GO-BMWi, Stand: 15. März 2019 Inhaltsübersicht GO-BMWi • Kapitel 1 Allgemeines o o • Kapitel 2 Aufbauorganisation, Organisationsgrundsätze o o o o o • Abschnitt 1 Geschäftsbereiche der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre Abschnitt 2 Beteiligung Parlamentarischer Staatssekretärinnen und Parlamentarischer Staatssekretäre Abschnitt 3 Aufbau- und Ablauforganisation Abschnitt 4 Vertretungsregelung bei Abwesenheit Abschnitt 5 Gender Mainstreaming Kapitel 3 Arbeitsablauf, Beteiligung o o o o o o o o o o o o o o o o • Abschnitt 1 Geltungsbereich Abschnitt 2 Hausinterne Veröffentlichungen des BMWi Abschnitt 1 Vorlagen an die Leitung Abschnitt 2 Beschränkung des Mitzeichnungsverfahrens Abschnitt 3 Zeichnungsrecht Abschnitt 4 Erteilung von Zusagen Abschnitt 5 Erteilung von Rechtsauskünften Abschnitt 6 Ausstellung von Bescheinigungen Abschnitt 7 Amtliche Beglaubigungen von Dokumenten und Unterschriften Abschnitt 8 Rechtsbehelfsbelehrung und Benennung des zuständigen Gerichts Abschnitt 9 Amtshaftung eines Bundesressorts bei Weisung Abschnitt 10 Richtlinien über den amtlichen Verkehr in das Ausland und mit ausländischen Dienststellen im Inland Abschnitt 11 Fachaufsicht über den Geschäftsbereich und Aufgabenübertragung Abschnitt 12 Allgemeine Verwaltungsvorschrift der Bundesregierung zum Sponsoring Abschnitt 13 Erteilung von Auskünften an die Presse Abschnitt 14 Informationsfreiheitsgesetz Abschnitt 15 Beantwortung von sonstigen Bürgeranfragen Abschnitt 16 Verfahren der Ressortkoordinierung Kapitel 4 Kabinett- und Parlamentangelegenheiten o Unterkapitel 4.1 Kabinettangelegenheiten   o Abschnitt 1 Behandlung von Kabinettsachen Abschnitt 2 Erfassen von Vorhaben auf Datenblatt Unterkapitel 4.2 Zusammenarbeit mit dem Deutschen Bundestag  Abschnitt 1 Behandlung von Parlamentarischen Anfragen

      o Unterkapitel 4.3 Zusammenarbeit mit dem Bundesrat     o       Abschnitt 1 Anwendung der Richtlinie der Bundesregierung zur Gestaltung, Ordnung und Überprüfung von Verwaltungsvorschriften des Bundes Abschnitt 2 Zusammenarbeit mit dem für nationalen Bürokratieabbau und Bessere Rechtsetzung zuständigen Referat IIA2-E Abschnitt 2a Evaluierung von Regelungsvorhaben Abschnitt 3 Anwendung des Subsidiaritätsprinzips in der Europäischen Gemeinschaft - Durchführung der Subsidiaritätsprüfung - Abschnitt 4 Arbeitstechnische Erleichterungen der Gesetzgebungsarbeit (Synopsen-Vorlagen) Abschnitt 5 Unterrichtung des Presse- und Informationsamtes der Bundesregierung über Rechtsverordnungen, die vom BMWi erlassen werden Abschnitt 6 Förmlichkeiten beim Abschluss von Verwaltungsabkommen zwischen Bund und Ländern Kapitel 5 Geheimschutz, Datenschutz, Sicherheit • • Abschnitt 1 Zuleitung von Gesetzentwürfen an den Bundesrat - eilbedürftige Vorlagen - Abschnitt 2 Nichtverkündung von zustimmungsbedürftigen Rechtsverordnungen und Verwaltungsvorschriften, denen der Bundesrat mit Änderungen zugestimmt hat Abschnitt 3 Vorbereitung und Teilnahme an Plenar- und Ausschusssitzungen des Bundesrates Abschnitt 4 Minister(in)verordnungen bzw. Allgemeine Verwaltungsvorschriften