Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Dienstanweisung zum Umgang mit Anfragen nach dem HmbTG, UIG und VIG im Bezirksamt Eimsbüttel“
Freie und Hansestadt Hamburg Bezirksamt Eimsbüttel 01.09.2014 G CA. 1 Dienstanweisung zur Umsetzung des Hamburgischen Transparenzgesetzes im Bezirksamt Eimsbüttel Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines II. Verfahrensregelungen zur Auskunftspflicht auf Antrag III. Veröffentlichungspflicht_im Informationsregister A. Identifikation des Schriftgutes B. Kennzeichnung des Schriftgutes C. Ablage des Schriftgutes D. Überprüfung des Schriftgutes E. Zuführung IV. Schlussbestimmungen V. Anlagen
Dienstanweisung zur Umsetzung des Hamburgischen Transparenzgesetzes im Bezirksamt Eimsbüttel 1. Allgemeines Das Hamburgische Transparenzgesetz regelt die Auskunftspflicht auf Antrag einer einzelnen Per- son und die Veröffentlichungspflichten der Behörden und Ämter in einem zentralen Informati- onsregister. Mit dieser Dienstanweisung werden das Verfahren zur Bearbeitung der Einzelanfragen von Bür- gerinnen und Bürger sowie die Bereitstellung von Dokumenten für das Informationsregister ver- bindlich für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bezirksamtes geregelt. Soweit für Fachverfahren gesonderte Regelungen für die Bereitstellung von Informationen in das Informationsregister getroffenen worden sind, haben diese Vorrang gegenüber dieser Dienstanweisung. Die geltenden Regelungen zur Schriftgutverwaltung bleiben von dieser Dienstanweisung unbe- rührt. II. Verfahrensregelungen zur Auskunftspflicht auf Antrag Das Verfahren zur Erteilung von Einzelauskünften wird in der Vorlage 12-023 aus der gemeinsa- men Dienstbesprechung der Finanzbehörde mit den Dezernenten Steuerung und Service (Dl-S) beschrieben. Diese Vorlage wurde in der Sitzung der Dl-S am 18.10.2012 beschlossen. Die darin getroffenen Verfahrensregelungen sind Bestandteil dieser Dienstanweisung (Anlage 1). Für die Festsetzung und Erhebung der Gebühren bei gebührenpflichtigen Auskünften gilt die Gebührenordnung für Amtshandlungen nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz_(HmbTG- GebO) vom 5. November 2013 (Anlage 2). III. Veröffentlichungspflicht im Informationsregister Mit Inkrafttreten des HmbTG am 06.10.2012 sind alle Informationen, die in § 3 HmbTG aufge- führt sind, verpflichtend zu veröffentlichen. Damit sind auch die Informationen zu veröffentli- chen, die seit Inkrafttreten dieses Gesetzes entstanden sind. Ab dem Zeitpunkt der Einstellung in das Informationsregister sind die zu veröffentlichenden In- formationen 10 Jahre vorzuhalten . Bei Veränderungen veröffentlichter Informationen ist die je- weils aktuell gültige Fassung zusätzlich einzustellen. Das gilt somit auch für Informationen, die vor dem Produktionsbeginn des Informationsregisters und seit Inkrafttreten des HmbTG ent- standen und zwischenzeitlich aktualisiert worden sind (z.B. Organisationspläne, Dienstanwei- sungen u.ä.). Die in§ 3 HmbTG definierten Informationsgegenstände Beschlüsse, Verträge, Verwaltungsvor- schriften, Statistiken, Berichte, Geodaten, M essungen, Pläne, Baugenehmigungen, Subventio- nen, Dienstanweisungen und vergleichbare Informationen von öffentlichem Interesse für das In- formationsregister sind gemäß dem nachfolgendem Phasenmodell technisch unterstützt zu be- arbeiten. Seite 2 von 6
