bei der Überprüfung von Referenzen beruht zudem die Verarbeitung der Daten des in
der Referenz genannten Auftraggebers und dessen Ansprechpartners auf einer Interes-
senabwägung gemäß § 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
Die zu diesen Zwecken von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum
Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
• von 6 Jahren ab Abschluss des Vergabeverfahrens
bzw. für den Auftragnehmer
• von 6 Jahren ab Beenden des Vertrages
gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass eine Verpflichtung zu einer länge-
ren Speicherung besteht.
2.3 Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung von persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden
aufgeführten Zwecken findet nicht statt.
Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für die Durchführung des Vergabever-
fahrens und die Ausführung des Vertrags erforderlich ist, werden die personenbezoge-
nen Daten an Dritte weitergegeben.
Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an die Bezugsberechtigten aus einer Rah-
menvereinbarung und andere öffentliche Stellen zum Zwecke der Kontrolle des Wettbe-
werbs und der Durchführung von Vergabeverfahren und Beschaffungsvorgängen der
öffentlichen Hand, einschließlich der EU-Kommission. Die weitergegebenen Daten dür-
fen von den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.
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Im Rahmen der Betreuung von Vergabeverfahren werden die zur Veröffentlichung frei-
gegebenen Daten sowohl anderen Dienststellen des Landes Berlin (z.B. Rechnungshof,
Senatsverwaltung für Wirtschaft Energie und Betriebe und die Senatsverwaltung für die
Stadtentwicklung und Wohnen) als auch dem Dienstleistungsunternehmen (zurzeit Fa.
RIB Software AG) für die Durchführung der E-Vergabe (https://www.berlin.de/vergabe-
plattform/) bekannt gegeben. Die Ermächtigung hierzu beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-
GVO.
2.4 Betroffenenrechte
Betroffene haben das Recht:
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegen-
über dem Auftraggeber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbei-
tung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über die vom Auftraggeber verarbeiteten perso-
nenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können sie Auskunft über die Verar-
beitungs-zwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von
Empfängern, gegenüber denen die Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante
Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung
der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Her-
kunft der Daten, sofern diese nicht beim Auftraggeber erhoben wurden, sowie über das
Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf.
aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Ver
vollständigung der bei dem Auftraggeber gespeicherten personenbezogenen
Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung der bei dem Auftraggeber gespeicherten
personen-bezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur
Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Er
füllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses
oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung der personenbe
zogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die
Verarbeitung unrechtmäßig ist, aber deren Löschung abgelehnt wird und der
Auftraggeber die Daten nicht mehr benötigt, der Betroffene jedoch diese zur
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen be
nötigten oder gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung
eingelegt hat;
• gemäß Art. 20 DS-GVO die personenbezogenen Daten, die dem Auftraggeber
bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren
Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu
verlangen und
• gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der
Regel können die Betroffenen sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres
üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden.
Kennziffer: 2022-ZSC2 vaIT01/2022 „IT-Experten“
Vertragsnummer: vaIT01/2022
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2.5 Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DS-GVO
Falls der Betroffene eine Einwilligung zur Verarbeitung seiner Daten erteilt hat, kann er
diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf hat keine rückwirkende Wirkung. Die Rechtmä-
ßigkeit der bis zum Eingang des Widerrufs aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbei-
tung bleibt unberührt.
Wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung ge-
mäß § 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO gestützt, kann der Betroffene Widerspruch gegen die Ver-
arbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Er-
füllung eines Vertrags mit dem Bieter erforderlich ist. Bei Ausübung eines solchen Wi-
derspruchs wird um Darlegung der Gründe gebeten, weshalb die personenbezogenen
Daten nicht von uns verarbeitet werden sollen.
Im Falle eines begründeten Widerspruchs werden die betreffenden personenbezogenen
Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, überwiegende zwingende schutzwürdige
Gründe für die Verarbeitung können nachgewiesen werden, oder die Verarbeitung dient
der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an
renate.schindler@senbjf.berlin.de
konstanze.schulze@senbjf.berlin.de.
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Vertragsnummer: vaIT01/2022
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II. Leistungsbeschreibung
1. Auftraggeberin
Auftraggeberin ist das Land Berlin, vertreten durch die Senatsverwaltung für Bildung, Ju-
gend und Familie (SenBJF), mit Sitz in der Bernhard-Weiß-Straße 6 in 10178 Berlin. Die
SenBJF ist eine der zehn Senatsverwaltungen des Landes Berlin. Die Senatsverwaltung
für Bildung, Jugend und Familie untergliedert sich z. Z. in sechs Abteilungen.
2. Rahmenvereinbarung, Auftragsgegenstand
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung je
Los mit einem Auftragnehmer für die Bereitstellung und Überlassung von IT-Experten (IT-
Infrastrukturbetreuer / IT-Supporter) zur vollumfänglichen Betreuung und Unterstützung
der IT-Systeme für die Lose 1 bis 5 gemäß dem Leistungsverzeichnis /Preisblatt je Los.
1. Los 1 bis 4 für den Unterrichtsbereich der Schulen in den 12 Bezirken Berlins, ins-
besondere die
• Betreuung und der Betrieb der vorhandenen IT-Infrastruktur
• Durchführung von IT-Dienstleistungen und Wartungen
• Realisierung von Neuprojekten in Abstimmung mit den betroffenen Einrichtun-
gen
Der Auftragsgegenstand umfasst nicht die Betreuung der IT-Systeme für die Ver-
waltungsbereiche der Berliner Schulen.