Unterkapitel 4.4 Rechtsetzung  • Abschnitt 2 Vorlage von Berichten der Bundesregierung an den Deutschen Bundestag Abschnitt 3 Beachtung von schlichten Parlamentbeschlüssen aus früheren Wahlperioden Abschnitt 4 Teilnahme an Plenar- und Ausschusssitzungen des Deutschen Bundestages Abschnitt 5 Vertraulichkeit der Ausschussberatungen des Deutschen Bundestages Abschnitt 6 Verkehr mit Mitgliedern und Ausschüssen des Deutschen Bundestages Abschnitt 7 Erteilung von Auskünften über die Gewährung von Zuwendungen und sonstigen Subventionen (nicht übermittelt) Kapitel 6 Informationstechnik, Telekommunikation o o o o o Abschnitt 1 Vorschriften für den Umgang mit Personalcomputern (PC) Abschnitt 2 Koordinierung der Informationstechnik (IT) im BMWi Abschnitt 3 Aufgabenprofil eines bzw. einer IT-Beauftragten Abschnitt 4 Telekommunikationseinrichtungen Abschnitt 5 Telefonnummer bei Wechsel der Organisationseinheit

• Kapitel 7 Haushalts-, Vergaberecht o Unterkapitel 7.1 Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen           o Unterkapitel 7.2 Vergaberecht     • Abschnitt 1 BMWi-Forschung Abschnitt 2 Anzeigepflicht der Verwaltung bei Verdacht einer Straftat nach § 298 StGB Abschnitt 3 Pflicht zur Erstattung von Strafanzeigen/Zusammenarbeit des BMWi mit den Strafverfolgungsbehörden Abschnitt 4 Vergabe von Liefer-, Dienst- und Bauleistungen - Beschaffungsanweisung - Kapitel 8 Zentrale Dienste o o o o o o o o o • Abschnitt 1 Beteiligung der bzw. des Beauftragten für den Haushalt Abschnitt 2 Sachliche und rechnerische Feststellung von Rechnungsbelegen Abschnitt 3 Übertragung der Anordnungsbefugnis Abschnitt 4 Kassenanordnungen und Kassenanweisungen Abschnitt 5 Elektronische Rechnungsbearbeitung Abschnitt 6 Aufbewahrung und Aussonderung von Rechnungsunterlagen Abschnitt 7 Rechnungsprüfung durch den Bundesrechnungshof und die Prüfungsämter Abschnitt 8 Zeichnung von Zuwendungsbescheiden bzw. - verträgen Abschnitt 9 Fördercontrolling Abschnitt 10 Verfahrensregelungen für die Koordinierungsgruppe Fördermaßnahmen Abschnitt 1 Dienstreiseangelegenheiten Abschnitt 2 Fahrbereitschaft Abschnitt 3 Sprachendienst Abschnitt 4 Benutzungsordnung des Medien- und Informationszentrums / Bibliothek (MIZ) Abschnitt 5 Sicherheit und Gesundheitsschutz Abschnitt 6 Geldstelle Abschnitt 7 Fertigung von Kopien Abschnitt 8 Dienstausweise, Zutrittskontrollkarten Abschnitt 9 Registraturanweisung für das BMWi Kapitel 9 Regelungen zum Dienstbetrieb o Unterkapitel 9.1 Regelungen zum Schriftverkehr       Abschnitt 1 Vorlage bei dem Eingangsempfänger bzw. der Eingangsempfängerin Abschnitt 2 Versand von Dienstpost Abschnitt 3 Postzustellung mit Zustellungsurkunde Abschnitt 4 Öffentliche Zustellung nach Verwaltungszustellungsgesetz (VwZG) Abschnitt 5 Kurierpostversand ins Ausland über das Auswärtige Amt Abschnitt 6 Allgemeine Ausnahmeregelung des Auswärtigen Amtes für fernschriftliche bzw. Fax-Mitteilungen im Zusammenhang mit Delegationsreisen