Die Bearbeitungsphasen sind: A - Identifikation B - Kennzeichnung C - Erfassung D - Überprüfung E - Zuführung. Diese Dienstanweisung beschreibt die Bearbeitungsvorgänge und regelt den Prozess zur Aufbe- reitung des amtlichen Schriftgutes für das Informationsregister nach dem aktuellen Stand der technischen Umsetzung. Sie ersetzt die bisherigen Ausführungen zum Phasenmodell und be- schreibt die Bearbeitungsvorgänge. A. Identifikation Im Informationsregister sind alle Informationsgegenstände (Dokumente, Daten usw.) zu veröf- fentlichen, die sich einer der in § 3 HmbTG aufgeführten Fallkategorien zuordnen lassen. Die Feststellung, ob die Voraussetzungen für eine Veröffentlichung des Informationsgegenstandes vorliegen, ist dabei im Rahmen der für die FHH einheitlichen Auslegungen und Definitionen vor- zunehmen, die von der Justizbehörde im Rahmen des Projektes zur Umsetzung des HmbTG ent- wickelt und fortlaufend überarbeitet und aktualisiert werden. Diese Auslegungs- und Definiti- onsvermerke sind im FHH-Portal abzurufen. B. Kennzeichnung Die Kennzeichnung der Dokumente durch die Sachbearbeitung erfolgt entweder direkt in ELDO- RADO (a) oder über die eingerichteten Kopfstellen in den Dezernaten (b): a.) Als Anwenderin oder Anwender in einem angeschlossenen Fachamt mit der Eingabe des Dokumentes über den ELDORADO-Druckertreiber in die Bearbeitungsmaske - Al<lenzeicherc Fremdes Aklenztichon: Be11ell: Bea.v Ool<unenlenM Papied°"" S~_HmbTG: Slicllwort _HmbTG Im an Reg: 1 E1stebigi-Oah.m: 12.lll.21114 _HmbTG_B~ _HmbTG_B~ äffenlichei S~ EnlvoMge an: - •1-u I _HmbTG_Oieml~ _Hd>TG_Geodalen _Hd>TG_G!i"'*""'. Studien - --- Speichem Hio _HmbTG_älferiiche Rärie _HmbTG_01ga-, Gesclwilt~. Akte _HmbTG_Slablli<en. T~eid>enc:IU _HmbTG_S~!IOben _HmbTG_U~~ _HmbTG_U_ _HmbTG_~elrlonnalionenvon ö _HmbTG_V"'1!äge dof o....,...awge U-"'TI': \1-.:.:,_._;.:u_.i 1-............ ( Suche audi.hen J Ak•,......, Seit e 3 von 6
Beim Ausfüllen der Dokumentenangaben im Erfassungsdialog ist zu dem Dokument zusätz- lich das Feld „~tichwort_Hmbnaj" zu pflegen und über diesen Dialog aus der angebotenen Mehrfachauswahl das zutreffende Stichwort dem Dokument zuzuordnen . In dem Mehrfachauswahlfenster werden dafür alle Fallkategorien verschlagwortet angebo- ten, die nach den Vorgaben des HmbTG vorgesehen werden: BezugHmbTG Schlag-/Stichworte in Eldorado § 3 Abs. 1 Nr. 1 HmbTG_Vorblatt/Petitum Senatsbeschlüsse § 3 Abs. 1 Nr. 3 HmbTG_Beschlüsse öffentlicher Sitzungen § 3 Abs. 1 Nr. 4 HmbTG_Verträge der Daseinsvorsorge HmbTG_Organisationspläne, Geschäftsverteilungspläne, § 3 Abs. 1 Nr. 5 Aktenpläne § 3 Abs. 1 Nr. 6 HmbTG_Verwaltungsvorschriften § 3 Abs. 1 Nr. 7 HmbTG_Statistiken, Tätigkeitsberichte § 3 Abs. 1 Nr. 8 HmbTG_Gutachten, Studien § 3 Abs. 1 Nr. 9 HmbTG_Geodaten § 3 Abs. 1 Nr. 10 HmbTG_Umweltmessungen, Umweltbeobachtungen § 3 Abs. 1 Nr. 12 HmbTG_öffentliche Pläne § 3 Abs. 1 Nr. 13 HmbTG_Baugenehmigungen § 3 Abs. 1 Nr. 14 HmbTG_Subventionsvergaben § 3 Abs. 1 Nr. 15 HmbTG_Unternehmensdaten § 3 Abs. 2 Nr. 1 HmbTG_Verträge von öffentlichem Interesse § 3 Abs. 2 Nr. 2 HmbTG_Dienstanweisungen HmbTG_vergleichbare Information von öffentlichem lnteres- § 3 Abs. 2 se Soweit die zu veröffentlichen Dokumente nur in Papierform vorliegen, erfolgt eine Zuliefe- rung an die Registratur entsprechend den nachfolgend unter „b.)" dargestellten Vorgaben. Der dabei verwendete Bearbeitungsbogen ist durch die Registratur in die elektronische Ab- lage unter dem Az. 135.40-33/0002 einzupflegen. b.) Für die Sachbearbeitung ohne Eldorado-Anschluss erfolgt die Kennzeichnung konventionell im üblichen Rahmen der Regelungen zur Schriftgutverwaltung mittels schriftlicher Verfü- gung auf einem Bearbeitungsbogen (Anlage 3). Durch den Bearbeitungsbogen wird das Ver- fahren. zur Veröffentlichung im Informationsregister an die für das Dezernat zur Erfassung zuständige ELDORADO-Kopfstelle verfügt. Inhaltlich gelten für die Kennzeichnung ansonsten die gleichen Vorgaben wie für die an EL- DORADO angebundene Sachbearbeitung. Seite 4 von 6
