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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Freigaberichtlinien für Veröffentlichungen in Sozialen Medien“
Ergänzende Geschäftsordnung des Bundesministeriums für Gesundheit zur Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (ErgGO zur GGO) Stand: 01.09.2011
Inhaltsverzeichnis Ergänzende Geschäftsordnung 1 Inhaltsverzeichnis 2 Zu § 1 Geltungsbereich 5 Zu § 2 Gleichstellung von Frauen und Männern 5 Zu § 3 Ministerielle Aufgaben 5 Zu Abs. 1 5 Zu § 6 Leitung des Bundesministeriums 6 Zu Abs. 1 6 Zu § 7 Gliederung der Bundesministerien; Geschäftsverteilung 6 Zu Abs. 2 6 Zu Abs. 3 6 Zu § 10 Besondere Organisationsformen 7 Zu Abs. 2 7 Zu § 11 Führung, Eigenverantwortung und Zusammenarbeit 7 Zu Abs. 1 7 Zu Abs. 3 8 Zu § 12 Arbeitsablauf 8 1. Vorlagen an die Leitung 8 2. Terminvorbereitungen für die Leitung 10 3. Beförderung der Geschäftssachen in farbigen Laufmappen 10 Zu § 13 (einschl. Anlagen) Behandlung der Eingänge 11 Zu Abs. 1 11 Zu Abs. 2 12 Zu Abs. 3 14 Zu § 15 Beteiligung 15 Zu Abs. 1 15 1. Zusammenarbeit der Bonner und Berliner Arbeitseinheiten 15 2. Beteiligung in Organisationsangelegenheiten 15 3. Beteiligung der/s Haushaltsbeauftragten 15 4. Beteiligung des Rechtsreferates 15 5. Beteiligung in Angelegenheiten der Europäischen Union 16 6. Form der Zeichnung und Mitzeichnung von Entwürfen 17 7. Versendung von Personalsachen 17 8. Laufzettel bei besonders vertraulichem Inhalt des Entwurfs 17 9. Beteiligung des Personalrates 18 10. Beteiligung der Gleichstellungsbeauftragten 18 11. Einhaltung des Dienstwegs 18 2
Zu Abs. 2 18 Zu § 16 Schriftverkehr 18 Zu § 17 Zeichnungsbefugnis 18 Zu Abs. 1 18 Zu Abs. 2 20 zu § 18 Zeichnungsform 21 Zu Abs. 3 21 Zu § 21 Zusammenarbeit mit den Beauftragten der Bundesregierung, den Bundesbeauftragten sowie den Koordinatorinnen und Koordinatoren der Bundesregierung 21 Zu §§ 22, 23, 51 Kabinettvorlagen und Verfahren bei Kabinettvorlagen 21 I. Geschäftsmäßige Behandlung eigener Kabinettsachen 21 A. Zuständigkeit und Beteiligung 21 B. Fertigung der Kabinettvorlagen des BMG 22 C. Vorlagen an die Leitung, Verteilung 24 D. Allgemeine Bestimmungen 26 II. Geschäftsmäßige Behandlung von Kabinettsachen der anderen Ressorts 28 A. Verwaltung, Verteilung, Federführung 28 B. Stellungnahme, Widerspruch 29 III. Geschäftsmäßige Behandlung der Kabinettsachen nach Kabinettbeschluss 30 Zu § 24 Unterrichtung des Bundeskanzleramtes 31 Zu § 27 Teilnahme an Sitzungen 31 Zu Abs. 2 31 1. Sitzungen der Fraktionsgremien: 31 2. BT-A-G: 31 3. Sitzungen des Haushaltsausschusses 31 4. Sitzungen des Bundestages (Plenum): 32 Zu § 28 Große und Kleine Anfragen 32 Zu § 29 Mündliche und schriftliche Fragen 32 Zu § 33 Zusammenarbeit mit dem Bundesrat 32 Zu Abs. 1 32 Zu § 35 Verfahren vor dem Bundesverfassungsgericht 33 Zu § 36 Zusammenarbeit mit den Ländern 33 Zu Abs. 3 33 1. Verkehr zwischen Bundesministerien und nachgeordneten Landesbehörden sowie Körperschaften und Anstalten des Landesrechts 33 2. Abgabenachrichten 33 Zu § 38 Zusammenarbeit mit fremden Staaten und internationalen Organisationen 34 1. Zuständigkeiten 34 3