2. Los 5 für die Schulungsräume, sowie die Coach – und Besprechungsräume der
Senatsverwaltung und ihrer Außenstellen
• Betreuung und der Betrieb der vorhandenen IT-Infrastruktur
• Durchführung von IT-Dienstleistungen und Wartungen
• Realisierung von Neuprojekten in Abstimmung mit den betroffenen Einrichtun-
gen.
Der Auftragsgegenstand für dieses Los kann auch die Betreuung der IT-Systeme
für die Verwaltungsarbeitsplätze mitumfassen.
Die Auftraggeberin wird aus diesen Rahmenvereinbarungen Einzelabrufe über die jewei-
ligen Bedarfe tätigen. Abrufberechtigt ist stets die Auftraggeberin. Die einzelnen begüns-
tigten Stellen sind nicht abrufberechtigt.
Kennziffer: 2022-ZSC2 vaIT01/2022 „IT-Experten“
Vertragsnummer: vaIT01/2022
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Die Auftraggeberin hat folgende Teil-Lose gebildet:
• Los 1: Schulen, Region I
• Los 2: Schulen, Region II
• Los 3: Schulen, Region III
• Los 4: Schulen, Region IV
• Los 5: Aus-und Fortbildungsstätten für Lehrkräfte SenBildJugFam sowie Weiterbil-
dungsstätte Studienzentrum für Erziehung, Pädagogik und Schule (StEPS) und
mögliche weitere Außenstellen der Senatsverwaltung
Der Auftragnehmer stellt je Los 1 bis 5 für die Abwicklung einen Koordinator zur Verfü-
gung. Die Kosten für diese Leistung werden nicht separat vergütet, sondern sind im Preis
pro Stunde inkludiert.
Die Lose 1 - 4 umfassen jeweils die Schulen einer Region:
Los 1 / Region I 146 Schulen, davon
45 Schulen im Bezirk Treptow-Köpenick
46 Schulen im Bezirk Marzahn-Hellersdorf
55 Schulen im Bezirk Lichtenberg
Los 2 / Region II 168 Schulen, davon
49 Schulen im Bezirk Friedrichshain-Kreuzberg
58 Schulen im Bezirk Tempelhof-Schöneberg
61 Schulen im Bezirk Neukölln
Los 3 / Region III 152 Schulen, davon
49 Schulen im Bezirk Charlottenburg-Wilmersdorf
47 Schulen im Bezirk Spandau
56 Schulen im Bezirk Steglitz-Zehlendorf
Los 4 / Region IV 177 Schulen, davon
53 Schulen im Bezirk Mitte
70 Schulen im Bezirk Pankow
54 Schulen im Bezirk Reinickendorf
Seit dem Jahr 2019 werden alle Berliner allgemeinbildenden Schulen durchgängig durch
einen IT-Experten / Supporter betreut. Diese Betreuung darf mit Beendigung des vorhan-
denen Vertrages und Beginn dieser neuen Rahmenvereinbarung nicht unterbrochen wer-
den.
Kennziffer: 2022-ZSC2 vaIT01/2022 „IT-Experten“
Vertragsnummer: vaIT01/2022
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Aus diesem Grund hat der neue Auftragnehmer sich vor Vertragsbeginn mit dem alten
Auftragnehmer in Verbindung zu setzen und sicherzustellen, dass der neu einzusetzende
IT-Experte /Supporter über die bisher erfolgten Leistungen durch den eingesetzten IT-
Experten in der betroffenen Schule Kenntnis erlangt, so dass ein nahtloser Übergang der
IT-Betreuung gewährleistet wird. Die Kosten hierfür sind in dem Stundensatz miteinzu-
kalkulieren.
Sollten neue Schulen in einem Bezirk gebaut werden, sind diese innerhalb des betroffe-
nen Loses ebenfalls zu betreuen.
Los 5 umfasst die Außenstellen der Senatsverwaltung u. a. die Aus-, Fort- und Weiterbil-
dungsstätten der SenBildJugFam sowie das Studienzentrum für Erziehung, Pädagogik
und Schule (StEPS).
Das Los 5 umfasst folgende Standorte:
13 Standorte Schulpraktische Seminare
8 Standorte Regionale Fortbildungszentren
1 Standort Studienzentrum für Erziehung, Pädagogik und Schule (StEPS)
1 Personalstelle (Flottenstraße)
sowie weitere Standorte für Außenstellen.
Die Anzahl der Standorte kann sich durch die Gründung weiterer Außenstellen oder die
Bündelungen von Außenstellen im Vertragszeitraum verändern.
Sämtliche in Los 5 zu betreuenden Standorte befinden sich innerhalb des Stadtgebietes
Berlin, verteilt in allen Bezirken.
Genaue Angaben zu den Anforderungen der Auftraggeberin hinsichtlich der zu erbringen-
den Dienstleistungen ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis / Preisblätter je Los.
3. Zuschlagslimitierung
Die Auftraggeberin wird bei ausreichender Anzahl von Bietern für die Lose 1 bis 4 eine
Zuschlagslimitierung gemäß § 30 VgV auf höchstens 2 Lose pro Bieter vornehmen. Das
bedeutet, dass jeder Bieter sich zwar auf beliebig viele Lose bewerben darf, jedoch bei
den Losen 1 bis 4 höchstens für zwei Lose den Zuschlag erhalten kann. Dabei wird eine
Beteiligung als Mitglied einer Bietergemeinschaft der Beteiligung als (Einzel-)Bieter
gleichgestellt.
Der Zuschlag auf das Los 5 wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.
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