C. Erfassung Für alle Dokumente, die in ELDORADO aufgenommen werden sollen, muss zwingend ein Akten- zeichen vergeben werden. Für die zu veröffentlichenden Dokumente, die in die Datenbank von ELDORADO aufgenommen werden sollen, muss neben den üblichen Metadaten zwingend eine Kennzeichnung im Feld „Stichwort_HmbTG " vorgenommen werden. a.) In den bereits angeschlossenen Fachämtern erfolgt die Erfassung der zu veröffentlichenden Dokumente über den Datenbar;ikeintrag in ELDORADO (siehe Pkt. B.a.) In diesen Fachäm- tern ist stets das fachlich zutreffende Aktenzeichen einzutragen und die weiteren Merkmale wie das HmbTG-Stichwort einzutragen. b.) Für die gegenwärtig über Kopfstellen an ELDORADO angeschlossenen Fachämter erfolgt die Erfassung der Dokumente in dafür eingerichteten elektronischen Sammelmappen - z.B. Az. 000.00-04 für das Dezernat 4. - ~ -0 0 Sonderplan - ~ 00 Sammelakten - ·t.:J 000 Sammelakten 000.00 Sammelakten (fil 000.00-01 Sammelakte HmbTG 01 Nach dem HmbTG gr;J. zu veröffenttichende Dokumente (fil 000.00-02 Sammelakte HmbTG 0 2 ;·-· ~ 000.00-03 Sammelakte HmbTG 03 ~ 000.00-04 Sammelakte HmbTG 04 ~ 000.00-95 Sammelakte Schulungsdokumente ··· ~ 000.00-99 Sammelakte Testdokumente Durch die Verfügung auf dem Bearbeitungsbogen (Anlage 3) werden die zuständigen Ver- antwortungsbereiche in den Dezernaten - die sogenannten Kopfstellen zur Aufnahme des Dokumentes in das System ELDORADO veranlasst. Zuständige Kopfstelle für das Dezernat D2 ist die Registratur im Dezernat Dl. Der Bearbeitungsbogen ist dabei kein Bestandteil des Dokumentes, sondern transportiert lediglich die Erfassungsvorgaben für das Bereitstellen des Dokuments an die ELDORADO- Kopfstelle. Der Bearbeitungsbogen ist danach als Nachweis zu der zu führenden Papierabla- ge zu nehmen. Eine zwingend notwendige Angabe (Pflichtfeld) für den weiteren Workflow zur Veröffentl ichung des Dokumentes ist bei der Erfassung die Pflege des Feldes „Vnfo an Reg~". Hier muss die volf- ständige Emailanschrift der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters eingetragen werden, die oder der für die nachfolgende Überprüfung des Dokumentes als verantwortliche Person im soge- nannten Workflow zuständig ist. Durch diese Eintragung wird der weitere Bearbeitungsvorgang per Email über Outlook ausgelöst, nach dem das Dokument erfasst und zur Überprüfung von der Registratur oder der Kopfstelle freigegeben wurde. Die vorgemerkten Dokumente auf dem G-Laufwerk oder in den Papierakten sind unverzüglich wie oben beschrieben in die ELDORADO-Datenbank einzupflegen. Seite 5 von 6
O. Überprüfung Der nachfolgende weitere Bearbeitungsprozess erfolgt innerhalb einer im FHH-Portal realisier- ten technischen Verfahrensumgebung (Veröffentlichungsworkflow). Nachdem die Dokumente erfasst und zur '-'!'eiteren Bearbeitung durch die Registratur oder die Kopfstelle freigegeben worden sind, werden diese elektronisch dupliziert und der verantwortii- chen Sachbearbeitung im Veröffentlichungsworkflow zur Verfügung gestellt. Die Metadaten des Duplikates sind in der bereitgestellten Maske enthalten und ggf. zu ergänzen. Schützenswerte Bestandteile der Dokumente wie personenbezogene Daten, Betriebs- und Ge- schäftsgeheimnisse sind von der Sachbearbeitung zu identifizieren. Sie müssen vermittels der Software Adobe Reader durch die Werkzeuge Stift und Rechteck farblich unterlegt werden . Der- artig gekennzeichneten Stellen werden anschließend in einem nachfolgenden Programmablauf geschwärzt erscheinen. Die Bearbeitung