2. Kurierwege 34 Zu § 40 Unterrichtung des Bundeskanzleramtes 34 Zu § 42 Gesetzesvorlagen der Bundesregierung 34 Zu Abs. 5 34 Zu § 43 Begründung 35 Abs. 1 Nr. 8 35 Zu § 44 Gesetzesfolgen 36 Zu § 45 Beteiligungen innerhalb der Bundesregierung 36 Zu Abs. 1 36 Zu § 47 Beteiligung von Ländern, kommunalen Spitzenverbänden, Fachkreisen und Verbänden 37 Zu Abs. 1 37 Zu Abs. 2 37 Zu § 48 Unterrichtung anderer Stellen 37 Zu Abs. 1 37 Zu Abs. 2 37 Zu Abs. 3 37 Zu § 49 Kennzeichnung und Übersendung der Entwürfe 38 Zu Abs. 2 38 Zu § 51 Vorlage an das Kabinett 38 Zu § 53 Gegenäußerung der Bundesregierung zur Stellungnahme des Bundesrates 38 Zu Abs. 1 38 Zu § 55 Verfahren nach Artikel 77 des Grundgesetzes 38 Zu § 57 Gesetzesvorlagen des Bundesrates 39 4
Zu § 1 Geltungsbereich Die Ergänzende Geschäftsordnung gilt für das BMG. Sie enthält hausinterne Regelungen zu den einzelnen Paragraphen der GGO. Die ErgGO soll den Abstimmungs- und Entscheidungsprozess im BMG erleichtern, die Zusammenarbeit aller Beschäftigten des Hauses fördern und neuen Beschäftigten eine schnelle Einarbeitung ermöglichen. Die ErgGO ist in das Intranet des BMG eingestellt. Zu § 2 Gleichstellung von Frauen und Männern Gender-Mainstreaming ist ein fortlaufender Prozess, mit dem alle Entscheidungen und Handlungen vorab in ihrer Auswirkung auf die Situation von Frauen und Männern überprüft werden. Bei diesem Prozess soll jede Planung, jedes Gesetzesvorhaben, jedes Programm, jedes Projekt und jede einzelne Maßnahme auf allen Ebenen und in allen Bereichen das Ziel der tatsächlichen Gleichstellung der Geschlechter einbeziehen. Dieser Prozess soll Bestandteil aller politischen Entscheidungsprozesse und Verwaltungsentscheidungen im BMG sein. Die Gleichstellungsbeauftragte fördert und überwacht die Gleichstellung im BMG im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgaben. Zu § 3 Ministerielle Aufgaben Zu Abs. 1 Auf die Grundsätze des BMG zur Ausübung der Dienst- und Fachaufsicht im Intranet wird verwiesen. Aufgabenkritik bedeutet die kritische Erhebung und Analyse aller in einer Organisationseinheit erledigten Aufgaben hinsichtlich Notwendigkeit, Zeitaufwand und Arbeitsablauf (Schnittstellen, überflüssige Arbeitsschritte). Aufgabenkritik ist Bestandteil der Aufgaben jeder Führungskraft; sie soll laufend erfolgen. Das Organisationsreferat unterstützt die Führungskräfte bei der Aufgabenkritik. 5
Zu § 6 Leitung des Bundesministeriums Zu Abs. 1 Die Ministerin/der Minister wird hinsichtlich der Leitung des Ministeriums durch die /den Staatssekretär/in vertreten. Die Parlamentarischen Staatssekretäre/-innen unterstützen die Ministerin/den Minister in den von ihr/ihm festgelegten Aufgabenbereichen. Die Abteilungsleitung wird durch den/die dienstälteste/n anwesende/n Unterabteilungsleiter/in. vertreten. Ebenso werden die Unterabteilungsleiter/innen durch den/die dienstälteste/n anwesende/n Referatsleiter/in vertreten. Von den vorstehenden Vertretungsregeln können in der jeweiligen Abteilung/Unterabteilung abweichende Regelungen getroffen werden. Die Bestellung zur stellvertretenden Referatsleiterin/zum stellvertretenden Referatsleiter erfolgt auf Antrag des Referates durch die Leitung der Abteilung Z (Zum Verfahren - siehe Personal- und Serviceportal unter dem Stichwort Vertreterbestellung). Zu § 7 Gliederung der