BMV// Servicestelle Vergabe I bessere
VERGABEVERMERK 3 Suitale Inkrastruktur
VERGABEVORBEREITUNG/BEDARFSTRÄGER (Phase la)

BEDARFSTRÄGER | BEARBEITERI/IN, APP.:
REFERAT: StV 20

1. Kurzbezeichnung der Leistung:

AKTENZEICHEN/BEDARFSTRÄGER: | DATUM:
3154.2/4 u 11.09.2019
"Gutachten zu

„Angemessenheit und Üblichkeit der Entschädigungsregelungen / Entschädigungsregelungen

 

     

sowie beihilferechtlichen Fragen“

 

2. Begründung der Notwendigkeit des Bedarfs

In der Begründung müssen u.a. die Fragen beantwortet werden: warum? warum jetzt? warum nicht selbst?

Das von der Fraktion der Freien Demokraten in Auftrag gegebene Gutachten „Pkw-Maut —
Vorhersehbarkeit des EuGH-Urteils und angemessene Berücksichtigung in den vergebenen
Aufträgen“ vom 23. August 2019 wirft verschiedene Fragestellungen zur alternativen
Vertragsgestaltung, haushalts-, beihilfe- und vergaberechtlichen Aspekten auf. Im Ergebnis
kommt das Gutachten zum Schluss, dass das Risiko des EuGH Urteils zuungunsten DEU
falsch eingeschätzt wurde und zudem mit der Unterzeichnung der Verträge ggf. eine
rechtswidrige Beihilfe getätigt wurde, die zusätzliche europarechtliche Konsequenzen nach
sich ziehen könnte. Hierzu soll jetzt zeitnah ein Gutachten erstellt werden, dass die
Feststellungen “des FDP-Gutachtens behandelt. Dieses soll durch‘ einen externen
Auftragnehmer erstellt werden, um den Grundsatz der Objektivität und Neutralität zu wahren.
Das Gutachten soll an die Firma „Linklaters LLP", Potsdamer Platz 5, 10785 Berlin vergeben
werden.

3. Entwurf der Leistungsbeschreibung (LB) als Anlage: Anlage „LB“

Ü] Leistungen im Rahmen des ‚Gesamtforschungsprogramms des BMVi.
Das Datenblatt ist der LB beigefügt.

      
 
     
   
   
   
   
   
   
    

4. Finanzplanung
a) Geschätzter Auftragswert
einschl. ggf. aller Bedarfspositionen und Vertragsverlängerungsoptionen

ca. EEE (inklusive 19% Umsatzsteuer)

Detaillierte Herleitung des Schätzwertes
(mit Berechnung: Std/Verg. (Marktpreis) x geschätzter Aufwand, Reisekosten; allgemeine Aussagen sind
nicht ausreichend)

Linklaters verlangt eine Abrechnung auf Stundenbasis zu einem Stundensatz ul
gl. Umsatzsteuer. Die Fertigstellung des Gutachtens wird rund 2 Wochen Zeit in Anspruch

nehmen. EERTEE EEE EEEEETEEEE

ich folgende Berechnung:

Stundensatz (brutto ) EEE

Alle sonstigen Aufwendungen und Nebenkosten für Reisen, Telefon, Telefax und andere

       
     
     

Stand: 09/2019 Vergabevermerk Vergabevorbereitung/Bedarfsträger (Phase la) Seite 1 von 7

- e Bi d .- See
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VERGABEVORBEREITUNG/BEDARFSTRÄGER (Phase la) °

 

   
 
  
  

für die Einschaltung externer

   
 

elekommunikationskosten, Fotokopien, Kuriere, Bewirtung,
Datenbanken, bei Ämtern und Behörden verauslagte Gebühren sowie Vergütungen und
Kosten Dritter werden zusätzlich berechnet. Hierfür.werden EEEEEEEEN Brutto geschätzt, so
. dass der Bruttoauftragswert EEE] angenommen wird.

Die Kostenschätzung basiert auf den Angaben der Vorabfrage.