des zu veröffentlichenden Dokuments kann arbeitsteilig von mehreren Instan- zen oder Beteiligten vorgenommen werden. Sie erfolgt über die auszuwählende Funktion „Dele- gation" oder „Rückfrage stellen". E. Zuführung Erst nach der vollständigen Überprüfung (siehe Punkt D.) ist das Dokument für die Veröffentli- chung geeignet. Die Freigabe des Dokumentes erfolgt durch das Anklicken der Funktion im Workflow. Sie kann als eigenständige Aufgabe im Workflow delegiert werden, um vor der Veröf- fentlichung eine Überprüfung der Entscheidung und der Bearbeitung nach dem Vieraugenprinzip vorzunehmen. Wird die Freigabe erteilt, so wird das zu veröffentlichende Dokument elektro- nisch dem Informationsregister zugeführt. In den Fachverfahren BaCOM, INEZ, ALLRIS erfolgt die Bereitstellung der einschlägigen Doku- mente nach vorheriger Abstimmung mit den betreffenden Fachbereichen über Verfahrens- schnittstellen vollelektronisch. IV. Schlussbestimmung Diese Dienstanweisung tritt am 01.09.2014 in Kraft und ersetzt die vorherige Fassung vom 18.06.2013. Anlagen Anlage 1 Verfahrensregelungen zur Bereitstellung von Informationen auf Antrag (Vorlage 12-023, Dl-S 18.10.2012) Anlage 2 Gebührenordnung für Amtshandlungen nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz (HmbTGGebO) Anlage 3 Berarbeitungsbogen Seite 6 von 6
,. - - NI ISL 01-S am 18.10.2012 Vorlage Nr. 12-023 TOPS Stand: 10.10.2012 Betreff: Hamburgisches Transparenzgesetz (HmbTG) 1. Votum Die 01-S wird um Zustimmung zu den folgenden Punkten gebeten: Das vorliegende Prüfschema wird als Arbeitsgrundlage für IS und die Fachämter in den Bezirksämtern eingeführt. Die entwickelten Musterschreiben sowie die Übersicht über häufig gestellte Fragen werden den Fachämtern auf dem Laufwerk G bzw. auf den Sharepoint-Seiten der Bezirksämter zur Verfügung gestellt. 2. Sachverhalt Das HmbTG ist am ·o6.10.2012 in Kraft getreten und hat das Hamburgische Informationsfreiheitsgesetz (HmblFG) abgelöst. Die Datenschutzbeauftragte der Bezirksämter hat das vorliegende Prüfschema und die Musterschreiben zum HmblFG überarbeitet und an die Vorgaben des HmbTG angepasst. Das grundsätzliche Verfahren zur Bearbeitung von Anträgen auf Auskunft hat sich nicht verändert. IS fungiert dabei als zentrale Eingangsstelle und die Fachämter als dezentrale Auskunftsstellen. Zusätzlich wurde als Arbeitshilfe eine Übersicht über häufig gestellte Fragen mit Antworten erstellt. Die ISL-S hat in ihrer Sitzung am 28.09.2012 die Anlagen zur Kenntnis genommen und empfiehlt der 01-S die Übernahme. 3. Bewertung Zur Umsetzung der Auskunftspflicht aus dem HmbTG sind die o.g. genannten Maßnahmen geeignet und sinnvoll und sollten entsprechend umgesetzt werden . Änderungsbedarfe oder Ergänzungen können im Prüfschema und in den Musterschreiben problemlos eingepflegt werden . Die Bekanntmachung über die Verfahrensweise im Umgang mit der Auskunftspflicht aus dem HmbTG in den Bezirksämtern erfolgt jeweils durch IS bzw. D 1. Hansen
iii ---" - Freie und Hansestadt Hamburg Bezirksamt Hamburg-Nord Bezirksamt Hamburg-Nord, Kümmellstraße 5-7, D - 20249 Hamburg -Amt xy- Straße D - 20249 Hamburg Telefon 040 - 42804 - xxxx Telefax 040 - 42804 - xxxx Ansprechpartner: Max Mustermann Zimmer205 mailto: Max Mustermann@harburg.hamburg.de 1. Januar2008 · Ihr Auskunftsersuchen vom xxx Sehr geehrte Ihrem Antrag auf Gewährung von Zugang zu Informationen nach dem Hamburgischen Transpa- renzgesetz (HmbTG) kann gemäߧ HmbTG leider nicht entsprochen werden, weil Ich bedauere, Ihnen keinen günstigeren Bescheid erteilen zu können. Mit freundlichen Grüßen Rechtsbehelfsbelehrung : Gegen diesen Bescheid können Sie innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe bei der im Briefkopf bezeichneten Dienststelle schriftlich oder zur Niederschrift Widerspruch einlegen_. Hamburg im Internet: Sprechzeiten: Öffentliche Verkehrsmittel: http://www.hamburg .de