 o Unterkapitel 9.2 Sonstige Regelungen zum Dienstbetrieb        • o o o o o o o o o o o o Abschnitt 1 Hinweis auf Dienstvereinbarungen und die Rahmenintegrationsvereinbarung Abschnitt 2 Personalentwicklungskonzept des BMWi Abschnitt 3 Beförderungsgrundsätze Abschnitt 4 Auswahlgrundsätze für die Übertragung höherwertiger Tätigkeiten (Höhergruppierungsgrundsätze) Abschnitt 5 Vereinbarkeit von Familie und Beruf Abschnitt 6 Gesundheit und Prävention Abschnitt 7 Erholungs- und Sonderurlaub sowie Arbeitsbefreiung Abschnitt 8 Meldeverfahren bei Abwesenheit Abschnitt 9 Beihilfen in Krankheits-, Pflege- und Geburtsfällen Abschnitt 10 Verbot der Annahme von Belohnungen und Geschenken Abschnitt 11 Ausübung von Nebentätigkeiten Abschnitt 12 Sicherstellung von Schadensersatzansprüchen gegen Mitarbeiter(innen) des Hauses Abschnitt 13 Durchführung von Gemeinschaftsveranstaltungen Kapitel 11 Organisation und Interne Revision o o o o o o • Abschnitt 1 Brandschutz Abschnitt 2 Parkordnung Abschnitt 3 Einsparung von Strom, Energie und Wasser Abschnitt 4 Abfallentsorgung Abschnitt 5 Verbot von Sammlungen und Handelsgeschäften in Diensträumen Abschnitt 6 Mitbringen von Tieren Abschnitt 7 Schutz vor den Gefahren des Passivrauchens Kapitel 10 Personalangelegenheiten o • Abschnitt 7 Empfehlungen zum behördenübergreifenden E-Mail- Verkehr Abschnitt 1 Organisationsprüfungen und Personalbemessung Abschnitt 2 Personalausgleich innerhalb der Abteilungen zur Anpassung an Arbeitsschwerpunkte Abschnitt 3 Tarifliche Bewertung von Arbeitsplätzen Abschnitt 4 Einführung neuer Vordrucke Abschnitt 5 Vorschlagswesen im BMWi Abschnitt 6 Interne Revision Kapitel 12 Gremienangelegenheiten o o o Abschnitt 1 Berufung in Gremien: Gleichstellung von Frauen und Männern Abschnitt 2 Altersgrenze für Mitglieder von Beiräten, Fachausschüssen, Kuratorien und ähnlichen Gremien im Geschäftsbereich des BMWi Abschnitt 3 Grundsätze für die Betätigung von Bediensteten als Mitglieder des Vorstands, des Aufsichtsrats oder eines gleichartigen Organs einer juristischen Person des öffentlichen oder des privaten Rechts Geltungsbereich GO - BMWi 1.1 1. Die Ergänzende Geschäftsordnung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (GO - BMWi) ist eine Sammlung der im Interesse eines möglichst

effektiven und effizienten Dienstablaufs getroffenen amtsinternen verbindlichen Regelungen von genereller Bedeutung. 2. Die GO - BMWi gilt für das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und ist „Ergänzende Geschäftsordnung“ im Sinne des § 77 Abs. 1 der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO), erweitert um allgemeine Hinweise. Sie wird vom Organisationsreferat herausgegeben und den Hausangehörigen im Intranet des BMWi zur Verfügung gestellt. 3. Die GO - BMWi wird fortgeschrieben. Für die Inhalte der Beiträge sind die jeweils zuständigen Organisationseinheiten verantwortlich; die Redaktion obliegt dem Organisationsreferat; es berät bei Auslegungsfragen nach oben Hausinterne Veröffentlichungen des BMWi GO - BMWi 1.2 Folgende Möglichkeiten für hausinterne Veröffentlichungen des BMWi sind vorgesehen: 1. Hausverfügungen 2. Hausmitteilungen 3. Mitteilungen im Intranet des BMWi. 1. Hausverfügungen Hausverfügungen sind amtsinterne Anordnungen mit Regelungscharakter für folgende Bereiche: 1. Personalentscheidungen (z.B. Bestellung von Beschäftigten in bestimmten Funktionen); die Zuständigkeit dafür liegt beim Personalreferat. 