 
  
 

ggf. Darstellung gem. Anlage „Kostenschätzung“

b) Kapitel: 1201 Titel: 526 32.. Zweckbestimmung: Sachverständige
Titelverwalter (Name, Ref.): EEE

c) Haushaltsmittelabfluss
ggf. Aufteilung nach Haushaltsjahren (Jahr/Betrag):
“d) Leit-ID für elektronische Rechnung:
Seit dem 27.11.2018 ist das BMVI aufgrund der EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet, elektronische
Rechnungen (E-Rechnung) im Format XML, die bei der zentralen Rechnungseingangsplattform des

“ Bundes (ZRE) im ITZ Bund eingehen, anzunehmen und zu verarbeiten. Hierfür muss dem Auftragnehmer
eine sog. Leit-ID mitgeteilt werden. Die Bewirtschafter/Titelverwalter im BMVI können ihre Leit-ID bei

Referat ae] erfragen. Bei Abholung der Leit-ID wird Ihnen das weitere

Procedere erläutert. Ab dem 27.11.2020 sind sämtliche Rechnungen elektronisch einzureichen.

Stand: 09/2019 Vergabevermerk Vergabevorbereitung/Bedarfsträger (Phase la) Seite 2 von 7

. Bundesministerit
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VERGABEVORBEREITUNG/BEDARFSTRÄGER (Phase la)

 

5. Angaben zur Durchführung des Vergabeverfahrens

' Das Vergabeverfahren ist grundsätzlich im Wege einer Öffentlichen Ausschreibung
(national) bzw. eines offenen/nicht offenen Verfahrens (EU-weit) durchzuführen. -

Nach Ansicht des Bedarfsträgers muss davon abgewichen werden:
Ol nein £
ja (z. B. Leistung/Lösungswege müssen mit den Bietern verhandelt werden
oder andere Gründe); eingehende Begründung in einer formlosen '
Anlage „Vergabeart“ erforderlich .

6. Bei Auftragsänderung während der Laufzeit eines bestehenden Vertrages:

[L] Es müssen zusätzliche/weitere Leistungen erbracht werden
Angabe des Vergabe-Az. der SeV des bestehenden Vertrages

Zum Vertrag wurden bereits Auftragsänderungen erteilt:
[nein
[1] ja, Angaben zum Umfang (Az. der SeV)
(z.B. Auftragswert, Zeitraum, Vergabe Az. entsprechende Unterlagen beifügen)

Teer rn

7. Terminvorstellung für die Lieferung/Ausführung der Leistung:
[] Lieferung/Dienstleistungsbeginn möglichst ab:
Zeitraum in der die Leistung erbracht werden soll: September/Oktober 2019
[J freie Formulierung:

8. weitere Angaben zur Leistung/zum Vertrag:

a) Forschung und Entwicklung (FuE)" !
Es handelt sich um wissenschaftlich-technische Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung,
Entwicklung, Untersuchung.
nein
[Ilja Begründung s. Anlage „F+E“

b) Nutzungsrecht"
Sollen die Ergebnisse des Auftrages ausschließlich Eigentum des Auftraggebers für seinen
Gebrauch bei Ausübung seiner eigenen Tätigkeit werden?
| [1 nein (= einfaches Nutzungsrecht wird vertraglich vereinbart)
ja (= ausschließliches Nutzungsrecht wird vertraglich vereinbart)

"1 Ausfüllhinweise am Ende des Dokuments beachten

Stand: 09/2019 Vergabevermerk Vergabevorbereilung/Bedarfsträger (Phase la) Seite 3 von 7

. ; Bundesministeri
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VERGABEVORBEREITUNG/BEDARFSTRÄGER (Phase la)

 

c) Datenverarbeitung
‘Die Leistung beinhaltet u.a.:
- Softwarebeschaffung oder -entwicklung,
- Hardwarebeschaffung,
- Pflege, Service und sonstige IT-Unterstützungsleistungen,
nein
[1ja ®Mitzeichnung des Beauftragten für Informations- und Kommunikationstechnik
(BfIT- Z 3) zwingend notwendig

d) Personenbezogene Daten nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO”
Die Leistung beinhaltet u.a. die Verarbeitung BESTER ER gENEr Daten.

RX nein
[]ja ® Mitzeichnung des Beauftragten für den Datenschutz (BDS) zwingend notwendig

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in der Leistungsbeschreibung
darzustellen.

Es handelt sich nach Ansicht des Bedarfsträgers um:

[] Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO

[1 Funktionsübertragung

e) Open Data nach $12a EGovG"

Die Leistung beinhaltet u.a. die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten die im
a e des Open Data Gesetzes liegen.