iii n __ Freie und Hansestadt Hamburg Bezirksamt Hamburg-Nord Bezirksamt Hamburg-Nord, xxxx, D - 20249 Hamburg -Amt xy - Straße D - 20249 Hamburg Telefon 040 - 4 28xx - xxxx Telefax 040 - 4 28xx - xxxx Ansprechpartner: Max Mustermann Zimmer 205 mailto: Max Mustermann@harburg.hamburg .de 1. Januar2008 Ihr Auskunftsersuchen vom Sehr geehrte Ihr Antrag auf Gewährung von Zugang zu Informationen nach dem Hamburgischen Transpa- renzgesetz (HmbTG) ist hier am eingegangen. Ob Ihnen ein Informationszugang gewährt werden kann, wird durch das Fachamt geprüft (Ansprechpartner: Tel. ) Bitte beachten Sie, dass sich der Informationszugang verzögern kann, sofern personenbezoge- ne Daten oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse tangiert sind, da ggf. betroffene Dritte in- formiert und um Stellungnahme gebeten werden müssen. Abschließend weise ich darauf hin, dass die Gewährung von Zugang zu Informationen nach § 13 (4) HmbTG gebührenpflichtig ist. Die Höhe der Gebühr ist abhängig von dem mit dem In- formationszugang verbundenen Verwaltungsaufwand. Hierzu kann Ihnen ggf. der o. g. An- sprechpartner Auskunft geben. Mit freundlichen Grüßen Hamburg im Internet: Sprechzeiten: Öffentliche Ve rkehrsmittel: h.ttp://www.hamburg.de
Gesamtes Gesetz Amtliche Abkür· GebG Quelle: zung: Ausfertigungsda· 05.03.1986 turn: Fundstel· HmbGVBI. Textnachweis ab: 01.01.2004 le: 1986, 37 Dokumenttyp: Gesetz Gliede· 202-1 rungs-Nr: Gebührengesetz (GebG) Vom 5. März 1986 Zum 14.09.2012 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe Stand: letzte berücksichtigte Änderung : Anlage geändert durch Arti kel 1 § 1 der Verordnung vom 14. Dezember 2010 (HmbGVBI. S. 667) Der Senat verkündet das nachstehende von der Bürgerschaft beschlossene Gesetz: §1 Geltungsbereich (1) Die Behörden der Freien und Hansestadt Hamburg haben nach den Bestimmungen dieses Geset- zes Anspruch auf Zahlung von Gebühren (Verwaltungsgebühren und Benutzungsgebühren) und Zin- sen gemäߧ§ 19 und 21 sowie auf die Erstattung von Auslagen. (2) Die Vorschriften dieses Gesetzes sind entsprechend anzuwenden, wenn nach anderen Rechtsvor- schriften Gebühren erhoben werden und nichts Abweichendes bestimmt ist. §2 Gebührenordnungen 1 (1) Der Senat wird ermächtigt, die gebührenpflichtigen Tatbestände und die Gebührensätze durch 2 Rechtsverordnung (Gebührenordnung) festzulegen . Er kann dem Leiter einer unselbständigen An- stalt die Befugnis übertragen, die Gebühren für die freiwillige Benutzung der Anstalt im Einvernehmen mit der zuständigen Behörde durch Gebührenordnung zu regeln; dabei ist die Form der Verkündung solcher Gebührenordnungen zu bestimmen . 1 (2) Soweit nach besonderen Gebührenordnungen für Amtshandlungen der in § 3 Absatz 1 Nummer 1 und Absatz 2 genannten Art keine Gebühren erhoben werden, gilt die diesem Gesetz beigefügte An- 2 lage. Der Senat wird ermächtigt, die Gebührensätze der Anlage zu diesem Gesetz unter Berücksich- tigung der Grundsätze des § 6 der Kostenentwicklung anzupassen und die Anlage durch weitere allge- meine Gebührentatbestände zu ergänzen sowie Gebührentatbestände der Anlage aufzuheben. §3 Verwaltungsgebühren (1) Verwaltungsgebühren werden für die Vornahme von Amtshandlungen erhoben, die 1. auf eine willentliche Inanspruchnahme zurückgehen unabhängig davon, ob eine Mitteilung über die vorgenommene Amtshandlung ergeht, oder - Seite 1 von 13 -