2. Organisationsentscheidungen (z.B. Einrichtung/Auflösung von Referaten, Änderung der Referatsbezeichnung); die Zuständigkeit dafür liegt beim Organisationsreferat. Hausverfügungen bedürfen der Zustimmung der Hausleitung. Sie werden – soweit in der Hausverfügung nicht anders angegeben - ab dem Zeitpunkt der Einstellung in das Intranet wirksam. 2. Hausmitteilungen Hausmitteilungen sind amtsinterne Informationen, für deren Inhalt die jeweils fachlich zuständige Organisationseinheit die Verantwortung trägt. Dazu gehört

auch die Prüfung, ob die Hausmitteilung vorab der Hausleitung zur Zustimmung vorzulegen ist. Bei Hausmitteilungen handelt es sich um wichtige Mitteilungen/Hinweise von grundsätzlicher Bedeutung für alle Beschäftigten des BMWi. Hausmitteilungen und Hausverfügungen werden durch das Referat „Innerer Dienst“ im Intranet des BMWi veröffentlicht. 3. Mitteilungen im Intranet Mitteilungen im Intranet des BMWi sind in der Regel temporäre Informationen für BMWi-Beschäftigte, die durch das IT-Referat dort eingestellt werden. Für den Inhalt ist die fachlich zuständige Organisationseinheit verantwortlich. Wichtige auf Dauer angelegte Regelungen werden Bestandteil dieser Geschäftsordnung. Geschäftsbereiche der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre GO - BMWi 2.1 Die Geschäftsverteilung der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre erfolgt auf Beschluss der Leitung und wird als Hausverfügung bekannt gegeben. Die Staatssekretärinnen und Staatssekretäre regeln ihre Vertretung im gegenseitigen Einvernehmen. nach oben Beteiligung Parlamentarischer Staatssekretärinnen und Parlamentarischer Staatssekretäre GO - BMWi 2.2 Parlamentarische Staatssekretärinnen und Parlamentarische Staatssekretäre sind über alle Angelegenheiten von politischer und grundsätzlicher Bedeutung laufend zu unterrichten. Insbesondere erhalten sie von Kabinettvorlagen und Berichten über die Beratungsergebnisse der Ausschusssitzungen des Deutschen Bundestages und des Bundesrates sowie von Vorlagen an die zuständigen beamteten Staatssekretärinnen und beamteten Staatssekretäre Kenntnis. Vorlagen an die Ministerin bzw. den Minister erhalten nach den beamteten

Staatssekretärinnen und beamteten Staatssekretären die politisch zuständigen Parlamentarischen Staatssekretärinnen und Parlamentarischen Staatssekretäre sowie ggf. – soweit keine Personenidentität besteht – die betroffenen Beauftragten bzw. Koordinatorinnen und Koordinatoren zur Kenntnisnahme. Zur Erledigung der ihnen obliegenden Aufgaben können Parlamentarische Staatssekretärinnen und Parlamentarische Staatssekretäre Auskünfte und Aktenvorlage verlangen. Der Geschäftsverkehr zwischen ihnen und dem Ministerium läuft über den zuständigen Staatssekretär bzw. die zuständige Staatssekretärin. Parlamentarische Staatssekretärinnen und Parlamentarische Staatssekretäre zeichnen im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben in Vertretung des Ministers bzw. der Ministerin. Von ihren Vorlagen an den Minister bzw. die Ministerin erhalten jeweils die Staatssekretärinnen und Staatssekretäre Abdruck. nach oben Aufbau- und Ablauforganisation GO - BMWi 2.3 Die Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation des Ministeriums erfolgt nach den Grundsätzen einer sparsamen und wirtschaftlichen, effektiven und effizienten Verwaltung. Vertretungsregelung bei Abwesenheit GO - BMWi 2.4 Soweit die Vertretung nicht organisatorisch, z. B. durch Hausverfügungen, festgelegt ist, bestimmt der Leiter/die Leiterin der jeweiligen Organisationseinheit seine/ihre Vertretung. Soweit nichts anderes bestimmt ist, wird die Abwesenheitsvertretung in der Regel von dem/der ranghöchsten, bei Ranggleichheit von dem/der dienstältesten Angehörigen der Organisationseinheit wahrgenommen. Gender Mainstreaming GO - BMWi 2.5 Gender Mainstreaming bedeutet bei allen gesellschaftlichen Vorhaben die unterschiedlichen Lebenssituationen und Interessen von Frauen und Männern von vorne herein und regelmäßig zu berücksichtigen. In jedem Politikbereich (d.h. Gesetzesentwurf, Förderbestimmungen, Personalentwicklungskonzept, Reden schreiben, Publikationen und Pressemitteilungen, Berichten, Haushaltsaufstellung, Statistiken usw.) und auf allen Ebenen sollen die unterschiedlichen Ausgangsbedingungen und Auswirkungen auf die Geschlechter berücksichtigt werden, um eine tatsächliche Gleichstellung von Frauen und Männern zu erreichen. International ist Gender Mainstreaming in Art. 2 und Art. 3 im Amsterdamer Vertrag

verankert, national ist es im Grundgesetz in Art. 3 und im § 2 der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) festgeschrieben. Danach sind die einzelnen Arbeitseinheiten für die Umsetzung von Gender Mainstreaming selbst verantwortlich. Entsprechende Arbeitshilfen stehen im Intranet auf der Seite der Gleichstellungsbeauftragten. nach oben Vorlagen an die Leitung GO - BMWi 3.1 Bei Vorlagen an die Leitung des Hauses sind folgende Grundsätze zu beachten: 1.Form 1.1 Vorlagen sind in der Regel nach den auf den BMWi-PCs in Microsoft Word unter dem Smiley-Button abrufbaren Vorlagen, Typ „Leitungsvorlage“ zu gestalten. 1.2 Unter dem Aktenzeichen sind Namen und unter dem Datum Hausanschluss- Nummern des federführenden Referatsleiters bzw. der federführenden Referatsleiterin und des Bearbeiters bzw. der Bearbeiterin anzugeben, die mit der Sache befasst waren (grundsätzlich auch bei Unterabteilungs- oder Abteilungsvorlagen). 1.3 Nach der Adresse ist der Zweck der Vorlage anzuführen durch die Angaben „zur Entscheidung“, „zur Information“, „zur Gesprächsvorbereitung“. Darunter ist der Zusatz "Die Staatssekretärinnen und Staatssekretäre haben Abdruck erhalten" aufzunehmen. 