I nein

[]ja ® Mitzeichnung des Beauftragten für Open Data (DG 21) zwingend notwendig.

f) Vergabe in Lose"

Eine Aufteilung in Fach- oder Teillose ist nicht möglich, da es sich um einen

 

einheitlichen Themenbereich handelt, der im Gutachten geprüft werden soll.
oO Eine Aufteilung i in Fach- oder Teillose ist möglich, folgende Losarten sind vorgesehen:
Benennung der Fachlose:

Benennung der Teillose (Mengen- oder Gebietslose):

Die Aufteilung der Leistungen in Lose ist durch Abgrenzung gesonderter Arbeitspakete oder
ggf. getrennter Leistungsbeschreibungen je Los deutlich zu machen.
Die weiteren Angaben hierzu sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

? siehe Kurzinfo zur Beachtung des Datenschutzes bei der Vergabe von Leistungen (IntranetYBMVI Service/SeV)

Stand: 09/2019 “_ Vergabevermerk Vergabevorbereitung/Bedarfsträger (Phase la) Seite 4 von 7

. B di .. ®
BMVI/ Servicestelle Vergabe 3 ee
VERGABEVERMERK ! digitale Infrastruktur
VERGABEVORBEREITUNG/BEDARFSTRÄGER (Phase la)

 

g) externe Beratungsleistungen"

Dnein

DI ja

9. Weitere Informationen zur Vergabe:

a) Bei der Vorbereitung/Durchführung der Vergabe wurde/wird der Bedarfsträger von einem
externen Beratungsunternehmen unterstützt |
nein
[]ja, durch (Firma, Name des Beraters)

b) Sonstiges:

Die Vergabe der Leistung ist aus fachlicher Sicht für die Aufgabenwahrnehmung des BMVI unter
Berücksichtigung des Haushaltsgrundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ($$ 7 und
34 BHO) notwendig.

Unterschrift:

Bedarfsträger(Org.Einheit): RefL/Name/Datum Bearbeiter/Name/Datum
Tr zz F

Die folgende Mitzeichnung ist vor Eingang bei der SeV zwingend notwendig:

Haushaltsmittel (Titelansatz und/oder-Verpflichtungsermächtigungen)- stehen im erforderlichen

Umfang unter der angegebenen Haushaltsstelle zur Verfügung.

Titelverwalter/Name

  

Die weitere Mitzeichnung von Z20 (Kapitelverwalter) ist nur in Ausnahmefällen oder nach Vorgabe von
Z20 einzuholen.

Z20/Name
Vorgaben des Haushalts zur vorgesehenen Vergabe der Leistung: -
Im HH2019 stehen bei Kapitel
Euro zur. Verfügung.
a Te I ——
ggf. erforderliche Mitzeichnungen:

   

Stand: 09/2019 Vergabevermerk Vergabevorbereitung/Bedarfsträger (Phase la) \ Seite 5 von 7

BMVI/ Servicestelle Vergabe R | a

VERGABEVERMERK 5 digitale Infrastruktur
VERGABEVORBEREITUNG/BEDARFSTRÄGER (Phase la) I.

» Beauftragter für Informations- und Kommunikationstechnik (siehe &c)

beteiligt wurde:
[1235 [1 Z 36 [] IT-Sicherheitsbeauftragter

 

Aus IT-Sicht wird der zu beschaffenden Leistung gem. LB

[1 zugestimmt
mit folgenden Anmerkungen

 

 

BfIT

oO Beauftragter für den Datenschutz (siehe 8d)

Den Angaben zum Datenschutz unter 8 d und der LB wird zugestimmt.

BDS ö
———— ee

> Zuständig für Open Data (siehe 8e)

' | Den Angaben zu Open Data unter 8 e und der LB wird zugestimmt.

Referat DG 21 . J
ee ee Eh Zimt ee Mae mbar, a Tree ne EN =
> Ggf. weitere Mitzeichnungen

(z.B. Leitungsebene; andere Referate/Abteilungen)

UAL StV2
Name / Org. Einheit / Datum

net

Bitte dieses Dokument einschl. Anlagen vorab per Mail an - servicestelle-vergabe@bmvi.bund.de - senden

nach Mitzeichnung im Original an die Servicestelle Vergabe
im Referat Z30

Alle weiteren Angaben zum Vergabeverfahren werden nach Eingang dieses Vermerks bei der

Vergabestelle mit dem Bedarfsträger besprochen.