Bundesministerien; Geschäftsverteilung Zu Abs. 2 Jedes Referat regelt die interne Aufgabenverteilung. Für EU- und internationale Angelegenheiten von grundsätzlicher und allgemeiner Bedeutung und solche, an denen mehrere Fachabteilungen beteiligt sind, ist federführend - unter Beteiligung der Fachabteilungen – die jeweilige Arbeitseinheit der Unterabteilung für Europäische und Internationale Gesundheitspolitik zuständig. Alle anderen EU- und internationalen Angelegenheiten, die in den einzelnen Abteilungen anfallen, bearbeitet die jeweilige Abteilung. Die für Europäische und Internationale Gesundheitspolitik zuständige Unterabteilung in für das BMG relevanten Angelegenheiten ist zu beteiligen. Zur Beteiligung in EU-Angelegenheiten vgl. zu § 15 Nr. 6 ErgGO. Im Zweifel trifft das Organisationsreferat für den jeweiligen Einzelfall die Entscheidung, welche Organisationseinheit für die (federführende) Bearbeitung zuständig ist. Für den konkreten Einzelfall ist die Entscheidung abschließend. Zu Abs. 3 1. Grundsätzlich werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterhalb der Referatsleitungsebene schriftlich von der Abteilung Z einem Referat zugewiesen. Die 6
Referatsleiterinnen und Referatsleiter werden von der Leitung bestellt. In Bereichen, in denen Referate nicht gebildet worden sind, erfolgt die Zuweisung an die entsprechende Organisationseinheit. 2. Die abteilungsinterne Umsetzung durch die Abteilungsleitung erfolgt im Benehmen mit der Unterabteilungsleitung 3. Umsetzungen nach Nr. 2 sind der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter unter Angabe der Gründe schriftlich mitzuteilen. Die Abteilung Z ist umgehend zu unterrichten; ein Abdruck der Umsetzungsverfügung ist ihr zuzuleiten. Die Unterrichtung des Personalrats übernimmt Abteilung Z. Eine abteilungsinterne Umsetzung von Beschäftigten mit befristetem Arbeitsvertrag ist vorab mit dem Personalreferat abzustimmen. Zu § 10 Besondere Organisationsformen Zu Abs. 2 Bei der Einrichtung und Auflösung abteilungsübergreifender Projektgruppen sind das Organisationsreferat und das Personalreferat zu beteiligen, über die Einrichtung und Auflösung abteilungsinterner Projektgruppen sind diese Referate zu informieren. Das Haushaltsreferat ist bei der Einrichtung abteilungsinterner und abteilungsübergreifender Projektgruppen zu beteiligen, sofern Haushaltsmittel benötigt werden. Zu § 11 Führung, Eigenverantwortung und Zusammenarbeit Zu Abs. 1 Der kooperative Führungsstil im BMG findet u.a. Ausdruck in einer offenen und vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten sowie Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Wichtige Instrumente zur Förderung des hierfür erforderlichen Dialogs sind z.B. Mitarbeiter/innen-Vorgesetzten-Gespräche oder Gespräche im Kontext der Leistungsbezahlung für Tarifbeschäftigte in denen losgelöst vom Tagesgeschäft die Aspekte der Zusammenarbeit, Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsaufgaben und des Arbeitsumfeldes sowie der beruflichen Entwicklung und Förderung des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin grundlegend erörtert werden. 7