2.Inhalt 2.1 Die Vorlagen sind kurz und in sich schlüssig abzufassen, damit das Entscheidende unmittelbar erkennbar wird. Ein weiteres Aktenstudium soll für das Verständnis im allgemeinen nicht erforderlich sein. 2.2 Vorgänge sind nur beizufügen, wenn sie in der Vorlage zitiert oder zum Verständnis der Vorlage notwendig sind. Ist die Vorlage durch ein Schreiben oder eine Anforderung veranlasst, sind diese stets im Original bzw. das Exemplar mit der BL- bzw. PR/KR- Tagebuchnummer beizufügen. Sollte es in Ausnahmefällen notwendig sein, einer Vorlage umfangreiche Anlagen beizufügen, ist zuvor durch Rücksprache beim Büro der Leitung (BL) zu klären, wie oft diese Anlagen benötigt werden. Das Vervielfältigen von Druckwerken (Gesetzestexte, Bundestagsdrucksachen usw.) sollte in der Regel unterbleiben. Sofern den Vorlagen umfangreiche Anlagen beigefügt werden müssen, sollten Mappen mit Nummernregister erstellt werden. 2.3 Die einzelnen Abschnitte der Vorlage I.Votum/Kernsatz II.Sachverhalt III.Stellungnahme

sollen keine Wiederholungen bringen. Zur Straffung sind schlagwortartige Zusammenfassungen oder Verweisungen auf Anlagen der Vorlage zu verwenden. Beispiele: Enthält das „Votum“ einen Briefentwurf, so erübrigt sich die „Stellungnahme“ insoweit, als sie aus dem Briefentwurf hervorgeht. Beim „Sachverhalt“ kann eine Verweisung auf den Vorgang, der die Vorlage veranlasst hat, genügen, wenn dieser Vorgang kurz und klar ist. Andernfalls ist eine knappe Zusammenfassung zu geben. 2.4 Zur pflichtgemäßen Information der Leitung gehört, dass zu einem Vorschlag naheliegende Alternativen mit ihren Auswirkungen kurz dargestellt werden. 3. Gesprächsvorbereitende Vorlagen / SPRECHZETTEL 3.1 Eine Vorlage zur Vorbereitung eines Gesprächs oder einer Sitzung (z. B. Minister(in)- oder Staatssekretär(in)-Gespräch, Kabinett, Ministerrat) ist so abzufassen, dass ein Vortrag zu den anzusprechenden Themen ohne Rückgriff auf Anlagen möglich ist = SPRECHZETTEL (zu Sprechzettel für die Fragestunde des Deutschen Bundestages siehe GO - BMWi 4.2.1 "Behandlung von Parlamentarischen Anfragen"; zu Sprechzettel für den Regierungssprecher siehe GO - BMWi 4.1.1 "Behandlung von Kabinettsachen"). 3.2 Die Vorlage (Sprechzettel) ist in folgende Abschnitte zu gliedern: I. Gesprächsziel Kurzdarstellung des angestrebten Ergebnisses bzw. Vorschlag für Votum und Interessenlage (eigene und die der Gesprächspartner/-innen). II. Gesprächselemente (möglichst knappe Punktuation) 1. Vorzutragendes 2. Evtl. Vorzutragendes (abhängig von Gesprächsverlauf = „falls angesprochen“) 3. Evtl. zu vermeidende Themen 4. Punkte, die von an der Sitzung beteiligten Vertreter(inne)n der Fachabteilungen vorgetragen werden. Falls es sich nur um eine kurze Erläuterung (Votum) handelt (z. B. zu Kabinettvorlagen anderer Ressorts), können die Abschnitte I und II zusammengefasst werden. 3.3 Bei mehreren getrennt zu behandelnden Gesprächsthemen sind gesonderte Sprechzettel für jedes Einzelthema vorzulegen Die wesentlichen Informationen für ein Gespräch sind in einem Vermerk darzustellen, der als Leitfaden dienen soll. Dieser Vermerk soll kurz, aber treffend und gehaltvoll sein. Damit ist in der Regel ein gesonderter Sprechzettel in der Anlage entbehrlich. Entbehrlich sind in aller Regel auch umfangreiche Anlagen ("Mappen"). Notwendige Unterlagen sollten ggf. die am Gespräch teilnehmenden Vertreter(innen) der Fachreferate bereithalten. Sofern "Mappen" wegen der Art des Termins, z.B. bei Reisen, Sitzungen mit mehreren Tagesordnungspunkten oder verschiedenen Gesprächspartner(inne)n erforderlich sind,