Posteingang SeV am:

Stand: 09/2019 Vergabevermerk Vergabevorbereitung/Bedarfsträger (Phase la) Seite 6 von 7

BMVI/ Servicestelle Vergabe R | ee
VERGABEVERMERK G EREEIEE
VERGABEVORBEREITUNG/BEDARFSTRÄGER (Phase la)

Servicestelle Vergabe: Ber | =

Unterschrift

Bearbeiterl/in:

Unterschrift / Datum
weiter mit Vergabevermerk Phase Ib

Stand: 09/2019 Vergabevermerk Vergabevorbereitung/Bedarfsträger (Phase la) Seite 7 von 7

Ausfüllhinweise und Begriffsdefinitionen zum Vergabevermerk
Vergabevorbereitung

1. '
. Wenn im Vergabevermerk/Vergabevorbereitung FuE-Leistung mit „ja® ankreuzt wird, ist in

Forschung und Entwicklung.(FuE)

einer formlosen Anlage zu Nr. 8 a Vergabevermerk eine entsprechende Begründung

"abzugeben, warum auf der Grundlage der Leistungsbeschreibung die u.g. Definition erfüllt

ist, da damit Ausnahmeregelungen im Vergaberecht verbunden sind, die die Servicestelle

Vergabe zu prüfen hat.

Definition gemäß EU Verordnung Nr. 651/2014:
Auftragsforschung / industrielle Forschung:: planmäßiges Forschen oder
kritisches Erforschen zur Gewinnung neuer Kenntnisse und Fertigkeiten mit dem Ziel,
neue Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln oder wesentliche
Verbesserungen bei bestehenden Produkten, Verfahren oder Dienstleistungen
| herbeizuführen. Hierzu zählen auch die Entwicklung von Teilen komplexer Systeme
und unter Umständen auch der Bau von Prototypen in einer Laborumgebung oder in
einer Umgebung mit simulierten Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie auch
von Pilotlinien, wenn‘ dies für die industrielle Forschung und insbesondere die
Validierung von technologischen Grundlagen notwendig ist. }

(experimentelle) Entwicklung: Erwerb, Kombination, Gestaltung und Nutzung
vorhandener wissenschaftlicher, technischer, wirtschaftlicher und sonstiger
einschlägiger Kenntnisse und Fertigkeiten mit dem Ziel, neue oder verbesserte
Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln.

Die (experimentelle) Entwicklung kann die Entwicklung von Prototypen,
Demonstrationsmaßnahmen, Pilotprojekte sowie die Erprobung und Validierung
. neuer oder verbesserter Produkte, Verfahren und Dienstleistungen. in einem für die
realen Einsatzbedingungen repräsentativen Umfeld umfassen, wenn das Hauptziel
dieser Maßnahmen darin besteht, im Wesentlichen noch nicht feststehende Produkte,

Verfahren oder Dienstleistungen weiter zu verbessern.

Die (experimentelle) Entwicklung umfasst keine routinemäßigen oder regelmäßigen
Änderungen an bestehenden Produkten, Produktionslinien, Produktionsverfahren,

 

. Dienstleistungen oder anderen laufenden betrieblichen Prozessen, selbst wenn diese

Änderungen Verbesserungen darstellen sollten.

Stand: 09/2019 Ausfüllhinweise Vergabevermerk Seite 1 von 4

Ausfüllhinweise und Begriffsdefinitionen zum Vergabevermerk
Vergabevorbereitung

2. Nutzungsrechte
" Definition gemäß $ 31 UrhG:
Nutzungsrecht beinhaltet das Werk in körperlicher Form "zu verwerten u.a.: das
Vervielfältigungsrecht, das Verbreitungsrecht, das Ausstellungsrecht, das Recht der
öffentlichen Wiedergabe.

Das Nutzungsrecht kann als einfaches oder ausschließliches Recht sowie räumlich,
zeitlich oder inhaltlich beschränkt eingeräumt werden.
- Das einfache Nutzungsrecht berechtigt den Inhaber, das Werk auf die erlaubte Art zu '
nutzen, ohne dass eine Nutzung durch andere ausgeschlossen ist.
- Das ausschließliche Nutzungsrecht berechtigt den Inhaber, das Werk unter
Ausschluss aller anderen Personen auf die ihm erlaubte Art zu nutzen und

Nutzungsrechte einzuräumen.