Zu Abs. 3 Bei der Durchführung von Dienstbesprechungen ist den Teilzeitkräften und ihren Arbeitszeitmodellen Rechnung zu tragen, soweit dienstliche Belange dem nicht entgegen stehen. Entsprechendes gilt in Fällen, in denen Beschäftigte Telearbeit ausüben oder an einem anderen Dienstort tätig sind. Zu § 12 Arbeitsablauf 1. Vorlagen an die Leitung 1. Für Leitungsvorlagen sind die Muster im PC unter Datei-Neu-Leitungsvorlagen zu nutzen. 2. Vermerke an die Leitung sind auf dem Dienstweg zuzuleiten. Ist ausnahmsweise eine parallele Zuleitung des Vermerks an verschiedene Leitungsmitglieder erforderlich, muss die parallele Zuleitung auf der ersten Seite des Vermerks erkennbar sein. 3. Folgevermerke an die Leitung in gleicher Sache sollen stets nur neue Entwicklungen enthalten. Ältere Vermerke werden in Kopie als Anlage beigelegt. 4. Anforderungen aus der bzw. für die Leitung erfolgen über die Abteilungsleitungen. Eilbedürftige Vorgänge werden direkt dem zuständigen Referat und parallel der Abteilungs- und Unterabteilungsleitung zugeleitet. 5. Vermerke an die Leitung werden grundsätzlich auf Ebene der Referatsleitungen unterschrieben. In jedem Fall wird der Leitung eine Reinschrift zugeleitet, d.h. eventuelle handschriftliche Korrekturen sind vor der Zuleitung an die Leitung in den Text zu integrieren. 6. Vorlagen mit Kabinett- und/oder Parlamentsbezug sind über das Parlament- und Kabinettreferat und die Leitung des Leitungsstabes zu leiten. Entsprechende Vorlagen finden sich unter Word Datei-neu-Leitungsvorlagen-Kabinett. 7. Vorlagen mit Bezug zur Gesundheitsministerkonferenz, Amtschefkonferenz, der AOLG und sonstiger Fachministerkonferenzen, insbesondere der Arbeits- und Sozialministerkonferenz, sind über das Referat "Verbindung zwischen Bund und Ländern" und die Leitung des Leitungsstabes zu leiten. 8
8. Vermerke, die auf Mitglieder der Leitung ausgezeichnet sind, werden über die Leitungsregistratur (L-Reg) zugeleitet. Dort werden sie erfasst und unmittelbar dem/der Staatssekretär/in vorgelegt. Nach Zeichnung des Originals durch den/die Staatssekretär/in werden die Kopien an die nach der Vorlage nachrichtlich zu Beteiligenden von der Leitungsregistratur gefertigt und verteilt. 9. Briefentwürfe sind mit dem entsprechenden Briefkopf in einem getrennten Dokument zu erstellen und der Vorlage als Reinentwurf beizufügen. Dazu stehen die Briefköpfe der Leitungsmitglieder im PC unter Datei-Neu-Leitungsvorlagen zur Verfügung. Die Reinschrift wird in den Leitungsbüros gefertigt und abgeschickt. Dazu sind die Briefentwürfe als Word- Dokumente per E-Mail an die Mail-Adressen der jeweiligen Abteilung im globalen Adressbuch („Ant-Ent-1“ für Entwürfe der Abteilung 1, „Ant-Ent- 2“ für Entwürfe der Abteilung 2 usw.) zu senden, sobald sie als Vorlage die Abteilung verlassen. Diese Mail-Adressen sind ausschließlich für Antwortentwürfe zu verwenden. Die Betreff-Zeile in der E-Mail ist unbedingt auszufüllen. 10. Briefentwürfe sind kurz zu halten. Längere Ausführungen, insbesondere detaillierte Hinweise zu rechtlichen Fragen, sind als Anlage anzufügen. Im Brief ist auf die Anlage als „Stellungnahme aus der Fachabteilung“ hinzuweisen. Ein Muster für die Stellungnahme steht im PC unter Datei-Neu-Leitungsvorlagen-Anlage-Stellungn .dot zur Verfügung. 