ist deren Umfang auf das unumgänglich notwendige Maß zu beschränken, z.B. indem der Inhalt umfangreicher Dokumente in einem kurzem Vermerk zusammengefasst wird. 3.4 Sprechzettel - Abschnitt I und II - sind zweizeilig mit breitem Rand (ca. 7 cm) zu schreiben und deutlich zu strukturieren (Absätze, Einrückungen, Unterstreichungen) und im Inhalt auf das Wesentliche zu konzentrieren. 3.5 Für evtl. erforderliche weitere Angaben - über Sprechzettel bzw. Übersichtsvermerk hinaus - sind zusätzliche Anlagen vorzusehen, z. B. -Programm, Tagesordnung -Teilnehmer(innen)verzeichnis Nähere Angaben zur Person des Gesprächspartners bzw. der Gesprächspartnerin: 1. Name 2. Funktion 3. Kurzes Curriculum Vitae (soweit bekannt) 4. Frühere Zusammentreffen mit Vertreter(inne)n des BMWi (soweit bekannt); ggf. AnlassBei ausländischen Gesprächspartner(inne)n 5. Sprachkenntnisse 6. Frühere Besuche in der Bundesrepublik Deutschland (soweit bekannt) 7. Gesamtprogramm des Deutschlandbesuches (soweit bekannt) =Gesprächsteilnehmer(innen) aus dem BMWi -Sachvermerke zu weiteren Einzelthemen (dabei ist für jedes Einzelthema das zuständige Referat zu nennen; getrennte Vermerke verschiedener Abteilungen zu demselben Thema sind zu vermeiden; in abgestimmten Vermerken sind die beteiligten Stellen des Hauses kenntlich zu machen) -Hintergrundinformationen (z. B. Entwicklung eines Wirtschaftsbereichs; Statistiken). Die Vorbereitungsunterlage muss dem Büro der Leitung spätestens drei Werktage vor dem Gespräch in 2facher Ausfertigung zugeleitet werden. Die Zahl der Teilnehmer(innen) an Gesprächen ist zwar von der Themenvielfalt abhängig, doch sollte auch mit Blick auf die Außenwirkung auf eine Beschränkung geachtet werden. Grundsätzlich sollte dem bzw. der verantwortlichen Bearbeiter(in) die Gelegenheit gegeben werden, bei dem Gespräch anwesend zu sein. 3.6 Redeentwürfe sind so rechtzeitig zu erstellen, dass zwischen dem Zeitpunkt der Vorlage bei dem bzw. der Redner(in) und dem Redetermin mindestens ein Wochenende liegt. Gesprächs- und Reisevorbereitungen sollten mindestens 3 Werktage vor dem Termin dem bzw. der Minister(in)/Staatssekretär(in) vorliegen. 3.7 Bei einer Vorlage zur Vorbereitung einer Auslandsdienstreise oder für ein Gespräch mit ausländischen Besucher(inne)n haben die Gesprächsunterlagen einen Hinweis darüber zu enthalten, ob und wann der Minister bzw. die Ministerin (Staatssekretär/-in) seine bzw. ihre Gesprächspartner(innen) bereits persönlich kennen gelernt hat und welches die wesentlichen Themen der Unterredung waren. Auf diesen Hinweis kann verzichtet werden, wenn eine entsprechende Unterrichtung offensichtlich entbehrlich ist. Die Vorlage ist ferner über die in Ziffer 3.5 genannten Anlagen hinaus zu ergänzen um - eine Übersicht über die Zusammensetzung der ausländischen Regierung (insbesondere bei Auslandsreisen) -- einen Vorschlag für eine Pressemitteilung des BMWi über den Besuch -und - falls vorhanden –