Der Bedarfsträger hat zu entscheiden, wie er das Ergebnis der Leistungserbringung nutzen
will. Für FuE-Ergebnisse wird grundsätzlich nach den Allgemeinen Bedingungen für
Forschungs-und Entwicklungsverträge (ABFE) . von einem einfachen Nutzungsrecht

ausgegangen, kann aber im Einzelfall anders festgelegt werden.

3.- Losbildung
Nach geltendem Vergaberecht sind mittelständische Interessen bei der Vergabe öffentlicher
Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose)
und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. D.h. die Teilung von
Aufträgen in Fach- und Teillose ist gesetzlich als Regelfall vorgeschrieben. Eine sog.
Gesamtvergabe ist nur zulässig, wenn, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies -

erfordern.

Es ist daher zu prüfen, ob eine Losteilung des Auftrags möglich und sachgerecht ist, ohne
das Beschaffungsziel zu gefährden. Soll eine Gesamtvergabe erfolgen, ist eine umfassende
Interessenabwägung erforderlich, aus der sich überwiegende für diese Vergabe streitende
Gründe ergeben. Dabei ist ein Mehraufwand, der typisch für eine Losvergabe ist,
grundsätzlich unbeachtlich.

Gründe, die eine Gesamtvergabe rechtfertigen können, sind z.B.:
-  unverhältnismäßige Kostennachteile; eine aufgeteilte Losvergabe würde zu einer,

spürbaren, nicht zumutbaren Verteuerung des Gesamtauftrages führen

Stand: 09/2019 Ausfüllhinweise Vergabevermerk Seite 2 von 4

Ausfüllhinweise und Begriffsdefinitionen zum Vergabevermerk
Vergabevorbereitung

 

- die zu erwartenden Synergieeffekte und Kosteneinsparpotentiale einer Gesamtvergabe

überwiegen deutlich und nachvollziehbar den typischerweise mit einer Losaufteilung
| verbunden Mehraufwand |

- das Vorhaben würde ausschließlich aufgrund der Losaufteilung erheblich verzögert

- es werden unnötiger (erheblicher) Koordinierungsaufwand und (technische)
Schnittstellenproblematiken vermieden

- die Durchsetzung von Gewährleistungs- und Garantieansprüchen würde . unzumutbar
erschwert | i | ' |

- eine unwirtschaftliche, marktunübliche Zersplitterung des Auftrags wird vermieden

Gründe sind jeweils in einer formlosen Anlage zu Nr. 8 e) Vergabevermerk ausführlich zu

begründen, eine Aufzählung reicht nicht aus.

Definition „externe Beratungsleistungen“ auf Basis des Beschlusses des
Haushaltsausschuss des Deutschen Bundestages vom 28.06.2006
(Fassung der Anlage 1 zu IIA2 -H 1200/08/10073: 016 vom 11.07.201 7, geändert aufgrund des
RPA-Beschlusses vom 17.02.2017)

Gegenstand der externen Beratung ist eine entgeltliche Leistung, die dem Ziel dient, im
Hinblick auf konkrete Entscheidungssituationen des Auftraggebers praxisorientierte
Handlungsempfehlungen zu entwickeln und zu bewerten, den Entscheidungsträgern zu

vermitteln und ggf. ihre Umsetzung zu begleiten.

Leistungsempfänger sind dabei Einrichtungen der unmittelbaren oder mittelbaren
Bundesverwaltung sowie Einrichtungen außerhalb der Bundesverwaltung, soweit sie durch
Bundesmittel institutionell gefördert werden; Leistungserbringer ist eine außerhalb dieses

, Bereichs tätige natürliche oder juristische Person.

In der Regel kann davon ausgegangen werden, dass es sich bei
- Verträgen zur Beantwortung von technischen. oder rechtlichen Fragestellungen der
laufenden Verwaltung in Einzelfällen
-  Werkverträgen
nicht um Beraterverträge handelt, sofern nicht ein Beratungscharakter nach den

0.9. Definitionsmerkmalen erkennbar ist.

Stand: 09/2019 . Ausfüllhinweise Vergabevermerk Seite 3 von 4