11. Für Schriftverkehr mit Bundestag und Bundesrat ist der Ratgeber des BMI für Anschriften und Anreden im Intranet zu beachten (siehe unter Ergänzende Geschäftsordnung-Hinweise zur Ergänzenden Geschäftsordnung). 12. Schreiben von Abgeordneten werden grundsätzlich auf Leitungsebene beantwortet, sofern nicht Antwort auf Fachebene verfügt wird. Sollte eine sofortige Erledigung nicht möglich sein, z.B. in Fällen, in denen für die Beantwortung weitere Ermittlungen erforderlich sind, ist grundsätzlich innerhalb von 14 Tagen nach Eingang in den Abteilungen ein Zwischenbescheid durch die Abteilungsleitung zu erteilen. Die Abteilungsleitungsbüros sind für die Einhaltung der Fristen verantwortlich. Fristverlängerungen sind mit dem zuständigen Leitungsbüro abzustimmen. 13. Abgeordnete werden grundsätzlich gesiezt, auch wenn Mitglieder der Leitung in der 2. Person Singular angeschrieben wurden. Schreibt eine Ministerin/ein Minister bzw. eine Parlamentarische Staatssekretärin/ein Parlamentarischer Staatssekretär in ihrer/seiner Eigenschaft als Abgeordnete/r, erfolgt die Antwort an die Bundestagsadresse. 9
14. Feedback der Leitung erfolgt durch regelmäßige Abteilungsleitungsbesprechungen. Ferner wird die Reinschrift der Vermerks im Original (ggf. mit einem handschriftlichen Kommentar) an die Abteilungen zurückgesandt. 2. Terminvorbereitungen für die Leitung 1. Anforderungen zur Vorbereitung der Leitung für Sitzungen der parlamentarischen Gremien werden durch das Parlament- und Kabinettreferat an die federführende Abteilungsleitung (Bonn und Berlin), bei Eilbedürftigkeit direkt an das zuständige Referat und parallel an die Abteilungs- und Unterabteilungsleitung geleitet. Das federführende Fachreferat stellt ggf. die Beteiligung weiterer Referate und/oder weiterer Ressorts sicher. Ergeben sich Abweichungen in der Federführung ist die Anforderung unverzüglich an das zuständige Referat weiterzuleiten und das Parlament- und Kabinettreferat zu unterrichten. 2. Auch die Vorbereitungen für andere Leitungstermine werden stets von einem Referat (LS 3) koordiniert. Das koordinierende Referat holt die ggf. erforderlichen Zulieferungen aus anderen Referaten/Abteilungen ein und legt der Leitung eine gebündelte Vorbereitung auf dem Dienstweg vor. 3. Abgabefrist ist eine Woche vor Termin, spätere Abgabe ist nur nach Absprache mit dem zuständigen Leitungsbüro möglich. Die Leitung teilt vereinbarte Termine schnellstmöglich den fachlich betroffenen Abteilungen mit. 4. Für Terminvorbereitungen ist ein Deckvermerk zu erstellen, der folgendes enthält: - Ziel des Termins, - Kernbotschaft (wenn sachgerecht, knapper Gesprächsführungsvorschlag), - Information zum zeitlichen und organisatorischen Ablauf sowie zum Teilnehmerkreis und - eine Übersicht über eventuelle Anlagen (grundsätzlich sollen Anlagen auf ein Minimum begrenzt werden). 3. Beförderung der Geschäftssachen in farbigen Laufmappen Es sind zu verwenden: 1. gelbe Mappen für Sofort-Sachen, (Die gelben Laufmappen tragen den Aufdruck „Sofort auf den Tisch - Weiter von Hand zu Hand“. Sie sind nur dann einzusetzen, wenn die Dringlichkeit des Vorgangs die Weitergabe von Hand zu Hand (i.d.R. durch Sonderboten) erforderlich macht. Fällt der Grund hierfür weg, ist eine andersfarbige Mappe zu verwenden. Dies gilt besonders 10
